Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE ZIPAQUIRA "EAAAZ ESP"

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno,

o quien haga sus veces:

HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA

Período evaluado: 12 de Julio al 11 de Noviembre de 2015

Fecha de elaboración: 12 de Noviembre de 2015

Evidencia encontrada

La Oficina Asesora de Control Interno de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá "EAAAZ ESP", en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011,

presenta informe por menorizado del estado del Sistema de Control Interno conforme al Decreto 943 de mayo 21 de 2014, teniendo en cuenta la nueva estructura del MECI con sus Módulos de

Planeación y Gestión; Modulo de Evaluación y Seguimiento, y su Eje Transversal de Información y Comunicación.

ESTADO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

Maxima Autoridad

Representante legal

Representante de la Dirección

Grupo Directivo

Evaluación Independiente

JUNTA DIRECTIVA EAAAZ ESP: ENCABEZADA POR EL SEÑOR ALCALDE DR. MARCO TULIO SANCHEZ GOMEZ

GERENTE: JAIRO GARCIA GOMEZ

SUBGERENTE COMERCIAL: EDGAR MAURICIO CAMACHO GONZALEZ

GERENTE: JAIRO GARCIA GOMEZ

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO: EDGAR NIVEY DIAZ MONROY

SUBGERENTE TÉCNICO Y OPERATIVO: JUAN CARLOS BALLEN SANCHEZ

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA: ANDREA DEL PILAR ARIAS RAMIREZ

JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO: HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA

DIRECTOR DE AGUA POTABLE 1. YEIMI ANDREA VELASQUEZ

DIRECTOR DE SANEAMIENTO BASICO 2. ELKIN DEAQUIS COLMENARES

JEFE DE RECURSOS HUMANOS 3. NUBIA CECILIA GONZALEZ

JEFE DE PLANEACION Y DESARROLLO CORPORATIVO 4. JOHANNA MARCELA CELIS LAVERDE

JEFE DE SISTEMAS DE INFORMACION 5. DIEGO JAVIER GARCIA ALARCON

JEFE DE CONTABILIDAD

JEFE DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS 11. DIEGO ALEJANDRO SANTAMARIA

JEFE DE ATENCIÓN Y SERVICOI AL CIUDADANO 12. LUZ ANGELA GARZON

Grupo Operativo

6. CARLOS EDUARDO CAICEDO ALONSO

TECNICO DE PRESUPUESTO 7. CARMEN ELISA RODRIGUEZ

JEFE DE COMPRAS Y ALMACEN 8. MILTON ARIEL MARTINEZ ORDOÑEZ

JEFE DE CALIDAD 9. JOSE LUIS NIETO BENITO

JEFE DE FACTURACION Y CARTERA 10. OLGA PATRICIA PARRA AREVALO

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos

Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente.

Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad. Socialización de los principios y valores de la organización. Manual de funciones y competencias laborales Procesos de Selección Cargas de trabajo Perfiles

Plan Institucional de Formación y Capacitación

Programa de Inducción y re-inducción:

1. Realizado a los servidores vinculados a la entidad. 2. en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o normativos. Programa de Bienestar Desarrollo del Talento Humano

Esta en proceso de revisión debido a que mediante Decisión No. 004 del 19 de mayo de 2015, la Junta Directiva de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá E.S.P., otorga facultades al Gerente General para adelantar lo pertinente a fin de revisar, actualizar y modificar parcialmente la Resolución 274 de octubre 4 de 2013 y el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales, adoptado mediante Decisión 012 de 2013

Se encuentar en proceso la actualización del Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquira E.S.P. “E.A.A.A.Z. E.S.P.” adoptado mediante Decisión No. 001 de 2003 y el cual no ha sido actualizado en los últimos doce (12) año; su socialización, implementación y aplicación, en concordancia con la aprobación dada por la Junta Directiva el pasado 24 de Junio de 2015, mediante Decisión No. 007 del 24 de junio de 2015.

El SENA realizo el pasado 6 de agosto proceso de auditoria del sector Agua Potable y Saneamiento Básico , el cual no evidencio observaciones para ninguno de los procesos presentados por cada uno de los candidatos, quienes participaron en el proceso de Evaluación y Certificación en las normas de Competencia Laboral para los procesos de Tratamiento de Agua residual, por lo que se confirma que pasan la fase de Certificación por parte del Centro de Biotecnología Agropecuaria SENA Mosquera.

A partir del dia 13 de Octubre se inicio el procesos de Formación y Capacitación en el tema "Servicio al Cliente", liderado por CENCABO y el SENA

El pasado 30 de septiembre se realizó la jornada de Inducción y Reinducción, promovida por el área de Recursos Humanos con la participación de:

- La Oficina de Recursos Humanos quien realizo la presentación de la Empresa y lo relacionado el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. - La Oficina de Gestión de Calidad quien trato el tema relaciona con el sistema de Gestión Integrado en el marco de las normas técnicas ISO 9001 Y NTC GP 1000.

- La Oficna de Control Interno trataron lo relacionado al Modelo Estandar de Control interno MECI:2014

El Area de Recusros Humanos adelanta actividades de inducción a las personas vinculadas con la Empresa., a traves de la Técnico Administrativo Lyda Carolina Nieto Silva.

Las actividades de Bienestar Social adelantadas son: Cumpleaños, mejor empleado, eucaristía, celebración del Día de la Virgen del Carmen, celebración de Amor y Amistad, torneo deportivo de bolos, Celebración "Día Dulce".

Evidencia encontrada

Se actualizo mediante Resolución N° 324 de 30 de Octubre de 2014 "Por medio de la cual se actualiza el Código de Ética de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá y se deroga la resolución N° 033 de 24 de Febrero de 2009".

De igual manera el Código de Buen Gobierno sufrió cambios establecidos mediante la expedición de la Resolución N° 342 de 27 de Noviembre de 2014 "Por medio de la cual se adopta el Código de Buen Gobierno de la EAAAZ ESP y se deroga la Resolución N° 212 de 25 de Junio de 2009" Resolución N° 324 de 30 de Octubre de 2014 "Por medio de la cual se actualiza el Código de Ética de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá y se deroga la resolución N° 033 de 24 de Febrero de 2009".

Se adelantaron jornadas de socialización donde se involucro la presentacion de los principios y valores institucionales, una de ellas fue la realizada por la Oficina de Gestión de Calidad preparatoria para la Auditoria del ICONTEC; la otar fue la jornada de inducción y reinducción realizada el 30 de Septiembre, en la que se mostraron los componentes del Sistema de Gestión Integrado, el cual contempla los principios y valores Institucionales de la EAAAZ ESP.

Control de

Planeación y

Gestión

Talento

Humano

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Plan de incentivos

Mecanismos de evaluación del desempeño acorde a la normatividad que aplique a la entidad.

Otro

Misión, Visión y Objetivos Institucionales adoptados y divulgados.

Documentos que soporten la revisión sobre necesidades de los usuarios, legales y de presupuesto.

Planes operativos con cronogramas y responsables.

Fichas de indicadores para medir el avance en la planeación.

Adicional al incentivo deIzada de Bandera del mejor empleado, la Gerencia y el area de Recursos Humanos de la EAAAZ ESP, tiene como politica fomentar la mejora personal y laboral a traves de las diferentes jornadas de capacitación y formación que se han realizado a traves del año. Se continua otorgando el respectivo permiso de disfrute por concepto de cumpleaños.

Se actualizo la herramienta de formato "TH-PR-01F-07 Evaluación de Habilidades"

Se realizó evaluación de la vigencia 2014 a 114 funcionarios con un resultado de 83% entre Buenos y Sobresalientes (77 y 17), 4 funcionarios con RENDIMIENTO BAJO y 16 en RENDIMIENTO BUENO.

La Oficina de Gestión de Calidad realizo el día 5 de Noviembre reunión a fin de presentar el Plan de implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, en concordancia con el Decreto 1072 de 2015, a fin de socializar la propuesta de articulación con el sistema de Gestión Integrado.

Con la ARL Positiva se ha realizado:

- En el mes de Julio asistencia y asesoria en matriz legal y los documentos del SG SST. - En el mes Agosto realizó sensibilización del Decreto 1443 de 2014 y 1072 de 2015.

- En el mes de Octubre la Empresa realizó entrega del "Plan de mergencias" para su revisión y actualización, esperando que Positiva entregue el correspondiente insumo.

- En el mes de Noviembre realizó capacitación a las brigadas de emergencias en los temas de "Primeros Auxilios e Incendios"

En la jornada de Inducción y Reinducción, del pasado 30 de septiembre se realizó presentación del Sistema de Gestión Integrado, se presentaron la Visión, Misión y Objetivo; los cuales se encuentra publicados en Intranet EAAAZ y en la Página Web EAAAZ.

La EAAAZ ESP, según Comité Técnico de Calificación realizado el 30 de junio de 2015, recibió de FITCH RATINGS calificación de riesgo crediticio Nacional a largo plazo de "BB" y de corto Plazo de "B", calificación que representa un referente a la posiblidad de apalancamiento a través de la solicitud de un credito, con el animo de cumplir con el proyecto de Construcción de la Planta de Tratamiento de Agua Residual PTAR, compra de equipos y lo referente a otros proyectos de inversión.

La Oficina de Planeación y Desarrollo Corporativo actualizó el Plan de Adquisiciones, el cual fué cargado en el SECOP. Se proyecto el Presupuesto 2016 y las necesidades por dependencia como proyección del Plan de Adquisiciones 2016

La EAAAZ ESP, apoyo a la Alcaldia Municipal de zipaquirá con información relevante para la actualización del PGIRS, que esta adelantando con la firma PYP Gestión Integral.

Desarrollo del Talento Humano

Con apoyo de la Oficina de Planeación y Desarrollo Corporativo se realizó revisión del Plan Operativo de Inversiones y Planes de Acción por dependencias.

Se evaluo el nivel de cumplimiento de las metas de Resultado y de Producto.

Se revisó el avance y calculo para cada Plan de Acción como parte de los Informes de Gestión e Indicadores del Sistema de Gestión Integrado.

Control de

Planeación y

Gestión

Talento

Humano

Direccionamien

to Estratégico

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas.

Caracterizaciones de proceso elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad. Mapa de procesos.

Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente.

Actas de reuniones u otro soporte para revisiones o ajustes a los procesos.

Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollan los procesos. Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios.

Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles

Estructura Organizacional

Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad.

Fichas de indicadores donde se registra y hace seguimiento a la gestión.

Cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los procesos.

Se realiza seguimiento por medio de un cuadro de mando para los indicadores por proceso, de igual forma, se realiza seguimiento a los indicadores de avance al Plan de Desarrollo

En el marco del Sistema de Gestión Integrado se tienen indicadores para cada proceso, los cuales tienen seguimiento por medio del semáforo de control establecido por la Oficina Asesora de Control Interno, con apoyo del Técnico de Calidad, cuyos resultados son informado oportunamente a cada dueño de proceso, para que ingresen a la red, lo calculen y analicen los resultados frente a las metas.

En el marco de la estrategia de apadrinamientoy el apoyo de la Oficina de Gestión de Calidad se brindo asesoria y acompañamiento a los dueños de proceso a fin de revisar, actualizar y/o ajustar los procesos.

La EAAAZ ESP establecio 10 macroprocesos, uno Estrategico, cuatro misionales, cuatro de apoyo y de evaluación, subdivido en 21 procesos.

Como se indico anteriormente se realizaron dos jornadas con todo el personal, una preparatoria para la visita de Auditoria por parte del ICONTEC y otra en el marco de la jornada de inducción y reinducción.

Bajo el principio de autocontrol, cada procesose realizó la revisión de los controles establecidos . El Jefe de Compras y Almacén solicito la revisión individual del inventario de bienes devolutivos.

La Jefatura del Sistema de Gestión de Calidad mediante circular N° 057 solicito revisión y actualización documental del Sistema de Gestión Integrado por Proceso a fin de garantizar su mantenimiento y uso correcto; entre los documentos objeto de revisión estan : Procedimientos, instructivos, formatos, manuales, caracterizaciones, politicas y planes, segun competencia.

El mapa de procesos de la EAAAZ ESP, con sus respectivas convenciones han sido establecidas con el apoyo de cada procesos y la oficina de Gestión de Calidad, mapa que ha sido socializado en la jornada inducción y reinducción efectuada al personal operativo y administrativo, el cual continua publicado en cartelera del Sistema de Gestión Integral y disponible en la red interna.

La estructura y los procesos fueron socializados en las dos jornadas de preparación para la visita de Auditoria por parte del ICONTEC y la jornada de inducción y reinducción.

Se tienen indicadores por proceso y por planes de acción de acuerdo con el programa 11 del Plan de Desarrollo Municipal.

Se realizo y presento a Gerencia el informe semestral de seguimiento a PQR´s, el informe de austeridad trimestral y el informe de seguimiento al "Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2015"

En el mes de Junio se adelanto la Encuesta de satisfacción a los usuario de la EAAAZ ESP

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamien

to Estratégico

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Documento que contiene las políticas de operación

Actas u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios.

Definición desde la Alta Dirección de la política de Administración del Riesgo, donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo. Mapas de riesgos por proceso

Contexto Estratégico

Mapa Institucional de Riesgos

Identificación del Riesgo

Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad.

Análisis y Valoración del

Riesgo

Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos.

Documentos soporte sobre aplicación de encuestas de autoevaluación de los procesos.

Documentos soporte sobre realización de talleres de autoevaluación.

Informes u otros soportes de informes de autoevaluación realizados.

Informes sobre análisis de los indicadores por proceso

En Comité de Gerencia se realizó seguimiento y auto-evaluación por Subgerencia sobre el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

Se basa en el resultado de los planes de acción y los informes de gestión presentados, según formato de autoevaluación establecido. Se realiza en el formato PS-PR-03-R-01 FICHA TÉCNICA DE INDICADORES

La Oficina Asesora de Control Interno en el marco de la jornada de Inducción y Reinducción, realizada el día 30 de Septiembre, dentro de los temas tratados se presento lo relacionado con la administración del riesgos, con apoyo de un video.

Por otro lado la Oficina Asesora Jurídica realizó el pasado 10 de Septiembre la Capacitación "ANALISIS DE RIESGO" a fin de brindar herramientas para realizar la matriz de riesgo para la contratación de la EAAAZ ESP, la cual fue dictada por PARRA ASOCIADOS ABOGADOS LTDA.

Con apoyo de la Jefatura de Calidad, en el marco del plan padrinos se realizaron visitas por dependencia y/o proceso, se revisaron y actualizaron los mapas de Riesgos con ayuda del aplicativo utilizado para la identificación, valoración y administración de los riesgos, los registros están ubicados en la carpeta del Sistema de Gestión Calidad en cada proceso, quedando pendiente únicamente por registrar los seguimientos por parte de los dueños de proceso.

La EAAAZ ESP por proceso establecio cada Matriz de Riesgo de Gestión y Corrupción.

Los mapas de riesgos se encuentra publicados en el servidor en la carpeta de Acciones preventivas de cada proceso siguiendo el enlace: Red\\dceaaaz\SISTEMA DE GESTION INTEGRADO.

Como se indico anteriomente, la Oficina Asesora de Control Interno en el marco de la jornada de Inducción y Reinducción, presento lo relacionado con la administración del riesgo.

Aplicando la metodología establecida por el DAFP, se realizan los Mapas de Riesgos, su análisis y valoración con apoyo de la herramienta creada en excel, la cual esta dispuesta en red en la siguiente ubicación \\dceaaaz\SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

En el marco del plan padrino se adelantaron actividades de revisión documental del proceso de "Participación Ciudadana y Comunicación Institucional", en donde se reviso y actualizó la Política y lineamientos generales de comunicaciones.

La Oficina de Sistemas de la Información establecio la Política de Copias de respelado (Bakcup) de la Información en los equipos de computo. La Oficina de Sistemas de la Información, por medio del Oficio SI-1810 socializó la Política de Copias de respelado (Bakcup) de la Información en los equipos de computo.

Se utiliza el formato de informes de gestión como mecanismo de autoevaluación, de igual manera la Oficina de Planeación y Desarrollo Corporativo realiza evaluación del POAI, Planes de Acción y las metas establecidas.

En Comité de Gerencia se realizó seguimiento y auto-evaluación por Subgerencia sobre el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.

Control de

Evaluación y

Seguimiento

Autoevaluación

Institucional

Control de

Planeación y

Gestión

Direccionamien

to Estratégico

Administración

del Riesgo

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Informes de gestión por procesos.

Otro

Informes pormenorizados de la vigencia

Resultados Informe Ejecutivo Anual realizado ante el DAFP. Procedimiento para auditoría interna.

Programa Anual de Auditorías aprobado.

Informes de auditorías realizadas

Otro

Herramienta definida para la construcción del plan de mejoramiento.

Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento

La política de comunicaciones Identificar los clientes, la información y definir los canales de comunicación Externos e Internos

Una vez realizado el ciclo de Auditorías Internas se puede establecer que el Sistema de Gestión Integrado de la EAAAZ ESP presenta un nivel de conformidad del 86.56%, mejorando aproximadamente en 7% frente a los resultados del año 2014; se recomienda adelantar gestión en el Proceso Estratégico de “Participación Ciudadana y Comunicación Institucional” frente a la meta del indicador “nivel de Conformidad”; de igual forma se observa riesgo para los procesos misionales de “Producción y Distribución de Agua” y “Tratamiento y Disposición Final de Agua residual”.

Los días 13 y 14 de Agosto se realizó la toma fisica del inventario en la bodega principal ubicada en las instalaciones administrativas Carrera 15 N| 1Sur 11.

El señor Gerente y el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno participaron y aprobaron el Curso Semipresencial AUDITOR LIDER HSEQ, en ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001 Registro Internacional RABQSA (Exemplar Global)

Por otro lado el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno asistió al Seminario Internacional de Auditoria Interna Para entidades Públicas, “Transparencia, como Garantía de Buen Gobierno”.

La EAAAZ ESP participo enel Proyecto de Caracterización de las Oficinas de Control Interno, actividad liderada por el CICI Nacional.

Se continua utilizando los formatos SGI-PR-03-F-02 "Plan de Cambios y Mejora", a nivel externo se diligencian los formatos establecidos por cada entidad.

Ante la Contraloría de Cundinamarca se presento a corte 30 de Septiembre, los respectivos avances de los planes de mejoramiento, de igual forma se entregaron los documentos de apoyo a la Alcaldía Municipal de Zipaquirá respecto a sus planes de mejoramiento .

Como respuesta a las auditorias internas cada dueño de proceso fue responsable de implementar los planes de mejoramiento respectivos. En el marco del plan padrino se adelantaron actividades de revisión documental del proceso "Participación Ciudadana y Comunicación Institucional", con actualización de:

1. Caracterización.

2. Política y lineamientos generales de comunicaciones 3. Procedimiento Participación Ciudadana y Comunicaciones

El ICONTEC adelanto auditoria integrada de segumiento al Sistema de Gestión de Calidad bajo las normas técnicas ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009, con un resultado de cero"0" hallazgos por no conformidades.

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presentan ante la Gerencia y se publicó en la pagina web institucional, en el link Transparencia Información Pública, http://www.eaaaz.com.co/index.php/transparecia-informacion-publica/informes/informe-pormenorizado.html"

El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, califico a la EAAAZ ESP en nivel de Madurez avanzado con un 92.4%.

El Procedimiento "Auditorías" código SCI-PR-01, no sufrió modificaciones

El Ciclo de Auditorias internas se realizo a todos los procesos de la EAAAZ ESP, en los meses de Mayo y Junio de 2015

Se realizó presentación de informes de Gestión por Dependencia ante la Gerencia y consolidación de los planes de acción por parte de la Jefatura de Planeación y Desarrollo Corporativo.

Planes de

Mejoramiento

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

Control de

Evaluación y

Seguimiento

Autoevaluación

Institucional

Auditoría

Interna

Auditoría de

Gestión

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Contar con un plan o estrategia de comunicaciones a corto, mediano y largo plazo acorde con los planes de gobierno.

Ingreso (Recepción de información)

Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.

Mecanismos de consulta para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.

Publicación en página web de la información relacionada con la planeación institucional.

Se viene adelantando y registrando actividades acordes al "Plan de Comunicaciones" como parte del proceso de "Participación Ciudadana y Comunicación Institucional"

Entre los medios de comunicación utilizados: - Comunicados de prensa

- Elaboración de piezas graficas - Artículos informativos - Cuñas institucionales - Intervención en espacios radiales - Videos promocionales

La Jefatura de Atención y Servicio al Usuario de la Subgerencia Comercial, se encarga del contacto con las persona o usuarios con el apoyo del aplicativo contable “HAS SQL”, módulo de “facturación de Servicios Públicos”, “Registro de P.Q.R.” así: • Orden de trabajo: Cuando el tema presentado se trata de prestación de los servicios, daños en la red o solicitud de mantenimiento; • Reclamación cuando el tema referido es la factura.

La doctora Luz Ángela Garzón, Jefe de atención y servicio al usuario, informa que como mecanismo de control, se establecieron actividades de seguimiento a la atención y respuestas brindadas por la EAAAZ ESP a los usuarios, ya que con el apoyo del auxiliar administrativo de PQR, se genera semanalmente un reporte de PQR, con el fin de verificar que estos hayan sido visitados en su totalidad y se de una contestación integra y oportuna a cada una de las solicitudes dentro de los términos establecidos por la Ley, de igual manera se lleva un archivo físico de cada caso teniendo en cuenta el consecutivo de la radicación, archivo que se encuentra bajo custodia del auxiliar administrativo de atención al usuario de la Subgerencia Comercial.

- El día 9 de Noviembre se realizó apertura del Buzón de Sugerencias a cargo de la Subgerencia Administrativa y Financiera, quien remitio los En el mes de Junio mediante contrato de prestación de servicios N° 052 de 2015 se adelantaron las encuestas con el fin de conocer el nivel de satisfacción de la comunidad Zipaquirá frente a los servicios que presta la EAAAZ ESP.

Se realizo y presento a Gerencia el informe semestral de seguimiento a PQR´s, el informe de austeridad trimestral y el informe de seguimiento al "Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2015"

En la Página Web Institucional de la EAAAZ link Transparencia Información Pública:

* Pestaña "Planes de Acción", http://www.eaaaz.com.co/index.php/transparecia-informacion-publica/metas-objetivos/plan-accion.html. * Pestaña "Politicas lineamientos y manuales", Plan Operativo Anual de Inversiones http://www.eaaaz.com.co/index.php/transparecia-informacion-publica/politicas-lineamientos-y-manuales/plan-operativo-anual-de-inversiones.html Información y Comunicación Externa

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Publicación en página web de los formularios oficiales relacionados con trámites de los ciudadanos.

Lineamientos de planeación establecidos para llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas.

Actas u otros documentos que soporten la realización de procesos de rendición de cuentas.

Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada. Actas u otros documentos que evidencien la realización de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas).

Salida (Emisión de información)

La “E.A.A.A.Z ESP” en el marco de la Ley de Transparencia y la actualización de la pagina web institucional, se habilito el link de rendición de cuentas el cual se puede consultar en la dirección http://www.eaaaz.com.co/index.php/nuestra-empresa/rendicion-de-cuentas.html

La EAAAZ ESP cuenta con un Video y Registros fotográficos del Evento.

La presentación oficial se encuentra publicada en el sitio web institucional http://www.eaaaz.com.co/index.php/nuestra-empresa/rendicion-de-cuentas.html.

Se continúan realizando los encuentros con la comunidad en el marco de las reuniones convocadas por la Alcaldía Municipal de Zipaquirá y/o por las Juntas de acción Comunal, promovidas por líderes comunales.

La expedición de oficios, circulares e informes es controlado por cada dependencia según competencia. Los documentos expedidos por el Sistema de Gestión Integrado, lo controla la Oficina de Gestión de Calidad. La Información contractual esta a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.

La Oficina de Sistemas actualmente es la encargada de la Pagina web institucional y de la publicación de la información.

La Jefatura de comunicaciones tiene a su cargo lo relacionado con prensa, noticias y demás medios de comunicación al publico en general. La información correspondiente a los tramites se encuentra publicada en la pagina web institucional http://www.eaaaz.com.co/index.php/nuestros-servicios

Los tramites identificados por la Subgerencia Comercial son:

1. Solicitud de disponibilidad, 2. Solicitud de Conexión, 3.Independización del Servicio de Acueducto, 4. Legalización del Servicio (Acueducto y/o Alcantarillado), 5. Peticiones, Quejas y Reclamos, 6. Actualización de Datos, 7. Solicitud de Instalación o Cambio de Medidor, 8. Otras Solicitudes, 9. Reporte de Daños o Presuntos Fraudes.

Pensando en las necesidades de la comunidad de Zipaquirá, La EAAAZ ESP ofrece un amplio portafolio de servicios complementarios, así: - Revisión instalaciones Intradomiciliarias (GEOFONO),- Lavado de tanques de reserva aéreos y subterráneos,- Limpieza de fachadas,- Limpieza de vallados (Mecánica y Manual),- Servicio especial de Vactor,- Servicio especial compactador,- Servicio especial retroexcavadora,- Poda de césped con guadaña,- Descapote con maquinaria (Retroexcavadora),- Análisis Organoléptico, Fisicoquímico y microbiológico,- Servicio Especial Auditorio. Información y Comunicación Externa

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios.

Tablas de Retención Documental

Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de fácil acceso y sistematizados.

Política y Plan de Comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios.

Matriz de responsabilidades. Sistema de información para el proceso documental institucional.

Sistema de información para la atención de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos.

Sistemas de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros.

En la recepción de la EAAAZ ESP, radica y digitaliza los documento recibidos, adelanta la distribución a las diferentes dependencias; por otro lado asigna numeros de consecutivo de oficios y mantiene una copia archivada.

La Auxiliar Administrativa de l a Subgerencia Administrativa y Financiera asigna numeros consecutivos de circulares y archiva copia de las mismas, de igual manera mantiene el archivo de las Resoluciones Administrativas

El archivo central y archivo historico esta bajo custodia del área de archivo en donde se adelanta el Proceso de Gestión y archivo Documental de la EAAAZ ESP y su registro en el Software Winisis.

Se cuenta con dos modulos del software “HAS SQL”, módulo de “facturación de Servicios Públicos” y modulo “Registro de P.Q.R.” a cargo de la Jefatura de Atención y Servicio al Usuario de la Subgerencia Comercialpor medio de los cuales se generan las Orden de trabajo, cuando la solicitud presentada se refiere a la prestación de los servicios, daños en la red o solicitud de mantenimiento; y la reclamación rtelacionada con la facturación, se lleva un archivo físico de cada caso teniendo en cuenta el consecutivo de la radicación.

Con relación a los derechos de petición, la Oficina Asesora Jurídica, continúa realizando el control de la contestación y notificación de la respuesta, se adelanta seguimiento a cada uno con apoyo del formato de control y seguimiento a los derechos de petición

La Oficina de Sistemas de la Información, por medio del Oficio SI-1810 socializó la Política de Copias de respelado (Bakcup) de la Información en los equipos de computo.

Con apoyo de los módulos del Software HAS SQL se adelanta la administración del sistema de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la EAAAZ ESP.

De manera interna, la Gerencia recibe las sugerencias y/o solicitudes realizadas por los funcionarios. Por otro lado, cada dependencia se encarga de generar el ambiente laboral que propicie estas actividades.

Mediante oficio SAF-2134, la Subgerencia Administrativa y Financiera, solicito ante el Comité Departamental de Archivo revisar la actualización de las TRD de la EAAAZ ESP, el dia 29 de Octubre se realizo mesa de trabajo en la cual se plantearon recomendaciones a la actualización que seran tenidas en cuenta para la presentación final y posterior solicitud de aprobación ante el Comité de Archivo Departamental.

En el marco del Sistema de Gestión Integrado , los documentos estan dispuestos en la red interna para su consulta en la ruta \\dceaaaz\SISTEMA DE GESTION INTEGRADO, carpeta creada directamente en el servidor.

De igual manera se cuenta con documentos en fisico como punto de consulta ubicado al interior de la Oficina de gestión de Calidad. Con relación al Software HAS toda la administración, documentación, asignación de claves y custodia esta bajo la responsabilidad de la Oficina de Sistemas de Información.

En el marco del plan padrino se adelantaron actividades de revisión documental del proceso de "Participación Ciudadana y Comunicación Institucional", con actualización de:

1. Caracterización.

2. Política y lineamientos generales de comunicaciones 2015 3. Procedimiento Participación Ciudadana y Comunicaciones

El tema de responsabilidad esta establecidos en los procedimientos del proceso de "Participación Ciudadana y Comunicación Institucional" y de manera general enel documento, POLÍTICA Y LINEAMIENTOS GENERALES DE COMUNICACIONES

Sistemas de Información y Comunicación

Eje transversal

de información

y

comunicación

Información –

Comunicación

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO Productos Evidencia encontrada

Página web

Punto de atención al usuario. Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales).

* Paginas en Facebook, perfil personal y Fan Page, con los nombres "Empresa Acueducto de Zipaquirá" y "Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Zipaquirá".

* Twitter @eaaazesp.

* YouTube "EAAAZESP" en donde se encuentran videos institucionales.

La Oficina de Sistemas realizó la presentación del nuevo Sitio Web de la Empresa, actividad que se realizó el día lunes 10 de agosto a las 4:00 pm., la cual se puede consultar en la dirección http://www.eaaaz.com.co

Existen dos puntos de atención, el primero ubicado en la Sede Principal de la EAAAZ ESP, Carrera 15 N° 1 sur - 11 y el segundo en Centro Administrativo Municipal Integrado de Barandillas "CAMI", puntos atendidos con personal adscrito a la Subgerencia Comercial

Sistemas de Información y Comunicación

HECTOR MAURICIO MONTES PADILLA

JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

Eje transversal

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y

comunicación

Información –

Comunicación