IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
En nuestra vida cotidiana laboral estamos abarcando la administración a diario por que archivamos, registramos y documentamos información con respecto a el manejo podemos afirmar que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa, debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos, es también importante para reconocer si es necesario o no archivar, es de suma importancia aplicar ciertas pautas para tener un correcto funcionamiento por que gracias a la administración que se lleva en el trabajo es que podemos asirnos de recursos necesarios para estar al día con la documentación y correctamente estamos manejando los recursos y los planes requeridos para la documentación en la oficina.
Los Archivos son importantes, pues ellos “Constituyen la parte esencial de los recursos de información de un país, de una entidad o de una empresa. Expresan en forma original su desarrollo histórico hacia el cumplimiento de su Misión, de sus Objetivos, Metas y actividades realizadas en cumplimiento de sus funciones.
La importancia de los archivos radica en que poseen un valor único; son originales e imprescindibles para el registro de las actividades humanas, en ellos se pueden observar los procesos, para facilitar la elección de cual dirección debemos seguir, al tomar decisiones acertadas para la buena marcha de nuestra organización.
Los archivos existen en nuestra memoria, incluso en nuestro código genético, existe información de nuestro origen, no solo a nivel individual sino como especie humana. Esta información acumulada naturalmente por miles de años, nos ha permitido crecer, desarrollarnos y progresar, además nos ha servido de plataforma para la construcción de conocimiento, aplicando el método científico. Los archivos son la memoria de las organizaciones.
En la misma página web, Josefina escribió el 19/05/2009 lo siguiente: “Un pueblo sin historia es un pueblo que no existe, o pone en peligro su existencia. Un pueblo con una mala historia es como una persona con lagunas mentales. Por ello, es importante tener una historia objetiva”. La historia se basa en fuentes documentales, de ahí la importancia de los archivos.
Su aplicación en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica en la preparación de registros e informes, archivo de los registros y demás documentación, procesamiento de la información
para su utilización y comunicación.
diferentes entes ya sean de carácter público o privado facilita que se resguarden los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en
comprender el valor que tienen para:
Para la Administración: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.
Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de este con otro estados. Su existencia, desempeño y desaparición, son siempre demostrables a través de los documentos.
Para el desarrollo Económico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la población objetivo constante de todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos programas.
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de los ciudadanos.
PARA LA INVESTIGACIÓN:
En todos los casos de investigación los documentos de archivo se consolidan como una prueba que valida, evidencia y desmiente hipótesis.
Dentro de los campos de la investigación encontramos:
• La investigación Censal: la cual comprende todos los establecimientos situados dentro de los límites territoriales del país y específicamente de las zonas urbanas y algunas zonas rurales; se pueden usar con fines
demográficos, económicos o etnográficos.
de los clientes, la percepción de la marca y por supuesto el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
• La investigación Documental: es la que se realiza soportándose en fuentes de carácter documental, esto se refiere a cualquier tipo de documentos especialmente los archivísticos.
PARA LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE IDENTIDAD
“Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
* Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
* Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.”
