UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
ÁREA ADMINISTRATIVA
TITULACIÓN DE MAGÍSTER EN AUDITORÍA INTEGRAL
Examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de la
empresa Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período 01 de enero al
31 de diciembre de 2012
TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA.
AUTOR: Fajardo Gordillo, Sandra Elizabeth
DIRECTOR: Cubero Abril, Teodoro Emilio, Econ. CPA. MBA.
CENTRO UNIVERSITARIO CUENCA
ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE MAESTRÍA
Economista.
Teodoro Emilio Cubero Abril. DOCENTE DE LA TITULACIÓN
De mi consideración:
El presente trabajo de fin de maestría, denominado: “Examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de la empresa Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período 01 de enero al 31 de diciembre de 2012” realizado por Fajardo Gordillo Sandra Elizabeth, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por cuanto se aprueba la presentación del mismo.
Loja, diciembre de 2013
f) . . .
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
“Yo, Fajardo Gordillo Sandra Elizabeth, declaro ser autora del presente trabajo de fin de maestría: “Examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período 01 de enero al 31 de diciembre de 2012", de la Titulación Maestría en Auditoría Integral, siendo el Econ. CPA. Teodoro Emilio Cubero Abril, MBA., director del presente trabajo; y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, concepto, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de mi exclusiva responsabilidad.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice:
“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”.
iv
DEDICATORIA
Con mucho orgullo dedico este trabajo a mi pequeño hijo Mateo Sebastián, como un ejemplo de la perseverancia, esfuerzo y sacrificio que conlleva alcanzar una meta; y
recordarle que debe luchar y ser valiente, para lograr grandes bendiciones en su vida personal y profesional; y,
finalmente como una prueba fehaciente de que…
“…Todo lo puedo en Cristo que me fortalece…”
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AGRADECIMIENTO
“…Pon en manos de Dios todas tus obras y tus proyectos se cumplirán…”
Prov. 16:3
Gracias sean dadas para el dueño de mi vida, de mis sueños y de mis proyectos, para Aquel que concede los deseos de
mi corazón, mi Padre, mi Dios…
Mi agradecimiento especial para mi esposo y mi hijo, gracias por su paciencia y amor, por sacrificar nuestros tiempos de familia y por todo el apoyo y ánimo que me dieron
durante el desarrollo de este proyecto…
Mi gratitud eterna para ese ser que fue el pilar en mi vida…
mi padre, que seguro estaría orgulloso y apoyándome como
siempre a seguir adelante…al igual que mi madre…
Mi sincero agradecimiento para el Sr. Lautaro Jetón S. y su esposa, por abrirme las puertas de su prestigiosa empresa y permitirme realizar mi proyecto, el Señor bendiga y prospere
todo cuanto hacen…
Un reconocimiento especial para el Econ. Teodoro Cubero Abril, mi Director de Tesis, quien con su experiencia y conocimiento supo dirigirme en este proceso, brindándome
su apoyo y su amistad…
Finalmente, mi gratitud para mi familia y todos quienes estuvieron pendientes y compartieron conmigo
este esfuerzo…gracias por su apoyo en todo momento…
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CARATULA……….………… i
CERTIFICACIÓN……….………..……… ii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS……….…... iii
DEDICATORÍA………..…………. iv
AGRADECIMIENTO………... v
ÍNDICE DE CONTENIDOS………...…... vi
RESÚMEN EJECUTIVO………... 1
ABSTACT……….……….. 2
INTRODUCCIÓN……….…………..…… 3
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN.………...………. 5
1. Introducción……….……...…... 6
1.1. Descripción del estudio y justificación……….………...…... 6
1.1.1. Antecedentes de la empresa……….…...….……..……. 7
1.1.1.1. Misión……….. 8
1.1.1.2. Visión………... 8
1.1.1.3. Valores corporativos………..……….. 8
1.1.1.4. Objetivos de la empresa………... 8
1.1.1.5. Estructura Orgánica………...……….. 9
1.1.1.6. Estructura Orgánica Financiera Administrativa..……….... 10
1.1.1.7. Volumen de Operaciones..……….. 11
1.2. Objetivos y resultados esperados……….…………...……… 12
1.2.1. Objetivos..……….……….….….………... 12
1.2.1.1. General……….….….………….… 12
1.2.1.2. Específicos……….………….……….. 12
1.2.2. Resultados esperados………...………. 13
1.3. Presentación de la memoria………….……...……….……….… 14
CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL……….…..….……....…..……...…. 15
2. Marco referencial ………. 16
2.1. Marco teórico..……….……… 16
2.1.1.Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento. 16 2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento………….…..…….… 18
vii
2.2.1. Auditoría Financiera………..……….. 21
2.2.2. Auditoría de Control Interno……….…………..…… 22
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento……….………...……… 25
2.2.4. Auditoría de Gestión……….………...….. 28
2.3. Proceso de la Auditoría Integral……….………....………. 31
2.3.1. Planeación……….……… 31
2.3.2. Ejecución………...…… 33
2.3.3. Comunicación………...…… 35
2.3.4. Seguimiento………...……….……….…. 37
CAPÍTULO III: ANÁLISIS DE LA EMPRESA……….…….……… 38
3. Análisis de la empresa…………...……….….…….….……… 39
3.1. Antecedentes de la empresa………..…..……….……. 39
3.1.1. Misión, visión, organigrama funcional………. 42
3.1.1.1. Misión………...……….…….….….………. 42
3.1.1.2. Visión………..……….……….. 42
3.1.1.3. Valores corporativos……….……….. 43
3.1.1.4. Objetivos de la empresa………..… 43
3.1.1.5. Estructura Orgánica……….………. 43
3.2. Cadena de Valor……….………... 46
3.2.1. Procesos gobernantes……….………..……… 46
3.2.2. Procesos básicos o agregadores de valor……….………. 46
3.2.3. Procesos habilitantes……….………. 47
3.3. Importancia de realizar un examen de auditoría integral al Proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda………. 47
CAPÍTULO IV: INFORME DEL EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL………. 54
DEMOSTRACIÓN DE LA HIPÓTESIS……….………. 86
CONCLUSIONES………...……….……….. 86
RECOMENDACIONES………..………..………...……..…….. 87
BIBLIOGRAFÍA………..……….………...… 88
viii
[image:8.595.87.501.130.437.2]ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Monto de cartera por antigüedad……….. 11
Tabla 2.1 Relación de cartera con los activos……….. 12
Tabla 1.3 Cartera vencida al 31 de diciembre de 2012……….. 41
Tabla 2.3 Plazos de créditos……… 42
Tabla 3.3 Antigüedad de la cartera al 31 de diciembre de 2012……….. 48
Tabla 4.3 Relación de la cartera frente a los activos de Italimentos Cía. Ltda…. 49 Tabla 5.3 Análisis del entorno próximo………. 51
Tabla 6.3 Análisis del entorno remoto ……….. 52
Tabla 1.4 Cálculo de la provisión de cuentas por cobrar……….. 62
Tabla 2.4 Plazos de crédito……….…… 74
Tabla 3.4 Índice de rotación de la cartera……….……… 76
Tabla 4.4 Índice promedio de cobro………. 76
Tabla 5.4 Participación de la cartera frente a los activos totales………….…….. 76
Tabla 6.4 Participación de la cartera en el activo corriente.………. 77
Tabla 7.4 Determinación de la antigüedad de la cartera………... 78
Tabla 8.4 Porcentaje de la antigüedad de la cartera……….. 78
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1.1 Estructura General de Italimentos Cía. Ltda. .………..…….. 9
Gráfico 2.1. Estructura Financiera Administrativa de Italimentos Cía. Ltda.………… 10
Gráfico 1.2. Componentes del Control Interno……….. 23
Gráfico 1.3 Estructura General de Italimentos Cía. Ltda……… 43
Gráfico 2.3. Estructura Financiera Administrativa de Italimentos Cía. Ltda…………. 45
Gráfico 3.3. Visión sistémica de Italimentos Cía. Ltda……….……….. 53
ix
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Acta de Conferencia Final……….….. 91
Anexo 2. Análisis vertical del Balance General de Italimentos Cía. Ltda. al 31 de
diciembre de 2012..………... 92 Anexo 3. Verificación física de los documentos que respaldan las solicitudes de
crédito autorizadas………..………... 94 Anexo 4. Fotografías del Archivo del Departamento de Cartera y Cobranzas de
Italimentos Cía. Ltda………...………... 96 Anexo 5. Encuesta al personal de cartera sobre el conocimiento de la política de
crédito………..………... 97
1
RESUMEN EJECUTIVO
El presente examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de la empresa Italimentos Cía. Ltda., se desarrolló mediante la aplicación de procedimientos y técnicas de auditoría, para cada una de las auditorías evaluadas, es decir Auditoría Financiera, Auditoría de Control Interno, Auditoría de Cumplimiento y Auditoría de Gestión.
Dada la importancia de examinar de manera global la confiabilidad de los saldos de los rubros analizados y presentados en los estados financieros, el correcto funcionamiento de los sistemas de control interno, el cumplimiento de leyes y disposiciones legales aplicables a cada empresa; y, el desempeño eficiente, eficaz y efectivo de la gestión empresarial para el logro de los objetivos y metas institucionales, cada fase de la auditoría integral se ejecutó de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (NIAAs), a fin de garantizar el procedimiento y los resultados presentados en el informe de auditoría integral; además, se evaluó el sistema de control interno aplicando el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), lo que permitió tener un conocimiento general de la empresa y asegurar la efectividad del análisis presentado.
2 ABSTRACT
This Integral Auditory examination for the process of portfolio and collection of the Italimentos Cía. Ltda, was developed through the application of auditory procedures and techniques for each of the evaluated audits, i.e.: Financial Audits, Internal Control, Auditory Compliance and Auditory Management.
Given the importance of comprehensive examining the reliability of the balances of the items analyzed and presented in the financial statements, in addition to the proper functioning of the internal control systems, compliance with laws and legal provisions are applicable to each company, as well as the performance efficiency and effective business management, in order to achieve corporate goals and objectives. Each phase of the audit and assurance was carried out to ensure the correct procedure according to the International Auditory and Insurance Standards (NIAAs).The results were then presented in the integral auditory report. In addition, the system was evaluated by applying The COSO internal control model (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), which allowed us to gain knowledge of the company and ensure effectiveness of the analysis presented.
3
INTRODUCCIÓN
La presente investigación se relaciona con un Examen de Auditoría Integral al proceso de Cartera y Cobranzas de la empresa Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, a través del cual se pretende determinar la confiabilidad de los saldos presentados en los estados financieros del rubro analizado y la seguridad razonable que éstos presentan; así también la funcionalidad de los sistemas del control interno utilizados, el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la empresa y evaluar el desempeño de la administración para la consecución de sus metas y objetivos empresariales.
El desarrollo del presente trabajo se resume en cuatro capítulos que se describen a continuación:
El primer capítulo Introducción, se describe los aspectos generales de la empresa objeto
de nuestro trabajo, Italimentos Cía. Ltda., se presenta una breve descripción de los antecedentes de la empresa, de su actividad económica; conocer su estructura orgánica y niveles de dirección, su misión, visión y objetivos generales; así también se presentan los objetivos y los resultados que se esperan con la realización de esta auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas en el año 2012.
El segundo capítulo Marco referencial, describe el marco referencial, es decir el enfoque
sobre el cual se basa el análisis del examen de auditoría integral, incluye el marco teórico que es una descripción conceptual de las auditorías que conforman la auditoría integral, es decir financiera, de cumplimiento, de gestión y de control interno, así como de sus criterios principales. Además, se describe cada una de las fases que conforman el proceso de auditoría integral, es decir, la planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento.
En el tercer capítulo Análisis de la empresa, se presenta un estudio de la empresa objeto
4
En el cuarto capítulo Informe de auditoría integral, se presenta la ejecución o aplicación
práctica del examen de auditoría integral, el mismo que fue desarrollado mediante un proceso sistemático caracterizado por un enlace lógico de fases de planificación, ejecución, comunicación y seguimiento. En este capítulo se desarrolla el resultado final del presente trabajo, el Informe del examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., en el cual se resumen los procedimientos de auditoría aplicados en cada una de las fases de la auditoría integral y se incluyen recomendaciones que complementan y agregan valor al informe de aseguramiento del examen de auditoría integral con un mayor grado de confiabilidad para sus usuarios.
El desarrollo del presente examen de auditoría integral genera una importante contribución para la empresa, en cuanto a las recomendaciones que permitirán mejorar los procedimientos de control y la aplicación de acciones correctivas que garanticen la confiabilidad de la información generada.
La necesidad de control, debe ser satisfecha bajo un enfoque global de análisis, evaluación y mejoramiento de la gestión empresarial, por lo que el disponer de una herramienta de soporte gerencial y operativo que cubra todos los frentes de la administración constituye la aspiración técnica de la presente investigación y responde a una inquietud cada vez más evidente de transformar las acciones de control en verdaderos instrumentos de apoyo.
Se debe acotar que por efecto del muestreo en el trabajo de auditoría y dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados en virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, además, es importante señalar la limitación con respecto a la entrega y acceso de cierta información estratégica, financiera y administrativa, debido a la confidencialidad y reserva que mantiene la empresa con su información financiera; no obstante, se realizó los análisis con los documentos y la información proporcionada.
6 1. Introducción.
En el primer Capítulo I, se describe los aspectos generales de la empresa objeto de nuestro trabajo, Italimentos Cía. Ltda., se presenta una breve descripción de los antecedentes de la empresa, de su actividad económica; conocer su estructura orgánica y niveles de dirección, su misión, visión y objetivos generales; así también se presentan los objetivos y los resultados que se esperan con la realización de esta auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas en el año 2012.
1.1. Descripción del estudio y justificación.
La necesidad de disponer de informes integrales de evaluación se presenta como una alternativa válida para enfrentar los retos del control externo a la empresa. Las orientaciones específicas de las auditorías financieras y de gestión, si bien han proporcionado aportes importantes para el mejoramiento de la gestión empresarial, no cubren todos los enfoques.
La auditoría integral constituye una alternativa a los esquemas de control vigentes en el Ecuador. Su adopción en otros países, demuestra la utilidad de un enfoque completo y holístico de la auditoría. La credibilidad de la información financiera no garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales, de control interno y operativos requeridos para obtener una interpretación acertada con respecto al desempeño organizacional.
En la actualidad las empresas que producen y comercializan alimentos, se ven en la necesidad de otorgar líneas de crédito a sus clientes o distribuidores, sin embargo, las ventas a crédito requieren de un control de las cuentas por cobrar, ya que constituyen uno de los principales rubros financieros de la empresa, por lo que el proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., debe contar con políticas definidas y mecanismos de control para el otorgamiento de créditos y el manejo de la recuperación de su cartera, por lo que es importante evaluar de manera integral el cumplimiento de estas políticas, el funcionamiento del control interno, la administración de la cartera y la gestión para su efectiva recuperación.
7
de evitar la incobrabilidad y prescripción de valores. De la verificación preliminar realizada al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., se han determinado los siguientes aspectos de relevancia a considerar:
Falta de una política de crédito definida;
No se ha establecido un límite de tiempo para la recuperación de la cartera;
Reducido número de personas en el departamento de Cobranzas;
Informalidad por parte de los clientes en el cumplimiento de sus obligaciones (no se cumplen los compromisos de pago realizados por los clientes);
No se han establecido indicadores que permitan medir la eficiencia y eficacia de la gestión de recuperación de cartera;
Falta de procedimiento para la autorización de créditos.
Con los antecedentes expuestos, se concluye que por los factores antes mencionados, es importante realizar el examen integral al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos en el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012.
1.1.1. Antecedentes de la empresa.
Italimentos Cía. Ltda., es una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos cárnicos, caracterizada por su responsabilidad social, espíritu innovador y vanguardista que los ha ubicado como líderes en su ramo de negocio, elaborando sus productos con la más alta calidad y con las mejores materias primas, con procesos definidos en todas las etapas del negocio, para lograr un producto final de excelente sabor y calidad, que satisfaga las expectativas de sus consumidores a nivel nacional.
La empresa inició su operación comercial en febrero de 1989 con el nombre de “Embutidos La Italiana” y a lo largo de estos años, la calidad de sus productos y servicio han ganado una importante posición y participación en el mercado a nivel local y nacional, creciendo así el volumen de sus clientes y distribuidores.
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Además, la empresa cuenta con la Certificación “Punto Verde” que otorga el Ministerio del Ambiente a la buena práctica ambiental en el proceso productivo en toda su línea de productos1.
1.1.1.1. Misión.
“Alimentar y servir con satisfacción”
1.1.1.2. Visión.
“Ser líderes a nivel Nacional en la producción y comercialización de alimentos sanos y nutritivos en su segmento, con productos elaborados con la más alta tecnología de acuerdo a normas de calidad reconocidas internacionalmente, respetuosos del medio ambiente y de nuestro entorno, contribuyendo al desarrollo del país, con un equipo de trabajo comprometido e innovador que satisfaga adecuadamente las necesidades de nuestros consumidores”.
1.1.1.3. Valores corporativos.
Los valores corporativos definidos por la empresa son:
Solidaridad;
Responsabilidad;
Integridad; e,
Innovación.
1.1.1.4. Objetivos de la empresa.
Los objetivos generales de Italimentos Cía. Ltda., son los siguientes:
Crecimiento en ventas en las zonas de la región Costa y Norte;
Mayor margen de rentabilidad.
Los objetivos específicos así como los indicadores estratégicos no fueron proporcionados por la empresa, por lo cual no se pudo incluir en el análisis del presente trabajo.
1
9 1.1.1.5. Estructura Orgánica.
La estructura orgánica y funcional de Italimentos Cía. Ltda., contempla los siguientes niveles de actividad:
Gráfico 1.1 Estructura General de Italimentos Cía. Ltda.
Fuente: Dpto. de Recursos Humanos de Italimentos Cía. Ltda.
Elaborado por: Italimentos Cía. Ltda.
NIVEL DIRECTIVO: Junta General - Directorio
NIVEL EJECUTIVO: Gerencia General Gerencia Comercial Gerencia de Producción
NIVEL ASESOR: Jefatura de Planificación Asesoría Jurídica
Auditoría
Gerencia de Investigación y Desarrollo Aseguramiento de la calidad
NIVEL DE APOYO: Jefatura de Seguridad Industrial Gerencia Administrativa Financiera Gerencia de Marketing
Jefatura de compras
Jefatura de Gestión Humana GERENCIA GENERAL
ASESOR JURIDICO
GERENCIA DE INVESTIGACION Y
DESARROLLO GERENCIA FINANCIERA Y
ADMINISTRATIVA JEFE DE PLANIFICACION
GERENCIA COMERCIAL GERENCIA DE PRODUCCION
JEFATURA DE COMPRAS
JEFE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL AUDITOR
ADMINISTRADOR DE GRANJA
JEFATURA DE ASEGURAMIENTO DE
CALIDAD
JEFATURA DE GESTION HUMANA
10
Jefatura de Sistemas
Administración de la granja
NIVEL OPERATIVO: Contador
Jefe de Cartera
Asistente de Contabilidad Asistentes de Cartera Coordinador Administrativo Vendedores
Auxiliar de Servicios
Fuente: Estructura Orgánica de la Empresa
1.1.1.6. Estructura Financiera Administrativa de Italimentos Cía. Ltda.
La estructura orgánica del área Financiera Administrativa de Italimentos Cía. Ltda., presenta los siguientes niveles de actividad:
Gráfico 2.1. Estructura Financiera Administrativa de Italimentos Cía. Ltda.
Fuente: Dpto. de Recursos Humanos de Italimentos Cía. Ltda.
Elaborado por: Italimentos Cía. Ltda.
NIVEL EJECUTIVO: Gerencia General
GERENTE GENERAL
GERENTE FINANCIERO ADMINISTRATIVO (1)
CONTRALOR (1) JEFE DE CARTERA (1)
CONTADOR DE COSTOS (1)
ASISTENTE DE CARTERA (4) ASISTENTES DE
CONTABILIDAD (5)
ASISTENTE DE TESORERIA NIVEL 2 (1) CAJERA GENERAL (1)
ASISTENTE DE CAJA (1)
ASISTENTE DE TESORERIA (1)
COORDINADOR ADMINISTRATIVO (1)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (2) GUARDIAS (2)
AUXILIAR SE SERVICIOS VARIOS (2) MECANICO (1)
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NIVEL DE APOYO: Gerencia Financiera Administrativa
NIVEL OPERATIVO: Contador General Contador de Costos Asistente de Contabilidad Jefe de Cartera
Asistentes de Cartera Cajera General Asistente de Caja Coordinador Administrativo
Guardia Mecánico
Asistentes de Tesorería Asistente Administrativo Auxiliar de Servicios
Fuente: Estructura Orgánica de la Empresa
1.1.1.7. Volumen de Operaciones.
El monto de la cartera vencida de Italimentos Cía. Ltda., al 31 de diciembre de 2012, fue de 3 059 027,85 USD; segmentado de la siguiente manera:
Tabla 1.1. Monto de cartera por antigüedad
Descripción Monto USD Porcentaje %
Por vencer 1.536.341,42 50,22%
De 1 a 8 días 577.028,14 18,86%
De 9 a 15 días 466.935,72 15,26%
De 16 a 30 días 279.796,28 9,15%
De 31 a 45 días 73.370,36 2,40%
Más de 46 días 125.555,93 4,10%
TOTAL 3.059.027,85 100,00%
Fuente: Reporte “Comportamientode cartera por mes” de Italimentos Cía. Ltda.
12
Al 31 de diciembre de 2011 este monto fue de 2 490 829,00 USD, lo que representa un crecimiento de la cartera del 22,81% al 31 de diciembre de 2012.
[image:21.595.156.473.247.348.2]El monto de la cartera vencida con relación al total de activos de la empresa, en los años 2011 y 2012 representó el 27,51% y el 29,12% respectivamente, como se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 2.1. Relación de la cartera con los activos
Detalle 2011 USD 2012 USD Variación
Total de Activos 9 053 071,00 10 505 707,99 16,05%
Monto cartera 2 490 829,00 3 059 027,85 22,81%
Porcentaje 27,51% 29,12%
Fuente: Balance General de Italimentos Cía. Ltda., años 2011 y 2012 Elaborado por: Sandra Fajardo G.
1.2. Objetivo y resultados esperados.
1.2.1. Objetivos.
1.2.1.1. General.
Realizar un examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período 01 de enero al 31 de diciembre de 2012.
1.2.1.2. Específicos.
1. Ejecutar todas las fases del proceso de auditoría integral orientados al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda.
2. Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales y la gestión empresarial del proceso de Cartera y Cobranzas.
13 1.2.2. Resultados esperados.
Archivo de papeles de trabajo de todas las fases del examen integral.
El archivo de papeles de trabajo está integrado por todos los documentos que sustenten el trabajo efectuado durante el examen de auditoría integral al proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda., correspondiente al período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012; es decir, toda la evidencia del trabajo de auditoría realizado y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe final correspondiente.
Informe de auditoría.
Al ser la materialización final del trabajo llevado a cabo en el presente examen de auditoría integral contendrá como mínimo los siguientes elementos básicos:
Tema o asunto determinado, el mismo que fija los límites de actuación del auditor en la empresa auditada y que en este caso particular sería el examen de auditoría integral al Proceso de Cartera y Cobranzas de Italimentos Cía. Ltda. por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012;
Parte responsable, a través de la cual se identifica claramente la responsabilidad tanto del auditado (administración) en la información proporcionada, como del auditor en la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría de conformidad con las disposiciones legales vigentes;
Responsabilidad del auditor, es decir, la opinión que se emite con respecto a todos los hechos evaluados;
Limitaciones, propias del sistema de control interno y por efecto del muestreo obligatorio, que puedan generar errores no detectados; así como limitaciones en la entrega de la información;
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Opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, que en el presente trabajo corresponde a la opinión con respecto a la veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos de la cartera registrados en la cuenta contable Cuentas por cobrar clientes de Italimentos Cía. Ltda. por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2012;
Otras conclusiones con respecto a emitir una opinión sobre la evaluación del sistema de control interno, el cumplimiento de las disposiciones y normativas legales tanto internas como generales; y, la gestión de la eficiencia y eficacia del rubro auditado.
Comentarios, conclusiones y recomendaciones de los hallazgos encontrados con todos sus atributos (condición, criterio, causa y efecto) agrupados según el tipo de auditoría (financiera, control interno, cumplimiento y gestión); y,
Finalmente, la presentación, aprobación y entrega del informe a la empresa, con la lectura del mismo a los directivos y personal relacionado, respaldado con el acta de convocatoria de lectura y firmas del personal relacionado.
Plan de implementación de recomendaciones
Constituye el valor agregado del presente examen de auditoría integral, el mismo que debe incluir las firmas de responsabilidad correspondientes del personal relacionado y contener al menos los siguientes elementos básicos:
Fin o propósito de la recomendación;
Actividades a desarrollar;
Responsables o personal a cargo del cumplimiento de las actividades;
Plazos asignados para el cumplimiento;
Indicadores y medios de verificación.
1.3. Presentación de la memoria.
16 2. Marco Referencial
El marco referencial describe el enfoque sobre el cual se basa el análisis del examen de auditoría integral, incluye el marco teórico que es una descripción conceptual de las auditorías que conforman la auditoría integral, es decir financiera, de cumplimiento, de gestión y de control interno, así como de sus criterios principales. Además, se describe cada una de las fases que conforman el proceso de auditoría integral, es decir, la planificación, ejecución, comunicación de resultados y seguimiento.
2.1. Marco teórico.
2.1.1. Marco conceptual de la auditoría integral y los servicios de aseguramiento.
La auditoría integral, según el autor Yanel Blanco Luna (2003:1), señala que:
“…es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información
financiera, la estructura del control interno, el cumplimiento de las leyes
pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos
propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia
entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su
evaluación…”.
Al hablar de auditoría integral, hablamos de una herramienta que permite al nivel gerencial o directivo de una empresa u organización conocer el comportamiento financiero en términos de proporcionalidad, su relación costo-beneficio, así como la gestión administrativa en cuanto a la eficiencia y eficacia en el uso de sus recursos y la consecución de sus objetivos y resultados esperados, enmarcados todos ellos en el cumplimiento de leyes, reglamentos y demás disposiciones legales que rigen tanto para el sector público como privado; así también la correcta y oportuna aplicación de medidas y normas de control dentro de los diferentes procesos que forman parte del desarrollo de la institución.
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competitivo, considero que tienen un papel importante todos los componentes empresariales tanto públicos como privados que forman parte del desarrollo productivo, económico y social de los países, por ende es necesario e importante que cada una de las organizaciones sean éstas públicas o privadas cuenten con un sistema de control sobre las acciones que éstas ejercen en todas sus áreas (financiera, administrativa, producción, venta, servicios, operativa, entre otras), a fin de mejorar sus procesos no sólo productivos sino también operativos y de control, es por ello la importancia de las auditorías dentro de las organizaciones y mucho más si hablamos de una auditoría integral que permita evaluar la situación empresarial y garantizar el logro de resultados de una manera sistemática y ajustados a la realidad.
Uno de los componentes de la auditoría integral está enfocado a determinar la razonabilidad de los estados financieros y que éstos estén acordes a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, es decir, medir el rendimiento económico y los recursos financieros utilizados en la institución es lo que fundamenta una auditoría financiera.
La auditoría de gestión permite evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos institucionales, así como la eficacia en el manejo y utilización de sus recursos medidos en términos de indicadores de calidad, lo cual permite mejorar y alcanzar el cumplimiento de metas y objetivos que plantea la institución.
La auditoría de cumplimiento nos permite determinar si la institución en el desarrollo de sus operaciones administrativas, financieras, de producción entre otras, ha cumplido o no con las disposiciones legales y normativas vigentes internas y externas que rigen tanto para las empresas públicas como privadas.
La auditoría de control por su parte, permite evaluar si la estructura o el sistema del control interno que aplica la institución dentro de cada uno de sus procesos sean éstos administrativos, financieros, productivos, operativos, ambientales, entre otros, estén siendo aplicados correcta y oportunamente.
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empresarial; así como también sus resultados son considerados para una correcta y oportuna toma de decisiones por parte del nivel directivo2.
Como se dijo anteriormente, las nuevas tecnologías empresariales y las corrientes de la reingeniería y calidad total han provocado que en materia de Auditoría y control se incursione en nuevos enfoques que permitan evaluar a la entidad de una manera integral y conjunta y así medir la gestión administrativa que concuerden con la misión y visión de la institución auditada en su conjunto, lo que no se obtendría al realizar exámenes especiales o diferentes auditorías por separado; mientras que si se aplica sistemáticamente la auditoría financiera, de control, de cumplimiento, de gestión, aún en ciertos casos se podría hablar de una auditoría ambiental, de sistemas informáticos, entre otras, se tendría un enfoque más claro y entrelazo que permita evaluar a las empresas en su conjunto y facilitar la toma de decisiones.
2.1.2. Importancia y contenido del informe de aseguramiento.
Según el autor Yanel Blanco Luna, en su libro “Normas y Procedimientos de la Auditoría Integral” (2003:3), y la Norma Internacional sobre Servicios de Aseguramiento (International Standard On Assurance Engagements – ISAE) señala que una estructura conceptual para los servicios de aseguramiento tienen como objetivo fortalecer la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado, y permite evaluar el área o proceso motivo de la auditoría bajo criterios adecuados a fin de expresar una conclusión que transmita a la parte interesada un cierto nivel de confiabilidad sobre el tema examinado; es decir con el informe de aseguramiento se pretende incrementar la credibilidad de la información acerca de un tema determinado, mediante la evaluación de si el tema analizado está de conformidad en todos los aspectos importantes, con criterios adecuados; a fin de que el nivel de confiabilidad suministrado por la conclusión profesional transmita el grado de confianza y la credibilidad de la información analizada.
El aspecto más importante de un informe de aseguramiento radica en el incremento de la credibilidad de la información acerca de un asunto determinado. Cabe mencionar que dicha credibilidad se obtiene luego de una evaluación que determine que el tema en cuestión está de conformidad, en todos los aspectos importantes, con criterios adecuados, logrando de
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esta manera que la información esté acorde a las necesidades del usuario y destinatario de la misma.
El informe de auditoría integral considerada como un servicio de aseguramiento debe contener los siguientes elementos fundamentales y los principios generales:
1. Una relación tripartita, que implique tres partes independientes:
Al contador profesional, quien tiene un rol importante en la sociedad debido a
que su responsabilidad no es exclusivamente satisfacer las necesidades de un cliente o de un empleador, individuales, sino que los estándares de su profesión están fuertemente determinados por el interés público;
A una parte responsable, que pueden o no ser la parte contratante del
servicio de auditoría y constituyen la persona o personas que a título personal o como representantes de una empresa u entidad son los responsables del tema o proceso tratado, en el caso de la auditoría integral, la administración es responsable por toda la temática tratada dentro de esta auditoría, es decir por la presentación y revelaciones de los estados financieros, por la implementación y operatividad de los controles internos, el cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes para la empresa; así como por la eficiencia y efectividad del cumplimiento de los objetivos institucionales planteados en el plan estratégico.
Al supuesto destinatario de la información, el informe de la auditoría integral
es de propósito general, es decir, que es emitido para un número indeterminado de usuarios, pero debe ser dirigido a quien se espera utilizará el informe. Generalmente el usuario es a quien se dirige el informe; sin embargo, pueden existir situaciones en las que se identifiquen otros usuarios; así como otras en las que el responsable sea el destinatario y proporcionará el informe a otros usuarios identificados.
2. Un tema o asunto determinado, que debe contener criterios confiables, un proceso
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asunto determinado comprende la ejecución de un trabajo con el siguiente alcance: auditoría financiera, de cumplimiento, de gestión y de control interno.
Criterios confiables, son las normas o estándares utilizados para evaluar la
temática o el alcance del servicio o auditoría, sus características son: relevancia, uniformidad, neutralidad, comprensibilidad e integridad; de esta manera, los criterios para la auditoría financiera son las normas nacionales o internacionales de contabilidad; en la auditoría de control interno, éstos pueden ser la estructura para la evaluación de los elementos establecidos mediante por el COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission); para la auditoría de cumplimiento, el criterio está establecido en las leyes, regulaciones y demás disposiciones legales aplicables para la empresa; mientras que para la auditoría de gestión son los indicadores cuantitativos y cualitativos o factores críticos de éxitos establecidos por la administración para evaluar el logro de metas y objetivos institucionales.
Proceso de contratación y ejecución es una metodología sistemática que
requiere un conocimiento especializado, habilidad y técnica por parte del auditor que permitan recopilar evidencia suficiente y adecuada para evaluar y sustentar una conclusión, con independencia de la naturaleza del tema objeto del contrato. El proceso de contratación de auditoría integral comprende: Acuerdo de las condiciones del servicio, control de calidad, planeación y ejecución, obtención y evaluación de evidencia, documentación, eventos subsecuentes, uso del trabajo de un experto y la presentación del informe.
Conclusión, expresado en el informe final y consiste en una expresión clara de
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De acuerdo con la norma internacional, el informe de aseguramiento debe incluir: el título, un destinatario, el tema o asunto determinado, la parte responsable, la descripción de la responsabilidad del profesional en ejercicio, de ser el caso las limitaciones existentes, los estándares aplicados, los criterios utilizados, la opinión sobre los estados financieros, otras conclusiones, la fecha y finalmente el nombre de la firma o del auditor y el lugar de la emisión del informe.
De acuerdo a lo expresado anteriormente, el informe de auditoría integral, es un informe de aseguramiento, pues permite que un contador profesional evalúe un asunto determinado que es responsabilidad de otra parte, mediante la utilización de criterios adecuados e identificables, con el fin de expresar una conclusión que transmita al supuesto destinatario un cierto nivel de confiabilidad acerca del tema en cuestión.
2.2. Descripción conceptual y los criterios principales de todas las auditorías que conforman la auditoría integral.
2.2.1. Auditoría Financiera.
La auditoría financiera tiene como finalidad el examinar los estados financieros y a través de ellos las transacciones contables realizadas por la entidad, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional con respecto a la razonabilidad de la posición financiera de la empresa.3
Según el autor Yanel Blanco Luna, (2003:151), la Auditoría financiera examina los estados financieros presentados por el ente contable, con el fin de emitir una opinión técnica y profesional y de establecer la razonabilidad y confiabilidad de la información presentada, el informe o dictamen elaborado por el auditor, proporciona la confiabilidad de los estados financieros y por consiguiente la credibilidad de la empresa.
La auditoría financiera tiene como objetivo emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros presentados por la entidad, para lo cual basa su análisis en las siguientes afirmaciones:
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Veracidad, es decir que la información presentada en los estados financieros sea
veraz y corresponda a los hechos económicos realizados por la empresa;
Integridad, es decir que todos los hechos económicos hayan sido registrados y
presentados en los estados financieros;
Correcta valuación que las operaciones financieras registradas correspondan a los
valores señalados en libros, que los ingresos y gastos hayan sido registrados por los montos apropiados; y,
Exposición los rubros deben ser clasificados y presentados de acuerdo a las
políticas de contabilidad aceptables y cuando sea aplicable con los requisitos legales.
2.2.2. Auditoría de Control Interno.
La Auditoría de Control Interno, consiste en evaluar si el sistema de control utilizado para las diferentes áreas y operaciones que se generan en la empresa es adecuado para el cumplimiento de los objetivos empresariales y confirmar si éstos han operado en forma efectiva y consistente durante todo el ejercicio, considerando que el control interno es un proceso diseñado para proveer razonable seguridad respecto al logro de objetivos, efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables4.
Según el autor Samuel Mantilla B., en su libro “Control Interno Informe COSO” (2005:4), el
control interno bajo el enfoque del informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) incorpora cinco componentes interrelacionados que se derivan de la manera como la administración dirige un negocio y están integrados en el proceso de administración y se presentan en la Gráfica 1.2:
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Gráfico 1.2. Componentes del Control Interno
Fuente: http://equipo7contaxd.wikispaces.com/Glemuscof0101
Ambiente de control: abarca el entorno de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el riesgo aceptado, la integridad y valores éticos y el entorno en que se actúa.
Evaluación de riesgos: Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual. es importante que la organización se encuentre preparada frente a los potenciales riesgos y seleccione las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Actividades de control: Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración para manejar los riesgos y lograr cumplir los objetivos institucionales.
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responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad.
Monitoreo: Los riesgos corporativos deben ser supervisados y monitoreados, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez.
El Informe COSO define a la gestión de riesgos corporativos de la siguiente manera:
“…es un proceso efectuado por el consejo de administración de una
entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de
estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales
que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo
aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos”5
.
De acuerdo a la definición señalada, se puede identificar las principales características de la gestión de riesgos corporativos:
Es un proceso continuo y de ninguna manera una tarea que se realiza en un único momento determinado o con una periodicidad preestablecida – es un instrumento para un fin y no un fin en sí mismo.
Es realizado por el personal de todos los niveles de la organización, y no únicamente por un departamento de riesgos ó área similar – no es sólo una definición de políticas, encuestas y formularios, sino que involucra a personal de los distintos niveles de la empresa u organización;
Está directamente relacionado con el establecimiento y el seguimiento de la estrategia corporativa;
Se aplica en toda la entidad, y de alguna manera e incluye adoptar una perspectiva del riesgo a nivel conjunto de la entidad, dejando de lado estrategias parciales;
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Está diseñado para identificar eventos potenciales que, de ocurrir, afectarían a la entidad y para gestionar los riesgos dentro del nivel de riesgo aceptado;
Su fin último es proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración y a la dirección de una entidad;
Está orientada al logro de objetivos de la organización dentro de unas categorías diferenciadas, aunque susceptibles de solaparse.
2.2.3. Auditoría de Cumplimiento.
La Auditoría de Cumplimiento se dice es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que éstas se han realizado de acuerdo a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables, es decir, es la verificación de que la entidad y los responsables de los diferentes procesos han observado la normativa legal vigente y aplicable en el desarrollo de sus actividades.
“…Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para
determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno
están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos
procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el
logro de los objetivos de la entidad…”6.
La auditoría de cumplimiento se encarga de verificar la omisión o comisión por parte de los directivos y demás personal de la entidad auditada, del cumplimiento de las disposiciones legales vigentes aplicadas a sus tareas y actividades laborales diarias dentro de los diferentes procesos y procedimientos que se desarrollan en la entidad.
La experiencia del auditor y su comprensión de la entidad y su industria pueden proporcionar una base para el reconocimiento de que algunos actos que llaman la atención del auditor pueden constituir incumplimientos con las leyes y reglamentos y ser observados para aplicar los correctivos necesarios para superarlos.
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El nivel directivo o la administración de la entidad son los responsables de que las operaciones de la entidad se realicen de acuerdo con las leyes, normas, reglamentos, estatutos y demás normativa legal aplicable en el desarrollo de las operaciones de la entidad.
Los principales elementos de la auditoría de cumplimiento son:
Conformidad legal general: consiste en la verificación de que los procedimientos que se desarrollan en la entidad cumplan con lo dispuesto en la base legal tanto general como específica.
Cumplimiento de los preceptos estatutarios: consiste en la verificación de la correcta aplicación de las actividades autorizadas por el nivel directivo, así como el adecuado y oportuno ejercicio de las facultades y el cumplimiento de las obligaciones de los directivos y organismos de gobierno y administración, además de verificar el ejercicio de los derechos y obligaciones de los accionistas y socios.
Cumplimiento de la normativa interna: es decir la aplicación de reglamentos, políticas, procedimientos, manuales y otros instrumentos internos que rigen el desempeño de las diferentes actividades de la institución.
Cumplimiento de los sistemas de control interno: consiste en la verificación de los controles aplicados a fin de obtener seguridad razonable sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico, técnico y administrativo aplicable.
Revisión de las principales operaciones administrativas y operativas, es decir constatar la documentación legal, técnica, financiera y contable que sustenta las operaciones financieras, administrativas y económicas desarrolladas por la entidad en un determinado período.
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El alcance de la auditoría de cumplimiento depende del tipo de organización, aunque existe legislación general que es aplicable tanto a las entidades públicas, personas jurídicas de derecho privado con participación estatal como a las empresas privadas, como por ejemplo la Ley de Régimen Tributario, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, entre otros; sin embargo, las entidades que conforman el sector público tienen como objetivo la prestación de servicios y satisfacción de necesidades a ser cubiertas por el Estado y sus instituciones, en el sector público, el control se enfoca al estricto cumplimiento de lo establecido en las leyes, reglamentos y demás normativa legal que rigen a este sector como por ejemplo:
La Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de Servicio Público y su Reglamento
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Púbica y su Reglamento
Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento
Código Tributario
Normas de Control Interno
Ley Orgánica de Empresas Públicas
Ley de Presupuestos del Sector Público
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de bienes del Sector Público.
Acuerdos, Decretos y Resoluciones, etc.
El sector privado tiene como objetivo la obtención de lucro y la maximización de las utilidades por los servicios prestados o los bienes producidos, debiéndose considerar la aplicación de la siguiente normativa legal:
Ley de Compañías y demás documentación societaria
Código Civil y Código de Comercio
Ley de Régimen Tributario Interno
Código Tributario
Ley de Equidad Tributaria
Código de Trabajo
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Estatutos, reglamentos, políticas y otras normas internas.
2.2.4. Auditoría de Gestión.
La Auditoría de Gestión es una acción de control dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, el desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos. La finalidad es determinar si dicho desempeño o ejecución se está realizando o se ha realizado de acuerdo a los principios y criterios de eficiencia, eficacia y calidad7.
El alcance de auditoría involucra el tipo de examen y el período que se va a evaluar debiendo efectuarse de conformidad con las normas y disposiciones legales establecidas, así como los aspectos principales que conforman la entidad; además, es importante considerar que enla auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad.
De la misma manera la definición de componentes, áreas o rubros relevantes de la entidad parten de los criterios legales y técnicos de la empresa para su definición; debiendo considerarse los aspectos que inciden y establecen especial importancia en la misión, visión, objetivos, uso de recursos y relación directa con las políticas de la entidad, sin embargo, el precisar el enfoque que se le puede dar al trabajo o acción de control involucra evaluar las actividades de apoyo, financieras y operativas; así como evaluar la eficiencia, eficacia y economía en el empleo de los recursos humanos, materiales y financieros.
Hoy en día, las entidades buscan estrategias para lograr sus objetivos, y dependiendo de la naturaleza de sus operaciones e industria, del entorno regulador en que operan, y de su tamaño y complejidad, enfrentan una diversidad de riesgos de negocio, para lo cual la administración es responsable de identificar y establecer métodos de respuestas para tales riesgos. Sin embargo, no todos los riesgos se relacionan con la información que el auditor se propone considerar en la auditoría de gestión, puesto que ésta se relaciona con la actuación de la dirección y abarca lo razonable de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos, además, se debe considerar que cada día adquiere más importancia el enfoque de la administración estratégica como elemento clave
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para el desarrollo de una empresa sea pública o privada, lo cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditoría de gestión al disponer de un marco conceptual de las características y el proceso de una buena dirección empresarial8.
Las afirmaciones que en la auditoría de gestión se deben validar son:
Eficiencia, es la correcta utilización de los recursos disponibles (financieros,
materiales, humanos, tecnológicos).
Eficacia, logro de objetivos o metas programadas;
Efectividad, controla y mide si el producto, servicio, programa o proyecto cumple
con el propósito para el cual fue diseñado; y,
Economía, analiza la operación al costo mínimo posible, sin sacrificar la calidad.
Un aspecto importante a considerar es que dentro del entorno competitivo de las empresas es importante que éstas cuenten con indicadores de gestión que permitan medir el progreso y asegurar el desempeño competitivo y exitoso de un área específica o unidad de negocio de la misma, los indicadores críticos de éxito son las metas o medidas para determinar el progreso hacia el logro de la misión de la organización, y pueden ser financieros o cualitativos que permitan medir el nivel de satisfacción de los clientes acerca de los servicios y productos ofertados.
Según los autores Robert Kaplan y David Norton, el Cuadro de Mando Integral o Balance Scorecard, consiste en complementar las medidas financieras con criterios que miden el desempeño de la empresa desde las perspectivas: financiera, la de los clientes o consumidores, la de los procesos internos del negocio; y, la del aprendizaje y el crecimiento; por lo que se resume que el Cuadro de Mando Integral, es una herramienta de gestión que permite monitorear mediante indicadores, el cumplimiento de la estrategia desarrollada por la dirección, a la vez que permite tomar decisiones rápidas y acertadas para alcanzar los objetivos institucionales planteados; la información que aporta el Cuadro de Mando Integral permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización9.
El principal criterio aplicable a este tipo de auditoría lo constituye la planificación empresarial y su respectivo presupuesto, es decir, la planificación estratégica que aporta con los grandes
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www.wikipedia.org 9
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lineamientos organizacionales; puesto que, en ésta se definen los estándares o umbrales fijados como metas y que servirán como parámetros de comparación de los indicadores de gestión, herramienta básica para la auditoría. Todo ello con la ayuda de un tablero de indicadores o cuadro de mando.
“El concepto de cuadro de mando integral ha evolucionado desde que lo
desarrollamos por primera vez e introdujimos el concepto como un nuevo
marco para medir la actividad y los resultados de una organización. La
propuesta original iba destinada a superar las limitaciones de gestionar sólo
con indicadores financieros. Dichos indicadores informaban sobre los
resultados (indicadores tardíos) pero no comunicaban cuáles serían los
inductores de los resultados futuros, los inductores que indicaban cómo crear
valor a través de las inversiones en clientes, proveedores, empleados,
tecnología e innovación. El cuadro de mando integral proporciona un marco
para considerar la estrategia utilizada en la creación de valor desde cuatro
perspectivas diferentes:
1. Financiera: la estrategia del crecimiento, la rentabilidad y el riesgo vista desde
la perspectiva del accionista.
2. Cliente: la estrategia para crear valor y diferenciación desde la perspectiva del
cliente.
3. Proceso interno: las prioridades estratégicas de distintos procesos que crean
satisfacción en los clientes y accionistas.
4. Aprendizaje y crecimiento: las prioridades para crear un clima de apoyo al
cambio, la innovación y el crecimiento de la organización.”10
En definitiva, la auditoría de gestión es un proceso que nos permite examinar y evaluar las actividades realizadas en una organización, sector, programa, proyecto u operación11 la
base de una auditoría de gestión lo constituye la comparación de los resultados reales con los niveles deseados de gestión o estándares, a base de indicadores preestablecidos para medir el cumplimiento de los objetivos del negocio
En general la gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas y objetivos; así como la evaluación de su desempeño y
10
Kaplan y Norton (2001) Cómo utilizar el cuadro de mando integral, España, Gestión 2000, p. 31.
11 VELÁSQUEZ, Marcelo, Guía Didáctica Auditoría de Gestión I, Módulo II, Editorial de la UTPL, Primera
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cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la empresa12
.
En resumen, la auditoría de gestión permite evaluar la eficiencia, eficacia, efectividad y economía en el logro de las metas y objetivos planteados por la empresa; así como determinar la gestión y desempeño de la administración para la consecución de los mismos.
2.3. Proceso de la Auditoría Integral.
2.3.1. Planeación.
La planificación constituye el proceso en el cual se determinarán los métodos más apropiados para llevar a cabo la auditoría, para lo cual es importante el conocimiento que se tenga del negocio, el sector en el que opera y la naturaleza de sus transacciones, en esta fase el auditor debe determinar el grado de riesgo, el plan global de la auditoría, la redacción y la utilización de programas de auditoría. En esta fase se establecen las relaciones entre los auditores y la entidad, es decir, es el conocimiento global de la empresa en donde se determina el alcance y objetivos del área o proceso que se va a examinar.
La Planificación, según las NIA 300, significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría; además, esta Norma señala que el auditor deberá planificar el trabajo de auditoría de modo que sea desempeñada de una manera efectiva. El grado de planificación variará de acuerdo con el tamaño de la entidad, la complejidad de la auditoría y la experiencia del auditor con la entidad y conocimiento del negocio.
La fase de planificación se divide en planificación preliminar y específica.
Planificación preliminar: permite obtener una visión global de la empresa, sus
principales actividades, metas y objetivos, permite identificar los rubros más significativos y conocer su misión, visión, objetivos generales y específicos, la base legal que le sustenta, principios y políticas financieras, sistemas de información y sistema contables y otros, que permitan que el auditor pueda identificar los eventos,
12CUBERO Abril, Teodoro, Manual Específico de Auditoría de Gestión, Unidad de Auditoría Interna, Ilustre
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transacciones y prácticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros, dentro de su elaboración se debe considerar aspectos como:
Sistema de administración de bienes y servicios: consiste en evaluar los sistemas de contratación de bienes y servicios, observando que éstos estén enmarcados en lo que rige la ley, sus procesos previos y posteriores con la finalidad de determinar la eficiencia en el uso de los activos de la organización y la eficacia relacionada con su uso en los fines y objetivos definidos en el sistema de planificación.
Sistema de administración financiera: consiste en la evaluación de los registros y de los movimientos financieros más importantes, que pueden determinarse en los siguientes: registro presupuestario, registro patrimonial y registro de tesorería.
Planificación específica: con la información obtenida en la planificación preliminar
se determina las áreas y procesos a evaluar, entre las principales actividades está la evaluación del proceso de control interno, la definición de riesgos y el diseño de procedimientos de auditoría, para ello es importante conocer los componentes del control interno según el sistema COSO, definido como un proceso diseñado para proporcionar seguridad razonable a través del cumplimiento de objetivos en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes y regulaciones, entre los que se señalan: Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación; y, Monitoreo.
Dentro de la evaluación del control interno es importante determinar los riegos de auditoría:
Riesgo inherente: relacionado directamente con la naturaleza del rubro evaluado afectado por el volumen de las operaciones, experiencia del personal, observaciones de auditorías anteriores.
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Riesgo de detección: es la posibilidad de que no se detecten errores significativos pese a los procedimientos utilizados.
La planificación adecuada del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se preste la atención adecuada a áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales de la empresa sean identificados y que el trabajo sea completado en forma expedita, si el auditor no realiza una planificación adecuada y aplica los procedimientos de auditoría adecuados de acuerdo a las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que sean necesarios podría pasar por alto factores importantes del desempeño económico del negocio que no podrían detectarse en la fase de ejecución.
2.3.2. Ejecución.
La ejecución es la fase de la auditoría, que tiene como objetivo obtener y analizar toda la información del proceso que se audita, con la finalidad de obtener evidencia suficiente, competente y relevante, es decir, contar con todos los elementos que permitan al auditor contar con conclusiones fundadas en el informe acerca de las situaciones analizadas en el campo, y en base a este análisis generar y fundamentar las recomendaciones que debería acoger la administración13.
En esta fase de la auditoría se revisarán los estados financieros para determinar que las políticas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros son apropiadas y están reveladas adecuadamente; así como que los saldos contables y presupuestarios están presentados de acuerdo con las políticas contables y normas profesionales; se evaluará el cumplimiento de las disposiciones legales, es decir, comprobar que las operaciones de registros y demás desarrolladas en la empresa cumplan con las normas legales establecidas; la efectividad de los controles internos aplicados en la empresa, basados en cuestionamientos corroborativos complementados con la observación, examen de la evidencia documental, entre otros; así también la determinación del grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la empresa, la eficiencia comprende el rendimiento del servicio prestado con relación a su costo y la comparación de dicho rendimiento con los indicadores establecidos previamente; mientras que la eficacia se mide por el grado del cumplimiento de los objetivos propuestos, es decir comparar los resultados reales con los previstos; de la misma manera, se deberá verificar la existencia de objetivos y planes, comprobar la confiabilidad de la
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