CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS
DAI-AI-1018-2016
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR (QUITO)
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES ENTREGADOS EN COMODATO.
TIPO DE EXAMEN: EE PERIODO DESDE • 2010/11/01 HASTA: 2015/12/31
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL
0003-BCE-AI-2016
INFORME GENERAL
EXAMEN ESPECIAL: Al proceso de administración de bienes entregados en comodato, por el período comprendido entre el 1 de noviembre de 2010 y el 31 de diciembre de 2015.
0002
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
EXAMEN ESPECIAL: Al proceso de administración de bienes entregados en comodato, por el período comprendido entre el 1 de noviembre de 2010 y el 31 de diciembre de 2015.
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL Quito - Ecuador
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
BCE Banco Central del Ecuador
DA Dirección Administrativa
DNAIG Dirección Nacional de Auditoría Interna Gubernamental
INMOBILIAR Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público
SIF Sistema de Información Financiera
USD Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica
0004
ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINA
Carta de presentación
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del Examen 2
Objetivos del Examen 2
Alcance del examen 2
Base Legal 2
Estructura Orgánica 3
Objetivos de la Entidad 5
Monto de recursos examinados 5
Servidores relacionados 5
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
No se efectuó el seguimiento periódico de los bienes entregados en
comodato 6
Mantenimiento de vehículo entregado a la Presidencia de la
República 10
Inmuebles transferidos por el BCE a INMOBILIAR se mantienen en
registros contables del Banco Central del Ecuador 14
ANEXO
1. Servidores relacionados
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Banco Central del Ecuador
E
itrazior.a.
Quito, DM.,
Señor
GERENTE GENERAL
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR Presente
AUDITORIAS INTERNA en,.
APROBADO POR
Tert.J8 •
1
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna Gubernamental del Banco Central del Ecuador, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial "al proceso de administración de bienes entregados en comodato", por el período comprendido entre el 1 de noviembre de 2010 y el 31 de diciembre de 2015.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Econ. Vicente Eduardo Saavedra Alberca DIRECTOR NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
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Dirección: Av. 10 de Aposcio NI 1-409 y Briceño. Teléfono Matriz: 593-02-393-8600.Guayaquil :593-04-372-9593. Casilla postal: 339
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en el Banco Central del Ecuador, se realizó en cumplimiento de la Orden de Trabajo 0003-BCE-Al-2016 de 19 de enero de 2016, con cargo al Plan Operativo de Control del año 2016, de la Dirección Nacional de Auditoría Interna Gubernamental del Banco Central del Ecuador.
Objetivo del Examen
General
Determinar que la administración en la entrega y control de los bienes entregados en comodato por el Banco Central del Ecuador, esté acorde a la normativa legal vigente.
Alcance del examen
El examen especial al proceso de administración de bienes entregados en comodato, cubrió el período comprendido entre el 1 de noviembre de 2010 y el 31 de diciembre de 2015
Base legal
Con Registro Oficial 283 de 12 de marzo de 1927, se expidió la Ley Orgánica del Banco Central del Ecuador, iniciando sus operaciones el 10 de Agosto de 1927.
La Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 196 de 26 de enero de 2006, definió las nuevas funciones del Banco Central del Ecuador en la formulación e implementación de la política monetaria, cambiarla y construcción de un ambiente de estabilidad económica en el país.
El artículo 50 de la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado, modificado por el artículo 1 de su Ley reformatoria, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 40, del 5 de octubre de 2009, establece:
"...El Banco 'Central del Ecuador es una persona jurídica de derecho público, de duración indefinida, es responsable de su gestión técnica y administrativa y con patrimonio propio (O.)".
La organización, funciones y atribuciones se rigen además por la Regulaciones y Resoluciones que dicta el Directorio, así como por las leyes y normas vigentes para el sector público.
De conformidad con lo dispuesto en los artículos: 26, 27 y 28 del Código Orgánico Monetario y Financiero, emitido en el Segundo Suplemento del Registro Oficial 332 de 12 de septiembre 'de 2014, el Banco Central del Ecuador es una persona jurídica de derecho púbico, parte de la Función Ejecutiva, de duración indefinida, con patrimonio propio, autonomía administrativa y presupuestaria, cuya organización y funciones están determinadas en la Constitución de la República, el Código en referencia, las regulaciones expedidas por la Junta de Política Monetaria y Regulación Monetaria y Financiera; y, los' reglamentos internos, con la finalidad de instrumentar las políticas:
monetaria, crediticia, cambiaria y financiera del Estado.
Estructura orgánica
El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Banco Central del Ecuador, publicado en la Edición Especial del Registro Oficial 157 de 30 de julio de 2014; y, su Reforma emitida el 8 de octubre de 2014, establece la siguiente estructura orgánica:
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Coordinación General Administrativa Financiera
Constituye un Proceso Adjetivo en la estructura del Banco Central del Ecuador, que proporciona productos o servicios a los procesos gobernantes y sustantivos, se encuentra organizada por los siguientes procesos:
- Dirección de Administración de Recursos Humanos - Dirección Administrativa
- Dirección Financiera
- Dirección de Gestión Documental y Archivo
Dirección Administrativa
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INNOVACIÓN Y DESARROLLO
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ECCIÓN DE CONIUNICAC SOCLM
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Su misión es garantizar un servicio adecuado de dotación de equipos, infraestructura, mantenimiento y transporte a los usuarios internos y externos; así como la adquisición
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4
0008
de productos y servicios conforme a las normas establecidas y a los requerimientos institucionales, y se encuentra conformada de la siguiente manera:
Unidades de:
- Gestión de Infraestructura y Mantenimiento * - Gestión de Com' pras Públicas
Gestión de Servicios Generales *
,* Gestión respoi nsable del registro y control de los bienes de la Institución.
Objetivos de la entidad
Los objetivos del Banco Central del Ecuador, según el Plan Estratégico 2012-2017, relacionados con la presente acción de control, son los siguientes:
- Fortalecer la Institución, su estructura organizacional y procesos, para contribuir al cumplimiento de los objetivos del Banco Central del Ecuador y alcanzar mayor credibilidad interna y externa.
- Fortalecer la cultura institucional, la formación y el compromiso de las personas que acompañen al logro de los objetivos institucionales.
Monto de recursos examinados
A base de la información obtenida del Sistema de Información Financiera (SIF), de la cuenta contable 713205 "Bienes en Comodato", el monto de los recursos analizados durante el período sujeto a examen, asciende a 2 946 677,50 USD, que corresponde a comodatos otorgados por el Banco Central del Ecuador a nivel nacional, compuesto de bienes adquiridos por la Institución, como producto de su actividad bancaria.
Servidores relacionados Constan en Anexo 1.
5
0008V
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
No se efectuó el seguimiento periódico de los bienes entregados en comodato
De la información proporcionada por la Dirección Administrativa se determinó que, no hubo el seguimiento de los bienes entregados en comodato, por lo menos una vez al año, durante el período bajo examen, para verificar el cumplimiento de las obligaciones de las entidades comodatarias, así como la constatación física de su estado, conforme lo establecido en los contratos de comodato respectivos.
Al respecto, el artículo 12.- Obligatoriedad de inventarlos, del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, vigente hasta el 10 de septiembre de 2015, dispone:
"...El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año (...)".
Y las Normas de Control Interno 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración y 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración, en su orden, establecen:
"...La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año... De esta diligencia se elaborará un acta... también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso (...)".
"...El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración. La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil (...)".
1,
Lo descrito se produjo por cuanto los Directores Administrativos en funciones, durante los períodos comprendidos entre: 25 de junio de 2012 al 15 de julio de 2014; 4 de agosto de 2014 y el 20 de enero de 2015; y, 23 de enero al 16 de octubre de 2015; y la Directora de Oficina Administrativa Guayaquil del período 2 de abril al 30 de julio de 2014, no dispusieron ni supervisaron el seguimiento periódico de los contratos de comodato, para verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales.
Lo que ocasionó que se desconozca el estado de los bienes y el uso dado por los comodatarios; así como, no se registró contablemente la devolución de bienes por terminación del contrato o por decisión del comodatario.
Lo comentado fue comunicado a los servidores relacionados, conforme se indica en el siguiente cuadro:
OFICIO ' FECHA CARGO PERIODO
DESDE HASTA BCE-DNAIG-EG-008-2016 2016-03-23 Directora Administrativa 2015-10-19 2015-12-31 BCE-DNAIG-EG-009-2016 2016-03-23 Director Administrativo 2015-01-23 2015-10-16 BCE-DNAIG-EG-010-2016 2016-03-23 Director Administrativo 2014-08-04 2015-01-20 BCE-DNAIG-EG-011-2016 2016-03-23 Director Administrativo 2012-06-25 2014-07-15 BCE-DNAIG-EG-015-2016 2016-03-23 Guayaquil Directora Oficina Administrativa 2014-04-02 2014-07-30
En oficio BCE-DA-0205-2016 de 31 de marzo de 2016, la Directora Administrativa del período comprendido entre el 19 de octubre y el 31 de diciembre 2015, indicó:
".. Al respecto la Dirección Administrativa a través de la Unidad de Servicios Generales y la Unidad de Infraestructura y Mantenimiento, ahora con el nuevo estatuto denominadas Gestión de Servicios Institucionales y la Gestión de Bienes Inmuebles y Mantenimiento, realizó las constataciones e inspecciones a los bienes dados en comodato (...)'".
En efecto, remitió 7 actas de inspecciones a bienes muebles y 7 informes de seguimiento a bienes inmuebles entregados en comodato; gestiones efectuadas durante el año 2015 y febrero de 2016; sin embargo, todas corresponden a contratos de comodato suscritos por los Directores Administrativos de la Casa Matriz del BCE y no se incluyen documentos que evidencien las gestiones de seguimiento de aquellos contratos suscritos por las autoridades de las oficinas del Banco en Guayaquil y
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•
Cuenca, pese a que desde el 30 de julio de 2014, su administración se encuentra bajo responsabilidad de la Dirección Administrativa.
Además, añadió:
"...la Dirección Administrativa con memorando Nro. BCE-DA-2016-0845-M...
de fecha 28 de marzo de 2016 dispuso "...que en base a los contratos de comodato vigentes se cumpla con la normativa indicada y se ponga en conocimiento de esta Dirección:.- Cronograma de constatación física de comodatos para el año 2016, según sus competencias.- Una vez realizada la constatación presentar un Informe de constatación donde se adjunte el acta respectiva (...)".
El Director Administrativo en funciones durante el período comprendido entre el 25 de junio de 2012 y el 15 de julio de 2014, en comunicaciones de 4 y 5 de abril de 2016, en su orden, señaló:
1.- Es importante mencionar que para la prestación de los bienes tanto muebles como inmuebles a otras instituciones públicas, existieron en mi administración como Director Administrativo del Banco Central del Ecuador de ese entonces funcionarios de esta Institución que se dedicarían exclusivamente a dar cumplimiento conforme a la normativa en cuanto al seguimiento, buen recaudo y la administración de los mismos precautelando así los intereses institucionales.- Para demostración de lo expuesto anteriormente dentro de mi período de competencia en /a ciudad de Quito fue contratada una profesional que apoyaría específicamente al subproceso de infraestructura para dar cumplimiento precisamente a este objetivo.- En el caso especifico relacionado con las oficinas de la planta baja y mezzanine del Edificio Yurac Pirca ubicado en el Pasaje Carlos Ibarra entre Avenida 10 de Agosto y Calle Santa Prisca de la ciudad de Quito existe el informe BCE-DA-SlyM-0327-2015 de 04 de agosto del 2015 como muestra de las constates inspecciones que se realizaban a los inmuebles del Banco Central del Ecuador (...)".
"...dentro de mi período de competencia únicamente en la ciudad de Quito existe como respaldo el acta de inspección a las 32 ametralladoras que se encuentra en calidad de comodato al Servicio de Protección Presidencial de la Presidencia de la República y fue realizada a los quince días del mes de Octubre del dos mil catorce que me permito adjuntar para su validación correspondiente (...)".
Como se evidencia de las respuestas citadas, los casos puntuales de seguimiento mencionados fueron ejecutados con fechas posteriores al período de gestión del Director Administrativo.
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Director Administrativo del período comprendido entre el 23 de enero y el 16 de octubre 2015, manifestó:
"...debo aclarar que con Memorando No. BCE-CGAF-2016-0073-M de 22 de enero de 2016 e Informe No. 001-GALMACEN-DA-2016 de 25 de enero de 2016, debidamente suscritos por el Coordinador General Administrativo Financiero y Guardalmacén General respectivamente.., señalan que existe un cumplimiento del 15%, en cuanto a lo que determina la normativa descrita en el artículo 10 del Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público; sin embargo, debido a que se presentaron actividades no planificadas, mismas que alteraron el normal desarrollo y que a continuación se detallan:.- •Regularización de funcionarios que se encuentran en el proceso de renuncias de la Institución.
Aproximadamente 120 funcionarios.- •Apoyo de estibaje a diferentes áreas que se encuentran en procesos de reestructuración o de movimiento de áreas de trabajo, como el área de Proyecto de Banca Cerrada, Jurídico, Innovación y Desarrollo, etc.- •Apoyo logístico y estibaje de bienes muebles, equipos y escombros de la Casa de la Moneda.- •Movimiento constante de bienes muebles y equipos en desuso a la bodega Omega y Santa Lucía (...)".
Se efectuó el seguimiento de varios bienes entregados en comodato por el BCE, sin embargo no se aplicó ese procedimiento para la totalidad de los bienes por lo menos una vez al año, por lo cual Auditoría se ratifica en su comentario.
Conclusión
El Banco Central del Ecuador no efectuó el seguimiento por lo menos una vez al año, de los bienes entregados en comodato durante el período bajo examen, para verificar el cumplimiento de las obligaciones de las entidades comodatarias, así como la constatación física de su estado, conforme lo establecido en los contratos de comodato pertinentes; al respecto, existen las siguientes disposiciones legales:
artículo 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, las Normas de Control Interno 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración y 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración; hecho producido por cuanto los Directores Administrativos en funciones, durante el período bajo examen, no dispusieron ni supervisaron el seguimiento de los contratos de comodato, para verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales;
lo que ocasionó que se desconozca el estado de los bienes y el uso dado por los comodatarios; así como, no se registró contablemente la devolución de bienes por terminación del contrato o por decisión del comodatario.
9
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
1. Dispondrá a la Directora Administrativa, efectuar el seguimiento periódico de los bienes entregados en comodato, con el fin de determinar con oportunidad, su existencia, estado y uso.
Mantenimiento de vehículo entregado a la Presidencia de la República
Mediante contrato de comodato suscrito el 6 de junio de 2014, el Banco Central del Ecuador entregó a la Presidencia de la República, un vehículo marca Ford, modelo Explorer, color negro, año 2008, motor No. 8A38395, chasis 8XDEU73EX88A38395, placas GXH-0857, para ser destinado exclusivamente al uso de la Presidencia de la República, en sus actividades de seguimiento de compromisos y coordinación técnica a las instituciones del Sector Público.
Durante la constatación física efectuada el 9 de marzo de 2016, por el Equipo de Auditoría, conjuntamente con el Jefe de Transportes de la Presidencia de la República, se observó que el vehículo estacionado en el parqueadero de la Presidencia, en la calle Cuenca, no estaba funcionando; situación confirmada con los documentos proporcionados por dicho servidor, que evidencian que el vehículo no se encontraba en circulación ni prestando servicio, desde febrero de 2104, por sufrir daños en el motor y la caja de cambios:
- Informe Técnico Mecánico 022-2014 de 20 de febrero de 2014, que en lo pertinente señala:
"...la caja de cambios automática del vehículo en mención presenta falla (no cambia de marchas de velocidad), por falta de presión hidráulica y desgaste en los elementos internos, por lo que es necesario... Reparar caja automática de cambios....- Trabajos que son necesarios para recuperar el buen funcionamiento y operatividad del vehículo (...)".
- Reporte de la Revisión Técnica Vehicular del Distrito Metropolitano de Quito, de 4 de junio de 2014, con resultado CONDICIONADO, que contiene defectos visuales Tipo 3, entre ellos:
"...VERTIDO DE ACEITE CARTER MOTORITRANSMISION...- EMISIÓN HUMO AZUL EN ESCAPE (NO SE REALIZA PRUEBA EMISIONES) y negro
Al respecto, el Contrato de Comodato en sus Cláusulas Décima: Supervisión del Contrato de Comodato; y, Undécima: Terminación del Contrato, en su orden, establecen como obligaciones para el BCE en calidad de comodante:
"...El responsable de la Unidad de Transportes del COMODANTE será el encargado de supervisar que la COMODATARIA dé cumplimento a todas y 11 cada una de las cláusulas del presente instrumento (...)".
"...el Comodante queda facultado para dar por terminado el presente contrato, por su sola voluntad y sin necesidad de trámite o requisito previo de clase alguna, en caso de que la Comodataria incumpliere una o varias de las obligaciones que contrae en virtud de este contrato (.4".
El artículo 12.- Obligatoriedad de inventarios, del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, vigente hasta el 10 de septiembre de 2015, dispone:
"...El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de cada año (...)".
Y la Norma de Control Interno 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, establece:
"...La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración. Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año... De esta diligencia se elaborará un acta... también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso (..)".
Situación producida por cuanto los Directores Administrativos del BCE, de los períodos: 4 de agosto de 2014 al 20 de enero de 2015; y, 23 de enero 2015 al 16 de octubre de 2015, no dispusieron ni supervisaron el seguimiento del estado y
o $\
11
0011V el
mantenimiento del vehículo entregado a la Presidencia de la República, y, el servidor Encargado de la Unidad de Transportes del Banco Central del Ecuador, durante el período comprendido entre el 18 de abril de 2013 y el 31 de octubre de 2015, no realizó la evaluación del cumplimiento del contrato, para verificar el estado y mantenimiento del vehículo.
Dando lugar a que el BCE no conozca en su oportunidad que el vehículo entregado en comodato a la Presidencia de la República, estaba parqueado sin prestar servicio por daños mecánicos, expuesto a un mayor deterioro; y, sin haberse adoptado las acciones necesarias para su reparación y puesta en funcionamiento, por parte de la comodataria.
Lo comentado fue comunicado a los servidores relacionados, conforme se detalla en el siguiente cuadro:
OFICIO FECHA CARGO PERIODO
DESDE HASTA BCE-DNAIG-EG-004-2016 2016-03-22 Directora Administrativa 2015-10-19 2015-12-31 BCE-DNAIG-EG-005-2016 2016-03-22 Director Administrativo 2014-08-04 2015-01-20 BCE-DNAIG-EG-006-2016 2016-03-22 Director Administrativo 2015-01-23 2015-10-16 BCE-DNAIG-EG-007-2016 2016-03-22 Encargado de la Unidad de Transportes
del BCE 2013-04-18 2015-10-31
BCE-DNAIG-C-079-2016 2016-03-23
Coordinador General Administrativo Financiero - Secretaría General de la Presidencia de la República
2013-07-31 2015-12-31
En respuesta a la comunicación de Auditoría, la Directora Administrativa del BCE con oficio BCE-DA-0203-2016 de 29 de marzo de 2016, señaló:
".../a Dirección Administrativa a través de la Gestión de Administración de Vehículos Institucionales, con fecha 01/02/2016 realizó la inspección al vehículo en comodato mencionado, en conjunto con el... Jefe de Transporte de la Presidencia de la República, lo que se refleja en el "ACTA DE INSPECCIÓN DE COMODATO DE VEHÍCULOS"... en la parte pertinente de Observaciones dice: "VEHÍCULO SIN CEREBRO, SIN TABLERO CENTRAL, NO ENCIENDE (MÁS DE 1 AÑO) PROBLEMAS EN MOTOR Y CAJA POR HISTORIAL DE VEHÍCULO...- Con memorando BCE-DA-2016-0844-M... de... 28 de marzo de 2016 se dispone al... Responsable de la Gestión de Administración de Vehículos Institucionales, "... se ponga en conocimiento de esta Dirección... las acciones del caso que se deberán efectuar respecto a las novedades que se encontraron (...)".
El servidor Encargado de la Unidad de Transportes del BCE, del período comprendido entre el 18 de abril de 2013 y el 31 de octubre de 2015, en comunicación de 31 de marzo de 2016, indicó:
"...Realmente no puedo sustentar documentalmente para poder explicar las gestiones que se realizaron con respecto al vehículo entregado a la Presidencia de la República ya que toda la documentación la tiene el señor ..., Responsable del seguimiento de los contratos en comodato.- Debo indicar que cuando se hizo la renovación del contrato en comodato se realizó el informe técnico (no recuerdo si hubo novedades), pero en el caso de que hubo novedades no se hubiera renovado el contrato antes de que sean subsanadas, es decir hubo la renovación y el auto se encontraba en perfecto estado mecánico, una vez firmado el contrato en una de las clausulas del mismo indica que el comodatario es responsable de la matriculación, mantenimiento y en otras por el plazo que dure el contrato, por lo que los responsables del buen estado del vehículo es el comodatario según la clausula del contrato, ya que está incumpliendo según lo que estipula el contrato (..)".
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Director Administrativo en funciones desde el 23 de enero al 16 de octubre de 2015, en comunicación de 12 de abril de 2016, manifestó:
"...Sobre este tema me permito adjuntar copia del Memorando No. BCE-DA- 2016-0747-M de 21 de marzo de 2016, suscrito por el Jefe de la Unidad de Transportes, mediante el cual manifiesta que el vehículo Ford Explorer, placa GXH-857 entregado en Comodato a la Presidencia de la República, luego de una inspección presenta faltantes de partes y accesorios como: (unidad central electrónica) computadora, caja completa de fusibles, tableta de instrumento, radio y daño en parte superior de la puerta derecha, no está operativo, la carrocería se encuentra deteriorada, no tiene mantenimiento preventivo y correctivo.- Además, debo indicar que sobre este particular el anterior Jefe de Transporte no reportó oportunamente esta novedad, por lo tanto la Dirección Administrativo (sic)no procedió a disponer ninguna acción para determinar la responsabilidad de este caso (...)".
Las respuestas citadas, evidencian que no se realizó la evaluación del cumplimiento del contrato, para verificar el estado y mantenimiento del vehículo, lo que no permitió determinar oportunamente sus daños, por lo cual Auditoría se ratifica en su comentario.
Conclusión
Mediante contrato de comodato suscrito el 6 de junio de 2014, el Banco Central del Ecuador entregó a la Presidencia de la República, un vehículo marca Ford, placa
De/
13
0012V
GXH-0857, modelo Explorer, el cual en la verificación efectuada por Auditoría, el 9 de marzo de 2016, se observó que no estaba funcionando; al respecto, existen las siguientes disposiciones legales: cláusulas décima y undécima del Contrato de Comodato, artículo 12 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; y, la Norma de Control Interno 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración. Situación producida por cuanto los Directores Administrativos del BCE, no dispusieron ni supervisaron el seguimiento del estado y mantenimiento del vehículo entregado a la Presidencia de la República; y, el servidor Encargado de la Unidad de Transportes del Banco Central del Ecuador no realizó la evaluación del cumplimiento del contrato para verificar el estado y mantenimiento del vehículo; lo que dio lugar a que no se haya establecido en su oportunidad por parte del BCE, que el vehículo entregado en comodato a la Presidencia de la República, se encontraba parqueado sin prestar servicio por daños mecánicos; y, consecuentemente no se tomaron las acciones necesarias para la reparación y puesta en funcionamiento, por parte de la comodataria.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
2 Tramitará la terminación del contrato de comodato suscrito con la Presidencia de la República para la entrega del vehículo marca Ford, modelo Explorer, de placas GXH-0857, en las mismas condiciones que la entidad comodataria lo recibió, salvo el deterioro normal por su uso, debiendo para el efecto suscribirse el acta de entrega recepción correspondiente.
Inmuebles transferidos por el BCE a INMOBILIAR se mantienen en registros contables del Banco Central del Ecuador
El 4 de marzo de 2015, el Banco Central del Ecuador suscribió con la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, la escritura pública de Cesión de Derechos y Transferencias de Dominio de Bienes Inmuebles a Título Gratuito del Edificio Finansa, conocido como edificio VALCO, ubicado en la ciudad de Guayaquil, los cuales se identifican como:
Oficinas 1, 2 y 3 del décimo piso;
Oficinas 1, 2 y 3 del décimo primer piso;
Oficina 1 del décimo tercer piso;
Oficina 2 del octavo piso;
Estacionamientos 14, 36 y 37 del primer piso;
Estacionamiento 32 del tercer piso.
Transferencias efectuadas en cumplimiento del Decreto Ejecutivo 52 de 22 de julio de 2013, publicado en el Registro Oficial 57 de 13 de agosto de 2013, mediante el cual el Presidente de la República, dispuso que el Banco Central del Ecuador transfiera a título gratuito a favor de INMOBILIAR, la propiedad de los bienes inmuebles, que fueron recibidos por la Institución como dación en pago.
La citada escritura fue inscrita en la Empresa Pública Municipal Registro de la Propiedad Guayaquil, el 9 de junio de 2015; sin embargo, hasta el 31 de diciembre de 2015, fecha de corte del examen, esos bienes constaban registrados en el Banco, en la cuenta contable 182200 No Utilizados por la entidad, Auxiliar 102684 Edificios BCE Guayaquil.
El artículo 4, del Decreto Ejecutivo No. 52, dispone:
"...En forma inmediata el Banco Central del Ecuador e INMOBILIAR procederán a efectuar todos los actos y contratos necesarios para la plena validez de las transferencias de dominio previstas en el presente Decreto Ejecutivo y su respectiva inscripción (...)".
Y la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera, señala:
"...Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información (...)".
Lo descrito se produjo por cuanto el Director Administrativo del período comprendido entre el 23 de enero y el 16 de octubre de 2015, y, el servidor Responsable de la Unidad de Bienes Inmuebles y Mantenimiento del período 1 de noviembre 2014 a 31
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de diciembre de 2015, no realizaron la supervisión, seguimiento y gestiones necesarias, para dar de baja de los registros contables del BCE los inmuebles transferidos a INMOBILIAR.
Situación que ocasionó que el saldo contable del activo fijo del Banco al 31 de diciembre de 2015, se encuentre sobrestimado en 578 831,69 USD, y consecuentemente no sea una fuente de información confiable para el análisis o toma de decisiones gerenciales.
La situación descrita se puso en conocimiento de los servidores relacionados, con las comunicaciones detalladas a continuación:
OFICIO FECHA CARGO PERIODO
DESDE HASTA BCE-DNAIG-EG-016-2016 2016-03-23 Directora Administrativa 2015-10-19 2015-12-31 BCE-DNAIG-EG-017-2016 2016-03-23 Director Administrativo 2015-01-23 2015-10-16 BCE-DNAIG-EG-019-2016 2016-03-23 Responsable Unidad Bienes 2014-11-01
Inmuebles y Mantenimiento 2015-12-31
Con oficio BCE-DA-0204-2016 de 31 de marzo de 2016, la Directora Administrativa del período 19 de octubre de 2015 al 31 de diciembre de 2015, señaló:
".. Al respecto la Dirección Administrativa con memorando Nro. BCE-DA-2016- 0858-M (Anexo 1) de fecha 29 de marzo de 2016 dispuso "...se realice el trámite correspondiente para la obtención de una copia certificada de la escritura notaria (sic) del Edificio Finansa, conocido como edificio Valco y el Acta entrega recepción, documentos habilitantes para que se proceda con el registro contable.- Con memorando BCE-DA-2016-0900-M (Anexo 2), de fecha 31 de marzo de 2016 se solicita al Coordinador Administrativo Financiero "... se sirva designar a los miembros que suscribirán el Acta de Entrega Recepción, del bien inmueble del Banco Central del Ecuador denominado "Edificio Valco", ubicado en la ciudad de Guayaquil, en la Av. 9 de Octubre y Av. Chile (...)".
Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Director Administrativo del período comprendido entre el 23 de enero y el 16 de octubre de 2015, en comunicación de 12 de abril de 2016, indicó en lo pertinente:
"...Es importante mencionar que se han realizado gestiones con relación a la entrega de la escritura con Inmobiliar, sin tener respuesta alguna hasta la presente fecha, cuya documentación de respaldo se evidencia en correos electrónicos.- La Directora Administrativa, mediante Memorando No. BCE-DA- 2016-1022-M de 8 de abril de 2016, que adjunto, señala que lnmobiliar no ha
remitido la escritura original, requisito indispensable para dar de baja del activo varias oficinas y estacionamientos ubicados en el Edificio Valco de la ciudad de Guayaquil; sin embargo como opción se ha solicitado a la Notaría Cuadragésima una copia certificada de la escritura, para lo cual se autorizó el pago anticipado a favor del Dr.... del Cantón Guayaquil, para el trámite de la entrega de copia certificada de la escritura (...).
De lo citado se desprende que la gestión para obtener la escritura que permita efectuar la regularización contable del bien inmueble transferido a INMOBILIAR, no se realizó en el segundo semestre de 2015 (posterior a la inscripción de la escritura en la Empresa Pública Municipal de Registro de la Propiedad Guayaquil), por lo cual el Equipo de Auditoría se ratifica en su comentario.
Conclusión
Mediante escritura pública suscrita el 4 de marzo de 2015, por el Banco Central del Ecuador y la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, se transfirió a título gratuito varias oficinas y parqueaderos del Edificio Finansa, conocido como edificio VALGO, ubicado en la ciudad de Guayaquil, la que fue inscrita en la Empresa Pública Municipal Registro de la Propiedad Guayaquil, el 9 de junio de 2015;
sin embargo, hasta el 31 de diciembre de 2015, fecha de corte del examen, esos bienes constaban registrados en el Banco Central del Ecuador, en la cuenta contable 182200 No Utilizados por la entidad, Auxiliar 102684 Edificios BCE Guayaquil; aí respecto, existen las siguientes disposiciones legales: artículo 4 del Decreto Ejecutivo 52; y, la Norma de Control Interno 405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera. Lo descrito se produjo por cuanto el Director Administrativo, y, el Responsable de la Unidad de Bienes Inmuebles y Mantenimiento, no realizaron la supervisión, seguimiento y gestiones necesarias para dar de baja de los registros contables del BCE los inmuebles transferidos a INMOBILIAR; situación que ocasionó que el saldo contable del activo fijo del Banco al 31 de diciembre de 2015, se encuentre sobrestimado en 578 831,69 USO.
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Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
3. Dispondrá se realice las gestiones para registrar en cuentas del Banco Central del Ecuador, la Cesión de Derechos y Transferencias de Dominio de Bienes Inmuebles a Título Gratuito del Edificio Finansa (VALGO), ubicado en la ciudad de Guayaquil, transferidos a la Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR, en marzo de 2015.
E icente Eduardo Saavedra Alberca DIRECTOR NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA GUBERNAMENTAL
