Directrices – Planificación Presupuestaria
Estas directrices describen los requisitos de Fastenaktion para la preparación de un presupuesto de un proyecto. El documento no es un modelo de formato, sino simplemente indica en forma de una lista de comprobación las informaciones que deben ser incluidas en el presupuesto. Las organizaciones coparte pueden, por lo tanto, seguir utilizando sus propios formatos o – si un proyecto es financiado por varios donantes – los formatos exigidos por éstos. Sin embargo, los documentos deben contener la información establecida en las directrices de Fastenaktion o complementarse adecuadamente.
Cuadro general y plan detallado
La planificación presupuestaria debe incluir un cuadro sinóptico o general (véase ejemplo en el anexo 1) y un plan detallado por cada año del proyecto (véase ejemplo en el anexo 2).
En el cuadro general, sólo deben aparecer los subtotales de los principales rubros del presupuesto y componentes del proyecto por año, así como la financiación total (fondos solicitados a Fastenaktion, recursos propios, financiamiento por terceros).
Sólo en el plan detallado del presupuesto será necesario hacer una subdivisión más minuciosa. Este plan detallado se presenta por año. Para cada rubro presupuestal, se ha de especificar la naturaleza exacta de los gastos (por ejemplo, alquiler de salas, alimentación, gastos en formadores externos) así como el cálculo de éstos (unidad, costo por unidad, número de unidades). Para proyectos con varios donantes, el presupuesto debe mostrar el reparto de los costes entre los donantes.
Los documentos del presupuesto deben indicar el nombre de la organización y del proyecto, la duración del proyecto, la moneda en que el presupuesto haya sido formulado y la fecha de preparación.
En un proyecto aprobado, las cifras que tienen relevancia son los rubros principales y los subtotales de los componentes del proyecto (es decir, los montos en el cuadro general). Si se prevén varianzas de más del 10% o si se requiere realizar cambios importantes dentro de los rubros principales del presupuesto, es necesario, conforme al acuerdo de financiación de proyectos, consultar a
Fastenaktion con anterioridad.
Moneda nacional y tipos de cambio
La planificación del presupuesto debe realizarse en la moneda nacional o en la moneda de la cuenta del proyecto (por ejemplo, en USD o EUR). La otra moneda puede ser indicada en una columna separada.
Sin embargo, debe estar claro qué moneda es decisiva para el presupuesto y, por lo tanto, para la presentación de informes. Si hay gastos en diferentes monedas en un proyecto, debe especificarse en la rendición de cuentas la tasa de cambio efectivo para cada cambio de moneda.
Comparabilidad entre presupuesto e informe financiero
Una vez aprobado el proyecto, y por ende el presupuesto, el informe financiero se deberá estructurar de acuerdo con los rubros presupuestarios aplicados en la planificación y referirse al mismo período presupuestario para asegurar la comparabilidad entre el presupuesto y el informe financiero. Por lo tanto, una numeración de los rubros individuales del presupuesto es útil.
Aportes propios
En la planificación presupuestaria sólo se debe incluir la propia contribución monetaria, es decir, exclusivamente los recursos financieros que pueden ser oficialmente liquidados con recibos y que, en consecuencia, aparecen en los libros de contabilidad y en el informe financiero. Los rubros del
presupuesto que se financian con fondos propios deben especificarse en la planificación detallada en una columna separada.
Los aportes propios no monetarios (por ejemplo, el trabajo voluntario, la preparación gratuita de alimentos, la puesta a disposición de infraestructura, etc.) deben ser descritos en las explicaciones sobre el presupuesto. Para ilustrar esto de mejor manera, la propia contribución puede ser también expresada en cifras en una tabla separada.
Otras fuentes de financiación
Si se ha previsto recaudar fondos de terceros, se debe indicar a quién se ha solicitado y la fecha en la que se espera una aprobación o una negativa. En cuanto haya compromisos firmes, se debe informar a Fastenaktion sobre el monto y la duración del financiamiento. Si no se consiguen los fondos planeados de terceros, se debe presentar un presupuesto revisado y fundamentado. Éste debe ser enviado a
Fastenaktion, de ser posible, antes del inicio del proyecto o a más tardar dentro los primeros tres meses después de su inicio.
(Principales) Rubros presupuestarios
El plan presupuestario debe estar estructurado en rubros principales pertinentes al proyecto. En la planificación detallada deben indicarse todas las líneas presupuestarias incluidas en los rubros principales, así como calcularse los subtotales de éstos. Los siguientes rubros principales deben incluirse en todos los presupuestos: gastos de personal, gastos de administración, gastos operacionales, gastos de adquisición. Los rubros individuales se explican a continuación:
□ Gastos de personal
En este rubro se identifica al personal con contrato fijo. El rubro de Gastos de personal debe contener la siguiente información: la función de la persona empleada, el porcentaje de empleo, el salario mensual, el número de meses de trabajo y los gastos sociales incluidos, así como los posibles gastos de formación continua.
Fastenaktion exige que el pago de contribuciones a la seguridad social sea conforme a la ley laboral del país, y que se cumplan los requisitos sociales legales. Toda excepción debe ser justificada.
Los honorarios que se pagan por la realización de un componente específico del proyecto (por ejemplo, para la ejecución de talleres, la animación en los pueblos, etc.), por lo general, no se incluyen en el rubro de Gastos de personal, sino en el rubro de Gastos operacionales.
□ Gastos de administración / gastos de oficina / gastos corrientes / gastos funcionales
Este rubro incluye los costos que no pueden ser directamente atribuidos a los componentes del proyecto, por ejemplo, el alquiler de oficinas, material de oficina, gastos de electricidad, agua, correos,
comunicaciones, mantenimiento de vehículos y computadoras, etc.
Si la organización ejecutora implementa otros proyectos, los costos de administración deben ser distribuidos proporcionalmente entre los proyectos. Esto también se aplica a ciertos gastos de personal y en caso de adquisiciones / inversiones institucionales.
□ Gastos operacionales / gastos directos del proyecto
Los gastos del proyecto deben ser representados en el presupuesto de una manera que sigue la lógica de la propuesta del proyecto, es decir, los componentes temáticos (por ejemplo, agricultura, cabildeo e incidencia política, género, etc.), los objetivos o los resultados esperados. Si el proyecto incluye varios componentes, se debe crear un subtotal para cada uno de ellos. En el plan detallado se debe indicar, siempre que sea posible, el cálculo de cada rubro del presupuesto (unidad, costo unitario, número de unidades) – o bien directamente en el cuadro o como nota explicativa.
Si se prevé una auto-evaluación / evaluación interna, durante el transcurso o al final del proyecto, el costo de ésta (por ejemplo, apoyo externo) puede ser incluido en los gastos operacionales.
□ Gastos de adquisición / gastos de inversión
En este rubro se contabilizan las compras y/o las inversiones para la implementación del proyecto y, específicamente, para la reducción de los riesgos de seguridad, tales como computadoras, bicicletas, etc.
Normalmente, estos bienes se deprecian en el espacio de un año. Si se tengan previstas adquisiciones o inversiones importantes, se requiere consultar previamente al/a la responsable de programa.
□ Imprevistos
Si se ha previsto un rubro de Imprevistos (de un máximo del 5% del presupuesto), su uso deberá ser desglosado al detalle y explicado en el informe financiero.
□ Auditoria / evaluación externa
Si se ha previsto una evaluación externa y/o una auditoria sus costos deben aparecer explícitamente en el presupuesto, ya sea en un rubro principal existente o separado.
Anexo 1
El siguiente cuadro es un ejemplo de un cuadro general en una planificación presupuestaria.
Cuadro general del presupuesto Organización
Nombre del Proyecto
Duración del proyecto de… a…
Fecha Moneda
PRESUPUESTO
Nº Principales rubros presupuestarios Año 1 Año 2 Año 3 Total
1 Gastos de personal
2 Administración / Gastos corrientes
3 Gastos operacionales / Gastos del proyecto
3.1 Agricultura
3.2 Cabildeo e incidencia política
…
4 Gastos de inversión
4.1 Transporte 4.2 Seguridad
5 Rubros adicionales importantes
Total Gastos
FINANCIAMIENTO
Año 1 Año 2 Año 3 Total
Contribución solicitada
Aporte propio
Saldo de la fase o del proyecto anterior
Otras fuentes solicitados a terceros
Organización x (¿monto solicitado/aprobado?)
Organismo público x (¿monto solicitado/aprobado?)
…
Total Ingresos
Anexo 2
El siguiente cuadro es un ejemplo de una planificación presupuestaria detallada por año.
Presupuesto Detallado – Año 1 Organización
Nombre del Proyecto
Período del presupuesto de… a…
Fecha Moneda
Col. 0 Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4 Columna 5
Nº Rubros Cálculo / información
detallada Presupuesto Aportes
propios
Recursos solicitados
1 Gastos de personal*
1.1 Coordinador/a 100% 12 meses a 400 4'800 4'800
1.2 Contador/a 60% 12 meses a 210 (100%=350) 2'520 520 2'000
1.3 ... 100% 8 meses x 450 3'600 3'600
1.4 Formación continua
Gastos de formación para 3
pers. 1'500 500 1'000
1.5 … … … … …
Subtotal 1 12’420 1’020 11'400
2 Administración / gastos corrientes
2.1 Alquiler oficina 12 meses a 100 1'200 1'200
2.2 Electricidad 12 meses a 5 60 60
2.3 Mantenimiento computadoras Cantidad fija 240 240 0
2.4
Gastos de mantenimiento para
automóviles del proyecto 3 servicios 750 500 250
2.5 … … … … …
Subtotal 2 2’250 740 1'510
3 Gastos operacionales
3.1 Agricultura
3.1.1 Material didáctico 6 x 20 participantes a 2 240 240
3.1.2 Gastos de viaje y dietas agrónomo/a 6 a 25 150 150
3.1.3 … … … … …
Subtotal 3.1 390 240 150
3.2 Cabildeo y e incidencia política
3.2.1 Honorarios 5 animadores/as 5 x 50 visitas a 25 6'250 6'250
3.2.2 Gastos de viaje y dietas
animadores/as 5 x 50 visitas a 15 3'750 3'750
3.2.3 … … … …
Subtotal 3.2 10'000 0 10'000
3.3 …
3.3.1 …
Subtotal 3.3
Subtotal 3 (3.1+3.2+3.3 +…) 10'390 240 10'150
4 Gastos de inversión
4.1 2 bicicletas 2x 250 500 250 250 4.2 Cascos para la moto y espalderas
3 cascos a 100 y 3
espalderas a 30 390 0 390
4.3 …
Subtotal 4 890 250 640
5 Auditoria/Evaluación externa
5.1 Auditoria … … … …
5.2 Evaluación externa … … … …
Subtotal 5 … … …
Total Gastos 25’950 2'250 23’700
* incluidos contribuciones a la seguridad social (x%)
