REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

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REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

CODIGO: PR-RC-01 VERSION: 05 VIGENCIA: 09/11/2015

Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE: Wilmar Jaramillo NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Bibiana

Sepúlveda Botero Coordinador Oficina de Registro y

Control

Responsable de Mejora

Continua Secretaria de División

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION

01 05/05/2011 Se modifica el procedimiento con adición en numeral 4.1 e inclusión del numeral 4.3 y 4.4

02 19/01/2012

1. Se modifica el objetivo y alcance

2. Se adiciona en el numeral 4.3 NOTA 2: La Secretaria de Facultad realiza la matrícula de los estudiantes matriculados por primera vez.

3. Se elimina del numeral 4.3.2

A partir del segundo semestre el estudiante debe renovar el CONTRATO ACADEMICO FT-AM-07, con la firma en cada semestre académico. Adicionalmente la Secretaria de Facultad consulta la función FINF 17 (Sistema Académico SINU).

4. En el numeral 4.4.4 CANCELACION DE SEMESTRE, se adiciona (se realiza devolución del 75% del valor pagado si la solicitud de cancelación se realiza los primeros 15 días de iniciado el iniciado el semestre.

4.4.5 VALORACION POR SUFICIENCIA: Se adiciona (el trámite se realiza los primeros quince días de clase, el Decano Académico designa a un Docente de su Facultad para realizar dicha prueba y el reporte de la nota es realizado en el FT-RC-05 NOVEDADES DE NOTAS.

4.4.6 SEGUNDO CALIFICADOR: Se agrega (la nota final será el resultado de promediar las dos notas asignadas).

4.5 TRAMITES ACADEMICOS DOCENTES: Se adiciona (De acuerdo al calendario académico los docentes realizan el reporte de las notas de sus estudiantes en tres cortes: 35%, 35%, 30%, y en cada caso el docente debe imprimir el registro de sus notas en el sistema y entregarlo en la respectiva secretaria de su facultad firmados, en caso de detectar alguna novedad en sus planillas, debe reportar en el formato FT-RC-05 NOVEDADES NOTAS).

03 17/04/2012

Se establecen los siguientes cambios: 1. OBJETIVO: Se adiciona posgrado

2 ALCANCE: Se adiciona generación de horarios de docentes y estudiantes, registro de aulas y generación histórico de notas.

04 03/04/2014

Se modifican los numerales:

4.1 CONFIGURACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS EN EL SISTEMA ACADEMICO SAC:

En caso de haberse realizado algún ajuste al plan de estudio, el Decano de la Facultad debe notificar al Secretario de División la nueva versión del plan de estudio con sus respectivas aprobaciones, el Secretario de División debe verificar la información, y gestionar el ingreso de los respectivos ajustes en el SAC en conjunto con la oficina de Registro y Control.

4.3 MATRICULA

4.4.3 APLAZAMIENTO DE SEMESTRE: se adiciona Nota No 3 4.3 APLAZAMIENTO DE SEMESTRE

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1. OBJETIVO

Apoyar a la gestión académica a través del registro y seguimiento de la información de los docentes y estudiantes de pregrado y posgrado en el Sistema Académico SAC.

2. ALCANCE

Comprende las siguientes actividades: Configuración de planes de estudio, matrícula del estudiante, generación del listado de asistencia, registro notas por docentes, registro y generación de horarios de Facultades, docentes y estudiantes, registro de aulas, generación de histórico de notas, registro y seguimiento de la información de docentes y estudiantes a través del sistema académico de la USTA Sede Medellín, y otros reportes institucionales.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Registro Académico: Registro que presenta los resultados obtenidos y que evidencian los desempeños académicos de cada uno de los estudiantes.

Matricula Académica: Acto por el cual la persona adquiere la calidad de estudiante, dentro de los plazos fijados por el Consejo Académico y previo cumplimiento de los requisitos exigidos para ello.

Control Académico: Verificar los datos referidos con la información académica de los estudiantes, conforme al sistema de evaluación definido por la Universidad, los planes de estudio de los diferentes programas y generar los registros necesarios.

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4. DESARROLLO

4.1. CONFIGURACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS EN EL SISTEMA ACADEMICO SAC

Para realizar el proceso de matrícula académica de los estudiantes en un periodo determinado, se debe hacer una revisión previa al plan de estudios registrado en el Sistema Académico SAC utilizando la forma

PLAR20, en el cual se verifican las asignaturas a ofertar en el periodo académico con sus correspondientes códigos, prerrequisitos, créditos e intensidades horarias.

En caso de haberse realizado algún ajuste al plan de estudio, el Decano de la Facultad debe notificar al Secretario de División la nueva versión del plan de estudio con sus respectivas aprobaciones, el Secretario de División debe verificar la información, y gestionar el ingreso de los respectivos ajustes en el SAC en conjunto con la oficina de Registro y Control.

4.2. REGISTRO DE HORARIO Y PRENOMINA ACADEMICA

El Decano de División debe solicitar a los Decanos de Facultad los horarios académicos y la pre nómina docente para la vigencia siguiente, luego de su respectiva aprobación y asignación de aulas, se debe coordinar con la oficina de Registro y Control para que desde las facultades esta información sea ingresada en el SAC para el periodo académico respectivo.

4.3. MATRICULA

De acuerdo al calendario académico aprobado, el estudiante realiza la pre matrícula a través de la página web de la Universidad si su situación académica es normal; cuando el estudiante se encuentre excluido por bajo rendimiento académico, puede solicitar, por escrito, el reintegro al Consejo de Facultad, este procedimiento lo hace por medio del formato

FT-RC-02 SOLICITUD TRAMITES ACADEMICOS, en caso de ser aprobado el reintegro el Decano de la facultad debe asesorar al estudiante en su matrícula académica, la matrícula es generada mediante

el formato FT-RC-01 FORMULARIO MATRICULA MANUAL, de no ser

aprobado el reintegro el estudiante quedara excluido de forma temporal o definitiva de la Universidad.

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Nota 1: Cuando los estudiantes ingresan a la Universidad por transferencia el procedimiento de matrícula es el siguiente:

 Transferencia interna, desde la oficina de registro y control se hace el ingreso de la homologación aprobada al estudiante y se habilita en el SAC para su matrícula por la web.

 Transferencia externa, el Decano de la Facultad realiza el proceso de homologación y solicita su aprobación al Consejo de Facultad, si este es aprobado solo se ingresa al SAC después de que el estudiante apruebe su primer semestre en la Universidad y la matricula se realiza de forma manual con la asesoría directa del Decano de Facultad

mediante el formato FT-RC-01 FORMULARIO MATRICULA

MANUAL.

Una vez aceptada la matricula, por parte del estudiante, es generado el recibo de pago, al momento de realizar el pago, se valida la matricula académica y financiera en el sistema académico, y se adquiere la condición de estudiante en la Universidad.

Nota 2: Desde el momento en que se cierran las matrículas y hasta las dos primeras semanas de clase el Decano de Facultad debe verificar el número de estudiantes matriculados en cada una de las asignaturas, utilizando la forma del SAC EMAR20, con base en esta revisión determina la necesidad de cerrar o abrir nuevos grupos, las novedades en el horario se deben reportar utilizando el formato el FT-RC-06 REPORTE DE NOVEDADES EN EL HORARIO.

4.4. TRAMITES ACADEMICOS ESTUDIANTES

4.4.1. REINTEGRO

Para que el estudiante pueda matricularse debe estar activo en el sistema académico SAC o tener aprobada una solicitud de reintegro por el Consejo de Facultad, dicha solicitud debe ser realizada en las fechas establecidas en el calendario académico utilizando el formato FT-RC-02 SOLICITUD TRAMITES ACADEMICO.

Los estudiantes que han permanecido fuera de la universidad más de un año, puede reintegrase cumpliendo los requisitos que establezca cada

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programa y deben pagar los derechos pecuniarios que correspondan en el momento.

4.4.2. CANCELACION Y ADICION DE ASIGNATURAS

Las dos primeras semanas de clase, el estudiante tiene la opción de efectuar cambios en su matrícula como cancelación y adición de asignaturas, las cuales no deben exceder el número de asignaturas del semestre académico en que este matriculado, si se adicionan más de las asignaturas permitidas en el semestre, el estudiante debe pagar el valor generado correspondiente al número de materias adicionadas. Las cancelaciones y adiciones se solicitan a través del formato FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS.

4.4.3. APLAZAMIENTO DE SEMESTRE

Se presenta cuando el estudiante sin haberse matriculado solicita aplazar la matricula por uno periodo académico, el aplazamiento de semestre se hace

a través del formato FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES

ACADEMICOS.

Nota 3: La reserva de cupo para estudiante de pregrado no puede extenderse más de un periodo académico. Transcurrido el periodo, si desea ingresar, debe inscribirse y realizar el proceso como aspirante nuevo.

Para estudiantes de posgrado la reserva de cupo se mantendrá para la siguiente cohorte y si no hace uso de éste beneficio no le será devuelto lo que hubiere pagado por concepto de matrícula.

4.4.4. CANCELACION DE SEMESTRE

Acto por el cual el estudiante cancela el semestre luego de estar matriculado, con devolución económica o abono para el próximo semestre del 75% del valor pagado si la solicitud la hace los primeros 15 días de iniciado el semestre, pasada esa fecha no se realiza devolución económica. Se debe solicitar el trámite por medio del formato FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS.

Los estudiantes matriculados que no ingresen o no continúen en el programa de posgrados pueden retirar su documentación durante los 15 días calendario a partir de la iniciación de actividades académicas y reclamar una devolución del 75% del valor pagado por concepto de

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matrícula, siempre y cuando hayan cancelado al menos la mitad de su valor. Después de este tiempo no habrá devolución del dinero.

Nota 4: Si el estudiante de pregrado es requerido antes de iniciar el semestre para prestar el servicio militar se le devolverá el 100% del valor pagado, dicha solicitud se debe realizar los primeros 15 días de iniciado el semestre.

4.4.5. EXAMENES DE SUFICIENCIA

Examen realizado por un estudiante de pregrado para evidenciar si es competente en conocimientos exigidos en una asignatura, se aclara que la asignatura no puede haber sido matriculada ni perdida por el estudiante, serán autorizados por los Consejos de Facultad y la solicitud se hace a

través del formato FTRC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS; la

suficiencia solo puede ser solicitada por el estudiante si esta en condición de estudiante activo, el Decano de Facultad designa a un docente para aplicar la prueba, el reporte de la nota lo realizara en el formato FT-RC-05 NOVEDADES NOTAS.

4.4.6. EXAMENES SUPLETORIOS

Son exámenes presentados por un estudiante cuando por enfermedad certificada por el servicio médico de la Universidad, caso fortuito o calamidad doméstica, debidamente comprobados, no ha presentado los exámenes parciales o finales en las fechas determinados por la Universidad. Son autorizados por los Decanos o Director de programa

mediante el formato FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS,

para posgrado dentro de los ocho días hábiles siguientes a la realización de la prueba y para pregrados cuatro días hábiles siguientes a la realización de la prueba.

4.4.7. SEGUNDO CALIFICADOR

Acto por medio del cual el estudiante puede pedir revisión de sus notas mediante la solicitud de segundo calificador en el formato FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS. La recalificación es realizada por un docente diferente al profesor titular de la asignatura, este docente es autorizado por el Decano de la Facultad o Director de programa el cual debe realizar la recalificación en el término de 3 días después de realizar la solicitud, la nota final será el resultado de promediar las dos notas asignadas.

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4.4.8. EXAMENES DE VALIDACION

Examen presentado para homologar asignaturas cursadas en otra Institución de educación superior, cuando la nota mínima obtenida haya sido inferior a 3.5. El proceso debe ser solicitado mediante el formato

FT-RC-02 SOLICITUD DE TRAMITES ACADEMICOS. Para aprobar la asignatura respectiva, se debe, obtener una nota igual o superior a 3.5.

4.5 . TRAMITES ACADEMICOS DOCENTES

Pregrado: De acuerdo al calendario académico aprobado, los docentes realizan el registro en el SAC de las notas de sus estudiantes en tres cortes: 35%, 35%, 30%, en caso de detectar algún error en sus planillas debe

reportar la novedad mediante el formato FT-RC-05 NOVEDADES NOTAS.

Posgrado: En los programas de posgrado se ingresa una sola nota del 100%, la cual debe ser ingresada por el docente al finalizar cada asignatura o modulo, en caso de detectar algún error en sus planillas debe reportar la

novedad mediante el formato FT-RC-05 NOVEDADES NOTAS.

Cuando un docente no registra sus notas en el tiempo indicado debe solicitar al Decano de su Facultad autorización para el ingreso de nota

extemporánea, utilizando el formato FT-RC-04 AUTORIZACION INGRESO

NOTAS EXTEMPORANEAS, para que sea habilitado en el SAC.

Los docentes son los responsables de controlar la asistencia de sus estudiantes, por lo tanto, deben reportar la inasistencia de sus estudiantes al SAC, este registro es realizado simultáneamente en las fechas programadas para el registro de notas, es decir tres veces al semestre. Los Docentes también están vinculados al SAC para la consulta de horario docente, listado asistencia y registro de notas.

5. ANEXOS

FT-RC-01 Formulario Matricula Manual.

FT-RC-02 Solicitud de Tramites Académicos. FT-RC-03 Paz y Salvo.

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FT-RC-05 Novedades Notas.

FT-RC-06 Reporte de Novedades en el Horario.

Plan de Estudios de la Universidad. Calendario Académico.

Manual SINU.

Reglamento Estudiantil de pregrado y posgrado. Política Curricular.

Estatuto Docente.