INMOVILIZADO
MARFIL WIN CONTABILIDAD
ÍNDICE
1 Características básicas ... 2
2 Altas de inmovilizados anteriores a la implantación de MARFIL ... 5
3 Adquisición de inmovilizado ... 7
4 Alterar cuadro de amortización ... 11
5 Bienes de escaso valor inferiores a 601,01 euros: Libertad de amortización en bienes del mismo ejercicio contable ... 13
6 Dotación de amortizaciones ... 14
7 Baja de inmovilizado ... 17
8 Venta de inmovilizado ... 19
1. Características básicas 1.1.- Configuración de parámetros • Definimos unos criterios de control para las cuentas relacionadas con el inmovilizado. Son modificables, pero ateniendo al P.G.C. se pueden establecer como: o Cuentas de elementos: primer dígito = 2 o Amortización acumulada: primeros dígitos = 28 o Dotación amortización: primeros dígitos = 68 • También indicamos las cuentas para beneficios o pérdidas procedentes de inmovilizado material e inmaterial, poniendo por defecto las que figuran en el P.G.C.: o Pérdidas inmovilizado inmaterial … 67000000
o Beneficios inmovilizado inmaterial … 77000000 o Pérdidas inmovilizado material … 67100000
o Beneficios inmovilizado material … 77100000
• Finalmente hay un apartado donde se indican dos opciones muy importantes, a saber:
o Código del bien de inmovilizado igual a código cuenta
Sí: implica tener una cuenta contable por cada elemento de inmovilizado que demos de alta
No: supone una codificación libre, en base al criterio que se estime más oportuno
o Dotación amortización: asiento por elemento
Sí: conlleva que al dotar las amortizaciones se genere un asiento contable por cada elemento.
No: entonces se dotará por el global de cada cuenta general de inmovilizado
Para configurar los parámetros del inmovilizado explicados anteriormente debemos acceder a Varios / Configurar Programa pestaña Inmovilizados (Ejemplo)
Fig. 1
1.2.- Guías de IVA para que funcione el inmovilizado:
• Guía de IVA Soportado (Adquisición del inmovilizado).
• Guía de IVA Repercutido (Venta inmovilizado).
Guía de IVA para el asiento de compra de inmovilizado (Soportado)
Fig. 2
Guía de IVA para el asiento de venta de inmovilizado (Repercutido)
Fig. 3
1.3.- Métodos de amortización gestionados en Marfil:
• Lineal. En todos los ejercicios se amortiza el mismo importe. Cuota constante.
• Decreciente a tasa constante (degresivo). Las cuotas de amortización no son constantes. Permite hacer cargos por depreciación más altos en los primeros años y más bajos en los últimos periodos.
• No amortizable. Bienes no depreciables, por ejemplo los terrenos.
1.4.- Grupos de inmovilizado (Auxiliares/Grupos de Inmovilizado):
• Se pueden crear grupos de inmovilizado con fines estadísticos.
• La codificación es de tres dígitos; por ejemplo: 301 Maquinaria corte, 302 Maquinaria pulido, 601 mobiliario oficina, etc.
<Auxiliares/Grupos de inmovilizado> (Ejemplo)
Fig. 4
2. Altas de inmovilizados anteriores a la implantación de MARFIL
Aquellas empresas que empiezan a trabajar con la aplicación Marfil y tienen que registrar los bienes de los que ya disponen en su activo, deberán reflejar en las fichas la parte ya amortizada de cada bien.
Se accede a través de Entrada Datos/ Mantenimiento de Inmovilizados. Aparece una pantalla como esta:
Fig. 5
Para los ejemplos que vamos a abordar, hemos considerado que el código del elemento es libre (no igual a la cuenta contable). Supongamos la implantación de MARFIL a 02/01/2013.
Ahora imaginemos que los datos del elemento ya existente son:
• Mesa de despacho, modelo L-4011 (para Administración)
• Proveedor: código 52300006 “Muebles Duque”
• Factura: 55487
• Fecha adquisición: 01/10/2006
• Valor del bien = 2.250,00 euros
• Valor amortizable = 2.000,00 euros
• Valor residual = 250,00 euros
• Método lineal, vida útil de 10 años
• La mesa va para Administración (la adjudicamos a la sección Administración)
• Obviamente, el tipo de inmovilizado es MATERIAL Pestaña Datos de compra y contabilización
Fig. 6 Pestaña Datos para el cálculo de Amortizaciones
Fig. 7
Al pulsar el botón Generar Amortización realizará el cuadro de amortización para ese elemento.
En esta pestaña vemos el importe ya amortizado (Amortización Acumulada) y el Valor Pendiente de Amortizar.
NOTA: La columna de la derecha (Amortizado) vemos que tiene el valor “N” para los años pendientes de amortizar. Esa N significa NO. Cuando se lanza el proceso de dotación cambia automáticamente a S (SI) para el ejercicio dotado. En los años anteriores aparece S.
3. Adquisición de inmovilizado
Existen dos formas para dar de alta un bien de inmovilizado. Elegiremos una forma u otra dependiendo de si disponemos o no de la factura de compra en el momento en que vayamos a registrar el bien.
• SÍ disponemos de la factura de compra:
Registramos la factura de compra donde indicamos que se trata de una adquisición de un bien de inversión. Este matiz conlleva que el IVA será considerado de inversión, por una parte, y por otra que el sistema demandará dar de alta la ficha del elemento de inmovilizado (siempre que en la configuración de la empresa esté activa la casilla Enlace IVA/Inmovilizado).
Entramos por IVA soportado SOP y creamos nuevo registro
Fig. 8
Aparte de las cuentas generales que intervienen, lo más importante es señalar que se trata de un bien de inversión. Es la clave de la gestión que realizará a continuación.
Después de haberse generado el asiento de compra (registro de IVA) y la ventana de generación de vencimientos, se abre la ventana para la creación del bien, cuyos datos cubriremos de manera análoga al caso anterior, aunque la fecha de inicio cálculos será la misma que la de adquisición y no habrá valor ya amortizado anteriormente:
Fig. 9
Al codificarlo veremos que arrastra los valores de la factura (nombre del bien, proveedor, nº factura, etc.), en cambio hay otros que deben ser introducidos:
Fig. 10
Finalmente, completamos los datos para generar amortizaciones. Arrastra el valor de adquisición expresado en factura. Para el ejemplo hemos usado el método decreciente a tasa constante (o degresivo) para 8,33 años de vida útil (tasa 12%). No hemos considerado valor residual.
Fig. 11
• NO disponemos de la factura de compra:
El procedimiento normal que se lleva a cabo en la compra de un bien inmovilizado es registrar la factura por IVA Soportado junto al asiento contable, previsión (si se desea) y la ficha de inmovilizado con el fin de poder gestionar sus amortizaciones.
Puede darse el caso de que registremos primero el bien como inmovilizado sin su registro de factura (por ejemplo que por cualquier razón todavía no hayamos recibido la factura). En este caso, la ficha de mantenimiento del inmovilizado no queda ligada al registro de factura. Para poder enlazarlos posteriormente se ha creado la opción Enlazar con la factura de compra. Con esto no es necesario esperar a la recepción de la factura para registrar el inmovilizado. Vamos a ver un ejemplo.
Accedemos al Mantenimiento de Inmovilizados e introducimos un nuevo registro cumplimentando todos los datos, generando su cuadro de amortización. El número de factura lo dejamos vacío.
Fig. 12
Una vez recibida la factura la damos de alta desde el Mantenimiento de Facturas Recibidas indicando que se trata de un bien de inversión.
Fig. 13
Contabilizamos la compra y registramos la previsión de pago si deseamos.
Fig. 14
El programa propondrá registrar el inmovilizado pero no debemos hacerlo porque la ficha de inmovilizado ya está incorporada en el sistema. Para enlazar la factura con el inmovilizado deberemos acceder al inmovilizado y desde el menú desplegable OPCIONES / Enlazar con Factura de Compra.
Fig. 15
Fig. 16
De esta forma podemos establecer trazabilidad entre la factura de compra y el bien de inmovilizado introducido con anterioridad.
4. Alterar cuadro de amortización
Es posible que en algún momento de la vida de un bien haya que modificar el cuadro de amortización en lo que queda pendiente de amortizar, siempre bajo el criterio del usuario que debe estar dentro de los términos legales.
reducir los años de amortización, deberemos recalcular el cuadro de amortización.
Con el ejemplo de un turismo vamos a ver como acelerar la amortización.
Tenemos el siguiente vehículo que se empezó a amortizar el 15/03/2010. Su precio de adquisición fue de 14.500 €, sin valor residual. El tiempo estimado de amortización son 10 años a método lineal es 10% cada año.
Fig. 17
A fecha 2013 se nos platea el caso de que tenemos que acelerar la amortización. En 2013 la cantidad pendiente de amortizar son 10.440 € y decidimos amortizar lo que queda por el máximo legal permitido para los turismos que es el 16 % según las tablas de amortización.
10.440 x 0,16 = 1.670,40 €/año
Con esto modificamos las Cuotas pendientes de amortizar indicando en todas ellas 1.670,40, excepto la última. SIEMPRE de arriba hacia abajo para que la aplicación pueda ir recalculando los valores.
Fig. 18
5. Bienes de escaso valor inferiores a 601,01 euros: Libertad de amortización en bienes del mismo ejercicio contable
Los bienes de escaso valor son los que cumplen los siguientes requisitos:
• Se deben adquirir activos fijos nuevos.
• El valor unitario de cada uno de los bienes debe ser inferior a 601,01 euros y el valor global de todos ellos no debe superar los 12.020,24 euros.
• Se debe tener la consideración de empresa de reducida dimensión en el ejercicio en el que produzca la puesta a disposición del bien al empresario o profesional.
De todos modos es su asesor contable o fiscal el que debe determinar si se puede acoger a esta medida.
Cuando se trata de bienes de escaso valor podríamos decidir amortizarlos en el mismo ejercicio de su adquisición. Para ello vamos a ver un ejemplo.
Adquirimos una mesa de despacho por 480 euros (IVA no incl.).
Fig. 19
Indicamos 1 año y tasa 99,99 y pulsamos el botón Generar Amortización.
Fig. 20
La aplicación nos genera una previsión de dos amortizaciones porque cuenta desde la fecha de amortización 1 año, pero el usuario debe modificar manualmente la primera cuota indicando el total del valor amortizable y la aplicación recalculará el cuadro dejando una sola cuota.
Fig. 21
6. Dotación de amortizaciones
Se realiza anualmente. Es un proceso automático que en las fichas marca los años dotados con la letra S e impide que se vuelva a dotar sobre ellos. Además, genera los asientos de dotación de amortización, bien sea por elemento de inmovilizado o bien por cuenta general de inmovilizado (ver punto 1: configuración parámetros). Para el ejemplo hemos indicado una dotación por elemento de inmovilizado.
La aplicación avisa de que se trata de un proceso exclusivo, por tanto, no puede haber ningún otro usuario dentro de Marfil Contabilidad:
Fig. 22
Fig. 23
Ponemos la descripción del asiento en el campo Comentario. Podemos ver cómo queda la dotación sin necesidad de generar el asiento. Para ello pulsamos el botón Previo Dotación.
Muestra del previo de dotación
Fig. 24
La pantalla ofrece las respectivas dotaciones para el año en cuestión. Como es lógico, no aparecen los elementos vendidos o dados de baja.
Si lo consideramos satisfactorio procedemos a dotar pulsando el botón Dotación.
Fig. 25
Aceptar. La pantalla desaparece y quedamos en el menú principal.
Procedemos a listar por el diario de posiciones los asientos involucrados (en el ejemplo las posiciones 368 a la 377):
Listados/ Listados de Contabilidad/Diario Clasificado
Fig. 26
Como habíamos configurado la contabilización por cada elemento de inmovilizado ha creado un asiento de dotación para cada uno.
7. Baja de inmovilizado
La baja de inventario de un bien de inmovilizado se realiza desde la misma ficha. Vamos a suponer que una máquina se rompe, pero ya no vamos a arreglarla. Tenemos que darla de baja del inventario de inmovilizado. Para ello, entramos en el mantenimiento de inmovilizado y buscamos el bien en cuestión (Entrada datos / Mantenimiento inmovilizado OPCIONES):
<Entrada datos/ Mantenimiento inmovilizado (Ejemplo de baja)
Fig. 27
En la parte superior derecha de la pantalla vemos una ventana desplegable llamada OPCIONES. Si la abrimos podremos ver las siguientes posibilidades:
• Baja de inmovilizado
• Marcar como dado de baja
• Marcar como vendido
• Enlazar con factura de compra
Las dos opciones de “marcar como” lo que hacen es dejar la ficha como dada de baja o como vendida, pero sin realizar ningún asiento contable (por ejemplo, porque el bien ya estuviese dado de baja antes de implantar Marfil, pero nos interesara por algún motivo, estadístico quizás, tenerlo en la base de datos de Marfil).
Para dar de baja y que genere el correspondiente asiento contable hay que escoger Baja de Inmovilizado. Y es lo que vamos a hacer. En cuanto seleccionemos la opción de baja, surgirá una ventana que sugerirá la fecha de baja, solicitará el motivo de la misma y nos avisará de que la operación es irreversible:
Fig. 28
En ejemplo damos de baja con la fecha propuesta (la del día) y como motivo argumentamos que se ha roto. Aceptamos:
Fig. 29
El programa nos comunica que ha generado dos asientos (documentos 91 y 92 en el ejemplo). Ello se debe a que primero debe dotar amortización desde la última fecha de dotación hasta el día de la baja (primer asiento) y después ejecutar la baja (segundo asiento). La ficha quedará asimismo marcada como baja (en letras rojas) y el año de la baja como amortizado “SI” (la S de la columna de la derecha). La amortización pendiente del cuadro de amortización desaparece, en buena lógica.
Aspecto de la ficha de un bien dado de baja
En la pestaña de Datos de baja y venta tenemos datos relevantes de la operación:
Fig. 30 Consultamos los asientos generados:
8. Venta de inmovilizado
La venta de inmovilizado se comporta de manera análoga a la compra, es decir, se realiza una factura de venta (REP), pero se indica que lo que se vende es un bien de inversión. Se generará un único asiento con dos partes:
• Dos primeras líneas, por la dotación pendiente hasta la fecha de la venta
• Resto de líneas: el asiento de la factura de venta de inmovilizado
Obviamente, la ficha del elemento a vender debe existir y se la deberemos indicar una vez se haya generado el asiento automático, como veremos a continuación.
Pulsamos el botón REP de la parte superior de la pantalla para entrar en el IVA repercutido e iniciar la factura:
Fig. 31
Muy importante indicar el bien de inversión y las cuentas de elemento y deudor. Al aceptar se abre una ventana donde se pide el código del bien cuya venta estamos realizando:
Fig. 32
Como fecha de venta arrastra la de la factura, también podemos describir la operación en
“Motivo de venta”. El código del elemento lo tecleamos o lo buscamos. Advierte de que la operación es irreversible. Una vez cubiertos los datos aceptamos:
Muestra el asiento generado (registro IVA)
Fig. 33
Por supuesto, la ventana de previsiones de cobros también se despliega (como en las facturas de venta normales). Veamos como ha quedado la ficha del bien vendido:
Fig. 34
Efectivamente, el resultado en el mantenimiento de inmovilizado es similar al de la baja. Se marca el elemento en la ficha como “Vendido” y queda como amortizado en el año de la venta. Si vamos a la pestaña de “Datos de baja y venta” veremos datos relevantes de la operación.
