Planilla de Cálculos

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Universidad Nacional de Luján Universidad Nacional de Luján Universidad Nacional de Luján Universidad Nacional de Luján

Departamento de Ciencias Básicas División Estadística y Sistemas

Taller para el desarrollo de Competencias Básicas en Informática

Planilla de Cálculos

MANUAL DE REFERENCIA

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Índice Índice Índice Índice

PLANILLA DE CÁLCULO:... 1

¿ CÓMO SE TRABAJA DENTRO DE EXCEL ?... 7

Cómo grabar una hoja en Excel ... 9

Cómo abrir una hoja en Excel... 10

¿ Qué es una celda Activa ? ... 10

Movimientos... 10

Modificación de datos ... 11

Selección de elementos en una hoja... 11

CONFECCIONANDO UNA PLANILLA ... 12

Cómo cambiar el ancho de una columna ... 13

Cómo obtener el ancho ideal... 13

Cómo ingresar fórmulas ... 13

Cómo copiar un rango de datos... 13

Introduciendo funciones ... 15

Cómo utilizar el asistente de funciones ... 15

Cómo mover datos ... 16

Cómo eliminar e insertar filas y columnas ... 16

Cómo desplazar rangos de celdas... 17

UTILIZANDO FORMATOS ... 18

Negrita cursiva y subrayado... 18

Cómo cambiar la tipografía de las celdas... 18

Cómo cambiar la tipografía de los textos ... 18

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Cómo colocar líneas y recuadros... 19

Cómo alinear verticalmente un texto ... 20

Cómo cambiar el color del texto... 20

Cómo insertar textos rotados... 20

Cómo acomodar mucho texto en una sola celda ... 20

Cómo ajustar textos verticales... 20

Cómo asignar formatos a números ... 20

Cómo asignar formato monetarios... 21

Cómo asignar un formato de porcentaje ... 21

Herramientas adicionales... 22

Cómo proteger los datos ... 22

Cómo desactivar la protección ... 23

Cómo proteger la planilla ... 24

IMPRIMIENDO ... 26

Cómo imprimir rápidamente... 26

Cómo controlar la impresión... 26

Cómo definir un rango de impresión ... 27

Cómo definir los márgenes ... 28

Definiendo encabezados y pies de página ... 29

Cómo obtener la prevista ... 30

Cómo imprimir ... 32

GRÁFICOS ... 34

Cómo reubicar un gráfico... 35

Cómo modificar el tamaño de un gráfico ... 35

Cómo definir una serie de datos ... 35

Cómo agregar una serie de datos ... 36

Cómo modificar las leyendas ... 37

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Cómo utilizar grillas... 38

Cómo agregar títulos y referencias ... 38

Cómo modificar el formato de los textos ... 39

Cómo crear gráficos superpuestos ... 39

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Planilla de cálculo Planilla de cálculo Planilla de cálculo Planilla de cálculo

Todos sabemos lo fácil que es llevar la contabilidad de los gastos, este trabajo se complica (obviamente) a medida que se suman cálculos y cifras. Los dedos son y serán un elemento de utilidad absoluta, también lo es nuestra mente. Pero si hablamos de la contabilidad de un negocio, del hogar en general y de cualquier trabajo en el que sean necesarios cálculos en gran cantidad la cosa se pone realmente difícil. Para salvarnos llegaron las planillas de cálcu- lo.

Las usaremos para evitar mil cálculos engorrosos y complicados multi- plicaciones, divisiones, sumas y restas de varias cifras y con decimales, tam- bién funciones trigonométricas (seno, coseno, tangente) y logaritmos, funciones estadísticas y lógicas. Cuando tengamos que juntar varios de estos elementos la cosa se complicará y bastante.

Por el año 1977 Dan Bricklin cansado de los cálculos de contabilidad junto con su amigo y programador Robert Frankston en 1978 comenzaron a crear el primer intento de una planilla de cálculo. El programa que realizaron fue tomando forma hasta convertirse en lo que fue la primer planilla de cálculo, bautizada VisiCalc, contracción de VISIble CALCulator.

Con la llegada de la primer computadora personal (Apple II), al poco tiempo salió VisiCalc para esta computadora. De allí en más lo que era un "ju- guete" paso a ser una muy útil herramienta de trabajo.

El gran auge de las planillas de cálculo vino con Lotus 1-2-3, comerciali- zado en enero de 1982. Es en ese momento en el que Lotus 1-2-3 copo el mercado, luego salieron a competirle Quattro Pro de Borland y Excel de Micro- soft. Si bien Lotus 1-2-3 es un clásico, Borland y Microsoft lo han superado en varios aspectos pero siempre conservan (por querer imponerse sin grandes cambios a Lotus 1-2-3) entre ellas un formato muy similar.

Algunas Algunas Algunas

Algunas característicascaracterísticascaracterísticas decaracterísticasdede ladelala planillalaplanillaplanillaplanilla dededede cácácácálculo.lculo.lculo.lculo.

Usaremos para trabajo con WINDOWS la planilla creada por MICROSOFT llamada EXCEL. La misma está dividida en columnas y filas. Las primeras se ubican en forma vertical, son 256 y se denominan por medio de letras, que van desde la A hasta la IV. Las filas, en cambio, se denominan por medio de números que van desde el 1 hasta el 16.384, tenemos disponibles 4.194.304 celdas para trabajar.

En ellas podemos poner: etiquetas, números y fórmulas, cada celda tiene capacidad desde 1 hasta 254 caracteres.

Trabajaremos en lo que se llama presentación WYSIWYG sigla que se obtiene de la expresión What You See Is What You Get (lo que se ve es lo que se obtiene) que nos muestra en la pantalla lo mismo que obtendremos en el papel.

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Menús de persiana, ventanas dimensionables y desplazables, potentes herramientas de generación de gráficos, impresión en alta calidad.

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¿ Cómo se trabaja dentro de EXCEL ?

Para comenzar a trabajar en Excel debemos entrar primero al Windows, luego buscamos la ventana que contiene en icono de Excel y nos posicionamos con el puntero del Mouse sobre el, presionamos dos veces el botón de la izquierda y nos aparecerá el área o pantalla de trabajo (Figura 1).

Figura 1

En el área de trabajo se nos presenta una grilla o cuadrícula dividida en columnas identificadas por letras y en filas que se identifican por números. La intersección de la columna y la fila determina lo que llamamos celda o casilla que se denomina por la intersección de los rótulos (A1, B292, AA3908, etc.).

En cada celda podemos almacenar un número, un rótulo o una fórmula. La hoja está dividida en 256 columnas y 16.384 filas, dando un total de 4.194.304 celdas para utilizar.

A su vez en la parte inferior de la cuadrícula nos aparecen una solapas que dicen Hoja 1, Hoja 2, etc. a ellas las llamaremos plantillas; el conjunto de plantillas forman un Libro en Excel. De esta forma denominamos cada celda por el nombre de la plantilla y la dirección de esta, separadas por el símbolo ! (ALT + 173), por ejemplo: Hoja2!A5.

Cuando recién se comienza un trabajo aparece el área de trabajo con la barra de título como comienzo de pantalla que contiene en nombre de la apli- cación; Microsoft Excel y el nombre provisorio: Libro1.

En ella se pueden reconocer los elementos básicos que aparecen en la mayoría de los programas de gestión de hojas de cálculo, que a continuación se detallan:

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En la parte superior de la pantalla tenemos la Barra del Menú (Figura 2), por medio de ella accederemos a los distintos submenús de comandos e ins- trucciones de tipo persiana comunes en toda aplicación Windows. A la cual podemos acceder con el puntero del mouse (presionando una vez el botón izquierdo), con la tecla ALT (a la izquierda de la barra espaciadora) o con la tecla barra de dividir (/). Si utilizamos el mouse el menú se descolgará automática- mente, si utilizamos las teclas debemos con las teclas de dirección ubicarnos en un menú y presionar ENTER o utilizar la letra que está subrayada.

Figura 2

Una vez que desplegamos un menú, podemos movernos con las teclas de dirección para ir de un menú a otro. Para volver a la planilla presionamos ESC dos veces.

En la segunda línea tenemos la barra de botones (Figura 3) que agilizan el trabajo. Cada botón representa un comando y es más ágil que utilizar el me- nú descolgable.

Figura 3

Para conocer para que sirve cada botón solo debemos posicionarnos en el con el puntero del mouse y en unos segundos aparecerá la leyenda.

Como tercer línea de la pantalla nos aparece la Barra de fórmulas (Figu- ra 4), en ella se escribirá la información a introducir en la celda activa de la hoja. Accedemos con la tecla F2. En esta barra nos aparece a la izquierda de ella la casilla en la que estamos, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc.

Figura 4

Pulsando el botón se despliega la lista de nombres de celdas. En la parte central aparecen los botones de aceptar y rechazar los que pueden ser seleccionados con el mouse. Representan la tecla ENTER y ESC.

También aparece el botón que ayuda al ingreso de funciones.

Ocupando la mayor parte de la pantalla encontramos el Área de Traba- jo, que nos muestra parte de la hoja en la que estamos trabajando.

Al final de la pantalla tenemos la Línea de Estado, en esta línea Excel nos muestra sobre información sobre la opción del menú que se esté seleccionando.

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Taller para el desarrollo de Competencias Básicas en Informática CómoCómoCómo

Cómo grabargrabargrabargrabar unaunaunauna hojahojahojahoja enenenen ExcelExcelExcel Excel

Durante el trabajo siempre es conveniente guardar los cambios que se realizaron en la planilla. Esta tarea se realiza por tres caminos distintos: una opción es (si terminamos el trabajo) ir al menú Archivo y seleccionar la opción Salir, nos aparecerá entonces un cuadro que nos preguntará si queremos guardar los cambios al salir (Figura 5), presionamos ENTER o un click con el mouse en SI. A continuación nos aparecerá en pantalla (solo la primera vez que se grabe el archivo) un cuadro (Figura 6) en el que ponemos el nombre que le daremos al archivo y en que directorio del disco lo queremos ubicar. Si no es la primera vez que se graba este archivo lo grabará bajo el mismo nombre. Otra opción para grabar la hoja es posicionándose en el icono de graba- ción: , y como en el caso anterior si es la primera vez que se graba ese archivo nos aparecerá el cuadro de la figura 6, sino lo graba directamente. La última opción es desplegar el menú Archivo y seleccionar la opción Guardar nuevamente si es la primer vez nos pedirá el nombre del archivo (Figura 6).

La opción Guardar como ... la utilizaremos para grabar un archivo bajo otro nombre sin modificar el original. En este caso siempre aparecerá el cuadro de la figura 6.

Figura 5

Figura 6

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Cómo abrirabrirabrirabrir unaunaunauna hojahojahoja enhojaenenen ExcelExcelExcel Excel

Para abrir un trabajo ya realizado también tenemos varios caminos. Uno puede ser directamente posicionarnos en la lista de cuatro archivos (los últimos modificados) que aparece al pie del menú y con el botón izquierdo del mouse hacer un click. También podemos ir a la opción Abrir del menú Archivo, la diferencia con la anterior es que nos aparecerá un cuadro como el de la figura 7 que nos pedirá el nombre, la unidad de disco y la ubicación el árbol de directo- rios del archivo buscado.

Figura 7

¿¿¿

¿ QuéQuéQuéQué eseses unaesunaunauna celdaceldacelda ActivaceldaActivaActivaActiva ????

Denominamos celda activa a aquella en la que estamos ubicados, e identificamos por estar recuadrada con un borde grueso. Al ingresar a Excel, la celda activa es A1.

Movimientos MovimientosMovimientos Movimientos

Para desplazar el cursor dentro de la planilla se pueden usar tres sistemas:

Mouse: pinchando la casilla a la que queremos ir (situando el puntero del mouse en ella y pulsando el botón izquierdo).

Teclado: por medio de las teclas del cursor. La tecla de función F5: pul- sándola, introduciendo la dirección de la celda y apretando ENTER.

Con la tecla HOME vamos a la primer columna de la fila, con PAGE DOWN subimos la hoja, PAGE UP bajamos la hoja, CRTL + corre a la primer casilla que este ocupada hacia la derecha si no hay ninguna casilla ocupada va hacia el final de la fila, CTRL +  corre a la primer casilla que este ocupada hacia la izquierda si no hay ninguna casilla ocupada va hacia el inicio de la fila, con END y alguna de las teclas de cursor si estamos en un bloque

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escrito vamos hacia el final de un bloque escrito sino vamos al comienzo del bloque en el sentido indicado.

Modificación ModificaciónModificación

Modificación dedede datosdedatosdatos datos

Si queremos modificar los datos de una casilla debemos posicionarnos en ella y con el mouse en la barra de fórmulas, usar el doble click del mouse o ubicarnos en la casilla a modificar y presionar F2.

Si se quiere deshacer el último cambio podemos ir al menú Edición y pulsar sobre la opción Deshacer o podemos lograr el mismo efecto con el bo- tón .

Selección SelecciónSelección

Selección dededede elementoselementoselementoselementos enenenen unaunaunauna hohohohojajajaja

En EXCEL habitualmente se trabaja con bloques de casillas (también llamado Rango). Un bloque es un conjunto de casillas. Para usar una fórmula o marcar una serie de datos marcamos un bloque. Para marcar un bloque ) de casillas adyacentes uno de los métodos es usar el mouse, primero marcamos una de las puntas del bloque y manteniendo apretado el botón izquierdo nos movemos hasta llegar a la otra casilla. Es muy importante no largar el botón del mouse, ya que si lo largamos deberemos marcar el bloque nuevamente.

Para seleccionar casillas que no sean adyacentes debemos usar la tecla CTRL y marcar las casillas que usaremos. El secreto de este trabajo es no largar la teclas CTRL cuando hacemos las selecciones.

Para seleccionar columnas o filas completas debemos posicionarnos en la letra de la columna o en su defecto el número de la fila, presionamos el bo- tón izquierdo del mouse y remarcará la fila o columna seleccionada.

Para seleccionar toda la planilla debemos llevar el puntero del mouse al borde superior izquierdo (Figura 8) y lo marcamos con un click del mouse.

Figura 8

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Confeccionando una plan Confeccionando una plan Confeccionando una plan

Confeccionando una planiiiilla lla lla lla

Crearemos una hoja de cálculo sencilla, a la que debemos incorporarle nuevos elementos a lo largo del trabajo a realizar.

La tabla debe quedar así:

A continuación iremos al menú Archivo para grabar la hoja, también podemos pulsar CTRL + G o en la barra de botones. Por cualquiera de estas formas llegaremos al cuadro de grabación idéntico al visto en la figura 6.

En el lugar que dice ponemos ,para mo-

vernos dentro de este cuadro podemos utilizar el tabulador (TAB) para pasar de un lugar a otro o bien como es habitual el mouse, y luego damos . Nos aparecerá un cuadro (Figura 9) para que lo rellenemos con motivo de futuras referencias.

Observemos que en este cuadro ya no es Libro1 el nombre de la planilla sino que se ha cambiado por el nombre que le hemos asignado (Sueldos) mas la extensión que utiliza Excel para grabar las planillas (.XLS).

Figura 9

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Cómo cambiarcambiarcambiarcambiar elelel anchoelanchoanchoancho dededede unaunaunauna columcolumcolumcolumnanana na

Como observamos la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar los nombres, aunque el contenido de esa columna no afecta a la columna siguiente vamos a ampliarla. Una forma de realizar este trabajo es seleccionando el menú Formato estando posicionados en la columna B, optamos por Columna y luego Ancho, escribimos 25 y pulsamos ENTER. Otra forma muy práctica es ubicar el cursor entre los botones del encabezado de la columna hasta que el cursor se transforme en una doble flecha. Pulsamos y manteniendo presionado desplazamos el mouse agrandando o achicando el ancho de la columna.

Cómo CómoCómo

Cómo obtenerobtenerobtenerobtener elelelel anchoanchoancho idealanchoidealidealideal

Para que el ancho de columna sea ideal debemos colocar el cursor entre los botones del encabezado de la columna hasta que el cursor se transforme en una doble flecha y hacemos un doble click. Así el ancho se ajustará al ancho más largo que exista en la columna.

CómoCómoCómo

Cómo ingresaringresaringresaringresar fórmulasfórmulasfórmulasfórmulas

La característica principal de la planilla de cálculo es su facilidad para trabajar con fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemática- mente celdas y formar un esquema de cálculo que puede llegar a resultar muy complejo.

Primero llenamos la columna Básico y la columna Premio con los valores que están en la figura 10.

Para colocar la fórmula nos ubicamos en E5 y pulsamos =, nos movemos con las teclas de dirección hasta llegar a C5, presionamos el signo de multiplicación (*), nos movemos hasta D5 y presionamos ENTER. Nos apare- cerá en E5 el total a cobrar por ese empleado.

Figura 10

Cómo copiarcopiarcopiarcopiar unununun rangorangorango derangodede datosdedatosdatos datos

En nuestro caso la tabla es pequeña pero si tenemos que repetir la misma fórmula muchas veces lo que nos conviene es copiarla. Entonces lo que

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haremos es copiar el contenido de la celda E5 al rango E6:E9. Una de la opciones que tenemos para hacer este trabajo es posicionarnos en la casilla E5, ir al menú Edición, seleccionamos Copiar y con el mouse marcamos el rango E6:E9 (Figura 11) y del menú Edición elegimos Pegar, apretamos ESC y des- marcamos el bloque antes seleccionado. Otra forma de copiar es marcar la casilla a copiar, pulsar en la barra de botones el botón Copiar: , marcar el rango de destino y luego pulsar el botón Pegar para agilizar el trabajo.

También podemos en vez de pulsar botones o ir a Edición CTRL + C para copiar y CTRL + V para pegar.

Figura 11

Ahora vamos a observar las fórmulas que tenemos en E6, E7, E8 Y E9.

A este modo de relacionar celdas se lo denomina “Direccionamiento Relativo”

ya que la fórmula depende de la posición en donde se encuentra. El otro méto- do se llama “Direccionamiento Absoluto” que lo veremos a continuación.

Ubiquémonos en F2, escribimos 2 y pulsamos ENTER, nos ubicamos en F5 y pulsamos =, nos movemos hacia E5, pulsamos *, subimos para llegar a F2, pulsamos F4 para convertir el direccionamiento relativo en absoluto y pulsamos ENTER. Después copiamos la fórmula hacia las otras casillas.

Si vamos hacia F5 observaremos que antes de la F y antes del 2 hay co- locado un signo $ (Figura 12), así de marca una celda que tenga direccionamiento absoluto. También solo poniendo el signo $ antes de la F transforma- mos la columna en absoluta y si lo ubicamos antes de numero la absoluta será la fila.

Figura 12

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Ahora luego de las modificaciones es el momento de grabar nuevamente nuestra planilla.

Introduciendo IntroduciendoIntroduciendo

Introduciendo funcionesfuncionesfuncionesfunciones

Para saber cual es el monto total de los sueldos a pagar nos posicionamos en E10, pulsamos el botón de Suma , automáticamente Excel selec- cionará todas las casillas que contienen números por encima de la celda activa. Según el caso Excel puede seleccionar las que estén a la izquierda, pulsamos ENTER y obtenemos el total.

CómoCómoCómo

Cómo utilizarutilizarutilizarutilizar elelel asistenteelasistenteasistenteasistente dededede funcionesfuncionesfuncionesfunciones

La versión 5.0 de Excel incorpora un asistente para ingresar las funciones de forma mucho mas fácil y segura.

Nos ubicamos en c10, abrimos es asistente de funciones presionando , seleccionamos el grupo de funciones , buscamos en la lista con la barra de desplazamiento vertical la función , nos aparece el cuadro de a figura 13 indicando los pasos a seguir para esta función.

Figura 13

Pulsamos en para pasar a la próxima pantalla. Corremos la ventana del asistente desde la barra de título para ver la planilla. Selecciona- mos el rango C5:C9 obteniendo el cuadro de la figura 14. Queda así determi- nado el rango sobre el cual se aplicará la función. En la parte inferior del cuadro vemos el objetivo de la función y los parámetros necesarios. podemos agregar más rangos en el recuadro Número2. Si pulsamos podríamos ingresar otra función como parámetro de la principal. al finalizar pulsamos

y obtendremos el promedio.

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Figura 14

Cómo movermovermovermover datosdatosdatosdatos

Mover es otra operación que usamos muy frecuentemente. Veamos como se puede mover un rango de celdas.

Estando ubicados en C10 coloquemos el puntero del mouse sobre el borde de la celda activa hasta que se convierta en flecha. pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta D12 y allí soltemos el botón izquierdo del mouse.

Obsérvese que la fórmula sigue refiriéndose a las casillas correctas. a pesar de haber sido movidas.

Hagamos lo mismo con F2 y veremos que ocurre con los direcciona- mientos absolutos.

Grabemos nuevamente el trabajo realizado.

Cómo eliminareliminareliminareliminar eeee insertarinsertarinsertarinsertar filasfilasfilas yfilasyyy columnascolumnascolumnascolumnas

Figura 15

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Para eliminar una fila o columna debemos posicionarnos sobre el encabezado para seleccionarlas y luego apretar el botón derecho del mouse para que aparezca el menú contextual (Figura 15).

Podemos optar por el comando Eliminar para borrar todos los datos dentro de las columnas o filas seleccionadas. Los datos de filas inferiores o columnas adyacentes de correrán ocupando el lugar de las eliminadas.

También podemos realizar esta operación abriendo el menú de Edición y seleccionando el comando Eliminar. con lo cual aparecerá el cuadro de la figura 16. en que elegiremos Eliminar toda la fila o Eliminar toda la columna.

Figura 16

CómoCómoCómo

Cómo desplazardesplazardesplazardesplazar rangosrangosrangos derangosdede celdasdeceldasceldas celdas

El cuadro de diálogo de la figura 16 aparecen las opciones Desplazar las celdas hacia arriba y Desplazar las celdas hacia la izquierda. las que cumplen una función como Eliminar. salvo que en este caso debemos tener un rango seleccionado y las celdas de las filas o columnas que estén fuera del rango no serán afectadas.

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Utilizando formatos Utilizando formatos Utilizando formatos Utilizando formatos

Para dar un mejor aspecto a nuestra planilla (SUELDO.XLS) contamos con la posibilidad (entre otra cosas) de cambiar el formato de carácter.

Negrita NegritaNegrita

Negrita cursivacursivacursivacursiva yyyy subrayadosubrayadosubrayado subrayado

Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita. cursiva y subrayado:

Seleccionaremos el rango A4:E4. pulsamos para resaltar la letra con negri- tas. para usar la cursiva y para subrayar las palabras seleccionadas.

por último deseleccionamos las celdas.

Cómo cambiarcambiarcambiarcambiar lalala tipografíalatipografíatipografíatipografía dededede laslaslaslas celdasceldasceldas celdas

Nos ubicamos en A2 y pulsamos sobre la misma con el botón derecho del mouse. De esta forma se selecciona la celda y se abre el menú contextual, seleccionemos del menú la opción Formato de celdas, activamos la solapa , en el recuadro Fuente ubiquemos la tipografía Times New Roman, del cuadro tamaño pulsemos sobre 16, del recuadro subrayado pulsemos y elegimos la opción Doble, pulsamos sobre el botón que se encuentra en el recuadro color y elegimos Azul, quedará el cuadro de diálogo Fuentes como en la figura 17, por último pulsemos o ENTER.

Figura 17

CómoCómoCómo

Cómo cambiarcambiarcambiarcambiar lalala tipografíalatipografíatipografíatipografía dededede loslosloslos textostextostextostextos

Ubicamos el cursor en la celda B9 y vamos a la barra de botones a pulsar cursiva: , para marcar una palabra colocamos el cursor sobre cualquier

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samos en del recuadro para ver la diferencia seleccionaremos (Figura 18), para cambiar el tamaño marcamos el rango A4:F10 pulsamos del recuadro y elegiremos , luego de esto la altura del renglón cambiará automáticamente.

Figura 18

ComoComoComo

Como alinearalinearalinearalinear unununun textotextotexto texto

Llamamos alineación a la ubicación que toman los datos dentro de una celda. Los textos quedan alineados a la izquierda y los números a la derecha.

Este es el formato por omisión, pero podemos modificarlo según nuestra con- veniencia.

Se marca una serie de celdas y pulsamos en la barra de botones alguno de los botones que se usan para la alineación: a la izquierda: , al centro:

, a la derecha: y entre varias columnas: . Este último es una nove- dad de Excel 5.0, debemos marcar el rango A2:E2, pulsar sobre , y des- marcar, el título quedará centrado entre las columnas A y E.

Esto también podemos hacerlo desde el menú contextual (ver figura 15) en la opción Formato de celdas y seleccionando la solapa . O desde el menú Formato y la opción Celdas.

CómoCómoCómo

Cómo colocarcolocarcolocarcolocar líneaslíneaslíneaslíneas yyyy recuadrosrecuadrosrecuadrosrecuadros

Se selecciona el rango A4:E4, pulsamos en de la Paleta portátil Bor- des: , elegimos la opción de contorno grueso, y luego asignaremos una lí- nea inferior al rango A5:E9 (ver figura 18).

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Cómo alinearalinearalinearalinear verticalmenteverticalmenteverticalmenteverticalmente unununun textotextotexto texto

El título principal está ubicado en la parte inferior de las celdas; lo colo- caremos ahora en el centro.

Nos ubicamos en A2 y pulsamos CRTL + 1 o abrimos Formato y Celdas, optamos por la solapa , del cuadro vertical seleccionamos la opción

u pulsamos ENTER o . Cómo

CómoCómo

Cómo cambiarcambiarcambiarcambiar elelel colorelcolorcolorcolor deldeldel textodeltextotexto texto

Seleccionamos e rango E5:E10 y pulsamos el botón de la Paleta color texto: que encontramos en el menú de botones, por último seleccionamos el color rojo.

CómoCómoCómo

Cómo insertarinsertarinsertarinsertar textostextostextos rotadostextosrotadosrotados rotados

Tenemos la posibilidad de alterar la orientación de los textos de las casillas, como por ejemplo colocar un título o encabezamiento de un cuadro al lado del mismo y en forma vertical.

Ubiquémonos en la celda A14, escribamos Nota: y pulsemos ENTER, abramos el menú Formato y optemos por Celdas y la solapa , elija- mos Texto (el que está en posición vertical) y pulsamos ENTER o .

CómoCómoCómo

Cómo acomodaracomodaracomodaracomodar muchomuchomucho textomuchotextotextotexto enenenen unaunaunauna solasolasolasola celdaceldaceldacelda

Se pueden escribir mucho texto en una celda y distribuirlo en una o más líneas.

Ubiquémonos en B14 y escribamos: La presente liquidación se ajusta a las normas establecidas por los convenios actualmente en vigencia. ENTER, pulsamos CTRL + 1 y en la solapa activamos la opción

y pulsamos ENTER o . Cómo

CómoCómo

Cómo ajustarajustarajustarajustar textostextostextos verticalestextosverticalesverticales verticales

Nos ubicamos en A14, pulsamos CTRL + 1 y en la solapa seleccionamos en el recuadro Vertical y pulsamos ENTER.

CómoCómoCómo

Cómo asignarasignarasignarasignar formatosformatosformatos aformatosaa númerosanúmerosnúmerosnúmeros

Es imprescindible en casi toda presentación de hojas de cálculo que los valores numéricos sean exhibidos en el formato adecuado. Así podemos distinguir fácilmente los valores numéricos de los monetarios, colocar barras o guiones en las fechas etc..

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Seleccionamos el rango C5:C9, pulsamos CTRL y manteniendo presionado marcamos el rango E5:F10 que se agrega al anterior. Pulsamos CTRL + 1 y la solapa tendremos el cuadro de diálogo Formato de número (Figura 19), cambiamos la Categoría a Número, elegimos #.##0,00 y observamos en muestra como quedaría la celda en caso de aplicar este formato, pul-

samos ENTER o .

Figura 19

CómoCómoCómo

Cómo asignarasignarasignarasignar formatoformatoformato monetariosformatomonetariosmonetariosmonetarios

El tipo de moneda como también el uso de la coma o el punto como se- parador decimal está definido en Windows no en Excel.

Para modificarlo debemos entrar al Panel de control y entrar en Interna- cional de allí se manejan los signos de separación de miles y decimales, forma- to de fecha y hora y el formato de la moneda.

Marcamos el mismo rango que marcamos antes y seguimos los mismos pasos, pero en vez de elegir en Categoría, Número seleccionaremos Moneda, de las opciones que aparecen elegimos la tercera y presionamos ENTER.

CómoCómoCómo

Cómo asignarasignarasignarasignar ununun formatounformatoformatoformato dedede porcentajedeporcentajeporcentaje porcentaje

En la columna llamada Premio tenemos en un coeficiente que se vería más claramente si se expresara como porcentaje.

Seleccionamos el rango D5:D9, pulsamos de la barra de botones el de porcentaje: y nuestra planilla quedará como la de la figura 20.

El este momento volveremos a grabar nuestro primer trabajo en Excel, nótense los cambios logrados desde el comienzo del trabajo.

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Figura 20 (Planilla terminada)

Herramientas HerramientasHerramientas

Herramientas adicionalesadicionalesadicionalesadicionales

El la barra de botones disponemos de otras opciones que nos facilitan la tarea de asignar formatos. Ellos son:

: Asigna el formato monetario estándar a las celdas seleccionadas.

: Asigna un formato de porcentaje sin decimales.

: Asigna un formato numérico estándar.

: Agrega decimales.

: Quita decimales.

Cómo protegerprotegerprotegerproteger loslosloslos datosdatosdatos datos

Es probable que la planilla que diseñamos sea utilizada por otra/s per- sona/s. En este caso siempre que no queramos arriesgarnos a que nos modifi- quen la información que ella contiene debemos protegerla.

Volvamos al trabajo sobre la planilla SUELDOS.XLS, en primer lugar marcaremos la zona de libre acceso, seleccionemos el rango C5:D9, pulsemos CTRL y seleccionemos D1:F4, pulsamos CTRL + 1 y seleccionamos y desactivamos la opción con un click del mouse, por último presionamos ENTER.

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Una vez echo esto la zona accesible ha sido determinada, activaremos entonces la protección para el resto de la página.

Abrimos el menú Herramientas y optamos por Proteger, elegimos Prote- ger hoja, apareciendo el recuadro de la figura 21.

Figura 21

Escribimos la contraseña, por ejemplo PASE (aparecerán asteriscos), las opciones indican qué partes serán protegidas (por omisión todas) presionamos ENTER y nos vuelve a pedir la contraseña para confirmarla (figura 22).

Figura 22

Ubiquémonos ahora en E5 e intentemos modificarla, el resultado será el mensaje de la figura 23.

Figura 23

Si nos ubicamos en C5 e ingresamos el valor 500 se modificará.

La protección no modifica el normal funcionamiento de las fórmulas.

CómoCómoCómo

Cómo desactivardesactivardesactivardesactivar lalala protecciónlaprotecciónprotecciónprotección

Para desactivarla debemos ir al menú Herramientas, optamos por Pro- teger y luego Desproteger hojas, ingresamos la contraseña y si esta es correc-

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ta la planilla quedará visible nuevamente, si la contraseña no es correcta nos aparecerá un recuadro como el de la figura 24.

Figura 24

Cómo protegerprotegerprotegerproteger lalalala planillaplanillaplanillaplanilla

También esta la posibilidad de ponerle una contraseña para el ingreso a la planilla. Esto se hace seleccionando pulsando en el cuadro de diálogo Guar- dar como... (Figura 6) Opciones, se nos presentará un cuadro que nos pedirá una contraseña de protección del archivo y otra de protección contra escritura.

La primera impedirá abrir el archivo, la segunda impide que los cambios que produjeron sean guardados.

Ponemos las contraseñas y como para proteger datos se nos pedirá la confirmación de la que hayamos seleccionado. Si las contraseñas de confirma- ción no son idénticas a las ingresadas antes nos aparecerá un recuadro como el de la figura 26.

Figura 25

Figura 26

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CUIDADO:

Si olvida la contraseña que utiliza NO PODRÁ

VOLVER A ABRIR EL ARCHIVO. Anote sus contrase-

ñas en un lugar seguro. Las contraseñas distinguen ma-

yúsculas de minúsculas.

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Imprimiendo Imprimiendo Imprimiendo Imprimiendo

Cómo imprimirimprimirimprimirimprimir rápidamenterápidamenterápidamente rápidamente

al pulsar el botón Excel realizará la impresión de todas las celdas que tengan algún contenido. Se tomarán los parámetros por omisión de már- genes y tamaños de página declarada en el panel de control de Windows.

También se adjunta un encabezado y un pie de página estándar para evitar que se traspapelen las páginas.

Cómo controlarcontrolarcontrolarcontrolar lalalala impresiónimpresiónimpresiónimpresión

Si queremos o necesitamos cambiar los parámetros de impresión debemos seleccionar el menú Archivo y la opción Preparar página, seleccionamos la solapa y nos aparecerá el cuadro de la figura 27.

En el podemos observar que nos pide la orientación del papel, que puede ser vertical (orientación normal) u horizontal (apaisada).

La escala, podemos elegir un porcentaje para ampliar o reducir la planilla, o para encajar el rango a imprimir dentro de una cantidad específica de pá- ginas.

Figura 27

El tamaño del papel, para modificarlo debemos pulsar y nos aparece- rán los distintos tamaños disponibles.

La calidad de impresión, dada en puntos por pulgada, cuanto mas gran- de sean los números de la calidad de impresión mas legible será la planilla.

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La numeración de hojas, en el primer número de página definimos con que número de pagina comienza la numeración.

CómoCómoCómo

Cómo definirdefinirdefinirdefinir unununun rarararangongongo dengodedede impresiónimpresiónimpresiónimpresión

Por defecto Excel imprimirá todas las casillas con algún contenido. Pero si queremos imprimir solo un sector de un hoja debemos especificar un rango.

Seleccionamos el menú Archivo y la opción Preparar página, seleccionamos la solapa , nos posicionamos en el recuadro Área de impresión para que aparezca allí el cursor, corremos la ventana a un costado, y en la planilla seleccionamos el rango A1:F14, obtendremos el cuadro de la figura 28.

Títulos a imprimir: Seleccione los títulos que vaya a imprimir. Los títulos se imprimen como títulos solamente tras imprimir las filas o las columnas que los contienen. Por ejemplo, si se selecciona una fila o una columna en la segunda página como títulos a imprimir, éstos se imprimirán a partir de la tercera página y subsiguientes.

Filas a repetir en la parte superior: Seleccione el cuadro y, en la hoja de cálculo, seleccione la fila que se usará como título, o bien, introduzca una referencia de celda. Puede seleccionar varias filas adyacentes.

Columnas a repetir a la izquierda: Seleccione el cuadro y luego, en la hoja de cálculo, seleccione la columna que usará como título, o bien, introduzca una referencia de celda. Podrá seleccionar varias columnas adyacentes.

Líneas de división: Imprime líneas de división de celdas, horizontales y verticales, en las hojas de cálculo. Las líneas de división de celdas se imprimen por configuración predeterminada.

Blanco y negro: Imprime celdas y objetos de dibujo en blanco y negro.

Todo lo que esté en el primer plano que no sea completamente blanco se im- primirá en negro. Todo lo que esté en el fondo que no sea completamente negro se imprimirá en blanco. Si dio formato con colores a los datos pero usa una impresora en blanco y negro, seleccione esta opción.

Notas: Imprime las notas de celda de la hoja en páginas adicionales.

Encabezados de filas y columnas: Imprime los números de las filas y las letras de las columnas.

Calidad de borrador: Imprime menos gráficos y suprime la impresión de las líneas de división de las celdas.

Orden de las páginas: Controla el orden en que se enumerarán e impri- mirán los datos cuando no quepan en una sola página.

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Figura 28

Cómo definirdefinirdefinirdefinir loslosloslos márgenesmárgenesmárgenes márgenes

Pulsando la solapa accedemos al cuadro de la figura 29. Allí definimos los márgenes desde los bordes de la hoja, y desde el extre- mo de la hoja al encabezado o pie de página, también tenemos la opción de que si la planilla impresa es más chica que la hoja centrarla vertical u horizon- talmente.

A medida que nos ubicamos en cada recuadro la muestra nos va indicando la ubicación del parámetro a modificar.

Para ver como quedaría impreso vamos a pulsar .

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Figura 29

Definiendo DefiniendoDefiniendo

Definiendo encabezadosencabezadosencabezadosencabezados yyyy piespiespiespies dededede páginapáginapáginapágina

Pulsando en la solapa accedemos al cuadro de la figura 30 en el que definiremos un encabezado o un pie de página para todas las hojas.

Figura 30

De los recuadros Encabezado o Pie de página podemos usar y elegir cualquiera de los formatos sugeridos. Si ninguno nos satisface o deseamos agregar alguno pulsamos alguno de los botones o

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y aparecerá una ventana como la de la figura 31. Po- demos en ella incluir cualquier texto, y además, disponemos de siete botones que nos permiten intercalar distintas funciones a la hora de imprimir. Las funciones son:

: Modifica la fuente del texto seleccionado.

: Coloca el número de página actual.

: Coloca le total de páginas.

: Coloca la fecha actual.

: Coloca la hora actual.

: Coloca el nombre de la hoja de la planilla.

: Coloca el nombre del archivo que contiene las hojas.

Figura 31

Cómo obtenerobtenerobtenerobtener lalalala previstaprevistaprevista prevista

La revista o presentación preliminar nos muestra la hoja tal como queda- ría impresa bajo las condiciones actuales. Nos permite ajustar de talles de aspecto o el contenido de nuestro trabajo antes de imprimirlo.

Estando el la pantalla principal de impresión, pulsamos el botón obtendremos el cuadro de la figura 32.

Estando en la planilla podemos acceder a la prevista pulsando o en el menú Archivo la opción Presentación preliminar.

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Figura 32

Nos aparece en la pantalla una barra de botones que cumplen con las siguientes funciones:

Siguiente: Muestra la siguiente página. También puede usar las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de las páginas anteriores mientras se encuentre en presentación de página completa.

Anterior: Muestra la página anterior.

Zoom: Alterna entre una vista ampliada y una vista de página completa.

El zoom no afecta el tamaño de impresión. Hacer click en el botón del mouse en cualquiera de las hojas es equivalente a elegir el botón "Zoom". Use las barras de desplazamiento o las teclas de dirección para desplazarse dentro de la página en presentación de página completa.

Imprimir: Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. Si elige el botón "Preli- minar" del cuadro de diálogo Imprimir se imprimen las páginas en presentación preliminar.

Preparar: Muestra el cuadro de diálogo Preparar página.

Márgenes: Activa o desactiva los cuadros para los márgenes de página, encabezados y pies de página y ancho de columnas. Arrastrar los cuadros es una forma fácil de ajustar los márgenes o los anchos de las columnas. Si el controlador de la impresora no permite que se imprima en el borde de la pági- na, es posible que no pueda mover los cuadros a dicho lugar. Cuando arrastra un cuadro, la dimensión de dicho elemento se muestra en la barra de estado.

Cerrar: Cierra la ventana anterior y muestra la hoja activa.

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Cómo imprimirimprimirimprimirimprimir

Para comenzar la impresión desde la prevista o desde el cuadro Prepa- rar página pulsamos el botón . También podemos ir al menú Archi- vo y optar por el comando Imprimir o pulsar CTRL + P. De cualquier manera accedemos al cuadro de la figura 33.

Figura 33

El recuadro Imprimir, especifica si desea imprimir las áreas dentro de una hoja, algunas hojas o todo el libro de trabajo. Selección, imprime solamente las celdas seleccionadas en las hojas seleccionadas. Hojas seleccionadas, imprime el área de impresión de cada hoja seleccionada en ese momento, e inicia cada área de impresión en una página nueva. Si no ha definido ningún área de impresión en una hoja aparte, se imprimirá toda la hoja. Todo el libro, imprime toda el área de impresión de todas las hojas del libro de trabajo activo.

Si hay alguna hoja que no tiene área de impresión, se imprime toda la hoja.

En Copias, especifique el número de páginas que desea imprimir.

En Intervalo de páginas, determinan las páginas que se van a imprimir de las hojas de cálculo seleccionadas.

Con Aceptar, imprimimos la hoja.

En Impresora, muestra el cuadro de diálogo Configurar impresora, que contiene una lista de los controladores de impresora disponibles. El botón

"Configurar" mostrará los parámetros específicos para los controladores perti- nentes a todas las aplicaciones Windows.

Luego de configurado el cuadro de impresión presionamos ENTER y nos aparecerá un cuadro como el de la figura 34. Si queremos cancelar la im- presión debemos apretar ENTER o pulsar con el botón del mouse en

.

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Figura 34

Un problema que puede surgir de la impresión es que el tamaño configurado en Excel sea distinto al especificado en Windows. En este caso debemos verificar el tamaño de papel tanto de Excel como de Windows y elegir los mismos y la misma orientación.

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Gráficos Gráficos Gráficos Gráficos

Un gráfico es una representación gráfica de datos de la hoja de cálculo.

Los gráficos pueden hacer que los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y de evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos.

Cuando usted crea un gráfico basándose en una selección de datos de la hoja de cálculo, Microsoft Excel utiliza esos valores y los muestra en el gráfi- co como puntos de datos. Los valores se representan como barras, líneas, columnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas marcadores de datos.

Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las columnas de una sola hoja de cálculo se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se puede distinguir por un color o un di- seño peculiar, o ambos.

Después de crear un gráfico, puede mejorarlo y hacer hincapié en cierta información, agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, líneas de tendencia, barras de error y líneas de división.

Asimismo, podrá desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los elementos de los gráficos. También les puede dar formato utilizando diseños, colores, alineación, tipos de letras y otras características para dar formato.

Ingresemos los datos de la figura 35 en una nueva hoja de cálculo.

Figura 35

Pulsemos el botón derecho del mouse sobre la barra de botones, Apa- recerá un menú que llamaremos de Barras disponibles, elegimos Gráfico y aparecerá la barra de la figura 36.

Figura 36

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Seleccionamos el rango A3:B7 y pulsamos sobre de la Galería portátil de gráficos , al desplegarse la galería de gráficos (figura 37) elegimos en tipo de gráfico de barras verticales .

Figura 37 Figura 38

Nos ubicamos en B10 y con el botón izquierdo del mouse presionado nos movemos hasta F20, largamos el botón del mouse y aparecerá el gráfico de la figura 38. Creado con los parámetros por omisión.

Cómo reubicarreubicarreubicarreubicar ununun gráficoungráficográficográfico

Para mover un gráfico debemos ubicarnos en el centro de este, pulsamos y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse lo llevamos a la ubicación que queremos y liberamos el mouse.

Para que el gráfico se adapte a las celdas debemos tener apretada ALT cuando lo movemos.

Cómo modificarmodificarmodificarmodificar elelelel tamañotamañotamaño detamañodedede unununun gráficográficográficográfico

Para modificar el tamaño debemos posicionarnos en uno de los manejadores de gráfico, así le llamamos a los ocho cuadritos que aparecen rodean- do a este.

Ubicamos en señalador del mouse en alguno de ellos y manteniendo presionado lo movemos para darle el tamaño deseado por último liberamos el mouse.

Para modificar el tamaño de un gráfico pero sin perder las proporciones debemos presionar la tecla SHIFT cuando modifiquemos su tamaño.

CómoCómoCómoCómo definirdefinirdefinir unadefinirunaunauna serieserieserieserie dedede datosdedatosdatos datos

Las series de datos son los conjuntos de datos que conforman un grupo en un gráfico. En nuestro caso la única serie está en el rango B4:B7. Si nos posicionamos sobre cualquier barra del gráfico y hacemos doble click en a barra de fórmulas nos aparece la función que define la serie (Figura 39).

Figura 39

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Como vemos esta función es bastante difícil, por lo que Excel nos permite manejarla en forma mucho más sencilla.

Pulsemos doble click sobre cualquiera de las barras, seleccionamos la solapa aparecerá una ventana como la de la figura 40.

Figura 40

En la ventana nos indica que para formar la serie de datos llamada Ene- ro

, se ha empleado el rango B4:B7 de la plantilla Hoja1. También dice que el nombre de serie se ha tomado de la celda B3. Los rótulos correspondientes al eje X se encuentran en el rango A4:A7; activando la solapa

los podemos ver.

Pulsando sobre la solapa podemos seleccionar la opción para que en la parte superior de cada barra de la serie aparezca el valor que la misma representa.

Activando la solapa podemos definir el color de la serie y el tipo de borde que rodea a cada barra.

CómoCómoCómo

Cómo agregaragregaragregaragregar unaunaunauna serieserieserie deseriededede datosdatosdatosdatos

Abrimos el menú Insertar y elegimos Datos nuevos, pulsamos cualquier tecla para activar la planilla, seleccionamos el rango C4:C7 obteniendo el cuadro de la figura 41.

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Figura 41

Pulsamos ENTER quedando agregada así la nueva serie; activamos la solapa seleccionamos el recuadro Nombre y pulsamos primero sobre la planilla y luego sobre la celda C3; activando la solapa

elegimos el color; pulsando en tam-

bién activamos , pulsamos ENTER y nos quedará algo similar a la figura 42.

Figura 42

Para agregar el resto de las columnas abrimos el menú Insertar y optamos por Datos nuevos, seleccionamos el rango D3:G7 y presionamos ENTER (Figura 43).

Figura 43

Cómo modificarmodificarmodificarmodificar laslaslaslas leyendasleyendasleyendasleyendas

Al recuadro que contiene Enero, Febrero, Marzo, etc. Lo llamamos Cua- dro de leyendas.

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Pulsaremos el botón para suprimirlas o para activarlas, podemos cambiar el tamaño con los manejadores o si nos posicionamos dentro de el desplazarlo por el gráfico.

Cómo utilizarutilizarutilizarutilizar grillasgrillasgrillas grillas

Las grillas nos ayudan a ubicar los valores representados; estas líneas pueden ser horizontales o verticales. Las de primer y segundo orden.

Si pulsamos aparecerán las líneas horizontales principales, seleccionamos una de estas líneas pulsando sobre ella (aparecerán los manejadores), pulsamos el botón de la derecha y optamos por el comando Insertar lí- neas de división apareciendo el cuadro de la figura 44.

Figura 44

Seleccionamos de , y de

, ; al finalizar presionamos ENTER.

Para que las líneas principales se distingan de las secundarias debemos cambiarles el grosor o el diseño. Cambiaremos el diseño de estas últimas.

Ubiquemos el señalador del mouse sobre cualquiera de las líneas secundarias (las que no coinciden con los rótulos) y pulsemos el botón derecho, optemos por Formato de líneas de división y abriendo la lista de estilos seleccionamos el tercero (guiones).

Cómo agregaragregaragregaragregar títulostítulostítulostítulos yyy referenciasyreferenciasreferenciasreferencias

Para que un gráfico sea fácilmente comprensible deben estar detallados los ejes que tipo de datos contienen y de que trata el gráfico.

Para hacer esto abramos el menú Insertar y optemos por Títulos, apare- cerá un cuadro de diálogo (Figura 45) mediante el cual podremos agregar al gráfico todos los textos estándar que sean necesarios. Por lo general se coloca el título y la referencia a los ejes. Seleccionamos los tres primeros y presionamos ENTER, pulsemos en cada uno de los textos de guía que han aparecido, y escribamos los textos según la figura 46.

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Figura 45

Figura 46

Cómo modificarmodificarmodificarmodificar elelelel formatoformatoformato deformatodede losdeloslos textoslostextostextostextos

Podemos modificar el tamaño de cualquiera e los textos asociados con el gráfico. Para seleccionarlo pulsamos con el mouse sobre el elemento reque- rido (por ejemplo Toneladas), aparecerán los cuatro manejadores, indicándo- nos que podemos trabajar sobre el mismo.

Pulsamos CTRL + 1 y seleccionamos la solapa ,

del recuadro Orientación elegimos Texto en posición vertical, para terminar pul-

samos sobre .

Desde la solapa podemos cambiar la tipografía.

Cómo crearcrearcrearcrear gráficosgráficosgráficosgráficos superpuestossuperpuestossuperpuestossuperpuestos

En Excel tenemos la posibilidad de combinar varios tipos de gráficos en uno solo para lograr ciertos tipos de comparaciones.

Seleccionamos la serie Marzo del gráfico pulsando sobre cualquiera de las barras, apareciendo un manejador en cada una, pulsamos en de la Pale- ta portátil Galería de gráficos, elegimos el tipo área, ahora seleccionaremos

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Junio, vamos al menú Formato y optamos por Tipo de gráfico, de la figura 47 elegimos el tipo Líneas y obtendremos un gráfico como en de la figura 48.

Figura 47

Figura 48