Documento de aclaraciones No. 1 SDP-05-2015
Suministro e Implementación Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para INABIE”
Pregunta 1: Cuantas licencias adicionales se requieren? Respuesta 1: 30 licencias
Pregunta 2: Cuales serían los perfiles (rol) para estas licencias? Respuesta 2: Enterprise
Pregunta 3: Se requiere migración o no de la data instalada a la última versión de la licencia?
Repuesta 3: En el pliego de la licitación, Sección 3, Términos de Referencia (TDR), bajo el título III OBJETIVO GENERAL Y EPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A IMPLEMENTAR, en el subtítulo OBJETIVOS ESPECIFICOS, en el apartado 2.3, literal d, se enuncia: “Migración (para los casos en que aplique)”.
Pregunta 4: Cual es la situación actual de los módulos instalados?
Respuesta 4: Actualmente contamos el módulo de contabilidad, tesorería, compras, cuentas por pagar e inventario, los cuales todos están entre lazados porque hacen el proceso financiero. El módulo de orden de compras no cuenta con requisición. Podemos hacer órdenes de compras y administrarlas. Podemos emitir facturas que me afecta el módulo de cuentas por pagar, emitir orden de pagos que afecta caja y banco y luego emitir cheques. Necesitamos parametrizar la parte de inventario ya que falta modificar el catalogo para ponerlo por tipo de rubro
A nivel de contabilidad podemos hacer entrada de diarios, pero no tenemos instalados los reportes financieros, no tenemos parametrizadas las reglas para asiento contable, la implementación de la retención. En tesorería no tenemos conciliaciones bancarias, reportes de cheques desarrollados de acuerdo a la institución, reportes de cuentas por pagar, reportes de compromiso, estados financieros, estados consolidados, estados de resultados, flujo de efectivo, cambio patrimonio.
Pregunta 5: El documento del proceso indica fecha de presentación de propuestas el 21 de julio del 2014. Respuesta 5: Se emitirá enmienda con fecha correcta de 21 de julio del 2015
Pregunta 6: Se requiere acompañamiento de dos años de contabilidad, habrá un corte o un cuadre de todos los años anteriores?
Respuesta 6: Será una continuidad de lo actual, en los TDR no se habla de acompañamiento de dos años de contabilidad. Lo que si es cierto es que dentro de las funcionalidades del sistema en el módulo de contabilidad general están los procesos de cierre y la generación de los estados financieros, y como tales estas funcionalidades deben ser implementadas, al igual que todas las requeridas por el INABIE y soportadas por el sistema. Ver objetivos específicos de los Términos de Referencia en las Sección 3.
Pregunta 7: Cual es el resultado esperado por parte del INABIE?
Respuesta 7: En el pliego de la licitación, Sección 3, Términos de Referencia (TdR), bajo el título VI RESULTADOS ESPERADOS, en uno de sus apartado se enuncia lo siguiente: “El Sistema financiero Dynamics AX instalado y operando para todas las transacciones y actividades administrativas y operativas del INABIE acorde a su carácter de entidad oficial y su objeto.”.
Además de lo anterior, en los pliegos de la licitación, Sección 3, Términos de Referencia (TdR), bajo el título III OBJETIVO GENERAL Y EPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A IMPLEMENTAR, en el subtítulo OBJETIVOS ESPECIFICOS, en el apartado 2.10, se enuncia: “Si durante la ejecución de las actividades surgiesen cambios en las normas que influyan en los parámetros o comportamientos del sistema, deberá orientar y participar activamente en la implementación de dichos los cambios, de forma tal que el sistema soporte los nuevos requerimientos.”.
Es una condición sin la cual no, la observancia y cumplimiento de las normas y parámetros que aplican al sector.
Pregunta 8: La estructura contable actual está creada en base a contabilidad gubernamental? Respuesta 8: Si
Pregunta 9: En cuales de los módulos existentes requieren entrenamiento del personal?
Respuesta 9: En el pliego de la licitación, Sección 3, Términos de Referencia (TDR), bajo el título III OBJETIVO GENERAL Y EPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A IMPLEMENTAR, en el subtítulo OBJETIVOS ESPECIFICOS, en el apartado 2.5, en su literal b, se enuncia: “Evaluar las necesidades de entrenamiento y adiestramiento de los usuarios actuales del sistema e implementar el fortalecimiento de estos en el manejo de los módulos del sistema financiero Dynamics AX; sus actualizaciones y/o modificaciones.
Pregunta 10: ¿Actualmente como se está llevando la contabilidad? ¿Bajo qué sistema se está llevando (Si aplica)?
Respuesta 10: Los registros contables se realizan en Dynamics AX 2012 según cada operación, de manera continua, donde los módulos auxiliares alimentan la contabilidad y luego se extraen los registros que complementamos con Excel.
Pregunta 11: ¿Posee el INABIE la infraestructura (Servidores, redes, equipos usuarios sistema) necesaria para implementación del sistema? En caso de que la respuesta sea si, favor especificar (si es posible) el número y especificaciones de los servidores y equipos. En caso de que la respuesta sea no, favor especificar si la adquisición de los mismos debe ser incluida o ponderada dentro del alcance/presupuesto del proyecto.
Respuesta 11: El INABIE cuenta con la Infraestructura Tecnológica adecuada para dicha implementación. Pregunta 12: ¿Posee el INABIE licencias activas de AX?
Respuesta 12: No.
Pregunta 13: ¿Se está actualmente utilizando AX en alguna capacidad dentro del INABIE?
Respuesta 13: Ver el pliego de la licitación, Sección 3, Términos de Referencia (TDR), bajo el título III OBJETIVO GENERAL Y EPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A IMPLEMENTAR, en el subtítulo OBJETIVOS ESPECIFICOS, en los apartados 2.4, 2.5 y 2.6.
Pregunta 14: ¿Cuál es la cantidad de usuarios actuales de su sistema contable/ERP? Favor incluir desglose por área/modulo del sistema.
Respuesta 14: Se requieren 30 licencias Enterprise, basados en el esquema de licenciamiento no hay ninguna diferenciación relacionada con el modulo.
Pregunta 15: ¿Están identificados los reportes que el INABIE necesita generar del sistema? En caso de que la respuesta sea si, favor facilitarnos este listado.
Respuesta 15: Los reportes requeridos por el INABIE están identificados. Son los reportes propios de los procesos administrativos, financieros y operativos de las instituciones estatales, adaptados a las necesidades específicas del INABIE.
Pregunta 16: Favor facilitarnos el organigrama del INABIE
El organigrama del INABIE se encuentra disponible en su página WEB www.inabie.gob.do
Los que tengan dificultades para accesar, nos pueden enviar sus correos electrónicos y se lo podemos remitir al mismo.
Pregunta 17: Facilitarnos el listado de personal/funciones en las áreas administrativas/financieras y tecnológicas
Respuesta 17: En esta etapa del proceso no estamos suministrando esa información, pero estaría disponible para la empresa adjudicataria.
Pregunta 18: ¿Confirmar (Si es posible) si el personal que estaría trabajando con Dynamics AX está entrenado en el uso de herramientas similares?
Respuesta 18: Algunos si, otros no.
Pregunta 19: ¿Están definidos los procesos que serán incorporados en Dynamics AX? ¿En caso de no existir, favor indicar si deberá ser parte del alcance o si el INABIE dedicara personal a la elaboración de los mismos?
Respuesta 19: No tienen que considerar esto en el alcance de su propuesta. El INABIE se encuentra actualmente definiendo todos sus procesos, algunos aún no están concluidos, pero eso corre bajo la responsabilidad del Área de Planificación y Desarrollo, quienes los estarán apoyando en todos sus requerimientos relacionados con este tema.
Pregunta 20: ¿Se han desarrollado flujos y/o procedimientos de los mismos? ¿Incluyen las autorizaciones que deberán ser incorporadas en el sistema? ¿Incluyen los reportes y frecuencia en la cual deben ser generados?
Respuesta 20: El INABIE se encuentra actualmente definiendo todos sus procesos, algunos aún no están concluidos, pero eso corre bajo la responsabilidad del Área de Planificación y Desarrollo, quienes los estará apoyando en todos sus requerimientos relacionados con este tema.
Pregunta 21: ¿Cuál es la estructura contable actual del INABIE?
Respuesta 21: La requerida por los órganos rectores basada en el catálogo de cuentas del estado dominicano definido por la DIGECOG.
Pregunta 22: ¿Esta el plan de cuentas del INABIE alineado a las NIIFS y/o normativas del sector público
Respuesta 22: Está alineado a las normativas actuales vigentes requeridas por los órganos rectores, y no
solo aplica al plan de cuentas.
Pregunta 23: La “Garantía de Ejecución” puede ser una póliza de seguros, constituida para tales fines? Respuesta 23: De acuerdo al numeral 14, acápite F.37 de la hoja de datos se indica: “Garantía de Ejecución” mediante formato en Sección 9, o Cheque emitido por cualquier banco/Cheque de caja/Cheque certificado Pregunta 24: En la página 22, numeral 21 se establece que la fecha límite de presentación es 21 de julio del 2014.. Favor de reconfirmar la fecha.
Respuesta 24: Se emitirá enmienda con fecha correcta de 21 de julio del 2015
Pregunta 25: Indicar cuál es la versión de Dynamics/Ax que está en operación en el INABIE y confirmar si el módulo de nómina está disponible.
Respuesta 25: Microsoft Dynamics AX R1. Sí, el modulo esta disponible.
Pregunta 26: Indicar el número de licencias adicionales y el tipo (Enterprise, Functional, Task, Self Serve) Respuesta 26: Las licencias son 30 y los perfiles Enterprise.
Pregunta 27: En la página 32, numeral 2.3.d se indica que para cada módulo implementado se deberá cubrir la “Migración (para los casos en que aplique)”. A qué tipo de migración se refiere; Datos?, Versión del Software?.. Favor explicar más extensamente.
Respuesta 27: A la que sea necesaria para la implementación del software y la puesta en producción de los módulos implicados en los objetivos. (Tomando en cuenta que lo ideal es disponer de la última versión del software).
Pregunta 28: Página 32, numeral 2.3.f, se indica que el proveedor deberá “Supervisar” las actividades de “Configuración y Operación”. Favor confirmar si esto se refiere a dar “soporte” ya que la supervisión de las operaciones es responsabilidad exclusiva del personal del INABIE.
Respuesta 28: Se trata de un acompañamiento necesario en el uso de los nuevos módulos, pues si bien es cierto “que la supervisión de las operaciones es responsabilidad exclusiva del personal del INABIE”, no deja de ser también cierto que el numeral 2.3, es totalmente dependiente del numeral 2.2, ver la secuencias de los literales del numeral 2.3.
Pregunta 29: Página 33, numeral 2.12, “ las empresa se compromete a tres (3) meses de soporte post-entrega……… este soporte abarca desde la Infraestructura tecnológica….. Entendemos que se está licitando la implementación de Dynamics/Ax, el proponente no sería responsable de la infraestructura tecnología del INABIE. Favor aclarar.
Respuesta 29: El proponente no sería responsable de la infraestructura tecnológica del INABIE, solo del ERP. Pregunta 30: En caso de que se requiera el soporte a la “Infraestructura Tecnológica” entonces necesitamos que se nos suministre información detallada de la misma.
Respuesta 30: No aplica. El proponente no sería responsable de la infraestructura tecnológica del INABIE, solo del ERP.
Pregunta 31: Página 34, numeral 2; explicar a qué se refiere con “Actualización de Licencias Existentes”.. Se requiere migrar a la última versión de Dynamics/Ax?
Respuesta 31: El INABIE actualmente opera bajo las licencias del MINERD. No es la actualización de las licencias, es la adquisición.
Pregunta 32: Página 35, numeral 6; Manual de usuarios y Manual Técnico. Microsoft Corporación suministra manuales de usuario y manuales técnicos de la aplicación. Son estos manuales los que se requieren? o Espera el INABIE que se desarrollen manuales de usuarios acorde a los procesos implementados en INABIE?
Respuesta 32: Tal como se especifica en el pliego, se requieren manuales escritos sobre el proceso actual de implementación. Sección 3, Términos de Referencia (TDR), bajo el título IV ENTREGABLES DE LA CONTRATACION, numeral 3 se enuncia “Cada módulo implementado debe tener el correspondiente soporte documental detallado de la configuración, uso y operación de las actividades realizadas, el cual debe ser aprobado para la aceptación del producto, donde entre otras debe constar el cumplimiento de los objetivos específicos de la implementación”. Lo correspondiente al numeral 4 “Cada módulo implementado debe tener el correspondiente soporte documental detallado de la configuración, uso y operación de las actividades realizadas, el cual debe ser aprobado para la aceptación del producto, donde entre otras debe constar el cumplimiento de los objetivos específicos de la implementación.” también aplica.
Pregunta 33: Página 35, numeral v.1; Recopilar y revisar información sobre registros actuales… Se requiere que el proponente revise los registros de las transacciones procesadas en Dynamics???? De ser así, que tipo de revisión se requiere?
Pregunta 33: Se requiere la verificación de las parametrizaciones existentes en el sistema. La página 35, numeral V ACTIVIDADES se indica: “Para la realización de la implementación de la segunda etapa del Sistema Financiero Dynamics se han planteado las siguientes actividades:”, a estos efectos las actividades son complementarias y no excluyentes y en ese sentido deben ser interpretadas todas la indicadas en el numeral V. Todo esto, en concordancia con lo definido en la SECCION 3 Términos de Referencia en sus objetivos, además Ver numeral IV ENTREGABLES DE LA CONTRATACION, Producto 5.
Pregunta 34: Cual es el presupuesto definido para este proyecto?
Respuesta 34: Cada empresa es responsable de hacer sus propuestas financieras de acuerdo a sus presupuestos determinados.
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