ESTIMULOS IPS SAS
Elaborado por:
Veronica Alvarez Rodríguez
Asesor: Diego Alejandro Velásquez Pineda
Contaduría Publica
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín 2021
2 Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
PROCESOS INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS EN LA EMPRESA ESTIMULOS IPS SAS
Veronica Alvarez Rodriguez
Estudiante de décimo semestre del programa Contaduría Pública [email protected]
Asesor: Diego Alejandro Velásquez Pineda, profesión, E-mail
Recibido (Fecha recepción) Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
3 Resumen
El siguiente trabajo busca realizar el proceso de inventario de activos fijos en la empresa ESTIMULOS IPS identificado como un problema dentro de la organización la cual no cuenta con un seguimiento y control del mismo y que además no tiene un responsable, este tema es de gran relevancia para la empresa ya que ayuda a mejorar los procesos internos.
Es por esto que el objetivo principal de este artículo es proponer a la empresa un sistema de control y custodia de los activos fijos que le brinden a ESTIMULOS IPS tener una información confiable, actualizada sobre sus activos.
Se realizará un proceso de revisión profundo para determinar cuál es la necesidad de la empresa y cómo podemos ayudar a mejorar los procesos internos, apoyándonos en los conocimientos obtenidos a lo largo de la carrera.
Es importante utilizar la práctica de investigacion mixta, que incluya aspectos tanto cualitativos como cuantitativos, la cual desarrollará una orientación exploratoria en cuanto a la recolección de información la que será recolectada directamente en la empresa.
Posteriormente se realizará un análisis de los resultados obtenidos.
Se identificó dentro de los Estados Financieros de la empresa que los valores de sus activos fijos no han tenido ninguna variación durante los últimos 3 años, aun cuando se evidencian compras de planta y equipo durante este periodo.
Como solución al problema se plantea realizar el proceso de inventario con el fin de proporcionar control y gestión de los mismos, y de esta manera entregar a la gerencia o algún ente de control, información confiable y veraz.
Palabras clave: Activos, Control, Custodia, Identificación, Riesgo, Administración.
4 Abstract
The following work seeks to carry out the process of inventory of fixed assets in the company ESTIMULOS IPS identified as a problem within the organization which does not have a follow-up and control of it and which also does not have a manager, this issue is of great relevance for the company as it helps to improve internal processes.
This is why the main objective of this article is to propose to the company a system of control and custody of fixed assets that will provide ESTIMULOS IPS with reliable, up- to-date information on its assets.
An in-depth review process will be conducted to determine what the company needs and how we can help improve internal processes, building on the knowledge gained over the course of the career.
It is important to use the practice of mixed research, which includes both qualitative and quantitative aspects, which will develop an exploratory orientation regarding the collection of information that will be collected directly in the company.
An analysis of the results obtained will then be carried out.
It was identified in the Company’s Financial Statements that the values of its fixed assets have not changed during the last 3 years, even though it shows purchases of plant and equipment during this period.
As a solution to the problem, it is proposed to carry out the inventory process in order to provide control and management of the same, and in this way provide the management or some control body with reliable and truthful information.
Keywords: Assets, Control, Custody, Identification, Risk, Administration.
5 1. Introducción
Para el desarrollo del presente trabajo se plantea el problema de investigacion realizar el proceso de inventario de activos fijos en ESTIMULOS IPS en cuanto a la propiedad, planta y equipo utilizados para la prestación del servicio.
ESTIMULOS fue creada el 27 de agosto de 2012 con el objeto social de prestar servicios terapéuticos a niños/as y adolescentes en condición de discapacidad física y neurológica, la empresa lleva 8 años en el mercado y a la fecha hace parte de la red prestadora de servicios de EPS SURA Y EPS SANITAS.
Es una empresa dedicada a la prestación de servicios terapéuticos enfocados en la rehabilitación de usuarios con dificultades neurológicas, cognitivas y físicas.
Se dará a conocer la organización de la empresa y se enfocará en el área contable la parte de inventarios. Por lo cual se requiere de una auditoría financiera que permita establecer un control y detección de desviaciones en el proceso contable y financiero, de tal forma que se garantice una adecuada ejecución de los procesos relacionados.
Es muy importante para la empresa tener actualizados sus inventarios y saber en qué estado se encuentran estos, además nos sirve para identificar que nuevos productos hay en el mercado y así poder adquirirlos.
Los activos fijos juegan un papel muy importante en las empresas ya que representan un porcentaje alto dentro de sus estados financieros y no tenerlos controlados puede hacer que la empresa genere perdidas no deseadas.
Los activos de esta empresa son manejados por diversas personas y en distintas áreas;
aunque hay un administrador no hay la facilidad de tener la información actualizada en su sistema.
Se estableció identificar los activos fijos que tiene la empresa, búsqueda de la normatividad de activos, aplicar el plan de mejora.
6 Se tiene como objetivo construir el proceso de inventario de la propiedad, planta y equipo de ESTIMULOS IPS, cumpliendo con todo el marco normativo para que este pueda ser aplicado en las NIIF (Normas Internacionales de la Información Financiera) y en el software contable de la empresa.
Para lograr el objetivo planteado se propuso: realizar el inventario físico de los activos de la empresa; diseñar una plantilla que contenga la identificación de cada uno de los activos, así como (descripción, categoría, marca, serial, vida útil, responsable, ubicación, fecha); y crear la política de depreciación de acuerdo a las NIIF.
Este trabajo nos dejará como aporte académico el proceso detallado del control de activos fijos para conocer qué participación tienen dentro de la empresa y que la persona encargada pueda llevar de manera eficaz este proceso.
2. Antecedentes del problema
La empresa ESTIMULOS IPS utiliza un sistema de inventario obsoleto ya que no es identificable la ubicación de sus activos, responsables y estado en el que se encuentran, la cual genera desconfianza puesto que no se ha identificado si hay faltantes en el inventario, lo que no permite saber cuál es el estado actual de los inventarios fijos de la empresa.
La empresa cuenta con la siguiente información a diciembre 31 de 2020.
Tabla 1. Relación activos
ACTIVO NO CORRIENTE 15 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1516 CONSTRUCCIONES Y EDFICACIONES
NOTA 9 $9.647.984 $9.647.984 $9.647.984
1524 EQUIPOS DE OFICINA NOTA 10 $4.534.900 $4.534.900 $4.534.900 158 EQUIPO COMPUTACION Y
COMUNICA
NOTA 11 $2.299.752 $2.299.752 $2.299.752
1532 EQUIPO MEDICO CIENTIFICO
NOTA 12 $3.727.000 $3.727.000 $3.727.000
7
TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
20.209.636 1.2% 20.209.636 1.0% 20.209.636 1.1%
Fuente: Elaboración propia
Para ESTIMULOS IPS es muy importante tener controlados sus inventarios físicos ya que anteriormente se dijo que la empresa tiene activos que son necesarios para la prestación de servicios como lo son sus equipos médico asistenciales, y considerando que de acuerdo con la información presentada durante los últimos 3 años no se ha registrado variación alguna, pese a que se han adquirido activos y se ha dado de baja a otros, lo que evidencia una información financiera errada.
3. Marco teórico, legal y conceptual
En el desarrollo del marco teórico y conceptual vamos a encontrar las definiciones, técnicas y metodologías e información relacionadas con el objetivo de este artículo.
Inicialmente profundizaremos todo el tema de inventarios el cual es relevante en nuestro artículo, también abordaremos las técnicas, que son de utilidad para las empresas.
El tema del control dentro de las compañías ya que ayuda a identificar cual es la gestión de inventario y la viabilidad de la información.
3.1 Teorías soporte del tema de investigación
El inventario de activos fijos permite que en las empresas puedan desarrollar un control interno, manejo eficaz de la depreciación de activos, y aplicación de las NIIF de propiedad, planta y equipo.
Es importante utilizar una técnica de control de activos como el código de barras ya que nos permite hacer una lectura rápida del activo, conocer sus detalles y su ubicación.
8 Si bien está claro que todas las empresas deben estandarizar un proceso de control de sus inventarios para poder cumplir con su objeto social, poder establecer sus existencias y tener la capacidad de decidir en qué momento es necesario la adquisición de nuevos activos fijos.
(Laveriano, 2010) el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda.
La administración de los inventarios es muy compleja, pero es necesario implementar un control que contenga una planeación y una ejecución donde se vea involucrado el área de presupuesto, compras y contabilidad.
El control de inventarios es un conjunto de procesos que buscan supervisar el stock en una empresa, dentro de este control se puede realizar la verificación de existencia y el estado en que se encuentran los activos fijos.
De acuerdo con (Becerra D, Rojo D, & Medina, 2012) la NIC 16 establece que el costo de la propiedad, planta y equipo se haya del importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe que se atribuye a ese activo cuando se le reconoce inicialmente de acuerdo con los requerimientos específicos de otras NIIF.
La propiedad, planta y equipo dentro de los estados financieros juega un papel importante ya que permite que los inversores pueden ver los cambios que han tenido en dicha inversión. Existe un problema marcado y es la forma en que reconocen contablemente la
9 propiedad, planta y equipo, así como su depreciación y las perdidas por deterioro que se obtuvieron durante el periodo.
De acuerdo a lo anterior es bien importante conocer el manejo contable de los activos fijos para evitar pérdidas al inversionista, ya que una contabilización y depreciación mal manejada afecta el valor de estos.
De acuerdo con (Becerra D, Rojo D, & Medina, 2012)
la NIC 16 establece que el costo de la propiedad, planta y equipo se haya del importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe que se atribuye a ese activo cuando se le reconoce inicialmente de acuerdo con los requerimientos específicos de otras NIIF.
Se dice que toda propiedad, planta y equipo goza de un sistema de depreciación que se aplica de acuerdo a su vida útil ya sea en años o en unidades de trabajo.
Es importante conocer cuáles son los activos fijos que deben revelarse en los Estados Financieros y cuáles son sus variaciones año a año.
Los activos fijos en una empresa ingresan al estado financiero cuando se compran por volumen y podemos ver algunos ejemplos de esto:
Papelería y útiles de oficina
Medicamentos
Elementos médicos
Elementos de aseo
Dotación
Elementos perecederos
10
Muebles y oficina
Equipos de computo
No hay un sistema definido para la medición que clasifique como se separa el proceso contable de registro como inventario o como gasto.
Es muy importante en las empresas clasificar y medir los rangos en que un artículo se catalogara como inventario o se llevara al gasto, en la empresa ESTIMULOS IPS prácticamente todo es llevado al gasto lo que hace que su inventario de propiedad, planta y equipo no aumente año a año.
Las empresas hoy en día no cuentan con una clara diferencia entre las políticas lo que ha generado que en estas aún se cuente con deficiencias para la aplicación de los inventarios ya que no saben cómo realizar la estructura y costeo de la propiedad, planta y equipo que poseen, lo que hace que existan errores en los costos, en los inventarios y que se presente una información errada.
Tomando lo que dice (Kvaal, 2005)“The need for special accounting techniques for fixed assets arose with the growth of capital intensive industries during the industrial revolution. Several accounting methods were applied, of which depreciation was one”.
Es importante resaltar que existen diferentes formas de calcular el costo de la propiedad, planta y equipo tomando en cuenta que una de las más adecuadas es la factura o soporte de la compra de ese bien ya que allí se consta del precio y adicional de los cargos como son los impuestos y gastos de transporte a que hubiese lugar.
Los componentes del costo de la propiedad, plantan y equipo son:
El precio de adquisición, el documento soporte de este es la factura que incluye todos los gastos y conceptos a que tuvo lugar ese bien, así como aranceles, impuestos y descuentos.
Costos que se atribuyen a la ubicación y distribución del bien, así como su instalación.
11 El valor histórico del bien representa todas la salidas y cargos requeridos para su uso y este mismo se deberá incrementar en el momento que se le realicen mejoras o modificaciones al activo.
De acuerdo con (Monday, 2009) Historical cost is the more straightforward approach, as it requires relatively few estimates or assumptions, and is based primarily on concrete data. While the historical cost approach's data is less open to discretion, the amounts the approach applies to assets are not necessarily the most current. This is
1why IFRS permits the use of either the historical cost or revaluation approach to account for property, plant and equipment throughout the assets' useful lives.
La vida útil de un activo es el tiempo durante el cual este puede ser utilizado sin inconvenientes, la depreciación del activo se puede determinar por el método de linea recta, suma de los dígitos del año y unidades de producción o horas de trabajo.
En resumen, para costear la propiedad, planta y equipo debemos tomar en cuenta los impuestos, aranceles, honorarios, gasto de transporte, de ubicación y de instalación.
La razón para que un activo sea catalogado como Fijo requiere que este aun después de haberse utilizado por un largo tiempo genere un beneficio económico a la empresa es por esto que resalto lo que dice:
(Jimenez G, Zurita N, & Alvarez E, 2019) Para que un activo fijo sea reconocido, debe existir que en el futuro se obtendrá algún provecho económico procedente del mismo, la medición de su costo debe ser fidedigno y será útil a la entidad por un largo periodo de tiempo.
1Linea recta: Consiste en distribuir el costo del bien en partes iguales entre los años de vida útil, lo que quiere decir que el activo se deprecia en un mismo valor todos los años de su vida útil.
12 Dentro de las empresas debe existir un control contable que nos permita constatar que se registren completamente las operaciones, y evitar inconsistencias entre lo contable y físico, se debe tomar en cuenta los activos fijos y la propiedad, planta y equipo y registrar correctamente su costo y su partida contable con el fin de generar estados financieros reales, y evitar errores.
Es importante Según (Jimenez G, Zurita N, & Alvarez E, 2019), Se deben tomar medidas preventivas; que en forma previa a la ejecución de cualquier labor involucre los activos fijos, de tal manera que se mantenga un control de su manejo.
Las empresas hoy en día se ven sumergidas en un mundo tan incierto lo que hace necesario que estas organizaciones desarrollen un sistema de control capaz de verificar la información a través de la eficiencia en la utilización de los recursos y así generar valor en cada uno de sus niveles, es importante contar con una persona encargada que realice el registro de sus muebles, enseres y equipo de cómputo, así como su marcación con código de barras, garantizar el adecuado funcionamiento y mantenimiento del mismo.
Citando a (Bedoya Ríos & Argos, 2014) nos indica que una gestión deseada de activos fijos requiere de unas acciones acertadas y que generen un beneficio, se debe ejecutar un control riguroso en la ejecución de mantenimiento y conservación de los activos, que permita la disminución de los gastos en que incurre la empresa y que garanticen la recuperación del dinero invertido en activos.
Es importante resaltar que un inventario desactualizado no sirve para la toma de decisiones en una empresa ya que no va a generar una información confiable, así como lo dice: (Peralta Cadena, 2017) “La actualización del inventario es, quizás el punto más crítico e importante de este proceso, considerando que un inventario desactualizado no sirve como base confiable para la toma de decisiones y control interno de una empresa”.
13 Es fundamental realizar periódicamente la actualización del inventario para presentar información confiable, útil y verídica a la gerencia para que esta les permita tomar decisiones y ejecutar acciones dentro de la empresa.
La propiedad, planta y equipo de una empresa son todos esos bienes tangibles que se utilizan para el desarrollo del objeto social durante un periodo largo de tiempo.
Son activos tangibles los que son usados para la producción o la prestación de servicios, y que se espera que sean utilizados por más de un periodo, es importante resaltar que los activos que son para la venta o producción son inventarios que no pertenecen a la propiedad, planta y equipo.
“The asset class is a group of assets of a similar from the point of view of its nature and usage in the enterprise”. (Raхimova, 2020)
Para el reconocimiento de los activos fijos dentro de la estructura financiera se debe tener en cuenta que cumplan con la definición, flujo de efectivo y capacidad de medición.
Según las NIIF la identificación de la propiedad, planta y equipo de una empresa se determinan de la siguiente manera:
Activos no monetarios que deben sufrir de una transformación para convertirse en efectivo.
Que se pueden ver
Que necesitan de uno o más ciclos económicos para convertirse en efectivo
Se pueden mencionar tipos de activos dentro del proceso de inventario
El activo depreciable es aquel que pasa a tener un deterioro por el servicio y se lleva al gasto por la depreciación que tuvo durante su vida útil.
El activo no depreciable aquel que no pasa por un proceso de producción y no genera desgaste, así como el terreno o la construcción.
La vida útil de un activo se determina de la siguiente manera:
14 La capacidad de producción o tiempo de uso, obsolescencia por las mejoras que se le den al producto
El tratamiento contable que se le da a la propiedad, planta y equipo es poco cambiante ya que la mayoría de empresas no están en constante implementación de políticas contables ni manuales de procedimientos aptos para que la contabilidad cumpla con la normatividad de información financiera.
VIDA UTIL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DESCRIPCIÓN VIDA UTIL (AÑOS) APROXIMADO
Fuente: Elaboración propia
Para que las empresas desarrollen las NIIF para pymes es indispensable que cada una elabore sus políticas con base en la normatividad vigente, principios, y procedimientos establecidos de acuerdo al objeto de la organización.
CONCEPTO AÑOS
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 45
COMPONENTES DE LAS EDIFICACIONES 40
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COCINA 10
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACIÓN 5
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA DEPORTE 8
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO 10
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA 10
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA 10
EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS 10
HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS 10
MOBILIARIO Y ENSERES Y OFICINA ABIERTA 25 EQUIPOS DE
COMPUTO, COMUNICACIONES, IMPRESORAS Y SUS ACCESORIOS 5 PLANTAS ELECTRICAS TRANSFORMADORES, BOMBAS.
MOTOBOMBAS Y SUS ACCESORIOS (CUANDO NO SE INSTALEN DIRECTAMENTE)
10
15 De acuerdo con (Board, 2000) “An entity allocates the amount initially recognised in respect of an item of property, plant and equipment to its significant parts and depreciates separately each such part”.
La depreciación de los activos fijos inicia cuando esté disponible para el uso y terminara en el momento en que haya acabado su vida útil en años o que haya cumplido con sus unidades u horas de trabajos, el valor del importe depreciables se debe distribuir durante la vida útil y puede variar de acuerdo al desgaste del bien, precios de mercado, entre otros factores que modifican su valor.
La gestión en las organizaciones es dada por el control fiscal el cual busca que se cuente con unas tareas, y actividades enmarcadas en un sistema organizado y basado en normas, planes estratégicos y procedimientos, buscando que dentro de las organizaciones o empresas se pueda prevenir y corregir los inconvenientes que se presenten a lo largo del funcionamiento generando así confiabilidad y optimización de los recursos.
El encargado de implementar y hacer el control está a cargo de la administración es decir quienes tengan mando tales como la gerencia y los directivos.
El control interno en el inventario se presenta como un sin límite de actividades, políticas que la administración adopta para que exista un manejo eficiente de los bienes que posee.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. (Arteaga Arcentales, Vera Avendaño, &
Vizueta Centeno, 2011)
Existen diversas técnicas de control en el área de inventario como la observación directa que nos permite la obtención de información directa de los activos, se fundamenta en
16 que el investigador genera sus propias conclusiones. Puede resultar poco confiable ya que se genera a percepción del encargado.
La entrevista como otra técnica se realiza por lo menos con 2 o más personas involucradas en el proceso ya que pueden ser las que den información confiable y de manera ágil.
3.2 Revisión de la literatura
El inventario en una empresa es el proceso por medio del cual se verifica la existencia y ubicación de los bienes que posee la empresa, estos inventarios suelen ser lo más importante de las empresas ya que enmarcan un gran porcentaje del dinero que posee.
Clasificación de los activos fijos “Propiedad, Planta y Equipo”
Fuente: Elaboración Propia
La propiedad, planta y equipo según las NIIF tiene 5 componentes muy importantes para el desarrollo del procedimiento implementado en las empresas.
BIENES INMUEBLES TERRENOS
EDIFICIOS
EDIFICACIIONES Y MEJORAS
INSTALACIONES
BIENES MUEBELS MOBILIARIO Y
EQUIPO
MOBILIARIO DE OFICINA EQUIPO DE
OFICINA EQUIPO DE
TRANSPORTE HERRAMIENTA Y
EQUIPO MAQUINARIA Y
EQUIPO
17 Los componentes que lo integran son:
Reconocimiento: La propiedad, planta y equipo será reconocida como activo si se obtiene beneficios económicos a futuro y que haya fiabilidad en la medición del costo, también toma en cuenta los costos en que se incurre para adquirir o construir, como los costos que se generen posteriormente.
Medición inicial: El costo será equivalente al dinero pagado en el momento de su reconocimiento, en caso de que sea a crédito se reconocerá el valor pagado inicial más sus cuotas con los intereses pagados a lo largo del periodo.
Medición posterior: El activo será registrado en propiedad, planta y equipo tomando en cuenta su costo - la depreciación acumulada - el importe de pérdidas por deterioro.
Bajas: Un activo se dará de baja en el momento en que ya no se espere que este genere beneficios económicos futuro; la utilidad o perdida será incluida en el resultado del periodo cuando sea baja.
Criterios de revelación: Se deberán revelar las mediciones utilizadas para determinar los importes en libros, método de depreciación, vida útil, depreciación acumulada.
Según (VILLABONA BLANCO, MATAJIRA BECERRA, & ORJUELA TOBO, 2016) existen cambios en materia de reconocimiento, medición, presentación y revelación, los impactos en las empresas surgen debido en primer lugar a la transición hacia estándares internacionales y el segundo lugar a que en la práctica contable con la anterior norma local se cometieron errores.
El método de depreciación más utilizado en la propiedad planta y equipo es la linea recta ya que nos permite llevar el activo a su ultimo consumo. Este método se debe aplicar por lo menos en cada anualidad.
18 El control de inventarios es fundamental en una empresa para determinar cuál es el grado de fiabilidad dentro de la operación continua de la empresa.
Existen dos puntos de vista sobre el control como lo son el operativo y contable.
El control operativo nos permite mantener las existencias en un nivel óptimo, importante conocer con anticipación la necesidad para poder tener un control y no comprar sin ningún criterio evitando realizar compras excesivas.
La auditoría es una fuente que permite conocer la eficiencia del control, y que los registros son los que permiten tener información valiosa.
Según (Arteaga Arcentales, Vera Avendaño, & Vizueta Centeno, 2011) “la auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización”.
El control contable es el encargado de generar datos administrativos para posteriormente obtener información financiera la cual será clasificada y evaluada para tomar decisiones.
El control contable también permite verificar que se registre todas las operaciones que tengan sobre activos fijos, en el momento en que ocurrió el hecho, con el costo real y en la cuenta correcta. Se recomienda que cada activo tenga una cuenta auxiliar, así mismos datos que le permitan la ubicación e identificación de. mismo.
En la empresa ESTIMULOS IPS se realizan compras sin tener una planeación lo que hace que no se tenga control sobre los mismos, adicional a esto no se le realiza el mantenimiento adecuado a los activos lo que hace que se requiera de gastos adicionales para las mejoras, y esto no está dentro del presupuesto anual o se genere una perdida mayor en la empresa.
En muchos casos las bajas de activos se presentan por la falta de mantenimiento u obsolescencia del activo.
19 En toda empresa es importante que existan unas políticas contables que direccionen el manejo de la propiedad, planta y equipo cumpliendo con 3 pilares básicos como lo es el ingreso de datos, el proceso y el egreso del activo.
El Sistema COSO especifica que el control interno es un proceso que es ejecutado por los altos cargos de la empresa y que busca cumplir con efectividad, eficiencia y suficiencia en todas las operaciones y la información financiera de la empresa.
El ambiente de control se encarga de proporcionar la disciplina y la estructura de la empresa para cumplir con los objetivos del control interno.
La evaluación de riesgo busca identificar que obstáculos hay para la consecución de los objetivos.
La actividad de control son la políticas y actividades que se determinan para identificar riesgos y hacer los respectivos seguimientos.
La información y comunicación la debe desarrollar cada área de la empresa para identificar y comunicar información a tiempo y que permita que cada persona cumpla con sus responsabilidades.
El monitoreo permite que los procesos se ejecuten en un periodo determinado, realizando supervisión y evaluaciones de forma periódica.
Este modelo busca que los trabajadores de las empresas puedan lograr el desempeño óptimo, así como garantizar que la información financiera sea verificada y que contenga datos exactos y que permitan tomar decisiones.
20 3.3 Marco legal
Es importante mencionar todo el contenido legal y normativo que tienen los activos fijos.
NORMA DESCRIPCION ANALISIS
Art 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia
Modelos de Control
En 1991 de acuerdo a la constitución política de Colombia expresa dentro de sus disposiciones legales que se debe aplicar el control interno. Y se han adoptado 2 modelos en las organizaciones como lo el MECI modelo estándar de control interno que es reglamentado por el decreto 1599 de 26 de mayo de 2005 y el COSO que es aplicable al sector privado.
Art. 61. Decreto 624 de 1989. Estatuto
Naturaleza de los activos distribuidos en liquidaciones
De acuerdo con este articulo el costo fiscal de los
activos adquiridos posterior al 31 de diciembre de
21 Art 6 de la ley
principios de la contabilidad, plan único de cuentas (decreto 2649 de 1993)
Propiedad, planta y equipo La propiedad, planta y equipo son todos los activos tangibles que son adquiridos por la empresa.
Art 9 de la ley orgánica de la contraloría general ( Ley 42 de 1993).
Control interno
El control interno constituye una fuente importante dentro de las organizaciones ya que buscan proteger los recursos.
Art. 19 Contabilidad y Estados Financieros
Obligación de llevar contabilidad.
En Colombia es obligación llevar contabilidad y declarar impuestos las sociedades, personas naturales y sucesiones, que al 1 de enero de cada año cumplan con un capital o unos ingresos que superen las bases gravables del año anterior.
Son la base para presentar impuestos, información ante las superintendencias y socios de la empresa.
Adicional es la herramienta que permite conocer la situación financiera de la empresa.
la propiedad, planta y equipo tiene un costo menor a 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes se debe llevar al gasto.
La medición posterior aplicada a la propiedad, planta y equipo se realiza con base al costo menos depreciación acumulada, menos perdidas por deterioro.
Art. 258-1. Decreto 624 de 1989. Estatuto
Impuesto sobre las ventas en la importación, formación,
En los activos fijos reales el IVA podrá ser descontado en el año gravable donde el activo se
Art. 21. Contabilidad y
Estados Financieros Estados financieros.
Resolución DIAN 000014 del 14 de FEB DE 2020
Propiedad, planta y equipo Art. 135. Decreto 624
de 1989. Estatuto Tributario.
Bienes depreciables. La propiedad, planta y equipo será tratada como bien depreciable
22 4 Metodología
Para el desarrollo del presente artículo nos enfocamos en una investigacion de carácter mixta (cuantitativa - cualitativo), así como descriptiva ya que nos permite identificar de manera clara y concisa lo que sucede dentro de la empresa, respecto al proceso de inventarios de activos fijos, propiedad, planta y equipo.
NIIF para Pyme Propiedad, planta y equipo sección 17
Esta norma muestra el método de aplicación de la contabilidad de propiedad, planta y equipo, así como las propiedades de inversión donde el valor razonable no tiene fiabilidad de medición.
NIIF para Pyme Propiedad de inversión sección 16
Se aplica a propiedades de inversión cuyo valor razonable se puede medir con fiabilidad sin costo o esfuerzo desproporcionado.
NIIF para Pymes, sección 13
Una empresa debe incluir los costos de compra, transformación y todos en los que se incurrió.
Modelo COSO COSO
Es una fuente para la implementación de un sistema de control interno en el sector privado y que a su vez brinda una herramienta para controlar las operaciones y lograr los objetivos.
NIC 2
El costo de los inventarios integra todos los costos que se tienen de su adquisición y transformación, así como los costos en que se incurrió para darles su condición y ubicación actuales.
Decreto 2706
El costo de los inventarios se debe calcular con base su costo de adquisición y los demás costos en que se haya incurrido para que los inventarios se encuentren listos para su uso como factor de la Costo del inventario
23 Dentro de los instrumentos de investigacion tenemos:
Observación y entrevistas no formalizadas
Lo que se pretende con esta investigacion mixta es conocer los sucesos anteriores dentro de la empresa en cuanto al manejo de los inventarios de activos y así poder realizar mejorar el proceso de inventario para que permita un desarrollo de manera eficaz dentro de la empresa.
Se utilizará consultará en las bases de datos del TDEA, así como google academic, y otras bases de datos para extraer el contenido y documentación necesaria para abordar el tema, así como la definición del marco del proceso de inventario de activos fijos.
Se realizará de toma física de inventario de activos fijos y se documentará la información para dar a la empresa un registro contable actualizado y aplicado a la normatividad vigente.
Se propone el siguiente cronograma
Fecha Actividad
14 de abril Entrega del primer avance articulo
14 de abril Visita virtual # 1 por el asesor
20 de abril Levantamiento de inventario de activos fijos
1 de mayo Entrega marco legal conceptual
4 de mayo Entrega final articulo
15 de mayo Visita virtual # 2
31 de mayo Socialización del articulo
Para el desarrollo del plan de mejoramiento se necesita de la ayuda del Líder Administrativo y del Contador de la empresa el cual será clave para la parametrización del proceso.
24 5 Análisis y discusión de resultados
5.3 Resultados
ESTIMULOS IPS no cuenta con un sistema de inventarios, de control y de mantenimiento, para el periodo; lo que dificulta que se conozca con certeza cuál es la necesidad para adquirir nuevos insumos.
Tampoco se cuenta con un formato estandarizado y codificado de inventarios ni un responsable, es decir, no cuenta con un proceso definido.
La empresa tampoco cuenta con una base de datos de la propiedad, planta y equipo que posee a la fecha.
Se encontró que algunos de sus activos cuentan con una marcación o código de barras sin embargo no todo está codificado.
No se cuenta claramente con un manual de políticas sobre activos fijos, no se registran las entradas y salidas, nos encontramos con que a veces hay que desechar activos por que no tuvieron un buen adecuado manejo y adicional no estuvieron dentro del plan anual de mantenimiento.
Dentro del proceso contable se evidencio que no se realiza la depreciación de los activos fijos año a año.
La empresa cuenta con una estructura organizacional definida y un manual de funciones, sin embargo, lo que tiene que ver con el proceso de activos fijos no están definidas.
Dentro de su propiedad, planta y equipo cuenta con:
Equipos de computo
Equipo de oficina
Equipo terapéutico
Cabinas Pediasuit
Barras paralelas
25
Caminadora
Bipedestadora
Equipos médicos
ESTIMULOS IPS es una empresa que cuenta con más de 8 años en el sector, que hace parte de la Red de Prestadores de EPS SURA Y SANITAS. Cuenta con un equipo de trabajo donde se involucran Terapeutas físicos, ocupacionales, fonoaudiólogos, área administrativa y asistencial, asesoría externa de calidad, contabilidad y legal.
5.4 Discusión de resultados
Los activos fijos como ya se mencionó anteriormente juegan un papel importante en la empresa ya que, aunque ESTIMULOS IPS presta un servicio terapéutico que en su gran parte es aplicado por el conocimiento de cada una de las áreas es conveniente contar con una propiedad, planta y equipo para poder desarrollar su objeto social y tener un adecuado control y mantenimiento del mismo.
Como ESTIMULOS IPS no cuenta con un inventario de sus activos fijos, hace que no se conozca con certeza que activos tiene lo que conlleva a que haya desinformación y en su mayoría de veces se realicen compras de equipos que ya hay o que son innecesarias en el desarrollo de su objeto social.
Al no contar con una base de datos de sus inventarios dificulta una mejor practica a la hora de realizar los inventarios físicos y corroborar lo que hay en el sistema.
Todos los activos fijos de la empresa deben estar codificados para que pueda haber un manejo adecuado y control de los mismos.
Para la ejecución de este trabajo se tomó como base un archivo de inventario activos fijos del año 2017 que tenía la empresa inicialmente dando como resultado que no coincidía físicamente con las exigencias que aparecían en el archivo.
26 De acuerdo a la revisión realizada dentro de la empresa ESTIMULOS se determinó que no cuenta con un inventario actualizado y se encuentra una información contable y financiera desactualizada con datos no reales.
Se logró cumplir con la ejecución del objetivo, y se deja actualizada la información de activos fijos lo que permitirá tener un control adecuado.
A pesar de que la empresa labora en un horario de lunes a viernes de 8 a 6 pm se presentaron dificultades a la hora de tomar el inventario físico porque en ese momento el personal no estaba disponible, o por la contingencia que estamos viviendo, la empresa tuvo que cerrar varios días de acuerdo a los toques de queda y para evitar que el personal se viera involucrado en las aglomeraciones que se presentan en el transporte público, lo que retraso un poco el proceso.
Además, que no cuenta con una política y procedimiento sobre el reconocimiento inicial y su proceso de bajas de activos fijos que estén definidas clara y detalladamente, y los responsables para el control de activo fijo. Es por esto que se propuso a la empresa una política para que internamente le den ejecución y puedan lograr resultados óptimos.
Se deberán realizar controles con tomas físicas, codificación de resultados, asignación de responsable y cálculo de depreciación.
Es por eso que se plantea un manual de proceso de inventario que contenga los elementos propios para su manejo, detallar adquisición, baja, mantenimiento, depreciación, formatos y persona encargada de este proceso.
6. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones
Dentro del proceso realizado en la empresa se ve reflejado que no hay una eficiencia sobre el uso de sus activos, lo que nos generó desconfianza por que estas deben tener pleno conocimiento independientemente del activo que sea cuál es su composición tanto cualitativa como cuantitativa lo que impide que la gerencia tome decisiones.
27 Se realizó dentro del área administrativa el cronograma de actividades para ejecutar durante el año inventario de activos fijos de manera semestral, así mismo el plan de mantenimiento de manera trimestral y semestral de acuerdo a la necesidad del activo fijo y quienes serán los responsables.
Se propuso a la administración una codificación básica y fácil de utilizar, que incluso puede ser impresa al momento de ser requerido lo que permite que cada vez que ingrese un activo fijo pueda ser codificado.
Aunque ninguno de sus empleados se ha visto involucrado en un robo es importante tener un manual de conductas y de funciones que indique el responsable de los activos fijos.
Se recomienda al área administrativa crear un cronograma sobre actualidad contable para capacitar a las personas relacionadas.
Se recomienda seguir con la implementación del proceso de inventario para evitar que la información se desactualice y evitar que sus estados financieros muestren información errada.
Se recomienda a la empresa realizar la marcación de toda su propiedad, planta y equipo para identificar el activo.
Se recomienda capacitar constantemente de la persona encargada del proceso y hacer control a la ejecución.
Es importante que la persona encargada de llevar la contabilidad dentro de la empresa aplique la normatividad vigente y que actualice la depreciación de la propiedad, planta y equipo que tiene la empresa al dia de hoy. Adicional re categorizar y actualizar los estados financieros en las cuentas de propiedad, planta y equipo y llevar al gasto los activos que no son de mayor cuantía.
Toda compra de propiedad, planta y equipo deberá contar con un soporte de la factura de adquisición del producto.
28 Este proyecto creo consciencia sobre la relevancia que tienen los inventarios de PPyE y de cumplir con todos los requerimientos que la norma indica, ya que esto no solo trata de mostrar una información física si no que permita evaluar información contable y financiera que pueda garantizar a la empresa una información de calidad y real.
Dentro de las recomendaciones más notables se le propone a la empresa aplicar la política contable de la siguiente manera:
En el momento en que se realice la adquisición de la propiedad planta, y equipo reconocerla al costo de adquisición incluyendo todas las salidas de dinero que tuvieron en cuenta en la compra del activo.
El reconocimiento posterior se realizara de acuerdo a 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑎𝑑𝑞𝑢𝑖𝑠𝑖𝑐𝑖𝑜𝑛 − 𝐷𝑒𝑝𝑟𝑒𝑐𝑖𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑦 𝑑𝑒𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟𝑜.
La depreciación se deberá aplicar en el momento en se inicia el uso del activo, o en el momento en que está en la condición adecuada para iniciar su operación.
Se debe utilizar el método de linea recta para aplicar la depreciación de la propiedad, planta y equipo.
Los gastos de mantenimiento en que debe incurrir la empresa para mantener sus activos en un nivel adecuado los debe llevar al resultado del ejercicio del periodo en el que se realizó la erogación de dinero.
La propiedad, planta y equipo solo puede darse de baja cuando no se espera que genere un beneficio para la empresa o que su vida útil ya haya finalizado. Y el valor de utilidad o perdida deberá ser reportado en el resultado del ejercicio del periodo.
Como la empresa tenía un inventario desactualizado debe valorizarlo a precios del mercado en el momento de su transición a NIIF. A este valor se deberá restar la depreciación de acuerdo a la antigüedad del activo.
29 Bibliografía
Arteaga Arcentales, E., Vera Avendaño, V., & Vizueta Centeno, E. (2011). Diseño de un control interno de inventario para la empresa XYZ. 30.
Becerra D, O., Rojo D, L. A., & Medina, A. (2012). Análisis de las diferencias entre el tratamiento contable y el fiscal para los elementos de propiedades, planta y equipo:
el caso peruano. Contabilidad y negocios, 7(14).
Bedoya Ríos, C. M., & Argos. (2014). ISO 55000 Gestión de Activos.
Board, M. A. (2000). Property, plant and equipment (Vol. 15). MASB.
dian. (14 de 02 de 2020). dian. Obtenido de
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%2000001 4%20de%2014-02-2020.pdf
Foundation, I. (2019).
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cr/Documents/audit/documentos/nii f-2019/NIC%2016%20-%20Propiedades,%20Planta%20y%20Equipo.pdf.
IASC, F. (2019). Sección 17 Propiedades, Planta y Equipo . 4.
Jimenez G, L. A., Zurita N, C. I., & Alvarez E, J. C. (2019). Gestión integral de activos fijos con enfoque en el control contable administrativo. Visionario Digital, 305-328.
Kvaal, E. (2005). Topics in accounting for impairment of fixed assets.
Laveriano, W. (2010). Importancia del control de inventarios en. Actualidad empresarial, N°
198-Primera Quincena de Enero.
Martínez, Á. M. (2009). Propiedad Planta y Equipo, 193.
Mesa, R. B. (s.f.). Orientaciones Tecnicas sobre la aplicacion de NIIF . Obtenido de https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/orientaciones-tecnicas/1472852022- 9340
Monday, S. E. (2009). IAS 16 and the Revaluation Approach: Reporting Property, Plant and Equipment at Fair Value. University of Tennessee - Knoxville , 9.
30 Peralta Cadena, C. A. (2017). Diseño e implementación de una metodología para el control de activos fijos en ganadería las tinajas. Doctoral dissertation, Corporación
Universitaria Lasallista. Obtenido de
http://repository.lasallista.edu.co/dspace/bitstream/10567/2391/1/Diseno_implemen tacion_metodologia_control_activos_fijos.pdf
R, L. P., & Rey, M. L. (2017). Reconocimiento y medición para la implementación de la NIIF para Pymes del Sector Servicio de Villavicencio, Colombia (Recognition and measurement for the implementation of the IFRS for SMEs of the Service Sector of Villavicencio, Colombia). Revista En-contexto/ISSN: 2346-3279(6), 259-278.
RAMIREZ MATIZ, F., ORTEGATE BECERRA, J., & DUARTE POVEDA, L. F. (2015).
Aplicación de la sección 17 propiedad, planta y equipo de la NIIF para pymes a la maquinaria y equipo de Ciplas S.A.S. Obtenido de http://hdl.handle.net/10901/11507.
Raхimova, G. (2020). PROBLEMS OF ACCOUNTING AND AUDIT OF FIXED ASSETS.
Theoretical & Applied Science, 85, 726-729.
VILLABONA BLANCO, J. B., MATAJIRA BECERRA, M. L., & ORJUELA TOBO, L. M.
(2016). Análisis de las NIIF para pymes sección 17 propiedad planta y equipo y las incidencias que existen en la implementación. Universidad Cooperativa de Colombia, Bucaramanga, Colombia.
