1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el manejo y recupero de los montos facturados por servicios y/o productos. Manteniendo un registro y control sobre las cuentas.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por el Jefe de Créditos y Cobranzas para la UCSUR y SISE, es fuente de consulta y aplicación para el área de Tesorería, Finanzas y Contabilidad.
3. NORMAS A CONSULTAR
3.1 Procedimiento de Ingreso de Cobros.
3.2 Procedimientos Administrativos: Créditos y Cobranzas. 3.3 Procedimientos Administrativos: Manejo de Efectivo. 4. DEFINICIONES
4.1 Amortización: Pago parcial de la deuda.
4.2 Comprobante de pago: Documento contable que se genera cuando el cliente paga su deuda. 4.3 Deudas obligatorias: Son las deudas que han llegado a la fecha de vencimiento.
4.4 Mora: Son los interese generados a partir del vencimiento de una deuda.
4.5 Notas de crédito (abono): Documento contable que se emitirá como comprobante para descargar o rebajar deudas, deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago emitido con anterioridad.
4.6 Notas de débito (cargo): Documento contable que se emitirá como comprobante por la Cobranza de intereses generados por el pago no oportuno de los servicios prestados deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago emitido con anterioridad.
4.7 Boleta de venta: Comprobante de pago que se emite a las personas naturales por los servicios brindados. 4.8 Cronograma de pagos: Son los montos a pagar en un periodo.
4.9 Cuenta corriente o reporte de pagos: Formato emitido por el Sistema de caja donde figuran las transacciones de pago y cuentas por cancelar.
4.10 Factura: Es un documento de valor contable que se emite a toda persona jurídica por los servicios o productos brindados; los solicitantes de este documento deberán acercarse a la CAJA indicando su Razón Social, RUC y Dirección.
4.11 Fraccionamiento de deuda: Convenio pactado entre la Jefatura de Créditos y Cobranzas y el cliente; es la acción de dar nuevas fechas de pago a cuotas ya vencidas.
4.12 Cheque certificado: En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aun cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.
4.13 Cheque no negociable: Son todos aquellos que sólo pueden ser cobrados en la ventanilla del banco por el beneficiario o bien depositados en la cuenta bancaria de la persona o empresa que es el beneficiario del cheque. No pueden endosarse.
4.14 Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta plástica con una banda magnética codificada que da derecho al titular a tener acceso a una línea de crédito. El monto del crédito y la tasa de interés están determinados por el ingreso del prestatario y su historia crediticia según figure en el informe de crédito.
4.15 Tarjeta de débito: Se parece a una tarjeta de crédito pero es emitida por su banco. Los cargos se obtienen directamente de la cuenta del titular de la tarjeta, típicamente en una cuenta corriente o cuenta de ahorros. El retiro de fondos es inmediato cuando se trata de tarjetas de débito en línea, existe un retraso de un día o dos en el caso de las tarjetas de débito fuera de línea.
4.16 Transferencia interbancaria: Es una transacción electrónica para cancelar un compromiso de pago. 4.17 Librador: LA persona que ordena al banco el pago del cheque mediante su firma.
4.18 Beneficiario: Es la persona física o moral a favor de quien se libra el cheque y recibe el pago.
5. NORMAS GENERALES
5.1 Toda cobranzas dentro de la organización deberá realizarse a través de la caja de UCSUR y SISE o desde la red de Bancos Autorizados. 5.2 La cobranza de los productos y/o servicios que brinde la UCSUR y SISE deberá realizarse distinguiéndose claramente que producto y/o servicio se vende.
5.3 El dinero recaudado en efectivo sea en moneda nacional, moneda extranjera, Cheques y otros valores por turno deberá ser depositado en las cuentas corrientes de cada unidad de negocio establecido previamente por la dirección de finanzas como máximo al día útil siguiente de su recaudación. Los vouchers de las tarjetas de crédito y débito se adjunta al cuadre.
5.4 Los depósitos tienen que ser en la misma moneda que se recaudó; solo en casos indicados expresamente (correo electrónico) por la dirección de finanzas se podrá efectuar depósitos en cuentas de diferente moneda.
5.5 El traslado de efectivo debe realizarse cumpliendo estrictamente con lo establecido por la compañía de seguros bajo responsabilidad; el incumplimiento de esta política será considerada como falta grave.
5.6 Está terminantemente prohibido utilizar el dinero recaudado por caja para efectuar cualquier tipo de adquisición de bienes, servicios y/o cualquier tipo de pagos, así como cambiar dólares por nuevos soles y/o nuevos soles por dólares bajo responsabilidad; el incumplimiento de esta política será considerado como falta grave. El pago de los servicios otorgados al crédito debe ser en efectivo, con cheque, con tarjeta de crédito, con tarjeta de débito y transferencias bancarias.
6. NORMAS ESPECÍFICAS
6.1 La emisión de los comprobantes de pagos establecidos serán generados contra la prestación del servicio y/o el pago respectivo. 6.2 Para los casos de la generación de comprobantes de pago por concepto de servicios prestados; esta podrá ser amortizado generándose un “Recibo de Ingreso de Caja”; el cual deberá obligatoriamente hacer referencia al Número del Comprobante de Pago correspondiente. 6.3 Al inicio de las operaciones diarias los cajeros deberán verificar la correlatividad de la numeración de cada uno de los tipos de comprobantes de pago con la que inician su operación; el mismo que debe ser correlativo con el último número del día o turno anterior. 6.4 Toda cobranza efectuada por los cajeros deberá estar sustentada obligatoriamente por el comprobante de pago correspondiente. 6.5 Es responsabilidad del cajero efectuar recuentos parciales del efectivo recaudado si supera los S/. 5000 o su equivalente en menda extranjera deberá ser depositado en la caja fuerte; el mismo que deberá cumplir con el proceso del control dual.
6.6 Es responsabilidad del cajero efectuar el conteo del dinero recaudado durante su turno de trabajo el mismo que deberá coincidir con el cuadre de caja para ser depositado en la caja fuerte; el mismo que deberá cumplir con el proceso del control dual.
6.7 La Jefatura de Créditos y Cobranzas podrá dar una prórroga de pago durante el cual sigue corriendo la mora.
6.8 La dirección de Finanzas y la Jefatura de Créditos y Cobranzas son las únicas que autorizan al Cajero la elaboración de Notas de Crédito.
6.9 Cliente que solicita un Fraccionamiento de Deuda deberá presentar una solicitud simple y sustentar los motivos de fraccionamiento de la deuda dirigida al Jefe de Créditos y Cobranzas, quien resolverá los casos de fraccionamiento que tengan deuda.
6.10 El Jefe de Créditos y Cobranzas deberá comunicar a los clientes que podrán Pagar su “Fraccionamiento de Deudas”, “Pagos a Cuenta” y/o Saldos en caja de la universidad y en el banco.
6.11 Los datos de los “Fraccionamientos de Deudas” serán ingresados al Sistema a más tardar al día siguiente de resulto el caso previamente visado por Jefe de Créditos y Cobranzas y/o DCAF; verificando toda la documentación física que respalda el cambio.
6.12 Todo cliente al cual se le aprueba su Fraccionamiento deberá saber que tiene que cumplir con sus pagos en las fechas pactadas; pues de lo contrario no tendrá derecho a solicitar otro fraccionamiento.
6.13 El cajero deberá cobrar en primera instancia la MORA y luego la deuda.
6.14 Para el caso de la UCSUR se concederá siete (7) días calendarios de gracia sobre la “Fecha de Vencimiento” para la aplicación de la mora; recién se aplicará la mora a partir del octavo día. En el caso de SISE no se tienen días de gracia.
6.15 Los avisos de pagos pendientes que se generan para el cliente que adeuda deberán ser realizados a través del sistema people soft, aquí se generan las cartas de aviso, de manera que quede archivado el seguimiento a ese cliente en el sistema.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° Acción Responsable
1 Revisa el estado de cuentas por cobrar pendientes. Director de Finanzas y/o Jefe de
Créditos y Cobranzas en UCSUR y Jefe de Créditos y Cobranzas
y/o Director de Sede en SISE 2 Coordina el pago de la deuda.
Persona que genera la venta 3 Dar el 1er aviso al cliente que debe pagar la deuda. Y copia al Director de Finanzas y/o al Jefe de Créditos y
Cobranzas-UCSUR/al Jefe de Créditos y Cobranzas y/o Director de Sede-SISE. Quienes guardarán a información de primer aviso en el sistema People soft.
4 Recepciona el documento de aviso de pago. Cliente
5 En caso que acepte pagar la deuda al recibir el 1er aviso, se acerca a realizar el pago de la deuda.
6 Si el cliente solicita facilidades para el pago de la deuda, se efectúa el refinanciamiento. Director Central de Administración y Finanzas-UCSUR/Director
General-SISE
7 Generación de la nota de débito, recibo y cobro. Cajero
8 Continúa con el procedimiento de Ingreso de Cobros – Módulo de Cuentas por Cobrar.
9 Fin
N° Acción Responsable
11 2do aviso del pago de la deuda con copia a la Persona que genera la venta. Director de Finanzas y/o Jefe de
Créditos y Cobranzas en UCSUR y al Jefe de Créditos y Cobranzas y/o Director de Sede para el caso
de SISE
12 Recepción del 2do aviso de deuda. Cliente
13 En caso que acepte pagar la deuda al recibir el 2do aviso, se acerca a realizar el pago de la deuda.
14 Si el cliente solicita facilidades para el pago de la deuda, se efectúa el refinanciamiento. Director Central de Administración y Finanzas-UCSUR/Director
General-SISE
15 Generación de la nota de débito, recibo y cobro. Cajero
16 Continúa con el procedimiento de Ingreso de Cobros – Módulo de Cuentas por Cobrar.
17 Fin
18 3er aviso de deuda. Director de Finanzas y/o Jefe de
Créditos y Cobranzas en UCSUR y al Jefe de Créditos y Cobranzas y/o Director de Sede para el caso
de SISE
19 Recepción del 3er aviso de deuda. Cliente
20 En caso que acepte pagar la deuda al recibir el 3er aviso, se acerca a pagar la deuda.
21 Si el cliente solicita facilidades para el pago de la deuda, se efectúa el refinanciamiento. Director Central de Administración y Finanzas-UCSUR/Director
General-SISE
22 Generación de la nota de débito, recibo y cobro. Cajero
23 Continúa con el procedimiento de Ingresos de Cobros – Módulo de Cuentas por Cobrar.
24 Fin
25 Si el cliente indica que no va a pagar la deuda, o no hay respuesta del cliente de la deuda pasa a estado de incobrable, en el módulo de Cuentas por Cobrar. En este momento se inactiva el código del cliente para que no se le venda ningún producto o servicio ni se le despache ningún tipo de mercadería.
Director de Finanzas y/o Jefe de Créditos y Cobranzas en UCSUR y al Jefe de Créditos y Cobranzas y/o Director de Sede para el caso
de SISE 26 Se in forma a contabilidad y a la Dirección Central de Administración y Finanzas en UCSUR y a la Dirección
de Administración de SISE, del nuevo estado de incobrable de factura y cliente.
27 Recibe el aviso de la nueva condición del cliente y factura. El mismo que quedará en estado de espera hasta transcurrir 12 meses desde la fecha de generación de la factura o boleta de venta, para que tributariamente la cliente se le pueda cambiar de condición: Pasas de Venta a Gasto (cambiando también sus respectivas cuentas contables).
Asistente de Contabilidad
Fin
8. FORMULARIOS Y/O REPORTES
Documento Código de Formulario Código de Cartilla de Instrucción
Factura UCSUR-FN-F-001-V1 UCSUR-FN-CI-001-V1
Boleta de Venta UCSUR-FN-F-002-V1 UCSUR-FN-CI-002-V1
Nota de Crédito UCSUR-FN-F-003-V1 UCSUR-FN-CI-003-V1
Recibo de Ingreso UCSUR-FN-F-004-V1 UCSUR-FN-CI-004-V1
Nota de Débito UCSUR-FN-F-005-V1 UCSUR-FN-CI-005-V1
9. ANEXOS
DESCRIPCIÓN ANEXO
INICIO Persona que
Genera la Venta
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZAS
CAJERO CONTABILIDADASISTENTE DE TESORERO *DCAF-UCSUR/DAF-SISE
Revisa estado de cuentas por cobrar
pendientes.
Pago de la deuda DIRECTOR DE FINANZAS Y/O JEFE DE
CRÉDITOS Y COBRANZAS-UCSUR/ JEFE DE CRÉDITOS Y COBRANZAS Y/O
DIRECTOR DE SEDE-SISE
CLIENTE
Elaborado por: BPTC
Revisado por: Katia Vizcarra – Jefe de Créditos y Cobranzas Aprobado por: Miluska Ciprian – Director de Finanzas
Revisión: Cada 6 meses Fecha de aprobación: Diciembre 2009 Fin
*DCAF: Director Central de Administración y Finanzas DAF: Director de Administración y Finanzas Coordina el pago de la deuda. 1er aviso al cliente del pago de la deuda. Copia de 1er aviso de pago. Recepción del documento de aviso. Recepción del documento de 2do aviso. Copia de 2do aviso de pago. No Copia de 2do aviso de pago. 3er aviso de cobro de la deuda. Recepción del documento de 3er aviso. La deuda cambia de estado, pasa a incobrable. Generación de nota de débito por la mora y recibo para el cobro de la
deuda. Si Recepción del efectivo. Recepción del voucher de depósito al banco. No No Empatar la factura con el recibo de cobro con un mantenimiento. Cancelación de la factura. Creación de entrada contable.
Al final del turno, elaboración del cuadre de caja. Generación automática del asiento. Aviso de incobra-ble. VB° al cuadre. No Recepción de las facturas-emisor dentro del cuadre visado. Si Archivo. Verificar el depósito en el banco. No Si Aviso de incobra-ble. Fin Refinanciamiento de la deuda. Si Si
