LA FUNCIÓN Y EN EXCEL
La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.
Sintaxis de la función y
Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:
•Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.
•Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.
La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO.
La función O en Excel
La función O es una de las funciones lógicas de Excel y como cualquier otra función lógica solamente devuelve los valores VERDADERO o FALSO después de haber evaluado las expresiones lógicas que se hayan colocado como argumentos.
Sintaxis de la función O
La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es VERDADERO.
•Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.
•Valor_lógico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones lógicas a evaluar con opcionales hasta un máximo de 255.
La única manera en que la función O devuelva el valor FALSO es que todas las expresiones lógicas sean falsas. Si al menos una expresión es verdadera entonces el resultado de la función O será VERDADERO.
1.- El alumno debe cumplir los 3 requisitos para no llevar "Nivelación"
2.- El alumno sólo debe cumplir con cualquiera de los 3 requisitos para no llevar "Nivelacón".
Propuesta 2
Los alumnos que tengan un promedio igual o superior a 12.5 en Mat., Ing. o en Com. no llevarán curso de nivelación, caso contrario tendrán que ir al curso de "Vacacional".
Mat. >=12.5 Com >=12.5 Ing. >=12.5
P.L. 1 P.L. 1 P.L. 1 Respuesta
V V V VERDADERO
V V F FALSO
V F F FALSO
F F F FALSO
Nombre Mat. Com. Ingl. V / F
Gonzalo 14 13 15 VERDADERO
Mariano 15 16 11 VERDADERO
Mikaela 20 12 12 VERDADERO
Lourdes 12 11 10 FALSO
O
EJERCICIO O
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función realizará una acción determinada, pero si la condición es falsa entonces la función ejecutará una acción diferente.
Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lógica y tomar una acción en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la función SI.
Función SI anidada
El diagrama anterior nos deja en claro que la función SI evaluará como máximo una prueba lógica y podremos ejecutar hasta dos posibles acciones.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el siguiente.
Supongamos que tenemos un listado de edades y en una nueva columna debemos colocar la leyenda “Menor de edad” en caso de que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual o mayor a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.
La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes es decir, necesitamos ejecutar dos acciones diferentes en base a la prueba lógica de mayoría de edad. Este problema se resuelve fácilmente utilizando la función SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica (A2<18) es verdadera.
Si dicha prueba lógica es falsa, entonces se mostrará el segundo mensaje. Observa el resultado de aplicar esta función en nuestros datos de ejemplo:
Este es un buen truco que puede ayudarte al momento de crear algún reporte en Excel donde tienes una tabla de datos y justo debajo de ella una casilla de verificación para ocultar o mostrar un gráfico de Excel asociado a los datos.
A continuación puedes ver el resultado que obtendremos al seguir cada uno de los pasos mencionados en este artículo:
Casilla de verificación para ocultar o mostrar gráfico
En la ficha Programador, haz clic en el botón Insertar y selecciona la opción Casilla de verificación de los Controles de formulario.
Después de colocar la Casilla de verificación en un lugar adecuado debemos asociarle una celda. Para hacerlo debes hacer clic derecho sobre el control y seleccionar la opción Formato de control y se mostrará un cuadro de diálogo.
En el cuadro de texto Vincular con la celda colocaremos la celda que mostrará en todo momento el estado actual de la casilla de verificación. En este ejemplo he colocado la celda C1 la cual mostrará VERDADERO en caso de que marquemos la casilla, o FALSO en caso contrario.
Crear el gráfico a mostrar
El siguiente paso es crear el gráfico a mostrar, pero lo colocaremos en una hoja diferente a donde se encuentran los datos. Yo lo colocaré en la Hoja2 y lo ajustaré para que las orillas del gráfico coincidan con las líneas de cuadrícula. No debe ser una coincidencia exacta, solamente tratando de que abarque el 100% de un rango de celdas.
A continuación crearemos un Nombre que abarcará el mismo rango de celdas que nuestro gráfico. En el ejemplo, puedes observar que el gráfico abarca el rango A1:E12 y por lo tanto crearé un Nombre con la misma referencia. Recuerda que para crear un nombre debes ir a la ficha Fórmulas y pulsar el botón Asignar nombre.
Al hacer clic en el botón Aceptar habré creado el nombre de rango “grafico”. A continuación crearé otro nombre de rango, pero en esta ocasión haciendo referencia a una celda vacía dentro de la misma Hoja2. En la siguiente imagen puedes ver que he creado el rango “vacio” que hace referencia a la celda G1.
Hasta el momento he creado dos nombres de rango: “grafico” y “vacio”. El nombre
“grafico” hace referencia al rango de celdas que ocupa mi gráfico y el rango “vacio”
hace referencia a una celda vacía. Si abro el Administrador de nombres podré observar ambos rangos creados:
Como un consejo adicional y para tener una mejor visibilidad del gráfico, ocultaré las líneas de cuadrícula de la Hoja2. Eso lo puedes hacer desde la ficha Vista dentro del grupo Mostrar.
Crear una imagen vinculada
El siguiente paso para ocultar y mostrar un gráfico de Excel con un clic será crear una Imagen vinculada. Este es un truco muy especial de Excel, así que pon atención.
Regresaremos a trabajar a la hoja donde están nuestros datos. Comienzo haciendo clic sobre cualquier celda que esté vacía, por ejemplo la celda J1, y pulsaré la combinación de teclas CTRL + C para copiar dicha celda. A continuación iré a la celda D1 y pulsaré el menú desplegable del botón Pegar para seleccionar la opción Imagen vinculada:
Como resultado obtendremos una imagen incrustada en la celda D1 que será el reflejo de la celda vacía que habíamos copiado previamente.
Es importante que incrustemos dicha Imagen vinculada en la celda donde aparecerá la esquina superior izquierda de nuestro gráfico. Como tal vez lo puedes imaginar, utilizaremos dicha Imagen vinculada para mostrar nuestro gráfico, pero antes debemos hacer una configuración adicional muy importante.
Vincular el gráfico y la casilla de verificación
Nuestro siguiente paso será crear un nuevo nombre de rango que estará definido por una fórmula. Ve a la ficha Fórmulas y pulsa el botón Asignar nombre. Estableceré el nombre como “MiGrafico” y en la caja de texto de referencia colocaré la siguiente fórmula:
=SI(Hoja1!$C$1,grafico,vacio)
Esta fórmula evaluará la celda donde se encuentra el resultado de la casilla de verificación y en caso de ser verdadero devolverá el rango “gráfico” y en caso de ser falso devolverá el rango “vacio”.
Ahora debemos seleccionar la Imagen vinculada y cambiar su referencia hacia el nombre del rango que acabamos de crear. En nuestro ejemplo la imagen vinculada hacía referencia a $J$1 pero la modificaré para hacer referencia al nombre “MiGrafico”:
En cuanto se realice esta modificación, y si la casilla de verificación está seleccionada, se mostrará el gráfico inmediatamente.
Al momento de marcar o desmarcar la casilla de verificación se mostrará o se ocultará el gráfico de Excel. Una última mejora que puedes hacer es ocultar el texto de la celda C1 eligiendo el color blanco como el color de la fuente.
Hoy demostraré cómo tener el control sobre el contenido de un gráfico de Excel utilizando una lista desplegable. A través de la lista desplegable podremos decidir el rango de datos que deseamos mostrar dentro del gráfico.
Lo que deseamos hacer con este gráfico es separar cada una de las regiones y controlar su presentación a través de una lista desplegable de manera que se muestre una sola región a la vez sin necesidad de crear cuatro gráficos diferentes.
Crear la lista desplegable
El primer paso será crear una lista desplegable. Para ello debemos ir a la ficha Programador y agregar un control de formulario conocido como Cuadro combinado
Una vez que hayas agregado el Cuadro combinado a la hoja de Excel debes hacer clic derecho sobre el control y seleccionar la opción Formato de control. En este cuadro de diálogo se debe especificar el Rango de entrada que es el rango donde se encuentran los nombres de las regiones. Para nuestro ejemplo ese rango es el A2:A5.
Adicionalmente he especificado la celda A7 como la celda vinculada con este control de manera que dicha celda despliegue en todo momento el elemento seleccionado de la lista. Observa cómo se comporta la lista con estos parámetros, en especial observa la celda A7 que cambiará de acuerdo a la selección:
Obtener los valores a graficar
A través de lista desplegable y la celda A7 sabemos la región que se desea graficar.
Ahora será necesario obtener los datos de dicha región para poder crear la gráfica y para ello utilizaremos la función INDICE.
La función INDICE nos ayuda a obtener una celda dentro de una matriz con solo indicar la fila que necesitamos. Por ejemplo, para obtener el nombre de la región que tiene la posición especificada en la celda A7 podemos utilizar la siguiente fórmula:
=INDICE(A2:A5, $A$7)
Una vez que hemos creado esta fórmula podemos asegurar lo siguiente. Cuando seleccionemos un valor de la lista desplegable se modificará automáticamente el valor de la celda A7 y por lo tanto también se modificará el valor de la función INDICE al traer el nombre de la región correspondiente.
El paso final para obtener los datos a graficar es copiar la fórmula que he colocado en la celda A8 hacia la derecha de manera que podamos obtener también los valores de todos los trimestres para la región:
Finalmente observa cómo al copiar la fórmula hacia la derecha, en la fila 8 de la hoja, obtengo todos los datos correspondientes a la región. Estos datos cambiarán automáticamente al seleccionar un nuevo valor de la lista:
Crear el gráfico
Como tal vez lo puedes imaginar, solo debemos crear un gráfico que tenga su fuente de datos en las celdas de la fila 8 que son las que cambian con la selección de la lista. Así que solo selecciono el rango A8:E8 e inserto un gráfico de barras.
