1 OBJETIVOS
Establecer el procedimiento para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución y cambios de los documentos y registros que pertenecen al Sistema de Gestión Ambiental de la Porcícola Líder.
2 ALCANCE
Todos los documentos y registros del Sistema de Gestión Ambiental generados dentro de la granja, tales como: programas, planes, manuales, instructivos, planos, procedimientos y formatos, entre otros. Igualmente documentos o registros obtenidos externamente que sean necesarios para el desarrollo del sistema de gestión.
3 REFERENCIAS NORMATIVAS
NTC - ISO 14001:2015. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso.
NTC – ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
4 DEFINICIONES
Alcance: Permite establecer la cobertura y las áreas en que se aplica el documento. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos.
Elaboración: Etapa de preparación de un documento.
Firmas autorizadas: Registra quien participo en la elaboración, revisión y aprobación del documento
Identificación: Acción que permite reconocer los registros del Sistema de Gestión Ambiental.
Instructivo: Documento que proporciona información detallada para llevar a cabo una tarea o actividad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas y que transforman entradas en resultados.
Procedimiento: Secuencia de actividades para llevar a cabo una función o un proceso de manera estandarizada.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Pueden ser escritos, en medios magnético y/o audiovisual, entre otros.
5 RESPONSABLES
5.1 RESPONSABLES
Todos los
documentos deben contar 3 firmas autorizadas, las cuales corresponden
a:
Responsable de Elaboración:
El responsable de elaboración del
documento será la persona encargada de editar y entregar el documento en
sus diferentes sitios de uso.
Responsables por revisión:
La revisión es realizada por la persona que
tiene los conocimientos técnicos en relación con el tema del documento.
Responsables de aprobación:
Es la persona Responsable del proceso
5.2 CARGOS AUTORIZADOS
La gerencia general es la encargada de realizar la aprobación de los documentos.
El representante del sistema de gestión ambiental podrá hacer el reemplazo temporal de la gerencia general, al reintegro el encargado deberá hacer la respectiva aprobación.
6 DESARROLLO
6.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL
6.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
El cuerpo o la estructura de los documentos que conforman el Sistema de Gestión Ambiental de la granja, se presenta en la Tabla 1:
Las excepciones a esta estructura documental son las políticas y los reglamentos, dentro de la estructura de estos solo es necesario incluir:
Código
Modificaciones Firmas
6.3 REQUISITOS PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
Todos los documentos y registros deben contar con un encabezado como se muestra a continuación:
6.3.1 Encabezado
Todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión Ambiental cuentan con un encabezado que permite su identificación.
6.3.1.1 Documentos
La estructura básica para la realización de encabezados para documentos debe incluir:
Logo de la granja. Título del documento.
Estructura de los documentos Manuales Planes Procedimientos Programa Instructivo Protocolo
Tabla de contenido 1. Objetivo 2. Alcance
3. Referencias normativas 4. Definiciones
5. Responsables 6. Desarrollo 7. Anexos y registros 8. Modificaciones 9. Firmas
Código del documento.
Número de Versión o Edición, el cual inicia en uno (01). Fecha de elaboración.
Número de páginas.
Figura 2. Estructura de encabezados de documentos
6.3.1.2 Registros
La estructura básica para la realización de encabezados para registros debe incluir:
Logo de la granja. Título del registro. Código del registro.
Figura 3. Estructura de encabezados de registros
6.4 CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La codificación aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión Ambiental de la granja, Esta se encuentra conformada por caracteres alfabéticos y numéricos.
6.4.1 Estructura de la codificación
La codificación se realizará teniendo en cuenta la siguiente estructura:
Proceso
Tipo de documento
Código Versión Fecha:
DD/MM/AA Página: #/# total
(Título o nombre del formato - En minúscula y centrado en la celda)
(Título o nombre del formato - En minúscula y
Numero consecutivo
6.4.1.1 Tipo de documentos
Es necesario identificar el tipo de documento que se utiliza en el sistema de gestión ambiental, de acuerdo al tipo de documento se realiza la codificación con las siglas que se muestran en la tabla 3.
Tabla 1. Tipo de documentos del Sistema de Gestión Ambiental Tipo de documento Sigla de documento
Manual MN
Política PL
Procedimiento PR
Programa PG
Protocolo PT
Reglamento RG
Instructivo IN
Formato o Registro FR
Plan PN
6.5 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Todos los documentos exceptuando los registros contarán con un espacio para identificación de cambios, este debe contar con la versión y fecha del cambio, la redacción del cambio realizado deberá realizarse en pasado indicando los puntos modificados y el motivo o código de las acciones correctivas, preventivas o de mejora que generaron el cambio según sea requerido.
Para la identificación de cambios se utilizara el formato P1. Modificación de documento o registro.
6.6 DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS
El personal de las oficinas u operativos tiene acceso a los documentos del Sistema de Gestión a través de una copia actualizada que se mantiene el área de gestión ambiental, igualmente se encuentra ubicada en los frentes de trabajo de acuerdo a las necesidades. Los documentos y registros a los cuales puede acceder el personal, se encuentran en PDF. En caso de requerir enviar un documento del Sistema de Gestión Ambiental a entes externos, estos se remitirán por medio magnético en PDF o en copia dura.
6.7 CONTROL Y MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Los cambios a los documentos deben ser aprobados por el gerente general de la granja. El área encargada distribuye los documentos y registros corregidos y se encarga de coordinar la destrucción de las copias impresas obsoletas. Igualmente elimina los archivos electrónicos obsoletos. Los documentos o registros obsoletos, no se pueden mantener por un tiempo superior a los tres (3) meses.
También se hacen revisiones periódicas de los documentos y registros que apliquen en el punto de uso o por solicitud de las partes interesadas.
El personal de la empresa tiene acceso a consulta de los documentos y registros, los cuales solo pueden ser impresos por el personal autorizado y deben llevar el sello “Copia Controlada”.
Las “Copias No Controladas” pueden ser emitidas a terceras partes previa aprobación
del Gerente, estos documentos deben ser marcados con un sello de “Copia No Controlada”. Estas copias no están sujetas a actualizaciones ni a controles específicos. El listado maestro de registros mantiene la codificación y son de actualización permanente. Los usuarios que los utilicen deben destruir la versión anterior. El área de gestión ambiental es el responsable de mantenerlos actualizados.
Las personas responsables de diligenciar los Registros, deben asegurarse que éstos sean legibles y que estén correctamente diligenciados. Los registros en copia dura deben diligenciarse a tinta, libres de enmendaduras y tachones.
Para facilidad de la consulta y conservación de los registros, se dispone en medio físico en carpetas y archivadores, en sitios debidamente protegidos de lluvia, humedad, sol y sustancias contaminantes. El área de gestión ambiental debe archivarlos en la carpeta correspondiente. El tiempo de permanencia en el archivo activo es de un (1) año y el tiempo de archivo muerto es indefinido.
7 ANEXOS Y REGISTROS
Ninguno
8 MODIFICACIONES
Versión Fecha Cambio realizado
1 28/07/2015 Creación del documento