AUDITORÍA DE PERSONAL EN EL REGISTRO CIVIL
DE ACTAS DE NACIMIENTO EN EL AYUNTAMIENTO
DE CHIMALHUACÁN
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QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
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ELIZABETH DEL RAZO SERRANO
SANDRA CAROLINA GÓMEZ PÉREZ
LILIANA HERNÁNDEZ ACOSTA
ELVIA LETICIA RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ
MEXICO, D.F.
2010
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA
DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES
INDICE
PAGINA
Resumen i
Introducción ii
Capítulo I. Reseña histórica
1.1 Datos generales de la empresa 1
1.2 Antecedentes históricos de la empresa 2
1.3 Objetivos 5
1.4 Misión 6
1.5 Visión 6
1.6 Estructura organizacional 7
1.7 Caracterización del Ayuntamiento 11
1.8 Comisiones del Ayuntamiento 12
1.9 Autoridades auxiliares 12
Capítulo II. Marco metodológico
2.1 Planteamiento del problema 13
2.2 Objetivos 15
2.2.1 Objetivo general 15
2.2.2 Objetivos específicos 16
2.3 Técnicas e Instrumentos de investigación 16
2.3.1 Técnicas de auditoria 16
2.4 Universo y/o muestra 24
2.5 Justificación 24
2.6 Programa semestral de la auditoría 25
2.6 Grafica de Gantt 30
2.7 Información requerida para la ejecución 31
Capítulo III. Marco teórico
3.1. Introducción a la auditoria de personal 32
3.1.4 Clasificación de la auditoría 54 3.1.4.1 Por su ámbito 54 3.1.4.1.1 Auditoría interna 54 3.1.4.1.2 Auditoría externa 55 3.1.4.2 Por su tipo 55 3.1.4.2.1 Auditoría financiera 55 3.1.4.2.2 Auditoría operacional 55 3.1.4.2.3 Auditoría administrativa 56 3.1.4.2.4 Auditoría de resultados de problemas 56
3.1.4.2.5 Auditoría de obras 56 3.1.4.2.6 Auditoría gubernamental 56 3.1.4.3 Por su contexto 56 3.1.4.3.1 Auditoría integral 56 3.1.4.3.2 Auditoría parcial 56 3.1.4.4 Por su aplicación 56 3.1.4.4.1 Auditoría a unidades 56 3.1.4.4.2 Auditoría a programas 56 3.1.4.4.3 Auditoría de actividades 57 3.1.5 Auditoría de personal 57
3.1.5.1 concepto, objetivo e importancia 57 3.1.5.2 Áreas de aplicación de la actividad de personal 58
3.1.6 Proceso de admisión y empleo 60
3.1.6.1 Controles administrativos 60
3.1.6.2 Sistemas de retribución de remuneraciones 61 3.1.6.3 Sistemas de evaluación del desempeño 62 3.1.6.4 Programas de higiene y seguridad 62 3.1.6.5 Planes de servicios y prestaciones 62
3.1.7.1 Métodos generales (inductivo, deductivo) 63
3.1.7.2 Método experimental 63
3.1.7.3 Métodos especiales (introspección y extrospección) 64
3.1.8 Programa anual de auditoría 64
3.1.8.1 Elementos de un programa anual de auditoría 65
3.1.8.2 El programa de trabajo 65
3.1.8.2.1 Elementos básicos 65
3.1.8.2.2 Ventajas de los programas anuales de trabajo 66
3.2 Papeles de trabajo 66
3.2.1 Concepto y objetivo 66
3.2.2 Lineamientos específicos 68
3.2.3 Propósito 68
3.2.4 Clasificación 69
3.2.4.1 Expediente continuo de auditoría 69 3.2.4.2 Papeles de trabajo actuales 69
3.2.5 Cédulas de auditoría 69
3.2.5.1 Características de las cédulas de auditoría 70 3.2.5.2 Estructura o elementos que integran las cédulas de trabajo 71
3.2.6 Organización 72
3.2.6.1 Índices de auditoría 72
3.2.6.2 Archivo de papeles de trabajo 74
3.2.6.3 Contenido 75
3.2.7 Propiedad de los papeles de trabajo 75 3.2.8 Confidencialidad de los papeles de trabajo 75 3.2.9 Elaboración de los papeles de trabajo 76 3.2.10 Manejo de los papeles de trabajo 77
3.2.10.1 Marcas de auditoría 77
3.2.10.2 Cruces de los papeles de trabajo 78 3.3 Metodología para la evaluación de los sistemas de personal 79
3.3.1 Actividades previas 80 3.3.1.1 Autorización de la empresa, objetivo, plan de trabajo,
antecedentes de la empresa
80
3.3.2 Investigación preliminar 81
3.3.2.1 Recopilación y análisis de información general del área 81 3.3.2.2 Identificación de los riesgos de los procedimientos y controles establecidos
82
3.3.3 Evaluación preliminar 83
3.3.3.1 Identificar los controles y debilidades de los procedimientos 83 3.3.3.2 Relacionar dichos elementos con los riesgos y objetivos 84
3.3.3.3 Determinar las diferencias 86
3.3.34 Decidir si deben aplicar pruebas de cumplimiento 86 3.3.4 Evaluación final del sistema de control 87
3.3.4.1 Pruebas de cumplimiento 87
3.3.4.2 Información de resultados 88
3.3.4.3 Razones para evaluar al personal 88 3.3.4.4 Importancia de la evaluación del personal 88 3.3.4.5 Objetivos de la evaluación del personal 89 3.3.4.6 Elementos claves en el sistema de evaluación de personal 90 3.3.4.7 Usos de la evaluación del desempeño 91 3.3.4.8 Usos de la evaluación del personal 91
3.3.5 Informe final 92
3.3.5.1 Forma y contenido 94
3.3.5.2 Encabezado 94
3.3.5.3 Formato general de informe final de auditoría 95
3.3.5.4 Forma de presentación 99
3.4 Supervisión del trabajo de auditoría 101
3.4.1 Antecedentes 101
3.4.2.1 Estilos de liderazgo 103
3.4.2.2 Auditoría del supervisor 104
3.4.2.3 El supervisor y la motivación 105 3.4.2.4 Función, responsabilidad y habilidades del supervisor 108
3.4.3 Supervisión de la auditoría 109
3.4.3.1 Inicio de auditoría 109
3.4.4 Ejecución del trabajo 111
3.4.5 Conclusiones de la revisión 115
Capítulo IV. Procesamiento y análisis de la información
4.1 Información del área auditada 118
4.2 Cédula sumaria 119 4.2 Cédula analítica 120 4.3 Cédula subanálitica 126 4.4 Cédula de observaciones 127 4.5 Cédula de información 137 Capitulo V. Informe 5.1 Cartas de presentación 139 5.2 Carta de aceptación 141 5.3 Objetivo 143 5.4 Alcance 143 5.5 Limitaciones 143 5.6 Metodología 144 5.7 Deficiencias y recomendaciones 145 Conclusiones 156 Bibliografía 158 Glosario 159 Anexos 164 Legajos 172
RESUMEN
La presente investigación se realizó en el H. Ayuntamiento de Chimalhuacán, ubicado en Plaza Zaragoza s/n, Cabecera Municipal de Chimalhuacán en el Estado de México durante el periodo comprendido entre julio - diciembre de 2009 en la que participaron los empleados que laboran dentro del área de actas de nacimiento debido a que se identifico como el área sustentable de la organización, por lo que se tomaron en cuenta las funciones de registros extemporáneos y corrección de actas.
La presente investigación consiste en el análisis de los datos históricos del H. Ayuntamiento de Chimalhuacán, así como de sus objetivos, visión y misión, además de conocer su estructura organizacional, características y autoridades que lo integran; recopilando información a través de cuestionarios, entrevista, gacetas y guías de observación. Obteniendo así los datos que se requieren para el desarrollo de este proyecto.
Se tomó como referencia el planteamiento del problema y la justificación del estudio, determinando los objetivos generales y específicos, tomando en cuenta las técnicas de auditoría, estableciendo el universo y muestra; elaborando herramientas de medición como cuestionarios, guías de observación, desarrollando la programación semestral de la auditoria etc.
Para verificar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades se mencionan los aspectos y lineamientos que se requieren en la auditoria de personal, tales como el concepto, clasificación, aplicación, programas, proceso de control administrativo, normas, métodos de investigación, papeles de trabajo, características, estructura, organización, evaluación del sistema de control, informe final; supervisión de la auditoria y ejecución del trabajo, así como todos aquellos manuales administrativos con los que cuente la organización. Obteniendo como resultado los papeles de trabajo clasificados en cédulas sumaria, analítica y subanalítica. Presentando todo lo que integra un informe de auditoría.
INTRODUCCIÓN
El constante desarrollo de nuestro país ha originado la creación de nuevos sistemas e instrumentos de información que están abarcando al mundo entero con diferentes funciones que hacen más fácil la realización o búsqueda de información. Esto con la finalidad de minimizar el tiempo de elaboración de los procedimientos.
La utilización de nuevos sistemas de información ha beneficiado a todas las organizaciones, ya que son eficientes; entre estos sistemas e instrumentos podemos mencionar el uso de las computadoras sustituyendo a las máquinas de escribir, el uso de base de datos y programas que permiten la búsqueda y control de información de manera rápida, segura y eficiente.
En el H. ayuntamiento de Chimalhuacán podemos identificar la necesidad de la utilización de estos instrumentos, ya que se detectan deficiencias en el manejo de información; es necesaria la correcta utilización y manejo de equipos informáticos.
Considerando la importancia de verificar la correcta aplicación del control interno, es de gran relevancia mencionar algunos factores determinantes para identificar las deficiencias con las que cuenta el área a auditar.
En este proyecto de tesis se hace mención a los lineamientos que se deben seguir para el correcto desempeño de las actividades, así como las técnicas de investigación a utilizar, con la finalidad de identificar y dar a conocer el correcto funcionamiento de procesos y desempeño del personal.
CAPITULO I
RESEÑA
HISTÓRICA
“LA FUERZA DE TU ENVIDIA ES LA RAPIDEZ DE MI PROGRESO”
ANÓNIMO
1.1 DATOS GENERALES
Denominación:
HONORABLE AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN Dirección:
Plaza Zaragoza s/n, Cabecera Municipal de Chimalhuacán, Estado de México Giro:
Organismo Descentralizado de Servicios. Teléfono (s):
LADA SIN COSTO: 01800 702 85 85. Contacto:
1.2 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
Chimalhuacán fue fundado en 1259 por tres jefes hermanos llamados Huauxomatl, Chalchiutlatona y Tlatzcantecuhtli. Los jefes o tlatoani y su gente eran originarios de Tula, otra parte de ésta era del pueblo de Culhuacán. Hablaban las lenguas chichimeca y mexicana por ser descendientes de acolhuas y mexicanos; con el tiempo prevaleció la lengua náhuatl o mexicana y las costumbres se unificaron.
Chimalhuacán se funda como señorío, con todas sus características. Fue uno de los señoríos de Texcoco y por ello perteneciente a la Triple Alianza México, Texcoco y Tlacopan, a partir de 1431. Cabe recordar que estos pueblos dominaban lo que actualmente constituye el territorio mexicano.
Como sucesos relevantes de esta época se tiene que previo a la coronación de Nezahualcóyotl como Rey de Texcoco, provenientes de México, las tropas integrantes de la Triple Alianza, Nezahualcoyotl se dirigió a Texcoco acompañado de los jefes de Tenochtitlán, pasaron por lo que fuera la llanura de Santa Martha y cuando llegaron a Chimalhuacán decretó una amnistía para todos los pueblos que siendo de Texcoco pelearon en su contra y a favor de los tepanecas, siendo el caso de los de Huexotla.
Itzcóatl ofreció el perdón a cambio de que se rindieran de lo contrario entrarían las tropas aliadas a sangre y fuego contra su ciudad, los de Huexotla no aceptaron la propuesta y salieron formados en orden de batalla, poco duró el combate porque Moctezuma hizo prisionero a su señor y las tropas huyeron para después pedir perdón. Finalmente Nezahualcoyotl fue aclamado Rey de Texcoco.
Otro hecho es que Moctezuma Ilhuicamina estuvo en este pueblo en dos ocasiones por la cercanía del lago de Texcoco con México Tenochtitlán. Esta vía, en esta ocasión significó un medio para salvar la vida de este personaje que fue tomado prisionero por los chalcas para ofrecer su vida a los de Huejotzingo quienes rechazaron la propuesta. Entonces lo llevaron ante Maxtla con la misma finalidad sin que le interesara el sacrificio. Cuateotl, el carcelero de Moctezuma lo libera y le aconseja que regrese a México por Chimalhuacán atravesando el lago de Texcoco.
La segunda ocasión en que este personaje estuvo aquí fue cuando acompañó a Nezahualcoyotl luego de la triunfante guerra contra los tepanecas.
En la época Colonial, parte de la población que se negó a vivir en los sitios en que se asentaron los conquistadores, por no someterse a su autoridad, motivó que se declarara a éste lugar de Reducción en l599. Por lo demás, Chimalhuacán fue República de Indios con sede en el pueblo principal al que se le llamó “Cabecera”, a esta República estaban sujetos algunos pueblos y barrios con sus cabildos, bajo la autoridad del Gobernador.
“Los naturales son de buen entendimiento y razón y bien inclinados, dóciles y de buen ingenio para aprender y saber de todas aquellas cosas y oficios que son enseñados. Algunos saben leer y
escribir. Su lengua es la mexicana.”1
La importancia que tenía Chimalhuacán en materia religiosa obedece a que fue establecido como cabecera de doctrina conformada por treinta y dos pueblos que acudían aquí para su atención espiritual, esto es evangelización y catequesis. En esta región a raíz del proceso que Fray Juan de Zumárraga presentó al cacique de Texcoco Ometochtzin, en favor de los indios, se prohibió al Santo Oficio castigarlos ya que eran recién conversos.
Chimalhuacán por ser un pueblo colindante de Texcoco, que fue escenario de duras incursiones insurgentes, como refiere Fernando Rosenzweig, debió haberse incorporado a la lucha popular, ya que la fiebre bélica invadió al pueblo común que se unía a la causa independentista.
Consumada la Independencia los legisladores mexicanos se dan a la tarea de crear instrumentos legales para organizar y estructurar el Estado mexicano. Así el congreso expidió el 31 de enero de l824, el Acta Constitutiva de la Nación Mexicana en la que se considera al Estado de México como uno de los integrantes de la Nación.
Después de haber pertenecido al partido de Chalco, el 4 de enero de l827, los supremos poderes del Estado se trasladaron a la ciudad de Texcoco, por lo que resulta histórico para Chimalhuacán el haber sido colindante, por breve tiempo, cuatro meses, de la residencia de los poderes del Estado. En la ciudad de Texcoco fue dada la primera Constitución del Estado de México, el 14 de febrero de l827.
El l4 de octubre de l862, un beneficio muy directo y significativo se desprende de la lucha liberal, El Lic. Benito Juárez declara a favor de Chimalhuacán la propiedad de los terrenos de repartimiento que poseían por adjudicación pero con restricciones.
Ante la imposibilidad, hasta el momento, de conocer el decreto por el que este pueblo se rigió en municipio se ha optado por considerar el año de 1824 como el año de su fundación, debido a un mecanograma consultado en el Archivo General del Estado y que registra las fechas en que se constituyen los municipios de la entidad.
En 1875, con territorio de este municipio se da origen a otro con los pueblos de la Magdalena Atlipac, San Sebastián y Tecamachalco. Siendo desconocido, hasta ahora el dato exacto, con territorio chimalhuaquense se crea el municipio de Chicoloapan.
El movimiento revolucionario iniciado el 20 de noviembre de 1910 y cuya consolidación se logra en 1920, es vivido por la gente de Chimalhuacán con toda intensidad, no sólo como espectadores sino como protagonistas ya que muchos de sus hombres se unieron al movimiento revolucionario.
“Salieron comisiones a entrevistarse con Emiliano Zapata, mi abuelo Esiquio Martínez Cedillo encabezó una de ellas, fueron a diversas convenciones y el Licenciado Antonio Díaz Soto y Gama
les explicaba el Plan de Ayala” 2
Para l922, se dota al pueblo con terreno ejidal lo que favorece a la economía. De aquí y hasta l949 se aprecia un sensible auge de la agricultura. Para l952, el proceso de desecación del lago llega prácticamente a su fin. Los pozos artesianos bajan su nivel. A partir de este momento la agricultura va disminuyendo paulatinamente las actividades lacustres son abandonadas.
La fuente de trabajo se centra fuera del municipio recayendo gran parte de ésta en la ciudad de México. Actualmente, la principal actividad económica es el comercio.
En l963, con territorio de Chimalhuacán se crea el municipio de Nezahualcoyotl, conformado por lo que fueran las llamadas colonias del Ex–vaso de Texcoco.
1.3 OBJETIVOS
Considerando, que la comunidad más que argumentos y formulismos legales, esta habida de resultados y de justicia: Hacemos nuestros los principios rectores que dan cuerpo al Plan de Desarrollo del Estado de México 2005-2011, Seguridad Social, Seguridad Económica y Seguridad Pública, constituyéndose en los pilares de las políticas públicas que se implementarán en el periodo Constitucional 2006-2009.
Sin lugar a dudas que la participación ciudadana es y será uno de los elementos centrales en el desarrollo municipal, por lo que la presente gestión basará su estrategia, en la participación efectiva de la sociedad civil en la toma de decisiones, para favorecer el éxito en la solución de los problemas del municipio.
Para ello la planeación municipal inmersa en el proceso de desarrollo, será el instrumento básico para alcanzar la estabilidad económica y social, en la cual el involucramiento de la sociedad es factor indispensable para la toma de decisiones públicas.
Bajo esta perspectiva y dado que el municipio debe enfrentar en forma integral la problemática local y su esfuerzo conjunto para la provisión de servicios, e impulsar la producción local y el empleo, contribuyendo con ello al desarrollo municipal. Se dará fiel aplicación a las atribuciones que le confiere la Ley Orgánica Municipal del Estado de México a la Comisión de la Planeación para el Desarrollo Municipal (COPLADEMUN, artículo 82), para dar seguimiento a las líneas de acción marcadas en el Plan de Desarrollo Municipal, que habrá de normar los objetivos y criterios a seguir en la gestión 2006-2009.
A efecto de alcanzar una adecuada planeación que sirva a la administración pública como un medio para el conocimiento de los escenarios tendencial, deseable y factible, que permita orientar e integrar actividades y esfuerzos del gobierno y la sociedad; al tiempo que genere un desarrollo integral con un mayor equilibrio regional y armónico con el medio ambiente y el uso efectivo de los recursos públicos con la participación de la sociedad.
1.4 MISIÓN
La misión que nos proponemos desarrollar será: satisfacer las necesidades y aspiraciones de desarrollo de los chimalhuaquenses, proporcionando servicios que eleven su calidad de vida, fortaleciendo la cultura participativa entre la sociedad y el gobierno.
El Gobierno Municipal de Chimalhuacán, para el periodo constitucional 2006-2009, está empeñado en potenciar los recursos del municipio y contar con un gobierno municipal cercano a la comunidad, a la vanguardia en materia de descentralización de facultades, atribuciones y recursos, para otorgar los servicios públicos que requiere la población.
Propiciar y fortalecer un desarrollo armónico, sustentable y en equilibrio con el medio ambiente, basado en la participación constante de la sociedad como premisa fundamental de control y gestión directa para una adecuada distribución territorial, dando prioridad a la vocación y conservación del suelo, que incentive el establecimiento de fuentes de empleo y favorezcan que los servicios básicos de habitación, salud, educación y alimentación, sean parte cotidiana del desarrollo humano, dentro de un estado de derecho que proporcione seguridad, integración, orden y paz pública.
El Ayuntamiento de Chimalhuacán manifiesta su compromiso inalienable de representar los intereses de la comunidad, promoviendo siempre el mejoramiento de su calidad de vida. En cuanto al registro de actas de nacimiento.
1.5 VISIÓN
La visión que motiva, nuestra gestión es el transformar el entorno; dando elementos sustentables de participación entre sociedad y gobierno que permitan un desarrollo integral y sostenido del municipio. En la actualidad la sociedad exige una administración pública municipal eficiente, eficaz y de mejor calidad, orientada a la construcción de un gobierno que trabaje por y para la ciudadanía, que aporte los resultados que la sociedad demanda, que rinda cuentas transparentes sobre su desempeño y acerca del destino dado a los recursos públicos.
Premisa que de entrada se garantiza con la conformación plural del cabildo y con la aplicación de la Ley de Transparencia de la Información Pública del Estado de México y Municipios, cuya salvaguarda se encuentra en el Comité de Transparencia de la Información Pública Municipal, para dar certidumbre a una población que cada vez está más informada y participativa.
Con la seguridad integral el municipio de Chimalhuacán alcanzará un desarrollo sustentable; partiendo de la adecuada organización administrativa e identificando las ventajas socioeconómicas, políticas, ecológicas, de infraestructura y de capacidad de empleo para dar dinamismo a la concertación de esfuerzos y recursos de los tres niveles de gobierno y de los sectores social y privado que generara el desarrollo que el municipio requiere
.
1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
H. AYUNTAMIENTO
o 1 PRESIDENCIA
1.1 Secretario Particular
1.1.1 Departamento de Informática 1.2 Secretario Técnico de Gabinete 1.3 Dirección de Comunicación Social 1.4 Dirección de Planeación
1.5 Dirección de Contraloría Interna
1.5.1 Departamento de Seguimiento de Programas 1.6 Dirección Jurídica y Consultiva
1.6.1 Departamento Jurídico en Materia de Amparo 1.6.2 Departamento Jurídico en Materia de lo Contencioso
Administrativo
1.6.3 Departamento Jurídico en Materia Civil y Laboral
1.6.4 Departamento Jurídico Para Quejas en Materia de Derechos Humanos y Administrativos
1.6.5 Departamento Jurídico de Notificaciones 1.6.6 Departamento Jurídico de Asuntos Penales
1.8 Dirección de Eventos Especiales o 2 SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO
2.1 Departamento de Archivo
2.2 Departamento de Oficialía de Partes
2.3 Departamento de la Junta Municipal de Reclutamiento del S.M.N. 2.4 Departamento de Control de Inventarios
o 3 TESORERIA MUNICIPAL 3.1 Dirección de Ingresos
3.1.1 Departamento de Industria y Comercio 3.1.2 Departamento de Espectáculos 3.1.3 Departamento de Mercados
3.1.4 Departamento de Comercio Establecido 3.1.5 Departamento de Vía Pública
3.1.6 Oficina Receptora No. 1 (Cabecera Municipal) 3.1.7 Oficina Receptora No. 2 (San Lorenzo) 3.1.8 Oficina Receptora No. 3 (Vidrieros) 3.1.9 Oficina Receptora No. 4 (Santa Elena) 3.1.10 Oficina Receptora No. 5 (Z.U.E.) 3.2 Dirección de Tianguis y Comercio Ambulante 3.3 Dirección de Catastro
3.3.1 Departamento de Cartografía y Dibujo 3.3.2 Oficina de Catastro (Cabecera Municipal) 3.3.3 Oficina de Catastro (Z.U.E.)
3.3.4 Oficina de Catastro (San Lorenzo) 3.3.5 Oficina de Catastro (Santa Elena) 3.3.6 Oficina de Catastro (Vidrieros) 3.4 Contador General
3.4.1 Departamento de Caja
o 4 DIRECCION GENERAL DE COORDINACION SOCIAL
o 5 DIRECCION GENERAL DE DESARROLLO URBANO Y OBRAS PUBLICAS 5.1 Dirección General de Desarrollo Urbano
5.1.1 Departamento de Licencias de Uso de Suelo 5.1.2 Departamento de Licencias de Construcción
5.2 Dirección General de la Tenencia de la Tierra 5.2.1 Departamento de Donación de Áreas 5.2.1 Departamento de Donación de Áreas 5.3 Departamento de Proyectos
5.4 Departamento de Ejecución de Obra 5.5 Departamento e Programas del Ramo 33 5.6 Departamento de Topografía
o 6 DIRECCION GENERAL DE MANTENIMINETO DE CALLES o 7 DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS PUBLICOS
7.1 Dirección de Bacheo y Balizamiento 7.2 Dirección de Limpia
7.3 Dirección de Alumbrado Público
7.3.1 Dirección de Alumbrado Público
7.3.2 Departamento de Almacén de Alumbrado
7.3.3 Departamento de Mantenimiento de Alumbrado Público 7.3.4 Departamento de Instalaciones
7.4 Dirección de Panteones
7.5 Dirección de Parques y Jardines
7.5.1 Departamento de Parques y Jardines
o 8 DIRECCION GENERAL DE SEGURIDAD PUBLICA MUNICIPAL 8.1 Supervisión General
8.2 Coordinación Operativa 8.3 Coordinación Administrativa
8.4 Departamento de Prevención al Delito 8.5 Dirección de Protección Civil y Bomberos
o 9 DIRECCION DE PROTECCION Y PRESERVACION DEL MEDIO AMBIENTE Y
ECOLOGIA
9.1 Departamento de Equilibrio Ecológico y Fauna Nociva 9.2 Departamento de Control de ZOONOSIS
9.3 Departamento de Emisión de Contaminantes y Tóxicos 9.4 Departamento de Ecología
o 10 DIRECCION GENERAL DE GOBERNACIÓN MUNICIPAL
10.3 Departamento de Población 10.4 Preceptoría Juvenil
10.5 Dirección de Reglamentación
o 11 DIRECCION GENERAL DE EDUCACION CULTURA Y BIENESTAR SOCIAL 11.1 Dirección de Cultura
11.1.1 Departamento de Bibliotecas 11.1.2 Módulo Cultural (Vidrieros) 11.2 Dirección de Educación
11.2.1 Departamento de Servicio Social 11.2.2 Departamento de Educación Básica
11.2.3 Departamento de Educación Media Superior y de Adultos 11.3 Dirección de Bienestar Social
11.3.1 Departamento de Asuntos Indígenas 11.4 Dirección del Deporte
11.5 Dirección de Turismo
o 12 DIRECCION DE FOMENTO ECONOMICO
12.1 Departamento de Fomento Industrial y Comercial 12.2 Departamento de Fomento Artesanal
12.3 Departamento de Fomento Agropecuario Y forestal 12.4 Departamento de Fomento al Transporte
12.5 Departamento de Fomento al Empleo 12.6 Oficina de Bolsa de Trabajo
o 13 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS 13.1 Departamento de Personal
13.2 Departamento de Seguridad Social
13.3 Departamento de Sistemas de Información y Capacitación al Trabajo o 14 DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES E INTENDENCIA
14.1 Departamento de Control de Vehículos o 15 COORDINACION DE ATENCION A LA CIUDADANIA
o 16 DIRECCION DE OFICIALIAS CONCILIADORAS Y CALIFICADORAS 16.1 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 1 (Cabecera Municipal) 16.2 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 2 (San Lorenzo) 16.3 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 3 (Fundidores)
16.5 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 5 (Montada) 16.6 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 6 (Transportistas) 16.7 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 7 (Z.U.E.)
16.8 Oficialía Conciliadora y Calificadora No. 8 (Acuitlapilco) o 17 COORDINACION MUNICIPAL DE DERECHOS HUMANOS o 18 OFICIALIAS DEL REGISTRO CIVIL
18.1 Oficialía de Registro Civil No. 1 (Palacio Municipal) 18.2 Oficialía de Registro Civil No. 2 (San Lorenzo) 18.3 Oficialía de Registro Civil No. 3 (San Agustín) 18.4 Oficialía de Registro Civil No. 4 (Montada) 18.5 Oficialía de Registro Civil No. 5 (Santa Elena) 18.6 Oficialía de Registro Civil No. 6 (Canteros) 18.7 Oficialía de Registro Civil No. 7 (Vidrieros) o 19 O.D.A.P.A.S.
o 20 SISTEMA MUNICIPAL D.I.F.
En este sentido la administración municipal opera a partir de la reforma del Artículo 115 de la Constitución General de la República, lo que le permite impulsar y fortalecer su gestión bajo una integración de cabildo como autoridad máxima. Se tiene también una Secretaría del Ayuntamiento para el despacho de los asuntos administrativos y auxilio de las funciones del Presidente; treinta y seis direcciones para auxilio, consulta y desarrollo de sus actividades; organismos descentralizados del Desarrollo Integral de la Familia (DIF); Agua Potable, Alcantarillado y Saneamiento (ODAPAS), así como diez comités, tres consejos, dos comisiones y un instituto como órganos de servicio social y atención.
1.7 CARACTERIZACIÓN DEL AYUNTAMIENTO
El ayuntamiento está integrado por: Presidente Municipal 3 Síndicos
1.8 COMISIONES DEL AYUNTAMIENTO
COMISION RESPONSABLE
Seguridad pública Presidente y síndicos
Finanzas Síndicos
Revisión y actualización de la reglamentación municipal Primer regidor
Parques y jardines Segundo regidor
Preservación y restauración del medio ambiente Tercer regidor
Fomento agropecuario Cuarto regidor
Vivienda, panteones y empleo Quinto regidor
Educación, deportes y recreación Sexto regidor
Mercados, central de abastos y rastros Séptima regidora
Desarrollo urbano y obras públicas Octavo regidor
Agua potable, drenaje y alcantarillado Noveno regidor
Tianguis y vía pública Décimo regidor
Población Décimo primer regidor
Salud pública Duodécimo regidor
Vialidad, transporte y delimitación territorial Décimo tercer regidor
Alumbrado público Décimo cuarto regidor
Turismo, protección a la niñez y apoyo a la mujer Décimo quinto regidor
Cultura y bienestar social Décimo sexto regidor
1.9 AUTORIDADES AUXILIARES
Existen treinta y tres delegaciones distribuidas en el municipio y un consejo de participación ciudadana por cada localidad.
Regionalización Política
El distrito electoral federal al que pertenece el municipio es el XXV junto con el municipio de Chicoloapan que es cabecera distrital. El distrito local es el XXXI junto con el municipio de La Paz, siendo esta última la cabecera.
CAPITULO II
MARCO
METODOLÓGICO
“NUNCA TE RINDAS ANTE LAS DIFICULTADES, SIEMPRE SIGUE ADELANTE QUE EL
ÉXITO TARDA PERO LLEGA”
ANÓNIMO
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En México, los primeros indicios sobre el reconocimiento del parentesco por sangre y por afinidad se dan frente a autoridades que al mismo tiempo tenían carácter de religioso y estatal en las instituciones prehispánicas. Por su parte, los mayas, expidieron disposiciones relativas al estado civil de las personas, a las herencias, al matrimonio e incluso sobre contratos3.
Con la conquista, se impusieron usos y costumbres del viejo continente, y las partidas parroquiales constituyen el antecedente inmediato del registro del estado civil de las personas.
El bautismo, fundó el establecimiento de los libros parroquiales, los cuales también contenían las ceremonias de conversión de indígenas a la religión católica. Dentro de estos libros eclesiásticos, en donde se anotaban los bautizos de los infantes, se permitió también la anotación de niños indígenas, haciendo alusión a la casta a la que pertenecían, mencionándose la condición de indios, mulatos, mestizos, coyotes, calpan-mulato, lobo, saltapatrás, cambujo, alfarrazado, zambo-prieto, etc., con el objeto de señalar las diversas categorías sociales.
Los elementos contenidos en las partidas parroquiales eran los esenciales, es decir, la fecha de inscripción, el día en que tuvo efecto el acto que se inscribía, los datos generales de los solicitantes o interesados, el domicilio o vecindad, el nombre y ocupación de quienes fungían como testigos y la firma del párroco.
Ni en el movimiento independentista, ni dentro de las primeras constituciones políticas como la de Cádiz y la de 1824, se encuentran disposiciones relativas acerca del registro del estado civil de las personas.
Es en el año de 1829 en el estado de Oaxaca, donde se expide el Código Civil del Estado que es del primero que se tienen antecedentes y que regulaba los nacimientos, matrimonios y muertes, con él, se otorga a la iglesia católica la facultad de reconocer el estado civil de las personas nacidas en territorio oaxaqueño.
Con fecha 27 de octubre del año 1851, se presentó un proyecto de Registro Civil, el cual tenía como objeto el reconocimiento de las partidas eclesiásticas y estuvo a cargo del señor Cosme Varela.
Por la ley del 27 de enero de 1857 durante el gobierno de Ignacio Comonfort, quien expide la Ley Orgánica del Registro Civil, se modifican los registros parroquiales disponibles y se busca crear y organizar un Registro Civil basados en ellos, ordenándose el establecimiento de oficinas en toda la República y la obligación de los habitantes de inscribirse.
Con la promulgación de la Constitución de 1857 se establece la separación del Estado y la Iglesia, lo que modifica la Ley expedida por Ignacio Comonfort y la hace inaplicable.
Para el 28 de julio de 1859, en Veracruz, a cargo del Presidente Benito Juárez, se expiden las Leyes de Reforma, y con ellas, el establecimiento formal en México del Registro Civil y su nueva Ley Orgánica.
Así mismo, el 28 de julio de ese mismo año, fue promulgada la Ley sobre el Estado Civil de las Personas.
En el Distrito Federal la función registral se instituyó en 1861, cuando Manuel Blanco, Gobernador de la capital, puso en vigencia las Leyes de Reforma y con fecha 11 de abril de ese mismo año se acuerda que se exonere a los curas de rendir el informe de nacidos, casados y muertos al Supremo Gobierno.
En el año de 1870 el Registro Civil adquiere su arraigo y carácter definitivo y hasta el año de 1935 se introduce en el Registro Civil el uso del formato preimpreso para cada acta. Esto homogeneiza el registro de datos precisos que se establecen en la Ley Orgánica del Registro Civil, no obstante se conserva el registro en forma manuscrita hasta el año de 1979 cuando se establece la obligación de asentar los datos en los formatos preimpresos en forma mecanográfica y en cinco tantos.
En los años de 1866 y 1884, se expiden Códigos Civiles, que retomaban disposiciones del Registro Civil.
En 1917, en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, dentro de sus artículos 121 y 130, se señalan las bases del Registro Civil y para el 9 de abril del mismo año, se expide la Ley sobre relaciones familiares, donde se instituyen a los jueces del Estado Civil.
En la actualidad en el Registro Civil del H. Ayuntamiento de Chimalhuacán funciona de manera regular sin embargo cuenta con algunas áreas de debilidad las cuales afectan la prestación del servicio mencionando entre ellas, el uso de maquinas de escribir, ya que estas representan un equipo obsoleto que ocasiona una pérdida de tiempo en la elaboración de actas de nacimiento, y aunque se cuenta con el sistema informático para poder agilizar el proceso no es usado de forma optima, así como la capacitación del personal para el manejo de dicho sistema no ha representado resultados favorables.
Otra debilidad encontrada en el área es que no se cuenta con el archivo más indicado, ya que se guardan documentos importantes en cajas de cartón, así como el área de Registro Civil no cuenta con el espacio necesario para un mejor desempeño de las actividades. Los requisitos para el trámite de actas de nacimiento no se encuentran a la vista del usuario.
2.2 OBJETIVOS
2.2.1OBJETIVO GENERAL
Evaluar al área de actas de nacimiento en base al cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, tomando en cuenta los lineamientos que se deben seguir en el desempeño de sus labores, proporcionándole un análisis objetivo de sus áreas de oportunidad, así como también las recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas y de esta forma encontrar el método adecuado para incrementar la eficiencia operativa que apoye a los altos directivos en la toma de decisiones.
2.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
o Medir la sinergia que existe dentro del área para llevar a cabo el proceso de elaboración de actas de nacimiento.
o Verificar la correcta aplicación del control interno dentro del área de estudio.
o Establecer las áreas de oportunidad para ayudar a los directivos a una mejor toma de decisiones.
o Identificar las deficiencias con las que cuenta el área a auditar.
o Identificar los lineamientos requeridos para llevar a cabo las funciones dentro del área.
o Determinar las recomendaciones y responsables que contribuyan a la mejora continua dentro del proceso de elaboración de actas de nacimiento.
2.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
4Para realizar el trabajo de auditoría es necesario llevar a cabo una selección de técnicas y determinar el tipo de investigación. Por lo tanto hemos determinado que el tipo de investigación debe ser de manera experimental, documental y de campo. Basándonos en las técnicas de auditoría para su desarrollo:
2.3.1 TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Con la finalidad de poder captar la información competente, relevante y oportuna como está establecido dentro de las normas generales de auditoría5 se aplicarán las siguientes técnicas de auditoría:
o La Observación
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis.
La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Gran parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda mediante la observación.
Existen dos clases de observación: la observación no científica y la observación científica. La diferencia básica entre una y otra está en la intencionalidad: observar científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y preciso: el investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observación. Observar no científicamente significa observar sin intención, sin objetivo definido y por tanto, sin preparación previa.
Pasos que debe tener la observación:
Determinar el objeto, situación, caso, etc. (que se va a observar)
a. Determinar los objetivos de la observación (para qué se va a observar) b. Determinar la forma con que se van a registrar los datos
c. Observar cuidadosa y críticamente d. Registrar los datos observados e. Analizar e interpretar los datos f. Elaborar conclusiones
g. Elaborar el informe de observación (este paso puede omitirse si en la investigación se emplean también otras técnicas, en cuyo caso el informe incluye los resultados obtenidos en todo el proceso investigativo)
Recursos auxiliares de la observación Fichas
Récords anecdóticos Grabaciones
Fotografías
Listas de chequeo de datos Escalas, etc.
La observación científica puede ser: Directa o indirecta Participante o no participante Estructurada o no estructurada De campo o de laboratorio Individual o de equipo
Observación directa y la indirecta
Es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar.
Es indirecta cuando el investigador entra en conocimiento del hecho o fenómeno observando a través de las observaciones realizadas anteriormente por otra persona. Tal ocurre cuando nos valemos de libros, revistas, informes, grabaciones, fotografías, etc., relacionadas con lo que estamos investigando, los cuales han sido conseguidos o elaborados por personas que observaron antes lo mismo que nosotros.
Observación participante y no participante
La observación es participante cuando para obtener los datos el investigador se incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para conseguir la información "desde adentro". Observación participante es aquella en la cual se recoge la información desde afuera, sin intervenir para nada en el grupo social, hecho o fenómeno investigado. Obviamente, la gran mayoría de las observaciones son no participantes.
Observación estructurada y no estructurada
Observación no estructurada llamada también simple o libre, es la que se realiza sin la ayuda de elementos técnicos especiales.
Observación estructurada es en cambio, la que se realiza con la ayuda de elementos técnicos apropiados, tales como: fichas, cuadros, tablas, etc., por lo cual se los la denomina observación sistemática.
Observación de campo y de laboratorio
La observación de campo es el recurso principal de la observación descriptiva; se realiza en los lugares donde ocurren los hechos o fenómenos investigados. La investigación social y la educativa recurren en gran medida a esta modalidad.
La observación de laboratorio se entiende de dos maneras: por un lado, es la que se realiza en lugares pre-establecidos para el efecto tales como los museos, archivos, bibliotecas y, naturalmente los laboratorios; por otro lado, también es investigación de laboratorio la que se realiza con grupos humanos previamente determinados, para observar sus comportamientos y actitudes.
Observación individual y de equipo
Observación individual es la que hace una sola persona, sea porque es parte de una investigación igualmente individual, o porque, dentro de un grupo, se le ha encargado de una parte de la observación para que la realice sola.
Observación de equipo o de grupo es, en cambio, la que se realiza por parte de varias personas que integran un equipo o grupo de trabajo que efectúa una misma investigación puede realizarse de varias maneras:
a. Cada individuo observa una parte o aspecto de todo
b. Todos observan lo mismo para cotejar luego sus datos (esto permite superar las operaciones subjetivas de cada una)
c. Todos asisten, pero algunos realizan otras tareas o aplican otras técnicas. o La entrevista
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona entendida en la materia de la investigación.
La entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho en psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. De hecho, en estas ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable porque permite obtener datos que de otro modo serían muy difíciles conseguir.
Empleo de la entrevista
a. Cuando se considera necesario que exista interacción y diálogo entre el investigador y la persona.
b. Cuando la población o universo es pequeño y manejable.
Condiciones que debe reunir el entrevistador a. Debe demostrar seguridad en sí mismo.
b. Debe ponerse a nivel del entrevistado; esto puede esto puede conseguirse con una buena preparación previa del entrevistado en el tema que va a tratar con el entrevistado.
c. Debe ser sensible para captar los problemas que pudieren suscitarse. d. Comprender los intereses del entrevistado.
e. Debe despojarse de prejuicios y, en los posible de cualquier influencia empática.
GUIA DE OBSERVACIÓN Nombre de la empresa:
Nombre del puesto________________________ Fecha____________________________ Nombre del observador______________________________________________________
Observaciones generales: Positivas
Negativas
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
INSTRUCCIONES:
Anote en el cuadro correspondiente el número que se ajuste a la percepción que usted tiene de acuerdo a su trabajo.
Considere la siguiente escala:
1. Pésimo. Me sorprende negativamente. 2. Insuficiente.
3. Suficiente.
4. Excede mis expectativas. Me sorprende positivamente.
NO
COMPORTAMIENTO A EVALUAR TRABAJADOR
1ER.DÍA 2º.DÍA 3ER.DÍA
FINAL
1 2 1 2 1 2
1 Recibe y transmite ideas de forma clara y concreta 2 Enfoca sus comentarios al
tema abordado.
3 Comparte su experiencia con los compañeros de trabajo 4 Da retroalimentación oportuna
y propositiva
5 Recibe retroalimentación y la aprovecha.
6 Genera un ambiente de entusiasmo por el aprendizaje.
CUESTIONARIO
Objetivo: Recabar información verídica, que ayude en el análisis y evaluación a la auditoría de
personal.
Instrucciones: Conteste las siguientes preguntas, acorde a la ejecución de sus actividades y lo
existente al área donde se encuentra.
1. Nombre del puesto
2. Tiempo que lleva en el puesto 3. Horario de atención
4. No. De personas que atiende al día
5. Describa cuáles son sus actividades de forma general
6. ¿Cuenta con un manual de procedimientos para sus actividades? 7. ¿Conoce el régimen legal de su actividad?
8. ¿Cuenta con un reglamento interno de conducta?
9. ¿Qué considera que hace falta para desarrollar su trabajo?
10. ¿Conoce todas las posibles soluciones que se le pueden dar a cualquier caso que se presente?
11. ¿El lugar donde desempeña su trabajo es adecuado? 12. ¿Cumple con todas las funciones que se le asignan?
13. ¿Cuándo termina su jornada laboral, ya no hay ninguna persona que requiera de su servicio?
14. ¿Se pone a la orden de cualquier persona que requiera su servicio? 15. ¿Brinda información completa a todas las personas que se lo requieren? 16. ¿Le han aplicado algún examen de la productividad que brinda en su área?
17. ¿Ha tenido alguna queja, por la forma en la que lleva a cabo su trabajo tanto por sus compañeros como de las personas que solicitan de sus servicios?
2.4 UNIVERSO Y /O MUESTRA
Tomamos en cuenta al Registro Civil como universo, considerando 20 personas
realizando sus funciones en dicha área. La muestra es el área de Actas de Nacimiento.
2.5 JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO
Actualmente las grandes organizaciones en nuestro país se hacen más competitivas dentro de su ramo y cada vez adoptan más estrategias a fin de garantizar el éxito.
Estas organizaciones están adoptando herramientas de optimización basadas en los nuevos enfoques gerenciales, es por tal motivo que la auditoría de personal ha tomado un papel importante dentro de las organizaciones, ya que los resultados de esta proporcionan a la organización recomendaciones pertinentes para mejorar la calidad del servicio, reduciendo los tiempos, costos y movimientos para la realización del proceso.
Con el presente estudio se pretende mostrar la relevancia que tiene la auditoría de personal en la actualidad, ya que servirá de apoyo para otras ramas así como para las diferentes carreras de la UPIICSA o de otras disciplinas. Permitirá y facilitará la asesoría y consultoría oportuna y confiable; así como conocer las deficiencias y limitaciones que se presentan en dicha auditoría y seguir manteniendo la independencia y objetividad en la evaluación de todas las actividades académicas. De tal forma que beneficiará a las demás carreras para el apoyo y mejor desempeño en la realización de una auditoría, se conocerán los aspectos importantes que debe comprender una auditoría y podrán adoptar medidas que les sirvan en un futuro. Ya que les permitirá:
Conocer y desarrollar habilidades para mejorar el desempeño del personal de una organización.
Adquirir y desarrollar formas de liderazgo para ejercer estilos y técnicas de medición de acuerdo con las características de las organizaciones.
Integrar, coordinar y dirigir equipos de trabajo multidisciplinarios.
2.6 PROGRAMA SEMESTRAL DE LA AUDITORÍA
PROGRAMA SEMESTRAL DE CONTROL DE LA AUDITORÍA DEL H. AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2009 HOJA 1 N° DE REGISTR O CELE DÍA 28 MES 10 AÑO 09 NÚMERO PROGRESIV O DE REVISIÓN CLAVE DEL PROGRAM A DESCRIPCIÓ N PROGRAMACIÓ N PERIODO DE APLICACIÓ N EMPRESA EVALUADA TOTAL DE PERSONA L SEMANA S TOTAL SEMANA S HOMBRE 1 200 REGISTRO
CIVIL JUL-DIC 09 JUL-DIC 09
H. AYUNTAMIENT O DE CHIMALHUACÁ N 4 16 64
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROGRAMA SEMESTRAL DE
AUDITORIA
PROGRAMACIÓN DE SEMANAS HOMBRE DEL PERSONAL DETALLADO EN LA AUDITORÍA DEL H. AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2009 HOJA 1-4 N° DE REGISTRO CELE DÍA 28 MES 10 AÑO 09 NÚMERO DE REVISIÓN CLAVE DEL PROGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN OBJETIVOS ESTABLECIDOS
SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL DE SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL SEMANAS HOMBRE INICIO TERMINO 1 200-01 Analizar el cumplimiento del procedimiento de matrimonio Verificar las actividades del área
de matrimonios Septiembre Octubre 4 16 1 200-02 Analizar el cumplimiento del procedimiento de registros extemporáneos. Verificar el procedimiento del área de registros extemporáneos Septiembre Octubre 4 16
PROGRAMACIÓN DE SEMANAS HOMBRE DEL PERSONAL DETALLADO EN LA AUDITORÍA DEL H. AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2009 HOJA 2-4 N° DE REGISTRO CELE DÍA 28 MES 10 AÑO 09 NÚMERO DE REVISIÓN CLAVE DEL PROGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN OBJETIVOS ESTABLECIDOS SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL DE SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL SEMANAS HOMBRE INICIO TERMINO 1 200-03 Analizar el cumplimiento del procedimiento de nacimientos. Verificar el cumplimiento de las actividades para llevar a cabo el registro de los nacimientos. Julio Diciembre 4 16 1 200-04 Analizar el cumplimiento del procedimiento de defunción. Verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para levantar
actas de defunción.
PROGRAMACIÓN DE SEMANAS HOMBRE DEL PERSONAL DETALLADO EN LA AUDITORÍA DEL H. AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2009 HOJA 3-4 N° DE REGISTRO CELE DÍA 28 MES 10 AÑO 09 NÚMERO DE REVISIÓN CLAVE DEL PROGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN OBJETIVOS ESTABLECIDOS SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL DE SEMANAS DE REVISIÓN TOTAL SEMANAS HOMBRE INICIO TERMINO 1 200-05 Analizar el procedimiento de divorcios Analizar el cumplimiento del procedimiento para llevar a cabo un divorcio Noviembre Diciembre 4 24 1 200-06 Analizar el cumplimiento de procedimiento de corrección de altas Verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos Noviembre Diciembre 4 24
CLAVES DEL PROGRAMA SEMESTRAL DE LA AUDITORÍA DEL H. AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACÁN SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2009 HOJA 4-4 N° DE REGISTRO CELE DÍA 28 MES 10 AÑO 09
CLAVES DEL PROGRAMA FUNCIONES CRITERIOS
200 01 MATRIMONIOS Por orden de aparición en la estructura orgánica de la organización 02 REGISTROS EXTEMPORÁNEOS 03 NACIMIENTOS 04 DEFUNCIONES 05 DIVORCIO 06 CORRECCION DE ACTAS
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROGRAMA
SEMESTRAL DE AUDITORIA
2.7 GRAFICA DE GANTT
GRAFICA DE GANTT DE LA "AUDITORIA DE PERSONAL EN EL REGISTRO CIVIL DE ACTAS DE NACIMIENTO EN EL AYUNTAMIENTO DE CHIMALHUACAN"
No.
Act. Actividades a Realizar TIEMPO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE RESPONSABLE
1
Presentación del equipo auditor en el H. Ayuntamiento de Chimalhuacán.
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
2
Entrega de escrito de formalidad para la autorización de la auditoria
T.E.
RHEL, GPSC
T.R.
3
Recopilación de la información general del organismo
T.E.
DRSE, HAL
T.R.
4 Elaboración del plan de trabajo
T.E. RHEL, GPSC, DRSE, HAL
T.R.
5 Apertura formal de la Auditoria T.E. RHEL, HAL
T.R.
6 Inspección y recopilación de información del área del registro civil
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
7 Análisis y depuración de la información obtenida T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
8 Modificación y captura de información del área del registro civil
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
9 Informe de avance de la auditoria T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
10 Consulta de la información del área de registro civil T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
11 Análisis y depuración de la información obtenida T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
12 Documentación de las información obtenida en las actividades
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
13 Fundamento y elaboración del informe final para el área del registro civil
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
14 Análisis ,modificación y ajustes del informe realizado T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
15 Presentación y entrega del informe final al área del registro civil
T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
T.R.
16 Cierre de la auditoria T.E. RHEL, GPSC,
DRSE, HAL
NOMENCLATURA
Rodríguez Hernández Elvia
Leticia RHEL
T.E.= TIEMPO ESTIMADO Gómez Pérez Sandra Carolina GPSC
T.R.= TIEMPO REAL Del Razo Serrano Elizabeth DRSE
Hernández Acosta Liliana HAL
2.8 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA EJECUCIÓN
La información requerida para la ejecución de la auditoría será tratada de forma confidencial y prudente garantizando con ello su óptimo uso. *La información que se solicito es la siguiente:
Gaceta oficial Reglamentos
Constitución política de los estados unidos mexicanos Generalidades de la organización
Estructura orgánica Descripción de funciones Análisis de puestos
CAPITULO III
MARCO
TEÓRICO
“POR MIRAR LA PEQUEÑEZ DE UN GUSANO PODEMOS PERDER LA GRANDEZA DE
UN ECLIPSE”
3.1 INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DE PERSONAL
3.1.1 ANTECEDENTES
Provienen indiscutiblemente de la disciplina contable del mismo nombre. Etimológicamente, auditor es la persona que “oye”. Pero dentro de la disciplina, mencionada, la auditoría implica una investigación minuciosa de las diversas cuentas de una empresa, no solo para determinar si corresponden a la realidad, sino, inclusive, si se justifican como medios aptos para realizar los objetivos y políticas de una negociación, a fin de hacer las recomendaciones pertinentes.
Se puede considerar a la auditoría de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar, bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en esta materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal.
Hay que recordar que la auditoría de personal no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos del control que posee el departamento de personal, si no que tendrá que llevarse a cabo, además de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la función del personal la realizan en sentido propio los jefes de línea, y solo en sentido staff o funcional del departamento de personal.
3.1.2 CONCEPTO, IMPORTANCIA, BENEFICIOS Y OBJETIVOS
CONCEPTO
Significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta, es confiable, veraz y oportuna.6
La auditoría pública deberá ser una herramienta de apoyo a la función directiva de la Administración Pública Federal misma que, como actividad independiente de las actividades del auditado, promueva el cumplimiento de la normatividad y el cumplimiento de sus metas y programas sustantivos.7
Es una evaluación y verificación sistemática, documentada, periódica y objetiva de que tan bien una entidad particular (compañía, producto, programa, individuo, destino, etc.) está cumpliendo con un conjunto de estándares.8
IMPORTANCIA9
Proporcionar a los directivos de una organización un panorama sobre la forma en la que está siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos.
Forma parte de las decisiones de los directivos; es un elemento que nos permite tomar decisiones en base a los errores e irregularidades encontradas durante la evaluación. Es un elemento que nos permite tomar decisiones en base a los errores e irregularidades encontradas durante la evaluación.
BENEFICIOS
Los beneficios de la auditoría de recursos humanos son los siguientes:
Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.
Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos. Identifica problemas de importancia crítica.
Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.
Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.
6
Juan Ramón Santillán González
OBJETIVOS10
Verificar, evaluar, y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo.
Evaluar la calidad de la administración y operación en conjunto.
Obtener y evaluar las evidencias de acuerdo con los criterios establecidos. Descubrir errores e irregularidades.
3.1.3 AMBITO LEGAL
Es importante para la directiva de la empresa reconocer cuales son los posibles problemas legales potenciales para encontrar la solución a los mismos, reduciendo el riesgo que en un futuro representarán.
La Ley Federal de Trabajo contiene diversas disposiciones que establecen obligación a la empresa.
ARTICULO 804. El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a
continuación se precisan:
I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable;
II. Listas de raya o nomina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
IV. Comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta ley; y
V. Los demás que señalen las leyes.
Los documentos señalados por la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados por las fracciones II, III y IV durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral, y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las leyes que los rijan.
ARTICULO 805. El incumplimiento a lo dispuesto por el artículo anterior, establecerá la presunción
de ser ciertos los hechos que el actor exprese en su demanda, en relación con tales documentos, salvo la prueba en contrario.
Los recursos humanos de una empresa están integrados cuantitativamente por el conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura organizativa, y cualitativamente, por el conjunto de sus conocimientos, habilidades, salud física y mental, su ideología y sus motivaciones, el inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantizada.
OTRAS BASES LEGALES
Secretaria de la función pública, SHCP,
Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos en el titulo quinto. “De los estados de la federación”.
Presupuestos de egresos de la federación,
Ley federal de responsabilidades administrativas de los servicios públicos, Reglamento interno de la secretaria de la función pública,
Marcos de actualización de las contralorías internas de la secretaria de la función pública, Presupuesto de egresos de la federación.
NORMAS GENERALES DE AUDITORÍA
La naturaleza de la actividad profesional de la auditoría obliga a que el trabajo realizado en la auditoría se realice dentro de determinadas normas de calidad.
Las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde, como resultado de este trabajo.
RESPONSABILIDADES GENERALES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN EL ESTABLECIMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
La auditoría pública se fundamenta en el precepto constitucional que establece que los recursos económicos de que disponga el Gobierno Federal, así como sus respectivas administraciones públicas paraestatales, deben administrarse con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén destinados.
Derivado de dicha disposición, los servidores públicos responsables directos de la administración de los fondos del erario federal, deben definir, establecer, mantener y vigilar la aplicación de mecanismos que aseguren el logro de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores públicos; el cumplimiento del marco legal aplicable a la Administración Pública Federal; y la obtención oportuna, veraz, clara y suficiente de la información financiera y presupuestaria.
Al conjunto de dichos mecanismos se les conoce bajo el nombre genérico de Sistema de Control Interno o simplemente control interno, y es partiendo de la evaluación de dicho sistema en que la auditoría pública determina el alcance o profundidad de la revisión y promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para garantizar una Administración Pública honesta, eficiente y eficaz.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR PÚBLICO
Las Normas Generales de Auditoría Pública confieren a las instancias que conforman el Sistema Integral de Control y Evaluación de la Gestión Pública en su conjunto y a todos y cada uno de los auditores públicos, entendiendo como tales a quienes en sus diversos niveles jerárquicos intervienen en una auditoría pública, la responsabilidad de garantizar que:
a) Preserven su independencia mental.
b) Cada auditoría sea ejecutada por personal que posea los conocimientos técnicos y la capacidad profesional necesarios para el caso particular.
c) Cumplan con la aplicación de las normas relativas a la ejecución del trabajo, del informe y del seguimiento de auditoría.
d) Se sujeten a un programa de capacitación y autoevaluación buscando la excelencia en su trabajo.
CLASIFICACIÓN
Las Normas Generales de Auditoría Pública, representan los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor público, el trabajo que desarrolla y la información que obtiene como resultado de las revisiones que practica; clasificándose en personales, de ejecución del trabajo y sobre el informe de auditoría y su seguimiento.
o NORMAS PERSONALES
PRIMERA.- INDEPENDENCIA
Son las cualidades que el auditor público debe tener, obtener y mantener para poder asumir con profesionalismo su trabajo de auditoría.
En todos los asuntos relacionados con la auditoría, el personal de las instancias de control deberá estar libre de impedimentos para mantener su integridad de juicio, autonomía y objetividad, procediendo a planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir sus conclusiones, opiniones y recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional, para que su labor sea totalmente imparcial.
Los impedimentos a que pueden estar sujetos los auditores públicos son de naturaleza personal y externa:
a) Impedimentos personales.- Son aquellas circunstancias que involucran directamente al auditor público y por las que puede verse afectada su imparcialidad.
Los titulares de las instancias de control deben establecer políticas y procedimientos que permitan identificar dichas circunstancias, a fin de tomar las provisiones suficientes para evitar la participación del o los auditores públicos impedidos para ejercer su independencia mental; por su parte, los auditores públicos tienen la obligación de informar a sus superiores de cualquier impedimento personal que pudieran tener.
Dentro de los impedimentos personales se pueden citar:
Relaciones oficiales, profesionales, personales o financieras con el personal del o las áreas o unidades administrativas a revisar.
Responsabilidad previa en las decisiones o en la administración de las operaciones o actividades que se revisarán.
