i ÁREA GESTIÓN OPERATIVA
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR CONSULTORÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN DE PLANES DE TRATAMIENTO DE RIESGOS EN DERECHOS HUMANOS - DDHH PARA CHEC Y
ALGUNAS FILIALES DEL GRUPO EPM EN EL RELACIONAMIENTO CON SUS GRUPOS DE INTERÉS.
MANIZALES, JUNIO DE 2015
ii
CONDICIONES CONTRACTUALES ... 4
1.1. OBJETO ... 4
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO Y LOCALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ... 4
1.3. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EMPRESARIAL EPM. ... 5
1.4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 6
1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 7
1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 7
NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 7
PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 7
TRANSPARENCIA ... 8
RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 8
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ... 9
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 9
APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 9
SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. ... 10
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 10
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 10
REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 10
IDIOMA DE LA OFERTA ... 11
VIGENCIA DE LA OFERTA ... 11
DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 12
VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 13
CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 14
PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 14
PRECIO... 15
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 15
EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ... 16
RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN... 17
OTRAS CONDICIONES ... 17
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS... 17
ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ... 18
ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 18
DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 19
CLÁUSULA DE RESERVA ... 19
EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ... 19
1.10.5.1. PRESELECCIÓN ... 19
1.10.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ... 20
1.10.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ... 22
1.10.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS... 22
1.10.5.5. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ... 23
ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 24
NEGOCIACIÓN DIRECTA... 24
iii
AJUSTE ECONÓMICO ... 24
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 25
NATURALEZA DEL CONTRATO ... 25
PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO ... 25
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 25
DOMICILIO CONTRACTUAL ... 26
FONDOS ... 26
VALOR DEL CONTRATO ... 26
FORMA DE PAGO ... 26
RETENCIÓN DE PAGOS ... 27
1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 27
1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 28
1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN... 28
1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 29
1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 30
1.17. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 32
1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 32
1.19. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 32
1.20. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 33
1.21. COMPENSACIÓN ... 33
1.22. INTERVENTORÍA ... 33
1.23. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL... 33
1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 34
1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 34
1.26. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ... 35
1.27. INDEMNIDAD ... 36
1.28. CONFIDENCIALIDAD ... 36
1.29. POLÍTICA AMBIENTAL ... 36
1.30. CONTROL DE REGISTROS ... 36
1.31. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 37
1.32. TERMINACIÓN ... 37
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 38
CARTA DE PRESENTACIÓN ... 43
FORMATO - PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL ... 46
INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 47
OFERTA ECONÓMICA ... 48
FORMATO APARTAMIENTOS ... 49
4 CONDICIONES CONTRACTUALES
Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A.
E.S.P
1.1. OBJETO
Consultoría para la identificación, análisis, evaluación y definición de planes de tratamiento de riesgos en derechos humanos - DDHH para CHEC y algunas filiales del Grupo EPM en el relacionamiento con sus grupos de interés.
1.2. ALCANCE DEL CONTRATO Y LOCALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
El oferente favorecido deberá estar en condiciones de celebrar contrato con Electrificadora de Santander (ESSA), Centrales Eléctricas del Norte de Santander (CENS) y Empresa de Energía del Quindío (EDEQ), bajo las mismas condiciones técnicas, comerciales, y precios pactadas por CHEC.
Esta contratación está concebida para que el contratista ejecute las actividades programadas por CHEC, ESSA, CENS y EDEQ, suministrando los recursos requeridos de mano de obra, transporte, equipo y herramienta para la identificación, análisis, evaluación y definición de planes de tratamiento de riesgos en derechos humanos - DDHH para CHEC y algunas filiales del Grupo EPM en el relacionamiento con sus grupos de interés.
La ejecución de las actividades se realizarán de acuerdo con lo indicado en las normas estipuladas en estos términos de referencia, y se deberá garantizar por el contratista el total y correcto trámite de todos los asuntos y permisos pertinentes para la ejecución de las actividades, la protección para las personas ocupadas en el contrato, el cumplimiento con el pago de los salarios y prestaciones sociales, hospedaje y viáticos, el transporte de personas y materiales, la recopilación y entrega de la información solicitada por CHEC y las empresas contratantes para la actualización y el manejo de sus bases de datos y toda aquella actividad requerida para dar cumplimiento al objeto del contrato.
Las actividades a realizar son:
1. Elaborar una ruta metodológica (itinerario metodológico) para el análisis de riesgos asociados a DDHH en ESSA, CHEC, CENS y EDEQ.
2. Inventario de riesgos asociados a DDHH en el desarrollo de las actividades de las empresas ESSA, CHEC, CENS y EDEQ. Para la identificación, análisis y evaluación de riesgos se deben considerar tanto los riesgos derivados de las actividades propias de ESSA, CHEC, CENS, EDEQ, así como aquellos originados en las relaciones comerciales que dichas empresas mantienen con terceros, incluyendo en estas últimas las relaciones con socios comerciales, entidades que hagan parte de su cadena de valor y cualquier otra entidad estatal o no estatal conectada directamente con sus operaciones de
5 negocios, productos o servicios.
3. La metodología aportada por el oferente para la identificación, análisis, evaluación, y tratamiento de los riesgos asociados a DDHH, deberá alinearse con las guías metodológicas de gestión integral de riesgos, la guía para la elaboración de planes de tratamiento; los esquemas de monitoreo y revisión; los sistemas de información y en general, con los procesos involucrados en la gestión de estos riesgos en las empresas del grupo EPM (basada en ISO 31000).
4. Durante la ejecución contractual, las partes realizarán un análisis, resolviendo las diferencias de método que se presenten para proceder con la documentación de los riesgos asociados a DDHH.
5. Deberá especificarse la normatividad internacional, así como las propuestas metodológicas que se tendrán en cuenta en la realización del ejercicio.
6. La realización del ejercicio de identificación, análisis y evaluación, debe considerar la etapa de consulta a los grupos de interés de cada empresa.
7. Elaborar el mapa de riesgos priorizados asociados a DDHH para cada empresa.
8. Elaborar propuesta del plan de tratamiento de los riesgos identificados y valorados para cada empresa.
LUGAR DONDE SE REALIZARÁ LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS Y/O ACTIVIDADES - Central Hidroeléctrica de Caldas S.A. E.S.P., Estación Uribe km 1 Autopista del Café,
vía panamericana, Manizales.
- Electrificadora de Santander S.A. E.S.P., carrera 19 No. 24 – 56, Bucaramanga.
- Centrales Eléctricas del Norte de Santander S.A. E.S.P., Avenida Aeropuerto No. 5N - 220, barrio Sevilla, Cúcuta.
- Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P., carrera 13 No. 14 -17, Armenia.
Siempre que en estos términos se hable de EPM se entenderá la participación de ésta para entrega de información, recibo de información, aclaraciones sobre la metodología y guía metodológica y demás que se requieran para el cumplimiento del objeto a contrato, sin que esto se entienda que EPM va a tener su participación en calidad de contratante.
1.3. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EMPRESARIAL EPM.
En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM no incluidas en este proceso de contratación, llegare(n) a requerir los mismos servicios durante el término de ejecución del contrato a que dé lugar este proceso de contratación, que para estos efectos se denomina
6 contrato originario, el (los) CONTRATISTA(s) deberá (n), salvo justificación debidamente acreditada, estar en capacidad de extender las mismas condiciones contractuales para la prestación de los servicios objeto del contrato originario, a la(s) empresa(s) que presente(n) su solicitud de oferta a través de la modalidad de selección establecida para tal efecto, dentro del término indicado.
Los precios de los servicios, deberán ser iguales o más favorables a los inicialmente pactados.
Este valor debe ser negociado con cada empresa antes de la firma del respectivo contrato.
En todo caso, el proponente tendrá en cuenta que EL CONTRATANTE, con quien suscriba el contrato originario, no se hace responsable de ninguna obligación contraída por las demás empresas con motivo de la firma de contratos que surjan en virtud de lo aquí estipulado.
1.4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán presentar ofertas las personas naturales o jurídicas nacionales que tengan experiencia como Consultores en la valoración de impactos empresariales en derechos humanos en el relacionamiento con grupos de interés
Para tal efecto deberá acreditar experiencia en contratos celebrados y ejecutados y haber facturado, como mínimo, en actividades de consultoría, un valor equivalente a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) en los últimos cinco (5) años. Este valor puede ser el resultado de un contrato o varios contratos. Para lo anterior se debe tomar el valor total final de cada contrato (incluidas renovaciones y modificaciones) sin tener en cuenta el IVA.
Esta experiencia deberá estar inscrita en el registro de proveedores y contratistas del Grupo EPM.
En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.
El oferente debe tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra con inscripción vigente, la oferta será rechazada.
En caso de ser una persona jurídica el objeto social del oferente debe tener relación con la naturaleza de los servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.
Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.5.
VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
No se admiten consorcios o uniones temporales, empresas de trabajo asociado, asociaciones de profesionales, cooperativas, ni propuestas alternativas.
Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con las Empresas Contratantes, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de sus Juntas Directivas.
7 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia tienen un valor no rembolsable de TRESCIENTOS VEINTIDÓS MIL CIENTO SETENTA Y CINCO ($322.175) M/CTE. El valor no reembolsable que se pague por concepto de términos de referencia deberá consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna.
Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico [email protected]
El pago permite al oferente la presentación de la oferta.
1.6. INFORMACIÓN GENERAL
NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE
Las entidades contratantes son la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. , ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A. E.S.P., CENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. y EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P., clasificadas como Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometidas al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.
PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutuos que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:
Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
8
Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.
Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.
La protección y recuperación del medio ambiente.
La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás
TRANSPARENCIA
CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.
RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO
El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.
Además de lo anterior, la etapa contractual se regirá por los Manuales de Contratación de cada Empresa Contratante, de acuerdo con los resultados del proceso de evaluación de ofertas.
9 En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de la Empresa Contratante.
El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC y de las demás empresas del Grupo EPM, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.
El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.
Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que la Empresa Contratante haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.
CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.
Es obligación del oferente y/o contratista informar a la Empresa Contratante cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.
1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día jueves 26 de junio de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.
10 SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS.
Los términos de referencia podrán consultarse en el área de Gestión Operativa de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con Frandiney Henao Ríos, en horario de oficina de 7:30 a 12:00 a.m. y de 1:30 a 6:00 p.m. al teléfono 8899000 extensión 1575 o a través del correo electrónico [email protected].
Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.
CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.
Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales.
1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS
El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día lunes 13 de julio de 2015 a las 02:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y cuatro (4) copias.
CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.
Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA REGISTRO Y VERIFICACIÓN
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable)
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro de proveedores y contratistas del Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el
11 cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2014.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Por lo anterior, estos documentos deberán estar actualizados en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM a más tardar a la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas (Subsanable)
En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente debe tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.
Ni el envío, ni la radicación de documentos en Konfirma indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando Konfirma le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.
Los oferentes, una vez inscritos en el registro de proveedores y contratistas Grupo EPM, deben permanentemente actualizar la información que allí reposa.
El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es [email protected], teléfono 4445656, Medellín.
IDIOMA DE LA OFERTA
La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.
VIGENCIA DE LA OFERTA
La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación.
En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.
12 DOCUMENTOS DE LA OFERTA
Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro de proveedores y contratistas Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:
Certificado de Existencia y Representación Legal.
Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2014.
Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR.
Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables.
El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.
El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.
El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.
La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.
Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:
a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.
(Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma)
b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).
c) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).
d) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.5 (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)
13 e) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la página
www.procuraduria.gov.co (Subsanable)
f) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable)
g) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002. En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto.
(Subsanable).
h) Propuesta metodológica para la identificación, análisis, evaluación y definición de planes de tratamiento, de riesgos en derechos humanos - DDHH en las empresas ESSA, CHEC, CENS y EDEQ en el relacionamiento con sus grupos de interés.
i) Cronograma de actividades generales, para el cumplimiento del objeto a contratar.
j) Hojas de vida del consultor líder y del equipo especializado. Según las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Con los soportes de experiencia y estudios (Subsanable)
k) Oferta económica, la cual debe indicar los costos unitarios y totales de la oferta, Debe diligenciarse y presentarse el en Formato suministrado en estos pliegos. El formato no podrá ser alterado so pena de rechazo de la oferta. (Subsanable únicamente para errores matemáticos).
l) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto.
(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).
m) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, Formato Anexo, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo)
En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.
VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada
En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación
14 la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.
CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES
Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.
Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.
PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA
Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.
Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y cinco (5) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:
“OFERTA PARA CONTRATAR CONSULTORÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DEFINICIÓN DE PLANES DE TRATAMIENTO DE RIESGOS EN DERECHOS HUMANOS - DDHH PARA CHEC Y ALGUNAS FILIALES DEL GRUPO EPM EN
EL RELACIONAMIENTO CON SUS GRUPOS DE INTERÉS.”
Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original.
Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.
El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.
La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:
a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.9.4. Documentos de la Oferta.
b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.
15 Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.
La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.
El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.
No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.
PRECIO
La oferta debe ser presentada en pesos colombianos.
Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance estipulados en esta solicitud de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato, pago de la totalidad de impuestos y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos.
La oferta deberá dar cuenta de precios firmes y fijos, los cuales se mantendrán durante toda la etapa precontractual y contractual; así las cosas, no podrán cotizarse precios reajustables, ni considerarse que son ajustables, en este caso se rechazará la oferta presentada.
Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. CHEC verificará el valor de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta.
En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario.
Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.
GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía
16 de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.
El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6; ELECTRIFICADORAS DE SANTANDER S.A. E.S.P., NIT 890.201.230-1; CENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P., NIT 8905005149 y EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A.
E.S.P. NIT 8000526409.
La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.
Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC y a la Empresa Contratante el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:
- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.
- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.
- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.
- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.
- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.
En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.
La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.
EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema 5INKO, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.
17 La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.
Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.
RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN
Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.
OTRAS CONDICIONES
El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.
En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.
La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.
Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.
1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.
El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes, el valor de cada filial ofertada y el valor total de la oferta.
18 La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.
El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.
CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.
ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS
En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes.
Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.
ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS
Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:
a. Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM.
b. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.
c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.
d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.
e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.
f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la
19 presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.
g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.
h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad.
i. Cuando el oferente presente precios reajustables.
CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.
DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:
a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.
b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura de las ofertas no se presente ninguna oferta.
CLÁUSULA DE RESERVA
CHEC y las demás empresas contratantes del Grupo EPM se reservan el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes, caso en el cual hará devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia.
Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa.
Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.
EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS 1.10.5.1. PRESELECCIÓN
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno.
20 En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas.
La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.
1.10.5.2. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN
La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:
Análisis Contractual y legal.
Experiencia del oferente y requisitos de participación
Análisis financiero
Análisis Técnico
Calidad Comercial de la oferta
CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho del oferente a modificarla. En todo caso será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre la simplemente procedimental o documental.
a) Análisis contractual y legal:
Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Experiencia del oferente y requisitos de participación:
Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.
c) Análisis financiero
Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección.
Se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas.
El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 01 de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014, para lo cual se aplicarán los siguientes 2 indicadores, tal como se muestra en el siguiente cuadro:
21 Ítem Nombre del
indicador Fórmula aplicada Condición
1 Índice de
Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total No puede ser mayor a 0,6
2 Cubrimiento Carga
Financiera EBITDA/Gastos Financieros del Periodo. No puede ser menor que 1,5 veces
Notas:
Para efectos de calcular el EBITDA
En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.
En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.
En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.
Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior.
Datos para el cálculo de los indicadores financieros
Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.
Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas.
d) Análisis técnico:
Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el presente documento, mediante la comprobación de ajuste con los requisitos. Así mismo, no serán objeto de evaluación las ofertas que no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos.
e) Calidad comercial de la oferta:
Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC.
La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será eliminada.
22 1.10.5.3. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores.
Se debe cotizar la totalidad del servicio requerido para todas las empresas participantes de este proceso de contratación, no se admiten cotizaciones parciales, so pena de rechazo de la oferta.
En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor total del ítem, razón por la cual se hará la selección para los valores del ítem debidamente corregidos.
Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:
Dónde:
P: Puntaje de ponderación.
P1: Valor total oferta evaluable más baja.
Px: Valor total oferta que se está ponderando.
Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones.
En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.
1.10.5.4. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS
Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido.
El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.
Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante.
100
1
*
P
XP P
23 En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.
El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución
En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento.
Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes.
Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.
La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.
1.10.5.5. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES
El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado.
El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes. Así mismo, estará disponible, para tales efectos, en el Equipo de Cadena de Suministro. En ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; de igual forma, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta.
Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes.
24 ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
CHEC, ESSA, CENS y EDEQ aceptarán la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas.
Si es del caso se procederá a una negociación directa o a un ajuste económico.
Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC y las demás empresas contratantes, las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.
NEGOCIACIÓN DIRECTA
Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente.
Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.
El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico.
Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.
AJUSTE ECONÓMICO
Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas, se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.
Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorables para CHEC. La etapa
25 de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.
1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
NATURALEZA DEL CONTRATO
El contrato se entenderá como de CONSULTORÍA por lo tanto, el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.
PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO
Los contratos se perfeccionan en la fecha en que CHEC y las demás empresas de energía del Grupo EPM inmersas en este proceso de contratación, envían la carta de aceptación al oferente seleccionado.
En CHEC los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual.
En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta.
El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta.
Para el caso de CHEC, la siguiente información la debe dirigir al Equipo Cadena de Suministro:
Las garantías requeridas por CHEC, las cuales deben estar debidamente firmadas por el CONTRATISTA con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja).
Para el caso de CHEC, para dar iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC.
PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato es de ciento veinte (120) días, contados a partir de la firma del acta de Inicio.
26 DOMICILIO CONTRACTUAL
Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad sede de cada empresa del Grupo EPM que celebre el contrato.
FONDOS
El valor del contrato será cancelado con recursos propios de la respectiva Empresa del Grupo EPM.
VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato es Determinado.
FORMA DE PAGO
Cada filial beneficiaria de esta contratación pagará según su propio procedimiento interno, que será informado oportunamente.
Para CHEC, se realizarán pagos mensuales de acuerdo a los avances entregados y aprobados por el Interventor.
CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC.
Para el caso de CHEC, la factura o título valor se recibirá en el área de Soporte Administrativo (Gestión Documental) y en ésta se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:
Número del contrato
Número de la suborden
Número de batch de recepción (En caso de que aplique)
Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)
Formato Distribución de la Ejecución de Servicios u obra por (Empresa Municipios, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (En caso de que aplique)
Se deducirá del pago las deducciones y retenciones a que haya lugar de acuerdo con la Ley y las estipulaciones contenidas en este documento.
Para el primer pago el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2015, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012
27 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso.
En ningún caso se concederá anticipo.
RETENCIÓN DE PAGOS
CHEC y las demás Empresas Contratantes podrán retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.
1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO
El contratista presentará garantías que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las pólizas deberán constituirse a favor de la respectiva Empresa Contratante.
Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia.
El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.
A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes:
a. De cumplimiento, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.
b. De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.
c. De calidad del servicio: por un equivalente al 20% del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde la suscripción del contrato por parte del contratista, por el término del contrato y un (1) año más.
Para el caso de CHEC, el Contratista constituirá las garantías a favor de particulares y podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en
