Organización y Conservación
de Archivos
Responsabilidades de los Archivos de Trámite
R. A. T. C. FERNANDO A. L. PICHARDO GIRON INSTITUTOTECNOLOGICO DE TUXTEPEC
OBJETIVO GENERAL
Que los Responsables del Archivo de Trámite del Tecnológico Nacional
de México, adquieran las bases y realicen las actividades que son
inherentes a su función, para que éstas, puedan ser implementadas en
sus áreas de trabajo.
Considerando como base normativa la Ley General de Transparencia y Acceso a la
Información Pública (D.O.F. 4 de Mayo de 2015), la Ley General del Sistema Nacional
Anticorrupción (D.O.F. 18 Julio 2016), la Ley Federal de Archivos (D.O.F. 23 Enero 2012), su
reglamento, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (D.O.F. 9
de mayo de 2016), el Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia,
Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se
aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (DOF del
4 de mayo de 2016) y el Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales
en las Materias de Archivos y Transparencia para la Administración Pública Federal y su
Anexo Único (D.O.F. 3 Marzo 2016) , con la finalidad de que los Archivos de Trámite
INTRODUCCIÓN
El Plan Nacional de Desarrollo considera la estrategia transversal de Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018, bajo la idea de construir una relación estrecha entre dependencias, entidades y los diferentes actores de la sociedad.
En ella se hace referencia al impulso de la transparencia y la rendición de cuentas, así como al uso de las nuevas Tecnologías de la Información y de Comunicación (TIC). Ambos aspectos tienen un impacto directo en el quehacer y desarrollo de los archivos nacionales.
En la actualidad se busca la reingeniería en los sistemas de archivo, que deben ser acordes con lo dispuesto en la Legislación; por lo que resulta primordial que el Responsable de Archivo de Trámite (R.A.T.) conozca su Dependencia, su misión, su visión, sus macro procesos, sus procesos, sus políticas, sus funciones y sus atribuciones. La transparencia implica colocar la información en una vitrina pública, para que aquellos interesados puedan revisarla, analizarla, y en su caso usarla como mecanismo de sanción, es un tema que sin duda se relaciona con los archivos debido al marco en que conviven; por lo tanto “la transparencia” no debe ser un tema ajeno al R.A.T. ya que éste deberá tomarlo en cuenta cuando realice sus funciones independientemente de que participe o no en la clasificación de la información.
Objetivos de la ley federal de transparencia y acceso ala
información pública gubernamental
Contenidos fundamentales de la ley (LFTAIPG)son:
•
Sujetos obligados Obligaciones de transferencia
•
Información Pública unidades de enlace y comités de
reservada y confidencial transparencia
•
El IFAI Organismo de acceso a la
información pública Gubernamental
Contenidos básicos de (LFTAIPG) ley federal de transparencia
y acceso ala información pública gubernamental.
De acuerdo con el Artículo 3:
• Información: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título.
• Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorándums, estadísticas o bien
cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
los documentos podrán estar en cualquier medio, sea por escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.
• Datos personales: cualquier información concerniente a una persona física identificado o identificable.
IFAI
La
(LFTAIPG)
contempla en su art. 33, la creación del instituto
federal de acceso a la información y protección de datos.
El
IFAI
es el organismo encargado de cumplir y hacer cumplir la ley
federal de transparencia y acceso a la información pública
gubernamental en el ámbito del poder ejecutivo federal, así como
de promover y difundir el ejercicio del derecho de acceso a la
información y de resolver la negativa de las autoridades de dar
respuesta a las solicitudes de acceso a la información, así mismo, el
IFAI
tiene el mandato de salvaguardar la confidencialidad de los
De acuerdo con el Artículo 11 del Reglamento de la Ley Federal de
Archivos D.O.F. 13/Mayo/2014 las Funciones del R.A.T. son:
II. Asesorar a su Unidad Administrativa
Productora en Materia de Archivos,
así como colaborar con ésta para la
correcta organización y tratamiento uniforme de la documentación del Archivo de Trámite. I. Planificar y promover la correcta Administración de los Documentos que se encuentran en el Archivo de Trámite. V. Detectar las necesidades en materia de servicios archivísticos, de conformidad con lo que establezca el Área Coordinadora de Archivos VI. Mantener informada al Área Coordinadora de Archivos respecto a los avances y cumplimiento de los programas en materia de Archivos de su unidad administrativa.
VIII. Aplicar las disposiciones internas en materia de Archivos. VII. Registrar y controlar la documentación dirigida a la unidad administrativa a que se encuentra adscrito el Archivo de Trámite, a fin de integrarlos en los Expedientes correspondientes. IV. Representar a su unidad administrativa en materia de Archivos ante el Área Coordinadora de Archivos.
III. Implementar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del Archivo de Trámite, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.
IX. Ejecutar acciones de seguimiento que garanticen la recuperación y Conservación de la documentación del Archivo de Trámite.
X. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la acumulación de Expedientes que ya no se encuentran activos.
XI. Mantener debidamente organizados los Expedientes activos para su ágil localización.
XII. Facilitar a los servidores públicos autorizados en términos de las disposiciones
jurídicas aplicables, los Expedientes que obran en el
Archivo de Trámite.
XIII. Garantizar el tratamiento adecuado de la documentación
del Archivo de Trámite, de conformidad con la normativa
en materia de disposición documental.
XV. Coordinar con el área responsable del registro de
entrada y salida de correspondencia la implementación de los mecanismos para regular la
producción documental.
XVI. Propiciar la correcta Valoración
Documental que permita disponer de manera adecuada y oportuna de la documentación que se encuentre en el Archivo de Trámite que así lo amerite.
XIV. Llevar un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su Transferencia Primaria, verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el ámbito de su competencia.
Es la contenida en los documentos que los sujetos
o b l i g a d o s g e n e r e n , o b t e n g a n , a d q u i e r a n ,
transformen o conserven por cualquier titulo.
Ø
Información proactiva: Información que
es
difundida
por las dependencias y entidades, sin
que necesariamente medie
una solicitud de acceso
a la información
.
Ø
Información socialmente útil: Información
proactiva con propósitos específicos, que
propicia
la generación de conocimiento público
y
contribuye a mejorar la toma de decisiones de los
ciudadanos y de las autoridades.
INFORMACIÓN
Escrito
Electrónico
Informático
Visual
Holográfico
Impreso
Sonoro
SUJETOS OBLIGADOS
Los sujetos obligados
son cualquier autoridad,
entidad, órgano y organismo de los Poderes
Ejecutivo, Legislativo y Judicial,
órganos
autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como cualquier persona
física, moral o sindicato
que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad
en los ámbitos Federal, de las Entidades
Federativas y municipal, son los que tienen que
transparentar y permitir el acceso a su
información y tienen la obligación de proteger
los datos personales que obren en su poder.
¿Qué es un archivo?
“Es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por
una persona o institución en el transcurso de su gestión”. El término archivo se
utiliza también para designar el depósito de archivo o la institución archivística
que custodia documentos. Dentro de los cuales destacan los siguientes:
• Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la dependencia. Etapa Activa.
• La consulta es constante.
Archivo de
Trámite.
•Es la unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las dependencias, y que permanecerán en el hasta su destino final. Etapa Semi-Activa.
•Según sea el caso, se procederá a su baja y/o destrucción.
Archivo de
Concentración.
• Es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Etapa Inactiva.
• Los expedientes se conservan indefinidamente.
Archivo
Histórico.
TI
PO
S
DE
A
RC
H
IV
O
Los
sujetos obligados
deberán elaborar los
Instrumentos de Consulta y
Control archivístico
(Artículo 19 LFA)que propicien la organización, administración,
conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán
contar al menos con los siguientes herramientas de trabajo:
El Cuadro General de Clasificación Archivística El Catálogo de Disposición Documental
Los inventarios documentales
a) General b) Transferencia c) Baja La Guía Simple de Archivos
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)
Es el registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los
plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva
o confidencialidad y el destino final
;
integrado por
Secciones y Series
, en
donde la serie documental es el
conjunto de documentos organizados
de acuerdo con un sistema de archivo,
del mismo proceso archivístico o de la
misma actividad o como consecuencia
de cualquier otra relación derivada de
su producción, recepción o utilización.
2. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE.
Objetivo particular:
Los responsable de Archivo de Trámite, identificará las funciones
inherentes a su actividad para que implemente las acciones
correspondientes en la organización de los archivos de su Unidad con
base en el Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos
Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la
Organización y Conservación de los Archivos (DOF del 4 de mayo de
2016), los procedimientos para el manejo y flujo eficiente de los
documentos desde que se producen, hasta su destino final.
Designación de los Responsables de Archivo de trámite, es por parte del Titular de
las Unidades, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con sus
funciones.
Responsable de Archivo de Trámite
El R.A.T. debe conocer su Unidad para llevar acabo estrategias
implementando métodos y aplicando procedimientos orientados
a la economía y la eficiencia del manejo documental.
Administración de Documentos:
Es el conjunto de métodos y prácticas destinados a planear,
dirigir y controlar la producción, circulación, organización,
conservación, uso, selección y destino final de los
documentos de Archivo.
Producción Clasificación archivística*, ordenación y descripción Valoración, Transferencias y disposición Archivar documentos Conservación y Difusión *Clasificación Archivística: Es el proceso de identificación y a g r u p a c i ó n d e e x p e d i e n t e s h o m o g é n e o s c o n b a s e e n l a e s t r u c t u r a f u n c i o n a l d e l a dependencia o entidad.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Información histórica Transferencia Primaria Valoración documental Transferencia Secundaria -Administrativo, Contable-Fiscal, Legal-Jurídico -Evidencial -Testimonial -Científica-Tecnológica -Cultural Vigencia documental Valoración documentalArchivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico O Baja Documetal
En las Unidades previa valoración.
Vigencia documental
¿Por qué debemos hacer la identificación?
•No pueden organizar los documentos del área si no saben qué
documentos producen, cuántos y cómo los hacen.
•Se pueden tener documentos en el área que no le corresponden.
•Se desconoce la historia o la trayectoria del área generadora.
•Ayuda a tomar decisiones administrativas.
•Será la base para elegir el sistema de clasificación y los métodos de
ordenación que implementara el área.
Clasificación Archivística.
Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos
del Fondo Documental mediante Secciones, hasta las
Series documentales, y de ser posible sub serie y hasta
llegar al expediente), de acuerdo con el principio de
procedencia y orden original.
Ordenación.
Es la actividad de colocar los documentos de manera secuencial en
sus unidades de instalación:
Ø
Fólderes o Carpetas
Ø
Archiveros Metálicos
Ø
Cajas de archivo
Y se ordenan de acuerdo a un sistema y uno o varios métodos.
Jerarquía de la ordenación.
Expedientes ordenados por Sección y posteriormente por Serie
documental de acuerdo al CADIDO.
54 54 54 54
I II III IV
Expediente Legajo o Tomo
Legajo o Tomo NO es sinónimo de expediente.
Existen expedientes que al ser muy extensos pueden componerse de varios tomos.
Ejemplo: Expediente número 54; Legajo I, II, III y IV
4. CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE.
Objetivo particular:
Que los Responsables de Archivo de Trámite, identifique la
conformación del Expediente, que reconozca como instrumento
de consulta el Cuadro general de Clasificación archivística y el
Catálogo de Disposición Documental, las partes que los
componen; así como los elementos de la Fórmula Clasificadora
como parte fundamental de la identificación del expediente,
mismo que será controlado a través del Inventario General de
Archivo de Trámite y la Guía de Archivo Documental.
Elementos básicos de la etiqueta del expediente
TecNM/M00/11C.20/01 2016 Sistema de Gestión de la calidad
FÓRMULA CLASIFICADORA
AÑO DE APERTURA
NOMBRE DEL EXPEDIENTE
FÓRMULA CLASIFICADORA AÑO NOMBRE DEL EXPEDIENTE 2016 TecNM/T624 00/11C.20/ 01 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Integración de La fórmula clasificadora
(4
)
El número de expediente, este puede ser: un número progresivo natural, el número de boleta de los alumnos o el número de empleado de los trabajadores.
(5
)
El legajo se utiliza únicamente cuando la documentación en un fol der o car pet a excede l a capacidad de estos y se requiere emplear mas de un folder o carpeta para el mismo asunto se anota con número Romano.
(I)
Fondo de la colección documental, en este caso el fondo es el Tecnológico Nacional de México (TNM).(2
)
La Clave programática de la unidad y/o área en donde seencuentra el archivo.
(3
)
El código archivístico integrado por dos partes, la sección y laserie documental.
TecNM
/
M00
/
11C.20
/
01
(II)
EJEMPLO DE EXPEDIENTE: ADMINISTRATIVO
/ / /
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 1C Serie: . 7 )
AÑO DE APERTURA DEL
EXPEDIENTE
LEGAJO (Número Romano)
CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA
SIG
LAS
DE
L FO
NDO
NOMBRE DEL EXPEDIENTE No. CONSECUTIVO DEL EXPEDIENTE TecNM M00 01C.07 01 2016 REGLAMENTOS ( I )TecNM /
M00
/
04C.03
/
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 4C Serie: .3) AÑO DE INGRESO AL IPN CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA SIGLAS D EL FONDO NOMBRE Del TRABAJADOR RFC ó DE EMPLEADO
2411367
2016
Duarte Luna, Miguel
EJEMPLO DE EXPEDIENTE: DE ALUMNO
CÓDIGO: SECCIÓN Y SERIE
( Sección : 3S Serie: . 3) AÑO DE INGRESO CLAVE PROGRAMATICA DEL ÁREA SIGLAS DEL FO NDO NOMBRE DEL EXPEDIENTE
MATRÍCULA O NÚMERO DE BOLETA
TecNM / M00 / 02S.03 / 8014951 2016
GARCÍA MORALES, SILVIA
EJEMPLOS DE EXPEDIENTES: CON LEGAJO
TecNM/M00/11C.20/01(III) 2016 Sistema de Gestión de la calidad
TecNM/M00/11C.20/01 (II) 2016 Sistema de Gestión de la calidad
TecNM/M00/11C.20/01 2016 Sistema de Gestión de la calidad
TecNM/M00 /11C.20/01 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2016 TecNM/M00/ 11C.20/01 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (II) 2016 TecNM/M00/ 11C.20/01 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (III) 2016
Tratamiento de los expedientes para transferir.
Vigencia
• Cumplir con la vigencia en el archivo de Trámite
Expurgo
• Realizar expurgo de los documentos, sea carpeta o folder
Organizar
• Si la información se encuentra en carpeta, se guardará en un folder o sobre
Clasificación
• Etiquetar folder o sobre con Fórmula clasificadora, Nombre del expediente y año.
Relacionar
• Llenar cajas con los expedientes y llenar el
formato de Inventario de Transferencia Primaria.
Completar
• La caja debe de estar completa, es decir, no se deben de dejar espacios.
Valor Documental
Administrativo (A), Legal (L), Fiscal(F), Contable,(C). Tipos de Información Publica(P), Reservada(R), Confidencial(C). Plazos de Conservación
Archivo de Trámite (A.T); Archivo de Concentración (A.C); Total
Serie Documental Sección
El código archivístico se encuentra integrado por
Finalidad del CADIDO.
Ø
Facilita el Control y acceso a los documentos, a través de los
tiempos de guarda establecidos para cada una de sus etapas en
los archivos que les corresponda.
Ø
Permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la
gestión administrativa y que por sus características pueden
eliminarse en el archivo de gestión evitando ser transferidos al
archivo de Concentración.
Ø
Regula las transferencias de los documentos en sus diferentes
fases de archivo.
Ø
Garantiza la correcta valoración, selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente.
ØPermite que se proporcione un servicio correcto y eficiente en los
archivos, a fin de facilitar la obtención y acceso a la información
pública.
Inventario General de Archivo de Trámite
Por lo que en él se deberá r e g i s t r a r c a d a u n o d e l o s expedientes que se generan en el área responsable, partiendo d e l 0 1 d e E n e r o a l 3 1 d e Diciembre de ese año.
El Inventario General de Archivo de Trámite es un instrumento de control que permite conocer la cantidad de expedientes que genera el área por trimestre.
Guía de Archivo Documental
Art. 4 Fracción XXV de la L.F.A. Esquema general de descripción de las
series documentales de los archivos de
un sujeto obligado, que indica sus c a r a c t e r í s t i c a s f u n d a m e n t a l e s conforme al CADIDO.
Este formato es principalmente una guía de ubicación de la información que genera el área responsable, se apoya del Inventario General de Archivo de Trámite para su llenado, y se reportan Tr i m e s t r a l m e n t e d e m a n e r a concentrada los asuntos generados por el área.
TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
E l G o b ie r n o d e l a Re p u b l i c a u t i l i z a l a información como un elemento decisivo con políticas de transparencia focalizada con información socialmente útil, que en una correcta administración de los archivos y con mayores espacios para la participación ciudadana y fomento a la cultura de la legalidad, en su conjunto, y vinculadas a la Estrategia Digital Nacional, permitirán impulsar un gobierno abierto para fomentar la
rendición de cuentas en nuestro país.
Considerando que la Transparencia focalizada
es el conjunto de acciones gubernamentales orientadas a identificar, generar, procesar, sistematizar, publicar y difundir información socialmente útil, es importante que el R.A.T. contribuya con sus actividades para la ejecución de estas acciones.
Justificación
La Ley Federal de Archivos en su Articulo 6 fracción I donde se menciona “Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y
disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de
organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
En su fracción VII. indica “Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados”;
En el articulo 12 fracción VIII menciona que es responsabilidad del Coordinador de Archivos “Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos”.
