Firma de Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
Profesional Contratista Oficina Asesora de
Planeación
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Responsable Sistema
Integrado de Gestión
Jefe Oficina Asesora de Planeación Control de Cambios
Fecha Descripción
Octubre
2014 Creación del Documento
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para el diligenciamiento del informe de gestión con el fin de unificar los criterios de construcción del mismo.
2. ALCANCE
El presente instructivo debe ser aplicado por todas las áreas del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP. En la primera parte Incluye logros y avances, productos, indicadores, beneficios, población beneficiada, impactos, participación ciudadana y las dificultades presentadas en el marco del desarrollo de las actividades programadas por la Subdirección Académica y en la segunda parte incluye los logros, avances y las dificultades presentadas por la Subdirección Administrativa Financiera y de Control Disciplinario; Oficina de Control Interno, Oficina Asesora Jurídica y Oficina Asesora de Planeación.
3. DEFINICIONES TECNICAS
Logros: Avances y resultados fruto del desarrollo de las actividades
Productos: Resultado de la ejecución de cada actividad, indicando la localización exacta de donde se encuentran disponibles (oficina, funcionario responsable, etc.).
Indicador: Mecanismo para evaluar hasta que punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos de la entidad.
Población beneficiada: Numero y clasificación por edades y genero de los Estudiantes, Docentes, Directivos Docentes Colegios y/o Comunidad Educativa en
general, en el marco de la ejecución de las actividades realizadas, de acuerdo con sus características, en especial, en lo relacionado con ciclos vitales, infancia y adolescencia, población en situación de desplazamiento, discapacitados, género y etnias
Impacto: Impacto esperado de los productos teniendo en cuenta el desarrollo de las actividades, se describe de forma detallada y en qué plazo se va a generar dicho impacto.
Territorialización: Georeferenciar la inversión de los recursos a nivel de colegios y localidades teniendo en cuenta las metas y presupuesto.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
a. Ley 152 del 15 de julio de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
b. Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública
c. Acuerdo 12 del 09 de septiembre de 1994, por el cual se establece el Estatuto de Planeación del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la Aprobación, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias.
d. Decreto 1421 de 21 de julio de 1993, por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá
e. Decreto 101 del 11 de marzo de 2010, por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones
f. Decreto 651 del 28 de diciembre de 2011, por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital SIGDy la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones
g. Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011, por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales
h. Decreto 1510 de 17 de Julio de 2013, por la cual se reglamenta el sistema de compras o contratación pública.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
b. PRO-DIP-02-06 Elaboración de Fichas
c. PRO-DIP-02-10 Presentación y Revisión de Informes de Gestión d. FT-DIP-02-03 Ficha de los Estudio, Diseños y/o Estrategias
6. GENERALIDADES
1. SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
El informe de la Subdirección Académica debe contener la siguiente información:
1.1 DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO DEL IDEP
La Subdirección Académica y el Equipo Directivo, describirán los principales logros obtenidos desde el inicio del Plan de Desarrollo hasta el corte del trimestre que corresponda.
1.2 MATRIZ DE RESULTADOS DEL PLAN ESTRATEGICO
Una vez se cuente con la totalidad de la información, la Oficina Asesora de Planeación procederá a realizar el cálculo respectivo para definir el avance de las metas del Plan de Desarrollo con corte al trimestre que corresponda.
1.3 GESTIÓN MISIONAL
La Oficina Asesora de Planeación realizará una descripción del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012 – 2016, estableciendo el eje correspondiente y el objetivo del proyecto de inversión misional.
1.4 NOMBRE DEL COMPONENTE
Una vez se mencione el nombre del componente (tal cual se encuentra inscrito en el Plan de Acción) y realice la descripción del mismo, proceda a realizar un análisis general de los logros del componente (relatoría de los logros), máximo una página por componente.
1.5 METAS DEL COMPONENTE 1.5.1 Metas de la Vigencia
METAS DE LA VIGENCIA ACTIVIDADES DESARROLLADAS
% DE CUMPLIMIENTO
DE LA META
ACUMULADA
Realizar el XX% del diseño estratégico del Componente XXXX
%
TOTAL META DEL DISEÑO %
Desarrollar XXX estudios en XXX % % % % % %
TOTAL META DE LOS ESTUDIOS
TOTAL META DEL COMPONENTE
1.5.2 Logros, Avances, Productos y Beneficios - máximo 300 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros, avances, productos y beneficios, resultado de la gestión por cada actividad descrita en el numeral 1.5.1.
1.5.3 Desafíos
Describa brevemente la participación en eventos, indexación de las revistas, etc.,
1.5.4 Población Beneficiada
Es necesario discriminar la población beneficiada (Estudiantes, Docentes, Directivos Docentes Colegios y/o Comunidad Educativa), la información se debe reportar con el enfoque poblacional y de derechos, el objetivo es rendir cuentas de la población beneficiada en el marco de la ejecución de las actividades realizadas, de acuerdo con sus características, en especial, en lo relacionado con ciclos vitales, infancia y
adolescencia, población en situación de desplazamiento, discapacitados, género y etnias, por lo que es necesario diligenciar el siguiente formato:
Tipo de Población Primer a infanci a(0 a 5 años) Infancia(6 a 13 años) Adolescenci a(14 a 17 años) Juventud(18 a 26 años) Adultez(27 a 59 años) Personas mayores TOTAL H M H M H M H M H M H M H M Total Afrocolombianos Indígenas Discapacitados Desplazados Otro TOTAL
Nota: Explicar brevemente mediante que evento o socialización, se beneficio la población antes relacionada (estudiantes, docentes, directivos docentes).
1.5.5 Territorialización:
Consiste en georeferenciar la inversión de los recursos a nivel de colegios y localidades teniendo en cuenta las metas y presupuesto. En consecuencia, si la actividad fue desarrollada en una o varias localidades y colegios de la ciudad se deben describir las condiciones y criterios de territorialización de la misma y la valoración y cuantificación de los logros en lo corrido de la vigencia al momento de hacer el reporte del seguimiento. Es decir, se deben detallar los logros obtenidos de cada actividad teniendo en cuenta localidad UPZ y colegio.
No. Localidad Colegios Beneficiados UPZ Ciclo
Ciclo I (Grado ….) Nota: Explicar brevemente mediante que evento, socialización, etc., se beneficiaron los colegios antes relacionados.
1.5.6 Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones por componente
Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los “retrasos” se deben explicar las razones cuando los porcentajes de
avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se
planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades programadas para el año correspondiente.
Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades del componente más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales – POA.
1.5.7 Otros Logros
Mencionar las acciones locales, publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos.)
1.5.8 Metas de la Reserva
METAS DE LA RESERVA ACTIVIDADES DESARROLLADAS
% DE CUMPLIMIENTO
DE LA META
ACUMULADA
Realizar el XX% del diseño estratégico del Componente XXXX
%
TOTAL META DEL DISEÑO %
0 %
%
TOTAL META DE LOS ESTUDIOS
TOTAL META DEL COMPONENTE
1.5.9 Logros, Avances, Productos y Beneficios - máximo 300 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros, avances, productos y beneficios, resultado de la gestión por cada actividad de la reserva, relacionadas en el numeral 1.5.8.
2. GESTIÓN INSTITUCIONAL
La Oficina Asesora de Planeación realizará una descripción del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012 – 2016, estableciendo el eje correspondiente y el objetivo del proyecto de inversión institucional.
2.1 NOMBRE DEL COMPONENTE
Una vez se mencione el nombre del componente (tal cual se encuentra inscrito en el Plan de Acción) y realice la descripción del mismo, proceda a realizar un análisis general de los logros del componente (relatoría de los logros), máximo una página por componente.
2.2 METAS DEL COMPONENTE 2.2.1 Metas de la Vigencia
METAS LA VIGENCIA ACTIVIDADES DESARROLLADAS
% DE
CUMPLIMIENTO DE
LA META
ACUMULADA
Implementar el 25% del Sistema Integrado de Gestión
Implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión
%
Planta Temporal
TOTAL META
Realizar un evento para fortalecer las condiciones institucionales , culturales y una gestión pública transparente en el IDEP
Realizar un evento de socialización de las políticas de
transparencia %
TOTAL META %
TOTAL COMPONENTE %
2.2.2 Logros y Avances - máximo 300 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión por cada actividad descrita en el numeral 2.2.1.
2.2.3 Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones por componente
Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los “retrasos” se deben explicar las razones cuando los porcentajes de
avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades programadas para el año correspondiente.
Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades del componente más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales – POA.
2.2.4 Otros Logros
Mencionar las publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos).
3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
La Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario realizará una descripción del objetivo de la Subdirección - (media página).
3.1 GESTIÓN FINANCIERA 3.1.1 Situación Presupuestal
Al corte del trimestre correspondiente, mencionar la situación presupuestal de gestión funcionamiento, inversión y reservas (cuadros resumen) y análisis a los mismos.
3.1.2 Resultado de las actividades de la gestión financiera ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento Presupuesto % % % Contabilidad Tesorería
3.1.3 Logros y avances del proceso - máximo 400 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.
3.2 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
3.2.1 Resultado de las actividades de la gestión de Talento Humano
ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento
Talento Humano y Nomina % % %
3.2.2 Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.
3.3 GESTIÓN DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
3.3.1 Resultado de las actividades de control interno disciplinario
ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento
3.3.2 Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.
3.4 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS
3.4.1 Resultado de las actividades de recursos físicos
ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento Servicios Generales % % %
3.4.2 Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.
3.5 GESTIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
3.5.1 Resultado de las actividades de gestión documental
ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento Gestión Documental % % %
3.5.2 Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen – (opcional).
3.6 GESTIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO
3.6.1 Resultado de las actividades de gestión al usuario
ÀREAS % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento Gestión Documental % % %
3.6.2 Logros y avances del proceso - máximo 200 palabras y una imagen – (opcional).
Describa claramente los logros y avances, resultado de la gestión del proceso.
3.7 Desafíos
Describa brevemente la participación en eventos, indexación de las revistas, etc., de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.
3.8 Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones de la SAFYDCD
Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los “retrasos” se deben explicar las razones cuando los porcentajes de
avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades programadas para el año correspondiente.
Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades de la SAFYDCD más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales – POA.
3.9 Otros Logros
Mencionar las publicaciones, reconocimientos, participaciones, logros adicionales, etc., que no involucren recursos.), de la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario.
4. GESTIÓN DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Y OFICINAS ASESORAS 4.1 RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LA OFICINA ASESORA JURIDICA
ÀREA % de actividades programadas % de actividades ejecutadas % de cumplimiento Oficina … % % %
4.1.1 Logros y avances - Relatoría del avance e imagen (opcional) máximo 300 palabras y una imagen - opcional)
4.1.2 Dificultades, retrasos, soluciones y recomendaciones
Especificar las dificultades que se tuvieron en la ejecución de las actividades y que dificultaron el logro de las metas propuestas, es preciso identificar las causas y mencionar que acción generara el Instituto para poder superar dichas dificultades. Con relación a los “retrasos” se deben explicar las razones cuando los porcentajes de
avance sean diferentes a los esperados, señalar las causas que generan este retraso, describir las razones que expliquen el retraso presentado y las acciones que se planean implementar para superar las dificultades y poder lograr el cumplimiento de las metas y las actividades planeadas. Las soluciones, se refieren a las acciones implementadas para superar las dificultades presentadas y las recomendaciones son para realizar las propuestas para ponernos al día a la mayor brevedad posible frente a cada rezagó en el cumplimiento de las metas y las actividades programadas para el año correspondiente.
Es de aclarar que en el informe de gestión se relacionaran las dificultades de la Oficina más relevantes, distintas de los procesos contractuales y roles o compromisos de los profesionales, ya que estos serán incluidos en los Planes Operativos Anuales – POA.
