CONTENIDO
•
Qué busca el auditor
•
Cómo prepararme para la auditoría
•
Certificación del sistema de gestión
•
Proceso de análisis de documentos para preparación de
documentos de trabajo y realización de auditorías
in-situ
•
Secuencia de la entrevista de auditoría
•
Auditoría al sistema de gestión
•
Qué se audita en cada proceso
•
Evaluación de conformidad
¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE
GESTION?
La organización debe
establecer
,
documentar
,
implementar
y
mantener
un sistema de gestión de
la calidad y
mejorar
continuamente su
eficacia.
Definir los procesos que hacen parte del
SGC
Documentar (procedimientos, guías, protocolos, registros, etc., que
expresa el que hacer del SGC
Realizar el hacer de acuerdo con los documentos definidos para el
SGC
Revisar, verificar que lo
documentado se haga conforme a
lo definido
Perfeccionar algo, haciéndolo
pasar de un estado bueno a
¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?
1. Cómo se documento
2. Cómo se implementación
3. Cómo se le da cumplimiento
4. Si su resultado es eficaz, eficiente
y efectivo
5. Se mantiene y
6. Cómo se mejora
Comprender bien la misión, visión y en
especial la política y objetivos de
calidad (Promesa de valor).
Estudia tu caracterización de procesos,
procedimientos, e
instrucciones de trabajo
para que no tengas que decir: “no sé”,
“no conozco el proceso”, “nunca se
me ha dicho”, etc.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Debes estar listo para explicar tu proceso de
trabajo según tus procedimientos.
No trates de contestar de memoria, consulta
tus documentos.
Muestra un buen manejo de la
documentación, esto resalta el
¿TU PROCESO?
CARACTERIZACION PROCESO...
Código:
Versión:
Fecha aprobación:
Objetivo del Proceso:
Responsable del proceso nivel nacional PROVEEDORES
GRUPOS DE INTERES ENTRADAS INSUMOS ACTIVIDADES
SALIDA (PRODUCTO / SERVICIO)
CLIENTES GRUPOS DE INTERES
P H V A
RIESGOS INDICADORES
REQUISITOS DOCUMENTOS Y
(Preguntas claves)
a) ¿Cuántos procesos integran el sistema de gestión de la
calidad? Mapa de procesos
b) ¿Explicar la interacción y secuencia de los procesos del
SGC? Manual de calidad
c) ¿Como se planifican las actividades de los procesos?
d) ¿Cómo se aseguran los recursos necesarios para los
procesos? Presupuesto asignado
e) ¿Cómo se realiza el seguimiento, medición y análisis de
procesos? plan de calidad del proceso
•
Antes de responder, asegúrate de
comprender bien las
preguntas.
•
Sé sincero y honesto, y
contesta a las preguntas lo más
concreto posible.
•
Sólo responde a lo que te pregunten.
•
No discutas no conformidades
, sólo básate en los
hechos y demuestra con evidencias.
•
Procura que no haya
interrupciones de gente o teléfono
.
•
No te presiones, si no puedes encontrar algún
documento o registro solicitado,
pide un poco de
tiempo, pida ayuda….
•
No dejes que te
invada el nerviosismo
, tú sabes más del
proceso que el auditor.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
•
Las personas
siguen
y se apegan a los
procesos y
procedimientos
e instrucciones de trabajo.
•
El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados.
•
Las
personas saben lo que deberían hacer.
•
Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se
autorizan y documentan.
•
Las descripciones y explicaciones de los entrevistados
concuerdan con las definiciones escritas.
•
Las condiciones observadas concuerdan con los
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA?
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA
AUDITORÍA
SÓLO ES UNA MUESTRA
, EL AUDITOR NO TIENE
TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR
A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE
PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE
CORRESPONDA.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Conclusiones
Información para otorgamiento
ETAPA 1
Determinar la conformidad del sistema
documentado con los criterios de auditoría
Facilitar la preparación del Plan
Definir el alcance, planificar la auditoría de
certificación (etapa 2) y para permitir el
entendimiento del auditor sobre la entidad.
Evaluar la eficacia del Sistema de
Gestión del cliente.
Determinar la conformidad del sistema
con los criterios de auditoría.
Reunir información para apoyar las
actividades de auditoría
ETAPA 2
PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA
PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE
AUDITORÍAS IN-SITU
Usuarios
Identificar requisitos de partes interesadas
Identificar el proceso
Entender el proceso
Entender la gestión del proceso
Objetivos
Interacciones
Actividades (PHVA)
Servicios
Ubicación dentro del mapa de procesos y
su función principal
Planes estructurados para la gestión
Controles establecidos
Documentos
Registros
SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA
AUDITORÍA
Criterios Evidencia
Hallazgo Objetivo
Conclusión
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
Resultado de una auditoría , tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN
Clientes y partes interesadas
Entorno a la entidad
Normas y leyes aplicables a la
entidad Funcionarios Proveedores Otros
PLANEAR
PLANES, PROGRAMAS, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD SEGUIMIENTOS, MEDICIONES, INDICADORES, EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS, AUDITORÍAS PREVENCIÓN DE NO CONFOR-MIDADES SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y DE OTRAS PARTES INTERESADASEnfoque al Cliente Determinar Requisitos Planificar Servicio Medición del servicio
Control de la prestación del servicio
MISION
VISION
Objetivos Estratégicos
Política de la Calidad Objetivos de la Calidad
CD CR AI CSNC AC AP VARIABLES PARA CONTROLAR EL PROCESO Medición Satisfacción del cliente DOCUMENTACION Documentación Obligatoria
Revisión por la Dirección
D/ Necesaria DE M S Procedimientos Guías Instructivos Manuales Protocolos Otros Procesos Misión Visión Auditoría Interna Seguimiento y medición procesos Seguimiento y medición servicio Control servicio no conforme
Corrección Acción correctiva Acción preventiva
Materiales Análisis de Datos
Maquinaria Medición Medio Ambiente Métodos
PQR
Mano de obra Objetivo Recursos InfraestructuraAdquisición B y S
Ambiente de trabajo
Talento Humano
PROCESOS
Entradas o
Insumos
Requisitos
Salidas
Servicios /
Productos
Requisitos
CLIO
Recursos e
Infraestructura
Talento Humano
Proveedores
Seguimientos
Mediciones
Controles
Riesgos
Clientes o partes
interesadas
Políticas
de operación
¿QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO?
EVALUACION DE LA CONFORMIDAD
Requisito
Cumple requisitos del
cliente
Cumple requisitos legales
Cumple requisitos ISO
Cumple requisitos definidos
por la organización
Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus
clientes y
otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones
de carácter legal.
Cumplimiento
de un requisito
C
L
I
¡La Excelencia un Comprom
i
s
o
de Todos!
CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
Evidencia de la
auditoría.
Criterios de la
auditoría.
Vs.
+
Aspectos relevantes
Fortalezas
-
Requisito incumplido
* Evidencia - Impacto
Conjunto de políticas
Procedimientos
INFORMACION PARA LA AUDITORÍA
Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información:
Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos
Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad
Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos
Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos
Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados
Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes
Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada proceso
Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de estudiantes
Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión
Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes
