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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD
• Conocer e interpretar los conceptos y normatividad de los Activos de un ente
económico.
• Comprender el concepto de Activo Corriente y Activo no corriente. • Identificar los rubros que conforman los diferentes grupos de Activos.
COMPETENCIAS
El estudiante estará en capacidad de conocer, identificar y analizar los diferentes rubros que conforman el activo de un ente económico.
DESARROLLO TEMÀTICO
INTRODUCCIÓN
Para una comprensión clara y precisa de la Contabilidad de Activos, se analizarán los conceptos básicos de los diferentes grupos y cuentas que conforman el activo.
1.1
Concepto de Activo
El Activo representa el conjunto de bienes, recursos y derechos que posee una empresa y que utiliza para la generación de ingresos y el desarrollo de sus actividades. Comprende el dinero en efectivo en Caja o Bancos, las inversiones, los deudores, Propiedades, Planta y Equipo, las Inversiones, los Inventarios, los Intangibles, los Diferidos, Los Otros Activos y las Valorizaciones.
Los Activos reflejan el uso o aplicación que se le dio a los recursos monetarios conseguidos por el ente económico, de fuente propia (Capital social) de fuente ajena (Pasivos) y de fuente interna (Utilidades).
1.1.1
Grupos de activos
El Activo esta conformado por los siguientes grupos:
• DISPONIBLE
o Caja o Bancos
o Remesas en tránsito o Cuentas de Ahorro o Fondos
• INVERSIONES
o Acciones
o Cuotas o partes de Interés Social o Bonos
o Cédulas o Certificados
UNIDAD UNO
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o Papeles comerciales o Títulos
o Derechos fiduciarios
• DEUDORES
o Clientes
o Cuentas por cobrar a socios y accionistas
o Anticipos y avances a proveedores y contratistas o Ingresos por cobrar
o Anticipos de Impuestos
o Reclamaciones a compañías de seguros o Cuentas por cobrar a trabajadores o Deudas de difícil cobro
o Provisiones
• INVENTARIOS
o Mercancías no fabricadas por la empresa o Productos terminados
o Productos en proceso o Materias primas
• PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
o Terrenos
o Maquinaria y equipo en montaje o Construcciones y edificaciones o Maquinaria y equipo
o Equipo de oficina o Equipo de computación o Flota y Equipo de transporte
o Flota y Equipo aéreo, fluvial, marítimo.
• INTANGIBLES
o Crédito mercantil o Marcas
o Patentes
o Concesiones y franquicias o know how
o Derechos
• DIFERIDOS
o Gastos pagados por anticipado o Cargos diferidos
• OTROS ACTIVOS
o Bienes de arte y cultura o Diversos
1.1.2
Naturaleza y características
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naturaleza crédito, las cuales representan un menor valor del activo correspondiente.
En la contabilización y registro de los activos se presentan regularmente algunas omisiones y sobrecostos que distorsionan los saldos, ocasionando errores en la presentación de los Estados Financieros.
Omisiones:
• Desembolsos dejados de capitalizar, incurridos en el montaje e
instalación de activos.
• Subestimación o sobreestimación de inventarios por cambio de
método de valuación.
• Gastos no capitalizados en los Activos en tránsito. • Activos en tránsito no registrados por la empresa.
Sobrecostos:
• Depreciaciones sub‐estimadas.
• Omisiones en amortizaciones y agotamiento. • Exceso de capitalización de Gastos y Costos.
• Contabilizar como propias las mercancías en consignación.
Medición:1 Los activos se miden contablemente, de acuerdo con las siguientes condiciones:
• Costo histórico: Los activos se registran por la suma de efectivo o
equivalente de efectivo pagado o por el valor razonable de la retribución dada para adquirir el activo.
• Costo actual: Los activos se ajustan a la cantidad de efectivo o
equivalente de efectivo que tendría que pagarse si el mismo activo o un activo equivalente fuese adquirido actualmente, por
ejemplo las cuentas por cobrar.
• Valor de realización o de mercado o de liquidación: Los activos se
ajustan al valor en efectivo o equivalente de efectivo que actualmente podría obtenerse en una venta regular del mismo. Ejemplo, cuando el costo de inventario supera el valor realizable, es necesario optar por esta medición.
• Valor presente: Los activos se ajustan al valor presente en los
flujos de caja futuros descontados, que se espera el activo generará en el curso normal del negocio. Ejemplo: inversión en Cédulas de capitalización, en bonos, etc.
1Estupiñán, R. y Estupiñán, O. (2006). Análisis financiero y de gestión (segunda edición). Bogotá, Colombia:
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1.2
Clasificación
El activo se debe clasificar en el Balance General de acuerdo con su grado de liquidez o de disponibilidad. Se entiende por Activos líquidos o disponibles, aquellos que están en el presente en forma de dinero o que se pueden convertir en dinero efectivo fácilmente.
Se clasifican en Activo corriente o circulante y en Activo no corriente o no circulante.
1.2.1
Activo corriente o circulante
Se considera activo corriente o circulante, aquel que está en forma de dinero o que se espera convertir en dinero en efectivo en un lapso de tiempo inferior a un año, o dentro del ciclo operativo de aquellas empresas en que el ciclo normal sea superior a un año, lo cual tendrá que revelarse en notas a los estados Financieros.
1.2.2
Activo no corriente o no circulante
Se consideran activos no corrientes o no circulantes, aquellos que no se encuentran en forma de dinero en efectivo, o que no se esperan convertir en efectivo antes de un año o dentro del ciclo operativo.
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Resumen de la Unidad
Activo es el conjunto de derechos y bienes tangibles e intangibles que se pueden medir en términos monetarios y que regularmente están ayudando a la generación de ingresos. El activo tiene sus divisiones o clasificaciones, según sea su grado de liquidez o de disponibilidad y es cuando se habla de los conceptos de Activo corriente y no corriente.
Glosario
Activo líquido: es el que está en dinero o se puede convertir fácilmente en efectivo en un periodo corto.
Activo financiero: corresponde a cualquier título valor representativo de deuda o parte patrimonial.
Activo diferido: comprende todo desembolso anticipado por gastos, bienes o servicios, de los cuales se van a obtener beneficios en diferentes periodos.
Agotamiento: tiene relación directa con los recursos naturales, los cuales, una vez extraídos de su condición natural, no pueden ser recuperados o nuevamente adquiridos.
Inversión: representa diferentes colocaciones de recursos monetarios, que persiguen una renta futura.
Ciclo operativo: corresponde al tiempo empleado por las empresas comerciales para adquirir las mercancías, venderlas, recuperar las cuentas por cobrar y comprarlas nuevamente.
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Bibliografía utilizada
• Carvalho, J. (2004). Estados financieros (primera edición). Bogotá, Colombia:
Ediciones Ecoe.
• Estupiñán, R. y Estupiñán, O. (2006). Análisis financiero y de gestión (segunda
edición). Bogotá, Colombia: Ediciones Ecoe.
• Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edición) (volumen III).
Neiva, Colombia: Universidad Surcolombiana.
Bibliografía complementaria
• Dìaz, H. (2006). Contabilidad general (segunda edición). Bogotá, Colombia:
Editorial Pearson.
• Legis. (2008). Régimen contable colombiano. Bogotá, Colombia.
• Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de
información para las organizaciones (cuarta edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA UNIDAD
• Comprender el concepto del Activo disponible. • Identificar los rubros que conforman el disponible.
• Identificar las contabilizaciones y aplicaciones del Efectivo. • Elaborar e interpretar las Conciliaciones Bancarias.
• Interpretar la normatividad Legal que rige el manejo del Efectivo.
COMPETENCIAS
El estudiante estará en capacidad de conocer, entender y analizar, los diferentes hechos económicos que afectan el Disponible de una empresa, así como de implementar las medidas de Control Interno, para su adecuado control y protección.
DESARROLLO TEMÁTICO
INTRODUCCIÓN
Es importante controlar y administrar adecuadamente el grupo del activo Disponible en una empresa, para lo cual, se identificará y definirá cada elemento o rubro que lo conforma.
2.1
CONCEPTOS BÁSICOS
El disponible está representado por el dinero en Caja General, Caja Menor, Bancos en moneda nacional y moneda extranjera, Cuentas de ahorro y fondos.
Es el Activo más líquido de las empresas, motivo por el cual hay que implementar medidas de Control Interno adecuadas, para proteger este Activo del fraude, el robo y los usos indebidos.
El efectivo es un medio de cambio que debe estar disponible en cualquier momento, para el pago de las diferentes obligaciones corrientes y debe estar libre de restricciones que podrían limitar el uso de estos recursos al empresario.
2.1.1
Manejo del Efectivo
2El término manejo del efectivo se refiere a la planificación, al control y a la contabilidad de las transacciones y de los saldos en efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros, el manejo del efectivo significa realmente el manejo de
todos los recursos financieros. El manejo eficiente de estos recursos es esencial para el éxito, incluso para la supervivencia, de toda organización
2 Meigs, R. y Williams, J. y Haka, S. y Bettner, M. (2000). Contabilidad la base de las decisiones gerenciales
(undécima edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill. Páginas 271 y 272.
UNIDAD DOS
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empresarial. Los objetivos básicos del manejo del efectivo son los siguientes:
• Proporcionar una contabilidad precisa de las entradas, los desembolsos y
los saldos de efectivo. Muchas de las transacciones que realiza un negocio comprenden las entradas o desembolsos de efectivo. Así mismo, las transacciones de efectivo afectan todas las clasificaciones dentro de los estados financieros, activos, pasivos y patrimonio de los propietarios, así como los ingresos y gastos. Si los estados financieros han de ser confiables, es absolutamente esencial que las transacciones de efectivo se registren correctamente.
• Prevenir o minimizar pérdidas por robo o fraude. El efectivo es más
susceptible al robo que cualquier otro activo y por consiguiente, requiere protección física.
• Anticipar las necesidades de endeudamiento y asegurar la disponibilidad
de sumas adecuadas de efectivo, para realizar las operaciones de la empresa. Toda organización empresarial debe tener suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones financieras a medida que éstas se vencen. De lo contrario, sus acreedores pueden obligar a la empresa a ir a la quiebra.
• Evitar que queden inactivas innecesariamente grandes sumas de efectivo
en las cuentas bancarias, sin producir ingresos. Con frecuencia las compañías bien manejadas revisan sus saldos bancarios con el fin de transferir cualquier exceso de efectivo a equivalentes a efectivo o a otras inversiones que generen ingresos.
Los equivalentes a efectivo son inversiones seguras y líquidas, pero solo generan una modesta tasa de rendimiento. Estas inversiones son útiles para invertir excedentes de efectivo temporales que pronto serán requeridos para otros fines. Sin embargo, si un negocio tiene grandes cantidades de efectivo que se puede invertir a largo plazo, éste esperaría obtener una tasa de rendimiento más alta de la disponible en los equivalentes a efectivo. El efectivo disponible en las inversiones a largo plazo se puede utilizar para financiar el crecimiento y la expansión del negocio o para pagar la deuda. Si el efectivo no se necesita para fines de negocios, se debe distribuir entre los accionistas de la compañía.
2.1.2 MEDIDAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
• En la Caja General no debe permanecer dinero, a no ser que el
desarrollo normal de las actividades de la empresa así lo requiera.
• En lo posible no se debe pagar en efectivo. Todo desembolso de
recursos debe hacerse con cheque o como transferencia de recursos.
• Los cheques no se deben girar al portador.
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• Se deben separar las funciones de
los trabajadores que manejan la información contable, de los que manejan el efectivo.
2.2 CAJA
2.2.1 CAJA GENERAL, CAJA MENO
R.
La caja es el Activo de mayor liquidez en las empresas. Comprende la totalidad de los recursos monetarios, tales como dinero en efectivo y cheques a la vista, que posee el ente económico y que se encuentran pendientes de consignar. En esta cuenta no se pueden registrar cheques post‐fechados que se hayan recibido como garantía de una obligación.
CONTROL INTERNO DE CAJA
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Puesto que es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo para desarrollar las operaciones o para negociar en el mercado abierto, la administración tiene que aplicar los mecanismos más apropiados para salvaguardar este activo. Con el fin de proteger el efectivo, hay que tener en cuenta dos aspectos: primero, las empresas deben poseer un mecanismo de control interno que garantice una contabilización apropiada y que permita conocer, oportunamente, las desviaciones que afectan el saldo de caja; segundo, definir los saldos que constituyen caja general, caja menor y depósitos bancarios o de ahorro, para facilitar la consolidación y el seguimiento de los flujos de efectivo.
El control del efectivo se establece al comparar la información financiera planeada con las actividades realizadas. Comprende los procedimientos, registros y controles de las acciones inherentes a la toma de decisiones en cuanto a erogaciones en efectivo. Estas decisiones se asocian con la responsabilidad de cumplir con los objetivos y las metas inicialmente establecidas. La cuantificación de los planes de la empresa constituye el punto de partida para determinar el tipo y el alcance del control de las transacciones en efectivo. Con el propósito de que las transacciones se ejecuten de acuerdo con un plan, para establecer los saldos de las cuentas de efectivo mediante la autorización gerencial, debe diseñarse un procedimiento de control interno. Para que éste sea operativo y adecuado, deben tenerse en cuenta los siguientes requisitos básicos:
3Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de información para las
organizaciones (cuarta edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill. Páginas 148-149-150 y 151.
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• Poseer una estructura organizativa, en la que se defina con claridad,
cuáles son las líneas de autoridad, las funciones, las especificaciones, las responsabilidades y la interrelación de los cargos entre sí.
• Segregar las responsabilidades en términos de operación, vigilancia
física e informes.
• Eliminar la posibilidad de que la totalidad del proceso de control se
concentre en una sola persona
• Y establecer por escrito los procedimientos sobre el flujo de efectivo
en la empresa.
Para que haya un eficiente manejo del efectivo se recomienda tener en cuenta los siguientes elementos de control:
• Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que
efectúan el registro contable.
• Responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero. Éste debe
poseer un seguro de manejo.
• Consignar oportunamente los dineros recibidos.
• Verificar si los desembolsos han sido aprobados por la(s) persona(s)
autorizada(s).
• Establecer por escrito políticas claras sobre cuantías máximas de
pagos en efectivo.
• Realizar arqueos sorpresivos.
• Establecer una caja menor, o varias, para efectuar desembolsos de
poca cuantía.
• Utilizar cajas registradoras, protectores de cheque y formas
prenumeradas de ingresos y egresos de caja.
• Anular las facturas pagadas con sello de “cancelado” o “pagado”. • Efectuar la conciliación periódica de las cuentas bancarias.
• Elaborar informes estadísticos sobre ingresos y egresos en efectivo.
ENTRADAS DE EFECTIVO
Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece riesgos de pérdida, ya que puede ocultarse, transferirse o cambiarse fácilmente. Es imprescindible, entonces, crear un sistema eficiente del control del recaudo, que tapone las fugas de dinero. Un adecuado sistema de control de recepción de efectivo debe poseer, al menos, las siguientes características:
• Asignar a una persona la recepción del dinero.
• Establecer documentos especiales para registrar y consignar las
partidas recibidas.
• Definir procedimientos para la protección del efectivo. • Separar el recibo de dinero y su registro contable. • Elaborar un informe de ingresos monetarios.
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Numerosas transacciones comerciales generan los ingresos a caja general, por ejemplo, ventas de contado, recibo de anticipos por servicios por prestar, cancelaciones parciales o totales de deudores, donaciones recibidas, transferencias económicas percibidas, emisiones de acciones y préstamos otorgados a través de la empresa. Independientemente del origen de la entrada de efectivo, el total de los ingresos debe ser igual al total de los valores parciales consignados en los documentos básicos, denominados ingresos de caja. Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a descuadres de caja que aparecen cuando el valor facturado excede los valores contados en el arqueo de caja. Las causas de estas diferencias ocurren, por lo general, por motivos ajenos a la voluntad del receptor del dinero. Sin embargo, cuando persisten, requieren una mayor atención y control. También puede presentarse la situación contraria, relacionada con excedentes de efectivo.
SALIDAS DE EFECTIVO.
Los procedimientos relacionados con el manejo del efectivo exigen que los dineros recibidos durante el día se consignen en una institución bancaria y/o financiera a más tardar el día hábil siguiente. Las consignaciones se llevan a cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y el control financiero.
Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, que deberá tener en cuenta, al menos, lo siguiente:
• Sólo las personas autorizadas pueden ordenar salidas de efectivo. • Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un
documento de salida: Egresos de caja.
• El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas
efectivas de dinero.
• La transacción que origina un desembolso debe registrarse
formalmente.
Los pagos de alguna consideración para la adquisición de bienes o servicios deben hacerse por medio de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esta política evidentemente beneficia a la empresa por las siguientes razones:
• Facilita el control de pagos.
• Agiliza el cumplimiento de cancelaciones. • Constituye prueba verificable de pago. • Permite afianzar créditos.
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CAJA MENOR
Algunas actividades generan salidas de dinero en menor cuantía. Girar un cheque por estos conceptos, resultaría oneroso para las empresas y además sería poco funcional y poco práctico desde el punto de vista administrativo. Por tal razón, se deben destinar algunos recursos para constituir fondos fijos de caja menor, con el fin de cubrir las necesidades de erogaciones pequeñas de recursos.
No existe normatividad sobre los montos máximos o mínimos de caja menor, ni sobre la cantidad de fondos fijos que se deben establecer; esto depende de las necesidades de cada empresa en particular. Los montos y la cantidad de fondos de caja menor, deben quedar establecidos y reglamentados por la gerencia, dependiendo de la necesidad de cubrir gastos de menor cuantía y la periodicidad con la que se tenga que hacer.
Se debe responsabilizar a un funcionario del control y manejo de estos recursos, así como de determinar los montos máximos que se deben cubrir con estos recursos.
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
• Constitución del fondo fijo de Caja Menor:
Cuenta Debe Haber
Caja Menor XXX
Bancos XXX
• Reembolso de Caja Menor:
Cuenta Debe Haber
Gastos operacionales XXX
Correo, portes y
telegramas XXX
Transporte, fletes y
acarreos XXX
Elementos de aseo
y cafetería XXX
Útiles y papelería XXX
Parqueaderos XXX
Casino y
restaurante XXX
Bancos XXX
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• Reembolso cuando hay faltante:
Cuenta Debe Haber
Gastos operacionales XXX
Deudores
Cuentas por cobrar trabajadores XXX
Bancos XXX
• Reembolso cuando hay sobrante:
Cuenta Debe Haber
Gastos operacionales XXX
Bancos XXX
Cuentas por pagar
Acreedores varios – Sobrantes de caja.
XXX
• Incremento del fondo fijo de caja menor:
Cuenta Debe Haber
Caja Menor XXX
Bancos XXX
• Disminución del fondo fijo de caja menor:
Cuenta Debe Haber
Bancos XXX
Caja Menor XXX
Ejemplos del tratamiento contable de la Caja Menor
Ejemplo No. 1
Comercializadora de morrales AB Ltda., después de analizar los requerimientos promedio quincenales de gastos menores, decide constituir un fondo fijo de Caja Menor, para lo cual gira un cheque por $ 400.000 en Marzo 1º del presente año, al asistente administrativo.
En marzo 14, se solicita el primer reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:
• Dinero efectivo en Caja $ 80.000
• Recibos y facturas por los siguientes conceptos:
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En marzo 24, se solicita el segundo reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:
• Dinero efectivo en Caja $ 50.000
• Recibos y facturas por los siguientes conceptos:
o Transporte de mercancía $130.000 o Jabón, servilletas, detergentes $100.000
o Taxis y buses mensajerìa $100.000
En marzo 30, se gira un cheque para incrementar el fondo fijo en $150.000.
Solución:
Fecha Cuenta Debe Haber
Marzo 1º Caja Menor 400.000
Bancos 400.000
Fecha Cuenta Debe Haber
Marzo 14 Gastos operacionales
Casino y restaurante $ 120.000 Taxis y buses $ 90.000 Útiles y papelería $ 110.000
320.000
Bancos 320.000
Marzo 24 Gastos operacionales
Transporte, fletes y acarreos $ 130.000 Elementos de aseo y Cafetería $ 100.000 Taxis y buses $ 100.000
330.000
Deudores
Cuentas por cobrar trabajadores
20.000
Bancos 350.000
Marzo 30 Caja Menor 150.000
Bancos 150.000
2.3 BANCOS
Los Bancos reflejan los recursos que se tienen en los diferentes bancos del país y del exterior en moneda nacional y en moneda extranjera, siempre y cuando tengan disponibilidad inmediata, que regularmente son los depósitos en Cuentas corrientes. Es importante para las empresas mantener cuentas corrientes con diferentes Bancos, esto proporciona numerosas ventajas, siempre que exista un cuidadoso control en su utilización. Con el uso del cheque como medio de pago permanente, se evita el manejo riesgoso y dispendioso del dinero y se optimizan las diferentes transacciones.
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2.3.1 CONCILIACIONES BANCARIAS
Es un mecanismo de revisión detallada, que tiene como fin comparar el movimiento del extracto Bancario y los libros auxiliares de Bancos en la contabilidad de la empresa, para detectar los motivos o las causas que ocasionan diferencias entre estas dos fuentes de registro y control, de manera que se pueda proceder con los ajustes contables necesarios y/o informar al Banco para su respectiva corrección.
Los soportes y fuentes de información mínimos para elaborar una conciliación, son:
• Copias de los recibos de consignación. • Talonarios de chequeras.
• Copias de Notas débito y crédito expedidas por el banco. • Extractos bancarios.
• Libros de Contabilidad – Auxiliares de Bancos. • Conciliación bancaria del mes anterior.
• Comprobantes de pago o de egreso
Ejemplo No 1.
Comercializadora Prokar Ltda., dispone de la siguiente información con la cual se debe elaborar la conciliación bancaria y los ajustes contables necesarios.
Saldo en libros de la empresa a enero 30 $4.310.000. Saldo en bancos según extracto a enero 30 $2.900.000.
16 P o li t é c n ic o G r a n c o lo m b ia n o ‐E n a li a n z a c o n W h it n e y I n t e r n a t io n a l U n iv e r s it y S y s t e m • Una consignación efectuada por la empresa por $730.000, el banco por error la registró en $370.000. • Cheques pendientes de cobro: No. 03 $600.000, No. 020 $300.000. • Nota crédito por $1.100.000 (corresponde a un C.D.T. de $1.000.000 cancelado por el banco mas intereses del mes por $100.000). • Nota débito de $ 20.000 por comisiones bancarias. • Nota débito de $ 30.000 por intereses de sobregiro. • Nota débito de $ 2.000.000, corresponde a un cheque que se había consignado y fue devuelto por fondos insuficientes. (este cheque se había recibido de un cliente para cancelar una factura). • Un cheque girado por la empresa por $ 1.800.000, el banco por error lo había registrado por $ 2.800.000.
Solución:
Conciliación Bancaria
Saldo en Bancos según extracto bancario $2.900.000 Saldo en Bancos según libros de la empresa $4.310.000 (+) Error en consignación $ 360.000 (+) NC(C.D.T. cancelado) $1.100.000 (‐) Cheques pendientes de cobro: No. 03 $ 600.000 No. 020 $ 300.000 $(900.000) (‐) ND comisiones (‐) ND intereses sobregiro (‐) ND Cheque devuelto $ (20.000) $ (30.000) $(2.000.000) (+) Error registro de cheque
$1.000.000
Totales $3.360.000
Totales $ 3.360.000
Ajustes contables:
Cuenta Debe Haber
Bancos 1.100.000
Inversiones 1.000.000
Ingresos no operacionales –
Intereses 100.000
Gastos no operacionales –
comisiones 20.000
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Gastos no operacionales –
Intereses 30.000
Bancos 30.000
Deudores – clientes 2.000.000
Bancos 2.000.000
Explicación:
Se toma el saldo en Bancos según extracto Bancario y según libros de contabilidad. Se sigue el siguiente procedimiento:
Al saldo en bancos, según libros de la empresa, se suman o restan los errores u omisiones de la empresa, según corresponda.
Al saldo en Bancos según extracto bancario, se suman o restan los errores u omisiones del banco, según corresponda.
Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la conciliación, se debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.
Ejemplo No 2
INDUSTRIAS TORRAJA LTDA. Cuenta con la siguiente información, con la cual se debe elaborar la conciliación bancaria y los ajustes contables necesarios.
Saldo en libros de la empresa a Agosto 30 $ (2.300.000) Saldo en bancos según extracto a Agosto 30 $ 9.230.000
• Cheques pendientes de cobro No.01 $900.000, No.03 $3.100.000 • N.D. por chequera $ 350.000
• N.C. $4.830.000 (Cancelación C.D.T.$4.000.000, Intereses
$830.000).
• N.D. $6.350.000 (Cancelación cuota préstamo $6.000.000, intereses
vencidos $ 350.000).
• Un cheque girado por $8.100.000, la empresa por error lo había
registrado por $ 1.800.000 (este cheque se había girado para pagar una factura a un proveedor).
• Una consignación de $2.600.000, el Banco la registró por error en
$6.200.000.
• N.C. por $ 7.600.000 (Corresponde a un préstamo por $8.200.000 a
favor de la empresa, menos intereses anticipados de $600.000).
• Un cheque girado por $1.600.000, la empresa por error lo había
registrado por $ 6.100.000 (este cheque había sido girado para pagar honorarios profesionales).
18 P o li t é c n ic o G r a n c o lo m b ia n o ‐E n a li a n z a c o n W h it n e y I n t e r n a t io n a l U n iv e r s it y S y s t e m
Solución:
Conciliación Bancaria
Saldo en Bancos según extracto bancario$9.230.000 Saldo en Bancos según libros de la empresa
$(2.300.000)
(‐) Cheques pendientes de cobro: No. 01 $ 900.000 No. 03 $ 3.100.000 $(4.000.000) (‐) ND Chequera (+) NC(C.D.T. cancelado) (‐) ND Cancelación préstamo (‐) Error cheque (+) NC préstamo (+) Error en cheque $ (350.000) $4.830.000 $(6.350.000) $(6.300.000) $ 7.600.000 $ 4.500.000 (‐) Error en consignación
$(3.600.000)
Totales $1.630.000
Totales $ 1.630.000
Ajustes contables:
Cuenta Debe Haber
Gastos no operacionales – Bancarios 350.000
Bancos 350.000
Bancos 4.830.000
Inversiones 4.000.000
Ingresos no operacionales – Intereses
830.000
Obligaciones Financieras 6.000.000
Gastos no operacionales – Intereses 350.000
Bancos 6.350.000
Proveedores 6.300.000
Bancos 6.300.000
Bancos 7.600.000
Gastos pagados por anticipado – Intereses
600.000
Obligaciones financieras 8.200.000
Bancos 4.500.000
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Explicación:
Se toma el saldo en Bancos según el extracto Bancario y los libros de contabilidad. Se sigue el siguiente procedimiento:
Al saldo en bancos, según libros de la empresa, se suman o se restan los errores u omisiones de la empresa, según corresponda.
Al saldo en bancos según extracto bancario, se suman o se restan los errores u omisiones del banco, según corresponda.
Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la conciliación, se debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.
2.4 FONDOS
Corresponde a recursos monetarios que han sido congelados en cuentas especiales y que están destinados para atender necesidades o cierta clase de gastos o actividades especiales del ente económico. Se considera un Activo de gran liquidez, pero a diferencia de los activos Bancos o Caja, los recursos en estos fondos no se pueden retirar sino para los fines que generaron la necesidad de reservar estos dineros.
RESUMEN
El Activo Disponible es el grupo sobre el cual hay que implementar las mayores medidas de control interno, debido a que son los activos más expuestos al fraude, los robos y los manejos inadecuados. Es importante que el control y el manejo administrativo y contable, estén bajo la responsabilidad de personal idóneo de gran responsabilidad y honestidad.
El grupo Disponible lo conforman las cuentas de Caja, Bancos, Cuentas de Ahorro y Fondos.
Glosario
Efectivo: dentro de las cuentas del Balance, se considera lo realizable inmediatamente.
Extracto bancario: informe detallado de las cuentas bancarias.
Fondos: Recursos monetarios destinados a una actividad específica.
Fondo de amortización: Pago periódico requerido, cuyo objetivo es amortizar un bono o una emisión de Acciones preferentes.
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Bibliografía utilizada
• Meigs, R. y Williams, J. y Haka, S. y Bettner, M. (2000). Contabilidad la base de
las decisiones gerenciales (undécima edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
• Plan Único de Cuentas para comerciantes P.U.C
• Sinisterra, G. y Polanco, L. y Henao, H. (2004). Contabilidad sistema de
información para las organizaciones (cuarta edición). Bogotá, Colombia: Editorial Mc Graw Hill.
Bibliografía complementaria
• Dìaz, H. (2006). Contabilidad general (segunda edición). Bogotá, Colombia:
Editorial Pearson.
• Fierro, M.A. (1997). Contabilidad de activos (primera edición) (volumen III).
Neiva, Colombia: Universidad Surcolombiana.
• Legis. (2008). Régimen contable colombiano. Bogotá, Colombia.
