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Ángela María Galeano Suárez
Tutora
María Pardo V
Universidad Santo Tomás
Facultad de Comunicación Social para la Paz
2015
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Reflexión de Fondo – Reflexión crítica
“La sistematización es aquella interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explica la lógica del proceso vivido, los factores que han intervenido en dicho proceso, cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo” (Jara, 1998. p.1)
Dentro de las organizaciones, la comunicación interna se ha concebido como un fin y no como un medio que puede aportar a la estructuración de estrategias, motivación del personal y lineamientos que contribuyan a los objetivos empresariales. Por esta razón, se considera que la comunicación interna es exclusivamente responsabilidad del departamento y no de toda la organización.
En ese orden de ideas, se presentan algunas problemáticas:
La empresa no cree que la comunicación interna sea una herramienta de
gestión estratégica. La ve más como un símbolo de modernidad o una acción
de marketing dirigida al público interno.
Los líderes consideran a la comunicación interna como un costo, que no crea
valor.
El área de CI está en una zona periférica, sin peso político, sin recursos.
Se concibe a la comunicación como un fin en sí mismo (hacer la revista
interna) y no como un medio para alcanzar otros fines como por ejemplo
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Se confunde la comunicación estratégica con herramientas de comunicación.
Se cree que la comunicación interna es “propiedad y responsabilidad” del
departamento de CI de forma aislada, desconociendo que todos los actores
de la empresa son parte de la misma. (Alejandro Formanchuk, especialista en
Comunicación interna, Argentina)
De esta manera y teniendo en cuenta el papel de la comunicación interna de la organización, se plantean lineamientos que permitirían una mejor comunicación a todo nivel, compañeros, jefes y subalternos.
El Plan de Comunicación Estratégica de Bancóldex debe buscar que las audiencias conozcan la misión del Banco, pero sobre todo que ENTIENDAN su función y servicios básicos. De ahí la importancia de hacer mensajes con un lenguaje sencillo y fácilmente comprensible; tal como se señala en la sección de tono corporativo.
Comunicar no es sólo informar, obtener posicionamiento y construir reputación. También es ganar confianza, credibilidad y sobre todo aumentar la capacidad de fortalecer vínculos con grupos de interés para Bancóldex e iNNpulsa Colombia. B
La iniciativa de realizar un seguimiento de la importancia de la comunicación interna dentro de Bancóldex e iNNpulsa Colombia, nace en la coyuntura de la transformación que está viviendo la organización; partiendo de los aportes que la comunicación organizacional podría aportar desde el departamento de mentalidad y Cultura de iNNpulsa durante la fusión con el departamento de Comunicaciones e imagen Corporativa.
4 Aunque existe un manual de comunicación interna dentro de iNNpulsa Colombia fue evidente que se presentaron situaciones que plasmaron que estos conductos no se estaban llevando a cabo:
a) La elección de un nuevo gerente creó un ruido comunicacional en donde se comenzaron a presentar inseguridades frente a la estabilidad laboral de los funcionarios.
b) Los rumores internos empezaron a ser cada vez más protagonistas dentro de la organización debido a que grupos de personas tenían una versión de lo que está sucediendo dentro de la transformación empresarial de Bancóldex junto con la fusión que está viviendo con iNNpulsa Colombia.
“La comunicación interna se dirige a las personas de la organización y tiene por
objetivo proyectar una imagen coherente en el interior de la empresa, y también cada
vez con más frecuencia, a evitar un desfase entre la imagen interna y la imagen externa” y es precisamente este tópico el que permite visibilizar cómo en la organización es relevante transmitir la información simultáneamente con la coyuntura que se está viviendo, ya que esto genera incertidumbres y problemas que podrían estar afectando tanto a los funcionarios como a los clientes externos. Al estar implantando un nuevo modelo de la organización debido a una transformación completa es necesario que la política y objetivos sean transmitidos directamente por el presidente en el caso de Bancóldex y del gerente en el caso de iNNpulsa.
Los resultados económicos son de suma importancia en un ente financiero y económico; particularmente en el Banco de comercio Exterior se debería informar a los funcionarios qué está pasando.
5 organización, esto no debe afectar las estrategias. Se debe comunicar estrictamente lo necesario que compete a cada uno de los funcionarios que estarán dentro de esta fusión y/o informarles con anterioridad los procesos que se están llevando a cabo, precisamente para que los cambios y reestructuraciones no hagan que los procesos se interrumpan o no se cumpla con los objetivos propuestos.
El lenguaje utilizado debe ser socializado con la directora de Mentalidad y Cultura de la mano con la directora de la oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa de Bancóldex. De la misma manera, el monitoreo de medios diario, permite realizar un análisis de presencia en los diferentes medios de comunicación nacionales, para lograr así una estructuración de contenidos y estrategias de posicionamiento en el sector económico, financiero, de innovación y emprendimiento.
Informe final Sistematización
1.
INTRODUCCIÓN
1.1 Tipo de trabajo a desarrollar
Después de que el Grupo Bancóldex realizó la socialización de las nuevas estrategias y de la transformación que está desarrollándose este año, se creó la necesidad de fusionar también, el área de Mentalidad y Cultura de iNNpulsa y el departamento de comunicaciones corporativas, debido a que estos dos trabajaban temas similares.
iNNpulsa durante sus tres años de existencia, careció de un departamento de comunicaciones internas, ya que estaba a la sombra de lo que realizaba el Grupo Bancóldex.
6 apoyar al empresario colombiano. La transformación que cambiará la razón de ser del banco estará enfocada, en expandirse para buscar y generar mejores resultados redefiniendo algunas metas y objetivos.
Objetivo General Consolidar y apoyar las herramientas y lineamientos de comunicación interna de Bancóldex dentro de la transformación empresarial con iNNpulsa Colombia.
En esta consolidación se utilizaron estrategias de varios tipos tales como,
dentro de ellos el Monitoreo diario de medios enviado al correo institucional de toda la organización, información e insumos para el boletín del sector Comercio, Industria y Turismo), registro de noticias para el comité de comunicación externa de iNNpulsa Colombia. Por parecerme esta Esta última herramienta por constituir a mi parecer un canal importante de comunicación. Me preocupe
en ser parte activa de esta misma.
Objetivos Específicos
Realizar seguimiento del plan de comunicación corporativa del Grupo
Bancóldex para el año 2015, dándolo prelación a la sinergia que se quiere lograr entre Bancóldex e iNNpulsa Colombia.
Identificar necesidades de comunicación que permitan mejorar la efectividad
de las gestiones que se realicen en la oficina de comunicación e imagen corporativa, enfocados en la comunicación interna.
Apoyar la divulgación del monitoreo de noticias diario a través del correo
institucional a todo el Grupo Bancóldex.
7 En la misma medida, la directora y/o coordinadora de Mentalidad y Cultura de iNNpulsa Colombia trabajó conjuntamente con la directora de la Oficina de comunicaciones e imagen corporativa de Bancóldex, de la mano de su equipo de trabajo, para realizar seguimiento de los nuevos lineamientos de comunicación para que fueran eficientes y lograran la mejora y optimización de procesos dentro del banco. Del mismo modo, se fortaleció en esta población, el trabajo en equipo, la identidad y el sentido de pertenencia.
La comunicación interna es el pilar de la estructura organizacional de cualquier entidad: favorece las relaciones de los funcionarios, orienta a los colaboradores hacia el alcance de los objetivos con una visión más clara de los logros que se desean alcanzar en la organización. Permite la existencia de ventajas competitivas ya que todos trabajaron en pro de un proyecto colectivo, acorde con los valores corporativos. En definitiva, el conocimiento de la importancia de la comunicación interna en la fusión empresarial, es un valor agregado que hace que externamente la visión de la organización sea aún más positiva.
Se buscó siempre una realimentación mensual sobre las diferentes herramientas y lineamientos de comunicación interna con el fin de, evaluar y ajustar qué funcionó y qué no, dentro de la organización.
1.2 Aplicación y contexto
Tema: Importancia de la comunicación interna en la fusión empresarial.
Contexto: En la transformación del grupo Bancóldex se realizó una revisión estratégica de todos los sectores del banco. Dentro de esta reestructuración
iNNpulsa Colombia “la entidad, que desde su creación está adscrita al
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, inició un proceso de
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Bancóldex. Aunque el cambio requirió de una serie de acciones, que se dieron con el tiempo, Innpulsa Colombia pasó de funcionar como una entidad que promueve el desarrollo empresarial extraordinario para ser un promotor de la internacionalización y la reconfiguración empresarial del país.
Por otra parte, en el Grupo Bancóldex, la comunicación corporativa se ha gestionado tanto de manera interna como externa, teniendo como base lineamientos que van direccionados con las estrategias que se plantea el banco anualmente. Mientras que iNNpulsa Colombia, hasta el año 2014, solamente era un programa especial.
Dado que Bancóldex en el marco de su transformación decidió que iNNpulsa
Colombia, fuera una de sus herramientas para el crecimiento empresarial extraordinario y debido a que desde los primeros meses del año, se comenzó a hacer efectiva la fusión entre las entidades, esto hizo dar un giro a mi sistematización de experiencias, en cuanto a que pasé a ser parte de un equipo que tuvo como misión hacer un reajuste a los lineamientos de comunicación interna, tratando de tomar el máximo posible del manual de comunicaciones que ha tenido Bancóldex al respecto. Por ende, mi contribución y aporte al logro de los objetivos específicos, se centró en:
“Apoyar la creación e implementación de campañas internas de cultura organizacional”
“Consolidar y apoyar las herramientas de comunicación interna, como lo es el envío a toda la organización del único boletín interno que se planteó en los lineamientos, para que se lograra una sinergia entre Bancóldex e iNNpulsa Colombia”
Mi aporte dentro de esta nueva estructura es, fue constituirme en un filtro de información tanto para Bancóldex como para iNNpulsa Colombia ya que como tarea
9 parte de la estructuración de los nuevos lineamientos para la comunicación interna de la organización, con visto bueno de las entidades.
El departamento de comunicaciones e imagen corporativa, en el año 2013 creó un manual de comunicaciones como parte del “proceso de renovación de imagen corporativa de la entidad” el cuál se estaba realizando en ese año. Actualmente,
vuelve a sufrir una transformación y se tomó la determinación de realizar nuevamente unos lineamientos para aportar a la configuración de la nueva estructura del Banco.
Para Bancóldex la comunicación interna es una actividad transversal que contribuye al logro y desarrollo de los objetivos estratégicos de la organización y de sus funcionarios. Es un sistema que define los lineamientos, estrategias y herramientas para orientar una comunicación efectiva al interior de la entidad.
Los objetivos de comunicación interna dentro de los nuevos lineamientos para la transformación de Bancóldex fueron: Objetivo General del proyecto que se realiza internamente Contribuir al logro de los objetivos empresariales y a la comunicación efectiva en la organización.
Los Objetivos Específicos dentro de los lineamientos fueron
Facilitar la integración empresarial a partir de una adecuada comprensión
del negocio y de la estrategia organizacional.
Posibilitar el flujo de información y la comunicación ascendente,
descendente y horizontal, motivando la participación y retroalimentación. Contribuir a la formación de los trabajadores en habilidades comunicativas
que favorezcan las interrelaciones.
Apalancar la movilización hacia la cultura meta a partir de procesos de
10 Apoyar la divulgación de información estratégica del Banco a grupos de
interés internos por medio de canales específicos para esta audiencia. Administrar, diseñar e implementar canales propios de comunicación, que
sirven para comunicar y compartir mensajes de diferente índole: comerciales, culturales, misionales y estratégicos.
Apoyar la creación e implementación de campañas internas de cultura organizacional.
Consolidar y apoyar las herramientas de comunicación interna para que se logre una sinergia entre Bancóldex e iNNpulsa Colombia.
2.
CAPÍTULOS
2.1 Contexto Organizacional (Marco Real: tipo de institución, documentos
institucionales, entrevistas)
Misión
Como banco de desarrollo, impulsamos la productividad del sector empresarial colombiano a través de la innovación, modernización e internacionalización; con sostenibilidad financiera. Ser el banco para el desarrollo que, soportado en una estructura de sostenibilidad financiera y compromiso de nuestro capital humano, en un marco de responsabilidad social.
Visión
En el 2014, ser el Banco líder en la implementación de instrumentos de desarrollo empresarial para promover la productividad de las empresas colombianas.
11 financiación, y así pueda lanzarse a la conquista de mercados internacionales. Contribuye a fortalecer instituciones que apoyan la innovación y el emprendimiento. Fomenta un cambio de mentalidad y cultura para que los colombianos piensen en grande y con visión global. También crea puentes entre personas e instituciones, nacionales y extranjeras, para enriquecer a los actores del país con experiencias de otros lugares del mundo.
¿Qué es Bancóldex?
Bancóldex es el banco de desarrollo empresarial colombiano. Diseña y ofrece nuevos instrumentos, financieros y no financieros, para impulsar la competitividad, la productividad, el crecimiento y el desarrollo de las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas colombianas, ya sean exportadoras o del mercado nacional.
Con el fin de promover el desarrollo empresarial, Bancóldex cuenta con diferentes instrumentos de apoyo para atender de forma integral a los empresarios colombianos en cada una de sus etapas de crecimiento. Para ello, además de ofrecer crédito tradicional, cuenta con programas especiales como iNNpulsa Colombia e iNNpulsa Mipyme; la Banca de las Oportunidades y el Programa de Transformación Productiva.
¿A quiénes se dirigen?
A las empresas colombianas de todos los tamaños (micro, pequeñas, medianas y grandes), ya sean de la cadena exportadora o del mercado nacional.
Bancóldex también atiende a los compradores de productos colombianos en el exterior; las entidades públicas o privadas -nacionales o internacionales- y establece alianzas con entes territoriales de Colombia y organismos multilaterales.
12 el emprendimiento dinámico y de alto impacto a través de iNNpulsa Colombia; apoya mediante instrumentos de cofinanciación no reembolsable, programas y proyectos dirigidos a la innovación y competitividad por medio del Fondo de Modernización e Innovación para las Micros, pequeñas y medianas empresas iNNpulsa Mipyme. Finalmente, la administración del Programa de Transformación Productiva-PTP, cuya función se concentra en fomentar la productividad y la competitividad de sectores con elevado potencial exportador, permitió consolidar en Bancóldex una oferta de servicios más integral para a atender junto con los Programas Especiales desde iniciativas de emprendimientos de alto impacto hasta las necesidades de financiamiento de grandes empresas con un mercado ya consolidado a nivel internacional.
¿Cómo se operó?
Son un Banco de segundo piso. Esto quiere decir, que cuando un empresario solicita un crédito a una entidad financiera (a un banco comercial, por ejemplo), ésta institución puede solicitarle a Bancóldex los recursos que dicho empresario requiere. OJOOOO
Aliados
Los principales aliados de Bancóldex, a través de los cuales se desembolsan los recursos de crédito a los empresarios, son los bancos, corporaciones y cooperativas financieras, cooperativas de ahorro y crédito, cajas de compensación, fondos de empleados, entre otras entidades vigiladas y no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
13 2.2 Marco conceptual (categorías de análisis, formulación y evaluación del
problema)
Formulación del problema: ¿De qué manera se fortalecieron los procesos y se visualizó la importancia de la comunicación interna, en la fusión empresarial?
Como señala José Miguel Arriagada Herrera, en su blogs 18 de abril de 2009 (www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n56/jalvarez.html), la comunicación en un proceso de fusión empresarial, es un tema complejo que conlleva un cambio profundo en la cultura corporativa y las personas, en este caso de la empresa que compra o que absorbe a la empresa más pequeña. Dentro de los procesos que implica la transformación que conlleva la fusión empresarial encontramos que debe darse especial importancia, a la gestión estratégica de las comunicaciones internas.
Cuando dos compañías se fusionan, las complejidades, emociones y cambios no visibles, pueden afectar enormemente la efectividad de las comunicaciones internas. En ese sentido, una correcta planificación e implementación de la estrategia comunicacional interna puede contribuir en gran forma a que la fusión se realice con éxito.
14 Entonces, resulta vital desarrollar una detallada estrategia y un completo plan táctico de comunicación interna, los que deben incluir algunos elementos imprescindibles, tales como:
a. Compromiso gerencial: será de extrema importancia el compromiso que adquieran los gerentes con la estrategia y tácticas de comunicación interna durante la fusión. Ellos, como principales emisores de la CI deberán conducir a la empresa a través de este cambio, comunicando y explicando siempre, tanto lo que se sabe cómo lo que no se sabe. Además, la buena visibilidad y accesibilidad de los gerentes será una herramienta importantísima para que los empleados puedan entender y apoyar la fusión.
b. Aliados comunicacionales: para que la labor comunicativa sea eficiente durante una fusión, el área de Comunicación Interna de Bancóldex, necesita construir sólidos vínculos y relaciones con otras unidades claves de la organización, tales como relaciones públicas, departamento jurídico, recursos humanos, aliados estratégicos, etc.. Los mensajes que se emitan deben ser coordinados, oportunos y coherentes con lo que se comunica hacia afuera.
15 d. Monitoreo del ambiente o clima de trabajo: elaborar y ejecutar el plan no es suficiente a la hora de gestionar la comunicación interna de una empresa en proceso de fusión. Se necesita monitorear en forma constante, a través de mediciones sistemáticas, como lo es el caso de una encuesta que se realiza con el objetivo de mejorar los servicios prestados por la Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa, en donde se califica la labor en trabajos realizados para los diferentes departamentos de la organización, esta evaluación se realiza trimestralmente, se evalúa tiempos de entrega y calidad estrategia en la que participé activamente, reestructurando y creando el monitoreo de medios para el Grupo Bancóldex.
El indicador de comunicación interna se rige a uno general de toda la jefatura de comunicaciones, lo tienen desde el año pasado para toda la oficina como una mejora en el proceso de evaluación que se realizaba anteriormente de forma individual.
El formato creado fue el siguiente:
Califique de 1 a 5 los siguientes parámetros, siendo 1 la calificación más baja y 5 la más alta:
• Tiempo de respuesta a su requerimiento: 5
(Para consultar los tiempos de respuesta, por favor revisar el memorando OnBase No 42979 del 4 de marzo de 2013)
• Calidad del producto o servicio entregado: 5
Por favor responder este correo antes del 19 de mayo de 2015.
16 -¿Cómo describiría el grado de apoyo de su gerencia durante la fusión?
-¿Cómo ha sido el apoyo de su área (jefatura) en el último mes?
-¿En qué medida lo anterior ha afectado en su confianza acerca del éxito de la fusión?
-¿Siente que la empresa ha comunicado bien todo este proceso de cambio? -¿Entiende bien la razón estratégica que llevó a la empresa a abordar esta fusión?
e. Habilidad para gestionar la participación de los empleados: dar a los trabajadores la oportunidad de preguntar (en cualquier momento) acerca de los detalles e interrogantes de la fusión y responder en forma consistente y efectiva asegura valoración y credibilidad por parte de los empleados. Una buena idea es que a través de la Intranet se cree un espacio de interacción que motive a las personas a preguntar sobre los diferentes aspectos de la nueva fusión e integración. Será vital que las respuestas sean bien elaboradas y ojalá gestionadas como información estratégica por el área de comunicaciones internas (la idea es que se categoricen las respuestas para que el equipo de CI pueda saber claramente donde debe focalizar sus energías).
17 Uno de los insumos clave para tener un proceso exitoso de la planeación estratégica en comunicación en el Banco fue la creación de la agenda temática de comunicaciones. Esta agenda temática fue compilación y priorización de aquellos temas que:
o A | Son de interés para Bancóldex porque hacen parte de su direccionamiento estratégico y operación diaria.
o B | Son claves para cumplir con objetivos de posicionamiento e imagen pública.
o C | Son relevantes para los grupos de interés de mayor importancia para el Banco. D | Son importantes porque hacen parte de la agenda del Gobierno nacional o del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia.
o E | Son importantes porque están en la agenda nacional de otras entidades públicas o privadas y pueden tener un impacto directo en el Banco.
o F | Son importantes porque están siendo protagonistas en la agenda internacional como temas de coyuntura global o regional.
La agenda temática para el Plan de Comunicación Estratégica se hace con la participación de líderes o funcionarios de otras áreas. Así se garantiza un cubrimiento estratégico de los temas a incluir en la agenda.
Si la estrategia de comunicación es implementada de manera exitosa se debiera lograr:
-Qué la función de comunicaciones internas pase de un modelo bidireccional a uno multidireccional (círculo continuo de información).
18 -Qué la estrategia de comunicación interna se transforme en pieza fundamental de la estrategia del negocio.
Esquema sacado de “Manual de Comunicaciones Corporativas”
Dentro del proceso inicial de reestructuración en el que participé y que está viviendo Bancóldex proyectado a 5 años, se logró contribuir al logro de los objetivos organizacionales del departamento de comunicaciones corporativas. Se buscó también, contribuir desde la comprensión del tema objeto de sistematización, en la fusión y se hizo un seguimiento de los procesos de comunicación interna que se llevarán a cabo durante la transición.
19 El componente de iNNpulsa no tuvo una reacción de integración total por que el banco asumió y creo el patrimonio autónomo, entendiendo que solo era un rol de administrador y de ofrecimiento de servicios pero no tenía un entendimiento misional con iNNpulsa. No se involucró la filial como se debería, debido a que correspondía a un mandato gerencial distinto. Sin embargo, cuando se dieron cuenta de la falencia, se comenzaron a implementar algunas herramientas de comunicación interna, como la participación de iNNpulsa en las publicaciones de la revista B y también se colocaron televisores en el piso 37 (donde están ubicados todos los funcionarios de iNNpulsa) para que pudieran observar las cápsulas de tv, en donde se publican infografías interactivas y noticias sobre el Banco. Pero seguía sin existir hasta el momento, acciones deliberadas para iNNpulsa más allá de tenerlos en la revista y tener acceso a las cápsulas. No existía una persona en innpulsa, que fuera el satélite para alimentar la comunicación interna.
Se buscó que en las publicaciones de la revista de Bancóldex hubiera componentes y temáticas de iNNpulsa pero era algo marginal, porque la interacción que se tenía era casi nula.
El Grupo Bancóldex está centrando en el entendimiento de la transformación: Qué, Por qué, cómo y para qué se está dando esta fusión.
Dentro del cambio organizacional y gestión comunicacional que está viviendo el Grupo Bancóldex, es necesario que el papel de la comunicación interna esté dirigido a mejorar y ampliar los canales de comunicación dentro de la fusión. Como lo plantea Fernández (1999) en la comunicación interna, “los programas están dirigidos al
personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros” por
20 La planificación será un punto clave en la fusión debido a que resulta ser “un proceso
intelectual e ideativo en su naturaleza y concepción, el cual consiste en identificar y
seleccionar los objetivos, las normas, los procedimientos, las estrategias, los
escenarios, los presupuestos de una empresa en función de prepararse y alcanzar su futuro” (W. Medina, 1999). En ese orden de ideas, y tomando como base que actualmente existe un plan de comunicaciones internas para el año 2015, se debe tener en cuenta que en la configuración y transformación organizacional que está viviendo el banco, se continuarán reestructurarando algunos procesos en un tiempo de 3 a 5 años, dentro de ellos, la Importancia de la comunicación interna en la fusión empresarial, proceso en el cual centrare mi sistematización de
experiencia.
22 2.3 Marco Interpretativo (Conceptos planteados, aplicación a la realidad
investigada, herramientas de recolección de información utilizadas)
COMUNICADO OFICIAL TRANSFORMACIÓN Y FUSIÓN EMPRESARIAL
BANCÓLDEX E INNPULSA COLOMBIA.
INNpulsa Colombia será plataforma de Bancóldex para promover el crecimiento
extraordinario
• Bancóldex se configura con nueva estructura para responder a las plataformas
que se ha planteado como vehículo para catalizar el crecimiento empresarial en
Colombia.
Bogotá. iNNpulsa Colombia, el programa del Gobierno nacional creado en febrero de 2012 para promover el crecimiento empresarial extraordinario,
pasará a ser parte de las herramientas con las cuales Bancóldex impulsará el
crecimiento de más compañías colombianas en su proceso de transformación
como banco de desarrollo.
Durante sus tres primeros años, iNNpulsa Colombia movilizó recursos superiores a los 364 mil millones de pesos con los
cuales se han beneficiado 3.859 usuarios, entre empresarios con visión global y organizaciones de apoyo empresarial,
en los 32 departamentos del país.
Gracias a estos resultados y al posicionamiento que Colombia ha ganado en los últimos tres años en materia de
innovación y emprendimiento, el Foro Económico Mundial (FEM) destacó al país junto a Chile como líderes de
emprendimiento de alto impacto en el mundo. Se resaltan avances sustanciales en mentalidad y cultura con el
incremento en los indicadores de ambición, que responden al propósito de pensar y hacer en grande en el ámbito
empresarial. Así mismo, el Banco de Desarrollo de América Latina (CAF) documentó el caso de iNNpulsa Colombia,
como digno de resaltar en la región por su modernidad y flexibilidad para poder acompañar y apoyar efectivamente
empresas y organizaciones emprendedoras e innovadoras.
“El legado y los contundentes resultados de iNNpulsa Colombia serán aprovechados para la construcción de la nueva
plataforma de Crecimiento Extraordinario con la que potenciaremos nuestro apoyo a los empresarios, emprendedores e instituciones”, dijo Luis Fernando Castro, presidente de Bancóldex
Daniel Quintero, ingeniero electrónico de la Universidad de Antioquia y especialista en finanzas y administración de
negocios, liderará la plataforma de crecimiento extraordinario que profundizará la oferta de Bancóldex para activar el
23
Por su parte, Catalina Ortiz, quien venía liderando iNNpulsa Colombia como gerente del programa desde su creación,
continuará en el equipo de Bancóldex trabajando de la mano con las regiones.
Estos anuncios hacen parte de la transformación de Bancóldex, que se configura a partir de este año con seis
plataformas para promover el crecimiento empresarial: Escalamiento empresarial, Inserción global, Inversión y
transformación, Expansión internacional, Crecimiento extraordinario, y Ecosistemas dinámicos.
"Nos estamos transformando para servir mejor a los empresarios que se atreven a crecer, para que a través de ellos
Colombia crezca y contribuyamos a un país más próspero en la próxima década. Este cambio responde a la meta que
nos hemos trazado de ser un instrumento esencial para el desarrollo económico, movilizando activos para iNNpulsar el
crecimiento empresarial por 20 mil millones de dólares al 2025", agregó Castro.
Debido al proceso de transformación que está viviendo Bancóldex y por políticas de seguridad, no se autorizó aplicar encuestas ya que no era permitido por no cumplir con una serie de requisitos y perfiles para su realización y por no pertencer al personal de planta de la misma _____. Por lo tanto y con orientación de la funcionaria encargada de comunicaciones internas de Bancóldex, pude tener acceso a estos parámetros en donde se mide la comunicación del cliente interno de la organización.
Estos documentos y mediciones se encuentran dentro de la Intranet, herramienta
“Gestionemos”.
Proyecto de Fortalecimiento de la Comunicación Interna Sectorial
ANÁLISIS SECTORIAL:
En el Sector Comercio, Industria y Turismo no se veía la comunicación interna como una estrategia para apoyar el cumplimiento de las metas sectoriales, debido a que no había una directriz de alta gerencia. Por tal razón, no se había desarrollado una acción para integrar a quienes tienen el manejo de la comunicación organizacional; y aunque se contó en algún momento con una herramienta para comunicar, ésta era de carácter netamente misional.
24 información misional de carácter interno, en donde se publique toda la información relevante de cada entidad, con el fin de reconocerse como una unidad, conocer los objetivos y estar alineados con una sola mirada. Es por esta razón, que en la presentación que realizó la Ministra sobre el plan sectorial se centró en que el MINCIT y sus entes asociados deberán jugar un rol fundamental dentro de la nueva coyuntura y afirmó que deben trabajar de manera articulada para dar los resultados esperados.
Es por esta razón que en el contexto actual, se hace fundamental plantear nuevas estrategias y de esta manera, fortalecer la identidad y la cultura organizacional de un sector que logre caracterizarse por su sentido de pertenencia, gracias, en buena parte, a “una comunidad bien informada y comprometida con el cumplimiento de los objetivos y metas del Sector”. (Presentación “Plan estratégico Sectorial Sector
Comercio Industria y Turismo 2015 - 2018" Ministra Comercio Industria y Turismo)
Dentro de la transformación que está viviendo Bancóldex y la fusión con iNNpulsa Colombia; nació el Plan Estratégico del Sector Industria y Turismo para el presente cuatrienio, la cual es “Crear una herramienta de comunicación interna sectorial en la cual se incluya la información misional relevante de cada Entidad, así como del desarrollo de los programas conjuntos de Bienestar”.
La persona encargada en el Ministerio de los temas de comunicación interna, se comunicó telefónicamente con las 13 empresas que hacen parte del sector, para concretar una reunión en donde se plantearía el propósito de “lograr que los
funcionarios de las diferentes entidades tengan conocimiento de los principales
temas misionales y de los proyectos conjuntos de Bienestar que se desarrollen en el Sector”, buscando, en últimas, la consolidación de un Sector fuerte, comprometido y orgulloso del papel que cumple en el desarrollo del país”.
25 En ese orden de ideas, el día 19 de febrero se realizó la primera reunión en donde se construiría conjuntamente la hoja de ruta para las metas señaladas. Las reuniones de seguimiento se hacen mensualmente, en forma rotativa en cada entidad.
En tal sentido y como planteamiento principal de estas reuniones se proyectó que en el desarrollo de esta meta es necesario y fundamental el fortalecimiento de la Comunicación Interna en las respectivas entidades del sector, para que todas estén enfocadas dentro del mismo objetivo misional.
A partir de las ideas presentadas y la decisión de buscar, antes de la herramienta, el norte comunicacional que se quería seguir, se decidió hacer una sesión de “ideación”, a través de técnicas de Innovación.
El día 12 de marzo se llevó a cabo la segunda reunión sectorial; allí cada entidad presentaría un análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), en relación con el tema de la comunicación interna. Como segundo punto, se debería realizar un sondeo en las diferentes entidades en donde se plantearían preguntas encaminadas al conocimiento de todo el sector.
Características sondeo:
Se realiza a un funcionario de cada área de Bancóldex, elegidos por el área de Comunicaciones e imagen Corporativa y se les plantea las preguntas relacionadas a continuación:
¿Qué opina de pertenecer al Sector Comercio, Industria y Turismo?
¿Qué le gustaría saber del Sector Comercio, Industria y Turismo?
Usted sabe ¿cuántas entidades hacen parte del Sector Comercio, Industria y Turismo?
26 Propuesta de boletín por parte de Bancóldex
Con mi participación, la propuesta realizada por Bancóldex e iNNpulsa Colombia (en su proceso de fusión y transformación) para la herramienta de comunicación interna sectorial fue:
Nombre: Conéctate. Esta propuesta de nombre hace referencia a la conexión que debemos tener y generar todos como empleados del sector. Este nombre también es alusivo a la creación de sinergias entre las diferentes entidades del sector.
Periodicidad: Trimestral
Comité editorial: Todos los miembros del sector Comercio Industria y Turismo.
Editor general: Rotar la edición del boletín cada tres ediciones.
Corrector de estilo: Rotar cada tres ediciones.
Diseño, diagramación y producción: Que lo realice siempre la misma entidad o persona, para conservar la línea y estilo editorial.
Temática central: Carácter coyuntural.
Secciones: Entérate: cursos, charlas. En qué estamos: noticias coyunturales, campañas.
El día 26 de marzo se delimitaron dos temas: Conocer las propuestas de diseño en plantillas para el Boletín Sectorial (a cargo de la SIC y de Procolombia + MinComercio) y establecer la Política que respalda la creación de la herramienta de comunicación interna sectorial.
Finalmente en las reuniones del 23 de abril y 7 de mayo y como estructuración general del proyecto se consolidó:
27 Contar con una herramienta de comunicación a través de la cual todos los funcionarios y demás colaboradores de las entidades y programas que hacen parte del Sector, estén bien informados, tanto de los temas misionales, referidos a políticas, planes, programas, logros, como a las actividades de bienestar que los beneficien o involucren.
PERIODICIDAD:
Finalmente y después de pasar la propuesta por parte de Bancóldex, el Boletín circulará mensualmente, la primera semana de cada mes.
CONTENIDO:
Para lograr un producto ‘liviano’, que capte la atención de lectores con poco tiempo, se decidió incluir en cada edición solamente cuatro noticias fuertes de temas misionales (en las cuales siempre irá una, que sea de interés divulgar, por parte de la Ministra), y cuatro en las que se dará cabida a información que beneficie a los colaboradores del Sector (por ejemplo capacitaciones, avances de las Olimpiadas Sectoriales, testimonios representativos de vida, entre otros).
Las tres noticias principales (adicionales a la generada por el Ministerio), serán elegidas por el Comité Editorial, que se reunirá para este fin, y debatirá cuáles de las noticias propuestas por cada Entidad resulta de mayor trascendencia y oportunidad.
En todo caso, se procurará que todas las entidades y programas tengan representación en los boletines, bien sea a través de la sección de Calendario de Eventos, historias de vida o explicaciones puntuales de su actividad central.
Una vez decidida la información que irá en cada edición, esta será enviada al editor general, quien hará la pertinente revisión de forma, mientras que los diseñadores gráficos del Ministerio se encargarán del manejo de las imágenes.
Se recomienda que los artículos a incluir no superen las 500 palabras, mientras que los videos oscilen entre 1:30 y 2:30 minutos.
28 La edición inicial sólo será identificada como Boletín del Sector Comercio, Industria y Turismo, por cuando se espera vincular la opinión de los lectores para decidir el nombre oficial que llevará.
TEMAS A INCLUIR:
En la primera edición se espera contar con un breve video en donde la Ministra dé la bienvenida a la herramienta, explique su razón de ser e invite a los lectores a participar en la elección del nombre. Este sería el aparte del Ministerio.
Para las siguientes tres noticias se propuso:
1. Calificación del FNG como la novena mejor empresa para trabajar en América Latina, por parte de Great Place to Work.
2. Campaña de Marca País con ocasión de la Copa América
3. Reglamento Técnico de Etiquetado (tema que sería trabajado conjuntamente por el INM y la SIC)
En cuanto a los temas de Bienestar están considerados:
1. ¿Sabe usted qué hace el Consejo Técnico de la Contaduría Pública? Video
2. Así van las Olimpiadas Sectoriales
3. Eventos de capacitación (los principales de todas las entidades, especialmente aquellos en los que puedan tener acceso los colaboradores del Sector)
La Herramienta que se utilizará:
Un “boletín-revista digital” que permita la integración de video, imágenes, texto y sonido. Tendrá sus propias redes sociales para fortalecer la comunidad online.
29 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN:
TAREA FECHA
Reuniones para coordinar parte técnica de
producción y alojamiento en la web
Semana del 11 al 15 de mayo
Pruebas de envío para detectar falencias
técnicas en las entidades
Semana del 18 al 22 de mayo
Entrega de material informativo y encuentro
para seguir afinando detalles de producción
Viernes 22 de mayo
Correcciones técnicas de distribución a que
haya lugar
Semana del 25 al 29 de mayo
Campaña de expectativa Semana del 25 al 29 de mayo
Alimentación del Boletín 1° a 4 de junio
Lanzamiento
5 de junio o en la fecha de realización de la
próxima reunión de Secretarios Generales,
salvo si es en mayo.
3.
ANEXOS
32 Entrevistas Funcionarios:
Funcionario 1
1. ¿Considera que los canales internos de comunicación están siendo efectivos en la
Organización? Si/no ¿Por qué?
Actualmente tenemos un sistema de comunicación que permite informar de manera
oportuna, eficaz, y eficiente las noticias a las diferentes audiencias del Banco.
Considero que se necesita mejorar y optimizar uno de los canales y es la intranet.
2. ¿Qué plataformas o herramientas de información, considera que aportarían al
mejoramiento de la comunicación interna en la organización?
Más que crear nuevas herramientas, considero que se debe mejorar las
funcionalidades de la intranet y realizar una reestructuración de contenidos a la luz de
la nueva estrategia y la nueva configuración del Banco.
3. ¿Qué tan involucrado se siente en las estrategias de Comunicación que realizan en
33 Siempre he participado en la creación del plan de comunicaciones de la oficina junto
con mis compañeros.
4. ¿Cómo califica la interacción entre las diferentes áreas en la Organización?
Considero que se trabaja ciertos temas de forma transversal efectiva, se debería
fortalecer en temas de recursos humanos la camaradería y el trabajo en equipo.
5. ¿Qué falencias considera que tiene el área de comunicaciones internas?
Considero que es importante fortalecer el equipo de comunicación interna, la demanda
de temas, crecimiento de la organización y de canales, hace necesario contar con otra
persona. De igual forma, la creación de un presupuesto propio para la creación e
implementación de las estrategias. Actualmente el presupuesto lo maneja el Depto. de
Desarrollo Humano y/o se utiliza el de comunicación externa.
6. ¿Qué importancia le da al área de comunicaciones internas en una organización?
En la organización siempre le han dado mucha importancia a la comunicación interna
como un vector estratégico fundamental para la entidad.
Funcionario 2
1. ¿Considera que los canales internos de comunicación están siendo efectivos en la
Organización? Si/no ¿Por qué?
Si, se hace un trabajo fuerte para que los funcionarios de Bancóldex obtengan la
información de lo que sucede al interior y exterior de la entidad por diferentes canales
internos como la Revista B, las capsulas de televisión, el boletín regional, entre otros.
2. ¿Qué plataformas considera que aportarían al manejo de comunicación interna en
la organización?
Sería interesante una medición mensual de los procesos para saber cómo lo reciben
los funcionarios de la entidad. Establecer un comité sólo de comunicaciones internas
para evaluar contenidos e información relevante a publicar, siempre liderado por la
34 mejores canales de comunicación internos, sobre todo que sean propuestos por los
funcionarios, quienes son en gran manera los que la recibirían.
3. ¿Qué tan involucrado se siente en las estrategias de Comunicación que realizan en
el Grupo Bancóldex?
Bastante involucrado porque soy el editor de la información y estoy pendiente de que
salga de una manera clara, concisa y oportuna.
4. ¿Cómo califica la interacción entre las diferentes áreas en la Organización?
Se ha evolucionado bastante en la interacción entre las áreas pero es un trabajo que
hay que continuar para aumentar la comunicación entre las mismas. De uno a 10. Le
daría un 6.
5. ¿Qué falencias considera que tiene el área de comunicaciones internas?
Sería interesante una medición mensual de los procesos para saber cómo lo reciben
los funcionarios de la entidad. Establecer un comité sólo de comunicaciones internas
para evaluar contenidos e información relevante a publicar, siempre liderado por la
Oficina de Comunicaciones de Bancóldex.
6. ¿Qué importancia le da al área de comunicaciones internas en una organización?
Es sumamente importante para la organización.
Funcionario 3
1. ¿Considera que los canales internos de comunicación están siendo efectivos en la
Organización? Si/no ¿Por qué?
Considero que no hay canales de comunicación interna, estos canales deberían ser
definidos de acuerdo también a la cultura organizacional que hay en iNNpulsa y de
acuerdo también a las necesidades o roles que se generan al interior, cómo se podría
35 2. ¿Qué plataformas o herramientas de información, considera que aportarían al
mejoramiento de la comunicación interna en la organización?
Posiblemente no se esté utilizando de una manera adecuada la Intranet, no todos
tienen realmente uso de esta herramienta y esto posiblemente podría ser que las
áreas tuvieran mayor efectividad en el momento de realizar trabajos en conjunto.
3. ¿Qué tan involucrado se siente en las estrategias de Comunicación que realizan en
el Grupo Bancóldex?
Cero involucrada.
4. ¿Cómo califica la interacción entre las diferentes áreas en la Organización?
Considero que siendo una organización que está apuntando a una misma meta
debería haber mayor sinergia entre las áreas, mejor comprensión de qué hace un área
y la otra para poder identificar en qué momentos se pueden unir. Posiblemente
también hacer reuniones en donde se encuentre toda la UDI (Unidad de Desarrollo e
Innovación) para que exista una socialización de los temas que trabaja cada área.
Probablemente en el día a día y por la cantidad de trabajo que hay, las personas
tenemos la tendencia de encerrarnos solo en nuestro trabajo y compromisos que
tenemos y no vemos la opción de sumarnos a los objetivos estratégicos de otras áreas
o de otros equipos. Sería interesante poder hacer un taller en donde se trabajara de
manera multidisciplinaria, con miembros de diferentes áreas, en donde podamos
compartir realmente el objetivo que nos une como organización. También es de vital
importancia saber cuáles son las actividades, metas o hitos que tienen para el 2015 y
qué papel cumple cada área dentro de la fusión.
36 Bancóldex tiene una estrategia de comunicaciones internas, pero de alguna forma no
nos llega a los patrimonios autónomos como lo es el caso de iNNpulsa, estamos
ajenos a esa información. La única forma que yo veo que están de pronto
extendiendo las vías de comunicación, son las pantallas que hay en la cafetería, pero
creo que solo se queda hasta ahí. Considero que los patrimonios no sabemos de
mucha información que podría ser interesante para nosotros mismos y que en esa
forma podría ser una estrategia reactiva con los patrimonios. No hay alguien que nos
esté diciendo o dando alarmas de lo que está sucediendo en todo el banco.
6. ¿Qué importancia le da al área de comunicaciones internas en una organización?
Es supremamente importante, ya que debemos saber para dónde va la organización.
Independientemente de que seamos un patrimonio autónomo, creo que si
tendríamos que tener una claridad en cuanto a cuáles son las metas y estrategias
que se están sacando para este tipo de actividades. Definitivamente entre mayor
sinergia haya a nivel comunicacional, será mucho más fácil poder entender cuáles
son los objetivos de una organización y poder trabajar todos encaminados a
lograrlos. La comunicación es importante en todo sentido, en la búsqueda de un
39 ANEXOS - DOCUMENTOS
120716_Manual_de_
Uso_iNNpulsa_Colombia_REV.pdfComunicaciones diag 2014.pdfAnexo_ Plan de comunicaciones udi v201.pdfgp-udi-s-010 gestion COMUNICACIÓN INTERNA AJUSTADOS 130415.docxLINEAMIENTOS comunicación de crisis f.docxManual de
Bibliografía
o Tomado de “Innpulsa Colombia tendrá menos recursos para empresarios”, la
Opinión. Última actualización 23 de febrero de 2015
o FERNANDEZ, C., La Comunicación en las Organizaciones. Editorial Trillas,
México, 1999.
o Arturo Tacoronte, “Modelo de gestión de comunicación para el cambio
organizacional y gestión comunicacional: caso Banco de Venezuela/ Grupo Santander”, octubre 2013
o Oficina de Comunicaciones e Imagen Corporativa Bancóldex. “Manual de comunicación e imagen Corporativa” Desarrollado por Visible Consultores, Bogotá, 2013.
o HERRERA ARRIAGA, José Miguel, “blog razón y palabra”
www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n56/jalvarez.htmlabril, 2009.
o FORMANCHUK A, esp Comunicación Interna: ¿Cuáles son los verdaderos
problemas que afectan a las empresas de América Latina?
http://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/Comunic
acion-Interna-Cuales-verdaderos.html#.VROYmvyG9CE
o Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Recuperado de "Presentación
40 o https://books.google.com.co/books?id=b_vdlizdTJAC&pg=PA106&lpg=PA106
&dq=inconvenientes+de+la+falta+de+comunicacion+interna&source=bl&ots=G
