Contenido
INTRODUCCIÓN ... 4
JUSTIFICACIÓN ... 5
OBJETIVOS ... 6
Objetivo General ... 6
Objetivos Específicos ... 6
CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE SE PARTICIPO ... 7
Antecedentes históricos del DIF Estatal Colima ... 7
Ideología ... 9
Organigrama del DIF Estatal Colima ... 10
Antecedentes de la Coordinación de los Programas Alimentarios ... 11
Organigrama de la Coordinación de los Programas Alimentarios... 14
PROBLEMAS A RESOLVER. ... 15
ALCANCES Y LIMITACIONES ... 16
FUNDAMENTO TEÓRICO ... 17
Relación entre Administración y Calidad ... 17
Calidad Total y Mejora Continua ... 18
Cultura de la Calidad Total ... 19
Herramientas de la mejora continua ... 20
Metodología de las 5’s ... 20
Definiciones de las 5’s ... 22
Cambio organizacional y resistencia al cambio ... 24
PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ... 26
RESULTADOS OBTENIDOS... 30
CONCLUSIONES ... 33
RECOMENDACIONES ... 35
COMPETENCIAS APLICADAS ... 37
ANEXOS ... 39
Índice de anexos
Anexo 1. Presentación de Power Point para la sensibilización de los empleados de la
organización. ---39
Anexo 2. Carteles de las 5’s para la estandarización ---45
Anexo 3. Material de apoyo de las 5’s ---48
Anexo 4. Políticas e indicadores del DIF Estatal Colima para la estandarización---52
Anexo 5. Evidencia fotográfica de tarjeta roja---54
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INTRODUCCIÓN
En la actualidad las empresas se tienen que estar adaptando a nuevos procesos para hacer frente a los cambios que se están generando día a día, es por ello que deben de estar en constante renovación para estar al nivel de sus competidores y evitar quedarse obsoletas, es por eso que se emplean en diferentes técnicas y teorías de mejora continua y de esta manera estar retroalimentándose. Una de ellas es el de las 5’s, técnica japonesa basada en cinco principios simples y fáciles de seguir, por lo que cualquier empresa sin importar su giro o tamaño la puede implementar y tener grandes beneficios.
El objetivo del presente proyecto fue realizar la aplicación de la metodología de las 5’s el en la Coordinación de los Programas Alimentarios, dependencia del DIF Estatal Colima que está ubicada en la Avenida 20 de noviembre esquina J. Jesús Carranza en Colima, Colima.
El método de las 5’s, consiste en cinco etapas que son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. En cada etapa se realiza un procedimiento diferente, para lograr la implementación de cada una de las 5’s y poder obtener los beneficios, Seiri consiste en seleccionar el equipo necesario del innecesario, Seiton consiste en organizar ese equipo, Seiso consiste en dar limpieza al área laboral, Seiketsu consiste en estandarizar las primeras 3’s y Shitsuke consiste en darle seguimiento y retroalimentación puesto que es un proceso de mejora continua.
Dentro de las partes que conforman este proyecto se encuentra la justificación donde se menciona el por qué se realizó dicho proyecto en la dependencia del DIF, siguiendo con los
objetivos, general y específicos, posteriormente se mencionan los antecedentes de del DIF Estatal Colima y a su vez los antecedentes de la Coordinación de los Programas Alimentarios que es la dependencia. Más adelante se mencionan los problemas que se pretende resolver así como los alcances y limitaciones que se obtuvieron en la aplicación de este proyecto, también se hablara de los procedimientos de las actividades realizadas detallando como se fue llevando a cabo cada una de las etapas de las 5’s dentro de la dependencia. Por último las conclusiones y recomendación que se obtuvieron con la realización de este proyecto.
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JUSTIFICACIÓN
Hoy en día se ha dado más énfasis en tener un área de trabajo limpia y ordenada, ya
que al no ser así genera un ambiente de incomodidad entre los empleados y provocando tiempos muertos en los proceso, al no encontrar alguna herramienta o documento, llegando incluso a ocasionar graves problemas de rendimiento y estrés en el trabajo.
El programa de las 5’s ayudará a la Coordinación de los Programas Alimentarios, dependencia del DIF estatal Colima a mejorar sus condiciones laborales y ahorrar tiempo en sus procesos y lugar de trabajo, con la selección, orden y limpieza que el programa conlleva.
Las 5’s forman parte de una metodología japonesa que integra 5 conceptos fundamentales, los cuales son: selección, orden, limpieza, estandarización y seguimiento y disciplina. Al implementarlos en una organización estimula que los empleados se sientan más cómodos en su entorno laboral y tengan las mejores condiciones para desempeñarse plenamente.
Llevar a cabo el programa de las 5’s dentro de la dependencia traerá beneficios en su entorno laboral como son los siguientes:
Disminuir tiempos muertos Mejor uso del espacio de trabajo. Mejorar la imagen de la dependencia. Disminuir desperdicios
Reducir accidentes Mejora la productividad
Mejorar las condiciones del trabajo.
Por último cabe mencionar que este proyecto será importante porque me dará la experiencia para formarme como un profesionista y prepararme para el entorno laboral llevando un proyecto y poner en práctica todos los conocimientos y habilidades de la carrera para llevarla a cabo a la práctica.
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OBJETIVOS
Objetivo General
Implementar el programa del modelo japonés de las 5’s, en la dependencia de la Coordinación de los Programas Alimentarios del DIF estatal Colima, en el periodo Agosto-Diciembre 2014 y que sea base para fortalecer su sistema de gestión de calidad.
Objetivos Específicos
Sensibilizar a los empleados de la dependencia mediante una presentación del
programa de las 5’s al inicio del programa de trabajo para que tengan conocimiento y disposición.
Llevar a cabo la selección de equipo de trabajo después de sensibilizar a los
empleados para descartar equipo innecesario y poder organizar todo el equipo de trabajo que si es necesario.
Organizar el área de trabajo después de terminar con la selección para ordenar el
equipo de trabajo de acuerdo con su uso y que el equipo de trabajo este siempre a la mano.
Limpiar el lugar de trabajo después de terminar la organización creando planes de
limpieza para la dependencia y con ello crear hábitos de limpieza a los empleados para mantener limpio el área de trabajo.
Estandarizar las primeras 3’s después de terminar con la limpieza apoyándonos con
políticas e indicadores para que todos trabajen a un mismo criterio para poder identificar el incumplimiento de alguna de las primeras 3´s .
Dar seguimiento después de terminar con la estandarización teniendo disciplina y
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CARACTERIZACIÓN DEL ÁREA EN QUE SE PARTICIPO
Antecedentes históricos del DIF Estatal Colima
El 31 de enero de 1961 se crea por Decreto Presidencial (Adolfo López Mateos, 1° de febrero de 1961), el organismo descentralizado Instituto Nacional de Protección a la Infancia conocido como INPI. Este Instituto atendía solamente a escuelas primarias del
Distrito Federal, pero impulsaba a mujeres de todo el país a formar comités para replicar estas acciones en otros estados de la República.
Nuevamente por Decreto Presidencial, el 15 de julio de 1968 se crea la Institución Mexicana de Asistencia a la Niñez conocida como el IMAN orientada a la atención de niñas y niños
huérfanos, abandonados y desvalidos, con discapacidad o con algunas enfermedades. En los años 70, se crea el Instituto Mexicano para la Infancia y la Familia y el 10 de enero de 1977 nuevamente por Decreto Presidencial se crea el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia el DIF, como resultado de la fusión del Instituto Mexicano para la
Infancia y la Familia (IMPI) con la Institución Mexicana de Asistencia a la Niñez el (IMAN), sin embargo su objetivo de promover el bienestar social a nivel nacional, no cambió. Así mismo el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia en el Estado de Colima fue creado el día 30 de julio de 1977 en el decreto no. 48 publicado en el Diario
Oficial del Estado.
En 1982 se creó el Subsector de Asistencia Social; quedando como cabeza el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (DIF), el cual establece el criterio de servir con lo más necesario a quienes más lo necesiten.
La población en condición de desamparo se calculaba para 1983, en alrededor de 32 millones de personas, es decir, el 44% de la población nacional. En 1984 el Sistema Nacional DIF, los Sistemas Estatales y otras dependencias, proporcionaron asistencia a 23 millones de personas, preferentemente en las zonas marginadas, urbanas y rurales, así como a la población que carecía de servicios de seguridad social; se pretendía llegar a una sociedad más igualitaria, para ello se establecieron los siguientes nueve programas básicos:
8 Programa de Rehabilitación
Programa de Asistencia Social Alimentaría
Programa de Promoción del Desarrollo Comunitario Programa de Asistencia Jurídica
Programa de Desarrollo Cívico, Artístico y Cultural
Programa de Formación y Desarrollo de Recursos e Investigación
Sin embargo, sería hasta la promulgación de la Ley Sobre el Sistema Nacional de Asistencia Social, en 1986, cuando se crea verdaderamente una estructura de asistencia social que especifica claramente la población objetivo en la materia y las atribuciones y obligaciones por parte del Estado y la sociedad. En esta ley, se establece de manera precisa un concepto de asistencia social “que se propone modificar y mejorar las circunstancias de carácter social que impidan al individuo su desarrollo integral”. Para ello se diseñaron cuatro programas básicos:
Asistencia Social Alimentaria
Promoción del Desarrollo Familiar y Comunitario Protección y Asistencia a Población en Desamparo Asistencia a Minusválidos
En 1990 la asistencia social fue sujeta de un fuerte cambio al considerarse entonces que “deberá ser temporal, selectiva y productiva”, con el fin de dar cumplimiento a la Ley
Nacional de Asistencia Social. Es así, como ya en la administración encabezada por el doctor Ernesto Zedillo se propuso realizar un cambio sustentado en un esfuerzo integral, reorientado y buscando continuidad en las acciones que diversas dependencias desarrollan en beneficio de los sectores más vulnerables, con el propósito de que las acciones no sean aisladas y los logros no se pierdan o desvirtúen por falta de atención o insuficiencia en cualquiera de los cambios de la política de asistencia social.
Durante la administración 2009-2015 el DIF Estatal en coordinación con la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social del DIF Nacional, ha implementado procesos
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Ideología
Misión
Ayudar a los grupos vulnerables para mejorar su calidad de vida.
Visión
En el año 2015, el DIF Estatal Colima es el organismo público de asistencia social, más reconocida del país por:
La atención que ofrece a los grupos vulnerables. La disminución de marginación.
La contribución para que Colima siga siendo la entidad con mejor calidad de vida.
Reconocimiento obtenido a través de:
Procesos transparentes y sostenibles. En un entorno de equidad de género. Y con el cuidado del medio ambiente.
Valores
Respeto: Otorgar buen trato y atención a todas las personas que lo soliciten sin distinción
alguna.
Honestidad: Manejar los recursos de manera transparente y congruente con la normatividad
establecida.
Lealtad: Cuidar a los usuarios, los compañeros y la Institución, fomentando la reciprocidad.
Unión familiar: Promover la estabilidad de la familia en todos los ámbitos.
Responsabilidad: Asumir nuestro compromiso ante la población vulnerable.
Amor: Atender a los usuarios de manera cálida y cercana cualquiera que sean sus
circunstancias.
Servicio: Responder a las necesidades de la población vulnerable con eficiencia.
Solidaridad: Unir las voluntades de sociedad y gobierno para respaldar a quienes en
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Antecedentes de la Coordinación de los Programas Alimentarios
La Coordinación de los Programas Alimentarios está integrada a su vez de varios programas alimentarios como lo son Desayunos Escolares, Atención a menores de 5 años en
riesgo, no escolarizados, Asistencia Alimentaria a Sujetos Vulnerables y el Subprograma de Comedores Comunitarios.
A continuación se mencionara los antecedentes de cada uno de estos programas alimentarios.
Desayunos Escolares
A finales de los años cincuenta la distribución de los desayunos escolares creció hasta llegar a cubrir todas las capitales de los estados incluyendo el nuestro; otorgando a los escolares de los planteles más necesitados un desayuno integrado por una torta de frijoles, mermelada, miel, mantequilla o picadillo y un vaso de leche, incorporando años después un mazapán.
Esta modalidad continuo en el Estado hasta finales de 1993, ya que en el ciclo escolar 1993– 1994 las características del desayuno se modificó a una ración de desayuno caliente, que consistía en otorgar a los escolares alimentos conformados a base de soya, verduras, cereales, leguminosas y lácteos con la participación en la preparación de los menús en las casas de las madres de familia de los beneficiarios.
La cobertura inicial del programa fue de 5 municipios: Colima, Comala, Cuauhtémoc, Coquimatlán y Minatitlán; siendo SEDESOL la institución normativa y DIF Estatal la ejecutora; la cual realizaba la compra de los insumos necesarios para la elaboración de los menús y los entregaba a cada uno de los 5 municipios beneficiados. En septiembre de 1995 se inició con los 10 municipios, asignándose a DIF Estatal como instancia normativa y los SMDIF como ejecutores.
La descentralización del recurso se realizó en el año 1998, donde DIF Estatal a través de su propia normatividad y respetando los lineamientos federales, hacía llegar directamente a los
SMDIF el recurso del ramo general 33 del fondo V.i, quienes se encargaban de la compra y distribución de insumos y a su vez la propia comunidad era la responsable de la preparación y entrega de los alimentos.
12 Atención a menores de 5 años en riesgo, no escolarizados
El Programa de Atención a Menores de 5 Años en riesgo, no escolarizados (NUTRE-DIF) surge en el año 2006, con el objeto de contribuir a la disminución del índice de niñas y
niños menores de 5 años, con algún grado de desnutrición.
En su inicio el programa otorgaba un complemento alimenticio infantil altamente fortificado para prevenir y recuperar de la desnutrición a la población objetivo.
A partir del 2009 con el objeto de mejorar el programa se ha mejorado el complemento,
adicionándolo con proteínas, grasas, carbohidratos, vitaminas y minerales con el aporte calórico adecuado para la edad. Con el propósito de elevar el coeficiente intelectual y la
calidad de vida de niñas y niños beneficiados.
Con la finalidad de contribuir a una alimentación correcta para la mejora de hábitos saludables en septiembre de 2011 DIF Estatal, adicionó a este complemento una dotación alimentaria integrada con ciruela pasa, arroz, amaranto, lenteja, frijol, soya, crema de crema de espinacas y atún.
En el año 2012, se implementó el aseguramiento de la calidad en los programas alimentarios para dar cumplimiento a los criterios de calidad nutricia en los apoyos.
Para el año 2013 se modificó la dotación otorgada incrementando la cantidad en arroz, avena, frijol, lenteja y pasitas.
Asistencia Alimentaria a Sujetos Vulnerables
El programa de Asistencia Alimentaria a Sujetos Vulnerables, antes Asistencia Social Alimentaria a Familias (PASAF), se descentraliza a los estados haciendo presencia en Colima en el año 1983 en donde el apoyo consistía en una bolsa de leche entera, leche descremada en polvo y “lacto-DIF”, (leche en polvo para lactantes, mujeres embarazadas y ancianos).
Con el paso del tiempo el programa ha tenido transformaciones en los productos que contiene la dotación alimentaria, los cuales han sido indicados por personal experto en materia
alimentaria, para contribuir en beneficio nutricional de las personas vulnerables y cumpliendo con las indicaciones específicas que señala el SNDIF, a través de los lineamientos de
Estrategia Integral de Asistencia Social Alimentaria.
13 mejorar su alimentación y disminuir el gasto económico de las familias vulnerables del Estado de Colima.
Subprograma Comedores Comunitarios
El subprograma comedores comunitarios inicio en el año 2004 debido a las necesidades de la población vulnerable, iniciando con seis comedores comunitarios distribuidos en los cuatro municipios con mayor grado de marginación. Donde se les otorgaba una ración de comida caliente a base de soya, verduras y frutas de temporada. Para el año 2011, se realizaron modificaciones en la composición de la ración introduciendo productos de
origen animal, mejorando los criterios de calidad nutricia, fortaleciendo con acciones de orientación alimentaria y desarrollo comunitario; incrementando el número a diez comedores. Actualmente se cuentan con veinte comedores en nueve municipios del estado.
Objetivo
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PROBLEMAS A RESOLVER.
La aplicación de las 5’s satisface múltiples objetivos y cada una de ellas genera sus
propios beneficios, puesto que la metodología pretende resolver problemas relacionados a la selección, orden y limpieza y mejorar la productividad en el área de trabajo.
Con este método se busca la mejora continua en la dependencia de la Coordinación de los Programas Alimentarios del DIF Estatal Colima y lo que se pretende es resolver varios problemas que se enfrentan los empleados en cuanto al orden y limpieza.
La implementación de las 5’s ayudará a resolver los siguientes problemas que se presentan en la dependencia:
El desorden de las oficinas.
Existencia de materiales innecesarios.
La falta de espacio en las oficinas y el almacén. El estrés de los empleados.
Los tiempos muertos.
Falta de responsabilidad de los empleados. La falta de control en el almacén.
Los desperdicios del almacén. La falta de limpieza.
Falta de productividad
De los problemas mencionados la mayoría ya fueron resueltos en el transcurso del proyecto, exceptuando el control en el almacén y los desperdicios del almacén ya que estos 2 puntos se están tomando medidas necesarias para resolver y se terminaran de resolver a futuro.
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ALCANCES Y LIMITACIONES
Dentro de los alcances, se logró concluir la aplicación del método japonés de las 5’s dentro del periodo Agosto-Diciembre 2014 en la dependencia de la Coordinación de los Programas Alimentarios del DIF Estatal Colima, y se pudo motivar al personal a realizar este método creando nuevos hábitos para su área de trabajo obteniendo los beneficios del programa de las 5’s.
Entre las limitaciones se encontró la falta de tiempo que tuvieron algunos empleados para dedicarle tiempo a las 5’s; sin embargo logro que se cumplieran los objetivos, otro obstáculo
fue la resistencia al cambio a realizar las nuevas actividades por parte de algunos empleados para la implementación de cada una de las 5’s, por último otro obstáculo fue adaptarse a los
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FUNDAMENTO TEÓRICO
Relación entre Administración y Calidad
Cuando una empresa adopta el sistema de administrar con calidad, procura que sus diferentes departamentos se vallan involucrando en el compromiso por la calidad. Con esto la calidad pasa a ser responsabilidad de todos para que satisfagan las expectativas del consumidor.
(Sosa Pulido, D. en Anda 2000:105) Dice que "Administrar para la calidad, implica adecuar las fases del proceso administrativo hacia el logro de un objetivo de calidad; así se debe planear para la calidad; organizar los recursos de la empresa para obtener calidad; una dirección enfocada al logro de la calidad y; un control, que se vuelve importante para lograr la calidad total."
En un sistema de calidad total, se deben de establecer programas con el objeto de una mejora continua de la calidad y se deben de generar ideas nuevas, métodos nuevos y mejorados, mejor equipo, personal mejor entrenado, dirección más capacitada, etc.
En una planeación para la calidad se deben tomar en cuenta:
a) Definición de una política de calidad b) Establecimiento de estándares de calidad. c) Definición de conceptos clave de calidad.
d) Liderazgo constante en todos los aspectos de calidad.
e) Instaurar reconocimientos que estimulen la permanencia del personal en la
organización
f) Insistir en que las necesidades y preferencias del cliente constituyen el corazón de
cualquier programa de calidad.
g) Dotar de medios para alcanzar las metas de las propuestas para la calidad
Por su parte los directivos tienen que tener un propósito constante de mejorar la calidad, esto significa una nueva manera de dirección caracterizada por los siguientes supuestos:
a) Cooperación en todos los niveles, entre y dentro de los departamentos. b) Compartir conocimientos.
c) Compartir la toma de decisiones.
18 f) Practicar la dirección participativa y por confianza.
g) Dar énfasis a la innovación.
h) Escuchar a los que hacen el trabajo. i) Dar énfasis a las sugerencias. j) Dar máxima prioridad al cliente.
Para lograr una buena organización el trabajo colectivo es muy importante, si el, no se puede desarrollar con éxito un programa de calidad.
Calidad Total y Mejora Continua
La Gestión de Calidad Total (abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una estrategia de gestión orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos organizacionales. La TQM ha sido ampliamente utilizada en fabricación, educación, gobierno e industrias de servicio. Se le denomina «total» porque en ella queda concernida la organización de la empresa globalmente considerada y las personas que trabajan en ella.
La Gestión de la Calidad Total está compuesta por tres paradigmas:
Gestión: el sistema de gestión con pasos tales como planificar, organizar, controlar, liderar, etc.
Total: organización amplia.
Calidad: con sus definiciones usuales y todas sus complejidades.
La calidad total pretende obtener beneficios para todos los miembros de la organización hasta la satisfacción final del cliente, incluyendo en el proceso no solo en el área de producción sino en toda la organización en general mejorando las condiciones de trabajo logrando tener calidad en todas las áreas de la organización.
(Ishikawa en López, S. 2006:4) Nos da una definición de Calidad Total que es “Filosofía, cultura, estrategia o estilo de gerencia de una empresa según la cual todas las personas en la misma, estudian, practican, participan y fomentan la mejora continua de la calidad”. Lo que
nos da a entender que la calidad total es un proceso donde el esfuerzo de todos los que trabajan para poder alcanzar una meta establecida y con ello poder superar y al mismo tiempo poder mejorar un producto o servicio.
19 utiliza el ciclo de Deming como principal herramienta para llevar a cabo la mejora continua de calidad en la organización.
El ciclo de Deming consta de un ciclo de 4 pasos que se debe llevar a cabo en secuencia sin saltarse ninguno de ellos, estos pasos son Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Es un ciclo en el cual identificamos el área de mejora, planeamos lo que vamos a realizar, lo
implementamos, verificamos los resultados obtenidos y actuamos de acuerdo con ellos y así el ciclo vuelve a empezar con lo cual nos permite responder a las necesidades cambiantes de
nuestro entorno y con ello poder ofrecer un mejor producto o servicio con una mejor calidad.
Cultura de la Calidad Total
Primeramente debemos identificar que es cultura, cultura organizacional y calidad total.
(Spradley. J., McCurdy, D. 1972:5). Nos dicen que "Cultura es definida como el conocimiento adquirido que las personas utilizan para interpretar su experiencia y generar comportamientos."
(Rodríguez, C. 1999:64). Menciona que "La cultura organizacional define la identidad de la empresa y determina un modo de ser, una forma de pensar y una manera de actuar que influye definitivamente en la operación y los resultados de la empresa."
(Feigenbaum en Rodríguez, C. 1999:49). Dice que la "Calidad Total es un sistema eficaz para
integrarlos esfuerzos en materia de desarrollo de calidad, mantenimiento de calidad y mejoramiento de calidad realizado por diversos grupos en una organización, de modo que sea posible producir bienes y servicios a los niveles más económicos y que sean compatibles con la plena satisfacción de los clientes."
20 Cada organización tiene diferentes tipos de cultura y tienen diferentes formas de trabajar manejando su término de calidad, pero siempre están en busca de obtener los mejores resultados, algunas empresas ya manejan cultura de calidad con lo cual desarrollan hábitos de superación a través de la mejora continua.
La organización que actúa y trabaja con la filosofía de la calidad total, identifica sus áreas de mejora, realiza su planeación para encontrar oportunidad para mejorar sus actividades las
verifica y las lleva a cabo para tener mejor producción obteniendo resultados tanto a corto, mediano y largo plazo por la mejora continua, la mejora sus procesos, del área de trabajo y del
interés y compromiso de la organización.
En pocas palabras, la Cultura de la Calidad significa hacer las tareas siempre lo mejor posible desde la primera vez, a un nivel más económico, con mucho entusiasmo y ofreciendo al consumidor la satisfacción completa. Una organización que no se encuentre basada sobre la cultura de la calidad, con toda seguridad, no tendrá la fortaleza para enfrentar esos retos futuros.
Herramientas de la mejora continua
Existen muchas herramientas que se utilizan para mejora continua las cuales se mencionaran algunas a continuación.
Las 5’S.
El sistema Kaizen. Seis Sigma.
JIT (Just in Time o Justo a Tiempo). El programa de cero defectos. Método Taguchi.
Función de pérdida de calidad. El circulo de Deming.
Metodología de las 5’s
21 Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la
empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono de trabajo por parte de todos.
Se denominan como las 5’s, porque están basadas en la aplicación de cinco conceptos o principios de acción, cuyos términos originales en el idioma japonés comienzan con la letra S, los cuales son Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.
Las 5’s es una técnica que se aplica en todo el mundo por su sencillez y por sus excelentes resultados. La aplicación requiere un compromiso con el personal porque genera un cambio
en la organización y el mayor reto que presenta es el cambio de mentalidad de los empleados creando hábitos de organización y limpieza.
Otro aspecto importante que se debe tomar en cuenta es tener una buena comunicación de los que trata cada una de las 5’s porque no es lo mismo la teoría y muy diferente llevarla a la práctica, antes que nada todos los empleados involucrados deben de tener muy claro como se debe de llevar a cabo cada da las 5’s para lograr más fácil la implementación y evitar que tengan confusión por no saber cómo implementar las 5’s o incluso se genere resistencia al cambio por eso es importante tener una buena comunicación y poder motivar al personal con la implementación.
Dentro de los beneficios que se pueden obtener con la implementación d las 5’s es que se logra un mejor lugar de trabajo porque con ello conseguimos:
Aprovechar mejor el espacio de trabajo. Tener un lugar más ordenado y limpio.
Mejor imagen de la empresa hacia sus clientes. Mayor cooperación y trabajo en equipo.
Genera que los empleados se sientan cómodos en su área de trabajo por lo cual reduce
el estrés.
Evitar movimientos inútiles.
Tener el equipo necesario y en perfectas condiciones. Mejora la productividad.
Evita los accidentes.
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Definiciones de las 5’s
Seiri significa seleccionar. Mantener solo lo necesario cuando se necesita.
El objetivo de Seiri es retirar del lugar los artículos que no son necesarios para la operación. Implica dejar únicamente lo que es estrictamente indispensable y obtener lo que no se tiene
pero que es básico para operar correctamente.
Se lleva a cabo dejando únicamente los objetos que son necesarios para nuestro trabajo descartando los inútiles ya que con ello se genera mayor espacio en el área de trabajo para empezar se decide que objetos mantener y cuales descartar, después se llevan al área de descarte donde se decide los objetos a descartar y por último se organizan los objetos útiles.
Entre los beneficios que se obtienen con Seiri están un mayor espacio en el área de trabajo, mayor control de desperdicios y reduce el tiempo en busca de algún equipo o herramienta porque se sabe donde está aumentando así la productividad.
Seiton significa Organizar. Mantener todo en orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en
su lugar.
El objetivo de Seiton es organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad y estén disponibles para su uso en cualquier momento.
Para llevar a cabo Seiton se decide en qué lugar se van a acomodar los objetos que son necesarios de acuerdo con su tipo de uso por ejemplo si se usa a diario debe de estar cerca del trabajador para evitar movimientos inútiles, si se usa cada una vez por semana tenerlo en un lugar para tomarlo cuando se necesite y así evitar estorbar en el área de trabajo.
Los beneficios que se obtienen con Seiton son el de facilitar encontrar algún equipo de forma rápida, se evita generar movimientos inútiles porque se sabe donde esta lo que se busca, se
libera de espacio el área de trabajo porque todo está organizado y se siente un mejor ambiente de trabajo por estar en un lugar ordenado y limpio.
23 El objetivo de Seiso se refiere al hecho de remover el polvo o la suciedad de un lugar de trabajo, de equipos y de materiales de manera permanente además de que se relaciona con el buen funcionamiento de los equipos de trabajo.
Para llevar a cabo Seiso se debe integrar la limpieza como parte del trabajo para implementarse se deben de crear planes de limpieza dentro de la organización porque no nos servirá de nada tener todo ordenado si no está limpio, para esto cada trabajador debe ser responsable de limpiar su área de trabajo para que siempre este limpio y eliminar la suciedad.
Los beneficios que se obtienen son Seiso son que genera una mejor imagen a la empresa y el
área de trabajo, la limpieza ayuda a mantener el equipo de trabajo, disminuye las condiciones inseguras de la empresa y se crea un lugar más agradable para trabajar.
Seiketsu significa Estandarización. Unificar a través de normas y procedimientos
El objetivo de Seiketsu es mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras 3’s para lograr la estandarización se trabajan continuamente los tres
principios anteriores mediante el apoyo de estándares, normas y procedimientos.
Para llevar a cabo Seiketsu se deben implementar estándares para la verificación del cumplimiento de las primeras 3´s para crear hábitos de limpieza y organización por parte de los empleados de la empresa, estos estándares y reglas deben ser fácilmente visibles por los empleados para que todos realicen el trabajo bajo el mismo criterio y evitar que cada quien lo haga a su manera.
Los beneficios que se obtienen con Seiketsu son que los estándares sirven como referencia para el cumplimiento de las primeras 3´s , como el trabajo se hace bajo un mismo criterio y se pueden detectar anormalidades fácilmente, se crean hábitos de limpieza y organización por parte de los empleados y hace que los empleados se comprometen mas con su trabajo porque crean bienestar personal para mantener su área de trabaja limpia y ordenada.
Shitsuke significa Seguimiento. Mantener un comportamiento confiable.
24 podrá disfrutar de los beneficios que ellos brindan y evitar que se venga abajo todo el logro obtenido por la implementación de las 5’s.
Para llevar a cabo Shitsuke se le debe de impulsar el uso de los estándares mediante el seguimiento en el cual se debe apoyar con la disciplina de los empleados los cuales deben de respetar el cumplimiento de las normas y estándares ya establecidos para crear nuevo hábitos y formas de pensar a los empleados y dando control visual para verificar el cumplimiento de
las 5’s.
Los beneficios que se obtienen con Shitsuke son que crear nuevos hábitos para los empleados y cambia la cultura para la empresa, con ello también se realiza la implementación total de las 5’s obteniendo todos sus beneficios y también mejora la moral de todos los empleados porque
se siente agradable trabajar en lugar digno para el trabajo.
Cambio organizacional y resistencia al cambio
(Reeves, C. 1994:449) Menciona que "Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje."
Toda empresa en algún momento se presentara un cambio organizacional dentro de su entorno porque tendrá que adaptarse a los nuevos cambios que tendrá tanto de su ambiente interno como externo. Siempre la empresa tendrá que hacer cambios para no quedarse obsoleta y para manejar mejor su medio interno y externo para poder sobrevivir y adaptarse a futuras situaciones y que estas mismas no afecten a la empresa.
Pero siempre que se realiza una modificación en la empresa puede que exista resistencia al
cambio porque muchas veces los empleados se encuentran en su área de confort y no quieren que los muevan de ahí y se resisten al cambio.
25 Por lo general la empresa que tiene resistencia al cambio se debe principalmente a factores como es el miedo de los empleados al fracasar en el nuevo cambio, no hay mucha comunicación acerca del cambio, los beneficios que traerá el cambio, no querer salir de su zona de confort, no querer cambiar los procesos que ya están establecidos, falta de disposición de los empleados para participar en el cambio, todo esto es lo que la empresa sebe afrontar para poder salir y realizar un cambio organizacional.
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PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES REALIZADAS
Para llevar a cabo la implementación de la metodología de las 5´s en la dependencia de la Coordinación de los Programas Alimentarios del DIF Estatal Colima, se realizaron diferentes acciones y planes de trabajo dentro de la dependencia, aplicadas con la colaboración del personal de la dependencia en cada una de las áreas de trabajo.
Antes que nada es importante tener en cuenta la responsabilidad y el reto enfrentado al aplicar la metodología de las 5´s en la dependencia, lo cual no hubiera sido posible sin el esfuerzo individual y sobre todo trabajo en equipo e involucramiento de todo el personal.
Se inició el día 15 de Julio del presente año en la dependencia de la Coordinación de los Programas Alimentarios del DIF estatal Colima con la energía y las ganas de comenzar el proyecto, seguido de una plática donde se presentó al personal involucrado la metodología de
las 5’s y las actividades que esto conlleva, en dicha presentación se notó el nerviosismo de los empleados; sin embargo se identificaron con algunos problemas, como por ejemplo no encontrar un documento o una herramienta de trabajo, al final de la presentación todos los empleados se mostraron muy interesados y motivados con el programa, advirtiendo todos los beneficios que se pueden obtener y mejorar así su área de trabajo.
Para llevara a cabo el proyecto de la metodología de las 5´s en la dependencia del DIF Estatal Colima se utilizaron algunas acciones que se mencionaran a continuación.
Acciones realizadas
Presentación del método de las 5´s para la sensibilizar a los empleados
Consistió en dar a conocer el método de las 5´s a todos los empleados que se involucraran en este proyecto y tengan la información necesaria de lo que se va a hacer. (Ver anexo 1).
Dar a conocer instrumentos de trabajo para llevar a cabo la implementación de las 5´s
En la presentación de la metodología se dio a conocer la forma de llevar a cabo cada una de las 5´s para poder implementarla correctamente, también se mencionó cómo sería el procedimiento para implementar cada una de ellas, cabe mencionar que se mostraron varios formatos como son: etiquetas, tarjetas rojas, carteles, etcétera, los cuales proporcionó el DIF Estatal Colima, así como indicadores las reglas que hay que cumplir para poder darle
27 Registro fotográfico (antes y después de la implementación de las 5´s)
Antes de comenzar con la implementación se tomaron fotografías de las áreas de trabajo para tener evidencia de cómo se encontraba la dependencia y ver en donde se podían implementar las 5´s para trabajar dichas áreas, también se tomaron fotografías durante el proceso mostrando cómo los empleados realizaban las acciones, igualmente se tomaron fotografías al finalizar la implementación de cada una de las 5´s para comparar resultados del antes y después y poder así realizar unos indicadores de evaluación que proporciono el DIF Estatal
Colima (Ver anexo 6).
Desarrollo de la metodología de las 5´s en la dependencia de la Coordinación de los
Programas Alimentarios del DIF Estatal Colima
Para cada una de las 5´s se llevaron a cabo diferentes tipos de actividades las cuales se mencionan a continuación ordenadas por cada una de las áreas trabajadas.
Para la implementación de Seiri (Seleccionar) que es la primera de las S, se harán las siguientes actividades:
Para el área de las oficinas
Identificar los objetos que son necesarios de los innecesarios. Decidir que objetos mantener y que objetos desechar.
Empezar a seleccionar los objetos que se irán al área de descarte.
Acumular los objetos descartados ponerlos en una caja con etiqueta roja detallando el
contenido para su fácil localización y en caso necesario de una futura utilización. Mover todos los archivos descartados al área de descarte o a archivo muerto de la
dependencia.
Organizar los objetos que no fueron desechados para su fácil localización.
Para el área de almacén
Identificar los objetos que no son necesarios en el almacén. Eliminar desperdicios en el almacén para evitar que se acumulen.
28 Para el área de las oficinas
Se determinó un área para poner todos los archivos de los programas alimentarios para facilitar su localización y estén al alcance del trabajador cuando los necesite.
Se colocaron etiquetas a las carpetas y archiveros para que sea más fácil localizar
algún documento.
Se ordenó el área de trabajo con los objetos que se necesiten para facilitar mejor el
trabajo y los objetos innecesarios no estorben.
Se organizó el administrador de avisos de cada área quitando archivos muertos para
que tenga información actualizada.
Se fijaron reglas para que si se toma un objeto o un documento este vuelva a su lugar
para poder encontrarlo después.
Se organizó la papelería para poder encontrar con facilidad el equipo necesario.
Para el área de almacén
Se ordenó para poder transitar libremente y sin obstáculos dentro del almacén. Se ordenaron los productos del almacén para poder ubicarlos fácilmente.
Las entradas de almacén estos se acomodaron de acuerdo al control interno para poder
darles una salida cuando sea necesario.
Se logró tener un control visual para que el almacén se mantenga siempre en orden.
Para la implementación de Seiso (Limpieza) la tercera S se realizaron las siguientes actividades:
Para el área de las oficinas y la dependencia en general.
Se creó un programa de limpieza para llevar a cabo dentro de la dependencia. Se integró la limpieza como parte del trabajo diario.
Los empleados de la dependencia hicieron el hábito de limpiar su lugar de trabajo
antes de salir para que quede todo ordenado y limpio.
Se da limpieza a las ventanas por lo menos una vez por semana para evitar que estas
acumulen polvo.
Se hace el aseo a diario dentro de la dependencia así como el almacén para evitar la
29 Para la implementación de Seiketsu (Estandarizar) la cuarta S se realizaron las siguientes actividades:
Para los empleados de la dependencia
Los empleados crearon hábitos de trabajo para conservar el lugar de laboral en
perfectas condiciones.
Se uso una lista de verificación para el cumplimiento de las primeras 3´s
Hubo cooperación de todos los empleados de la dependencia para mantener las
primeras 3´s y evitar que todo el esfuerzo creado se venga abajo.
Para la implementación de Shitsuke (Seguimiento) la quinta S se harán las siguientes
actividades:
Para los empleados de la dependencia
Se eligió un líder para que se encargue de darle seguimiento a la metodología de las
5´s por lo menos una vez al mes.
Que el líder siempre este motivando al personal con el cumplimiento de las 5´s . Mantener un control visual para ver si se están cumpliendo o no las 5´s y poder
identificar anomalías y tomar acción inmediata.
Demostrar compromiso por parte de la dependencia para asumir con entusiasmo la
30
RESULTADOS OBTENIDOS
Dentro de la aplicación de la metodología de las 5´s se obtuvieron buenos resultados
los cuales serán mencionados a continuación organizados por cada una de las 5´s .
Resultados de Seiri (Seleccionar)
Seiri fue la primera etapa con la cual se dio comienzo a aplicar la metodología en la dependencia, ésta consistió en selección y se tuvieron los siguientes resultados:
1.- Se descartó todo el material y documentos innecesarias por lo cual se libero más espacio en el área de trabajo para poder poner todo el material necesario (Ver anexo 5).
2.- Se mejoró la seguridad puesto que no se encontrarán objetos innecesarios obstruyendo las oficinas y pasillos.
3.- Los empleados ya están capacitados para llevar a cabo la selección de equipo innecesarios en un futuro sabiendo que es lo se debe descartar y que se debe de mantener.
4.- Se disminuyó el estrés por tener un lugar de trabajo más despejado y limpio.
5.- En el almacén se eliminaron desperdicios con lo cual se creó más espacio para organizar el almacén.
Resultados de Seiton (Organizar)
La segunda etapa es la organización la cual se lleva a cabo después de llevar a cabo la selección y con ello se obtuvieron los siguientes resultados:
1.- Se organizó todo el equipo necesario de la etapa de selección organizándolo con la
frecuencia que se utiliza para tener a la mano los objetos que se utilizan más y tener guardados los que se usan de vez en cuando.
2.- Se redujo el tiempo muerto por buscar equipo de trabajo, ya está organizado ya se sabe exactamente donde se encuentra, evitando con esto perder tiempo buscándolo.
3.- Se logró tener mayor espacio en el lugar de trabajo, puesto que ya todo está organizado y no hay equipo estorbando en oficinas y pasillos, crenado con esto un ambiente de trabajo más agradable.
4.- Ahora es más fácil realizar la limpieza porque no hay objetos estorbando.
31 6.- Se reordenó el almacén, acomodando toda la mercancía, de manera que sea más fácil su acomodo y localización, de esta forma se logró tener más espacio para transitar sin que la mercancía este estorbando, lo cual evita perder tiempo, incluso accidentes de trabajo.
7.- Por otra parte las entradas de mercancía al almacén ahora son más ordenadas, no estorban y el proceso de salida de mercancías es más sencillo.
Resultados de Seiso (Limpieza)
La tercera etapa fue la limpieza que se realiza después de la organización obteniendo
los siguientes resultados:
1.- Se creó un programa de limpieza el cual consistía que todos los empleados de la dependencia deberán de dejar limpio su lugar de trabajo al finalizar cada día laboral para evitar que se cree suciedad.
2.-Se crearon hábitos de limpieza a los empleados para que la limpieza forme parte de sus actividades diarias.
3.- Aumentó el bienestar de los empleados, manifiestan que se sienten en ambiente más agradable al trabajar en un lugar limpio.
4.-Se logró una mejor imagen y productividad en la empresa, puesto que los resultados de la metodología de las 5’s es una actividad básica tanto para el aspecto visual como para la salud
física, mental y social de la empresa.
Resultados de Seiketsu (Estandarizar)
La cuarta etapa es estandarizar las primeras 3’s, con lo cual se obtuvieron los
siguientes resultados:
1.- Se establecieron reglas e indicadores para llevar a cabo las primeras 3´s para que posteriormente los empleados realicen la selección, organización y limpieza a un mismo criterio y evitar que cada quien lo haga a su modo (Ver anexo 5).
2.- Se establecieron carteles de las 5´s para que los empleados tengan conciencia de que las 5´s es un proceso de mejora continua (Ver anexo 2).
3.- Se crearon hábitos para que los empleados para mantener las primeras 3´s para conservar
limpio el lugar de trabajo de manera permanente.
32 Como última etapa es el seguimiento con lo cual se obtuvieron los siguientes resultados:
1.- Se creó disciplina para darle seguimiento a la implementación de la metodología de las 5´s porque se crean hábitos para mantener todos los cambios realizados y evitar que todo sea como el principio.
2.- Se siguen los estándares establecidos y con ello mayor respeto al realizar el trabajo.
3.- Se mejoró la productividad.
4.- Los empleados se sienten más cómodo al realizar su trabajo por lo cual es el trabajo resulta
más agradable.
5.-Los empleados están capacitados para realizar control visual para poder identificar anomalías de las 5´s para posteriormente corregirlas.
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CONCLUSIONES
Como conclusión con la aplicación del método de las 5’s se aprendió a llevar a la
práctica la teoría dentro en el ámbito laboral, el interés con los empleados de la dependencia implementando una metodología para llevar un cambio de cultura fue notorio, los resultados se lograron paso a paso, ya que no se puede realizar un cambio de la noche a la mañana, hay que dedicarle tiempo, esfuerzo y en este tema en especial el trabajo en equipo es muy importante.
La reacción de los empleados de la dependencia al ver poco a poco los resultados obtenidos tras la aplicación de las 5’s fue muy favorable, durante el proceso, el ver cómo su entorno iba cambiando lo motivó, además se sintieron mucho más cómodos ya porque ellos mismos se daban cuenta de que su forma de trabajar se simplificaba, que encontraban todo a lo que necesitaban sin perder tiempo buscándolo, percibían un lugar limpio y digno para realizar su trabajo al ir eliminando todo aquello que les estorbaba les hacía sentirse menos estresados.
Desde el inicio del proyecto los empleados de la dependencia se mostraron muy interesados al llevar a cabo la metodología de las 5´s , porque en la plática de sensibilización se sintieron identificados con los problemas que tenían en su trabajo y dieron su participación para llevar el proyecto a cabo mirando los resultados que se obtendrían al realizar este cambio, ver como cada trabajador ponía de su parte para realizar este proyecto apoyándose con los demás compañeros para que poco a poco se fuera realizando la implementación de cada una de las
5´s y obteniendo los resultados.
Gracias a todo el trabajo se eliminó el desorden de las oficinas, se desecharon materiales y equipo innecesario dejando con mayor espacio a las oficinas colocar aquel material y equipo realmente se estaba necesitando, organizándolos de acuerdo a su frecuencia de uso y poder así encontrarlo de manera más fácil y rápida, con esto se disminuyeron los tiempos muertos porque se sabía exactamente dónde se encontraban sus herramientas de trabajo.
34 En cuanto al almacén se logró eliminar los desperdicios para poder tener mayor espacio y facilitando la entrada de mercancía al almacén, así como darle salida más fácilmente logrando tener un mejor control,
Respecto a los desperdicios que generaban en el almacén, se logró eliminar la mayoría, excepto algunos ya que se debido a las políticas de la empresa, deben de pasar por un proceso de autorización por parte de las oficinas centrales de DIF Colima.
Otro resultado importante fue que los empleados de la dependencia crearon hábitos de orden y limpieza en su área de trabajo.
Por último cabe mencionar que fue una gran experiencia llevar a cabo este proyecto, y más
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RECOMENDACIONES
Dentro de las recomendaciones para la Coordinación de los Programas Alimentarios
sería el darle seguirle seguimiento al programa para evitar que todo el esfuerzo realizando sea en vano, y mencionar que no solo es trabajo de uno, sino que todos le deben de dedicar un poco de tiempo para mantener organizado y limpio el área de trabajo, ya hasta el momento existe el hábito de mantener limpio su lugar, por lo que se sugiere llevar a cabo cada cierto tiempo una selección para evitar la acumulación de archivos y herramientas innecesarias.
En cuanto a la limpieza general de la dependencia el intendente mantiene la limpieza diaria en toda la dependencia evitando que se ensucie y limpiando el jardín la recomendación para él es que se siga manteniendo igual.
La recomendación para el almacén es que se mejore el control de la mercancía que mandan las otras dependencias, y hacer que ellos la misma dependencia que manda dichas mercancía sean quienes hagan responsables de lo que dejan en el almacén, ya que en muchas ocasiones se olvidan y esto solo ocasiona que estorbe, o en caso de tratarse de algún tipo de alimento, que se eche a perder y genere desperdicios innecesarios.
Se recomienda también que la dependencia solicite que derivado de lo anterior, que la Coordinación de los Programas Alimentarios también, quienes también tienen sus entradas y salidas de mercancías se hagan responsables de ellas, porque también ocasiona que no se tenga espacio insuficiente en el almacén, por lo que después de cierto tiempo, si ellos ya no se hacen responsables de lo que dejaron en su almacén, se elabore un oficio dirigido a las
Oficinas Centrales del DIF, para enterarlos y solicitarles la recolección de la mercancía, que ya pasó tiempo razonable tiempo y si no dan salida a la mercancía olvidada que se pueda tener control total de la mercancía y la dependencia decida la mejor forma para darle salida evitando que se creen desperdicios.
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COMPETENCIAS APLICADAS
A lo largo de la carrera aprendimos a desarrollar diferentes competencias referentes al
ámbito de Gestión empresarial, durante la realización de este proyecto se aplicaron muchas de ellas, para ejemplificarlo se presentan divididas en tres tipos: competencias instrumentales, interpersonales y sistémicas, las que se mencionan a continuación fueron las que apoyaron a la realización de este proyecto:
Competencias instrumentales
Aplicar la capacidad de juicio crítico, lógico, deductivo y de modelación para la toma
de decisiones y evaluación de resultados.
Utilizar las tecnologías y sistemas de información de manera eficiente. Capacidad de análisis y síntesis.
Capacidad de organizar y planificar. Conocimientos básicos de la carrera. Comunicación oral y escrita.
Habilidades básicas de manejo de la computadora.
Habilidad para buscar y analizar información proveniente de fuentes diversas. Solución de problemas.
Toma de decisiones.
Capacidad de comunicación oral y escrita.
Habilidad en el uso de tecnologías de información y comunicación. Capacidad para identificar, plantear y resolver problemas.
Capacidad para gestionar y formular proyectos.
Competencias interpersonales
Capacidad crítica y autocrítica. Trabajo en equipo.
Compromiso ético. Capacidad de empatía. Lenguaje asertivo.
Competencias sistémicas
38 Apoyar a una conciencia de actitud crítica y analítica para mejorar los sistemas de
trabajo.
Impulsar el espíritu emprendedor así como la capacidad para generar nuevas ideas. Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica.
Habilidades de investigación. Capacidad de aprender. Creatividad.
Habilidad para trabajar en forma autónoma. Búsqueda del logro.
Habilidades de investigación.
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ANEXOS
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Anexo 3 Material de apoyo para las 5’s
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BIBLIOGRAFÍA
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Dorbessan, J.R. (2000). Las 5’s, herramientas de cambio, Argentina
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