Modelo de gestión del conocimiento en el área de tecnología del Ministerio del Trabajo

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(1)UNIVERSIDAD DISTRITAL “FRANCISCO JOSE DE CALDAS”. TRABAJO FINAL ESPECIALIZACIÓN EN PROYECTOS INFORMÁTICOS. MODELO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL ÁREA DE TECNOLOGÍA DEL MINISTERIO DEL TRABAJO. Autores INGRID CATALINA GIRALDO RAMIREZ JUAN ALBEIRO CABALLERO DIAZ Director VICTOR HUGO MEDINA. Bogotá 2018.

(2) Nota de aceptación. _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________. _____________________________ Firma del Director del Proyecto. _____________________________ Firma del Revisor del Proyecto. Bogotá, 03 de Octubre de 2018.

(3) Resumen El presente proyecto plantea desarrollar un modelo de gestión del conocimiento analizando y proponiendo herramientas y diferentes recursos en el área de tecnología del Ministerio del Trabajo. Este planteamiento se realizará con base en el análisis tanto de la infraestructura, como de las aplicaciones de soporte al proceso de gestión de la información. El desarrollo del proyecto se llevará a cabo bajo la metodología TIWANA aplicando sus dos primeras fases, Evaluación de la Infraestructura y Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema de Gestión del Conocimiento. Los resultados de esta investigación permitirán definir un modelo ajustado a las necesidades del área para el manejo eficiente de la información con énfasis a generar propuestas innovadoras que reflejen en el área un estado competitivo y una gestión apropiada del conocimiento asociado. PALABRAS CLAVE: Gestión del conocimiento, TIC, Sistema de Información, Plan estratégico. Área de tecnología. Herramientas tecnológicas, Modelo..

(4) Abstract The present project proposes to develop a knowledge management model analyzing and proposing tools and different resources in the area of technology of the Ministry of Labor. This approach will be based on the analysis of both the infrastructure and the support applications for the information management process. The development of the project will be carried out under the TIWANA methodology, applying its first two phases, Infrastructure Assessment and Analysis, Design and Development of the Knowledge Management System. The results of this research will make it possible to define a model adjusted to the needs of the area for the efficient management of information with an emphasis on generating innovative proposals that reflect a competitive state and appropriate management of associated knowledge in the area. .. KEYWORDS: Knowledge management, TIC, Information System, Strategic Plan. Technology area. Technological tools, Model..

(5) Agradecimientos Los autores expresan sus agradecimientos a: A nuestras familias por el sacrificio compartido que permitió llevar esto a cabo Al profesor Víctor Hugo Medina por transmitirnos plenamente su experiencia y conocimiento..

(6) Tabla de Contenido Resumen. 3. Abstract. 4. INTRODUCCIÓN. 9. PARTE I FUNDAMENTACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. 10. CAPITULO 1 DESCRIPCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN. 10. 1.1. 10. IDENTIFICACIÒN DEL PROBLEMA. 1.1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 10. 1.1.2. PREGUNTA DE INVESTIGACION. 11. 1.1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA. 11. 1.2. OBJETIVOS. 13. 1.2.1. OBJETIVO GENERAL. 13. 1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 13. 1.3. JUSTIFICACIÓN. 14. 1.4. HIPÓTESIS. 14. 1.5. ALCANCES Y LIMITACIONES. 14. 1.5.1. LIMITACIONES. 15. 1.5.2. ALCANCE. 15. METODOLOGÍA. 16. 1.6 1.6.1. REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS. 16. 1.6.2. DISEÑO DE ENCUESTAS. 16. 1.6.3. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PÚBLICA. 16. 1.7. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO. 17. PARTE II MARCO CONCEPTUAL Y SITUACIÓN ACTUAL. 17. CAPITULO 2 MARCO TEORICO. 17. 2.1. PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 18. 2.2. LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO. 18. 2.3. GESTIÓN DE CONOCIMIENTO. 18. CAPITULO 3 SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO EN EL MINISTERIO. 29. 3.1. ESTADO DEL ARTE. 29. 3.2. ESTADO ACTUAL DE LA GESTIÒN DEL CONOCIMIENTO EN EL MINISTERIO. 30. 3.3. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION (ETAPA I). 34. 3.3.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL ÁREA DE TECNOLOGÍA DEL MINISTERIO DEL TRABAJO 34. 3.3.4. ANÁLISIS DE LA INFRAESTRUCTURA DE SOPORTE. 35.

(7) 3.3.5. ANÁLISIS DE APLICATIVOS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. 35. 3.3.6. ARQUITECTURA PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. 37. 3.3.7. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DEFINIDAS EN EL PETI DEL MINISTERIO. 38. 3.3.8. IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN PRIMARIAS Y SECUNDARIAS 38. 3.3.9. ANÁLISIS DEL VOLUMEN DE INFORMACIÓN. 3.4. MAPA DE CONOCIMIENTO (ETAPA II). 39 41. 3.4.1. CONCENTRACIÓN Y TRANSMISIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN EN EL ÁREA. 41. 3.4.2. MAPA DE PROCESOS. 42. 3.4.3. LISTA DE CONOCIMIENTOS CLAVE. 43. 3.4.4. MAPA DE CONOCIMIENTO BASADO EN PROCESOS. 45. 3.4.5. PROCESOS DE CONOCIMIENTO. 46. CAPITULO 4 PROPUESTA DE MODELO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. 48. 4.1. 48. MODELO DE GESTION DEL CONOCIMIENTO (ETAPA III). 4.1.1. NODOS DE CONOCIMIENTO. 49. 4.1.2. AGENTES FACILITADORES. 51. 4.1.3. INDICADORES. 53. CAPITULO 5 IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO. 60. 5.1. 60. FASE I. EVALUACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA. 5.1.1. EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFRAESTRUCTURA. 5.1.2. ALINEACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 62. 5.2. FASE II. ANÁLISIS Y DISEÑO SISTEMA DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO. 60. 64. 5.2.1. PROPUESTA DE ARQUITECTURA PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. 65. 5.2.2. PROPUESTA DE AUDITORÍA DEL CONOCIMIENTO. 66. 5.2.3. BUENAS PRÁCTICAS PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. 67. 5.2.4. DISEÑO EQUIPO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO. 68. CAPÍTULO 6 RESULTADOS Y DISCUSIÓN. 70. CAPITULO 7 CONCLUSIONES. 70. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 72.

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(9) INTRODUCCIÓN En el contexto de la globalización y la evolución de las tecnologías, las empresas deben adaptarse rápidamente para garantizar su crecimiento o permanencia en el mercado. Esto establece desafíos en el manejo de su información, no solo porque la información es considerada como uno de los activos más importantes, sino porque la cantidad de información tiende a incrementarse, de manera que se debe contar con herramientas idóneas para poder llevar a cabo su gestión. La naturaleza del Ministerio es asegurar derechos de los ciudadanos relacionados con el trabajo y garantizar que la oferta de mercado laboral sea estimulada y de calidad, de manera que se logre “Formular, adoptar y orientar la política pública en materia laboral que contribuya a mejorar la calidad de vida de los colombianos” [1]. La información que entidades como el Ministerio del Trabajo gestiona en sus procesos operativos es de mucha importancia y magnitud, dada su naturaleza estatal, por lo cual se debe garantizar la eficiencia y asertividad con la información que se tramita, mediante modelos de flujo del conocimiento que logren transformar la información en conocimiento. El conocimiento, así como la información, se considera un activo de valor intangible para la organización. “La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento” [2]. Un modelo es un recurso que permite definir a un alto nivel las principales características de la representación de una idea. Para el contexto de la gestión del conocimiento un modelo representa las herramientas que permiten administrar el conocimiento de una organización y la forma como éstas deben estar estructuradas dentro de la misma. Así mismo define la manera como se realiza su transferencia y su preservación interna. El presente proyecto se enfocará en desarrollar un modelo de gestión del conocimiento en el área de tecnología, con el objetivo de potencializar y maximizar la productividad de las tareas diarias, como también la ayuda a la toma de decisiones acertadas de acuerdo con la situación actual. A su vez propone realizar sobre el área de tecnología una validación de la robustez de la infraestructura y aplicaciones que actualmente están dispuestas para la administración de la información y adecuarla al modelo desarrollado. Teniendo en cuenta la situación actual de la información y su flujo dentro del área se pudo concluir que el mejor enfoque para realizar el modelo era orientado en los procesos y que alineando la gestión del conocimiento con los objetivos estratégicos de la empresa se integraría el área y el proceso de gestión del conocimiento de una manera más holística y que asegura mejores resultados a largo plazo para el área en cuanto al uso de la conocimiento, lo cual aumenta la entrega de valor del área a la organización..

(10) PARTE I FUNDAMENTACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN CAPITULO 1 DESCRIPCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN En el primer capítulo de este documento se hace la explicación descriptiva del problema a tratar y la justificación sobre la cual se hace dicho trabajo investigativo.. 1.1 IDENTIFICACIÒN DEL PROBLEMA El estudio del objeto de investigación del trabajo de grado se desarrolla en tres puntos. En primer lugar el planteamiento del problema, luego la pregunta de investigación y por último la sistematización del problema.. 1.1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente el Ministerio del Trabajo soporta su operación en herramientas y procesos que requieren una inversión planificada. La información hoy por hoy es uno de los activos más importantes de una organización y haciendo gestión adecuado de ésta se generan ventajas competitivas. La competitividad en este caso se ve reflejado en la eficacia con que la entidad responde a sus objetivos. Si no se cuenta con herramientas y procesos bien definidos para llevar a cabo la gestión del conocimiento en la organización, se está ignorando la información que es de vital importancia misional, entrando en el riesgo de generar información errónea y que ésta a su vez se convierta en decisiones equívocas por parte de los directivos, que son los usuarios principales de la información. Según la firma KPMG, que encuestó alrededor de 500 organizaciones durante los últimos 10 años, indica que el 61% de las empresas sufre de sobrecarga de información, lo cual provoca que sus integrantes no tengan el tiempo necesario para compartir conocimiento. A este panorama se le suma que, aunque las empresas adoptan sus decisiones estratégicas, más del 50% de dichas decisiones fracasan [3]. No tomar medidas sobre el manejo de la información no solo acarrea problemas con la toma de decisiones, sino que afecta los tiempos de operación y efectividad de los trabajadores. De acuerdo con la consultora McKinsey, actualmente el personal destina un 28% de su tiempo en leer, escribir y responder e-mails, equivalente a unas 13 horas por semana, las cuales se podrían aprovechar mucho mejor si los trabajadores tuvieran acceso a sistemas de información disponibles, confiables, robustos, actualizados e integrados con todas las áreas de la compañía. El área de tecnología del Ministerio del Trabajo evidencia una infraestructura establecida para la gestión de la información, pero no se observa una definición estratégica para la gestión del conocimiento. Esto se manifiesta en la fuga del conocimiento al desvincular un empleado y al.

(11) migrar datos o aplicaciones. De igual manera la toma de decisiones está sujeta a un grado de incertidumbre pues no se cuenta con una base de conocimiento estructurada y confiable. Pero no solo a nivel directivo vemos las consecuencias de no saber gestionar el conocimiento de la organización. A nivel departamental tanto los jefes de área como las personas que realizan procesos operativos en el día a día, requieren de información y conocimiento de carácter inmediato para poder realizar de manera efectiva su trabajo y si se cuenta con información errónea repercutirá en nuestra sociedad como un equivocado desempeño de los indicadores asociados. El rendimiento de un área no solo se afecta por el conocimiento y asertividad que se tenga al ejecutar las labores, sino también en los reprocesos y las labores dispendiosas que se evidencien. La entidad no tiene una certeza medible del activo cognitivo y de si la manera como se tiene configurada el área y cómo se toman las decisiones, contribuye al buen manejo de este. El desarrollo de la investigación implica realizar encuestas a las personas relacionadas con el área y determinar cuáles son las principales fuentes de información, cuáles son los procesos de captación de la información y en qué personas se está acumulando el conocimiento del área, o si por el contrario se hacen necesarias herramientas más robustas para la gestión de la información de manera que aseguren la adecuada gestión del conocimiento. Adicionalmente se establecerá documentación sobre los procesos del área para con este insumo identificar cuáles son los más críticos y apuntar a hacer un análisis más profundo sobre los que generan valor para el área. Realizar un levantamiento y cuantificar lo mejor posible la información interna y externa a la organización, permitirá identificar e implementar estrategias que apalanquen el cumplimiento de las metas a nivel tecnológico del ministerio. 1.1.2 PREGUNTA DE INVESTIGACION De acuerdo con lo anterior se formuló la siguiente pregunta de investigación: ¿Cómo mejorar la productividad y aprovechamiento de la información y el conocimiento en el área de tecnología del Ministerio del Trabajo? 1.1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA Una vez formulada la pregunta principal se desglosan las siguientes preguntas específicas. -. ¿Cómo lograr que el conocimiento genere valor agregado al área de informática? ¿Cómo garantizar que se gestione apropiadamente el conocimiento y la información en la organización? ¿Qué herramientas son las más adecuadas para gestionar el conocimiento del área? ¿Es la organización receptiva a la información y el conocimiento del entorno?.

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(13) 1.2 OBJETIVOS Los objetivos del proceso de investigación se muestran a continuación.. 1.2.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar un modelo de gestión del conocimiento en el área de tecnología del Ministerio del Trabajo, que mejore la eficiencia en el área.. 1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ● Desarrollar un análisis sobre el estado del Arte en Tema de modelos de Gestión del conocimiento para enfocar el modelo a proponer. ● Realizar un análisis de la situación actual de la Gestión del conocimiento en el Ministerio. ● Proponer un modelo de Gestión del conocimiento para el área de tecnología del Ministerio ● Analizar la infraestructura que soporta las aplicaciones que almacenan la información en el área de tecnología. ● Evaluar el volumen de información que se maneja dentro del área ● Identificar las fuentes de información primaria y secundaria que tienen relación con la operación del área ● Evidenciar la concentración y transmisión del flujo de información en el área. ● Analizar las aplicaciones utilizadas en el proceso de gestión de la información. ● Evaluar si existe un plan definido para la gestión del conocimiento. ● Proponer una Infraestructura para la Gestión del conocimiento. ● Proponer puntos de mejora en Gestión del conocimiento basados en las tendencias y buenas prácticas del mercado..

(14) 1.3 JUSTIFICACIÓN Múltiples son las razones por las que se hizo necesario la definición de un modelo de gestión del conocimiento, pues la sociedad está dejando atrás el paradigma de la información para adentrarse en el nuevo marco tecnológico de la gestión del conocimiento, lo cual se encuentra reflejado en las inversiones de las grandes industrias [4]. El Ministerio del Trabajo no es ajeno a esta tendencia y sus decisiones a nivel tecnológico deben ser consecuentes. Según la revista Trend management , la cual realizó una encuesta a cerca de 1.623 empresas revela que en las empresas que han implantado programas Knowledge Management comentan que juega un rol ”extremadamente importante” o “importante” en la mejora de las Ventajas competitivas (79%), en el Marketing (75%), en Mejorar el enfoque al cliente (72%), en el Desarrollo de los empleados (57%), en la Innovación de productos (64%) y en el incremento del crecimiento y las ganancias (ambas 63%). De igual manera las empresas con programas de Knowledge Management están mejor localizadas que las que no tienen. Por ejemplo, menos de la mitad de las empresas con un programa KM se queja de reinventar la rueda (43%) contra los dos tercios (63%) de los que no tienen. Estas cifras demuestran no sólo que existe una nueva tendencia a implementar modelos de gestión del conocimiento, sino que además están funcionando y logrando los objetivos estratégicos de la organización. Dado el carácter analítico y propositivo de este proyecto, la justificación es de tipo práctica, ya que, con el desarrollo del modelo, buscamos resolver los problemas relacionados con la gestión de los intangibles del área. Problemas tales como la pérdida de conocimiento relevante con las personas que abandonan la organización, toma de decisiones descontextualizadas de la realidad de la empresa, demora en la ejecución de las tareas operativas por no tener disponible información confiable y problemas de comunicación interna entre otros. No solo el Ministerio de Trabajo como organización se verá beneficiada con la implementación de un Sistema de Gestión de Conocimiento adecuado; el impacto será directamente en la sociedad colombiana ya que su implementación representará un mejoramiento en el servicio que el ministerio brinda a los ciudadanos. . 1.4 HIPÓTESIS Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente se construye la siguiente hipótesis. “El desarrollo de un modelo de gestión del conocimiento mejora la productividad y el aprovechamiento de la información del área de tecnología del Ministerio del Trabajo”.. 1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES A continuación, se indica cuáles fueron las limitaciones y el alcance del proyecto..

(15) 1.5.1. LIMITACIONES. Una de las mayores limitaciones para el ideal del proyecto fue el tiempo. Dado que se contó con menos de un año para poder realizar el diseño y posterior implementación y seguimiento. Por otro lado, otra limitante que pudimos encontrar durante el desarrollo del proyecto es el acceso a la información más sensible de la entidad. De manera que aprovechamos al máximo e hicimos mayores esfuerzos con la información pública y aquella que se pudo recolectar de las personas que trabajan en el área.. 1.5.2 ALCANCE Dado el tiempo que se tiene para desarrollar el proyecto y las restricciones impuestas por los directivos del Ministerio del Trabajo, no se llegó a la Fase III de implementación ni a la Fase IV de monitoreo de resultados del modelo de TIWANA. Solo se propuso el modelo de Gestión del conocimiento adecuado, es decir, solo se llegó hasta la Fase II de la metodología..

(16) 1.6 METODOLOGÍA Es necesario definir la metodología que sirvió de referencia para llevar a cabo el desarrollo del modelo de Gestión del conocimiento. En este caso la metodología escogida para llevar al proyecto a cabo fue la metodología TIWANA [5]. Se elige esta metodología ya que es la más generalizada y adaptable a cualquier escenario, dando vía libre a generar un modelo a la medida y necesidades del área. Se aplicaron sólo las dos primeras fases mencionadas por la metodología Fase I: Evaluación de la Infraestructura, Fase II: Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema de Gestión del Conocimiento. En la sección 9. PLAN DE TRABAJO, se detallan las Fases y las actividades a realizar en cada una de ellas de acuerdo con el alcance del proyecto. A continuación, se describen las actividades para la recolección de información:. 1.6.1 REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS Principalmente en la Fase 1 del proyecto se realizaron entrevistas a las personas que trabajan directamente en el área con el fin de determinar la situación actual del conocimiento.. 1.6.2 DISEÑO DE ENCUESTAS Las encuestas se realizaron de igual forma a las personas directamente involucradas con el manejo operativo del área y a los líderes con el objetivo de identificar focos de información y flujo de esta.. 1.6.3 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PÚBLICA Dada la naturaleza estatal del ministerio, mucha de la información se encuentra abierta al público, como el plan estratégico y plan de TIC, lo cual da el contexto de la infraestructura..

(17) 1.7 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO A continuación, se describen las etapas para el desarrollo de este proyecto, definición de la situación actual, creación del modelo e implementación basado en la metodología Tiwana. El resumen del contenido del documento se describe a continuación: En la primera parte del documento se desarrolla el capítulo 1, en el cual se presenta la descripción del proyecto. Una mirada introductoria al tema que se va a tratar, la problemática que se resuelve, los objetivos que se alcanzan, así como las limitaciones y los aspectos metodológicos para levantar la información y definir la situación actual del área. En la PARTE II, se desarrolla el CAPITULO 2, este capítulo involucra toda la fundamentación teórica del proyecto. Gestión del conocimiento y modelamiento de estos. Luego en el CAPITULO 3 se desarrolla la situación actual del área teniendo en cuenta el estado del arte de la gestión de conocimiento, pasando por el conocimiento de la organización y desarrollando el mapa de conocimiento del área. También se realiza un análisis de los procesos del área definiendo mapa de procesos y realizando el mapa de conocimiento basado en procesos. En el CAPITULO 4 se desarrolla el Modelo de conocimiento propuesto con base en el anterior análisis de la organización y los procesos. En la PARTE III del documento se encuentra la propuesta de implementación basados en la Metodología de Tiwana [5]. Esta tercera parte está compuesta por el CAPITULO 5, en donde se realiza la evaluación de la infraestructura, se alinean los objetivos estratégicos con la gestión del conocimiento y posterior se realiza la propuesta de arquitectura para la gestión del conocimiento, que soporta el modelo anteriormente propuesto. Además, se realiza una propuesta de auditoría del conocimiento y del equipo de Gestión del conocimiento. Por último, se encuentra el capítulo 6 con los resultados y discusión del desarrollo de la investigación. Al final del texto se encuentran conclusiones y bibliografía utilizada para la realización del presente documento.. PARTE II MARCO CONCEPTUAL Y SITUACIÓN ACTUAL CAPITULO 2 MARCO TEORICO El marco teórico del presente anteproyecto relaciona información sobre la definición de los planes estratégicos de Sistemas de información, y se complementa con definiciones sobre la gestión de conocimiento estratégico desde el punto de vista de la praxis requerida en las organizaciones..

(18) 2.1 PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Un plan estratégico de Sistema de Información corresponde a un programa organizacional que permite establecer la orientación tecnológica de la misma respecto a las tecnologías y sus sistemas internos. El plan estratégico define la ruta que se debe seguir y el cómo se deben conseguir los objetivos definidos en el plan de ruta mencionado. La Systems Science Conference define el sistema como “un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de materiales, información, energía y hombres” [6]; esta definición está bastante cercana a lo que un plan estratégico por naturaleza debe satisfacer. En principio se debe establecer el estado de madurez del sistema de información en la organización, para luego contemplar qué objetivos trazarse, cuáles son las actividades que se deben realizar y cuál será el beneficio que se espera a partir de las iniciativas que el plan defina y que deben estar alineados a la estrategia de la organización. La organización debe contar con un estado de madurez o integración en su Sistema de Información tal como se desarrolla en la teoría de Nolan [7] de lo contrario difícilmente se podrá hablar de definir un plan estratégico de Gestión del Conocimiento, principalmente porque lo precede.. 2.2 LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO Según Argote e Ingram [8] a partir del último decenio del siglo veinte se ha venido configurando un nuevo modelo de sociedad que nada tiene que ver con la sociedad industrial nacida en los albores del siglo diecinueve. Se llama la sociedad del conocimiento, y se caracteriza entre otros aspectos, por incorporar cómo uno de los principales componentes de las relaciones de producción al conocimiento organizacional (CO), inclusive más allá de la Tierra (Recursos Naturales), el Capital (Recursos Financieros) y el Trabajo (Recursos Humanos), tradicionales variables de la función de producción. En tal sentido, Grant [9] explica que con el nuevo siglo se introdujo de lleno en la sociedad la cultura del conocimiento. Con el pasar del tiempo el patrimonio intelectual significa todo un grupo de información que ayuda a definir diferencias competitivas en el mercado. El conocimiento siempre es el factor más importante para el éxito de las organizaciones, solo hasta este momento estamos aprendiendo a gestionarlo para sacarle su mayor provecho.. 2.3 GESTIÓN DE CONOCIMIENTO El conocimiento en la actualidad ha dejado de ser un concepto y tal como ha sucedido con la información, se ha convertido en un activo tácito y explícito que las organizaciones deben.

(19) gestionar. El activo conocimiento, al igual que cualquier otro dentro de una empresa, está inmerso en un mercado, el del conocimiento [10]. Se considera igualmente que el conocimiento se concibe como una fuente de ventaja competitiva sostenible de la organización: Nonaka [11] , Nonaka y Takeuchi [12]. De acuerdo con lo anterior, la gestión del conocimiento se define como un proceso que tiene por objetivo reducir las brechas y las pérdidas de conocimiento de una organización, y de igual manera darle provecho a la experiencia adquirida en los procesos y actividades ejecutadas, de la misma forma como se hace con los activos. Se considera que se realiza una gestión adecuada de conocimiento cuando se facilita su obtención y transmisión a través de la organización y en beneficio de esta. Su principal objetivo es generar valor a la organización, bien sea reduciendo costos, mejorando la atención a los usuarios, optimizando procesos de operación entre otros. Un sistema que no genera ningún valor está siendo mal implementado. Según lo expuesto por Dresket (1981) y citado por Martínez [13], los objetivos de carácter intangible, supeditados al de la obtención de beneficios tangibles son: ● ● ● ● ●. La sistematización y racionalización de la información disponible en una empresa La generación de una cierta cultura de la cooperación entre los empleados La puesta en valor del capital intelectual de la empresa La reputación de la empresa y su posicionamiento en el mercado en niveles de excelencia La satisfacción de los empleados. En el contexto de una organización, la gestión del conocimiento no solamente es interna, sino que también de manera externa se deben realizar acciones que permitan aprovechar los conocimientos del entorno y que inicialmente ignora. Esta visión supone que hay actividades y procesos que puede que la organización esté dejando de controlar y cuya importancia puede llegar a ser de tal impacto que conlleve a la toma de decisiones inmediatas. Que la organización sea consciente del entorno implica que la gestión del conocimiento va más allá de realizar actividades de adquisición e implementación de tecnologías que la apoyen bajo el esquema de un sistema de gestión de información. La gestión del conocimiento supone cinco actividades principales: ● Origen: creación y adquisición de nuevos conocimientos. ● Organización: clasificación y categorización del conocimiento para su almacenamiento y recuperación. ● Acceso: diseminación del conocimiento a los usuarios. ● Uso: aplicación del conocimiento a los objetivos empresariales..

(20) ● Protección: preservación de la ventaja competitiva. Desarrollar estas actividades fomenta la capacidad de trabajar con los activos intangibles de la empresa, que son los resultados o los productos de actividades que se basan y se derivan del "conocimiento o de la inteligencia puesta en acción" [14].. 2.3.1. Aprendizaje organizacional Según Argote e Ingram [8] el aprendizaje organizacional es el proceso de crear, retener y transferir el conocimiento dentro de una organización, además de ser un proceso dinámico y continuo. Las organizaciones van adquiriendo experiencia a través del tiempo, y esta experiencia se convierte en conocimiento que refleja la evolución que va adquiriendo la empresa para realizar sus tareas de manera más eficiente. El conocimiento se crea en 4 unidades diferentes individual, grupal, institucional e interinstitucional, y la manera de medir los niveles de conocimiento en estas unidades son las llamadas curvas de aprendizaje, la cual describe el grado de éxito obtenido durante el aprendizaje en un tiempo determinado. Al principio en la operación de un área se cometen muchos errores, el manejo, el análisis y la resolución de estos se convierte en conocimiento individual o grupal. Este nuevo conocimiento se muestra según las curvas de aprendizaje en la Figura 1, la cual indica que se aprendió mucho en poco tiempo.. Figura 1. Curvas de Aprendizaje. Fuente: Elaboración propia.. A partir de lo definido por Garzón [15] la capacidad de aprendizaje es considerada y valorada como una variable multidimensional en la que las fuentes, los niveles de aprendizaje, la cultura y las condiciones para de aprendizaje constituyen las dimensiones representativas. A partir de estos planteamientos, la capacidad de aprendizaje de una organización está determinada por cuatro.

(21) variables fundamentales: las fuentes, los niveles de aprendizaje, la cultura y las condiciones para de aprendizaje. En definitiva, la interacción dinámica entre las fuentes, los niveles de aprendizaje, la cultura y las condiciones para el aprendizaje, los conocimientos y los procesos de aprendizaje que los desarrollan determinan la capacidad de aprendizaje de las organizaciones, cuyos efectos sobre los resultados de la organización son moderados por la gestión del conocimiento.. 2.3.2. Arquitecturas de Gestión del Conocimiento Las Arquitecturas de Sistemas de Gestión de Conocimiento han sido desarrolladas bajo distintas perspectivas y pueden ser clasificadas así mismo de distintas formas. Según la disponibilidad de acceso pueden ser consideradas como clásicas o propietarias y algunas son diseñadas para implementarse en escenarios específicos. ● Arquitectura de Tiwana: Se conforma por 4 fases que agrupan 10 etapas y pretende ser una guía para la construcción de sistemas de gestión del conocimiento. Tiwana dice sobre Davenport que “ha ilustrado excelentes aplicaciones de la tecnología, pero no proporciona a las empresas una guía sobre cómo construir las soluciones de gestión del conocimiento, ni describe las métricas, ni los equipos de trabajo. En resumen, da una excelente panorámica, pero aporta pocas pautas de cómo las compañías pueden implantar realmente los sistemas” [16]. Las fases son: Fase I: Evaluación de la Infraestructura. Fase II: Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema de Gestión del Conocimiento. Fase III: Despliegue. Fase IV: Evaluación ● IBM Agent Builder Toolkit: Se observa en la Figura 2 que está fundamentalmente basada en las conexiones necesarias para migrar los sistemas antiguos y un tanto obsoletos a las arquitecturas nuevas. Por lo tanto, una parte importante de su estructura dispone de traductores y sistemas de adaptación. Proporciona una interfaz de usuario gráfica para ayudarle a crear, modificar, depurar y empaquetar agentes para supervisar orígenes de datos en IBM Cloud Application Performance Management. Contiene dos componentes principales, el sistema de tiempo de ejecución y el paquete de herramientas que agrupa herramientas para la gestión del proceso de conocimiento..

(22) Figura 2. Arquitectura de IBM AgentBuilder Toolkit. Fuente: IBM (2018). La arquitectura mostrada en la imagen, como casi todas las arquitecturas de gestión de conocimiento tiene un primer nivel de herramientas de conocimiento y en según los servicios, como el servicio de Gestión, el de búsqueda, el de análisis y el de distribución. Esta arquitectura está enfocada en conectar sistemas antiguos a nuevas arquitecturas ● Microelectronic Computer Corporation: Se trata de una arquitectura usada en centros de investigación basada en una visión ontológica de la organización del conocimiento. Tiene sus bases en la inteligencia artificial y su método consiste en la comprensión y duplicación de algunos elementos cognitivos. Esta arquitectura incluye elementos de tecnología basados en java applets que se integran a sistemas más antiguos de KQLM - Knowledge Query and Manipulation Language. Incluye múltiples agentes inteligentes y está vinculado a bases de datos, como la mayoría de las arquitecturas según se observa en la Figura 3..

(23) Figura 3. Modelo de arquitectura de Microelectronic Computer Corporation. Fuente: Jackson (2001). ● Arquitectura de Ovum: En esta arquitectura, como se evidencia en la Figura 4, se señala que los principales componentes son: el repositorio de conocimientos, el mapa de conocimientos, los servicios de colaboración, los servicios de descubrimiento y el portal de conocimientos.. Figura 4. Modelo de arquitectura de Ovum. Fuente: Woods (1998). 2.3.3. Modelos de Gestión de Conocimiento.

(24) Una de las principales fuentes cuando se habla de modelos de gestión de conocimiento es Nonaka y Takeuchi quienes, en su teoría de creación de conocimiento organizacional [12], explican la relación del conocimiento interno de la organización con el concepto de innovación. Existen muchos modelos diseñados para desarrollar la gestión del conocimiento [17] pero en general se pueden agrupar en tres tipos según los objetivos, la metodología, los roles que participan y otros aspectos alrededor de los cuales se desarrollan [18] como: -. Almacenamiento, acceso y transferencia de conocimiento Sociocultural Tecnológicos. ● Modelo de Creación de Conocimiento de Nonaka y Takeuchi: Según el modelo expuesto en la Figura 5, el conocimiento es creado por medio de las continuas y dinámicas interacciones entre el conocimiento tácito y explícito, por medio de patrones de socialización, combinación, internalización y externalización. Resultado de estas interacciones el conocimiento está siendo constante y mutuamente creado, según se observa en la Figura 6.. Figura 5. Esquema de modos de creación de conocimiento. Fuente: Nonaka y Takeuchi (1993).

(25) Figura 6. Espiral de la creación de conocimiento organizacional. Fuente: Nonaka y Takeuchi (1995). ● Modelo de Crecimiento del Conocimiento de Kogut y Zander: Este modelo que se ilustra en la Figura 7, afirma que son los individuos quienes poseen el conocimiento y al pertenecer a una organización, es a partir de ellos de quienes se deben generar las acciones de gestión del conocimiento haciendo uso, como se señala en la Figura 8, de las oportunidades tecnológicas que la organización posea.. Figura 7. Modelo de crecimiento de conocimiento. Fuente: Kogut y Zander (1992).

(26) Figura 8. Esquema de transformación del conocimiento personal a social. Fuente: Kogut y Zander (1992). ● Modelo de transferencia y transformación de conocimiento de Hedlund: En este modelo relacionado en la Figura 9, se establece una diferencia entre el almacenamiento, la transferencia y la transformación del conocimiento. A partir de los tipos de conocimiento en la organización señalados en la Figura 10, el autor construye una discusión sobre tres conjuntos de conceptos básicos del conocimiento: La articulación-internalización, la extensión-apropiación y la asimilación-diseminación.. Figura 9. Modelo de transformación de Conocimiento de Hedlund. Fuente: Hedlund (1994).

(27) Figura 10. Esquema de los 8 tipos de conocimiento. Fuente: Hedlund y Nonaka (1993). ● Modelo Technology Broker: El modelo se basa en la revisión de una lista de cuestiones cualitativas. Incide en la necesidad de desarrollar una metodología para auditar la información relacionada con el capital intelectual. Los activos intangibles se clasifican en cuatro categorías, que se constituyen el capital intelectual, según se expone en la Figura 11.. Figura 11. Modelo Technology Broker. Fuente: Brooking (1996). 2.3.4. Estructura de los sistemas de información organizacional. Es importante tener en cuenta la estructura de los sistemas de información en el área te tecnología del Ministerio del Trabajo. Sobre esta base podremos identificar el uso de esta y la información que soporta el sistema. Para esto es importante contextualizar las generalidades en cuanto a sistemas de información, clasificación y tipología de los sistemas de información. Whitten, Bentley y Barlow [19] proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para definir un sistema de información, personas, actividades, datos, redes y tecnología:.

(28) ● Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.. ● Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil. ● Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras. ● Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares. ● Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información . Por lo general las clasificaciones más extendidas de los sistemas de información suelen agrupar estos en función de su finalidad, se considera que existen dos funciones básicas para los sistemas:. ● Soporte a las actividades operativas: da lugar a sistemas de información para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nomina, pedidos y, en general, lo que se denomina gestión empresarial) o también sistemas que permiten el manejo de información menos estructuradas: aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería.. ● Soporte a la decisión y gestión de control: puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de información existentes) o a través de aplicaciones específicas [20]. En la siguiente imagen se ilustra la clasificación de los sistemas de información según su finalidad en la organización..

(29) Figura 12. Estructura de los sistemas de información organizacional. Fuente: Obtenido de Encyclopædia Britannica ImageQuest. CAPITULO 3 SITUACIÓN ACTUAL CONOCIMIENTO EN EL MINISTERIO. DE. LA. GESTION. DEL. Este proyecto desarrolló un modelo de gestión de conocimiento aplicable al Ministerio del Trabajo, tomando como referencia artículos de diseño y construcción de modelos de gestión de conocimiento, el análisis propio de la entidad sobre la gestión del conocimiento y la información del Ministerio del Trabajo que como entidad pública pone a disposición de la sociedad colombiana, cumpliendo con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, Ley 1712 de 2014 [21] .. 3.1 ESTADO DEL ARTE El propósito del proyecto es desarrollar un modelo de gestión de conocimiento para el área de tecnología del Ministerio del Trabajo a partir de la información que se tiene del mismo y a partir de la teoría existente sobre este tema. Dicha teoría muestra que a nivel global las organizaciones de más alto nivel de madurez están tomando decisiones relacionadas con la transformación digital de la gestión de información hacia la gestión del conocimiento [22] desde hace ya algunas décadas y son conscientes de la necesidad de la transferencia del conocimiento para la obtención de una serie de beneficios productivos y de los factores que se deben contemplar [23] con el objeto que se dé un ambiente propicio para el cambio hacia la gestión del conocimiento bajo la premisa que se debe “lograr la sinergia entre las capacidades de las tecnologías de la información, y la creativa capacidad de la mente humana de los miembros de las organizaciones” [24]..

(30) En el contexto hispanohablante este tipo de prácticas organizacionales donde la innovación se hace presente como consecuencia de la gestión del conocimiento tiene un importante crecimiento. Múltiples autores lo demuestran documentando las experiencias en organizaciones de índole educativas [25] o en el sector salud [26]. En el entorno colombiano estudios relativos al comportamiento de la gestión del conocimiento en más de 300 Pymes [27] señalan “avances en el desarrollo de las competencias para la gestión del conocimiento y la implantación de procesos” y también mencionan que “falta avanzar en la apropiación y uso de prácticas y hay una deficiencia en la aplicación de herramientas tecnológicas para gestionar el conocimiento” [28]. Respecto a la estructuración de políticas, planes, programas y proyectos, se manifiestan a la fecha las acciones relativas dadas por el gobierno en los encuentros para la gestión del conocimiento enfocados en el sector público [29] que se han realizado, donde se exponen las experiencias relativas a la gestión del conocimiento e innovación que se han tenido en entidades públicas y determinan las acciones pertinentes para el inicio o la consolidación de los procesos de gestión de conocimiento, y producto de todo ello generar iniciativas encabezadas por el Ministerio de las Tecnologías y las Telecomunicaciones. Pero estas actividades gubernamentales son relativamente jóvenes en el país, pues se dan desde aproximadamente el año 2016 y antes de eso no estaba dentro de las prioridades del gobierno y por lo tanto los proyectos de desarrollo y las iniciativas eran empíricas [30]. por lo cual gran parte de las entidades públicas apenas están formulando procesos para la implementación de los mecanismos formales para la gestión del conocimiento. Por lo demás “las empresas que sí tienen mecanismos formales generalmente los concentran en divisiones de investigación y desarrollo” [31] y le dan provecho bajo un enfoque muy limitado hacia productos. Lo cierto es que hoy día en el entorno colombiano son las universidades las que tienden a considerarse como los abanderados y promotores de la implementación de los sistemas de Gestión de Conocimiento [32] y generar las experiencias y el aprendizaje documentado necesario para que la transformación hacia la gestión del conocimiento sea una realidad.. 3.2 ESTADO ACTUAL DE LA GESTIÒN DEL CONOCIMIENTO EN EL MINISTERIO El marco sobre el cual toda entidad pública define sus estrategias tecnológicas es definido por el Ministerio de Tecnología y Comunicaciones. La información tecnológica del Ministerio del Trabajo se encuentra establecida en el plan estratégico de tecnologías de información PETI [33], el cual está acorde con las normativas definidas en la estrategia de Gobierno en Línea (GEL) [34], que a partir del documento Conpes 2790 de 1995 establece las directrices de cumplimiento mandatorio para todas las entidades públicas, respecto a la definición y la implementación de proyectos de digitalización, lo cual incluye el uso de tecnologías, la infraestructura, la gestión y la seguridad de la información. Igualmente, esta entidad establece el direccionamiento referente a la Arquitectura de TI [35]..

(31) El concepto de la sociedad del conocimiento se ha estado labrando camino desde ya hace varios años. Se incluye en las directrices de la estrategia GEL un apartado que define la estrategia de Gestión de Conocimiento adaptada a las entidades públicas [36] donde se manifiesta que “Es importante promover en las entidades el diseño, construcción, implementación y evaluación de plataformas, portales, cursos virtuales y demás herramientas tecnológicas para mejorar la apropiación del conocimiento”, y se menciona la importancia de los documentos, las redes sociales y en general la información, como componentes importantes en la generación del conocimiento. Esto apunta a que las entidades públicas colombianas deben incluir en sus planes PESI un Plan de Gestión del Conocimiento a partir de los últimos documentos que se disponen para describir el aprendizaje organizacional y la gestión del conocimiento [37].. Antes de comenzar a fondo la descripción de la situación actual, a continuación, se muestran los resultados de la encuesta realizada a algunas personas del área, para conocer la percepción del conocimiento en la misma, identificar concentración del conocimiento entre otros. La encuesta se realizó a los siguientes colaboradores del área: ● 2 técnicos de Mesa servicio Nivel 1, técnicos y tecnólogos de sistemas con 6 semestres de ingeniería de sistemas y telemática. ● Como Especialista Nivel 2: 1 Especialista redes y comunicaciones (CCNA, CISCO, IPV6, etc.) ● 2 especialistas de Infraestructura, SAN y Backup. Servidores. ● 1 especialista Microsoft. Para sistemas operativos y servidores, hyper-V. ● 1 especialista en seguridad informática (CISSP) ● 2 ingenieros especialista TICS. ● 1 líder Gestor de Proyectos y Encargado de verificar los contratos con proveedores. El formato de la encuesta se encuentra en el Anexo 1. y la tabulación de las preguntas se encuentran en el Anexo 2. Según la pregunta 1. ¿Cuál es su profesión?, se encuentra que todas los entrevistados tiene carreras afines con la Ingeniería, lo cual asegura que sean personas idóneas para sus cargos que además serán capaces de realizar sus tareas de manera eficiente. De la segunda pregunta ¿Cuál es su rol en el área de tecnología del ministerio?, se logra determinar que los roles que se tiene están enfocados en el nivel técnico y no se tiene en cuenta en rol del analista de Datos, lo cual ya evidencia una falencia en la gestión del conocimiento actual..

(32) La pregunta 3 ¿La información propia de su rol, se mantiene en computadores personales? evidencia una importante muestra de concentración de la información en los computadores personales. de los encuestados el 88% respondió que la información propia de su rol se mantiene generalmente en sus computadores y no es compartida con el resto del área para que sea consultada, retroalimentada y enriquecida. Otra evidencia clara de la concentración de la información en el área es arrojada por la pregunta 4. ¿Es usted referente de información para sus compañeros?, a lo que el 77% respondió que SI, es decir, se siguen manteniendo la tendencia que tener la mayor concentración del conocimiento en las personas que trabajan en el área, es decir una de las mayores fuentes de conocimiento es de tipo tácito. De la pregunta 5 ¿La inducción a su cargo se realiza con base a documentación compartida por toda el área? se confirma que la información específica de cada rol en área no está siendo compartida para poder ser enriquecida y utilizada posteriormente para procesos de capacitación a nuevos empleados. En otras palabras, no se está provechando en conocimiento de las personas que trabajan en el área, lo cual puede provocar duplicidad de la información o no integridad de esta. De la pregunta 6 ¿La documentación de los proyectos se encuentra en algún sistema de información en línea? el 90% de los encuestados respondió que no se encuentra ningún sistema donde se pueda subir la información para poderla acceder en línea. No se cuenta con herramientas de Trabajo colaborativo para el desempeño de las funciones en el área. Uno de los procesos más importantes del área es la Gestión y planeación de proyectos tecnológicos, sin embargo, de la pregunta 7, ¿La gestión de los proyectos se realiza a través de alguna herramienta en línea? se logra determinar que no hay herramientas institucionalizadas para apoyar dichos proyectos ya que el 88% de los encuestados respondió que no se cuentan con herramientas en línea para esto. Otra de las preguntas para determinar concentración de la información en el área es la pregunta 8 ¿Cuál es la principal fuente de información para el desarrollo de sus funciones? a lo que la mayoría, el 44% de los encuestados respondió que son los sistemas de información su principal fuente de información, y en segundo lugar las personas. En la pregunta 9 ¿Existe un repositorio de información para las lecciones aprendidas? a la cual el 88% respondió NO, se identifica una falta de gestión de los errores y lecciones aprendidas dentro del área, lo cual es primordial para poder llevar a cabo proceses de retroalimentación y mejora continua en los procesos y actividades..

(33) La pregunta 10 ¿Cuál es su nivel de confianza en la integridad de la información con que cuenta el área? a la que el 55 % de las personas encuestadas respondió que el nivel de confianza en la integridad de la información es bajo, evidencia la consecuencia de no contar con repositorios de información que sean sostenibles y mantenibles en el tiempo para actualizar la información. La pregunta 11 ¿Cuánto Tiempo se demora una solicitud de información en ser respondida? indica que las solicitudes de información demoran en su mayoría más de un día para ser respondidas 44%, estos niveles de respuesta y de servicio afectan la eficacia del desarrollo de los procesos dentro del área. Según los resultados de la pregunta 12 ¿Se tienen bases de Minería de Datos?, él área no cuenta con estas bases que son una herramienta indispensable para cualquier plan de gestión de conocimiento corporativo, sobre todo en instituciones de carácter Público que se ven obligadas a manejar grandes volúmenes de información. Con los resultados de la última pregunta ¿Cuál es la aplicación que más utiliza para obtener y/o Generar información.? se identifica la aplicación más consultada, y que tomaremos como la mayor fuente de información del área. la cual es la aplicación BABEL, que se explicara más adelante. Como conclusión de este primer análisis de la situación actual a través de la encuesta realizada a los miembros del área, se tiene que el área concentra la mayor cantidad de su información principalmente en sus colaboradores y en los repositorios personales de estos. Por otro lado, la mayor fuente de información son las aplicaciones, siendo BABEL las más consultada de estas. pero la confianza que se tiene sobre esta información es baja, dado que no es información que se mantenga actualizada periódicamente por lo que no se cuenta con integridad en la misma. En otras palabras, en el área no se evidencia un plan de Gestión del conocimiento y de la misma manera no se observan componentes importantes de infraestructura que podrían ayudar a mitigar las falencias que se encuentran actualmente.. Basados en los resultados se obtienen las siguientes conclusiones en cuanto al flujo y concentración de la información.. 3.2.1 ESTADO DEL PLAN PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO A este respecto, el Ministerio del Trabajo adelanta en el presente año un análisis desarrollado sobre los flujos internos del conocimiento [38] pero no incluye en el PESI un plan de gestión de conocimiento sustentado bajo la definición de un Modelo de Gestión de Conocimiento..

(34) Dentro del Plan estratégico para las Tecnologías de la información y la Comunicación (PETIC) 2015-2019, el ministerio pretende fortalecer la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades reconocidas por la entidad. Entre los principales problemas y necesidades existentes, se reconoce que “se requiere de una Base de Conocimiento sobre la normatividad y los conceptos generados por el Ministerio desde las diferentes dependencias”, para lo cual se establece como solución un “Sistema de información para realizar la gestión del conocimiento del Ministerio del Trabajo”.. 3.3 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION (ETAPA I) Basados en la propuesta del Modelo organizacional y tecnológico para la gestión del conocimiento [39], iniciaremos con la etapa de conocimiento de la organización para la creación del modelo de Gestión del Conocimiento para el Ministerio.. 3.3.1 MISION La misión del área de Tecnología del Ministerio del Trabajo esta descrita como “Ser el medio estratégico para todas las dependencias de la entidad y del sector, a través del cual se impulse el uso de las mejores soluciones de TI para fomentar el desarrollo de políticas, programas y proyectos que respondan a las necesidades y aporten valor a los procesos misionales, a los diferentes actores del Ministerio y a la ciudadanía en general, fomentando seguridad al momento de la toma de decisiones”.. 3.3.2 VISION La Visión del plan estratégico de tecnologías de Información del Ministerio del Trabajo es: “A 2019, Mintrabajo espera ofrecer a los ciudadanos, a sus entidades adscritas y vinculadas, servicios tecnológicos que permitan el flujo de información de manera efectiva entre las diferentes partes interesadas, a través de información de calidad, oportuna y segura.”. 3.3.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL ÁREA DE TECNOLOGÍA DEL MINISTERIO DEL TRABAJO Según el plan estratégico de las tecnologías de la información (PETI), los objetivos estratégicos del área de TI son: ● Articular los componentes de TI del sector. ● Mejorar los sistemas de información que sean beneficiosos para el ciudadano..

(35) ● Desarrollar una interoperabilidad con el sector. ● Fortalecer las capacidades de TIC para ser flexible a los cambios y necesidades. ● Implementar una arquitectura empresarial dentro del marco de referencia que esté alineado con los objetivos institucionales.. 3.3.4 ANÁLISIS DE LA INFRAESTRUCTURA DE SOPORTE El Ministerio del Trabajo se distribuye geográficamente a nivel nacional por medio de 35 territoriales que buscan, en palabras de la entidad “promover el trabajo decente en las regiones”. Según el documento PETI la infraestructura que soporta los servicios y aplicaciones actuales que se muestra en la Figura 13, se encuentra tercerizada. El proveedor está encargado del servicio de suministro y garantización de la infraestructura tecnológica informática (hardware, software base y ofimática, centro de cómputo, redes, comunicaciones y sistemas de seguridad informático) instalada en Oficinas Centrales, Direcciones Territoriales y algunas Inspecciones Municipales del Ministerio del Trabajo a nivel Nacional [35]. Esta infraestructura es “hibrida a través de un convenio con un proveedor, en la cual comparte dentro de su Datacenter los servidores propios de la entidad y los dispuestos por el proveedor. La administración de todo el Datacenter es asumida por el proveedor, donde también se incluye el manejo de la seguridad”. Esta información y la referente a las aplicaciones a soportar es obtenida del documento de Solicitud Pública de Ofertas No. 029 – 2017.. Figura 13. Infraestructura Ministerio del Trabajo. Fuente: Solicitud Pública de Ofertas No. 029 – 2017. 3.3.5 ANÁLISIS DE APLICATIVOS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN De acuerdo con el Plan Estratégico de Tecnologías de Información establecidos en el Ministerio, los aplicativos se pueden clasificar como Misionales, Operativos o Estratégicos. Se contemplan múltiples activos informáticos para cumplir con los objetivos de gobierno y que se ilustran en la gráfica de la Figura 14 extraída del PETI donde se distribuyen según el nivel al que pertenecen..

(36) Figura 14. Aplicativos Ministerio del Trabajo. Fuente: PESI (2017). De todas las aplicaciones relacionadas en el gráfico se rescata el análisis de las siguientes:. -. -. -. -. FILCO: Fuente de Información Laboral de Colombia. Es una herramienta web donde se registran las estadísticas e información del mercado laboral, útiles para la toma de decisiones y conocimiento de trabajadores, academia, empresarios y público en general. SIPGES: Sistema Integrado para la Planeación y Gestión Estratégica donde se incluye el análisis cuantitativo de cumplimiento de metas físicas de acuerdo con la información registrada por las dependencias (Nivel Nacional) SINERGIA: Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública donde se hace seguimiento y evaluación de las políticas públicas estratégicas del país, especialmente aquellas estipuladas en el PND. Este sistema se ha consolidado en Colombia como una de las fuentes de información más relevantes en materia de seguimiento y evaluación de Políticas Públicas (Nivel Nacional) BABEL: Herramienta para la gestión de múltiples trámites de carácter administrativo y operativo del ministerio (Tramites y Servicios, PQRs, Correspondencia, Agendamiento). A través de esta herramienta los funcionarios de la organización controlan y ejecutan las tareas relacionadas con sus respectivos roles y perfiles y les dan la correspondiente gestión, llevando consigo toda la evidencia y acciones necesarias (Documentación y mensajería) para dar la solución a dicha tarea. Esta herramienta se considera la que por su.

(37) -. naturaleza da mayor apoyo a las actividades realizadas por los funcionarios del Ministerio. FURAG: Herramienta para análisis y generación de estadísticas referentes a las políticas de desarrollo administrativo (Nivel Nacional) EKOGUI: Herramienta para la Gestión de procedimientos judiciales (Nivel Nacional). 3.3.6 ARQUITECTURA PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO En el documento PETI del Ministerio del Trabajo se define una Arquitectura para la Gestión de la información. La implementación de las soluciones que ahí se diseñan también hacen parte de lo que es una Arquitectura para la gestión del conocimiento. Se evidencia igualmente en el Plan Estratégico TIC 2015-2019 [40] la definición de proyectos que contemplan la adquisición de herramientas que aportan a la Gestión del Conocimiento, siendo uno de estos el de la Construcción de la plataforma de inteligencia empresarial y análisis de información gerencial – BI. A partir de lo que se contempla en KPMG [41] y Alavi y Leidener [42] lo que el Ministerio posee en su infraestructura o tiene contemplado adquirir se puede establecer la siguiente lista de chequeo de tecnologías usadas para implementar una arquitectura para la gestión del conocimiento en cualquier organización: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●. Internet: Si Intranet: Si Dataware House: Contemplado DataMinning: Contemplado Administración de documentos: Si. Filenet + DataCap Sistema de Apoyo a Toma de Decisiones: No Software de Trabajo en Equipo (GroupWare): No Inteligencia Artificial: No ExtraNet: No Correo Electrónico: Si Repositorio de Información: Contemplado Agentes/ Filtros: No Servicios/Servidores externos: Contemplado Sistema de Videoconferencias: Si Servicios WEB Gubernamentales: Si Workflows: Si IBM-BPM Portales: Si WEB Navegadores Web/Buscadores inteligentes: No ERP (Planificación de Recursos de Empresa) /CRM: Si ERP SAP.

(38) ● Asistentes digitales (PDA): No ● Gestión de contenidos y XML: Si. 3.3.7 HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DEFINIDAS EN EL PETI DEL MINISTERIO El Ministerio de Trabajo y el sector Trabajo dentro de sus iniciativas a nivel de información y de análisis tiene contemplado la realización de los siguientes proyectos. ● 2017 - Maestro de Datos BI - Ciudadano Mintrabajo ● 2018 - Maestro de Datos BI - Ciudadano Sectorial BI Misional Mintrabajo Fase 1 ● 2019 - BI Misional Mintrabajo Fase 2 ● BI Misional Sectorial Fase 2 A nivel de herramientas para implementar sistemas de visualización de análisis de datos el Ministerio de Trabajo posee herramientas como Tableau y SQL 2016.. 3.3.8 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN PRIMARIAS Y SECUNDARIAS Los objetivos del ministerio giran en torno a la generación de políticas que garanticen el fortalecimiento de la dinámica laboral y la protección de los derechos fundamentales del trabajo [43]. Se evidencia que la cantidad de información de impacto social inmediato está siendo gestionado y soportado por la infraestructura de la organización. Hay proyectos y acciones relativos a mejorar las estadísticas sectoriales, pero no es lo mismo esto que implementar un Modelo de gestión del conocimiento estructurado a partir del flujo interno de la información en la organización y con su entorno, que en este caso es la sociedad colombiana. Para las entidades públicas es clave aprovechar la información de calidad que provee las herramientas con las que cuenta y los informes de los múltiples estudios que realiza. En el caso del ministerio se tiene variada información producto de encuestas, estudios e investigaciones, relativos a temas como la cantidad de niños niñas y adolescentes con autorización para trabajar y la caracterización de estos por sectores laborales, o las estadísticas de disparidad laboral entre hombres, mujeres y trabajo [44]. Toda esta información representa el activo detrás del cual tiene sentido implementar un sistema de gestión de conocimiento, porque la cantidad de información que se puede obtener sobre el país a nivel de interacciones en las redes sociales, a través de estudios estadísticos y a través del mismo ejercicio de las territoriales es enorme [45], lo cual justifica hacer un análisis de las principales fuentes de información..

(39) De acuerdo con la descripción de la situación actual de la organización y de la identificación de aplicaciones realizada en el punto 3.3.5. del área de Tecnología del Ministerio, la aplicación más utilizada como fuente primaría y de captura de información es BABEL, ya que a través de esta herramienta los funcionarios del Ministerio gestionan distintos procesos relacionados con su función operativa. A través de estas aplicaciones el área captura el 80% de la información que transforma después en conocimiento. Este porcentaje se toma de la percepción que tienen los colaboradores del área con respecto a su flujo de información. como se muestra en los resultados de la encuesta realizada. Otra de las fuentes primarias de información son las actas de reuniones de los proyectos de Tecnología que se están desarrollando en el área. Además de esto también los documentos que se entregan a los directores de proyectos desde el lado de las empresas proveedoras. Estas deben realizar un informe periódico de su desempeño y avance. Estos informes se convierten entonces en fuente primaria indispensable para determinar parámetros como eficiencia y efectividad en la operación de los proyectos que se encuentran en curso. Otra fuente primaría de información muy importante en el área son las entrevistas y documentos de recolección de requisitos que realizan los analistas funcionales para determinar los requerimientos del ministerio y como el área de tecnología los va a soportar cumpliendo con las expectativas de los usuarios. La información primaria más importante es el repositorio personal de información que manejan los trabajadores en los computadores personales. En estos se encuentran las evidencias de los procesos que se están llevando a cabo. De igual manera manuales, instructivos y otros documentos de apoyo y aprendizaje de las herramientas y los procesos del área que están reposando actualmente en las laptops personales. Como fuentes de información secundaria en el área se encuentran principalmente para el área de Tecnología del Ministerio del Trabajo, representa fuente secundaria de información, todas las referencias de los documentos generados por el ministerio de las Tecnologías y las comunicaciones, donde se promulgan las normatividades, planes, procedimientos y modelos que toda organización de carácter público debe seguir referente al ámbito tecnológico. En síntesis, se consideran aquellos documentos emitidos por los entes de Control.. 3.3.9. ANÁLISIS DEL VOLUMEN DE INFORMACIÓN. Generalmente la información se encuentra de dos formas en la organización: estructurada, referente a la data contenida en bases de datos y no estructurada, aquella que se encuentra dispersa en redes sociales o emails, por ejemplo, la cual requiere ser depurada o limpiada para.

(40) darle utilidad. Esta puede ser usada para generar o mejorar modelos a partir del uso de diversas plataformas. Para el caso del ministerio gran parte de la información que es evidente para la entidad es obtenida a través de informes estadísticos provenientes generalmente de las Direcciones territoriales y está documentada o se encuentra conservada en algún sistema de información disponible para el público en general. Otra gran parte de la información, que no se tiene condensada en algún sistema que permita utilizar dicho conocimiento, se encuentra en el resultado del trabajo diario de los funcionarios de la entidad y se pierde en esta dinámica laboral. Estas fuentes de información las podemos clasificar como internas y externas. Las fuentes de información internas generalmente se encuentran sistematizadas y digitalizadas, y puestos a disposición del público en el registro de activos de información de la sección de atención al ciudadano en la página del ministerio [46]. En este caso se tiene un sitio de acceso web donde se encuentran digitalizados gran cantidad de documentos que relacionan información de toda índole del ministerio: Control Financiero, Inventarios, Manuales, Resoluciones, Cuentas contables y demás, que en conjunto suman aproximadamente 4500 documentos estáticos, que fueron cargados al sistema hacia el año 2017. Si se habla de los procesos dinámicos documentales que son el resultado de los procesos de correspondencia, PQRs y las demás actividades funcionales de la entidad, la organización cuenta con la herramienta FURAG, que permite hacer el seguimiento de la gestión documental y generar los respectivos indicadores, cuyo ejemplo se ilustra en la Figura 15. A nivel de gestión documental el FURAG genera los siguientes resultados de los indicadores de manejo de gestión documental a nivel interno donde el máximo valor es 100.. Figura 15. Indicadores Gestión Documental. Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública. Dirección de Gestión y Desempeño Institucional. (2017). De una manera más general, en el ámbito archivístico, se evalúan 24 sectores del gobierno de los cuales para los fines del proyecto se muestran los del sector Ciencia, Tecnología e Innovación y el de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones generando los diagramas que se observan en la Figura 16, resultado del análisis del comportamiento de los indicadores allí expuestos..

(41) Figura 16. Resultado Indicadores, sectores. Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública. Dirección de Gestión y Desempeño Institucional. (2017). 3.4 MAPA DE CONOCIMIENTO (ETAPA II) El modelo de gestión de conocimiento está basado fuertemente en los procesos que lleva a cabo el área para alcanzar los objetivos estratégicos planteados. Para definir el mapa de conocimiento del área de tecnología del Ministerio, se analizan los procesos del área con el fin de identificar los recursos o nodos del conocimiento. Se parte del proceso de construcción expuesto en el WebSite de González [47].. 3.4.1 CONCENTRACIÓN Y TRANSMISIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN EN EL ÁREA A partir de lo definido por el documento PETI [33] (pág. 32) el área de TIC en sí misma se considera “un proceso estratégico del Ministerio del Trabajo”, por lo cual todo proyecto del ministerio relacionado con tecnologías y comunicaciones pasa por el área para su análisis, evaluación y aprobación. Esto implica igualmente que todos los procesos que generen para el ministerio acciones relacionadas con estos deben ser definidos, controlados e implementados por el área. Consecuencia de esto se confirma que el ministerio se inclina en obtener la cadena de valor de los flujos de información cuyo origen se encuentra en los principales sistemas de información de la entidad y que a la larga se desarrollan a través de los procesos del área, lo cual se ve reflejado en la Figura 17 extraída del documento PETI [33]..