UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

NOMBRE DEL PROCESO:

GESTION HUMANA

OBJETIVO: Garantizar el bienestar integral del Talento Humano, hacia el cumplimiento de los objetivos de la Universidad y de las normas legales vigentes requeridas, de manera oportuna y eficaz, permitiendo la pertinencia y efectividad en el servicio, controlando peligros ergonómicos y físicos y haciendo uso adecuado de los recursos que impactan el medio ambiente.

ALCANCE: Desde la planificación de las necesidades para la prestación del servicio hasta la evaluación del desempeño laboral.

LIDER DE PROCESO: JEFE DIVISIÓN DE PERSONAL

ENTRADA / INSUMO PH

VA

ACTIVIDADES CLAVE DEL PROCESO

SALIDA USUARIOS - PROCESOS

RESULTADO INTERNO EXTERNO

Plan de Desarrollo Institucional Planta de personal -Acuerdo 084 de 1995

Necesidades de talento humano para los procesos

Necesidades de talento humano para los proyectos temporales.

P  Identificar el Fortalecimiento de la estructura organizacional de la institución

 Planificación de las necesidades de personal para la prestación del servicio

 Manual específico de funciones y competencias laborales  Plan de Institucional de

capacitación

 Plan de Bienestar Social, Estímulos e Incentivos  Mejoramiento del clima

organizacional

 Indicadores proceso Gestión Humana

 Análisis del Solicitud de personal Dirección y Planeación Control Interno Bienestar Universitario SIG Entes de Control Calendario académico Listado de personal P  Planificación de las actividades del proceso

 Plan de acción del proceso Dirección y Planeación Todos los procesos Entes de control

Relación de personal que labora en la institución por proceso y/o dependencia

Organigrama institucional

Formato de evaluación del desarrollo laboral personal administrativo

Cronograma de actividades de la institución

P  Programación a todos los procesos de la evaluación del desarrollo laboral personal administrativo

 Realización de la evaluación del desarrollo laboral personal administrativo Todos los procesos Entes de Control

Necesidades de capacitación por procesos e individuales. Presupuesto P  Elaboración de planes de formación y desarrollo  Plan Institucional de Capacitación  Solicitud individual de capacitación Funcionarios de la institución Normatividad vigente

Lista de chequeo y de verificación Valoración según la norma GTC 45

P  Diagnóstico, identificación de necesidades y condiciones de trabajo

 Identificar y evaluar los peligros y riesgos asociados a la institución  Programa de pausas activas y de bienestar ocupacional de los empleados  Matriz de peligros y riesgos actualizadas Todos los procesos Entes externos de control Partes interesadas

Manual de específico de funciones y competencias laborales

Hojas de vida

Convocatorias para Docentes de Planta

H  Procesos de vinculación del personal contratado

 Concurso público de méritos para Docentes  Contratos  Actos Administrativos  Actas de Posesión de nombramiento para docentes de planta  Historia laboral Todos los procesos Entes externos de control

Plan Desarrollo Institucional

Manual de específico de funciones y competencias laborales

Código de ética Información general Gestión documental

Sistemas de gestión institucional

H  Inducción ubicación y entrenamiento en el puesto de trabajo y reinducción del Personal

 Asistencia del personal que ha recibido inducción institucional y del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo ubicación y entrenamiento en el puesto de trabajo y reinducción. Todos los procesos

Solicitudes de los funcionarios Información personal y laboral del funcionario

Normatividad legal vigente

H  Atención a solicitudes de encargos, comisiones, renuncias, permisos, año sabático, licencias y jubilaciones  Actos administrativos y documentos que oficializan la solicitud atendida Todos los funcionarios de la institución Compañías Administrado ras de pensiones Ministerio de Protección Social. Entes de control Solicitudes de los empleados y

partes interesadas Historias Laborales Solicitudes de PQRS de clientes H  Elaboración de constancias laborales  Respuestas de quejas, reclamos y sugerencias interpuestas a la dependencia  Constancias laborales  Respuesta de PQRS Funcionarios de la institución Todos los procesos Ex funcionarios Clientes

Requerimientos de entes externos de control. Formatos de informes Fecha de entrega H  Elaboración de informes internos y externos  Informes oficializados de Gestión Humana Todos los procesos Organismos estatales

Relación del personal de planta. Relación de personal con contrato a término fijo inferior a un año Relación de personal con órdenes de prestación de servicios profesionales

Relación de personal con órdenes de prestación de servicios. Disponibilidad presupuestal Novedades de nómina

H  Liquidación de Nómina  Nómina Todos los procesos EPS ICBF Cajas de Compensaci ón Fondos de Pensiones Entidades Bancarias

Cronograma para la evaluación del desarrollo laboral

Formato de evaluación del desarrollo laboral personal administrativo

Relación de personal que labora en la institución por proceso y/o dependencia

Organigrama institucional

H  Evaluación de Docentes de planta con cargo administrativo

 Aplicación de las evaluaciones del desarrollo laboral al personal de la institución  Evaluación del desempeño del empleado público docente en el ejercicio de cargos de dirección académico administrativa  Evaluación del desarrollo

laboral personal administrativo Todos los procesos UFPS de Cúcuta ICONTEC

Encuesta de clima organizacional Relación de personal que labora en la institución por proceso y/o dependencia

Organigrama institucional

H  Medición y evaluación del Clima organizacional

 Informe consolidado del clima organizacional

Todos los procesos

Plan Institucional de Capacitación Plan de bienestar social, estímulos e incentivos

H  Capacitación al personal de la institución

 Desarrollo del plan de bienestar social, estímulos e incentivos

 Personal capacitado, formado

 Informe de ejecución del plan de bienestar social, estímulos e incentivos

Todos los procesos

Normatividad vigente

Matriz de identificación de peligros y riesgos actualizadas

H  Desarrollar los programas de seguridad y salud en el trabajo

 Programas ejecutados Todos los procesos

Entes de control Partes interesadas Resultados de las evaluaciones del

desarrollo laboral personal administrativo

V  Consolidación y análisis de los resultados de la evaluación del desarrollo laboral personal administrativo

 Análisis de resultados de las evaluaciones del desarrollo laboral personal administrativo para la

realización de planes de mejoramiento individual a personal con resultados aceptables

Dirección y Planeación Control Interno

Indicadores del proceso V  Medición de los indicadores establecidos para el proceso

 Indicadores medidos y analizados

Todos los procesos

Resultados de las evaluaciones de del desarrollo laboral personal administrativo

Indicadores medidos y analizados Informe de consolidado del clima organizacional

Resultados de las auditorías internas

A  Toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso

 Planes de mejoramiento individual

 Plan de mejoramiento del proceso Dirección y Planeación SIG Control Interno Entes de control

RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA PARAMETROS DE CONTROL

Jefe de la División de personal Profesionales universitarios Coordinadora de SG-SST Técnicos

Personal auxiliar administrativo

Técnicos, físicos, tecnológicos  Información pertinente, veraz y oportuna  Cumplimiento de la normatividad y las leyes  Personal idóneo y suficiente para la

prestación del servicio

REQUISITOS LEGALES REQUISITOS SIG

Ver Normograma SGC MECI

5.2 Enfoque al cliente 6.2 Talento Humano 7.5.4 Propiedad del cliente 8. 2 Seguimiento y medición 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

1. Módulo de control de planeación y gestión 1.1 Componente talento humano

1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

1.1.2 Desarrollo del talento humano

1.2 Componente direccionamiento estratégico

1.2.2 Modelo de operación por procesos 1.2.3 Estructura organizacional

1.2.4 Indicadores de gestión

3. Eje transversal: información y comunicación

Información y comunicación externa

RIESGOS SEGUIMIENTO MEDICION

Ver mapa de riesgos  Verificación previa de datos

 Uso del módulo de personal del SIF  Verificación de perfiles y documentación de

contratación

 Actividades de vinculación

 Realización de exámenes médicos ocupacionales

 Informe de evaluación del SG-SST  Hojas de vida del personal

 Plan Institucional de capacitación  Evaluación de desarrollo laboral personal

administrativo

 Informes a la alta dirección  Plan Institucional de capacitación  Plan de bienestar social, estímulos e

incentivos

 Informe de análisis epidemiológicos de las condiciones de salud

Ver manual y fichas de indicadores para el control sobre:

 Evaluación del desarrollo laboral personal administrativo

 Clima laboral

 Nivel de eficacia de los programas del SG-SST

ASPECTOS – IMPACTOS PELIGROS - RIESGOS

Ver matriz de identificación de aspectos e impactos

http://www.ufpso.edu.co/siga/mai.html

PELIGROS Y RIESGOS NO ACEPTABLES:

Biomecánico: Postura mantenida en sedente; movimientos repetitivos

Aprobado Firma:

Nombre:

NUBIA PATRICIA RAMIREZ ASCANIO

Cargo:

JEFE DIVISIÓN DE PERSONAL

FECHA

CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN

10-03-2010 Creación del documento A A

18-08-2011 Actualización de las actividades clave del proceso B 05-06-2012 Se agregaron el alcance del proceso y los parámetros de control del proceso.

Se ampliaron los mecanismos de seguimiento y medición y el objetivo

C 05-10-2013 Modificación del objetivo y alcance del proceso del proceso

Actualización de las actividades del PHVA Actualización del recurso humano

Inclusión de los Peligros-Riesgos y Aspectos-Impacto del proceso Actualización de la plantilla del documento

D

22-06-2015 En el objetivo se reemplaza la palabra garantizando por permitiendo

Actualización de las entradas, actividades y salidas del proceso en cada uno de los elementos del ciclo PHVA

Actualización de los Parámetros de control, mecanismos de seguimiento y medición

Actualización de los requisitos del MECI con vigencia 2014 y los requisitos SGC