TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ELABORACIÓN, EDICIÓN, CORRECCIÓN DE ESTILO, DISEÑO, DIAGRAMACIÓN E IMPRESIÓN DE DOS (2) HERRAMIENTAS PEDAGÓGICAS DE LAS METODOLOGÍAS IMPLEMENTADAS EN EL MARCO DEL PROYECTO USA TU PODER PARA CONSTRUIR PAZ OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Prestación de servicios bajo su responsabilidad técnica, administrativa y financiera, para realizar la elaboración, edición, corrección de estilo, diseño, diagramación e impresión de dos (2) herramientas
pedagógicas de las metodologías implementadas en el marco del proyecto
Usa tu poder para construir
Paz
, cuyo propósito es promover la participación de niñas, niños y personas adultas para elfortalecimiento de la ciudadanía y la construcción de paz, en el contexto actual de los post-acuerdos. Ciudad y Fecha: Bogotá D.C., Enero 17 de 2018
1. ASPECTOS INSTITUCIONALES
1.1. Régimen Jurídico
FUNDACIÓN PLAN, entidad sin ánimo de lucro, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 11 de Julio de 2006, con el número 00103732 del Libro I de las Entidades sin ánimo de lucro, con NIT. 900.097.588-1.
1.2. Propósito
Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas. Buscamos el compromiso de la ciudadanía y construimos alianzas para:
Empoderar a los niños, niñas, jóvenes y sus comunidades para generar cambios duraderos que
aborden las causas de la discriminación contra las niñas, la exclusión y la vulnerabilidad.
Impulsar cambios en las prácticas y las políticas a nivel local, nacional e internacional a través
de nuestro alcance, experiencia y conocimiento de las realidades que viven los niños y niñas.
Apoyar a los niños, niñas y sus comunidades en la adaptación y respuesta a las crisis y la adversidad.
Garantizar el desarrollo seguro y positivo de los niños y niñas desde su nacimiento hasta la
edad adulta.
2. ANTECEDENTES
La Fundación PLAN viene desarrollando el Proyecto Usa tu poder para construir paz, el cual tiene
como objetivo general
“contribuir a la visibilización y participación activa de niñas, niños y
paz
”. Este proyecto se implementa en 14 municipios del país: Jamundí (Departamento del Valle del Cauca), Buenos Aires, Suárez, Padilla, Puerto Tejada, Guachené, Villa Rica, Caloto y Corinto (Departamento del Cauca), Cartagena, Turbaco y Arjona (Departamento de Bolívar), Quibdó (Departamento del Chocó) y Tumaco (Departamento de Nariño), ubicados en el suroccidente del país y en la región Caribe.Este proyecto contiene dos grandes componentes: el regional y el nacional. El componente regional se desarrolla conjuntamente en 6 países (Bolivia, Colombia, Guatemala, Honduras, Nicaragua y El Salvador) y tiene dos líneas trabajo: 1) Incidencia y monitoreo de derechos, y 2) Derechos Sexuales y Reproductivos - DSR. En la primera línea se viene trabajando con la Alianza por la Niñez Colombiana para dejar instalado un sistema de monitoreo nacional que permita hacer seguimiento al cumplimiento de derechos por parte del Estado y generar información clave para la elaboración de informes desde la sociedad civil. La segunda línea de DSR se está implementando en Chocó y Tumaco generando capacidades en mujeres y hombres jóvenes para trabajar en red y realizar acciones de incidencia que posicione este tema en el escenario público.
El componente nacional tiene dos líneas: 1) Experiencias innovadoras en construcción de paz, y 2) Alianzas/Acciones para el fortalecimiento de capacidades Plan. En la primera línea se están impulsando las experiencias de construcción de paz con centralidad en la niñez en Cauca y Caribe, con la metodología del Camino del Amor, las cuales contribuyen al fortalecimiento del tejido social afectado por el conflicto armado y la violencia, y se desarrollan en armonía con los lineamientos estratégicos de PLAN. En Tumaco y Chocó también se apoyaron acciones de paz y resiliencia en el 2016 que serán retomadas en la implementación de otros proyectos de PLAN. La segunda línea contiene las acciones de monitoreo, seguimiento y comunicaciones del proyecto, y una bolsa de recursos estratégicos que contribuye a financiar acciones o asocios que la organización considere claves para el desarrollo de su estrategia. Con estos recursos se han financiado acciones de visibilización y movilización social en torno a las niñas, la igualdad de género y la construcción de paz, así como el establecimiento de alianzas para el fortalecimiento de capacidades del equipo de Plan en temas afines al proyecto y se ha promovido la participación de niñas, niños y jóvenes en eventos de incidencia.
Como valores agregados en la línea de incidencia y monitoreo de derechos se destaca que: 1) PLAN diseñó y está implementando la estrategia Siguiéndole la Pista a nuestros derechos construimos Paz, desde la cual se están fortaleciendo capacidades de niñas, niños y adolescentes para el monitoreo de sus derechos y su liderazgo en espacios formales de participación; 2) En convenio con Foro Nacional por Colombia, Plan consolidó una estrategia de control social que ha permitido fortalecer comisiones ciudadanas en el Norte del Cauca que hoy le hacen seguimiento a los compromisos de alcaldes y alcaldesas en temas como infancia, adolescencia, juventud y mujeres, y otros asociados a la implementación de los Acuerdos de Paz como desarrollo rural y reintegración; y 3) PLAN está fortaleciendo las Mesas de Participación de Niños, Niñas y Adolescentes de Buenos Aires, Cartagena, Quibdó y Tumaco, y se participa en escenarios de articulación institucional desde los cuales se impulsan acciones de incidencia de acuerdo con los contextos locales para posicionar la organización. Estas acciones se desarrollan con recursos del componente nacional.
En la implementación del proyecto se destaca la producción de material como guías, agendas, metodologías, que pueden convertirse en herramientas pedagógicas para compartir a nivel global con la organización y con otras organizaciones de la sociedad civil colombiana interesadas en impulsar acciones para la participación, el monitoreo de derechos y la construcción de paz con niñas, niños y personas adultas, en el actual contexto de los post-acuerdos y teniendo en cuenta la proximidad de la coyuntura política electoral a nivel nacional y local.
Por lo anterior, desde PLAN se requiere contratar la elaboración, edición, corrección de estilo, diseño, diagramación e impresión de dos (2) herramientas pedagógicas de las metodologías implementadas
en el proyecto
Usa tu poder para construir Paz
, las metodologías implementadas son las que sedescriben a continuación:
Metodología Descripción Insumos
El camino del amor
Metodología que busca
desnaturalizar la violencia y construir paz a través de la
transformación de las
relaciones basadas en el miedo y la violencia, hacia relaciones basadas en el respeto y el amor. De esta manera se contribuye al fortalecimiento del tejido social afectado por el conflicto armado y la violencia. Esta metodología contempla 4 momentos: 1) La llamada
(visibilización de las
afectaciones en niñas, niños y adolescentes por el conflicto armado y la violencia, y sensibilización comunitaria), 2) La travesía transformadora (vivencia de procesos formativos orientados al reconocimiento de derechos, la protección y la construcción de paz), 3) La creación de una nueva realidad (diseño de iniciativas y/o planes para fortalecer el tejido social, la reconciliación y la convivencia
pacífica teniendo como
centralidad a las niñas y los niños), y 4) La celebración
Se cuenta con tres herramientas de metodología diseñadas:
1) La Llamada:
a) Cuatro (4) guías para la elaboración de cartografía social con niñas, niños, jóvenes y adultos con mirada hacia el pasado para reconocer los hechos del conflicto y las narrativas de las niñas y los niños, pero con enfoque apreciativo para mirar hacia el futuro y diseñar nuevos horizontes de vida.
b) Una (1) guía para elaboración de una
caracterización municipal, con
instrumentos para recoger información cualitativa con organizaciones e institucionalidad.
c) Dos (2) guías para la realización de consultas sobre el aporte de la niñez en la construcción de paz.
d) Una (1) agenda para la realización de eventos de sensibilización a partir del arte, el teatro y la música.
e) Un (1) guion de la obra de teatro El Amor es el Poder.
2) La Travesía Transformadora:
a) Diez (10) guías de talleres formativos dirigidos a líderes y lideresas para
Metodología Descripción Insumos (actos públicos para reconocer
a las comunidades y el municipio como constructoras de paz).
generar capacidades comunitarias en la atención de niños, niñas y sus familias víctimas, brindando primeros auxilios emocionales y constituyéndose además en redes comunitarias que aporten a la construcción de paz.
b) Ocho (8) guías de talleres con semilleros de paz de niñas, niños y adolescentes sobre temas de derechos, construcción de paz, resiliencia y protección.
c) Ocho (8) guías de talleres con semilleros de paz de jóvenes y adultos sobre temas de derechos, construcción de paz, resiliencia y protección.
d) Un (1) video del intercambio de experiencias entre víctimas de conflicto armado.
e) Una (1) agenda de los festivales de la memoria y la reconciliación.
f) Cinco (5) guías elaboradas por la Corporación Otra Escuela para la construcción de culturas de paz. g) Una (1) guía de taller con servidores públicos para aportar elementos de análisis en relación con los retos del proceso de paz,
3) La Creación de una nueva realidad a) Cuatro (4) guías de taller con
comités de paz para el diseño de iniciativas para el fortalecimiento del tejido social y la reconciliación. b) Dos (2) formatos para elaborar
iniciativas y planes para la paz. Pendiente por culminar
c) Dos (2) guías para crear un sello de paz con niñas, niños, adolescentes y jóvenes.
Metodología Descripción Insumos
d) Dos (2) guías para el momento de la celebración y actos públicos.
Didáctica
para el
control social
Es una metodología para
promover la participación
ciudadana en el seguimiento a
la gestión pública,
especialmente a los
compromisos que adquieren los mandatarios en época electoral y sobre los cuales la ciudadanía hace seguimiento anual a través de informes alternativos que incorporan recomendaciones para mejorar la gestión de alcaldes y alcaldesas, en temas como infancia, adolescencia, juventud, mujeres y algunos claves de los Acuerdos de Paz como desarrollo rural, tierras y reintegración.
1) Instructivos, matrices y plantillas de informes para recoger y consolidar información por parte de la ciudadanía. 2) Informes anuales de seguimiento
ciudadano de 9 municipios, desde el 2012 hasta 2017.
3) Guías de talleres, jornadas de trabajo y
sesiones de Diplomado
(aproximadamente 25), en las que se abordan temas de control social, gestión
pública, planeación, participación
ciudadana, herramientas para la investigación social, etc.
4) Caja de herramientas del ejercicio de control social, desde la perspectiva de la innovación.
Metodología Descripción Insumos Estrategia Siguiéndole la Pista a nuestros derechos construimos Paz
Metodología que promueve el monitoreo de derechos desde las niñas y los niños, y que busca
además fortalecer las
capacidades de liderazgo de niñas, niños y adolescentes, y su incidencia en espacios formales de participación.
1) Dos (2) guías de talleres formativos con todos sus anexos.
2) Una (1) narrativa de la estrategia. 3) Instrumentos para la recolección de
información de las iniciativas. 4) Informes de las iniciativas.
5) Guías de encuentros con gobernantes.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN
Con base en el numeral 4.2.2. del Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios de la Fundación, se adelantará el Proceso de Selección de Bienes y Servicios No Comunes. El presente proceso está dirigido a seleccionar un (1) proponente que cumpla con los requisitos establecidos y obtenga el mayor puntaje dentro del proceso de selección conforme a los criterios de evaluación en los Términos de Referencia, lo cual constará en la respectiva Acta de Selección.
Los presentes Términos de Referencia fijan los requisitos para participar y los criterios de evaluación y selección, así como las condiciones generales del objeto de la contratación.
3.1. Recomendaciones generales para los Proponentes
El proponente deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, antes de aportar la información requerida en el presente documento de términos de referencia:
Leer cuidadosamente los términos de referencia y sus adendas antes de elaborar la propuesta.
Verificar que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades generales
ni especiales para contratar y acceder a recursos públicos del Estado, ni tiene conflictos de interés.
Queda entendido que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las
condiciones estipuladas en los términos de referencia.
La propuesta debe ser presentada en el orden exigido en los términos de referencia para
facilitar su estudio, con índice y foliada.
La presentación de la propuesta, constituye evidencia de que se estudiaron los términos de
referencia, los anexos y demás documentos; que se recibieron las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y se acepta que, el mismo, es completo compatible y adecuado para identificar bienes o servicios que se contratarán.
La presentación de la propuesta indica igualmente que el proponente está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.
Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan a PLAN a verificar toda
la información que en ella suministren.
Toda consulta deberá formularse por escrito, no se atenderán consultas personales ni
telefónicas. Las respuestas a las consultas se harán igualmente mediante escrito y se darán a conocer por publicación en la página web de PLAN y al correo electrónico de los Proponentes.
Ningún acuerdo verbal con personal de PLAN, antes o después de la firma del contrato, podrá
afectar o modificar alguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.
PLAN se reserva el derecho de verificar toda la información incluida en la propuesta y de
solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.
En caso de persona jurídica, la propuesta debe ser presentada por quien tenga la
representación legal de la persona jurídica y/o se encuentre facultado para tal fin. Su nombre será verificado con el que aparece en la cédula de ciudadanía y el certificado de existencia y representación legal. Si usa una sigla ésta debe estar debidamente autorizada.
Corresponde al proponente enterarse en forma suficiente de las condiciones particulares de
ejecución, resolver previamente las inquietudes que le suscite estos términos de referencia, según el caso. En el marco del principio de buena fe, deberá advertir a PLAN los errores o inconsistencias que advierta en este documento.
Cuando la propuesta contenga información o documentos que tengan el carácter de
reservados, de acuerdo con la ley colombiana, el proponente deberá hacer manifestación expresa de tal circunstancia en la carta de presentación de la oferta soportándolo legalmente. En caso de no hacerlo se entenderá que toda la información allí contenida es pública.
3.2. Cronograma
ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
Invitación al proponente. Envío
de los Términos de Referencia 18 de enero de 2018
Página Web Fundación PLAN, invitación por correo electrónico al proponente.
Plazo máximo para recibir observaciones y sugerencias
19 de enero de 2018 hasta las 5:00 p.m.
[email protected]
con copia a
[email protected]; [email protected] Respuestas de lasObservaciones 22 de enero de 2018 hasta 5:00 p.m.
[email protected]
con copia a
[email protected]; [email protected]
Recepción de propuestas 24 de enero de 2018 hasta las 5:00 p.m.
[email protected]
con copia a
ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR
Verificación de requisitos
jurídicos 25 de enero de 2018 Fundación PLAN
Subsanación de requisitos
jurídicos 26 de enero de 2018 Fundación PLAN
Verificación de requisitos
técnicos y evaluación de
proponentes 29 de enero de 2018 Fundación PLAN
Notificación de la selección 31 de enero de 2018 Correo electrónico del proponente
3.3 Observaciones a los Términos de Referencia
En caso de que se generen dudas, inquietudes, observaciones u omisiones en el contenido de los términos de referencia, se podrán formular consultas dirigidas al correo electrónico:
[email protected] con copia a [email protected]; [email protected] La respuesta se dará mediante comunicación escrita enviada por correo electrónico a todos los invitados al proceso. La Fundación PLAN podrá modificar los términos de referencia mediante adendas, hasta antes de que venza el plazo para presentar la propuesta. No obstante, ante la eventual expedición de una adenda, la Fundación PLAN analizará si existen cambios sustanciales y de ser necesario podrá prorrogar el cierre del proceso de selección.
Igualmente, si como consecuencia de la consulta realizada resulta necesario hacer modificaciones o aclaraciones a los términos de referencia, estas se harán mediante adendas dirigidas a los proponentes. Una vez confirmado que fue recibida la adenda, la Fundación Plan no aceptará reclamaciones. 3.4. Causales de Rechazo
Será motivo para rechazar la propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos: a) Cuando existan varias propuestas hechas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. Cada oferente deberá presentar solamente una propuesta.
b) Cuando la propuesta y/o la oferta sea condicionada o parcial. c) El no cumplir con los requisitos jurídicos.
d) El no cumplir con los requisitos financieros.
e) Cuando la oferta y/o propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas.
f) Cuando la firma proponente esté incursa en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflictos de interés para suscribir contratos con la Fundación Plan.
g) El no presentar la oferta a través del medio indicado en este documento.
h) Cuando se verifique la persona jurídica o el representante legal (cualesquiera) hayan sido sancionados disciplinaria o fiscalmente.
i) Cuando el Proponente o su representante legal se encuentren en la lista antiterrorismo, lavado de activos o lista Clinton.
3.5. Causales de Declaratoria de Desierta
El proceso se declarará desierto, además, en los siguientes casos:
a) Enviados los términos de referencia, no se reciba respuesta a esta solicitud por ninguno de los posibles proponentes.
b) Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con lo solicitado dentro de los términos de referencia.
c) Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la mejor propuesta para la Fundación PLAN, previa justificación.
d) Cuando no sea posible adjudicar el objeto del proceso de selección 4. OBJETO
Prestación de servicios bajo su responsabilidad técnica, administrativa y financiera, para realizar la elaboración, edición, corrección de estilo, diseño, diagramación e impresión de dos (2) herramientas
pedagógicas de las metodologías implementadas en el marco del proyecto
Usa tu poder para construir
Paz
, cuyo propósito es promover la participación de niñas, niños y personas adultas para elfortalecimiento de la ciudadanía y la construcción de paz, en el contexto actual de los post-acuerdos. 4.1 Alcance del objeto
En desarrollo y cumplimiento del objeto, deberá adelantar las siguientes actividades: 1. Metodología “El camino del Amor”:
- Revisión del material, unificación de estilo e identificación de línea narrativa. - Ajuste del material existente.
- Elaboración de la propuesta de narrativa de la metodología y explicaciones conceptuales (basadas en las guías y documentos relacionados).
- Reuniones de ajuste y seguimiento con el equipo de Fundación PLAN destinado para tal fin - Producción de 100 ejemplares en español y 50 en inglés de la metodología tipo “folder” con el
contenido acordado por Fundación PLAN. Fundación PLAN cuenta con ejemplos del diseño esperado los cuales estarán a disposición del prestador del servicio.
2. Didáctica para el control social
- Revisión del material, unificación de estilo e identificación de línea narrativa. - Ajuste del material existente.
- Elaboración de la propuesta de narrativa de la metodología y explicaciones conceptuales (basadas en las guías y documentos relacionados).
- Reuniones de ajuste y seguimiento con el equipo de Fundación PLAN destinado para tal fin. - Producción de 100 ejemplares en español y 50 en inglés de la metodología tipo caja de
herramientas con el contenido acordado por Fundación PLAN. Fundación PLAN cuenta con ejemplos del diseño esperado los cuales estarán a disposición del prestador del servicio.
PARÁGRAFO: El producto se acogerá a la imagen corporativa de PLAN, a los lineamientos de la Política de Protección de la niñez de PLAN, Política de Género y Política de protección de datos personales, que incluyen los parámetros para el uso de fotografías, videos y entrevistas con niñas, niños y adolescentes. Así mismo, deberá cumplirse con el diligenciamiento de los formatos empleados por Fundación PLAN para hacer constar la debida autorización para el uso de este tipo de información considerada como sensible, a fin de garantizar la protección integral de sus derechos fundamentales incluido el de la intimidad.
4.2 Productos a entregar
Con el propósito de verificar el cumplimiento del objeto y su alcance, se deberá realizar la entrega de los siguientes productos:
1. Producción de 100 ejemplares en español y 50 en inglés de la metodología “El camino del Amor” tipo “folder” con el contenido acordado por Fundación PLAN, con plazo de entrega hasta el diez (10) de abril de 2018.
2. Producción de 100 ejemplares en español y 50 en inglés de la metodología “Didáctica para el control social” tipo caja de herramientas con el contenido acordado por Fundación PLAN, con plazo de entrega hasta el ocho de junio de 2018
PARÁGRAFO: PLAN aprobará los entregables y/o productos, de tal manera que el proponente deberá atender las observaciones y ajustes sugeridos y proceder a efectuar los cambios en el entregable y/o producto correspondiente cuando a ello, haya lugar, caso en el cual deberá devolverlo con los ajustes dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
4.3 Obligaciones Específicas del Contratista.
A continuación, se describen las obligaciones específicas en cumplimiento del objeto, las siguientes:
1. Entregar de forma oportuna los productos, de acuerdo a los requerimientos técnicos solicitados y bajo los tiempos establecidos en el cronograma de trabajo.
2. Señalar oportunidades de mejora que contribuyan a la correcta ejecución del objeto del servicio y el cumplimiento oportuno de las actividades encargadas.
3. Apoyar la solución de dificultades que se presenten, así como presentar las alternativas de solución para la mejor toma de decisiones por parte de la Supervisión.
4. Asegurar resultados de calidad en el desarrollo de las especificaciones técnicas solicitadas. 5. Asistir a las reuniones y espacios a los cuales se le invite y se haya acordado para realizar los
respectivos seguimientos y avances del proyecto bajo el cronograma establecido.
6. Realizar el registro e inscripción del Contrato ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993 concordante con el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 conforme a lo establecido en la Cláusula de Cesión de Derechos Patrimoniales de Autor.
7. Cumplir el Código de Conducta, la Política de Protección a la Niñez, Política Antifraude y Anticorrupción y Política de Protección de Datos de la Fundación PLAN.
5. TIEMPO DE EJECUCIÓN Y COBERTURA
5.1 Cobertura: El objeto del contrato se desarrollará en la ciudad de Bogotá D.C.
5.2 Duración: el plazo de ejecución del contrato será hasta el quince (15) de junio de 2018 NOTA: Cada producto tiene una fecha prevista de entrega.
6. PRESUPUESTO DISPONIBLE
El presupuesto disponible asciende a la suma de OCHENTA Y NUEVE MILLONES CINCUENTA MIL PESOS MCTE ($89.050.000), incluidos todos los impuestos a que haya lugar.
El presupuesto calculado por actividad y por productos es:
Metodología Elaboración, edición y corrección de estilo Diseño y
diagramación Traducción Producción
Total por producto Metodología “El camino del Amor” $10.000.000 $18.000.000 $5.000.000 $16.500.000 $49.500.000 Didáctica para el control social $7.500.000 $14.000.000 $5.000.000 $13.050.000 $39.550.000 Total general $89.050.000 7. ANÁLISIS DE RIESGOS
De acuerdo con el servicio a desarrollar, la duración y cobertura, se informan los riesgos previsibles y su asignación con el propósito de que el Profesional administre, mitigue o controle los riesgos analizados.
Análisis de riesgos y medidas de mitigación
Riesgo Medida de mitigación Fecha realización de Responsable
RECURSOS
HUMANOS Falta de
capacidad y
experiencia entre el personal
Se deberá verificar la competencia
(Educación, formación y
experiencia) del personal que va a cumplir el objeto del contrato Se realizará reunión con el proveedor al inicio del contrato para garantizar el buen entendimiento del proceso, los requerimientos del donante y las políticas globales.
Al iniciar el contrato. Rafael Fajardo Sara Erazo Incumplimiento y/o manejo inadecuado de las responsabilidades contractuales (categoría LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO)
Desde PLAN se realizará
acompañamiento periódico y
revisión de avances del material para verificar que el plan de trabajo se realice de acuerdo con lo
planeado inicialmente.
Adicionalmente se realizará al menos una reunión de seguimiento con el proveedor para identificar avances.
Se hará entrega de los requisitos
específicos para el diseño,
diagramación y producción de las dos (2) metodologías, la Fundación suministrará las metodologías, deberá verificar y validar su cumplimiento por parte del proveedor antes de la firma del contrato.
Se realizará una identificación clara y divulgación de las obligaciones contractuales para que el Gerente del proyecto realice el monitoreo adecuado al objeto del contrato a fin de prevenir incumplimientos con los términos del contrato
En el transcurso del contrato según el plan de trabajo acordado. Rafael Fajardo
Análisis de riesgos y medidas de mitigación
Riesgo Medida de mitigación Fecha realización de Responsable
Mal uso de marcas de
PLAN (categoría
COMUNICACIONES)
Se realizará una reunión con el proveedor al inicio del contrato para garantizar el manejo de la imagen corporativa. También se entregará el manual de comunicaciones,
plantillas, logos y fuentes
institucionales. Al iniciar el contrato. Equipo comunicaciones Violación a la protección de la niñez, cometida por un patrocinador, socio, asociado, miembro de personal, o voluntario de PLAN (categoría PROTECCIÓN INFANTIL)
En la reunión inicial con el proveedor se socializará la Política de Protección Diga Sí a Proteger a la Niñez, y se socializarán comportamientos adecuados y
esperados por parte de
proveedores. Al iniciar el contrato. Margarita Martínez LOGISTICA deficiencia en el control de los proveedores
Realizar evaluación al proveedor a
fin de verificar su capacidad para cumplir el objeto del contrato.
Verificar el cumplimiento de las
orientaciones técnicas para el desarrollo de las dos (2) metodologías suministradas por la Fundación.
Verificar el cumplimiento de los
requisitos de calidad de los ejemplares (dos (2) metodologías) antes de su aceptación.
Realizar seguimiento al
cumplimiento de los tiempos de entrega de los ejemplares de las dos (2) metodologías. 1. Antes de la firma del contrato. 2. Durante la ejecución del contrato Equipo de comunicaciones Gerente del proyecto LEGAL Involucramiento en acciones legales /demandas importantes / el contratista no está cumpliendo con los
Verificación del cumplimiento
estricto de las formas de pago estipuladas.
Verificación del cumplimiento de las garantías del contrato.
Pólizas de cumplimiento, calidad del servicio y pagos de personal (si se requieren) Durante la ejecución del contrato Gerente del proyecto
Análisis de riesgos y medidas de mitigación
Riesgo Medida de mitigación Fecha realización de Responsable
términos de un
contrato
8. COORDINACIÓN CON EL EQUIPO INTERNO DE PLAN
La coordinación y supervisión del contrato y el proyecto se llevará a cabo con la Gerencia de la Unidad de Gestión del Conocimiento y el área de comunicaciones de Fundación Plan. De igual forma Todos los productos deben ser discutidos con la Supervisión y la Gerencia del Proyecto Usa tu poder para construir paz.
9. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección, las personas naturales o jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, consideradas legalmente capaces para participar en licitaciones, procesos contractuales y para celebrar contratos, que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación, y que estén legalmente establecidas en el país.
2. Las personas jurídicas deberán haberse constituido legalmente por lo menos seis (6) meses antes de la fecha de presentación de las ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no sea inferior a cinco (5) años.
3. Que demuestre contar con la capacidad administrativa, financiera, logística y técnica indispensable para la efectiva prestación de los servicios que se pretenden contratar, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidas en los presentes Términos de Referencia, la cual acreditará mediante los documentos y requisitos que se señalen en el presente documento, conforme con la Ley colombiana vigente.
10. DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA La propuesta está integrada por los siguientes documentos:
a. Carta de presentación de la propuesta, firmada por el Proponente. En dicha carta, el proponente deberá manifestar expresamente que autoriza a FUNDACIÓN PLAN a verificar toda la información incluida en su propuesta. (ver Anexo No. 1)
b. Declaración que no se encuentra incurso en inhabilidad, incompatibilidad o prohibición legal o conflicto de interés real o potencial para contratar con FUNDACIÓN PLAN (Anexo No. 2)
d. Documentos Técnicos e. Documentos Financieros f. Propuesta Económica
El equipo consultor explicará según su criterio y experiencia las actividades a desarrollar de acuerdo con los Términos de Referencia, así como la metodología propuesta, indicando numeral respectivo a los Términos de Referencia.
a. Documentos Jurídicos
A la propuesta se deberá acompañar los siguientes documentos: A. PERSONA JURÍDICA
Cuando el proponente, o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, se deberá comprobar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información:
Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente
convocatoria.
El objeto de la empresa debe estar directamente relacionado con el objeto del presente
proceso de selección.
La duración de la sociedad no será inferior a cinco (5) años.
Documento de identificación del Representante Legal de la persona jurídica.
1. Autorización de la Junta Directiva de Socios o Asamblea General o Máximo Órgano Social Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el convenio hasta por el valor del presupuesto estimado. En el caso de los consorcios y uniones temporales, el representante legal de cada una de las personas jurídicas que los integren deberá contar con dicha autorización, hasta el valor del presupuesto estimado, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria. Si en la fecha y hora de cierre, el Representante Legal tiene restricciones, y no hace entrega del documento que lo autorice, no será subsanable y causará el rechazo de la propuesta.
2. Identificación Tributaria: El proponente deberá anexar fotocopia del Registro Único Tributario – RUT, actualizado con la actividad CIIU correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con este requisito.
3. Certificación de paz y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social: El proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL-, así
como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de todos los empleados a su cargo.
La certificación deberá ser suscrita por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta.
Este documento deberá ser expedido con fecha no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
4. Certificación bancaria: El proponente deberá aportar certificación bancaria no mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, a través del cual se acredite que el proponente es el titular de la cuenta en la cual se abonará el valor del contrato.
5. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por la Procuraduría General de la Nación no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
6. Certificado de antecedentes fiscales de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por la Contraloría General de la República no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
7. Certificado de antecedentes judiciales del Representante Legal no mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
B. CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL
Si el proponente presenta su propuesta a título de consorcio o unión temporal, deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente:
a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su
participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización la Fundación PLAN.
b) Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del consorcio o de la unión temporal. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el convenio resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta será rechazada. c) Señalar la duración del consorcio o unión temporal la cual no será inferior a la del plazo de ejecución y liquidación del convenio y cinco (5) años más.
d) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para presentar propuesta, suscribir y ejecutar el convenio.
e) Cada uno de los miembros que integran el Consorcio o la Unión Temporal, deberán cumplir en forma independiente con cada uno de los requisitos y condiciones exigidos en los presentes Términos de Referencia, aportando los documentos que acrediten tales circunstancias.
f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el consorcio o la unión temporal, que destinarán para la ejecución del convenio derivado del presente proceso.
g) Cada proponente, sea que participe en forma individual o constituido como Consorcio o Unión Temporal, deberá presentar solamente una oferta.
Una vez constituido el Consorcio o Unión Temporal, sus integrantes no podrán ceder o transferir su participación en el mismo, ni modificar sus integrantes o su participación en aquél, salvo en el evento en que FUNDACIÓN PLAN lo autorice previamente y por escrito.
En atención a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago y en relación con la facturación deben manifestar:
1. Si la va a efectuar en representación del Consorcio o la Unión Temporal uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el número del NIT de quien factura.
2. Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal, caso en el cual deben informar el número de NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del convenio.
3. Si la va realizar el Consorcio o Unión Temporal con su propio NIT, caso en el cual se compromete a indicar el número al momento de la suscripción del convenio. Además se debe señalar el porcentaje o valor del convenio que corresponda a cada uno de los integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el Consorcio o Unión Temporal a la Fundación Plan, deberá ser distribuido a cada uno de sus miembros de acuerdo con la participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.
C. PERSONA NATURAL
1. Documento de identificación: El proponente deberá presentar fotocopia del documento de identificación, esto es, fotocopia de la cédula de ciudadanía.
2. Identificación Tributaria: El proponente deberá anexar fotocopia del Registro Único Tributario – RUT, actualizado con la actividad CIIU correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente. 3. Certificación de Paz y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social integral: Las personas naturales deberán presentar los Certificados afiliación al sistema de seguridad social integral en salud, pensión y ARL, con sus respectivas copias de los aportes (planillas) a seguridad social integral de acuerdo con los requisitos de Ley.
4. Certificación bancaria: El Proponente deberá aportar certificación bancaria no mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, a través del cual se acredite que el Proponente es el titular de la cuenta en la cual se abonará el valor del contrato.
5. Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección. 6. Certificados de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la República no mayor a noventa (90) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.
7. Certificado de antecedentes judiciales no mayor a treinta (30) días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.
b. Propuesta Técnica
En la propuesta técnica se deben especificar los servicios ofrecidos, así como valores agregados del proponente, e incluir los grandes lineamientos conceptuales mediante los cuales se piensa desarrollar el proyecto. De igual manera se solicita la inclusión detallada de la siguiente información:
- Título de la propuesta. - Nombre de la entidad.
- Dirección / Teléfono / Fax y/o e-mail.
- Persona Responsable del servicio: Nombre completo, cargo, dirección, ciudad, teléfono y/o e- mail.
- Antecedentes del proponente
- .Experiencia: Descripción de mínimo 3 proyectos similares desarrollados por la entidad, con sus correspondientes certificaciones: ubicación geográfica, duración, número de participantes, costo total. Puede incluir link o imagen donde se muestre el trabajo certificado
- Lineamientos conceptuales sobre los que se desarrollará la propuesta. - Metodología que se propone para alcanzar el objeto de la contratación.
- Hojas de vida de los (as) profesionales que integran el equipo que prestará el servicio. - Incluir cronograma de actividades.
CAPACIDAD TECNICA DEL PROPONENTE. El proponente que responda a la convocatoria realizada, deberá contar y avalar una formación y experiencia no menor a tres (3) años, en elaboración, edición, corrección de estilo, diseño, diagramación e impresión de herramientas similares a las del objeto de la contratación.
c. Documentos Financieros
Estos deben estar incluidos en formato PDF los documentos financieros en el siguiente orden: 1. Estados Financieros: El proponente deberá presentar los estados financieros del año gravable 2016, dictaminados y certificados por revisor fiscal. La información deberá estar firmada por el Representante Legal y el Contador o el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. En el caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá allegar la información de manera individual.
La información que debe ser presentada es:
a. El Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados Integral a diciembre 31 de 2016 donde figure: Activo Corriente, Activo Fijo, Otros Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, Pasivo Total, Total Patrimonio, Utilidad Antes de Impuestos y Utilidad Neta.
b. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador que firma los estados financieros acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores. c. Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal, si es el caso, que firma los estados financieros acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.
d. Fotocopia legible de la Declaración de Renta ultima presentada, con sus respectivas conciliaciones Fiscales de Renta y Patrimonio en caso de ser necesaria.
Los estados financieros como sus notas deben ser elaborados y presentados conforme al Decreto 2649 de 1993. Los estados financieros y las notas deben ser firmados por el representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal en los casos en los cuales este sea necesario de acuerdo con el artículo 13, parágrafo segundo de la Ley 43 de 1990.
En cualquiera de las condiciones descritas y contenidas en el artículo 499 del Estatuto Tributario; deberá inscribirse como declarante del régimen común y presentar el RUT; cumpliendo con las obligaciones fiscales inherentes a esta nueva condición tributaria y presentar facturas.
El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 20% del valor
2. Capital de Trabajo: El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 20% del valor de la propuesta, expresado en SMMLV. Se entiende que este capital acredita la capacidad financiera del oferente, por lo tanto en ningún momento el Proponente seleccionado podrá dejar de prestar el servicio justificando iliquidez transitoria ni permanente.
CT = AC – PC (el resultado debe ser igual o mayor a los SMMLV determinados) Dónde:
CT: Capital de trabajo AC: Activo Corriente PC: Pasivo Corriente
En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE. 3. Nivel de Endeudamiento: El nivel de endeudamiento del proponente individual y de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá ser menor o igual al setenta por ciento (70%) E = PT/ AT (el resultado debe ser menor o igual a 0.70)
Dónde:
E: Nivel de endeudamiento PT: Pasivo total
AT: Activo total
En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE
d. Propuesta Económica
Teniendo en cuenta el alcance del objeto a desarrollar, así como los productos asociados al presente proceso de selección y contratación, el Proponente deberá desarrollar su propuesta económica teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos para la adecuada ejecución.
En el evento de que la propuesta sea seleccionada, teniendo que la naturaleza del presente contrato conlleva obligaciones de medio y de resultado, respectivamente, en el caso de que se identifique la necesidad de ampliar el plazo de ejecución, no habrá revisión ni reajuste a la propuesta económica que sea presentada y aceptada por la Fundación Plan. Así mismo, en el evento de que el Proponente no haya tenido en cuenta factores claves para desarrollar y presentar su propuesta técnica y económica, no habrá lugar a reajuste ni revisión de la propuesta económica. La propuesta económica deberá contemplar todos los costos asociados a la ejecución correcta del objeto de los presente términos de referencia.
El valor de la oferta deberá expresarse en pesos colombianos, ya que su pago se efectuará en esta misma moneda completa, detallada, discriminando el costo de cada actividad y/o producto a entregar y debe coincidir con el valor colocado en la carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá discriminar el valor de su oferta con y sin IVA (Si hay lugar a este impuesto de conformidad
con el régimen al que pertenezca). Así mismo, deberá justificar la propuesta económica y los valores identificados en la misma. En caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta económica detallada.
11. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
En el marco del proceso, se realizará la selección de un proponente que cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia y obtenga el mayor puntaje dentro del proceso de selección conforme a los criterios de evaluación, lo cual constará en la respectiva Acta de Selección de proveedores.
11.1. Criterios de evaluación y selección
La verificación de los requisitos jurídicos estará a cargo de la Dirección Jurídica de la Fundación PLAN. La evaluación de los criterios de selección estará a cargo de la Gerencia del proyecto Usa tu poder para construir paz, la Gerencia de Comunicaciones de PLAN, el área de innovación y conocimiento y el área Financiera y de Compras.
El Proponente será evaluado conforme a los siguientes criterios:
CRITERIO UNIDAD PESO
PORCENTUAL
Calidad de la propuesta técnica 1: Menor puntaje
5: Mayor puntaje
Se otorgará mayor puntaje a la propuesta técnica que demuestre el mayor grado de entendimiento y cubrimiento de los requerimientos
expuestos en los lineamientos
conceptuales y metodología
presentados
30%
Experiencia a fin a la temática de los productos del contrato
demostrada en elaboración,
diseño, diagramación y producción
del material didáctico y
metodológico.
1: Menor puntaje 5: Mayor puntaje
Se otorgará el mayor puntaje al proponente que más experiencia demuestre por encima de la solicitada, a los demás se les asignará de forma proporcional.
40%
Propuesta económica 1: Menor puntaje
5: Mayor puntaje
Se otorgará el mayor puntaje a la propuesta más económica, a los demás se les asignará de forma proporcional.
TOTAL ´15 100% 11.2 Selección
En el marco del proceso, se elaborará una base de datos en orden de elegibilidad, seleccionando a quien haya obtenido el mayor puntaje, lo cual constará en la respectiva Acta de Selección.
12. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACION
12.1. Modalidad de Contratación: El contrato se realizará entre el proponente seleccionado y PLAN, bajo modalidad de contrato por prestación de servicios profesionales independientes.
12.2 Valor del contrato: El valor del presente contrato será el resultado de la propuesta económica el Proponente seleccionado.
12.3 Forma de Pago: PLAN pagará al Contratista de la siguiente forma:
Un primer pago por el 30% del valor del contrato dentro de los quince (30) días calendarios
posteriores a la presentación de la factura y/o cuenta de cobro, con las correspondientes deducciones de ley, previa legalización del contrato mediante la aprobación por parte de la Dirección Jurídica de PLAN de las pólizas requeridas en los presentes términos de referencia. Este primer pago tendrá lugar luego de la entrega y aprobación por parte del supervisor del contrato del Plan de trabajo acorde al cronograma recibido por PLAN y la propuesta de estructura de los productos a entregar.
Un segundo y último pago por valor del 70% restante del valor del contrato contra la entrega y
aprobación por parte de PLAN de todos los productos establecidos en los presentes términos de referencia.
Requisitos comunes para todos los pagos: Se realizarán los descuentos de retenciones en la fuente e ICA de acuerdo con la condición tributaria del Contratista; para esto el Contratista debe diligenciar el formato de condición tributaria y anexar soportes de acuerdo a su caso, adjuntando estos a cada factura o cuenta de cobro radicada en la Fundación PLAN. (Formato de condición tributaria). Fundación PLAN pagará dentro de los quince (15) días calendario posteriores a la presentación de la factura y/o cuenta de cobro. Sobre este valor la Fundación PLAN aplicará los descuentos y retenciones de ley aplicables según el régimen y la clasificación en el registro único tributario. El Contratista deberá presentar lo siguiente: a) Presentación de la respectiva cuenta de cobro y/o factura debidamente diligenciada, indicando la identificación del contrato en mención, el pago correspondiente y el término de ejecución del contrato, además de los requisitos legales y técnicos identificados para cada pago. Para el último pago, la factura o cuenta de cobro podrá presentarse dentro de los quince (15) días siguientes calendario a la terminación del contrato. b) Visto bueno del supervisor del contrato, en la que se señale que el Contratista está cumpliendo a satisfacción de la Fundación PLAN con las obligaciones pactadas en cada nivel; y c) Copia de los comprobantes de pago que se encuentra cumpliendo y/o está a paz y salvo con las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS,
Pensiones y ARL–, y de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar–, a que hubiere lugar, según el porcentaje establecido en la Ley. d) Copia de la(s) póliza(s) debidamente aprobada(s) para el primer pago o en el evento de adiciones o ampliación de la duración. Si la factura y/o cuenta de cobro no ha sido correctamente elaborada, o no se anexan los documentos solicitados en esta cláusula, el término para el pago solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del Contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. 12.3 Garantías: El Proponente favorecido deberá constituir a su cargo y a favor de PLAN las siguientes pólizas, las cuales deberá tramitar con una compañía de Seguros aprobada por PLAN.
De Cumplimiento: Con el propósito de amparar los riesgos derivados del incumplimiento de
las actividades derivadas del objeto y las obligaciones imputables a EL CONTRATISTA o el cumplimiento defectuoso o tardío de EL CONTRATISTA, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un tiempo igual a la vigencia del contrato y seis (06) meses adicionales
Calidad del Servicio: Con el propósito de cubrir la mala calidad o precariedad del servicio
prestado o del producto final que sea entregado, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato por un tiempo igual a la vigencia del contrato más seis (06) meses adicionales.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Una póliza por el 10% del
valor del contrato por un tiempo igual a la vigencia del mismo más tres (03) años más. PARÁGRAFO PRIMERO: EL PROPONENTE acepta incorporarse al Programa de Mitigación de Riesgos en la contratación adoptado por PLAN, en virtud del cual PLAN se constituirá como tomador, asegurado y beneficiario, de las pólizas descritas a continuación, a través de una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, a efectos de constituirse como afianzado.
12.5 Seguridad Social: El Contratista se obliga a demostrar su afiliación y estado activo en calidad de cotizante al Sistema de Seguridad Social Integral que comprende SALUD, PENSIÓN, Y RIESGOS LABORALES de acuerdo a la normatividad de seguridad social vigente, lo cual deberá ser certificado por EL CONTRATISTA presentando copias de las afiliaciones y los pagos del mes inmediatamente anterior antes de iniciar las actividades tendientes al cumplimiento del objeto del contrato y de ahí en delante de forma mensual, al momento de presentar la cuenta de cobro. LA CONTRATISTA debe realizar cotización a la ARL. Este aporte se realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo de acuerdo con la labor a desarrollar.
12.6. Aportes Parafiscales: El/La Contratista se obliga a cumplir con los aportes parafiscales conforme a lo ordenado por las disposiciones legales vigentes.
12.7. Exclusión de la Relación Laboral: El contrato no genera relación laboral alguna entre PLAN y el Contratista, o sus empleados o subcontratistas. Por tanto, estarán a cargo del CONTRATISTA, el pago de sus propias prestaciones sociales, contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social – EPS, Pensiones y ARL, y de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar– a
que hubiere lugar, y si hay lugar a ello las de todos los empleados a su cargo; pero si no cumpliere satisfactoriamente con tales obligaciones, autoriza a PLAN a retener de los pagos parciales o de la liquidación final, las sumas necesarias para ello, sin que ello implique solidaridad alguna. PARÁGRAFO PRIMERO: El Contratista exhibirá para el cobro de los pagos parciales o finales derivados de éste contrato o en cualquier momento a solicitud de PLAN y sin requerimiento judicial, las planillas de pago de salarios y aportes a pensión, salud y ARL que acrediten el pago y cumplimiento de las obligaciones laborales. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Contratista se obliga a cumplir con los aportes parafiscales conforme a lo ordenado por las disposiciones legales vigentes.
12.8. Cesión del Contrato: Queda terminantemente prohibido que EL CONTRATISTA ceda o traspase a terceros las obligaciones y derechos que el contrato le impone sin el consentimiento previo y escrito de PLAN.
12.9. Declaración de Conocimiento: EL CONTRATISTA declara que tiene pleno conocimiento de la naturaleza de la prestación del servicio y como consecuencia de lo anterior, de los inconvenientes y problemáticas que podrán presentarse durante la ejecución, así mismo los tiempos en que deberá realizarse la entrega del objeto del contrato y las dificultades que podrán presentarse durante el desarrollo del servicio. En consecuencia, no podrá reclamar de PLAN, ninguna contraprestación adicional, diferente a las previstas en el presente documento, por las dificultades derivadas de este entorno, ni podrá alegar esta situación como exoneración de cumplimiento de las obligaciones y objeto del Contrato.
12.10. Responsabilidad: EL CONTRATISTA será responsable ante PLAN por dolo o culpa grave por aquellas afectaciones graves, daños y perjuicios atribuibles por la acción u omisión del CONTRATISTA o sus dependientes durante la duración del presente Contrato de Prestación de Servicios.
12.11. Auditoría: EL CONTRATISTA autoriza de forma expresa a PLAN para que en cualquier momento, durante y hasta tres (3) años después de terminado el contrato, a auditar las cuentas y procedimientos del Contratista, correspondientes a este contrato, a través de personal de PLAN o de terceros. El Contratista se compromete a facilitar toda la información, y permitir el acceso a las instalaciones, personal y, en general, atender cualquier otro requerimiento para la realización de las visitas, evaluaciones o auditorias.
12.12. Arbitramento: Las diferencias que llegaren a tener las partes con ocasión de la ejecución, interpretación, obligaciones, terminación o liquidación del presente Contrato, deberán ser resueltas, en lo posible, de común acuerdo dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud que curse por escrito una de ellas a la otra. De no ser ello posible, serán sometidas a un Tribunal de Arbitramento, en los términos previstos en la Ley 1563 de 2012 y se ceñirá a las reglas del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá, para que, mediante la conformación de un Tribunal de Arbitramento que sesionará en la ciudad de Bogotá D.C., compuesto por tres (3) árbitros designados por la Cámara de Comercio de Bogotá y se ceñirá las reglas y procedimientos previsto para este tipo de mecanismos. El árbitro fallará en derecho. Los costos que genere el arbitramento serán a cargo de la parte vencida.
12.13. Causales de Terminación y Suspensión del Contrato. A. El presente contrato se dará por terminado en los siguientes eventos: 1) Por cumplimiento del objeto contratado. 2) Por cumplimiento del plazo de ejecución estipulado. B. El presente contrato podrá suspenderse temporalmente en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, mediante la suscripción de un Acta en el cual conste la eventualidad presentada. En caso de suspensión las personas Contratistas se obligan a ampliar la garantía por el tiempo que dure la suspensión.
12.14. Causales de Terminación Anticipada del Contrato: De conformidad con lo establecido en el artículo 1546 del C.C., PLAN en cualquier momento, podrá declarar la terminación anticipada del contrato, cancelando el valor del contrato efectivamente causado sin lugar a indemnización alguna por las siguientes causas: a) El incumplimiento por parte del CONTRATISTA de sus obligaciones, si de manera objetiva mediante la verificación de los servicios prestados o de la consultoría efectuada y lo establecido en la propuesta, el Contratante determina que se hace necesaria la terminación del contrato. b) La mala calidad de los servicios prestados o la consultoría realizada por parte del Contratista o la poca idoneidad del recurso humano o del CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto contractual, a juicio del Contratante. c) La incapacidad financiera del CONTRATISTA que se presume cuando se declara en quiebra o se le abre concurso de acreedores. d) Incumplimiento a la Política de Protección a la Niñez. e) Incumplimiento a la Política Antifraude. f) Por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobado por la parte que lo alegue.
12.15. Liquidación: En el evento de terminación del contrato por cualquier causal, PLAN adelantará la liquidación del Contrato y realizará el balance económico del mismo, verificará de acuerdo con el estado de cumplimiento de las obligaciones y productos, así como los honorarios debidamente causados a la fecha de terminación efectiva de conformidad con la propuesta económica detallada presentada, pudiéndole compensar o deducir del valor a cancelar, aquellas sumas de dinero no ejecutados sin necesidad de requerimiento alguno por parte de PLAN. Para lo anterior bastará con solo la manifestación del supervisor y verificación financiera, lo cual constará en la respectiva acta de liquidación.
12.16. Cláusula Penal: En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones, las personas Contratista cancelará a PLAN el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que se podrá descontar previo aviso escrito, directamente de los valores adeudados al Contratista por parte de PLAN. PARAGRAFO PRIMERO: Para efectos de que el Contratista cancele el valor aquí establecido derivado del incumplimiento, no se requiere que PLAN lo constituya en mora, el simple incumplimiento imputable al Contratista dará origen al pago de la suma prevista en esta cláusula. PARAGRAFO SEGUNDO: El Contratista, con la suscripción, autoriza que PLAN descuente de las sumas que le adeude los valores correspondientes a la cláusula penal en mención.
12.17. Protección de Datos Personales: Las personas Contratista y sus empleados se abstendrán de publicar, comunicar o explotar, directa o indirectamente a terceros la información, documentos o fotografías, relacionadas con los documentos que conozcan o tengan acceso con ocasión al objeto del presente Contrato, o por cualquier otra causa. Para estos efectos, toda información generada para la ejecución de este acuerdo, se considera importante y confidencial y divulgarla y/o transmitirla puede lesionar los intereses de Plan. En caso que las personas Contratistas suministren datos privados de
personas naturales a la Fundación Plan, el Contratista certifica que éstos han sido recolectados de acuerdo a la reglamentación vigente y cuenta con las autorizaciones de sus titulares. Así mismo garantiza que la información recolectada no ha sido objeto de modificación o alterada o divulgada, salvo para la finalidad establecida en el contrato y está siendo almacenada de acuerdo a las Políticas de Protección de datos Personales y de Seguridad de la Información acorde con la ley.
12.18. Confidencialidad: EL CONTRATISTA se obliga a NO divulgar la información confidencial que llegue a su conocimiento por razón del servicio contratado. Las partes mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellas, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas, modelos, invenciones, know-how, procesos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño, información financiera, lista de clientes, donantes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y contractuales, implementación de proyectos, planes de mercadeo o cualquier información revelada sobre terceras personas, así como la información sobre proyectos, resultados e información sensible. La parte receptora correspondiente sólo podrá revelar información confidencial a quienes la necesiten y estén autorizados previamente por la parte de cuya información confidencial se trata. Las partes se comprometen a cumplir a cabalidad las disposiciones legales de protección de datos personales. La violación de ésta obligación hará incurrir al contratista en las sanciones legales correspondientes. La confidencialidad de la información se mantendrá vigente de acuerdo a los parámetros legales independientemente de la vigencia del contrato. PARAGRAFO PRIMERO: Se considera información confidencial: a) Aquella que como conjunto o por la configuración o estructuración exacta de sus componentes, no sea generalmente conocida entre los expertos en los campos correspondientes. b) La que no sea de fácil acceso, y c) Aquella información que no esté sujeta a medidas de protección razonables, de acuerdo con las circunstancias del caso, a fin de mantener su carácter confidencial. Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información sensible y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto. PARAGRAFO SEGUNDO: No habrá deber alguno de confidencialidad en los siguientes casos: a) Cuando la parte receptora tenga evidencia de que conoce previamente la información recibida; b) Cuando la información recibida sea de dominio público y, c) Cuando la información deje de ser confidencial por ser revelada por el propietario. PARAGRAFO TERCERO: Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información, datos sensibles y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto. PARAGRAFO CUARTO: En cumplimiento del objeto contractual, se tendrán en cuenta las disposiciones particulares de protección de datos personal e información personal contenidas en la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, acogiendo las definiciones, tratamiento y protección legal. PARAGRAFO QUINTO: El contratista al realizar la ejecución del contrato deberá llevar el registro de la autorización dada por el titular de la información siempre que esta se requiera y no se encuentre en uno de los casos de excepción expresa del artículo 10 de la ley 1581 de 2013.
12.19.- Cesión Derechos Patrimoniales De Autor.- EL CONTRATISTA se obligan a transferir de manera total y sin limitación alguna a FUNDACIÓN PLAN, los derechos patrimoniales de autor que sean de su propiedad sobre todos los productos que se generen con ocasión de la contratación, en cualquier ámbito territorial, a perpetuidad y sin perjuicio del respeto al derecho moral consagrado en el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993 concordante con el artículo 30 de la Ley 23 de 1982. En virtud de lo anterior, se entiende que la FUNDACIÓN PLAN adquiere el derecho de
