Manual de ayuda en línea de la aplicación COBE
Contenido
Interfaz gráfica ... 2
Carga Inicial ... 2
Evaluación técnica de Contratos u Órdenes de Compra ... 6
Refrendo de Contratos/Órdenes de Compra ... 10
Registro de la orden de proceder... 12
Asignación por inicio de obra ... 14
Registro de Informes de Avance ... 15
Primer informe ... 16
Informes de avances posterior al primero. ... 19
Modificación de un informe de avance... 23
Registro de Soportes de Cuenta ... 25
Registro de Gestión de Cobro ... 28
Registro de Observaciones al Proyecto ... 30
Registro de Notas ... 31
Registro de Acta Sustancial/Final/Liquidación ... 33
Registro de Adendas ... 35
Evaluación Técnica de Adendas ... 37
Consulta de Seguimiento ... 40
Interfaz gráfica
Carga Inicial
Para el registro inicial de contratos u órdenes de compra de obras seleccionar la opción Registro de Contratos/Órdenes de Compra
El sistema muestra la pantalla administrativa, en la parte superior están los parámetros de búsqueda y en la parte inferior los registros en estado Preliminar. Se pueden realizar dos acciones a través de los 2 botones indicados, Buscar y Nuevo. En el caso de una nueva carga presione el botón Nuevo. Para encontrar un registro en Preliminar observe la lista de registros o presione Buscar luego de ingresar alguno de los parámetros de búsqueda.
Al presionar Nuevo el sistema le mostrara una pantalla con los campos a ser ingresados para la carga inicial del documento.
El documento debe ser llenado de arriba hacia abajo, todos los campos con asterisco rojo son de carácter obligatorio.
El sistema está enlazado con el Sistema SCAFID, en este sentido al ingresar el número de control (SCAFID) y presionar el botón Buscar se recuperará automáticamente la información de número de documento, contratista y monto.
En la sección Ubicación la captura se realiza seleccionando los valores de las listas precargadas con los catálogos respectivos.
En los campos Ver Pliego de Cargos y Ver Especificaciones corresponden a la ruta que se forma en la parte superior del explorador al consultar en el sistema de Panama Compras de dichos
elemento, sin embargo son campos opcionales.
Continué con las secciones restantes y una terminado, presione el botón Grabar
Si todo va bien, el sistema le debe mostrar el siguiente mensaje
Al cerrar el mensaje, aparecerá en la parte superior de la pantalla dentro del campo Código de expediente el número que es generado automáticamente y que estará asociado a toda la vida del documento. En esta instancia el estado del expediente es Preliminar. Luego de esto, el siguiente paso a realizar es la asignación para evaluación del contrato u orden de compra.
Es importante establecer que para evaluar el expediente debe estar en estado Asignado
A continuación se tienes dos alternativas, si el usuario lo desea puede mantener el expediente en Preliminar para continuarlo posteriormente o bien puede dar el paso siguiente que es su
asignación para proceder con la evaluación técnica.
Evaluación técnica de Contratos u Órdenes de Compra
Entrar a la opción Evaluación Contratos/Oc
El sistema muestra la pantalla administrativa, con los parámetros de búsqueda, si se conoce el código de expediente la búsqueda es directa y no requiere de los otros parámetros.
Al ingresar el sistema le mostrará el expediente con los datos de la carga inicial, seleccione la pestaña Evaluación Técnica
El sistema le muestra los datos requeridos para la evaluación
Se debe seleccionar el criterio de la lista
En el caso de que la evaluación se favorable se tendría algo parecido a este ejemplo
A continuación se debe presionar el botón Aprobación Preliminar, la cual genera el formato de evaluación F1.
Cuando considere que la evaluación del documento esté listo se procede a presionar el botón Aprobar y Concluir Evaluación.
Al dar Aprobar y Concluir, si la evaluación es favorable el sistema le enviará un mensaje como el siguiente. En caso contrario le notificará que el documento debe enviarse a subsanar.
Si la Evaluación ha sido Favorable, el registro pasa a estado: Evaluación Técnica Realizada. El paso siguiente es la captura de la fecha el refrendo.
Refrendo de Contratos/Órdenes de Compra
El refrendo de estos documentos puede realizarse en dos vía, de forma automática offline o de forma manual.
La primera forma quiere decir, que si el refrendo se realiza en el sistema de SCAFID y no COBE, existe un proceso que se realizan todas las noches, cuya principal función cotejar la coincidencia de los números de controles entre SCAFID y COBE, para actualizar la fecha de refrendo de los documentos que ya cumplieron con sus procesos de control previo de forma satisfactoria y cuya información no se ha capturado en COBE.
Para realizar el registro de forma manual el sistema cuenta con la opción Registro de Refrendo Manual
El sistema muestra la pantalla administrativa para realizar la búsqueda del registro, si se conoce el código de expediente la búsqueda no requiere de los parámetros adicionales.
El sistema mostrará las generales del documento y el campo de fecha de refrendo con un calendario para facilidad de selección.
Seleccionada la fecha, solo debe presionar el botón Grabar. Con esto el registro pasa a estado:
Refrendado y queda pendiente de Orden de Proceder.
Registro de la orden de proceder
Una vez refrendado el documento, el paso siguiente es el registro de la orden de proceder que emite la entidad contratante. En el menú seleccione Registro de Notas
El sistema muestra la pantalla administrativa, debe ingresarse los parámetros de búsqueda y el tipo de nota de la lista. Si se conoce el código de expediente la búsqueda no requiere de los otros parámetros.
Se procede a ingresar los valores solicitados, si cuenta con el archivo digitalizado de la orden de proceder proceda a marcar “Selección aquí para adjuntar archivo”
El sistema le debe abrir una ventana con el explorador de Windows, localice el archivo y selecciónelo. Formato permitido, sólo archivos PDF
Finalmente proceda a dar clic en Grabar. Con esto el registro pasa al estado: En Ejecución y queda pendiente de Asignación a Fiscalizador para su Ejecución.
Asignación por inicio de obra
Una vez registrada la orden de proceder el expediente debe ser asignado al fiscalizador que le dará seguimiento a la ejecución de la misma. Para esto debe ir a la opción Asignación a Fiscalizador de Obras
Ingrese el código de expediente y en el tipo de asignación seleccione Inicio de Obra – Orden de Proceder
Seleccione de la lista el fiscalizador y presiones Grabar. Con esto el registro pasa al estado: En Ejecución Asignado, listo para registrar los informes de avances.
Registro de Informes de Avance
El fiscalizador de obras asignado al proyecto debe registrar el avance del proyecto a través de la opción Registro de Avance de Obras
Primer informe
En esta opción solo debe ingresar el código de expediente y presionar Buscar
El sistema le presenta la pantalla para el registro de los datos del informe, en la parte superior se muestran los datos del contrato y seguido los campos del informe a ser ingresados. Este registro consta de 3 fases, la primera con los datos generales del informe, la segunda con las observaciones adicionales y la tercera con la sección para adjuntar las fotos al informe.
Cuando se trata del primer informe automáticamente se habilita el Informe de campo No 1.
Seleccione la fecha de inspección, ingrese el % de avance y el tipo
Complete los datos que sean necesarios
A continuación debe llenar la opinión del avance y presionar Grabar.
El sistema le enviará el siguiente mensaje
De contar con observaciones adicionales puede proceder a ingresarlas en esta sección del informe
Puede agregar más de una observación, estas se enumeraran en orden ascendente.
Para agregar las fotos al informe utilizar la sección final habilitada para este propósito
Las fotos se adjuntaran de una en una y se irán agregando a la lista, puede agregar más de una foto al informe
Informes de avances posterior al primero.
En esta opción solo debe ingresar el código de expediente y presionar Buscar
Cuando se trata de informes posterior al primero se debe presionar el botón Nuevo
El sistema le habilita los campos para llenar para el nuevo informe de avance, complete los datos, presione Grabar
El sistema le enviará el siguiente mensaje
De contar con observaciones adicionales puede proceder a ingresarlas en esta sección del informe
Puede agregar más de una observación, estas se enumeraran en orden ascendente.
Para agregar las fotos al informe utilizar la sección final habilitada para este propósito
Las fotos se adjuntaran de una en una y se irán agregando a la lista, puede agregar más de una foto al informe
Modificación de un informe de avance
El sistema le permite al fiscalizador editar los registros de avance a través de la opción Registro de Avance de Obras
En esta opción solo debe ingresar el código de expediente y presionar Buscar
En la siguiente ventana se debe presionar el hipervínculo Historial de Avances, para mostrar u ocultar la matriz de avances ingresados en el expediente.
Seleccione el informe bajo la columna No.Informe, que se desea modificar del cuadro mostrado y el sistema lo recuperará en modo edición para ser actualizado
Registro de Soportes de Cuenta
Para cada registro de avance del tipo soporte de cuenta, el sistema le permite el registro de su respectivo soporte a través de la opción Revisión de Soporte de Cuenta Autorizado
Ingrese el código de expediente y presione el botón Buscar
El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en la parte superior estarán los valores del expediente.
Debe completar los datos del soporte y presionar Grabar. Lo cual dejará el soporte de cuenta en estado Preliminar (no puede utilizar para tramitar gestiones de cobro), y permite al usuario realizar otras modificaciones futuras si se amerita.
El sistema le mostrará el siguiente mensaje, indicando que de contar con archivos a ser adjuntados puede proceder a adjuntarlos.
El sistema le habilitará la siguiente sección para adjuntar uno o más archivos de soporte
Finalmente cuando este todo lo requerido puede proceder a aprobar el registro presionando el botón Aprobar, Con este paso el soporte de cuenta se habilita para el pago de la gestión de cobro.
Registro de Gestión de Cobro
El personal de la Dirección de Fiscalización General es quién realiza estos registros.
Seleccionar la opción Registro de Gestiones de Cobro/Cuentas
Ingrese el código de expediente y presione el botón Buscar
El sistema le presenta los datos del expediente, debe seleccionar el soporte asociado
Se ingresan los datos de la cuenta y se presiona Grabar
El sistema le genera el informe de la cuenta y se lo presenta en pantalla
Registro de Observaciones al Proyecto
Se registra toda observación relevante a través de la opción
Se ingresa el código de expediente y se presiona Buscar, luego el sistema le mostrará las generales del documento, se ingresa la observación y se presiona Grabar
El sistema mostrará los registros de observaciones
Registro de Notas
Se pueden registrar otros tipos de notas a parte de la orden de proceder a través de la siguiente opción
Por ejemplo para Informes técnicos, se ingresa el código de expediente, se selecciona el tipo de nota y presionamos Buscar
El sistema muestra las notas registradas hasta el momento en la parte superior.
Se ingresa los datos y se presiona Grabar, recuerde marcar la casilla de selección para adjuntar un archivo digitalizado.
Registro de Acta Sustancial/Final/Liquidación
Para el registro del acta seleccionar la siguiente opción del menú
Ingrese el código de expediente y presione el botón Buscar
El sistema muestra la siguiente pantalla de registro
Debe seleccionar el tipo de acta a registrar la fecha del acta, se contar con la imagen digitalizada marque la casilla Si.
Presione Grabar para terminar el registro.
Registro de Adendas
Para el registro de adendas seleccionar la opción Registro de Adendas
Ingrese el código de expediente y presione el botón Buscar
El sistema le mostrara la pantalla de captura con los datos del expediente en la parte superior
Debe seleccionar le tipo de adenda
Ingrese los datos respectivos y presione Grabar
A continuación presione Asignar para proceder a asignar el registro y que se proceda con la evaluación técnica.
Haga clic en la pestaña Evaluación Técnica.
Evaluación Técnica de Adendas
En la evaluación técnica el sistema muestra
Se ingresa los datos de endoso presentado, fianza de cumplimiento, justificación, análisis y la recomendación.
A continuación se presiona el botón Aprobación Preliminar
El sistema genera el formato de informe F2 y lo muestra en pantalla.
A continuación presione Aprobar y Concluir Evaluación
Consulta de Seguimiento
La consulta de seguimiento permite acceder a la información de los expediente, para esto debe ir la opción Consulta de Seguimiento, generalmente es la última opción en su menú de opciones.
El sistema le muestra una pantalla con varios parámetros de búsqueda, entre más parámetros conozca más precisa y rápida será la búsqueda.
El resultado de la búsqueda será mostrado en la parte inferior con algunos datos generales del cada registro.
Si desea ver el contenido del expediente electrónico para un expediente en particular, selecciónelo de la lista de resultado y el sistema le abrirá el mismo.
Para ver información relacionada a cada tópico del expediente, seleccione la pestaña dando clic sobre la misma.
