MODELADO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS EN LA EMPRESA GMK
NIFER ANTONIO AGUILAR SOLAR ERWIN ELIECER GUERRERO OSORIO GUSTAVO ALBERTO GALLO ARROYO
Director
ROBERTO FERRO ESCOBAR Ph.D.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
MODELADO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS EN LA EMPRESA GMK
NIFER ANTONIO AGUILAR SOLAR CÓDIGO: 20161199001
ERWIN ELIECER GUERRERO OSORIO CÓDIGO: 20161199012
GUSTAVO ALBERTO GALLO ARROYO CÓDIGO: 20161199009
ESPECIALIZACIÓN EN PROYECTOS INFORMÁTICOS
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE INGENIERÍA
Tabla de contenido
RESUMEN ... 7
INTRODUCCIÓN ... 8
PARTE I. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ... 10
CAPÍTULO I. ANÁLISIS DEL SISTEMA ... 10
1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ... 10
1.1.1 Pregunta de Investigación ... 11
1.2 JUSTIFICACIÓN... 11
1.3 HIPÓTESIS ... 12
1.4 OBJETIVOS... 13
1.4.1 Objetivo general ... 13
1.4.2 Objetivos específicos ... 13
CAPÍTULO II. GENERALIDADES ... 14
2.1 METROLOGÍA. ... 14
2.2 EL CONCEPTO DE TEMPERATURA. ... 15
2.3 DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN. ... 16
2.4 PROCESOS ... 17
2.5 ISO/IEC 17025 ... 18
2.7 Business Process Management (BPM) ... 20
2.8 NOTACIÓN PARA MODELAR PROCESOS ... 21
2.9 SELECCIÓN DE ALTERNATIVA PARA MODELADO DE PROCESO ... 24
2.10 BPMN ... 25
2.10.1 Pool´s y Lane´s ... 25
2.10.2 Eventos de inicio, intermedios y fin ... 25
2.10.3 Flujos de secuencia y de mensaje ... 26
2.10.4 Actividades ... 27
2.10.5 Gateway´s ... 27
2.10.6 Sub-procesos ... 28
PARTE II. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ... 29
CAPÍTULO III. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ... 29
3.1 INSTRUMENTOS PARA LA MEDICIÓN DE TEMPERATURA. ... 29
3.1.1 Tipos de instrumentos para la medición de la temperatura... 30
3.1.2 Calibración de instrumentos para la medición de la temperatura. ... 32
3.2 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CALIBRACIÓN PARA EQUIPOS DE TEMPERATURA. ... 37
3.2.1 Formato GMK – PR3 – F3 Orden de Servicio para el Laboratorio. ... 38
3.2.3 Formato GMK – PR4 – P1 – F1 Recepción de equipos e instrumentos al
laboratorio. ... 38
3.2.4 Formato GMK – PR4 – F1 Programa de calibración de equipos ... 39
3.2.5 Instructivo para la manipulación segura de los ítems de calibración GMK PR4 – I6 40 3.2.6 Informe de resultados. ... 41
3.3 DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE CALIBRACIÓN PARA EQUIPOS DE TEMPERATURA. ... 42
3.3.1 Obtención de información primaria. ... 42
3.3.2 Interpretación de datos y hallazgos. ... 43
3.4 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ... 45
CAPITULO IV. DIANÓSTICO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL... 49
PARTE III. CIERRE DE LA INVESTIGACIÓN ... 51
CAPÍTULO V. MODELO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ... 51
5.1 DIAGRAMA DEL MODELO DE GESTIÓN DE PROCESO DE NEGOCIO PROPUESTO PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE TEMPERATURA ... 51
5.2 MODELO ENTIDAD – RELACION ER ... 57
5.3 REPORTES E INDICADORES REQUERIDOS ... 62
CONCLUSIONES ... 63
Apéndice A: Diagnóstico de la cultura organizacional de la empresa GMK ... 68
Apéndice B Perfiles de cargo ... 95
Apéndice C Interfaces de usuario ... 100
Apéndice D DDL del Modelo Entidad Relación ... 107
Lista de figuras Figura 1 Modelo general del sistema ... 17
Figura 2 Modelo del sistema de gestión de mediciones ... 19
Figura 3 Termómetro de vidrio ... 34
Figura 4 Termómetro de alcohol ... 35
Figura 5 Termómetro infrarrojo ... 36
Figura 6 Incubadora ... 37
Figura 7 horno de secado ... 37
Figura 9 Diagrama de Gestión calibración equipos de temperatura. ... 52
Figura 10 Diagrama subproceso Ejecutar plan de calibración. ... 53
Figura 11 Modelo entidad relación ... 58
Lista de tablas Tabla 1 Codificación según instrumento. ... 40
Tabla 2 Pasos del proceso de calibración de instrumentos y / o equipos de laboratorio para medición de temperatura. ... 48
Tabla 3 Actividades -Roles de Gestión calibración equipos de temperatura. ... 52
Tabla 4 Actividades -Roles de Ejecutar plan de calibración... 52
RESUMEN
En la actualidad la compañía GMK busca optimizar el proceso en la división metrología, fortaleciendo su operación y mejoramiento de los tiempos de respuesta ante los clientes internos y externos, debido al crecimiento de los últimos tres años en su operación. Adicionalmente se debe garantizar el cumplimiento de la norma internacional para la calibración de equipos de en la variable física de temperatura.
Se realizará el levantamiento de indicadores de la documentación existente, con lo cual se diseña y modela la arquitectura actual y se analizan los cambios necesarios para la mejora, si se considera que el modelo propuesto se encuentre alineado con las posibles variaciones de la organización a mediano y largo plazo.
Se analiza la simulación del modelo de un sistema de información propuesto y se documenta de tal modo que permite la toma de decisiones basadas en métricas e indicadores.
La utilización de una metodología apropiada para el diseño de un sistema de información para la compañía, permitiría el mejoramiento de la calidad del servicio, garantizando un estándar de calidad apropiado y ayude a ser la base para la toma de decisiones y así contribuir a la mejora continua.
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el laboratorio de acreditación de tercer nivel de GMK, no cuenta con un sistema de información que permita un óptimo desempeño en los tiempos de respuesta en los trabajos realizados para el procedimiento de calibración de la variable de temperatura.
La metodología de trabajo de la empresa GMK, se basa en tener la mayoría de la documentación requerida de forma física, haciendo que la gestión se vuelva congestionada y compleja, y por ende demanda una cantidad representativa de tiempo en la entrega de los resultados de calibración.
Hoy en día, se tiene una tendencia a implementar sistemas de información para la optimización y el apoyo en los procesos y procedimientos internos de los sistemas de gestión de calidad en las organizaciones, donde existen sistemas de información global si se desea integrar todos los procesos de la organización, o particular, si sólo es implementado en un área o proceso.
El modelo del sistema de información para la Gestión Técnica del laboratorio GMK, pretende identificar y estructurar las actividades que intervienen en el proceso de calibración de los equipos de temperatura y generar un modelo de proceso que ayude a cumplir con los estándares de calibración.
PARTEI.CONTEXTUALIZACIÓNDELAINVESTIGACIÓN
CAPÍTULOI. ANÁLISISDELSISTEMA
Este capítulo tiene como propósito presentar el proceso inicial de la investigación. En primera instancia se hace la identificación del problema, seguidamente la justificación, para posteriormente plantear la hipótesis y finalizar con el objetivo general y los objetivos específicos.
1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Una de las deficiencias que se perciben en este momento es que existe poco talento humano que conozca este tipo de herramientas tecnológicas las cuales necesitan conocimiento de TIC integradas a los sistemas de gestión y por lo cual no se evidencian en la cotidianidad en este tipo de organizaciones y modelo de negocio.
Por lo anterior se busca modelar un sistema de información que permitiría disponer eficazmente de toda la gestión documental de manera optimizada logrando la disminución del tiempo empleado en los procesos del área, y una gestión mucho más sencilla y eficiente en este proceso.
1.1.1 Pregunta de Investigación
¿Al diseñar y modelar el sistema de información de la compañía GMK será posible modernizar el modelo tradicional basado en documentación física y por ende mejorar los tiempos de respuesta de los procesos?
1.2 JUSTIFICACIÓN
Todo este proceso es realizado por varios integrantes de la organización (recepcionista, metrólogo, director de metrología), en donde toda la información requerida debe estar sincronizada y al día, para no demorar los procesos y no tener trabajos no conformes o reproceso.
De implementarse un sistema de información SI, se podría eliminar la dependencia de la documentación de manera física, y la posibilidad de actualizar las bases de datos sería automatizada. Con ello se optimizaría los tiempos en el proceso, toda la información quedaría integrada de manera segura y confiable, y el proceso sería más sencillo y eficiente.
Con el modelado de un sistema de información se pretende identificar y estructurar las actividades requeridas en el proceso de calibración de equipos de temperatura del laboratorio GMK, proponiendo un Modelo del Proceso de Negocio y modelo de datos relacional que permita cumplir con los estándares de calidad y mejora continua de la organización.
1.3 HIPÓTESIS
Debido al crecimiento de la empresa GMK, se observa que los tiempos de respuesta de la prestación del servicio de calibración ha incrementado generando retrasos en la entrega de equipos por pérdida de control en cada una de las actividades del proceso empleado para la calibración de los equipos de temperatura.
“El modelamiento de un sistema de información para el área de gestión técnica de la compañía GMK, optimiza el proceso de calibración de instrumentos en la variable de temperatura logrando cumplir los acuerdos de servicio de los clientes internos y externos de la organización”.
1.4 OBJETIVOS
Para abordar el trabajo que se propone en este documento se han planteado los siguientes objetivos:
1.4.1 Objetivo general
Modelar un sistema de información que permita cumplir estándares de calibración para equipos de temperatura en la empresa GMK.
1.4.2 Objetivos específicos
Identificar las actividades que se realizan en la calibración de equipos de temperatura con el fin de cuantificarlas y situarlas dentro del proceso de negocio.
Proponer un modelo de Gestión de Proceso de Negocio (BPM) con las actividades que se requieran para la calibración de equipos de temperatura en los laboratorios GMK.
Diseñar el modelo entidad relación que permita soportar los requerimientos del área de gestión técnica en la variable de temperatura de la compañía.
CAPÍTULOII.GENERALIDADES
Este capítulo tiene como finalidad establecer todo el marco de referencia requerido para la ejecución de trabajo planteado.
2.1METROLOGÍA.
2.2 EL CONCEPTO DE TEMPERATURA.
Partiendo del hecho que la temperatura es una propiedad física que permite comparar la cantidad de calor que posee un cuerpo en relación a otro cuerpo de referencia, es necesario utilizar algún instrumento que cuantifique la cantidad de calor que posee un cuerpo y así llegar a valores exactos. A continuación, se da una ilustra una definición de temperatura.
La Temperatura es una propiedad de la materia que está relacionada con la distribución de la energía calorífica entre la materia de un cuerpo. Cuando dos cuerpos, que se encuentran a distinta temperatura, se ponen en contacto, se produce una transferencia de energía, en forma de calor, desde el cuerpo caliente (mayor temperatura) al frío (menor temperatura), esto ocurre hasta que las temperaturas de ambos cuerpos se igualan. En este sentido, la temperatura es un indicador de la dirección que toma la energía en su tránsito de unos cuerpos a otros. (García & Martínez, 2014).
El instrumento utilizado habitualmente para medir la temperatura es el termómetro. Actualmente se utilizan tres escalas para medir la temperatura, la escala Celsius es la que habitualmente se usa la unidad de medida Fahrenheit (países anglosajones) y la escala Kelvin (uso científico).
temperatura Celsius. Un intervalo de temperatura o una diferencia de temperatura Celsius puede expresarse tanto en grados Celsius como en kelvin. (Icontec, NTC 1000 - Mtrología. Sistema Internacional de Medidas, 2004)
Características físicas y metrológicas de los patrones nacionales de medición en temperatura. Los patrones nacionales de medición en temperatura de Colombia se realiza mediante un conjunto de celdas de punto fijo de mercurio, agua, galio, estaño y zinc en un rango de -38,8 °C a 419,5 °C según la definición de la Escala Internacional de Temperatura de 1990, ITS-90; un conjunto de termómetros y un conjunto de medios de comparación en un rango de -80 °C a 1 200 °C para la realización del método de comparación para la calibración de termómetros de contacto; y un conjunto de cuerpos negros de superficie para la calibración de termómetros de radiación en un rango de 0 °C a 500 °C; todos los patrones con trazabilidad al Sistema Internacional de Unidades, SI, por medio de calibraciones en Institutos Nacionales de Metrología de nivel primario: el PTB de Alemania y el CENAM de México. La Resolución 41242 del 11 de julio de 2013 de la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC oficializa los patrones nacionales de medición de Colombia. (INM, 2014).
2.3 DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
pueden representarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos: elementos de entrada, elementos de salida, sección de transformación, mecanismos de control y objetivos.
En la figura 1 se puede ver un diagrama con la representación de los 5 bloques del modelo general de sistemas y la iteración entre ellos.
Figura 1 Modelo general del sistema (Fernández, 2006)
En el desarrollo de los sistemas de información se deben considerar algunos fundamentos que lleven a una mejor estructuración del mismo como los son: implicar a los usuarios del sistema, establecer fases y actividades, documentar durante el desarrollo, establecer estándares, diseñar sistemas previendo la escalabilidad, tener estrategias para la resolución de problemas.
2.4 PROCESOS
organización, que utilizando unos recursos obtenga un bien o un servicio dirigido a un cliente, se considera un proceso (…) El proceso se define como un conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.
2.5 ISO/IEC 17025
Esta norma internacional (Icontec, NTC-ISO/IEC 17025 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración, 2005) se basa en los Requisitos Generales para la competencia de laboratorios de ensayo y calibración. Aplica para cualquier laboratorio de calibración o ensayo, independientemente de su tamaño o actividad. Se divide en dos tipos de requisitos:
● Requisitos de gestión: Relacionados con la gestión de la calidad del laboratorio. Requisitos muy similares a la ISO 9000.
● Requisitos técnicos: Relacionados con aspectos de influencia directa sobre el resultado de las actividades de ensayo y calibración del laboratorio.
2.6 NTC-ISO 10012
mediciones asegura que el equipo y los procesos de medición son adecuados para su uso previsto e importante para alcanzar los objetivos de la calidad del producto y gestionar el riesgo de obtener resultados de medición. (ISO, 2003). En la Figura 2 se muestra el diagrama para el modelo de un sistema de gestión de mediciones
Figura 2 Modelo del sistema de gestión de mediciones(ISO, 2003)
Las exigencias actuales hacen que las empresas y organizaciones deben crear procesos con estrategias claras y coherentes, con base en soluciones de gestión eficaces y eficientes en el desarrollo de los procesos de negocio.
empresas deben adaptarlos, optimizarlos e integrarlos, apoyándose en soluciones de negocio conformadas por plataformas, sistemas de información y aplicativos que responden ante los cambios que produce el entorno, facilitan una mayor productividad del empleado y una mayor y mejor colaboración con socios comerciales y clientes de valor, evitando así riesgos innecesarios que disminuyen la rentabilidad y los beneficios de las mismas. (Díaz, 2008).
De la misma manera dentro de las conclusiones dadas por Díaz en su artículo soportan la importancia del trabajo a realizar en la empresa GMK y sus repercusiones a futuro.
La implantación de tecnologías de gestión de procesos de negocios en las empresas está promoviendo un cambio cultural, por cuanto la información es compartida entre todos los empleados y la apropiación alrededor de la misma genera nuevo conocimiento. Este, por su parte, se ve reflejado en las mejores prácticas y en el desarrollo, ejecución y colaboración frente a actividades y procesos futuros. Las nuevas tecnologías de gestión se han introducido en las empresas no solo como una herramienta para la solución de problemas con empleados, proveedores o clientes, sino que han fomentado un ambiente de colaboración entre todos los actores, al compartir soluciones, mejoramiento continuo en tiempo real, así como mayor y mejor atención tanto a clientes internos como externos. (Díaz, 2008).
2.7 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
los procesos de la empresa, en busca de mejorar la eficiencia y la eficacia por medio de la gestión sistemática de los mismos. Estos procesos deben ser modelados, automatizados, integrados, monitoreados y optimizados de forma continua.
La filosofía BPM se ve como un sistema completo de información y comunicación, a través de un marco documental que permite publicar, almacenar, crear, modificar y gestionar procesos, así como acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
2.8 NOTACIÓN PARA MODELAR PROCESOS
El modelado de procesos de negocio es la actividad de representar el estado actual (as is, como es) y el estado futuro (to be, como será) de los procesos de una empresa para su comparación y contraste, de tal forma que permitan el análisis y mejoramiento para llegar a la situación deseada. Los modelos son construidos por analistas de negocio y administradores.
El modelado y la ejecución de procesos de negocio bajo una perspectiva BPM se basa en estándares tales como BPMN, XPDL y BPEL. Cada uno de estos estándares participa a distintos niveles de una arquitectura de desarrollo (Cadavid, Ospina, & Quintero, 2008).
- Modelado de Negocio con BPMN (Business Process Modeling Notation), es el lenguaje y notación visual de modelado de procesos (flujos de trabajo). El organismo BPMI (Business Process Management Initiative) propuso el estándar BPMN, el cuál se fundamenta en una notación gráfica e intuitiva que permite a los individuos con mayor conocimiento sobre el negocio construir modelos sin requerir un nivel de especialización en alguno de los estándares o mecanismos formales involucrados en las soluciones tecnológicas para soportar la gestión de procesos de negocio.
- XPDL (XML Process Definition Language) es la representación en un archivo XML de un proceso modelado.
- BPEL (Business Process Execution Language) es el lenguaje estándar empleado por un motor de procesos para la ejecución de los mismos, opera a nivel “máquina” y regularmente surge de la interpretación de un proceso modelado de manera visual y especificada en XPDL.
- Extensiones de Ericsson y Penker para UML (Unified Modeling Language), aunque UML fue creado para especificar la arquitectura y el diseño de un sistema, éste presenta la característica de la extensibilidad para crear aditamentos que permita cubrir otras necesidades de modelado. La propuesta sugiere el uso del diagrama de actividades, pues de acuerdo a la definición dada, un proceso de negocio es esencialmente una secuencia de actividades. Propone un conjunto de extensiones para el modelado de negocio.
de componentes y sus interacciones, junto con eventos externos y la lógica que determina cuales actividades se ejecutan y cuando.
Modelado de Negocio con IDEF3: Captura de Descripción de Procesos, el estándar IDEF3 fue creado por la Fuerza Aérea de EEUU. IDEF3 describe procesos como secuencias ordenadas de eventos o actividades. Su objetivo es formular el cómo, mientras que IDEF0 se encargaba de mostrar el qué de las actividades de negocio.
Modelado de Negocio con UML: Propuesta Universidad de Murcia, se hace un análisis de las actividades de modelado en las etapas tempranas del proceso de desarrollo de software, y señala algunos problemas con los enfoques metodológicos actuales. Este estudio indica que utilizar el modelado de casos de uso como punto de partida, como suele hacerse comúnmente, sin tener antes una representación del dominio, puede conllevar a la identificación, especificación e implementación de funcionalidades no adecuadas para el dominio en el cual se construye la solución. (Cadavid, Ospina, & Quintero, 2008).
2.9 SELECCIÓN DE ALTERNATIVA PARA MODELADO DE PROCESO
A continuación se exponen los factores por los cuales la alternativa de notación para modelar procesos, BPMN, es la escogida dentro de las técnicas de modelado de procesos para el desarrollo del objetivo propuesto en el tema de investigación.
Al citar a Freund, Rücker, & Hitpass, en su libro Manual de referencia y guía práctica BPMN 2.0:
La mayor debilidad de las notaciones comparadas con BPMN, es la insuficiencia estructural para modelar la lógica entre los participantes autónomos de los procesos, es decir de modelar la colaboración entre los procesos. Este aspecto conceptual de colaboración y coreografía se convierte hoy en día en u factor crítico, si se cree que los desafíos actuales tienden a un grado cada vez mayor de integración de los procesos en una organización y sobre todo con sus agentes externos (proveedores, clientes, entes gubernamentales, entes reguladores, etc.) (Freund, Rücker, & Hitpass, 2014) .
Hasta el 2008 EPC (Event driven Proces Chain) fue la notación más difundida para el modelamiento de procesos, sobre todo en países de habla alemana, pero con la aparición del estándar BPMN la situación cambio. En 2010 se observa que el interés por BPMN sobrepasó a EPC.
directamente por un motor de workflow es el dominio BPMN y no existe ninguna otra notación hasta el momento que supere el grado de expresividad a este nuevo estándar.
Actualmente se observa una tendencia al rápido crecimiento de la técnica de modelamiento BPMN, siendo la razón principal, que esta técnica BPMN se convirtió en un estándar oficial de la industria para modelar procesos y con su nueva versión que contiene un metamodelo para intercambiar modelos entre herramientas, además, es apoyado por casi todos los grandes fabricantes y proveedores de tecnología a nivel mundial.
2.10 BPMN
Para hacer el modelado BPMN se necesitan distintos elementos como pools, lanes, eventos, actividades, flujos, entre otros los cuales se describen a continuación (Business Process Management, 2016).
2.10.1 Pool´s y Lane´s
Un pool puede definirse como el objeto que, en BPMN, representa un participante. Mientras que la persona o instancia responsable de la ejecución de cada tarea es conocido como lanes. Para BPMN, el pool representa una instancia de rango mayor comparada con los lanes y asume el control de procesos, en otras palabras, se refiere a cada uno de los procesos.
2.10.2 Eventos de inicio, intermedios y fin
2.10.3 Flujos de secuencia y de mensaje
Un flujo de secuencia, define el orden de ejecución entre dos actividades dentro de una misma agrupación, mientras que, un flujo de mensajes se utiliza para establecer comunicación y/o envió de información entre dos o más agrupaciones, una agrupación puede ser una unidad organizativa, una función, una aplicación, una clase, una entidad o una ubicación.
Para crear un flujo de secuencia crearlo existen ciertas reglas:
● Se puede trazar un flujo de secuencia entre dos procesos dentro de una agrupación o carril
● Puede trazar un Flujo de secuencia entre un proceso en un carril y un proceso en otro carril, solo si los lanes están en la misma agrupación.
2.10.4 Actividades
Estas representan el trabajo que es ejecutado dentro de un proceso de negocio. Las actividades pueden ser compuestas o no. (Business Process Management, 2016).
Existen 4 tipos:
● Tarea: Una Tarea es una unidad de trabajo, el trabajo a realizar. Cuando aparece con el símbolo indica un Subproceso, una actividad que puede ser refinada.
● Transacción: Una Transacción es un conjunto de actividades relacionadas lógicamente, adhiriéndose a un protocolo transaccional particular.
● Subproceso de Evento: Un Subproceso de Evento se sitúa en el interior de otro sub proceso. Este se activa en la ocurrencia del evento de inicio especificado y mientras el proceso que lo contiene permanezca también activo. El subproceso de evento puede interrumpir o no al proceso que lo contiene.
● Actividad de Llamada: Una actividad de llamada es una referencia a un Subproceso o Tarea definido de forma global que se reutiliza en el proceso actual.
2.10.5 Gateway´s
● Compuerta Exclusiva basada en eventos: Esta compuerta siempre será seguida por eventos o tareas de recepción, y sólo activará un flujo saliente dependiendo del evento que ocurra en primer lugar.
● Compuerta Paralela: En un punto de bifurcación, todos los caminos salientes serán activados simultáneamente. En un punto de convergencia, la compuerta espera a que todos los flujos incidentes completen antes de activar el flujo saliente
● Compuerta Inclusiva: En un punto de bifurcación, al menos un flujo es activado. En un punto de convergencia, espera a todos los flujos que fueron activados para activar al saliente
● Compuerta Compleja: Comportamiento complejo de convergencia/bifurcación no capturado por el resto de compuertas.
● Exclusiva Basada en Eventos (generadora de instancias): En la ocurrencia de uno de los eventos subsecuentes se crea una nueva instancia del proceso.
● Paralela Basada en Eventos (generadora de instancias): En la ocurrencia de todos los eventos subsecuentes se crea una nueva instancia del proceso.
2.10.6 Sub-procesos
PARTEII.DESARROLLODELAINVESTIGACIÓN
CAPÍTULOIII.ANÁLISISDELASITUACIÓNACTUAL
La empresa GMK se encuentra ubicada en la Avenida Américas # 71A - 49 Bogotá, Colombia desde hace 14 años. GMK ofrece un amplio portafolio de equipos para laboratorios, mantenimiento preventivo y correctivo, comprobación metrológica con patrones certificados, calibración y certificación por laboratorios acreditados por la ONAC – Organización Nacional de Acreditación de Colombia, estudio estadístico y determinación de la periodicidad de los mantenimientos, capacitaciones en metrología, manejo y uso adecuado de equipos.
Dentro de estas actividades realizadas se encuentra la calibración para equipos de temperatura. La calibración tiene como fin comparar los valores de magnitudes que indica un instrumento con valores de referencia de mayor exactitud y que han sido aceptados por organismos nacionales o internacionales.
3.1INSTRUMENTOS PARA LA MEDICIÓN DE TEMPERATURA.
3.1.1 Tipos de instrumentos para la medición de la temperatura.
Los equipos más comunes son artefactos de cambio de estado, artefactos de expansión de fluido, termocuplas o termopares, artefactos de resistencia y termistores, sensores ópticos e infrarrojos, artefactos bimetálicos.
3.1.1.1 Cambio de estado.
Los llamados artefactos de cambio de estado se refieren a etiquetas, crayones, lacas o pinturas, cristales líquidos, gránulos o conos, que cambian de apariencia al alcanzar determinada temperatura. Usualmente se emplean para temperaturas entre 38 o C y 1780 Oc. El cambio de apariencia es permanente por lo que no pueden usarse repetidamente, el tiempo de respuesta es relativamente lento y la exactitud no es alta, pero son útiles en aplicaciones industriales como por ejemplo en soldadura o en hornos de cocción de cerámica. (Marbán & Pellecer, 2002) 3.1.1.2 Artefactos de expansión de fluido.
El termómetro casero es el representante mejor conocido de los artefactos de expansión de fluido.
Los termómetros pueden ser de mercurio, de un líquido orgánico como el alcohol y también existen versiones que emplean algún gas. Los hay que trabajan bajo inmersión parcial, total o completa. Se pueden utilizar repetidamente, no requieren fuentes de corriente, pero los datos que proporcionan no pueden ser directamente registrados y/o transmitidos. (Marbán & Pellecer, 2002)
3.1.1.3 Las termocuplas o termopares.
relativamente bajo. Su intervalo de medición depende de los metales empleados y usualmente está entre -270 oC y 2300 oC. (Marbán & Pellecer, 2002).
3.1.1.4 Resistencia.
Los artefactos de resistencia (conocidos como RTDs en inglés) se basan en el principio de que al cambiar la temperatura cambia la resistencia eléctrica. En el caso de metales ésta aumenta; en los termistores en cambio, la resistencia eléctrica del semiconductor cerámico disminuye al aumentar la temperatura. Son estables, pero tienen el inconveniente de que, puesto que trabajan a base del paso de una corriente por un sensor, se crea una cierta cantidad de calor lo cual puede afectar su exactitud. Los RTDs trabajan a temperaturas en torno de los -250 oC a 850 oC y los termistores entre -40 oC y 150 oC. (Marbán & Pellecer, 2002).
3.1.1.5 Los pirómetros ópticos.
Los sensores o pirómetros ópticos se basan en que la luz emitida por un objeto caliente está relacionada con su temperatura; trabajan entre 700 oC y 4200 oC. Por su parte, los sensores o pirómetros infrarrojos miden la cantidad de radiación emitida por una superficie; son apropiados para temperaturas del orden de los 3 000 oC. Aunque su precio es mayor, ambos tienen la ventaja de que no requieren contacto directo con la superficie cuya temperatura va a ser medida. (Marbán & Pellecer, 2002).
3.1.1.6 Bimetálicos.
3.1.1.7 Otros medidores.
Otros medidores de temperatura empleados en metrología son el termómetro estándar de resistencia de platino (standard platinum resistance thermometer SPRT), los termómetros de gas a volumen constante (CVGT), los termómetros de radiación. (Marbán & Pellecer, 2002)
3.1.2 Calibración de instrumentos para la medición de la temperatura.
Los procedimientos de calibración contribuyen asegurar la confiabilidad y uniformidad de las mediciones que se realizan, con el objetivo de mejorar sus procesos de calidad.
3.1.2.1 Definición de calibración.
La calibración es la operación que bajo condiciones especificadas establece, en una primera etapa, una relación entre los valores y sus incertidumbres de medida asociadas obtenidas a partir de los patrones de medida, y las correspondientes indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una segunda etapa, utiliza información para establecer una relación que permita obtener un resultado de medida a partir de una indicación.
Una calibración puede expresarse mediante una declaración, una función de calibración, un diagrama de calibración, una curva de calibración o una tabla de calibración. En algunos casos, puede consistir en una corrección aditiva o multiplicativa de la indicación con su incertidumbre correspondiente.
3.1.2.2 Objetivo de la calibración.
El envejecimiento de los componentes, los cambios de temperatura y el estrés mecánico que soportan los equipos deterioran poco a poco sus funciones.
Cuando esto sucede, los ensayos y las medidas comienzan a perder confianza y se refleja tanto en el diseño como en la calidad del producto. Este tipo de situaciones puede ser evitado, por medio del proceso de calibración.
El objetivo de las mediciones en el enfoque “de la incertidumbre” no es determinar el mejor valor verdadero posible. Se supone más bien que la información obtenida de la medición permite únicamente atribuir al mensurando un intervalo de valores razonables, suponiendo que la medición se ha efectuado correctamente. (LMA, 2016)
El objetivo de la medición en el enfoque “del error” es obtener una estimación del valor verdadero tan próxima como sea posible a ese valor verdadero único. La desviación respecto al valor verdadero está constituida por errores sistemáticos y aleatorios, admitiéndose que siempre es posible distinguir entre sí estos dos tipos de errores, y que deben tratarse de manera diferente. No existe una regla que indique cómo combinarlos en un error total que caracterice el resultado de medida dado, obteniéndose únicamente un valor estimado (JCGM, 2012).
3.1.2.3 Servicios de calibración.
La calibración de equipos de laboratorio se ofrece para diferentes indicadores como lo es la temperatura. Los equipos que se pueden encontrar en relación a la temperatura son: hornos, estufas, neveras, cuartos fríos, baños de maría, incubadoras, termómetros vidrio y de alcohol, termómetros eléctricos, y/o análogos.
3.1.2.3.1 Termómetro de vidrio y termómetro de alcohol.
El termómetro desde su invención ha evolucionado mucho, principalmente a partir del desarrollo de los termómetros electrónicos digitales. Inicialmente se fabricaron aprovechando el fenómeno de la dilatación, por lo que se prefería el uso de materiales con elevado coeficiente
de dilatación, de modo que, al aumentar la temperatura, su estiramiento era fácilmente visible.
El metal base que se utilizaba en este tipo de termómetros ha sido el mercurio, encerrado en un tubo de vidrio que incorporaba una escala graduada.
Los termómetros de alcohol se utilizan para medir temperaturas bajas, el alcohol es coloreado con una sustancia azul o una sustancia roja con objeto que sea distinguible la columna frente a la escala que determina la temperatura.
Figura 4 Termómetro de alcohol (Equipos y laboratorios de Colombia, 2015)
Procedimientos de calibración en temperatura basados en normatividad internacional tales como:
ASTM E77 (1998) Estándar Test Method For Inspection And Verification of Thermometers.
ASTM E 563-02 Estándar Practice For Preparation And Use of an Ice-Point Bath as a Reference Temperature.
3.1.2.3.2 Termómetro infrarrojo.
Calibración de temperatura infrarroja se realiza por el método de comparación directa, utilizando como Patrón una fuente de calibración de cuerpo negro. Se entrega informe de calibración del equipo con estimación de incertidumbre (se utiliza como referencia la Guía Técnica Colombiana GTC-51), sticker de calibración, copia de la trazabilidad de los patrones y de las pasantías de los metrólogos que realizan las calibraciones.
Figura 5 Termómetro infrarrojo (Equipos y laboratorios de Colombia, 2015)
3.1.2.3.3 Baño de María, incubadoras y estufas de secado.
La calibración se realiza por comparación directa, utilizando como Patrón una RTD Pt100 en el calibrador de procesos Martel Corporation. Se realizan mediciones en tres puntos dentro del baño para medición de la homogeneidad.
Figura 6 Incubadora (Equipos y laboratorios de Colombia, 2015)
Figura 7 horno de secado (Equipos y laboratorios de Colombia, 2015)
3.2 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CALIBRACIÓN PARA EQUIPOS DE TEMPERATURA.
Los procesos de calibración de los instrumentos para la medición de la temperatura están establecidos según la Norma Técnica Colombiana ISO / IEC 17025 2005. La empresa GMK implementa una serie se formatos con el fin de guiar a todo el personal relacionado durante las operaciones de calibración.
Los formatos utilizados dentro de su sistema de gestión de calidad fueron observados, leídos y analizados, dando como resultado un orden y relación entre los mismos, a continuación, se detallan estos formatos.
3.2.1 Formato GMK – PR3 – F3 Orden de Servicio para el Laboratorio.
En este formato se registra toda la información necesaria del instrumento y/o equipo que sea ingresado a las instalaciones de GMK, para el control del servicio prestado dentro de la empresa. La persona responsable de su diligenciamiento es el asesor comercial que tiene contacto con el propietario del instrumento y/o equipo y dado el caso que llegue directamente a las instalaciones de GMK la persona responsable de su diligenciamiento será la recepcionista de la empresa.
3.2.2 Formato GMK – PR3 – F001 Base de Datos de Clientes.
La persona responsable del diligenciamiento de la orden de servicio para el laboratorio es también la responsable del diligenciamiento de la base de datos de clientes. Allí se le asigna un código al cliente, que será requerido en el formato GMK – PR4 – P1 – F1 Recepción de equipos e instrumentos al Laboratorio, y del cual el director del laboratorio se basará para realizar la búsqueda de la información requerida en los reportes expedidos por el Laboratorio, en esta misma base de clientes.
3.2.4 Formato GMK – PR4 – F1 Programa de calibración de equipos
Cada vez que ingresa un instrumento y/o equipo a las instalaciones del laboratorio, el director del laboratorio lo codifica e ingresa en el formato mencionado GMK – PR4 – F1 Programación de calibración de equipos.
La codificación se realiza con las siglas iniciales EX que indica que se trata de un instrumento y/o equipo externo seguido de la convención según tabla (documento GMK - PR4 - I9 Instructivo para la codificación de instrumentos y equipos del laboratorio) que se expone a continuación:
VARIABLE INSTRUMENTO
CÓDIG O
PRESIÓN
Manómetro de caratula MC
Manómetro Digital MD
Transductor de Presión TP
Transmisor de Presión PT
Válvula V
TEMPERATURA Y HUMEDAD
Baño Térmico BAT
Baño de María BAM
Bloque Seco BT
Mufla MF
Horno o Incubadora HI
Termocupla TC Termohigrómetro Digital THD Termohigrómetro Análogo THA
Termómetro Bimetálico TB
Termómetro de Vidrio TV
Termómetro de Alcohol TA
Termómetro Digital TD
Tabla 1 Codificación según instrumento.
Para finalizar se asigna el consecutivo según el número de ingreso de equipos que se tenga según esté en el formato Programación de calibración de equipos GMK – PR4 - F1 y donde se deberá registrar dicho código. Ejemplo, se ingresa un termómetro bimetálico, su código interno será: EX – TB – 001
3.2.5 Instructivo para la manipulación segura de los ítems de calibración GMK PR4 – I6
La manipulación segura de los instrumentos o equipos de los clientes recepcionados por el laboratorio es garantizada en todo momento cuando el director de laboratorio y su personal a cargo siempre siguen estrictamente cada una de las recomendaciones e instrucciones de uso declaradas por el fabricante respecto a:
Condiciones de almacenamiento.
Preparación, montaje y alistamiento antes de la puesta en servicio.
Conexiones apropiadas.
Protocolo de apagado.
Para dar cumplimento a los ítems anteriormente expuestos se gestiona para que, en la recepción del instrumento o equipo, el cliente suministre el manual del fabricante. Sin embargo, cuando este no disponga del mismo, y si el director de laboratorio lo considera indispensable para poder ejecutar la calibración; pedirá al metrólogo ubicarlo en internet, asegurándose que sea una versión aplicable al instrumento o equipo recepcionado, caso en el cuál se conservará una copia que se conservará en la memoria de alguno de los equipos de cómputo del laboratorio, previendo la futura recepción de otros ítems de este mismo modelo. Si el director de laboratorio considera que no es indispensable el manual del instrumento o equipo para ejecutar la calibración, éste podrá recepcionarse normalmente.
3.2.6 Informe de resultados.
Los resultados de cada ensayo, calibración, o serie de ensayos o de calibraciones realizadas por el laboratorio se informan en un modo exacto, claro, inequívoco, objetivo, y de acuerdo con toda instrucción específica en los métodos de ensayo o de la calibración. Los resultados se reportan en un informe o un certificado de la calibración e incluyen normalmente toda la información pedida por el cliente y necesaria para la interpretación de los resultados de ensayo o de la calibración, y toda la información requerida por el método usado.
3.3 DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE CALIBRACIÓN PARA EQUIPOS DE TEMPERATURA.
Para realizar un análisis del Proceso de Calibración para Equipos de Temperatura se empezó con la obtención de información primaria y posteriormente un interpretación y hallazgos de la información recolectada.
3.3.1 Obtención de información primaria.
Una vez identificado como tal el proceso de calibración de equipos de temperatura, se realiza un cuestionario para obtener información primaria acerca de los puntos críticos y de esta manera valorar el sistema de gestión del proceso de calibración para equipos de temperatura. El cuestionario fue elaborado después de hacer una revisión detallada de los formatos utilizados en el sistema de gestión de calidad y la información de las entrevistas con el personal involucrado en el proceso (recepcionista, asesor comercial, metrólogo y director de laboratorio). Al final se elaboraron diez (10) preguntas al personal involucrado con el propósito que expresaran su opinión sobre el tema de investigación. A continuación, se ilustra el cuestionario:
1. ¿Conoce con claridad el rol que usted desempeña dentro del proceso para calibración de equipos de temperatura? ¿Cuál es su función?
3. ¿La Base de Datos de Clientes (formato GMK – PR3 – F001) es diligenciada en su totalidad? ¿Qué aspectos a mejorar se podrían tener en cuenta?
4. ¿Cree usted que el formato GMK – PR4 – P1 – F1 Recepción de equipos e instrumentos al laboratorio, le falta algún parámetro para el seguimiento y procesamiento de la información?
5. ¿El Programa de calibración de equipos GMK – PR4 – F1 debe mejorar en alguno de sus ítems? ¿Cuál o cuáles?
6. ¿La disponibilidad y fácil consulta es una característica del instructivo para la manipulación segura de los ítems de calibración? Sí o no ¿Por qué? ¿Accede o se capacita constantemente con este instructivo? Sí o no ¿Por qué?
7. ¿Cambiaría o recomendaría énfasis en alguna parte del procedimiento de calibración para equipos de temperatura?
8. ¿Los clientes a los que se les presta el servicio han presentado alguna inconformidad con el procedimiento realizado? ¿Cuál y Por qué?
9. ¿Los tiempos estipulados para la calibración de equipos se cumplen a cabalidad? Sí o no ¿Por qué?
10.¿La información que se diligencia en cada uno de los pasos del procedimiento de calibración está articulada, actualizada y de fácil consulta según se avance en el proceso de calibración? Su recomendación:
3.3.2 Interpretación de datos y hallazgos.
proceso. El personal involucrado corresponde al asesor comercial que es el primer contacto del cliente con GMK, en su defecto la recepcionista, el metrólogo y el director de laboratorio.
El formato Orden de Servicio para el Laboratorio (formato GMK – PR3 – F3) se elaboró en Excel y es de fácil acceso y comprensión. Dentro de las recomendaciones para el diligenciamiento de este formato en la variable física temperatura, se encuentra ampliar con más detalle los elementos de instrumentos y/o equipos a calibrar ya que actualmente se encuentran seis (6) elementos.
La Base de Datos de Clientes (formato GMK – PR3 – F001) se elaboró en Excel y es diligenciado en su totalidad y el dato más representativo corresponde al código del cliente que posteriormente es necesario para diligenciar el formato de ingreso al laboratorio y con el cual se lleva a cabo el seguimiento del instrumento y/o equipo de medición.
El formato GMK – PR4 – P1 – F1 Recepción de equipos e instrumentos al laboratorio se elaboró en Excel, como recomendación está en trabajar articuladamente los formatos de orden de servicio para laboratorio y el formato de la base de datos de clientes ya que proporciona el número de la orden del servicio y el código del cliente respectivamente. Estos datos son indispensables para el ingreso del instrumento y/o equipo al laboratorio y su posterior seguimiento.
El instructivo para la manipulación segura de los ítems de calibración GMK PR4 – I6 se puede consultar fácilmente y como aspecto relevante esta la definición de responsabilidades:
● Director de Laboratorio: Revisar y aprobar este procedimiento. Velar por su cumplimiento
● Metrólogo y encargado de la recepción de instrumentos y equipos: Cumplir los lineamientos descritos en este instructivo.
En todos los procedimientos se puede crear una no conformidad, pero los laboratorios tienen los instrumentos para resolverlas de manera positiva. Los tiempos de respuesta a las órdenes de servicio de la empresa GMK están dentro de los tiempos presupuestados pero pueden mejorar al optimizar el proceso. La gran falencia corresponde a la articulación de los formatos relacionados durante el proceso de calibración.
3.4 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO
(Estimado) RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 1. Genera la orden de Servicio para
el Laboratorio.
1 h - Asesor Comercial.
- Recepcionista de la empresa.
Formato GMK - PR3 – F3: Orden de Servicio para el Laboratorio.
2. Diligencia la Base de Datos del Cliente.
3. Asigna el Código del Cliente.
1 h
1 h
La persona responsable del diligenciamiento de la orden de servicio para el laboratorio es también la responsable del
diligenciamiento de la base de datos de clientes.
- Asesor Comercial.
- Recepcionista de la Empresa.
Formato GMK - PR3 - F001: Base de Datos de Clientes.
Documento GMK – PR4 – I9: Instructivo para la Codificación de Instrumentos y Equipos de Laboratorio.
4. Recepciona Instrumentos y/o Equipos en el Laboratorio.
8 h Se diligencia por la persona encargada del laboratorio. - Director del Laboratorio
Formato GMK - PR4 - P1 - F1: Recepción de Equipos e Instrumentos al Laboratorio. 5. Desarrolla el Programa de
Calibración de Equipo. 6. Aplica el Instructivo para la Manipulación Segura de los Ítems de Calibración.
48 h - Metrólogo. Formato GMK - PR4 - F1:
Programa de Calibración de Equipos
Instructivo GMK PR4 – I6.
7. Genera el informe o certificado de calibración.
8. Diligencia e instala el stiker de calibración.
9. Revisa el Certificado de calibración y verifica los procedimientos cumplidos. 10. Comunica cualquier no conformidad o requisitos no cumplidos para que se hagan las respectivas correcciones. 1 h 1 h 1 h 8 h 1 h - Metrólogo
- Director de Laboratorio
- Director de Laboratorio
Formato GMK - PR4 - F1: Programa de Calibración de Equipos
Instructivo GMK PR4 – I6: Instructivo para la
11. Archiva la copia del certificado de calibración del instrumento y/o equipo de medición de temperatura en la carpeta correspondiente. 12. Verifica que se haya colocado el sticker para comprobar su estado al final del proceso de calibración.
1 h
1 h
- Director de Laboratorio
- Director de Laboratorio
Formato GMK - PR4 - F1: Programa de Calibración de Equipos.
CAPITULOIV.DIAGNÓSTICODELACULTURAORGANIZACIONAL
Este capítulo tiene como propósito mostrar la identificación y/o diagnóstico del nivel en el que se encuentra la Cultura organizacional de la empresa GMK, para ello se aplicó la matriz de Richard Nolan.
Para el procedimiento se planteó una hipótesis inicial y dentro del análisis se propusieron 3 perfiles para la realizar la encuesta: Administrativo, apoyo y operativo.
Como hipótesis inicial se consideró que la empresa GMK en la división técnica de laboratorios de la empresa GMK se encuentra en la fase de contagio en la matriz de Nolan.
Luego de aplicar las encuestas, analizar las evidencias y categorizar la empresa de acuerdo a las etapas de desarrollo de cultura organizacional de Richard Nolan, se pudo concluir.
La empresa GMK es una empresa joven, que si bien tiene algunas implementaciones de software y/o formatos, procedimientos y procesos documentados ninguno puede llegar a ser considerado un sistema de información puesto que en su crecimiento ha dejado de lado elementos de crecimiento de la cultura organizacional como son las integraciones y la gestión de la información.
Existe un alto potencial dentro de la empresa para seguir avanzando en las etapas de la cultura organizacional de Nolan, y debido a que se encuentra en la etapa de contagio este tema de cultura organizacional está tomando fuerza en sus prioridades.
PARTEIII.CIERREDELAINVESTIGACIÓN
CAPÍTULOV. MODELODELSISTEMADEINFORMACIÓN
5.1DIAGRAMA DEL MODELO DE GESTIÓN DE PROCESO DE NEGOCIO PROPUESTO PARA LA CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE TEMPERATURA
A nivel macro se ha propuesto un flujo de proceso (Figura 9) denominado “Gestión calibración equipos de temperatura” el cual es ejecutado por cuatro roles de negocio que se han identificado y listado a continuación: Receptor, Metrólogo, Operador de Calibración, Analista calidad y son los encargados de ejecutar las actividades que se relacionan en la tabla 3. El Perfil de cada Rol fue suministrado por la empresa GMK y se encuentran especificados en el
Apéndice C.
ARTEFACTO ROL Actividades
Actividad de usuario Receptor - Registrar equipo y
generación de orden se servicio.
- Registrar salida del equipo
Actividad de Usuario Metrólogo - Diagnóstico y plan de
Calibración
Subproceso Metrólogo - Ejecutar plan de
calibración Operador de Calibración
Jefe de laboratorio
Tabla 3 Actividades -Roles de Gestión calibración equipos de temperatura.
ARTEFACTO ROL Descripción
Subproceso Metrólogo Registro dar de baja
Operador de Calibración Gestionar acciones de calibración
Jefe de laboratorio Gestionar laboratorios Tabla 4 Actividades -Roles de Ejecutar plan de calibración.
Figura 8 Diagrama de Gestión calibración equipos de temperatura.
Figura 9 Diagrama subproceso Ejecutar plan de calibración.
A continuación se explican cada una de las actividades diagramadas en las Figura 8 y Figura 9.
Registrar equipo y generación de orden se servicio.
Actividad Ejecutada por el Rol de negocio “Receptor”, es el encargado en primer momento de verificar que el cliente exista en el sistema. Si es el caso registrar el equipo y asociarlo al cliente. Si el cliente no existe debe poder crearlo en esta misma actividad para posteriormente registrar el equipo. En esta actividad se debe consultar y registrar información del cliente y del equipo en la base de datos.
Como resultado de esta actividad se genera una orden de servicio con su respectiva fecha.
Esta actividad desempeñada por el Rol de Negocio “Metrólogo”, es la ejecutada con el objeto de realizar un diagnóstico del equipo ingresado. La entra para esta actividad es la orden de servicio. Con ella se recuperan los datos del equipo y del cliente.
En caso de tener un diagnóstico favorable se ordena el plan de calibración (Si cumple requisitos para la calibración) y si no se debe emitir un certificado y darle salida al equipo.
Cuando se cumplen requisitos para la calibración es ejecutado el subproceso “Ejecutar plan de calibración”.
De esta actividad sale una bandera que indica si se cumple o no requisito para continuar con el flujo del proceso.
Ejecutar plan de calibración.
Ejecutar plan de Calibración es un subproceso que se ejecuta en un primer momento por el Rol “Operador de Calibración”, el cuál es el encargado de tomar todas las muestras al equipo conforme al plan de Calibración. La entrada de esta actividad es la orden del servicio con la cual se puede recuperar los datos del equipo y ver la traza de la información registrada en las actividades anteriores.
En esta actividad se deben ingresar los valores arrojados en cada una de las muestras en cada tiempo dentro de la ejecución del plan de Calibración.
laboratorios Nacionales como lo son: Equipos y Laboratorios de Colombia, Laboratorio Metrológico de Antioquia.
o Conocer el intervalo a calibrar deseado. Es necesario que se corrobore que nuestro equipo es capaz de cubrir el intervalo de calibración del instrumento bajo prueba (UUT por sus siglas en inglés).
o Analizar incertidumbres. Se recomienda que la incertidumbre total del equipo de referencia (termómetro de referencia, indicador y fuente de temperatura) tenga una relación de 4:1 contra la exactitud del instrumento bajo prueba.
o Definir puntos de medición. Dividir de manera equidistante en temperatura el intervalo de calibración en al menos 5 puntos de medición cubriendo la mayor parte de dicho intervalo.
o Llevar a cabo las mediciones. Se programa la fuente de temperatura a cada uno de los distintos puntos de medición, una vez que la fuente de temperatura es estable se toman lecturas del termómetro de referencia y del termómetro o termómetros a calibrar. Se recomienda que se tomen varias lecturas en cada punto con lo que se mejora la incertidumbre.
o Realizar cálculos. Una vez tomadas las mediciones se llevan a cabo los promedios de las lecturas en
o cada punto, se calcula la incertidumbre de cada punto de medición y se determina en su caso, si el termómetro a calibrar se encuentra dentro de las especificaciones del fabricante o su norma correspondiente.
Gestión de calidad
Esta actividad es ejecutada por el analista de la calidad. Tiene como objeto validar los registros obtenido en la ejecución del plan de calibración conforme a los patrones de referencias y si es caso el flujo se devuelve a la ejecución del plan de calibración o en su defecto continúa hacia la actividad de Gestionar certificado.
Gestionar Certificado.
Esta actividad es ejecutada por el Rol “Analista de Calidad”, en esta actividad se ingresa la orden de servicio con la cual se pueden acceder a los datos del equipo a modo de lectura y los registros consignados durante la ejecución del plan de calibración. De acuerdo a los resultados se valida si cumple o no con la calibración y en todo caso se emite un certificado físico de la gestión de la calibración.
En esta actividad se debe dejar copia del certificado en un repositorio documental sea este físico y/o electrónico.
Registrar salida del equipo
Esta actividad es ejecutada por el Rol Receptor. Este el encargado también de dar la salida al equipo al cuál se le ha emitido el certificado.
Dado que las actividades que se han planteado en el flujo de proceso contienen actividades de usuarios y las mismas requieren de interfaces que permitan la captura y salida de información que diseñaron formularios que permiten la captura de los datos básicos que requiere el sistema de información para su operación. Ver Apéndice C.
5.2 MODELO ENTIDAD – RELACION ER
El modelo del Sistema de Información propuesto se soporta sobre el siguiente modelo entidad relación de la Figura 10. En la Tabla 5 se describen cada una de las tablas del modelo y en el
Figura 10 Modelo entidad relación
Descripción de Tablas del modelo Entidad – Relación ER. En todas la entidades por normalización de la organización se incluyen los siguientes atributos: USUARIO_CREO, FEC_CREACION, FEC_ACTUALIZACION, USUARIO_ACTUALIZO.
TABLA DESCRIPCION ATRIBUTOS
SI_PAIS Contiene la
información
correspondiente a los países.
ID_PAIS (PK) DESCRIPCION
SI_DEPARTAMENTO En esta tabla de parametriza los departamentos, Estados, Provincias de acuerdo a la división política de cada país y se relaciona cada registro con un país.
ID_DEPARTAMENTO (PK) DESCRIPCION ID_PAIS
SI_CIUDAD En esta tabla se
parametriza las ciudades por departamento y/o Estado, Provincia de acuerdo a la división política de cada país.
ID_CIUDAD (PK) DESCRIPCION
ID_DEPARTAMENTO (FK)
SI_DIRECCIÓN Esta tabla se
almacena las direcciones de los clientes
considerando el país, departamento, ciudad y la cadena de dirección.
ID_DIRECCION (PK) ID_PAIS (PK) ID_DEPARTAMENTO (PK) ID_CIUDAD
VAL_DIRECCION
SI_CLIENTE Almacena la
información de los clientes.
ID_CLIENTE (PK) NOMBRE
ID_DIRECCION (FK) TELEFONO
EMAIL CELULAR
SI_TIPO_EQUIPO Se almacena la
información
correspondiente al
tipo de equipo que se ha ingresado para el procedimiento de calibración.
(Termómetro, temocupla, etc.)
SI_EQUIPO Almacena la
información del equipo que ingresa para calibración.
IDE_EQUIPO (PK) COD_EQUIPO
IDE_CLIENTE (FK) IDE_TIPO_EQUIPO (FK) REFERENCIA
MARCA SI_TIPO_SERVICIO Almacena el tipo de
servicio que se va a prestar. (Revisión por garantía, calibración primera vez, etc.)
ID_TIPO_SERVICIO (PK) DESCRIPCION
SI_ESTADO Corresponde a los
estados que puede tener una orden de servicio (Ej. En calibración, En Finalizada,
Rechazada)
ID_ESTADO (PK) DESCRIPCION
SI_CARGO Contiene la
información
relacionada con los
cargos del
organigrama
administrativo de la organización
ID_CARGO (PK) DESCRIPCION
SI_ORDEN_SERVICIO se almacena la
orden de servicio relacionada con un servicio para un equipo.
ID_ORDEN_SERVICIO (PK) FEC_ORDEN
ID_TIPO_SERVICIO (FK) ID_ESTADO (FK) ID_EQUIPO (FK)
SI_FUNCIONARIO Almacena la
información de los funcionarios de la organización que intervienen en el
proceso de
calibración.
ID_FUNCIONARIO (PK) NOMBRE
ID_CARGO (FK) ID_DIRECCION (FK) NUM_TELEFONO
NUM_CELULAR MAIL
información del diagnóstico que se le hace a cada equipo que ingresa para la calibración.
ID_ORDEN_SERVICIO (FK) VAL_DIAGNOSTICO
OBSERVACIONES FEC_DIANOSTICO ID_FUNCIONARIO
SI_MANUAL en esta tabla se
almacena los manuales de cada equipo que se debe calibrar para tenerlo como medio de referencia, puede contener
almacenado el
binario del
documento o un link de acceso a un repositorio de documentos.
ID_MANUAL (PK) DESCRIPCION
VAL_ARCHIVO
SI_CALIBRACION Almacena la
información básica de la calibración del equipo, como la fecha de inicio y fin, además del funcionario
responsable.
ID_CALIBRACION (PK)
ID_DIAGNOSTICO (FK)
ID_FUNCIONARIO_RESP(FK) ID_MANUAL (FK) FEC_INICIO
FEC_FIN
SI_UNIDAD_MEDIDA Almacena las
unidades de
temperatura del Sistema
Internacional de Medida.
ID_UNIDAD (PK) DESCRIPCION
SI_DETALLE_CALIBRACION Almacena la data recolectada en el
proceso de
calibración como el valor y la fecha hora de los procedimientos.
ID_DETALLE_CALIBRACION(PK) ID_CALIBRACION (FK) VAL_MUESTRA
ID_UNIDAD_MUESTRA (FK) FEC_HORA_MUESTRA
5.3 REPORTES E INDICADORES REQUERIDOS
Dentro de los reportes e indicadores requeridos para el proceso de calibración de equipos de temperatura en la empresa GMK se han identificado los siguientes:
Se requiere el indicador de los equipos (por tipos) que fueron calibrados y los que no, a los cuales se les generó orden de servicio en un rango de fecha determinados.
Se requiere conocer el promedio de duración del proceso de calibración de equipos de temperatura en periodos estimados por meses o semanales, tomando como rango de fecha desde que se genera la orden de servicio hasta que se registra la salida del mismo. La entrada de este reporte es el año.
Poder determinar en qué fase o actividad se encuentra un equipo que se registró con una orden de servicio con sus observaciones y fechas.
Reporte de los equipos calibrados conforme al plan de calibración, por usuarios, en un periodo de tiempo determinado, indicando la fecha de inicio y fecha fin de la actividad.
Se requiere un reporte de los equipos que no les fue posible realizar la calibración e indicar su causal.
CONCLUSIONES
Se diseñó un modelo de un Sistema de Información en que se incluye el diagrama del proceso de negocio (BPM) como propuesta que puede servir para realizar la calibración de los equipos de temperatura para la empresa GMK en caso de implementarse. Este modelo se puede escalar con algunos ajustes para la calibración de los equipos de otras variables físicas.
El diseño y modelado del sistema de información de la compañía GMK en cuanto a la calibración de equipos de temperatura permite modernizar el modelo tradicional basado en documentación física y por ende mejorar los tiempos de respuesta, además de ejercer un mejor control sobre cada una de las actividades que intervienen en el proceso. La optimización en los tiempos y mayor control resultarían como consecuencia de la información centralizada y oportuna de la misma.
Un Sistema metrológico para asegurar la calidad requiere de funciones bien definidas en cada actividad de proceso, disposición de instructivos de ajuste y mantenimiento para los equipos e instrumentos de calibración y de material técnico que permita aclarar como es el caso del cálculo de incertidumbre.
Este proyecto evidencia la posibilidad de realizar aplicativos personalizados según las necesidades de cada organización, específicamente en el diseño de los procedimientos de calibración y mantenimiento para una maquinaria especifica.
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APÉNDICE A: DIAGNÓSTICO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA GMK
Hipótesis Inicial Matriz de Nolan
“La división técnica e integrada de laboratorios de la empresa GMK se encuentra en la fase de contagio en la matriz de Nolan”
VARIABLE INDICADOR ÍNDICE
PREGUNTA # posición del usuario Interés capacitación interés de formación 1 2
Motivación 3
4
Participación
Asistencia 5
6
Opiniones 7
8
Aplicaciones
Aplicaciones no existentes
conocimiento 9
10
experiencia 11
12 Proyectos de
aplicaciones en curso
Divulgación 13
14
Entrenamiento 15
16
Concepto de informática
Perdida de información
Reprocesos 17
18 Inconformidades 19 20 Automatización Actividades manuales 21 22 Actividades asistidas 23 24 Organización del procesamiento de datos Aplicaciones utilizadas
Actualizados 25
26
Rotación 27
28 Cantidad de formatos Usados Tiempos de diligenciamiento 29 30
Complejidad 31
32
