INFORME DE PRÁCTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
LEIDY XIOMARA GONZALEZ BAQUERO
UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
FACULTAD DE NEGOCIOS INTERNACIONALES VILLAVICENCIO
INFORME DE PRÁCTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
LEIDY XIOMARA GONZALEZ BAQUERO
Informe final de práctica presentado para optar el título de Profesional en Negocios Internacionales
Asesora
MARTHA XIMENA SILVA MANRIQUE Magister en Educación
UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
FACULTAD DE NEGOCIOS INTERNACIONALES VILLAVICENCIO
FRAY JUAN UBALDO LÓPEZ SALAMANCA, O.P.
Rector General
FRAY MAURICIO ANTONIO CORTES GALLEG, O.P.
Vicerrector Académico General
FRAY JOSE ARTURO RESTREPO RESTREPO, O.P.
Rector Sede Villavicencio
P. FERNANDO CAJICÁ GAMBOA, O.P.
Vicerrector Académico Sede Villavicencio
Adm. JULIETH ANDREA SIERRA TOBÓN
Secretaria de División Sede Villavicencio
Doc. JAVIER HUMBERTO TRILLOS CELIS
Nota de Aceptación
JAVIER HUMBERTO TRILLOS CELIS
Decano de la Facultad de Negocios Internacionales
MARTHA XIMENA SILVA MANRIQUE
Tutor de grado
MARTHA XIMENA SILVA MANRIQUE
Jurado
EDISON ORLANDO GARZÓN CESPEDES
Jurado
Pág.
Resumen………..8
Introducción………..10
Justificación ... 11
1. Objetivos ... 12
1.1 Objetivo general ... 12
1.2 Objetivos específicos... 12
2. Universidad Santo Tomás ... 13
2.1 Misión... 13
2.2 Visión………...13
2.3 Estructura organizacional ... 14
2.4 Principios generales... 14
2.5 Historia de la universidad Santo Tomás - sede Villavicencio ... 16
2.6 Portafolio de servicios ... 19
3. Cargo y funciones... 20
4. Desarrollo de la práctica/aportes ... 21
4.1 Relación con el perfil profesional……….21
4.2 Actividades realizadas ... 21
5. Aportes ... 27
6. Conclusiones y recomendaciones……….30
7. Apéndices ... 32
Pág.
Ilustración 1 . Organigrama de la Universidad Santo Tomás ... 14
Ilustración 2 Escudo de la Universidad Santo Tomas ... 17
Ilustración 3. Bandera Universidad Santo Tomas... 18
Ilustración 4. Sello antiguo ... 18
Ilustración 5. Mapa de procesos de la Universidad Santo Tomas ... 22
Ilustración 6. Consecutivo códigos SGC ... 23
Ilustración 7. Plataforma RSQ - Universidad Santo Tomas ... 24
Ilustración 8. Normograma SGC - Universidad Santo Tomas ... 25
Ilustración 9. Cronograma de actividades sensibilización SGC ... 26
Glosario
RSQ: Reconocimiento, Sugerencia, Queja
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
Mapa de procesos: Describe los procesos y responsabilidad de la alta dirección por procesos misionales, estratégicos y de apoyo los cuales son apoyados por procesos administrativos y académicos
Sensibilización: Concienciación o influencia sobre la persona para que recapacite y perciba el valor o la importancia de algo
Articulación: Enlace o unión entre dos partes o en este caso la articulación entre la oficina del Sistema de Gestión de Calidad y la oficina de Planeación, Desarrollo y Evaluación (word reference, 2005)
Resumen
La Universidad Santo Tomas es una institución educativa de alta calidad que tiene un pensamiento humanista cristiano que está comprometida con la prestación del servicio de educación superior fundamentada con unos principios y valores éticos de Santo Tomas de Aquino, por lo tanto, esta institución educativa incentiva la formación integral, social, profesional y personal a todos los estudiantes tomasinos todo esto con el fin, de apoyar al proceso de aprendizaje, investigación y enseñanza. De esta manera se logra formar profesionales íntegros que tenga la capacidad de brindar alternativas de solución frente a una problemática que se presenten. Asimismo, la oficina de Sistema de Gestión de Calidad está encargada de articular y apoyar todos los procesos tanto a los misionales, estratégicos y apoyo que estén involucrados en la Universidad Santo Tomas para así mejorar cada vez los programas educativos, dinamizar los procesos de comunicación institucional en la comunidad universitaria y armonizar la gestión entre la demanda académica y la infraestructura disponible. (Manual de funciones, 2017)
En la oficina del Sistema de Gestión de la Calidad tiene diferentes actividades donde es importante señalar que los profesionales en Negocios Internacionales deben participar, dando que la universidad es una empresa donde todos los conocimientos administrativos y organizacional puede ser aplicados, esta universidad requiere de un personal idóneo para apoyar a diferentes actividades internas de esta empresa y estén dispuesto aportar ideas y solucionar inconvenientes, por esta razón es importante que en la facultad de Negocios Internacionales en el programa de opciones de grado brinde la posibilidad de participar en la oportunidad de realizar las prácticas empresariales en esta área.
Asimismo, el estudiante que realiza las prácticas empresariales en la oficina de Sistema de Gestión
de Calidad en esta institución educativa, es tan solo un inicio al mundo laboral y sus múltiples
responsabilidades; de este mismo modo las prácticas empresariales es una puerta de entrada que el
estudiante se enfrenta al iniciar esta etapa laboral ya que más adelante afrontara en su vida
profesional y laboral. Por lo tanto, las prácticas empresariales permiten al estudiante desarrollar
actividades donde involucre un pensamiento lógico dentro de la oficina de Sistema de Gestión de
Calidad y participen en los procesos y actividades que se ajuste y cumpla la oficina SGC.
Introducción
Las prácticas empresariales realizadas en el Sistema de Gestión de Calidad, durante el periodo 2017 en la Universidad Santo Tomas sede Villavicencio, de esta forma se relaciona la aplicación de los conocimientos y destrezas adquiridas durante la carrera, lo cual permito adquirir experiencia en los aspectos relacionados con calidad, normas, procesos, documentación y administración en general y llevo a plantear temas que evidentemente tendría un mayor impacto para la comunidad tomasina en los proyectos que se desarrollaron en el presente año.
Justificación
En estas prácticas empresariales realizadas en la oficina del Sistema de Gestión de Calidad, fue una opción más asequible y conveniente para trabajar por la facilidad del horario y flexibilidad que permite continuar con los estudios académicos en la Universidad Santo Tomas. Cabe señalar que los conocimientos y destrezas adquiridas durante la carrera y la formación académica permitieron contribuir con el desarrollo y los avances de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad. Asimismo, permite contribuir académicamente a la generación de nuevos conocimientos y experiencias obtenidas en este tiempo y conceptos de aplicación de la norma ISO 9001, calidad y procesos administrativos, así como el desarrollo del normograma, y los códigos consecutivos (codificación) cuyos resultados fueron exitoso en su aprendizaje.
Estas prácticas empresariales contribuyen a la oficina de Sistema de Gestión de Calidad en:
Crear concientización en el uso adecuado y efectivo del RSQ
Implementar un mejor desarrollo de las actividades administrativas y académicas del personal
Mantener y ayudar a las buenas practicas del modelo de Gestión de la Calidad bajo la norma
internacional ISO 9001 de esta forma contribuye a la excelencia y compromiso continuo de la
presentación del servicio académico de educación superior de la universidad
Realizar actividades dinámicas de trabajo que permita cumplir los objetivos de la oficina de Sistema de Gestión de Calidad
Socializar a los administrativos y directivos la preparación de la auditoria
1. Objetivos
1.1 Objetivo general
Demostrar la importancia de las prácticas empresariales aplicando los conocimientos y destrezas adquiridas en la formación profesional para buscar la transformación de la universidad, de esta forma se realiza un proceso de retroalimentación dentro de la Universidad Santo Tomas sede Villavicencio y de esta manera asumir retos y metas establecidos en términos cuantitativos y medibles en el tiempo para su ejecución, por esta razón se contribuye a la formación académica en consecuencia a la realización de la campaña de expectativa que se ejecutó en el presente año para toda la comunidad tomasina.
1.2 Objetivos específicos
Agilizar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
Colaborar al personal administrativo a la elaboración de las tareas propias de la oficina del Sistema de Gestión de Calidad que contribuya a las buenas prácticas y el desempeño óptimo de las labores
Presentar soluciones eficientes y eficaces para la empresa
Socializar y sensibilizar a la comunidad tomasina tanto estudiantes y administrativos requieran conocimientos específicos relacionados con calidad, auditoria, buzón de sugerencias con su actividad empresarial.
2. Universidad Santo Tomás
2.1 Misión
La Misión de la Universidad Santo Tomás, inspirada en el pensamiento humanista-cristiano de Santo Tomás de Aquino, consiste en promover la formación integral de las personas en el campo de la Educación Superior, mediante acciones y procesos de enseñanza-aprendizaje, investigación y proyección social, para que respondan de manera ética, creativa y crítica a las exigencias de la vida humana y estén en condiciones de aportar soluciones a la problemática y necesidades de la sociedad y del país.
2.2 Visión
La Visión, como proyección de la Misión a mediano plazo, prospecta así la presencia y la imagen institucional de la Universidad Santo Tomás: interviene ante los organismos e instancias de decisión de alcance colectivo; se pronuncia e influye sobre los procesos que afectan la vida nacional o de las comunidades regionales, porque goza tanto de la acreditación de sus programas como de la acreditación institucional; es interlocutora de otras instituciones tanto educativas como empresariales del sector público y privado.
2.3 Estructura organizacional
Esta ilustración representa la estructura organizacional de la Universidad Santo Tomas sede Villavicencio, donde se puede evidenciar en el guion amarillo en la ilustración 1, en la parte inferior de la imagen, que la oficina del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra ubicada en Decanatura de División de la sede Villavicencio.
Ilustración 1 . Organigrama de la Universidad Santo Tomás sede Villavicencio, adoptado Oficina del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomás- Villavicencio (Universidad Santo Tomás, 2017
2.4 Principios generales
de los profesores y estudiantes y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión institucional y de su función social.
Como católica, la Universidad Santo Tomás, para cumplir su misión, se inspira y se ilumina en el mensaje de Cristo y el Magisterio de la Iglesia, y procura el diálogo entre la fe y la ciencia. Está abierta a todos y a todo; manifiesta el carácter de universalidad y libertad que emana de su misma esencia y excluye, por lo mismo, cualquier forma de segregación y sectarismo.
Como entidad sin ánimo de lucro, reinvierte sus excedentes económicos en su propio desarrollo y en el mejoramiento de sus recursos físicos, tecnológicos, educativos y científicos, en el bienestar humano de la comunidad universitaria y en el mejoramiento de la calidad en todos sus campos de acción.
Es propósito de la Universidad Santo Tomás brindar servicios de calidad y articular en su plan de estudios institucionales diversas disciplinas científicas, técnicas, tecnológicas y humanísticas, por exigencia intrínseca de su finalidad universalista, orientada hacia el hombre y a la humanización de la vida y para responder a las necesidades más apremiantes de su entorno social, regional, nacional e internacional.
Para un cabal logro de sus propósitos, la Universidad Santo Tomás fomenta la acción conjunta y armónica de todas sus partes y elementos constitutivos y procura la continuidad y convergencia con la misión y los objetivos de la institución.
La persona humana debe ser el principio estructural y la razón de ser del quehacer universitario. Tanto la enseñanza como la investigación y la proyección social han de encaminarse al mejoramiento de la vida de las personas y al desarrollo armónico de todas las dimensiones vitales y complementarias.
La educación en su función socializadora, debe ayudar a desarrollar y fortalecer las actitudes y comportamientos que permitan a la persona la convivencia pacífica en comunidad, la toma de conciencia de la dimensión social de toda profesión y el desarrollo de los valores humanos pertinentes en orden al bien común.
La Universidad en cuanto generadora de conocimiento mediante la investigación y como transmisora del mismo a través de la docencia, considera la ciencia como un producto humano que debe preservar, custodiar, incrementar y difundir.
Por actuar en el medio colombiano, la Universidad Santo Tomás fomenta la identidad y valores nacionales y regionales, promueve la cultura de la justician social, la convivencia pacífica y el desarrollo integral y solidario.
2.5 Historia de la universidad Santo Tomás - sede Villavicencio
El primer claustro Universitario de Colombia, la Universidad Santo Tomás, fue fundada por la Orden de Predicadores (Padres Dominicos) el 13 de junio de 1580.
En 1608 se fundó el Colegio Santo Tomás y posteriormente se fusionó con la Universidad de Estudios Generales. Nació así el Colegio- Universidad Santo Tomás que posteriormente se llamaría Universidad Tomística.
reconocimiento en la región nororiental del país, En 1975 la Universidad fue una de las pioneras en ofrecer programas con la modalidad de educación a distancia, con la cual se ha formado un alto número de profesionales de diferentes regiones del país, luego se instauró en la capital Boyacense el 3 de marzo de 1996, dado que en Boyacá la Comunidad Dominicana ha mantenido una brillante tradición educativa y cultural; al año siguiente se estableció en Medellín y en año 2007 comenzó la oferta de programas presenciales en Villavicencio. (Universidad Santo Tomas Sede Villavicencio, 2017)
Emblemas institucionales
Son emblemas de la Universidad Santo Tomás: el escudo, la bandera, el sello histórico y el himno.
Como se puede evidenciar en la ilustración 2, el escudo es de forma circular, está compuesto por un sol de dieciséis rayos dorados -símbolo del Sol de Aquino- en campo azul; y, sobre aquél, el escudo de la Orden de Predicadores en blanco y negro, con el lema FACIENTES VERITATEM y el nombre de la Universidad sobre bordura roja.
En esta ilustración 3 representa la bandera está compuesta por franjas horizontales, tres verdes - símbolo de esperanza- y dos blancas -símbolo de integridad - intercaladas, y el escudo de la Universidad en la parte central.
Ilustración 3. Bandera Universidad Santo Tomas adoptado,
www.ustavillavicencio.edu.co/site/index.php/2013-12-02-16-26-41/nuestros-simbolos.html
Como se evidencia la ilustración 4, representa el sello antiguo de la Universidad Tomística, que se
utiliza especialmente en los diplomas de grado, representa en su centro a Santo Tomás de Aquino en
actitud contemplativa, en medio de Cristo Crucificado y la Virgen María, rodeados por la inscripción
latina: SIGNUM HAREN. E. SS. ARIS AD COMMEMORATIONEM MANDATI
S.S. AP -para reafirmar el origen pontificio de la Universidad-, circundada por un Rosario. (Universidad Santo Tomas Sede Villavicencio, 2017)
2.6 Portafolio de servicios
Programas académicos de pregrado:
2.3.1 Administración de empresas agropecuaria 2.3.2 Contaduría publica
2.3.3 Derecho 2.3.4 Ingeniera civil 2.3.5 Ingeniera ambiental 2.3.6 Psicología
2.3.7 Negocios internacionales
Programas académicos de posgrado:
2.3.8 Derecho administrativo 2.3.9 Gerencia empresarial
3. Cargo y funciones
CARGO: Practicante Oficina de Gestión de la Calidad
Funciones:
1. Apoyar y acompañar con asesoría a los procesos de las funciones universitarias en torno al aseguramiento de la calidad.
2. Apoyar en la ejecución de actividades del proceso de aseguramiento de la calidad descritas en la planeación.
3. Apoyar la documentación de procesos y procedimientos realizando seguimiento y medición de los mismos.
4. Apoyar en el diseño de documentos y formatos antes de su divulgación. 5. Apoyar las capacitaciones del Sistema de Gestión de la Calidad.
4. Desarrollo de la práctica/aportes
4.1 Relación con el perfil profesional
Las prácticas empresariales realizadas en la oficina de Sistema de Gestión de Calidad ayudan a los estudiantes de Negocios internacionales de participar de manera activa en los procesos administrativos, de control y gestión de una empresa, de esta forma ayuda a la preparación adecuada para un ambiente laboral futuro y un conocimiento pertinente en gestión de calidad. Sin embargo, cabe resaltar que en estas prácticas empresariales se debe proporcionar un pensamiento crítico y creativo en la toma de decisiones para transforme el ambiente laboral.
Asimismo, se da la oportunidad que en el futuro el Profesional en negocios Internacionales incentive y fortalezca las habilidades administrativas que debió adquirir durante el proceso de formación académica.
4.2 Actividades realizadas
Ilustración 5. Mapa de procesos de la Universidad Santo Tomas adoptado, Oficina del Sistema de Gestión de la Calidad de Universidad Santo Tomas- Sede Villavicencio
Creación y codificación efectiva como se evidencia en la ilustración 6 de los formatos
internos de la Universidad Santo Tomas haciendo un seguimiento a los procesos y ajustes a
los documentos la cual corresponde a la oficina del Sistema de Gestión de Calidad, esta área
crea, codifica, divulga y pone a disposición a todas las áreas o dependencias correspondientes
de la institución que utilicen adecuadamente estos formatos. Asimismo, dichos formatos se
pueden modificar, presentar alguna solicitud para la creación de nuevos formatos y
seguidamente se efectuará la solicitud correspondiente y posteriormente a esto se codifica de
acuerdo a los códigos, dependencia, nombre del formato, versión y fecha y por último se
Ilustración 6. Consecutivos códigos SGC - Universidad Santo Tomas adoptado, Oficina del Sistema de Gestión de la Calidad de Universidad Santo Tomas- Sede Villavicencio.
Ilustración 7. Plataforma RSQ - Universidad Santo Tomas adoptado, Oficina del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomas- Sede Villavicencio
Ilustración 8. Normograma SGC - Universidad Santo Tomas adoptado, Oficina del Sistema de Gestión de la Calidad de Universidad Santo Tomas- Sede Villavicencio
Cronograma de Actividades Sensibilización SGC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Colaborador
Actividades/Semana 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4
1 Sketch Facultades/Estudiantes
2 Facebook USTA:Mascota Comunicaciones
3 Video institucional Comunicaciones
4 Facebook:Mapa de procesos Comunicaciones
5 Pantallas informativas Comunicaciones
6 Campaña de expectativa TICs
7 Fotos-Cartel Instagram TICs
8 Moodboard TICs
Ilustración 9. Cronograma de actividades sensibilización SGC - Universidad Santo elaboración propia, con el acompañamiento de la practicante de calidad Jessica Cortés Universidad Santo Tomas- Sede Villavicencio 2017
Como se evidencia en la ilustración 10, se realizó estos folletos para ser divulgados a la comunidad tomasina que fue una herramienta útil para la campaña de sensibilización SGC, que se realizó en el presente año para dar a conocer la RSQ (Reconocimiento, Sugerencia, Quejas) para todos los estudiantes de la comunidad tomasina, esta guía es una herramienta fundamental para mejorar la calidad del servicio de la Universidad Santo Tomas sede Villavicencio.
5. Aportes
La práctica empresarial se realizó en la Oficina del Sistema de Gestión de Calidad en la Universidad Santo Tomas sede Villavicencio en el presente año, durante este tiempo se realizó diferentes aportes que contribuyan a los objetivos y responsabilidades de esta oficina SGC, asimismo la atención oportuna y cordial al personal de la universidad que requería de documentación, formatos y demás información necesaria para sus fines pertinentes cuando se acercaban o se comunicaban con la dependencia o área SGC.
Asimismo, varias actividades se realizaron donde se articulaba el mapa de procesos, la política, el
alcance y todo relacionado con el Sistema de Gestión de Calidad. Por esta razón los aportes que se
realizaron en este periodo fue la sensibilización de SGC anteriormente mencionada, donde
involucraba a la comunidad tomasina con diferentes propósitos conocer más de calidad, objetivos y
el buzón de sugerencias. Además, se realizó una campaña de sensibilización al personal
administrativo donde estas personas realizaran el debido proceso utilizando los formatos y
procedimientos debidamente codificados en el SGC. Seguido de esto el mes de octubre se realizó una
actividad de pre- auditoria donde toda la comunidad tomasina administrativa tenía que estar
preparada previamente con los lineamientos y documentación solicitada antes de la auditoria; por tal
razón la oficina de Sistema de Gestión de Calidad realizó una socialización por cada oficina
explicando en qué consistía la auditoria, alcance, política, objetivos, PIM, y algunos tips o consejos
que servirían de ayuda al personal; por consiguiente se realizó además un de sondeo de preguntas que
posiblemente podrían cuestionar el auditor o supervisor en el momento de la auditoria para que la
comunidad tomasina estuviera al tanto frente a este tema.
Por otro lado, es de vital importancia la organización, consolidación de los documentos y archivos correspondientes de la oficina y el interés constantes para resolver inconvenientes; asimismo el compromiso, la responsabilidad, dedicación, desempeño y disciplina en estas labores suman como aporte fundamental en la oficina del Sistema de Gestión de Calidad.
6. Conclusiones y recomendaciones
A lo largo de este año se evidencio en las prácticas empresariales se logró demostrar como una pieza
fundamental de la Universidad Santo Tomas es la Oficina del Sistema de Gestión de Calidad debido
a la orientación oportuna de esta institución educativa que permita analizar las necesidades de las
personas; sirve además como apoyo en el desarrollo de las actividades administrativas y académicas
del personal de la Universidad Santo Tomas (Manual de Calidad, 2017).
Por consiguiente, las obligaciones y responsabilidades que posee un practicante debe poner en práctica todo lo aprendido durante su formación académica, ya que requiere comunicación asertiva donde se demuestre el sentido de pertenencia con la institución, además contribuya a la formación humanista basado en valores y principios, respeto, solidaridad y cordialidad con las demás personas.
Esta institución educativa tiene un mapa de procesos donde desprende tres procesos fundamentales los misionales, apoyo y estratégicos donde cada uno de ellos tiene una responsabilidad y una labor en específico en la universidad que permite una coordinación, desarrollo y una gestión organizacional óptima que cumplan con todos los objetivos, por lo tanto, se ve reflejado la calidad del servicio que ofrece esta institución educativa.
7. Apéndices
Apéndices A
Apéndice B
Referencias
ayrgestion. (2014). Obtenido de
http://www.ayrgestion.com/index.php/publicaicones/editorial/128-rene-francisco-abello ISO, W. B. (s.f.). Objetivos y beneficios del sistema de gestión de calidad ISO 9001. Obtenido de
http://blogdecalidadiso.es/objetivos-y-beneficios-del-sistema-de-gestion-de-calidad-iso- 9001/
Manual de Calidad. (2017). Ofina del Sistema de Gestión de Calidad. Villavicencio. Manual de funciones. (2017). Ofina del Sistema de Gestión de Calidad. Villavicencio.
Universidad Santo Tomas . (2016). Obtenido de Objetivos de Calidad :
http://www.ustavillavicencio.edu.co/site/index.php/objetivos-de-calidad
Universidad Santo Tomas Sede Villavicencio. (10 de 11 de 2017). Obtenido de
http://www.ustavillavicencio.edu.co/site/index.php/2013-12-02-16-26-41/resena- historica.html
Universidad Santo Tomas Sede Villavicencio. (10 de 11 de 2017). Obtenido de
http://www.ustavillavicencio.edu.co/site/index.php/2013-12-02-16-26-41/resena- historica.html
word reference. (2005). Obtenido de
