PROPUESTA DE ALINEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL ICBF – REGIONAL BOGOTÁ CON LAS NORMAS ISO 9001:2015, 14001:2015 Y
OHSAS 18001:2007
MELCO JAVIER LEURO RODRIGUEZ
CONVENIO UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS – ICONTEC MAESTRÍA EN CALIDAD Y GESTIÓN INTEGRAL - COHORTE 16
PROPUESTA DE ALINEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL ICBF – REGIONAL BOGOTÁ CON LAS NORMAS ISO 9001:2015, 14001:2015 Y
OHSAS 18001:2007
MELCO JAVIER LEURO RODRIGUEZ
Trabajo de grado
Co Directora: Ingeniera Sandra Giraldo
CONVENIO UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS – ICONTEC MAESTRÍA EN CALIDAD Y GESTIÓN INTEGRAL - COHORTE 16
Nota de aceptación:
____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________
____________________________ Firma del presidente del jurado
____________________________
Firma del jurado
____________________________ Firma del jurado
Agradecimiento.
Agradezco la paciencia y las directrices de la Ingeniera Sandra Giraldo; al Ingeniero Guillermo Peña, le reconozco la convicción para llevar los trabajos de investigación a feliz término; al convenio USTA – ICONTEC, una alianza realmente estratégica; a Diana Patricia Arboleda Ramírez, Directora del ICBF – Regional Bogotá, permitiendo y apoyando la elaboración de esta investigación; a la Ingeniera Sandra García Martínez y al Ingeniero Fernando Velázquez Ávila, por su colaboración y apoyo; a mis compañeras Adriana Prieto y Gladys Sandoval; y a todos aquellos que de una u otra forma y tal vez a veces sin saberlo, aportaban conocimiento para obtener este resultado final.
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN
ETAPA DE PLANEACIÓN
1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 1.1 ANTECEDENTES
1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
2. JUSTIFICACIÓN
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4. MARCO REFERENCIAL 4.1 MARCO TEÓRICO
4.1.1 De la modernización, globalización y servicio público 4.1.2 Del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
4.2 MARCO CONCEPTUAL
4.2.1 De los sistemas integrados de gestión
4.3 MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL 4.4 MARCO NORMATIVO
18
20 20 24
26
28 28 28
29 29 29 32
38 38
4.4.1 Estructura de alto nivel o Anexo SL 4.4.2 Sistema Integrado de Gestión del ICBF
5. METODOLOGÍA
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
6. RESULTADOS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
6.1 PERCEPCIÓN DE LA ARTICULACIÓN EXISTENTE ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EN EL ICBF – REGIONAL BOGOTÁ
6.1.1 Concepción general - Posición del servidor publico / contratista en relación al sistema integrado de gestión
6.1.2 Ítems transversales a los Sistemas de Gestión de la Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo
6.1.3 Percepción herramientas de mejora
6.2 ELEMENTOS NECESARIOS A IMPLEMENTAR EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL ICBF - REGIONAL BOGOTÁ SEGÚN LAS VERSIONES 2015 DE LAS NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC ISO 14001 Y DE LA NORMA NTC OHSAS 18001:2007
6.3 PROPUESTA PARA ALINEAR LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO IMPLEMENTADOS EN EL ICBF - REGIONAL BOGOTÁ CON LAS VERSIONES ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015
7. IMPACTOS Y OBSTÁCULOS DEL PROYECTO
7.1 IMPACTOS LOGRADOS VS. IMPACTOS PROGRAMADOS 7.2 OBSTÁCULOS METODOLÓGICOS Y ADMINISTRATIVOS PRESENTADOS
41 41
43
46
46
46
48 54
59
66
73 73
8. BALANCE DEL CRONOGRAMA Y EL PRESUPUESTO 8.1 BALANCE DEL CRONOGRAMA
8.2 BALANCE DEL PRESUPUESTO
9. CONCLUSIONES
10. RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
75 75 75
76
78
79
LISTA DE CUADROS
pág.
Cuadro 1. Cumplimiento de estándares. Cuadro 2. Zona A
Cuadro 3. Numerales – Zona A Cuadro 4. Zona B
Cuadro 5. Numerales – Zona B Cuadro 6. Zona C
Cuadro 7. Numerales – Zona C Cuadro 8. Zona D
Cuadro 9. Numerales – Zona D Cuadro 10. Zona E, F y G
Cuadro 11. Numerales – Zonas E, F y G
Cuadro 12. Requisitos que se deben fortalecer transversales a los tres sistemas de gestión
Cuadro 13. Requisitos que se deben fortalecer transversales al Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Ambiental
Cuadro 14. Requisitos que se deben fortalecer en el Sistema de Gestión Ambiental
Cuadro 15. Requisitos que se deben fortalecer en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo
Cuadro 16. Requisitos que se deben fortalecer transversales a los Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiental.
Cuadro 17. Requisito que se debe fortalecer en el Sistema de Gestión de la Calidad.
59 61 61 62 62 63 63 63 64 64 65
66
67
68
68
69
Cuadro 18. Requisitos que se deben fortalecer en el Sistema de Gestión Ambiental.
Cuadro 19. Requisito que se debe implementar en el Sistema de Gestión Ambiental.
Cuadro 20. Requisitos que se deben fortalecer transversales a los Sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cuadro 21. Requisitos que se deben fortalecer en el Sistema de Gestión Ambiental.
Cuadro 22. Requisitos que se deben fortalecer en el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo.
Cuadro 23. Cronograma. Cuadro 24. Presupuesto
70
71
71
71
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Estructura Orgánica ICBF. Nivel nacional Figura 2. Estructura Orgánica ICBF – Regional Bogotá Figura 3. Pregunta 1
Figura 4. Pregunta 2 Figura 5. Pregunta 3 Figura 6. Pregunta 4 Figura 7. Pregunta 5 Figura 8. Pregunta 6 Figura 9. Pregunta 7 Figura 10. Pregunta 8 Figura 11. Pregunta 9 Figura 12. Pregunta 10 Figura 13. Pregunta 11 Figura 14. Pregunta 12 Figura 15. Pregunta 13 Figura 16. Pregunta 14 Figura 17. Pregunta 15 Figura 18. Pregunta 16 Figura 19. Pregunta 17
Figura 20. Pregunta 18
Figura 21. Áreas de articulación del Sistema Integrado de Gestión en el ICBF – Regional Bogotá.
59
LISTA DE ANEXOS
pág.
Anexo A. ENCUESTAS
Anexo B. VALIDACIÓN ENCUESTA Anexo C. VALIDACIÓN EXPERTO 1 Anexo D. VALIDACIÓN EXPERTO 2 Anexo E. VALIDACIÓN PAR 1 Anexo F. VALIDACIÓN PAR 2 Anexo G. REQUISITOS NORMAS Anexo H. CARTA DE ACEPTACIÓN
GLOSARIO
Alineamiento: estándares de sistemas de gestión paralelos, específicos para cada una de las especialidades, pero con un alto grado de aspectos en común en sus estructuras y contenidos1.
Calidad: una organización orientada a la calidad promueve una cultura que da como resultado comportamientos, actitudes, actividades y procesos para proporcionar valor mediante el cumplimiento de las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas pertinentes.
La calidad de los productos y servicios de una organización está determinada por la capacidad para satisfacer a los clientes, y por el impacto previsto y el no previsto sobre las partes interesadas pertinentes.
La calidad de los productos y servicios incluye no solo su función y desempeño previstos, sino también su valor percibido y el beneficio para el cliente.2
Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos3.
Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados4.
Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados5.
Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización6.
Integración: un único estándar de sistema de gestión al más alto nivel, pero con opcionales estándares modulares de soporte que cubren requisitos específicos7. Integración de sistemas de gestión: enlazar dos sistemas de forma que resulte la pérdida de independencia de uno o ambos, significa que estos sistemas están integrados8.
Organización: persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos9.
1 MACGREGOR ASSOCIATES, 1996 citado por Abad Puente, J; Implicaciones de la integración de los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral basados en estándares internacionales; Universitat Politècnica de Catalunya; 2011
2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9000:2015. Bogotá D.C.: El Instituto, 2015. 56 p.
3 Ibíd., p. 20 4 Ibíd., p. 23 5 Ibíd., p. 23 6 Ibíd., p. 15
7 MACGREGOR ASSOCIATES, 1996 citado por Abad Puente. Op. cit., p. 33
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.10
Resistencia: renuencia a hacer o cumplir algo.11
Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes.12
Sistema: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.13
Sistema de gestión: conjunto de elementos de una organización interrelacionadas o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.14
Sistema de gestión ambiental (SGA): parte del sistema de gestión usada para gestionar aspectos ambientales, cumplir los requisitos legales y otros requisitos y abordar los riesgos y oportunidades.15
Sistema de gestión de la calidad (SGC): un SGC comprende actividades mediante las que la organización identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr los resultados deseados.
El SGC gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor y lograr los resultados para las partes interesadas pertinentes.
El SGC posibilita a la alta dirección optimizar el uso de los recursos considerando las consecuencias de sus decisiones a largo y corto plazo.
Un SGC proporciona los medios para identificar las acciones para abordar las consecuencias previstas y no previstas en la provisión de productos y servicios.16 Parte de un sistema de gestión relacionada con la calidad.17
9 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Op. cit., p. 13 10 Ibíd., p. 16
11 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario De La Lengua Española - Vigésima segunda edición [en línea] citado en internet <
http://lema.rae.es/drae/?val=concite >
12 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Op. cit., p. 26 13 Ibíd., p. 18
14 Ibíd., p. 18
15 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso. NTC-ISO 14001:2015. Bogotá D.C.: El Instituto, 2015. 41 p.
16 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario, Op. cit., p. 2
Sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI): parte del sistema de gestión global, basada en un enfoque hacia los riesgos globales de un negocio, cuyo fin es establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información.18
Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional: parte del sistema de gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su política de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO) y gestionar sus riesgos de S y SO.19 Sistema Integrado de Gestión: determinación y adopción precisa de las partes (componentes) que conforman la organización como un todo y que se articulan alrededor de un propósito común.20
Sistema Integrado de Gestión: el Sistema Integrado de Gestión (SIGE) del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, (ICBF) es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a logar el impacto en los actuales y nuevos servicios que se prestan a los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas. Esta conformado por los siguientes sistemas de gestión, que en adelante se denominarán ejes: Eje de Calidad, Eje Ambiental, Eje Seguridad y Salud en el Trabajo y Eje de Seguridad de la Información.21
18 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisitos, NTC-ISO/IEC 27001. Bogotá D.C.: El instituto, 2006. 37 p. 19 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN (ICONTEC). Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. NTC-OHSAS 18001:2007. Bogotá D.C.: El instituto, 2007. 24 p.
20 TEJADA LOZADA, Fabio y PEÑA GUARÍN, Guillermo. Reflexiones sobre las características constitutivas de la gestión integral. Revista SIGNOS. 2009. vol. 1, No. 2, p. 88, ISSN: 2145-1389
RESUMEN
Las problemáticas sociales generadas en la dinámica de la globalización del mundo actual, situaciones no generadas por la globalización per se, sino por el manejo inadecuado e inequitativo de las ganancias que generan estas relaciones, son situaciones a las cuales los gobiernos nacionales están abocados a intervenir. Al interior de los gobiernos se designan funciones específicas a diferentes instituciones con el fin último de enfrentar las consecuencias generadas en la sociedad, por estas relaciones económicas mundiales, funciones que no son mínimas teniendo en cuenta la infraestructura y logística necesaria para atender a la población afectada al interior de la nación. Son estas instituciones del estado las que deben generar mecanismos que generen en la sociedad la capacidad de vivenciar los derechos inherentes que desde las constituciones nacionales son aplicables a cada ciudadano.
Estas instituciones deben generar resultados eficaces y los Sistemas Integrados de Gestión se implementan como una herramienta administrativa que permite direccionarlas estratégicamente hacia tan altos ideales. Sin embargo, en aquellas instituciones públicas que los han implementado, se presentan dificultades de tipo técnico, y peor aún, dificultades en el nivel laboral, al enfrentarse con situaciones controversiales en el ámbito del desarrollo de estos sistemas de gestión.
De igual forma la actualización de las normas técnicas internacionales bajo la estructura de alto nivel genera la necesidad de identificar las brechas existentes entre los sistemas implementados y los sistemas de gestión actualizados que sean herramientas reales, direccionadoras en la consecución de los objetivos estratégicos de la organización, herramientas que no discutan con la cultura organizacional impuesta y sea en cambio el agente dinamizador, que gestione la mejora al interior de la organización, aumentando la eficiencia, eficacia y ante todo efectividad visualizada en la sociedad.
Este proyecto pretende dar las respuestas a las situaciones presentadas en una organización pública de Colombia, Bogotá D.C., el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Regional Bogotá, institución donde se encuentra implementado un Sistema Integrado de Gestión bajo las pasadas versiones (NTC-ISO 9001:2008 y NTC-(NTC-ISO 14001:2004) y SySO (NTC-OHSAS 18001:2007) omitiendo requisitos estipulados en la normas bajo las nuevas versiones, enfoques novedosos respecto de los beneficios que puede generar la implementación de un eficaz sistema de gestión que se desarrolle de forma integral al interior de la organización.
INTRODUCCIÓN
En el ICBF – Regional Bogotá, institución pública del estado Colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas, se implementa el Sistema de Gestión de la Calidad desde el año 2004, en dos procesos específicos, Proceso Administrativo de Protección (PAP) y Adopciones; siendo esta regional y estos procesos los pilotajes para posteriormente ampliar el alcance de dicho sistema. Al 2008 el ICBF ha permeado el Sistema de Gestión a la totalidad de los procesos y propone la implementación del Sistema de Gestión Ambiental. Mas adelante se toma la decisión estratégica de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SySO); siendo estos los Sistemas de Gestión que entran a conformar el SIGE (Sistema Integrado de Gestión), como es conocido al interior de dicha institución.
Es de anotar, la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información; sistema que fue certificado en una primera instancia, pero que posteriormente perdió el aval del ente certificador, razón por la cual en este momento su alcance se redujo a la Dirección de Información y Tecnología, dependencia de la Sede de la Dirección General, y que se encuentra en implementación para el restante de dependencias, regionales y procesos, razón por la cual no se tendrá en cuenta para el presente trabajo.
Siendo una entidad publica con tan nobles metas, el Sistema Integrado de Gestión cobra relevancia para el logro de los objetivos sociales establecidos, razón por la cual se busca el mejoramiento del desempeño del sistema, maximizando la articulación existente entre las tres normas establecidas, aunando y aprovechando la oportunidad que genera la actualización de las normas de calidad y ambiental bajo la estructura de alto nivel; oportunidad que se desea aprovechar para garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) y brindarle a la institución una herramienta para enfocar los recursos existentes, minimizando la brecha generada por los cambios suscitados en el tema.
Se realiza la investigación en la Regional Bogotá, la cual es una de las 33 Regionales existentes en el ICBF adicionales a la Sede de la Dirección General; es potestad de la institución extrapolar los resultados aquí obtenidos y aplicarlos en el restante de Regionales y dependencias de la institución.
Es pertinente dentro de esta investigación considerar la actualización de las versiones de las NTC-ISO 9001 y NTC-ISO 14001 y el correspondiente periodo de transición para abordar los nuevos requerimientos y enfoques.
cuantitativos y cualitativos) mediante la aplicación de dos instrumentos, encuesta y matriz de identificación de requisitos de las normas implementadas.
La investigación es concurrente (los instrumentos se desarrollan paralelamente) y con diseño anidado o incrustado concurrente de modelo dominante, ya que los resultados están direccionados por los resultados del análisis de la matriz de requisitos de cada una de las tres normas.
1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
1.1 ANTECEDENTES
Antecedentes en el contexto mundial. Los sistemas de gestión son ampliamente conocidos e implementados a nivel mundial. “La implementación y certificación de sistemas de calidad (ISO 9001), medioambiental (14001) y salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18001) han sido una actividad importante para muchas organizaciones y se han convertido en un fenómeno generalizado en todo el mundo [1]. Según una encuesta realizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO), los registros mundiales de ISO 9001: 2000 superaron la marca de 670.399, y el número de organizaciones registradas en ISO 14001: 1996 se acercó a 90.569 a finales de 2004 [2].”22 datos que a finales del 2006 crecieron en ISO 9001 a más de un millón de organizaciones y en la ISO 14001 a más de 129.000.23
Motivados por el mercado o por requerimientos internos las empresas a nivel mundial se preocupan por integrar de manera eficaz los sistemas de gestión implementados, tan es así que “algunos países han creado incluso sus propios modelos de integración de sistemas de gestión, como por ejemplo, el caso de Australia, Dinamarca o España. En julio de 2008, la ISO publicó el manual "El uso integrado de las normas del sistema de gestión"”24
Un factor estudiado en relación a la implementación de más de un Sistema de Gestión en la misma organización es la secuencia de implementación, según Karapetrovic y Casadesús, en investigación realizada en 176 empresas que como mínimo aplicaban ISO 9001 y 14001, concluye que “En la mayoría de los casos, la secuencia de implementación seguirá la publicación de estándares, es decir, primero se introducirá SGC basado en ISO 9001, seguido por un SGA conforme a ISO 14001. Posteriormente, otras funciones se normalizarían, por ejemplo SySO de acuerdo con OHSAS 18001”25
Aun cuando se aprecia el valor agregado que genera la implementación de un Sistema Integrado de Gestión en una empresa y está validado que “los diferentes sistemas de gestión proporcionan un marco operativo y un procedimiento, al mismo tiempo que apoyan la mejora continua”26, también es cierto que en la
22 ZENG, S.; SHI, J. Y LOU, G.. A synergetic model for implementing an integrated management system: an empirical study in China. En: Journal of Cleaner Production. 2007. vol. 15, issue 18, p. 1760-1767, ISSN 09596526.
23 KARAPETROVIC, Stanislav y CASADESÚS, M.. Implementing environmental with other standardized management systems: Scope, sequence, time and integration. En: Journal of Cleaner Production. 2009. vol. 17, issue 5, p. 533-540, ISSN 09596526.
24 Ibid., p.534 25 Ibid., p. 534
práctica “se ha comprobado que es difícil tratar con sistemas de gestión separados que abarquen la calidad, el medio ambiente y la salud y la seguridad en el trabajo y que garanticen su alineación con la estrategia de la organización [5].”27
En relación a estas problemáticas Zeng a través de su investigación realizada en 400 grandes y medianas empresas que figuran en el Diccionario de la Empresas Certificadas del Sistema de Calidad en China, entre octubre 2004 y enero 2005 “concluyó que los principales problemas para una empresa al operar sistemas paralelos incluyen: la complejidad de la gestión interna, la gestión de la eficiencia, incurrir en incompatibilidad cultural, causando hostilidad de los empleados y el aumento de los costos de gestión”28.
En respuesta, Kauppila, Härkonen y Väyrynen, argumentan que “dado que los sistemas integrados de gestión comúnmente comparten partes interesadas, recursos y procesos, la integración es importante para las organizaciones para ahorrar tiempo, costo y recursos”29.
A futuro, según Karapetrovic, la respuesta no está en un estándar integrado, sino en “un conjunto de criterios capaces de dirigir la entrega de la excelencia a todos los actores”30.
Antecedentes en Latinoamérica. El crecimiento de la implementación de sistemas de gestión en las organizaciones, no es una situación ajena a Latinoamérica. Al año 2015, de las 1.033.936 de certificaciones ISO 9001 en el mundo los diez primeros países con mayor número de empresas certificadas en Latinoamérica son Brasil (17.529), Colombia (12.324), México (7.418), Argentina (7.112), Chile (5.283), Uruguay (1.215), Perú (1.291), Ecuador (1.270), Venezuela (587), Paraguay (337) y Costa Rica (281).31
En Sur América a 2015 se tenían 9.692 empresas certificadas en ISO14001; como son Brasil (3.113), Colombia (2.811), Argentina (1.422), Chile (1.214), Perú (406), Uruguay (226), Ecuador (214), Venezuela (83), Bolivia (55) y Paraguay (15).32
En los dos casos Brasil, Colombia, Argentina y Chile, son países que encabezan las listas de certificaciones, por lo que sería lógico inferir, que justamente es en esos países en donde se lograría encontrar un mayor número de organizaciones
27 ZENG. Op. Cit., p. 1760 28 Ibíd., p. 1766
29 KAUPPILA. Op. cit., p. 231
30 KARAPETROVIC, Stanislav. Musings on integrated management systems. En: Measuring Business Excellence. 2003. vol. 7, issue 1, p.
4-13, ISSN 1368-3047.
31 VERA JAIMES, Rodrigo Alonso. Quality Forum, Red Internacional de Expertos en Calidad y Excelencia. Jornada actualización de estandares. [Diapositivas]. Bogotá, 2016. 36 diapositivas.
que implementan Sistemas Integrados de Gestión con participación de estas dos normas internacionales.
Antecedentes en Colombia. Como se enunció previamente, Colombia a 2015 ocupaba un segundo puesto en Latinoamérica en relación al número de empresas certificadas en ISO 9001 (12.324 organizaciones con certificación ISO 9001). Los primeros cinco sectores que contienen a estas empresas son la construcción (1.490), otros servicios (1.233), educación (1.199), transporte almacenamiento y comunicación (1.107) y comercio al por mayor y al por menor; reparaciones de vehículos de motor, motocicletas y artículos personales y de uso doméstico (729).33
En cuanto al número de organizaciones certificadas en el estándar ISO 14001, Colombia de igual forma ocupa el segundo lugar en Sur América a 2015. En el año 2004 se contaba con 217 organizaciones con dicha certificación creciendo periódicamente desde entonces con tres picos significativos, al año 2008, creciendo en un 64% respecto al año anterior; en 2010, creciendo un 81% y en el 2013 creció un 93% las organizaciones con certificado 14001. Para la vigencia 2015 las certificaciones decrecieron en 18% con respecto al año 2014, único periodo con tendencia negativa.34
En relación a la seguridad y salud ocupacional en Colombia, las empresas que desean certificar sus sistemas SySO han aumentado considerablemente en los últimos años. Según estadísticas del Consejo Colombiano de Seguridad (CCS)35 al año 2008, 31 empresas se inscribieron para certificarse en dicho sistema de gestión; a 2009, 52 hicieron lo propio; en 2010, 56 empresas se inscribieron en el CCS pero en 2011 este numero creció, llegando en la vigencia 2012 a un total de 140 instituciones que deseaban certificar su sistema SySO con dicha entidad. Algunas razones por las cuales las empresas acuden a los sistemas de seguridad y salud ocupacional se pueden ver reflejadas en los siguientes datos: a noviembre 2016: número de afiliaciones al Sistema General de Riesgos Laborales: 9.656.828; meta de afiliación 2018: 10.743.090; tasa de accidentalidad: 7.4% (por debajo de la tasa de accidentalidad mundial -8% a 12%-, pero por encima de la tasa de los países desarrollados -3.2%-). Datos que implicaron en el 2015, 723.836 accidentes de trabajo y 563 muertes por causa laboral. Este panorama representa que, por cada 100 trabajadores se accidentaron 7 en el 2014 y 7 en el 2015; y por cada 100.000 trabajadores fallecieron 6 en el 2014 e iban 5 en el 2015. Según la Encuesta Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo las cuatro primeras
33 VERA JAIMES. Op. cit., d. 13 34 PRIETO DUARTE. Op. cit., d. 15
enfermedades laborales son: problemas osteomusculares, problemas de audición, problemas de piel y trastornos mentales y del comportamiento. Y los miembros afectados por accidentes en orden serian manos, miembros inferiores, tronco y piel.36
Estos datos reflejan un panorama propicio para la implementación de Sistemas Integrados de Gestión que promuevan la eficacia de las organizaciones en sus políticas y objetivos relacionados con el cliente, medio ambiente, trabajadores y partes interesadas.
Según estudio realizado por Karapetrovic, Casadesus y Heras37, las razones para implementar sistemas de gestión adicionales al interior de la empresa fueron en orden de importancia la mejora de la imagen y el impacto social de la empresa, mejora en la eficiencia y el control de la organización, provisión de ventaja competitiva y reducción de los problemas y accidentes.
De igual forma no se pueden desconocer las razones para que otras empresas tomen decisiones estratégicas en cuanto a no integrar sus sistemas de gestión, según el estudio citado anteriormente las tres primeras razones fueron: el hecho de que los sistemas de gestión estén en cabeza de diferentes áreas funcionales, falta de interés en la integración y los recursos requeridos para integrar los sistemas.
Antecedentes en el ICBF – Regional Bogotá. En el ICBF – Regional Bogotá se ha implementado el Sistema de Gestión de la Calidad bajo las normas NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, el Sistema de Gestión Ambiental (NTC ISO 14001:2004) y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (NTC OHSAS 18001:2007), sistemas de gestión debidamente certificados, adicionalmente está implementando el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (NTC ISO/IEC 27001:2013), sistema que no será abordado por el presente trabajo.
Existen, al interior de la institución, valiosos avances en la integración de los sistemas como por ejemplo lo constituye la guía para la administración del riesgo. La guía mencionada es un documento en el cual el ICBF plasma su metodología con las mejores intenciones de resultado para este tema:
36 TORRES, Andrea. Quality Forum, Red Internacional de Expertos en Calidad y Excelencia. Retos y desafíos de la seguridad y salud en el trabajo. [Diapositivas]. Bogotá, 2016. 87 diapositivas.
Esta guía permite hacer un recorrido por la metodología de riesgos definida por el Instituto Colombiano De Bienestar Familiar, de tal forma que los colaboradores cuenten con las definiciones, beneficios y principios que orienten el entendimiento de la administración del riesgo en la entidad. Punto seguido se presenta el proceso de administración del riesgo, el cual esboza aspectos de contexto, valoración del riesgo, análisis del riesgo, evaluación y tratamiento de los mismos.38
1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La implementación de tres sistemas de gestión en una institución pública es un hecho que aun cuando debe generar eficacia en la dirección y control para la consecución de objetivos también puede generar confusiones innecesarias al interior de la institución, creando desgaste de actividades y recursos por una implementación individualizada y no articulada. Es el caso del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Regional Bogotá, institución pública en la que se deben garantizar los derechos a la población infantil a través de la prestación de un servicio social de calidad, objetivo misional de difícil obtención en razón a los factores sociales.
La implementación de estos sistemas en la institución se generó de forma separada aunque aprovechando los avances y conocimientos adquiridos en el sistema de gestión de calidad, como son, entre otros, los controles sobre documentación, generación y control de no conformidades, acciones correctivas y preventivas, esto, al menos a nivel procedimental. De igual forma no es de desconocer valiosos intentos de integración como es la gestión del riesgo, sobre la cual se tiene una guía para los cuatro sistemas.
Sin embargo, existen brechas que permitirían maximizar el valor agregado que generan estos sistemas de gestión, como un todo, el mismo ICBF lo denominó el Sistema Integrado de Gestión (SIGE), proponiendo una visión global y articulada. Un ejemplo de estas brechas se evidencia en que aun cuando metodológicamente las no conformidades son herramientas administrativas que propenden por el mejoramiento continuo del sistema, hoy día es raro encontrar una acción correctiva o preventiva en un sistema diferente al de Calidad.
De igual forma cuando se realizan ejercicios como revisión por la dirección, pareciera que la responsabilidad y línea técnica la debe dar solo el sistema de gestión de la calidad, aun cuando, los demás sistemas de gestión abarcan y requieren este ejercicio dentro de sus requisitos.
Otro ejemplo lo constituye la documentación, aun cuando al nivel regional, tanto para calidad, ambiental y SySO se reciben los manuales, procedimientos, guías, instructivos, protocolos, etc., desde el nivel nacional de la entidad, cuando se recepcionan, el sistema de gestión de la calidad es quien termina brindando directrices para la implementación de estos documentos, pese a que el restante de sistemas de gestión tienen las herramientas y canales para asumir la información, interiorizarla e implementarla.
La sensibilización es otro factor que no se articula entre los sistemas de gestión al interior de la regional, a pesar de algunos intentos básicos, cada sistema intenta llegar a la población objetivo por aparte.
De otra parte, existe un factor humano que impide aumentar la articulación y eficacia de los sistemas de gestión al enfrentar una justificación extendida en las unidades administrativas, en la que en general se afirma que “esa problemática no es del resorte de este nivel”, propagándose la afirmación en los niveles operativos de la institución, que la efectividad de los controles, actividades, ejercicios, metodologías, etc., no depende de ellos sino de la media y alta dirección.
Además, según la percepción de esta población de servidores públicos o particulares que ejercen funciones públicas, la media y alta dirección no tiene capacidad de exigencia en relación con la planificación estratégica (misión, visión, objetivos institucionales, políticas institucionales) en razón a la carencia de recursos, factor relevante en el cual es muy posible encontrar refuerzo y justificación para no atender y comprometerse con el sistema integrado de gestión. Esta situación se aborda desde la posibilidad que brindan las nuevas versiones 2015 de la ISO 9001 y 14001, y así identificar las brechas existentes para alinear el sistema integrado de gestión actual con las normas técnicas internacionales actualizadas.
Este contexto conlleva a la formulación del problema ¿Cuáles son los elementos que se deben abordar para alinear el Sistema Integrado de Gestión implementado en el ICBF Regional Bogotá con las versiones 2015 de la ISO 9001 y 14001 y mejorar su integración?
2. JUSTIFICACIÓN
Las instituciones sin importar su condición de particular o pública, requieren ser competitivas en la sociedad actual. Casos como la eliminación del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), en Colombia, aparte de las razones políticas, evidencian la criticidad de la eficacia de las instituciones como factor para su continuidad. En este sentido, la sostenibilidad de las instituciones del Estado no se debe afianzar en su condición de monopolio por ser entidad pública sino en la obligación social con la que sus funcionarios presten el servicio a los usuarios o como lo expone Pedraza Nájar “las actuales dinámicas y tendencias del desarrollo exigen, a las organizaciones e instituciones del mundo, eficacia y competitividad”39.
Es precisamente esa obligación social la que direcciona a los actores para que reconozcan y participen desde sus roles al logro de los objetivos de servicio social por los que propenden sus instituciones, siendo indispensable para ello, adecuarse al funcionamiento y dinámica institucional derivados de los sistemas de gestión implementados o a implementar; usando a estos sistemas de gestión como herramientas administrativas para el logro de tan altos objetivos esperados y no visualizarlo como la dificultad que identifica Velázquez Rueda en su investigación, que “el personal interprete la aplicación de los modelos como un listado de requerimientos a cumplir con el único propósito de obtener un certificado”40.
Las normas ISO 9001 y 14001 se actualizaron en septiembre de 2015, y está en desarrollo el diseño de la norma internacional ISO 45001 Sistemas de gestión de salud y seguridad en el trabajo - Requisitos, desarrollo que tendrá en cuenta otras normas internacionales en esta área, tales como OHSAS 18001 entre otras41; modificaciones que deben ser tenidas en cuenta para el mantenimiento y actualización de estos tres sistemas de gestión dentro de la organización.
Según el problema planteado existen oportunidades de mejora en la articulación de los tres sistemas de gestión implementados con el ánimo de aumentar la capacidad de la Institución para el cumplimiento de requisitos. Estas oportunidades son las que se cubren en la presente investigación aprovechando la actualización de los estándares internacionales bajo la estructura de alto nivel.
39 PEDRAZA NÁJAR, Ximena Lucía. Aporte del enfoque sistémico del modelo de gestión de calidad ISO 9001 al modelo de acreditación
institucional en instituciones privadas de educación superior Trabajo de grado para optar al titulo de Magister en Calidad y Gestión Integral. Bogotá D.C.: Universidad Santo Tomas convenio ICONTEC. 2010. 223 p.
40 VELÁSQUEZ RUEDA, María del Rosario. Planificación de un sistema de gestión de la calidad como plataforma para integrar otros modelos de gestión . Trabajo de grado para optar al titulo de Magister en Calidad y Gestión Integral. Bogotá D.C.: Universidad Santo Tomas convenio ICONTEC. 2012. 143 p.
41 ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ESTANDARIZACIÓN. [en línea]. [citado en 27 de marzo de 2017] Disponible en internet: <
Reconocer la percepción de aquellos que colaboran en el mantenimiento del sistema integrado de gestión permite visibilizar las fortalezas y debilidades que se deben abordar para eliminar la brecha existente.
De igual forma el identificar los requisitos establecidos en las normas actualizadas y compararlos con la realidad institucional se convierte en paso obligatorio para generar una propuesta que mitigue las diferencias evidenciadas, idea que es respaldada por la investigación de Velásquez Rueda “Los requisitos comunes de los modelos, los documentos y los procesos son considerados factores fundamentales para la integración de otros modelos de gestión en empresas que cuentan con el SGC”42.
Lograr reducir la brecha entre el deber ser y la realidad de la institución le implica al ICBF – Regional Bogotá minimizar los reprocesos, utilizar con mayor eficiencia sus recursos, llegando así a aumentar la satisfacción de sus clientes, que para este caso son los niños, niñas y familias del distrito capital; aumentar el control de sus aspectos ambientales, beneficiando a la sociedad en general y disminuir los incidentes y accidentes, impactando principalmente a sus clientes internos, colaboradores.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Formular una propuesta para alinear y mejorar el sistema integrado de gestión del ICBF – Regional Bogotá con las normas ISO 9001 y 14001 versiones 2015 y OHSAS 18001:2007
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.2.1 Identificar las fortalezas y debilidades percibidas en la articulación existente entre los sistemas de gestión de calidad, ambiental y seguridad y salud en el ICBF - Regional Bogotá.
3.2.2 Identificar los elementos necesarios para cerrar la brecha existente entre los sistemas de gestión de calidad, ambiental y seguridad y salud ocupacional implementados en el ICBF - Regional Bogotá y los nuevos enfoques de la normatividad vigente.
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO TEÓRICO
4.1.1 De la modernización, globalización y servicio público. La globalización como proceso socializador de políticas, ideas, conocimiento y métodos, entre otros, presenta un panorama positivo para la modernización de las naciones, principalmente para aquellas que se encuentran en vías de desarrollo. No obstante, las desigualdades e inequidades derivadas de los procesos globalizantes obligan a identificar las razones por las cuales el tránsito de estas sociedades hacia la modernización se ve impedido por la presencia de fenómenos desestabilizadores de la convivencia que el Estado debe garantizar.
Esta inequidad se ha convertido en tema de protesta de diferentes grupos y redes sociales, y de investigación por parte de diferentes autores contemporáneos. Es el caso de Amartya Sen quien enmarca una de sus tesis en la desigualdad de la distribución de los beneficios obtenidos de la globalización y en la inequidad que ello genera a nivel internacional e intranacional43. En efecto así lo afirma respecto de la globalización:
La globalización es un proceso histórico que ha ofrecido en el pasado abundantes oportunidades y dividendos visibles, y continua haciéndolo hoy (…) El problema central no es la globalización en sí, ni la utilización del mercado en tanto que institución económica, sino la desigualdad que prima en los arreglos globales institucionales – lo cual produce a su vez una distribución desigual de los dividendos de la globalización misma44.
Evidentemente la desigualdad identificada por Sen como derivada de una inadecuada distribución de los beneficios de la globalización, contempla posibles soluciones cuyas responsabilidades se le asignan al Estado. En la Constitución Política de Colombia, por ejemplo, en su artículo 2 de los fines del Estado, se consigna lo siguiente:
Artículo 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo (…) Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes,
creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares45.
Si “promover la prosperidad general” y “la vigencia de un orden justo”, entre otros, son los fines esenciales del Estado es posible argumentar que es este el que debe velar por la equidad entre los ciudadanos de Colombia, razón por la cual debe proyectar las respuestas para las consecuencias negativas del proceso de globalización al interior del país. Pero para operativizar esta responsabilidad es necesario hacer más tangible esta presencia del Estado, lo que se logra mediante las instituciones. Y es que al interior de cada sociedad esta inequidad debe ser afrontada por las instituciones, y específicamente las instituciones del estado son las que deben velar por la garantía de derechos de sus ciudadanos, responsabilidad que las instituciones particulares no tienen y no están interesadas en adquirir.
Las ideas anteriores, se respaldan con la afirmación de la investigadora colombiana Consuelo Corredor Martínez, quien expone:
Es más aconsejable reconocer las potencialidades y limitaciones del Mercado y del Estado como formas de organización de la vida material y de la organización social, política y cultural. No se le puede atribuir a uno u otro una racionalidad superior, sino entender su distinta naturaleza, lógica, funciones y alcances diferentes.46
Son los órganos del Estado en que de una u otra forma deben promover la equidad de los ciudadanos mediante políticas, proyectos y programas que generen la capacidad del individuo para ejercer sus derechos, Sen patrocina esta posición cuando expresa: “Insisto: El tema central es la distribución de los dividendos que resulta de la globalización”47, y quien sino el Estado a través de sus órganos para equilibrar esta distribución.
Teniendo como base el hecho que es el Estado, a través de sus órganos quien debe propender por la equidad social, se aborda el servicio público como las actividades operativas que llevan a la sociedad las posibles repuestas planteadas. El servicio público se asume desde una perspectiva social y finalista como “justificación misma del poder del Estado”48 o como “una técnica concreta de gestión de aquellos servicios esenciales a los que antes aludíamos”49 o también como “aquella actividad desarrollada por los poderes públicos para atender necesidades de interés general que los individuos no pueden satisfacer
45 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. Título I, De Los Principios Fundamentales.
46 CORREDOR MARTINEZ, Consuelo. La modernidad inconclusa. En: Desarrollo económico y social en Colombia. Bogotá: Universidad Nacional de Colombia, 2002. p. 15 – 38.
47 SEN, Op. cit.
48 STAMATOULOS, Constantinos. Enciclopedia jurídica. servicio público [en línea]. [citado en 26 agosto de 2012] Disponible en internet < http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/servicio-publico/servicio-publico.htm >
aisladamente y que, en su organización y funcionamiento, se encuentra sometida a un régimen jurídico especial de Derecho Público”.50
Ese servicio público, el que atiende necesidades de interés general, es el que se beneficia con la implementación de sistemas de gestión integrales, sistemas que contribuyen con el direccionamiento y funcionamiento de las organizaciones públicas con el fin último de satisfacer necesidades que el ciudadano requiere. En síntesis, por deber asignado desde la Constitución Política de Colombia, es el Estado quien debe propender por la igualdad y equidad de la sociedad, lo cual incluye equilibrar las consecuencias negativas derivadas de la globalización, establecida y desarrollada bajo los modelos neoliberales. Operativamente, es el Estado el que define mecanismos que restituyan el equilibrio y otorguen capacidad a la comunidad para ejercer sus derechos, a través de políticas públicas concertadas con las personas a quienes puedan afectar esas decisiones.
Estas instituciones estatales, como conglomerados de individuos prestadores de servicios públicos, deben estar comprometidas con el logro de la restitución del equilibrio para que sea una realidad y es precisamente en este campo, que los sistemas de gestión integral, se constituyen en eficaz herramienta administrativa para enfocar los esfuerzos y los recursos de estos individuos en el logro de las metas propuestas, metas que deben visualizarse como la generación de condiciones donde los más vulnerables puedan obtener una parte realmente justa del proceso de globalización51.
En relación con los sistemas de gestión como herramientas Bonilla y Martínez proponen que “los sistemas de gestión son herramientas que contribuyen en la configuración de la estrategia global de las empresas que los tienen implementados, para cualquier tipo de organización esto constituye una oportunidad de crear ventajas competitivas en el mercado, no solamente a nivel de productos/servicios sino también a nivel de procesos.”52
Ventajas que al respecto Myriam Cabuya Navarrete en uno de sus resultados de trabajo de grado de Magister en Calidad y Gestión Integral informa “se concluye que cuando una entidad avanza realmente por la ruta del mejoramiento continuo, no se queda con un sistema de gestión de calidad orientado a su cliente externo, sino que por lo general se orienta a otros modelos complementarios, que fortalezcan el desempeño del organización, y generen beneficios también para sus
50 Ibíd. 51 SEN, Op. cit.
empleados y para la sociedad en general.”53, de igual forma lo respalda Soto Gil “los sistemas expertos de mejora continua propuestos, incrementan la eficiencia en la gestión de la mejora continua y podrían disminuir la recurrencia de fallas y errores.”54
Ahora bien, el problema radica, como bien lo plasman Carranza Martínez y Losada Sáenz
…en que no se observa una relación directa entre la implementación de los sistemas HSEQ y su contribución al logro de los objetivos organizacionales y a la mejora en su gestión; percepción que podría ser atribuible a que la implementación de dichos sistemas surge como respuesta a requerimientos de orden legal (seguridad y salud ocupacional) y del mercado (calidad y ambiental) y no como respuesta a la necesidad de mejorar la gestión en todos los procesos de la organización.55
4.1.2 Del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF. Para conocer algunos aspectos de la organización tema del estudio se enuncia su presentación según el manual del sistema integrado de gestión:
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- “Cecilia de la Fuente de Lleras”, es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, perteneciente al Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social mediante Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y en el Decreto 1084 de 2015.
El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integración y el desarrollo armónico de la familia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para ello, coordina la integración funcional de las Entidades públicas y privadas que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar- SNBF para que participen armónica y racionalmente de acuerdo a su competencia.56
En cuanto a su organización, enuncia:
La estructura orgánica del ICBF se encuentra reglamentada por el Decreto 987 de 2012, geográficamente cuenta con una Sede de la Dirección General, treinta y tres (33) Direcciones Regionales en el nivel departamental y doscientos
53 CABUYA NAVARRETE, Myriam. Descripción iberoamericana de los modelos de gestión de calidad implementados en las entidades del sector público. Trabajo de grado para optar al titulo de Magister en Calidad y Gestión Integral. Bogotá D.C.: Universidad Santo Tomas convenio ICONTEC. 2008. 187 p.
54 SOTO GIL, Oscar Julián. Análisis económico sobre la generación de valor en las organizaciones colombianas certificadas y metodologías y herramientas para la optimización de los sistemas de gestión. Trabajo de grado para optar al titulo de Magister en Calidad y Gestión Integral. Bogotá D.C.: Universidad Santo Tomas convenio ICONTEC. 2011. 267 p.
55 CARRANZA MARTÍNEZ, Juan Carlos y LOSADA SÁENZ, Cristina. Los principios de RSE ISO 26000 como eje articulador de los sistemas integrados HSEQ – RUC en empresas consultoras en ingeniería y medio ambiente de Bogotá. Trabajo de grado para optar al titulo de Magister en Calidad y Gestión Integral. Bogotá D.C.: Universidad Santo Tomas convenio ICONTEC. 2014. 270 p.
nueve (209) centros zonales en el nivel municipal, con cobertura nacional en los 1.123 Municipios para ejecutar los programas y servicios del Instituto a favor de la niñez, la familia y las comunidades.57
La estructura orgánica del ICBF a nivel nacional se visualiza en la figura 1. Figura 1. Estructura Orgánica ICBF. Nivel nacional.
Fuente: ICBF
La resolución 2859 del 24 de abril de 2013, por la cual se modifica la resolución No. 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF en el Nivel Regional y Zonal, estipula la estructura orgánica de cada una de las 33 regionales mencionadas anteriormente (unidades administrativas que dependen de la Sede Nacional, una por cada departamento más la Regional Bogotá) y de cada uno de los 209 centros zonales (unidades administrativas que dependen de las regionales).
Dicha resolución en su artículo tercero determina los grupos que conforman la estructura interna de la Regional Bogotá, como son Dirección Regional, Grupo
Jurídico, Grupo Administrativo, Grupo de Gestión Humana, Grupo Financiero, Grupo de Recaudo, Grupo de Planeación y Sistemas, Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición y Grupo de Protección.
De igual forma en su artículo décimo noveno se asigna las funciones de los centros zonales, las cuales en un primer aparte son:
El Centro Zonal es la dependencia encargada de desarrollar dentro de su área de influencia la coordinación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, coordinar la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar y la implementación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia, el bienestar de las familias y comunidades, y el desarrollo del sistema de responsabilidad penal para adolecentes <sic>. Para ello adelantará las siguientes funciones generales:
1. Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento del Centro Zonal dentro del marco de las normas y de los lineamientos de los niveles nacional y regional 2. Elaborar los planes requeridos para la prestación de los servicios del Centro y, coordinar su ejecución, en coherencia con las orientaciones de la Dirección de Planeación y Control de Gestión.
3. Desarrollar, bajo la coordinación de la Dirección Regional, la operación, asistencia técnica y supervisión de los programas de protección integral de la primera infancia, niñez, adolescencia, familias y comunidades colombianas en los municipios del área de influencia.
4. Implementar las estrategias de atención al cliente
5. Aplicar la coordinación y funcionamiento del Sistema Nacional de Bienestar Familiar dentro de los municipios del área de influencia y brindar asistencia técnica para su operación.
6. Coordinar el desarrollo del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos y las demás actuaciones administrativas definidas en la Ley.
7. Hacer seguimiento a las medidas de protección de los niños, niñas y adolescentes con proceso administrativo de restablecimiento de derechos. 8. Desarrollar las actuaciones competentes al ICBF en relación con el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.
9. Desarrollar los objetivos y metas definidos para el Centro Zonal y demás puntos de atención.
10. Aplicar las directrices del Sistema Integrado de Gestión.
11. Gestionar los temas administrativos y estratégicos del Centro Zonal y demás puntos de atención.
12 Ejecutar los lineamientos estratégicos en la Gestión del Talento Humano competentes al Centro Zonal y demás puntos de atención.
13. Implementar las acciones para el cumplimiento en la implementación de la ley de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno, en lo que le compete al Centro Zonal.
14. Ejecutar los planes operativos de atención a la población víctima del conflicto armado interno.
16 Orientar acciones en aras del cumplimiento de la Política de Atención al Adolescente en Conflicto con la Ley, el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes en los asuntos relativos al ICBF y la política de prevención de la utilización de niños, niñas y adolescentes en la comisión de delitos.
17 Coordinar con las Direcciones Regionales las actividades que sean de su competencia.
18 Participar activamente en el desarrollo de las actividades que, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y las demás entidades del sector de la Inclusión Social y la Reconciliación realicen en el área de jurisdicción del Centro Zonal, bajo la coordinación de la Dirección General. 19. Asegurar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, en coordinación con la Dirección de Planeación y Control de Gestión
20. Atender las peticiones y consultas técnicas relacionadas con asuntos de su competencia.
21. Preparar y presentar informes de seguimiento y gestión de los procesos a su cargo
22. Adelantar las funciones de la Dependencia dentro del marco de las normas vigentes y de los lineamientos del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación.
23. Supervisar los contratos a cargo de la Dependencia.
24. Las demás inherentes a la naturaleza y funciones de la Dependencia.58
Se resaltan las funciones generales iniciales números 10 y 19.
La estructura orgánica del ICBF – Regional Bogotá se visualiza en la figura 2.
Figura 2. Estructura Orgánica ICBF – Regional Bogotá.
Fuente: El autor
Cada Grupo y Centro Zonal de la regional tiene un coordinador, cargo designado como responsable de los procesos inherentes al Instituto según caracterizaciones vigentes.
gestión como son tablero de control, seguimiento y control de las acciones de mejora, mapas de riesgo, seguimiento a compromisos de revisión por la dirección, en actividades como sensibilizaciones y socializaciones, etc.
Estos Promotores EPICO (por siglas de estrategia implementada en el ICBF – Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional-) han tomado tanta fuerza y relevancia para el mantenimiento del sistema integrado de gestión, hasta el punto en que actos administrativos y procedimientos internos ya los tienen en cuenta como puntos clave del desarrollo de los procesos. Tan así es, que la resolución 10232 del 30 de noviembre de 2015, por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión y se dictan otras disposiciones les ha fijado funciones:
TÍTULO VIII.
EQUIPO PROMOTOR ÉPICO. CAPÍTULO I.
OBJETIVO Y RESPONSABILIDADES.
ARTÍCULO 34. OBJETIVO DEL EQUIPO PROMOTOR ÉPICO. Reorganizar en la Sede de la Dirección General y crear en las Regionales el Equipo Promotor Épico, el cual estará conformado por personas de cada uno de los procesos definidos en el Sistema Integrado de Gestión, con el fin de apoyar la implementación del Sistema Integrado de Gestión bajo las directrices de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional en la Sede de la Dirección General y por el Grupo de Planeación y Sistemas en las Regionales.
PARÁGRAFO. Los integrantes del Equipo Promotor Épico en el nivel nacional y regional deberán tener conocimientos sobre Sistemas de Gestión…..
…..ARTÍCULO 36. RESPONSABILIDADES NIVEL REGIONAL. Para facilitar la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión y con ello aumentar la capacidad de los procesos para cumplir los requisitos de norma, este equipo cumplirá las siguientes responsabilidades:
a) Sensibilizar y motivar a los servidores públicos y contratistas en temas relacionados con el Sistema Integrado de Gestión y que fortalezcan el mejoramiento institucional.
b) Proponer al Grupo de Planeación y Sistemas iniciativas a partir de las experiencias de cada proceso, para la sostenibilidad, innovación y mejora del Sistema Integrado de Gestión.
c) Asistir y participar activamente en las reuniones y capacitaciones programadas para el Equipo Promotor Épico.
d) Promover la generación de las bitácoras o eurekas para la mejora de los procesos…..
…..PARÁGRAFO. Las actividades desarrolladas por los integrantes del Equipo Promotor Épico en la Sede de la Dirección General serán orientadas por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional y en el nivel regional por el Grupo de Planeación y Sistemas o quien haga sus veces.59
En relación con el sistema integrado de gestión implementado en el ICBF a nivel nacional, Vera Jaimes comenta: “El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, logra en 24 meses que 7000 de sus 12000 colaboradores sean sensibilizados en la gestión de calidad, ambiental de seguridad y salud ocupacional y enfoque de servicio al ciudadano mediante estrategias centradas en la persona, obteniendo un cambio cultural por todos reconocido.”60
4.2 MARCO CONCEPTUAL
4.2.1 De los sistemas integrados de gestión. En la literatura se encuentran diferentes modelos de integración para los sistemas de gestión; Karapetrovic en 2003 propone un proceso genérico para lograr este objetivo:
El proceso se inicia especificando los objetivos de integración y determinando la factibilidad y alcance de un Sistema Integrado de Gestión (SIG)… En cualquier caso, es responsabilidad de la alta dirección, con la ayuda de gerentes funcionales, determinar si la integración es deseable y factible. La decisión de no integrarse siempre es una opción, aunque no muy beneficiosa. El segundo paso es elegir un modelo de integración que sirva como base de un SIG… el tercer paso requiere la colaboración de la alta y media gerencia, ya que deben decidir qué funciones (por ejemplo, calidad, medio ambiente, responsabilidad social) incluir en el nuevo e integrado sistema, así como qué normas utilizar como SIG… Una vez elegidas estas normas específicas de función, sus requisitos deben ser integrados para proporcionar un conjunto de criterios de referencia a los que se puede medir el SIG. Este proceso de medición será realizado por una auditoría SIG…
Posteriormente deberá realizarse un análisis de las carencias con respecto a los criterios integrados. Es de esperar que las brechas identificadas sean mayores en las áreas no cubiertas por un sistema de gestión anterior. El análisis de la brecha es seguido por la alineación e integración de la documentación SIG, así como de objetivos, procesos y recursos específicos de la función. El grado de integración (completo versus parcial, armonización versus amalgamación) puede decidirse en este momento, esencialmente parando el proceso cuando se han integrado los elementos deseados. Sin embargo, para experimentar un espectro completo de beneficios SIG, es deseable al menos alinear metas, así como recursos y procesos cruciales. Si bien es bastante obvia la necesidad de alinear los objetivos específicos de la función, la armonización de los recursos, aunque no estén totalmente integrados, mejorará la cooperación y la comunicación entre sistemas, además
de proporcionar ahorros significativos al minimizar los usos múltiples en todas las funciones.61
Bajo este modelo, estará sustentado el sistema integrado de gestión tomando en cuenta las nuevas versiones de la ISO 9001 e ISO 14001 y el sistema integrado de gestión implementado en el ICBF - Regional Bogotá.
4.3 MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL
Constitución Política de Colombia 1991.
Artículo 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.
Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares.
Artículo 6: Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.
Ley 75 DE 1968. Por la cual se dictan normas sobre filiación y se crea el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
Ley 7 DE 1979. Por la cual se dictan normas para la protección de la Niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otras disposiciones.
Ley 872 DE 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 1º: Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción
social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.
Ley 1098 de 2006. Diario Oficial No. 46.446 de 8 de noviembre de 2006. Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia. Artículo 1: FINALIDAD. Este código tiene por finalidad garantizar a los niños, a las niñas y a los adolescentes su pleno y armonioso desarrollo para que crezcan en el seno de la familia y de la comunidad, en un ambiente de felicidad, amor y comprensión. Prevalecerá el reconocimiento a la igualdad y la dignidad humana, sin discriminación alguna.
Ley 1753 DE 2015. “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”. ARTICULO 1°. Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. El Plan Nacional de Desarrollo 2014 2018 “Todos por un nuevo país”, que se expide por medio de la presente ley, tiene como objetivo construir una Colombia en paz, equitativa y educada, en armonía con los propósitos del Gobierno nacional, con las mejores practicas y estándares internacionales, y con la visión de planificación, de largo plazo prevista por los objetivos de desarrollo sostenible.
Decreto 4485 de 2009. Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Artículo 1: Adoptase la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003.
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000 versión 2009 es parte integrante del presente decreto, de obligatoria aplicación y cumplimiento, con excepción de las notas y los recuadros de orientación los cuales expresamente se identifican como de carácter informativo.
