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Sistemas de Información Administrativos

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Academic year: 2018

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Diseño de Sistemas de Información (II0701) Profesor: Warner Carvajal. EII-UCR Semestre I-2015 Grupo 6

Sistemas de Información Administrativos

Rolando Cordero rolando.cordero@ucr.ac.cr B22029 EII, Escuela de Ingeniería Industrial, Universidad de Costa Rica

Ignacio Mondal ignacio.mondal@ucr.ac.cr B24222 EII, Escuela de Ingeniería Industrial, Universidad de Costa Rica

Luis Jiménez luis.jiménez@ucr.ac.cr B33582 EII, Escuela de Ingeniería Industrial, Universidad de Costa Rica

RESUMEN – En el presente documento se presentan los resultados de investigación acerca de sistemas de información administrativos. Se realizó una compilación de referencias bibliográficas para realizar una exhaustiva descripción del concepto. Se explican las funciones y requerimientos de un sistema administrativo. Además se contemplan la composición de las partes de los sistemas administrativos y sus diferentes tipos y dimensiones.

TÉRMINOS CLAVE – SIA; retroalimentación; administración; gerencia; e-business

I. INTRODUCCIÓN

Hoy en día, toda gestión administrativa debe estar apoyada por el uso de información íntegra, real y actualizada. Con base en esta información, la organización sienta las bases para los procesos de toma

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$562 mil millones en hardware, software y equipo de telecomunicaciones para los sistemas de información y tenían planeado invertir otros $800 mil millones en consultoría y servicios de negocios y administración, lo cual implica el rediseño de las transacciones de la empresa para sacar provecho de estas nuevas tecnologías. [1]

Dado que el mundo empresarial está en constate cambio, las compañías se ven en la necesidad de actualizar sus métodos y herramientas. Por esto en la última década se transformaron los sistemas de información, implementando los grandes avances tecnológicos es posible conectar toda la información de una empresa y con ella poder tomar decisiones. Estos sistemas son empleados tanto en grandes empresas como en pymes. Su importancia radica en que es capaz de mejorar la productividad, rendimiento, capacidad. Además tiene un fácil uso y acceso constante.

II. DEFINICIÓN

Los Sistemas de Información Administrativos (SIA) consisten en componentes interrelacionados que procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar procesos de toma de decisiones y, la coordinación y control de una organización. Estos sistemas contienen datos e información de personas, recursos, lugares, eventos y transacciones. Entre otras funciones, existen las siguientes:

• Registrar los datos cuando se

realizan operaciones dentro de una organización, por ejemplo, transacciones internas.

• Filtrar y seleccionar la

información o datos y organizarlos de una forma específica, facilitando la interpretación para los gerentes de los resultados.

Surge como necesidad en una compañía por la dificultad de ser dirigida por una sola persona a la cabeza de las demás debido a las grandes características de la organización. Por ejemplo, muchas instalaciones, gran cantidad de procesos, basta cantidad de personal, entre otros posibles factores que pueden complicar una supervisión eficiente de todo el sistema, por lo que el SIA evita cruces de información entre departamentos y permite conocer problemas inmediatamente debido a la velocidad del flujo de información el sistema SIA implementado.

Los SIA tratan con los aspectos del comportamiento al igual que con los aspectos técnicos que rodean el desarrollo, uso e impacto de los sistemas de información que utilizan los gerentes y empleados en la empresa. [1]

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empresa almacenados en las bases de datos de los sistemas de datos transaccionales.

Por otra parte los SIA deben ser comprensibles, confiables, relevantes, íntegros, concisos, oportunos y tener un grado de precisión.

Otras necesidades que pueden cubrir los SIA son:

1. Facilidad para el análisis de datos o información.

2. Permitir tener más criterio a la hora de tomar decisiones administrativas.

3. Aplicaciones para tener un mayor control en la gestión de recursos que requiere supervisar un puesto de gerencia en específico.

4. Procesar diferentes operaciones básicas o complejas que consumen tiempo del gerente y así reduce tiempo importante que este ocupa realizando estas operaciones.

5. Proporcionar un espacio al cual es fácil acceso donde el gerente puede realizar búsqueda de la información que este requiere, es decir, el sistema de información almacena los datos que se consideren pertinentes.

6. Adquirir información en tiempo real, es decir, el tiempo que se tarda en buscar la información es mínima. Los datos se pueden observar en el momento que sea necesario. 7. Generar reportes e informes,

los cuales contienen información o datos que el administrador considere que es la más importante, dicho

reporte es un resumen de la información que se intercambió en la transacción u operación de interés.

8. Permite guardar copias de seguridad de información que se debe almacenar por cierto periodo de tiempo. Además también de reenviar dicha copia a personal que la requiera.

III. COMPONENTES BÁSICOS

1. Entrada

Corresponde a la recopilación de los datos en el ambiente interno de la empresa, es un proceso continuo en el que constantemente están ingresando nuevos datos que se almacenan en el sistema antes de que entren a la siguiente etapa. Ejemplos: datos, registros, recursos, entre otros.

2. Procesamiento:

Consiste en la transformación de datos que fueron recopilados con anterioridad. También son organizados y archivados con respecto al tipo de datos que corresponda. Ejemplos: Base de datos, programas, etc. Este procesamiento de información se puede dividir en dos tipos:

centralizado y

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manera individual sus actividades internas.

3. Retroalimentación:

Es la etapa donde se presentan los productos finales después de la transformación de los datos. Ya es posible realizar toma de decisiones.

4. Salida:

Aquí se realiza una verificación y ajuste a la información y resultados obtenidos anteriormente para utilizar los datos que realmente son de importancia. Ejemplos: información, transacciones, reportes, entre otros.

Una de las principales características de un SIA es que escoge la mejor tecnología disponible en la actualidad para la transmisión y procesamiento de los datos que se gestionan a los interno de la organización y en algunos casos, también se puede diseñar el sistema para que recopile información que se intercambia con agentes externos, con el fin de así establecer una sólida estrategia para las operaciones de la compañía.

IV. PLAN ESTRATÉGICO DEL SIA: Con el fin de realizar un estudio de sistemas y procedimientos se requiere seguir una metodología establecida que se compone de las siguientes etapas:

1. Preparación del estudio. 2. Registro de datos. 3. Análisis de los hechos

4. Desarrollo de la mejor solución

5. Implantación del Nuevo procedimiento

6. Mantenimiento de los procedimientos

Así mismo, se presenta una desagregación del procedimiento para la implementación enfocada al desarrollo del proyecto:

1. Analizar el comportamiento organizacional para identificar posibles cambios tecnológicos en distintas áreas para el siguiente SIA a instalar

2. Identificar la posición estratégica de la empresa. 3. Estudiar el ambiente interno

de la compañía, donde se desenvolverá el SIA

4. Establecer las restricciones y especificaciones para las políticas que se manejarán en la implementación del SIA 5. Definir los objetivos

estratégicos del SIA

6. Si se encuentra en un enfoque distribuido, es necesario identificar cuales subsistemas necesitan un mayor empuje a su eficiencia.

7. Encontrarse actualizados, es decir, conocer que nuevas aplicaciones existen que pueden traer una mayor fluidez al sistema y así mayores beneficios.

8. Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA

9. Definir criterios, priorización y pesos para evaluar todos los conceptos disponibles.

10. Estimar el plazo en que las metas deben ser cumplidas.

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§ El número de pasos en la captación de datos debe ser mínimo.

§ Los datos de todos los subsistemas deben ser compatibles.

§ El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y procedimiento de los datos de apoyo.

§ Los cambios e innovaciones deben hacerse teniendo en cuenta el costo-efectividad.

§ Las fuentes de datos se deben recopilar solo una vez.

§ La reproducción de registros o informes debe estar disponible de acuerdo con la demanda.

§ Debe existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los archivos.

En el momento en que se decide implementar un SIA en una empresa, se debe definir un enfoque: pasivo o proactivo.

§ Pasivo: Inicialmente se elabora un plan administrativo, seguidamente se definen los requerimientos que necesita el plan para que sean diseñados en el sistema de información.

§

Proactivo: Busca establecer

un gran sistema de información que permita a la compañía poseer una mayor competitividad en el mercado, mejor publicidad del producto, mejor gestión de los recursos humanos, financieros y materiales. El SIA se compenetra con la estrategia global de la organización.

 

V. TIPOS DE SIA

Según Laudon (2012) los sistemas administrativos se dividen en tres tipos principales. Puesto que hay distintos intereses, especialidades y niveles en una organización, hay distintos tipos de sistemas. Ningún sistema individual puede proveer toda la información que necesita una organización.

A. Sistemas para Grupos Gerenciales Como se mencionó anteriormente un SIA brinda soporte a los distintos grupos de niveles de administración. Estos sistemas incluyen: sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información gerencial, sistemas de soporte de decisiones y sistemas para la inteligencia de negocios.

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C. Negocio Electrónico

El negocio electrónico o e-business se refiere al uso de tecnología digital e internet para ejecutar los principales procesos de negocios en la empresa. El e-business incluye las actividades para la administración interna de la empresa y para la coordinación con los proveedores y otros socios de negocios. También abarca las actividades que dan soporte a esas transacciones en el mercado, como publicidad, marketing, soporte al cliente, seguridad, entrega y pago.

Los SIA se basan en las siguientes áreas:

1. Conceptos de sistema y la ciencia de administración. 2. Administración en la

organización.

3. Sistemas organizacionales. 4. Datos, información y

comunicación.

5. Sistemas de computación. 6. Administración de la base de

datos.

7. Planeación, control y toma de decisiones.

El enfoque de sistemas, es en el cual se puede encontrar vasta información sobre una base dirigida a los clientes externos e internos para observación, reacción y toma de decisiones. Existen dos enfoques generales de sistemas: integrado y distribuido.

1. Integrado: Canaliza la información recibida por medio de las operaciones realizadas a lo interno de la compañía a una base de datos común, la cual alimenta

a los distintos departamentos de la organización.

2. Distribuido: Gestiona un conjunto de sistemas de información, el objetivo es dividir el gran sistema, que corresponde a la empresa, en diversos subsistemas los cuales tienen autonomía entre sí, pero que se comunican constantemente.

 

VI. DIMENSIONES

Según Laudon (2012) para usar los sistemas administrativos con efectividad, éstos deben comprender tres dimensiones: la organización, la administración y las tecnologías de información. Un sistema de información crea valor para la empresa, en forma de una solución organizacional y gerencial para los desafíos impuestos por el entorno.

A. Organización

La estructuración de una compañía, es clave para la distribución de la fuerza laboral. De ahí la necesidad de organización. Los elementos de una organización son: su gente, su estructura, sus procesos de negocios, sus políticas y su cultura. Una organización coordina el trabajo mediante su jerarquía y, además. Incluyen reglas formales para realizar tareas. El sistema de información diseñado se ajusta a las necesidades de cada tipo de administrador en los diferentes rangos en la organización, por ejemplo:

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§ Gerencia media: El sistema se diseña para que puedan formular objetivos específicos para los departamentos que controlan, planeación en las operación de los mismos, organizar personal y recursos para seguir las estrategias planteadas.

§ Personal a nivel operativo: Se les brinda un sistema que permita personalizar los objetivos generales a sus propias labores, además registros donde puedan colocar los resultados y datos obtenidos en cada día de trabajo.

B. Administración

El trabajo de la gerencia es dar sentido a las situaciones a las que la organización se enfrente. Para ello, la administración de la organización debe percibir los desafíos en el entorno, establecer una estrategia y asignar recursos tanto financieros como humanos para coordinar el éxito.

El SIA debe hacer más que administrar lo que ya existe, sino que debe ayudar al gerente a crear nuevos productos y servicios. Este trabajo creativo es impulsado por el nuevo conocimiento y la información transmitido por el SIA.

C. Tecnologías de Información (TI) Esta dimensión es en realidad una herramienta que se utiliza para lidiar con el cambio. Esta dimensión se divide en cuatro principales categorías que conjuntamente hacen posible el funcionamiento de un SIA.

§ Hardware: es el equipo físico que se utiliza para la entrada, procesamiento y salida de información de un sistema.

Abarcan desde dispositivos de entrada como teclados, hasta

procesadores y

almacenadores de datos.

§ Software: serie de instrucciones pre-programadas que controlan los componentes de hardware y manejan la información disponible.

§ Almacenamiento de datos: se trata de la parte de las TI que gobierna la organización de los datos en medios de almacenamiento físico.

§ Redes y Telecomunicaciones: tanto dispositivos físicos como software encargado de conectar las diversas partes del sistema y la organización. Transfieren información y datos entre ubicaciones. Un excelente ejemplo de esto es el internet.

VII. DESVENTAJAS

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VIII. DESVENTAJAS

El paquete de Microsoft Office es un claro ejemplo de un sistema de información fácil de implementar en la empresa, con enfoque distribuido donde cada departamento por separado trabajo en sus propias labores.

• Microsoft Word: básicamente es un

procesador de textos, aunque posee muchas más operaciones para el usuario. Es el programa más reconocido a nivel mundial en sus funciones respectivas, utilizado comunmente en todas las organizaciones.

• Excel: funge como una hoja de

cálculos muy útil para controlar los flujos financieros de la empresa.

• Access: Permite al usuario diseñar

su propia base de datos, con los requerimientos respectivos de su empresa.

• Powerpoint: Programa para elaborar

presentaciones ejectivas, que facilitan de manera visual la transmición de conocimientos, resulltados, ideas, planeación, y cualquier enfoque que se le quiera dar.

• Outlook: Administrador los correos

electrónicos, facilita el manejo de información a personas que tienen poco tiempo y necesitan ser efectivos a la hora de recibir y enviar datos e información.

IX. CONCLUSIONES

Se logró describir los sistemas de información de tipo administrativo, diferenciando sus componentes, dimensiones y plan estratégico de acción. Se comprendió exitosamente las funciones y usos que se dan en las organizaciones y cómo se implementan. Además, se resalta la importancia de los SIA como herramientas de negocios imprescindibles en el entorno empresarial global de hoy en día.

Tomando en cuenta sus características es importante también saber implementar los SIA para las diferentes aplicaciones con el mayor pragmatismo posible. De esta manera, se sacará más provecho de la utilización de estas herramientas en el ámbito profesional.

X. BIBLIOGRAFÍA

1. Laudon, K.; Laudon, J. (2012). Sistemas de Información Gerencial. Decimosegunda edición. México: Pearson Educación.

2. McLeod, R. (2008). El MIS y consideraciones de factores humanos. Juárez, México: Pearson Prentice Hall.

XI. ACERCA DE LOS AUTORES

Rolando Cordero

Estudiante de Ingeniería Industrial en la Universidad de Costa Rica. Entre sus áreas de interés se encuentran el área de la logística, ingeniería de calidad y la gestión de las finanzas.

Luis Jiménez

Estudiante de Ingeniería Industrial en la Universidad de Costa Rica. Algunas de sus áreas de interés son la enconomía, automatización de procesos y la cadena de suministro.

Ignacio Mondal

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Referencias

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