Sistemas de Gestión
Empresarial –
UF2_PAC01
ÍNDICE
1. Introducción a la práctica. ... 2
2. Actividad 3.2. ... 7
2.1. Añade a los clientes y proveedores sus correspondientes categorías. ... 7
2.2. Crea una estructura de categorías de productos similar en tamaño a la del Ejemplo. 8 2.3. Añadir productos suficientes a cada categoría, con al menos uno sin existencias... 11
3. Actividad 3.8. ... 13
3.1. Crea un año fiscal nuevo y añade los periodos mensuales. ... 13
3.2. Cierra el año anterior y abre el nuevo. Si da error comprueba que existen los periodos de apertura y cierre. Reabre el año cerrado. ... 14
3.3. Crea una nueva cuenta en el plan contable a partir de una existente. ... 18
3.4. Crea un par de asientos contables y varios apuntes. ... 20
3.5. Crea un par de facturas de proveedores y concilia las facturas en un solo pago. ... 23
3.6. Realiza los siguientes informes: Libro mayor, Informes para AEAT, Análisis de las facturas de un cliente. ... 25
3.7. Cierra los periodos de forma manual. ... 29
direcciones/Etiquetas de empresa. Aquí podremos realizar la consulta, modificación
y alta de categorías, aunque en esta versión se denomina “Etiquetas de Empresa”.
Para crear una categoría pulsamos el botón “Crear” en la pantalla de consulta de
categorías de empresa.
Figura 1: Consulta de las categorías de Empresa creadas.
Para añadir la categoría sólo debemos introducir un nombre y guardar en la
pantalla. Con esto sería suficiente, pero además la pantalla nos ofrece la posibilidad
de añadir la categoría a otra categoría (se puede seleccionar de una existente o crear
una nueva), convirtiéndola así en una subcategoría y de activar/descativar la
categoría.
Figura 2: Ventana de creación/edición de una categoría
Al pulsar Guardar la categoría será añadida al listado de consulta.
El mantenimiento de una categoría se hace pulsando en sobre la categoría, donde
aparecerá la ventana anterior en modo edición.
b)
Mantenimiento de clientes (proveedores y compradores):
Mediante el módulo Ventas, menú Ventas/Clientes podremos acceder tanto a los
proveedores como compradores, aunque para crear socios sólo nos interesaría la
parte de creación de proveedores veremos que se realiza de la misma manera, pero
variando el indicador de la pantalla.
Figura 3: Ventana de consulta/mantenimiento de clientes.
Para crear un nuevo cliente pulsaremos el botón “Crear” de la ventana mostrada en
la Figura 3. Se presentará una ventana en la que podremos seleccionar el nombre y
los datos del cliente, cabe destacar la opción que nos permite marcar si el clientes
una persona física o una Empresa y las check que indican si se trata de un cliente o
un proveedor (remarcado en la Figura 4).
Figura 5: Edición de un cliente.
2.
Creación de categorías de productos, productos y stock inicial.
a)
Mantenimiento de categorías de productos:
En el módulo de Ventas accedemos al menú Productos/Categorías de productos, en
la ventana que se presenta tendremos las categorías y subcategorías de productos
dadas de alta en la BBDD.
Para dar de alta una nueva categoría pulsaremos el botón “Crear”.
Figura 6: Consulta/mantenimiento de categorías de productos
Para dar el alta de la categoría introduciremos el nombre de la misma, la categoría
padre (si es una subcategoría) y los datos financieros y de stock asociados a la
misma.
Figura 7: Creación de una categoría de productos
b)
Mantenimiento de productos:
En el módulo Ventas, menú Products/Productos se mostrarán todos los productos
dados de alta en la Base de Datos, además podremos editarlos pinchando en el
nombre del producto o dar de alta uno nuevo mediante el botón “Crear”:
Figura 8: Alta de productos
Rellenamos los datos importantes como el nombre, el precio de venta, si se produce
o se adquiere el producto a un proveedor, el precio de coste, etc. y pulsamos el
botón “Guardar”.
Figura 9: Alta de un producto
El sistema puede presentar una serie de validaciones para asegurar la coherencia de
los datos introducidos en la Base de Datos.
Figura 10: Control de errores en los datos introducidos
Una vez corregidos los errores se dará de alta correctamente el producto.
Figura 11: Consulta del nuevo producto añadido
2.
Actividad 3.2.
2.1.
Añade a los clientes y proveedores sus correspondientes
categorías.
Para asociar a los clientes la categoría de clientes y a los proveedores la de proveedores iremos al módulo Ventas y seleccionaremos en el menú Ventas/Clientes, pincharemos sobre el nombre del cliente y lo editaremos.
Para éste documento vamos a hacer dos Ejemplos, uno con un proveedor que vamos a crear y llamaremos “PRODUCTOSA” y otro con un cliente que vamos a crear y llamaremos “CINEFILIUS”.
Figura 12: Edición del cliente PRODUCTOSA (proveedor)
Para asignar la categoría “Proveedores” sólo tendremos que seleccionar en el combo situado debajo del nombre la misma y pulsamos el botón “Guardar”.
Figura 13: Asociación de la categoría Proveedores. Con el cliente CINEFILIUS realizamos los mismos pasos.
Figura 14: Asociación de la categoría Clientes
2.2.
Crea una estructura de categorías de productos similar en
tamaño a la del Ejemplo.
En la introducción hemos visto como se daría de alta una categoría de productos, pero para resolver éste apartado indicaremos de nuevo los pasos que se deben dar y al final mostraremos la estructura creada.
Para dar de alta una categoría de productos seleccionaremos el módulo “Ventas” y en el menú seleccionaremos Productos/Categorías de producto. En la pantalla que se presenta podemos dar de alta nuevas categorías de productos, así como subcategorías, teniendo en cuenta que como ya existe en el sistema la categoría “Todos los productos”, partiremos de la misma.
Figura 15: Categorías de productos en el sistema
Como debemos crear una estructura similar vamos a montar una tienda de películas y videojuegos, llegando a tener la siguiente estructura:
- Todos los productos
- Todos los productos / Películas - Todos los productos / Juegos
- Todos los productos / Películas / DVD - Todos los productos / Películas / Blue Ray - Todos los productos / Juegos / RPGs - Todos los productos / Juegos / Deporte
Para ello iremos creando la estructura mediante el botón “Crear” como en los siguientes pantallazos donde mostramos algunos ejemplos.
Figura 17: Creación de la categoría DVD dentro de Todos los productos /
Películas
Figura 18: Creación de la categoría Blue Ray dentro de Todos los productos /
Películas
Siguiendo éste procedimiento llegaremos a obtener la estructura:
2.3.
Añadir productos suficientes a cada categoría, con al
menos uno sin existencias.
Para añadir los productos de nuevo accederemos al módulo de Ventas y en el menú seleccionaremos Products / Productos, donde pulsaremos el botón “Crear”:
Figura 20: Creación de productos
Añadimos un juego de tipo RPG y no actualizamos las unidades, para que se refleje que hay cero, sin existencias, tal y como nos solicita el ejercicio para uno de los productos.
Figura 21: Nuevo juego añadido
El resto de productos que hemos creado si tendrán stock, para ello lo que haremos es seleccionar la pestaña “Inventario”, dentro de la ficha del producto, y pulsar sobre el link “actualizar” del stock.
Figura 22: Ficha del producto (Inventario) En la ventana que se abre actualizamos el número de productos en stock.
Figura 23: Actualización de stock
Actualizamos el resto de productos; y finalmente vamos a la vista de productos por categoría para comprobar que se han asociado a las categorías y que se ha actualizado el stock.
Figura 24: Productos por categoría (Ejemplo con juegos/RPGs)
3.
Actividad 3.8.
3.1.
Crea un año fiscal nuevo y añade los periodos mensuales.
Para añadir un nuevo año Fiscal iremos al módulo de “Contabilidad” y en el menú seleccionaremos Configuración/Periodos/Ejercicios fiscales.
Figura 25: Menú dentro del módulo Contabilidad A continuación pulsamos el botón “Crear”.
Figura 26: Nuevo Ejercicio Fiscal
En la pantalla de alta introducimos los datos obligatorios y pulsamos el botón “Guardar”.
Figura 28: Al pulsar el botón “Crear periodos mensuales” se generan todos los periodos del año fiscal
Si accedemos mediante el menú de periodos veremos que los periodos aparecen en la consulta de periodos.
Figura 29: Pantalla de periodos
3.2.
Cierra el año anterior y abre el nuevo. Si da error
comprueba que existen los periodos de apertura y cierre. Reabre
el año cerrado.
Para cerrar el año fiscal iremos al módulo de Contabilidad y en el menú Procesamiento periódico / Fin de periodo / Cerrar un ejercicio fiscal.
Figura 30: Menú dentro del módulo Contabilidad
Al seleccionar la opción de cierre del año fiscal se presenta una ventana modal en la que podemos seleccionar al ejercicio que queramos cerrar.
Figura 31: Selección de ejercicio fiscal a cerrar
Pulsando sobre el botón “Cerrar ejercicio fiscal” veremos que se cierra el ejercicio que habíamos creado (aunque el enunciado habla de cerrar el anterior y abrir el nuevo, en nuestro caso como sólo teníamos uno es el que cerramos, la apertura la veremos en el siguiente punto).
Figura 32: Consulta del ejercicio fiscal
Aunque un contable realmente realizaría una serie de procesos antes de cerrar el año fiscal entiendo que no es parte del ejercicio y que realmente se pretende aprender el cierre y apertura de ejercicios fiscales.
En esta versión del programa no tenemos la opción de reabrir el año fiscal, la única opción que encontramos es con un método invasivo atacando directamente la BBDD PostgreSQL. Para ello abriremos el programa “pgAdmin III”, nos conectaremos a la base de datos y localizaremos las tablas que referencian al año fiscal, en este caso trataremos la tabla account_fiscalyear.
Figura 33: Presentación de los datos en la tabla
Como vemos en la Figura 33 nuestro año fiscal aparece como “done”, por lo que modificaremos el valor del campo para ponerlo de nuevo como “draft”.
Al ir a OpenERP para consultar los años fiscales veremos que de nuevo se encuentra abierto nuestro año fiscal.
Figura 35: Año fiscal reabierto
Como esta opción no es demasiado lícita y puede comprometer la integridad de la Base de Datos no debe utilizarse, salvo casos extremos que requieran intervención en la Base de Datos y siempre controlado con sus correspondientes Backups y pruebas de regresión. Otra alternativa sería jugar con la apertura/cierre/reapertura de periodos, lo cual si está contemplado en el programa o mediante la generación de un único periodo anual. Para realizar la acción de cierre y reapertura de un periodo actuaremos sobre el menú Fin de periodo, pero en esta ocasión seleccionaremos la opción “Cerrar periodo”.
Figura 36: Cierre de periodos El sistema pedirá confirmación del cierre:
Figura 37: Confirmación para el cierre de un periodo
Para reabrir un periodo pulsamos sobre él con el botón izquierdo del ratón para acceder a la ficha de detalle del periodo y pulsamos sobre el botón “Reabrir Periodo”.
Figura 38: Reapertura de un periodo
Figura 39: Periodo reabierto
Esta versión de OpenERP no muestra el asistente que aparece en el libro, por lo que no tenemos check para realizar automáticamente la apertura del año fiscal al cierre del anterior, por lo tanto para crear el nuevo año fiscal debemos actuar como hemos indicado en el punto de creación del ejercicio fiscal.
3.3.
Crea una nueva cuenta en el plan contable a partir de una
existente.
Lo primero que haremos es acceder al plan contable para ver las cuentas que tiene, para ello accedemos al módulo de Contabilidad y nos posicionamos en el menú Planes Contables y seleccionamos Plan Contable. En la ventana modal que aparece pulsamos el botón “Abrir plan contable”.
Al abrir el plan podemos ver sus cuentas y los apuntes realizados en cada una de ellas por agrupaciones.
Figura 41: Cuentas y apuntes del plan contable
Para el ejercicio como nos indica que creemos una cuenta nueva desde otra existente vamos a utilizar la cuenta marcada en la figura 41, para ello iremos al módulo de Contabilidad y localizaremos el menú Cuentas / Cuentas.
Figura 42: Consulta de cuentas
Pulsamos sobre la cuenta para acceder al detalle de la misma y seleccionamos la opción de duplicar la cuenta:
Figura 43: Duplicación de una cuenta
En la ventana que se presenta podremos editar los datos de la cuenta y pulsaremos “Guardar” para confirmar la creación de la misma.
Figura 44: Alta de la nueva cuenta
Por último accedemos de nuevo al plan contable para comprobar que se ha creado la cuenta exactamente igual que la cuenta que ya teníamos en el plan contable. Obteniendo así una cuenta del plan a partir de otra como indica el enunciado.
Figura 45: Presentación de cuentas en plan contable
3.4.
Crea un par de asientos contables y varios apuntes.
Para crear los asientos y los apuntes utilizaremos el mismo menú del módulo de Contabilidad que es “Asientos Contables”. Dentro de dicho menú existen dos opciones “Apuntes contables” y “Asientos contables”.
Figura 46: Opción para la creación de asientos contables A la hora de crear el asiento vamos a aprovechar para crear dos nuevos apuntes.
Figura 47: Creación de un asiento y apuntes en un solo paso
Pero también podemos crear los apuntes desde el menú de Apuntes Contables y el asiento desde el apunte:
Figura 48: Selección de creación de un apunte
Figura 49: Creación del apunte, creación del asiento
Al pulsar sobre Crear y editar se presenta la ventana modal de creación del asiento, la cual rellenaremos como se muestra en la siguiente figura.
Figura 50: Al pulsar Guardar generaremos el asiento
Al guardar volvemos a la pantalla del apunte, donde tras rellenar todos los datos pulsaremos el botón “Guardar” para finalizar la creación del apunte.
Figura 51: Alta del apunte contable
Figura 52: Apuntes y asientos contables creados en el ejercicio
3.5.
Crea un par de facturas de proveedores y concilia las
facturas en un solo pago.
En el menú Proveedores / Facturas de proveedor localizaremos la opción de crear nuevas facturas:
Figura 53: Mediante el botón crear abrimos la ventana de alta de facturas
En la pantalla de la factura podremos añadir la información necesaria para identificar el proveedor, el motivo de la factura, los productos adquiridos, cuenta bancaria de pago, asiento contable, etc… Una vez rellenada la información pulsaremos “Guardar” para crear la factura.
Figura 54: Creación de una factura nueva Tal y como nos indica el enunciado crearemos otra factura.
Figura 55: Presentación en modo borrador de las facturas creadas El siguiente paso que daremos será confirmar las facturas.
Figura 56: Confirmación de las facturas
Por último accedemos al pago de las facturas mediante el menú Proveedores / Pagos a proveedores, donde crearemos un nuevo pago mediante el botón “Crear”:
Figura 57: Creación de un pago al proveedor
Rellenamos la factura con los datos del proveedor y las dos facturas que tenemos abiertas, Validamos y Guardamos (realmente al validar se produce la concilicación, por lo que al Guardar sólo volvemos a la pantalla de pagos):
Figura 58: Conciliación de la factura
Figura 59: Resultado de los pagos
3.6.
Realiza los siguientes informes: Libro mayor, Informes
para AEAT, Análisis de las facturas de un cliente.
OpenERP nos facilita la tarea de reunir toda la información sobre la contabilidad, facturas y otros aspectos financieros y de gestión, para ello ofrece la posibilidad de imprimir una serie de informes en formato PDF.
Figura 60: Al pulsar imprimir se genera el PDF con el informe
Figura 61: Libro Mayor Informes para la AEAT (impuestos)
Entendemos que el enunciado se refiere al informe de impuestos al cual se accede desde el menú Informe / Informes generales / Impuestos / Informe impuestos.
Figura 63: Informe de impuestos Análisis de las facturas de un cliente
En el menú Informes / Contabilidad / Análisis de facturas podemos obtener todo el análisis de las facturas del sistema:
Figura 64: Análisis de facturas
Para generar el análisis tenemos diferentes filtros y vistas, en modo lista o mediante gráficos. Los filtros se seleccionarán en la parte superior derecha de la ventana:
Figura 65: Filtros para mostrar los informes
Se pueden seleccionar los filtros que mejor adapten el análisis que queremos hacer, en nuestro caso bastaría con seleccionar Factura y cliente, pero hemos seleccionado más opciones para que quede más claro.
Figura 66: Selección de vista para el análisis
En cuanto a la vista puede ser en modo lista o gráfica dependiendo del icono que seleccionemos:
Si seleccionamos la vista gráfica podremos seleccionar una serie de opciones desde una flecha que aparecerá en pantalla:
Figura 67: Opciones del gráfico de análisis
Las opciones nos permitirán seleccionar la forma del gráfico, la situación de la leyenda, los ejes y descargar el gráfico o mostrar los datos para guardarlos en una hoja Excel.
3.7.
Cierra los periodos de forma manual.
En el punto 3.2 de éste ejercicio comentábamos la manera de realizar el cierre de los periodos manualmente, pero en este apartado vamos a hacerlo de manera más detallada con un Ejercicio Fiscal nuevo.
Figura 68: Periodos del ejercicio fiscal que vamos a cerrar
Para localizar los periodos accedemos al menú Configuración / Periodos / Periodos:
Figura 69: Menú de consulta de periodos
En la ventana que nos aparece filtraremos por los que están abiertos y añadiremos el filtrado literal “2017”, ya que realmente son los periodos del ejercicio fiscal que nos interesa cerrar.
Figura 70: Filtrado por periodos
El siguiente paso lo podríamos hacer de dos maneras, o bien entrando en cada uno de los periodos y pulsando el botón “Cerrar periodo”, o seleccionando uno y en la combo más seleccionar “Cerrar un periodo” o como lo vamos a hacer nosotros que es seleccionando todos y mediante la combo “Más” cerraríamos los periodos.
Figura 71: Opción para cerrar el periodo desde la ficha de detalle del mismo
Figura 72: Opción para cerrar el periodo seleccionado
Figura 73: Opción de cierre masivo
Figura 75: Consulta de los periodos y verificación de estado
3.8.
Cierra el ejercicio fiscal de nuevo sin abrir uno nuevo.
En el punto 3.2 de este mismo ejercicio ya hemos visto como se cierra un año fiscal, de todas formas indico de nuevo mediante pantallazo la forma de cerrar el año fiscal.
Figura 76: Menú para cerrar el año fiscal
En la ventana que se abre seleccionamos el año fiscal a cerrar y pulsmos el botón “Cerrar ejercicio fiscal”.
