Identificación y desarrollo del modelo de servicios tecnológicos para optimizar la productividad de las Pymes

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(1)Identificación y Desarrollo del Modelo de Servicios Tecnológicos Para Optimizar la Productividad de las Pymes Proyecto de Grado. Asesores: Jorge Alberto Hernández Rafael Augusto Vesga Presentado por: Álvaro Bacca Allister Manjarrés. 2010.

(2) Tabla de Contenido INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1 1.. LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES EN LAS EMPRESAS 5 1.1.. Introducción al Capítulo ...................................................................................................... 5. 1.2.. Infraestructura de Tecnologías de Información: Desarrollo, Componentes, Principales. Actores y Perspectivas .................................................................................................................... 5 1.2.1.. Definición de la infraestructura de T.I. ....................................................................... 5. 1.2.2.. Evolución de la infraestructura de T.I. ........................................................................ 6. 1.2.3.. Componentes de la infraestructura de T.I.................................................................... 7. 1.2.4.. Nuevas tendencias en la infraestructura de T.I. ........................................................... 8. 1.3.. 1.3.1.. Evolución de las Tecnologías de Información en las Empresas.................................. 9. 1.3.2.. Clasificación de las Aplicaciones Informáticas......................................................... 11. 1.3.3.. Aplicaciones Informáticas Empresariales ................................................................. 14. 1.4.. 2.. Las Tecnologías de Información en las Empresas .............................................................. 9. Nuevas Tendencias en las Soluciones de Tecnología de Información .............................. 15. 1.4.1.. La globalización y su relación con los negocios y la tecnología. .............................. 15. 1.4.2.. La computación en la nube (cloud computing) ......................................................... 17. 1.4.3.. Expectativas de la Empresa Sobre el Aporte de la Tecnología ................................. 19. 1.5.. El Aporte de Valor a las Empresas de la Inversión en Tecnologías de Información ........ 21. 1.6.. Conclusiones del Capítulo................................................................................................. 22. PYMES EN COLOMBIA ......................................................................................................... 24 2.1.. Introducción al Capítulo .................................................................................................... 24. 2.2.. PYMES en Colombia ........................................................................................................ 24. 2.3.. IT Alineado con el negocio ............................................................................................... 26.

(3) 3.. 4.. 5.. 2.3.1.. Encuesta: Servicios de tecnologías de Información en las PYMES.......................... 30. 2.3.2.. Marco de referencia ................................................................................................... 30. 2.3.3.. Resultados de las encuestas ....................................................................................... 31. 2.3.4.. Análisis ...................................................................................................................... 35. 2.3.5.. Conclusiones de las encuestas ................................................................................... 35. 2.4.. Problemática y necesidades ............................................................................................... 36. 2.5.. Oportunidades ................................................................................................................... 38. 2.6.. Conclusiones del capítulo.................................................................................................. 39. DISEÑO DE LA SOLUCIÓN .................................................................................................. 40 3.1.. Introducción al Capítulo .................................................................................................... 40. 3.2.. Definición de portafolio de oportunidades ........................................................................ 40. 3.3.. Evaluación de las oportunidades ....................................................................................... 43. 3.4.. Modelo de la Solución....................................................................................................... 44. DISEÑO DEL MODELO DE NEGOCIO ................................................................................ 46 4.1.. Introducción al Capítulo .................................................................................................... 46. 4.2.. Modelo de negocios a partir de CANVAS ........................................................................ 46. 4.3.. Modelos de negocios existentes en el mercado ................................................................. 49. 4.4.. Definición de nuevo modelo de negocio basado en las premisas ..................................... 51. 4.5.. Identificación de alternativas innovadoras ........................................................................ 53. 4.6.. Nuevo modelo de negocio innovado ................................................................................. 54. 4.7.. Verificación del modelo contra las necesidades manifestadas por las PYMES ................ 55. 4.8.. Conclusiones del Capítulo................................................................................................. 56. EVALUACIÓN DE FACTIBILIDAD DEL MODELO ........................................................... 57 5.1.. Análisis del Mercado......................................................................................................... 57. 5.2.. Evaluación a Clientes Potenciales ..................................................................................... 59. 5.2.1.. Marco de referencia ................................................................................................... 59. 5.2.2.. Presentación del modelos de negocio a clientes potenciales ..................................... 59.

(4) 5.2.3.. Resultados de las encuestas ....................................................................................... 63. 5.2.4.. Análisis ...................................................................................................................... 64. 5.2.5.. Conclusiones de las encuestas ................................................................................... 65. 5.3.. Recursos y Estructura de Costos ....................................................................................... 66. 5.3.1.. Recursos Requeridos ................................................................................................. 66. 5.3.2.. Estructura de Ingresos y Costos ................................................................................ 67. 5.4.. Conclusiones del Capítulo................................................................................................. 74. 6.. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 75. 7.. BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 77. Índice de Tablas Tabla 1 - Componentes de Infraestructura de T.I. ............................................................................... 8 Tabla 2 - Clasificación de Sistemas de Información por Funcionalidad ........................................... 12 Tabla 3 - Sistemas de Información por Nivel Organizacional que Apoyan ...................................... 13 Tabla 4 Clasificación de Sistemas de Información por Objetivos Gerenciales................................. 13 Tabla 5 Fuerzas Aplanadoras - La Tierra es Plana ............................................................................ 17 Tabla 6 - Objetivos de Negocio de los CIO ...................................................................................... 20 Tabla 7 - Prioridades de Inversión en Tecnología............................................................................. 20 Tabla 8 - Clasificación MiPymes - Ley 905 de 2004 ........................................................................ 24 Tabla 9 - Portafolio de Oportunidades .............................................................................................. 42 Tabla 10 - Comparación de la solución con características de empresas analizadas. ....................... 52 Tabla 11 - Clasificación Sectorial Pymes en Colombia .................................................................... 58 Tabla 12 - Costo de Recursos Internos.............................................................................................. 67 Tabla 13 - Ingreso Mensual Promedio por Cliente ........................................................................... 67 Tabla 14 - Estructura de Ingresos y Costos ....................................................................................... 68 Tabla 15 - Flujo de Caja Año 1 ......................................................................................................... 69 Tabla 16 - Flujo de Caja Año 2 ......................................................................................................... 70 Tabla 17 - Flujo de Caja Año 3 ......................................................................................................... 71 Tabla 18 - Flujo de Caja Año 4 ......................................................................................................... 72 Tabla 19 - Flujo de Caja Año 5 ......................................................................................................... 73 Tabla 20 - Valor Presente Neto ......................................................................................................... 74.

(5) Índice de Gráficas Gráfica 1 - Flujograma de la metodología para la identificación y construcción de oportunidades ... 4 Gráfica 2 - Evolución de las Tecnologías de Información en las Empresas. Fuente O’Brien y Marakas ............................................................................................................................................. 10 Gráfica 3 - Participación de las empresas en la economía Colombiana. Fuente Plan TIC 2009 para MiPymes del Ministerio de TIC ........................................................................................................ 25 Gráfica 4 - Aporte en la generación de empleo formal e informal, Fuente Plan TIC 2009 para MiPymes del Ministerio de TIC ........................................................................................................ 26 Gráfica 5 -Uso de TIC en MiPymes Colombianas. Fuente Plan TIC 2009 para MiPymes del Ministerio de TIC .............................................................................................................................. 28 Gráfica 6 - Distribución de la inversión de las PYMES en TIC. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia .................................................................................................................... 28 Gráfica 7 - Factores considerados para la compra de tecnología. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia .................................................................................................................... 29 Gráfica 8 - Prioridades de las Pymes para sus gastos en TI. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia .......................................................................................................................... 29 Gráfica 9 - Nivel de madurez en el uso de TIC en las MiPymes. Fuente Análisis de precios para soluciones tecnológicas para MyPymes, Ministerio de TIC, 2009 ................................................... 30 Gráfica 10 - Uso que le dan las PYMES a los computadores ........................................................... 31 Gráfica 11 - Relación de uso de computadores por empleado .......................................................... 32 Gráfica 12 - Qué piensan las empresas con respecto a los equipos de cómputo y software ............. 32 Gráfica 13 - Opinión de los encuestados respecto al uso de las TIC ................................................ 33 Gráfica 14 - Origen de las iniciativas para invertir en TIC ............................................................... 34 Gráfica 15 - Barrera para la apropiación de TIC en las MiPymes Fuente Plan TIC, MyPime Digital, ........................................................................................................................................................... 36 Gráfica 16 - Modelo de la Solución .................................................................................................. 44 Gráfica 17 - Modelo CANVAS. Fuente Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2009). Business Model Generation. ........................................................................................................................................ 47 Gráfica 18 - Nuevo modelo de negocio basado en las premisas. ...................................................... 51 Gráfica 19 - Innovación, metodología de Cadena de Fenómenos Indeseados .................................. 53 Gráfica 20 - Nuevo modelo de negocios innovado. .......................................................................... 54 Gráfica 21 - Interpretación de la cadena de valor del nuevo modelo de negocio.............................. 55.

(6) Gráfica 22 -Lámina 1 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES .... 60 Gráfica 23 - Lámina 2 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES ... 60 Gráfica 24 - Lámina 3 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES ... 61 Gráfica 25 - Lámina 4 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES ... 61 Gráfica 26 - Lámina 5 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES ... 62 Gráfica 27 - Lámina 6 de la presentación del modelo conceptual de servicios TIC para PYMES ... 62 Gráfica 28 - Nivel de aprobación del modelo conceptual de servicios ............................................. 63 Gráfica 29 - Nivel de intención de uso. ............................................................................................. 63 Gráfica 30 - Promedio de disposición de pago por nivel de servicio ................................................ 64 Gráfica 31 - Estructura de recurso internos. ...................................................................................... 66.

(7) INTRODUCCIÓN Frente a los retos del Tratado de Libre Comercio y la globalización de la economía y de la sociedad, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en Colombia requieren mejorar su competitividad; la tecnología es un camino seguro y obligado para hacerlo. Sin embargo, a pesar de que esta realidad económica es ya un hecho, según un informe de FUNDES del año 20071 (T., 2007), las PYMES en nuestro país han presentado históricamente unas cifras desalentadoras de inversión en recursos tecnológicos para la optimización de su gestión y la actualización de sus procesos, (en promedio sólo un 2% de los ingresos). Por otro lado, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) han superado la barrera de la virtualidad (computación en la nube), permitiendo a las PYMES acceder a una gran cantidad de herramientas e infraestructura a bajo costo (e incluso gratis), con lo cual mejoran su desempeño y productividad sin incurrir en cuantiosas inversiones. Sin embargo, la falta de conocimiento, planeación y experiencia de los pequeños y medianos empresarios, hacen que el inmenso potencial de estos recursos no sea aprovechado adecuadamente.. OBJETIVO Teniendo en cuenta lo anterior, el presente trabajo busca desarrollar un modelo de negocio innovador en Colombia, que, de forma rentable, permita optimizar los procesos de las PYMES, apoyados en estas nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (TIC). Como objetivos específicos se han planteado: •. Desarrollar y evaluar una metodología para la identificación y construcción de oportunidades de negocio.. •. Identificar las necesidades de las PYMES en el campo de las TIC.. •. Identificar un portafolio de oportunidades de desarrollo y mejora de las PYMES a través del uso de las innovaciones tecnológicas.. •. Diseñar un modelo de negocio nuevo, partiendo de modelos de negocios actuales de TIC, usando metodologías de innovación.. T., J. C. (Julio de 2007). Delta Asesores. Recuperado el 10 de Mayo de 2010, de Inversiones en TIC de Pymes en Colombia: http://www.deltaasesores.com/estadisticas/tecnologia/2142-inversion-en-tic-de-pymes-en-colombia. 1.

(8) •. Determinar el portafolio de servicios y modelo de negocio, viable y rentable, para proveer servicios tecnológicos a las PYMES de forma innovadora que agreguen valor a estas.. PERTINENCIA Las MiPymes (micro, pequeña y mediana empresa) en Colombia son un pilar importante de la economía, ya que aproximadamente el millón y medio de MiPymes2 (Comunicaciones, 2009) legales e informales que tiene el país son responsables del 80% de los empleos. Es por ello que el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones viene desarrollando desde hace varios años el programa Mipyme Digital, enfocado a promover el mayor uso de las TICs para mejorar la competitividad y formalización de estas empresas, disponiendo en el año 2010 de un presupuesto de $6.614.000.000 de pesos para realizar inversiones básicas que apalanquen el desarrollo de estas iniciativas en las MiPymes. Adicionalmente las Pymes enfrentan cada día mayores retos generados por las condiciones económicas de los últimos años, como los requerimientos para mejorar su competitividad que están manifiestos en los tratados de libre comercio que se vienen suscribiendo. Por último, a nivel mundial es reconocido que uno de los mayores factores que ha incidido para mejorar la competitividad de las Pymes es la innovación tecnológica de las empresas, la cual, según un informe del Programa para el Desarrollo de las Naciones Unidas, realizado en Asia3 (Kotelniko, 2007), logra disminuciones del 30% en el costo del manejo de inventarios, 15% de disminución en los costos de producción y 12% de disminución en los costos asociados a la calidad, en las empresas que incorporan las TIC en sus procesos productivos.. METODOLOGÍA La metodología, resumida en el siguiente diagrama de flujo, consta de siete pasos: •. Evaluación. Teniendo en cuenta que la metodología debe ser flexible para evaluar las circunstancias que viven las Pymes en un periodo de tiempo determinado, y que las TIC evolucionan constantemente definiendo nuevos servicios, beneficios, esquemas de trabajo y costos, se ha definido una primera etapa de evaluación de las condiciones que enmarcan a la Pyme en el uso de las TIC y paralelamente un estudio rápido de la evolución y tendencias de las TIC con la aplicación práctica en los negocios. Esta etapa permite. 2. Comunicaciones, M. d. (2009). MyPime digital, Plan TIC. Bogotá, D.C. 3. Kotelniko, V. (2007). Small and Medium Enterprises and ICT. Pg. 10. 2.

(9) determinar las tendencias, beneficios y problemáticas al usar las TIC en las Pymes, desde el punto de vista de la oferta. •. Identificación de oportunidades. En esta fase, basados en el análisis de la problemática, beneficios y tendencias, realizado durante la evaluación, se identifican las oportunidades que puede tener la oferta de soluciones TIC.. •. Diseño de la solución. Teniendo en cuenta la evaluación realizada y la identificación de las oportunidades, tendencias y problemáticas, se procede a diseñar una solución que será la base del modelo de negocios. Esta etapa está enfocada a definir una solución que satisfaga las principales necesidades de las Pymes, que han sido resultado de la identificación del uso de las TIC, pero teniendo en cuenta el concepto de computación en la nube que será explicado en el siguiente capítulo.. •. Evaluación de modelos de negocios. Teniendo en cuenta que el mercado actualmente le ofrece a las Pymes múltiples soluciones que integran servicios relacionados con TIC, los cuales pueden ser parte del nuevo modelo de negocio, y que a su vez pueden ser competencia directa del mismo, se desarrolla una etapa que evalúe modelos de negocios existentes, a la luz de la solución diseñada en la fase tres, que identifique las necesidades que atienden, los beneficios que otorgan a las Pymes, la problemática que presentan y si son un potencial aliado o amenaza para el futuro modelo de negocios.. •. Innovación. De acuerdo a la solución diseñada en la etapa tres y la evaluación de modelos de negocios de la etapa cuatro, se procede a aplicar herramientas de innovación que permitan proponer un nuevo modelo de negocios de TIC basado en computación en la nube, que satisfaga las necesidades de las Pymes.. •. Validación. En esta etapa, teniendo el nuevo modelo de negocios, se realiza una evaluación técnica y económica del modelo planteado, que permite determinar las condiciones para desarrollar el modelo y confirmar la viabilidad del mismo. Si el nuevo modelo de negocio no es viable se regresa nuevamente a la etapa tres de Diseño de la solución, usando las ventajas y desventajas encontradas en la etapa de validación para replantear la nueva solución.. •. Verificación con Clientes Potenciales. Una vez determinada la viabilidad técnica y económica del nuevo modelo de negocio se realiza una confirmación de aceptación por el mercado, en este caso las Pymes, ya que serán ellas las que definan si los beneficios y condiciones económicas presentadas realmente satisfacen sus necesidades y si estarían dispuestas a realizar la inversión. Si el nuevo modelo de negocio no es aceptado por el. 3.

(10) mercado se regresa a la etapa tres de Diseño de la solución, usando las ventajas y desventajas identificadas por el cliente para replantear la nueva solución. •. Desarrollo de la Empresa. Una vez confirmado por el mercado la aceptación del nuevo modelo de negocio se procede a la definición final del mismo, el cual permitirá a futuro el desarrollo de un plan de negocios y la implementación del modelo.. Gráfica 1 - Flujograma de la metodología para la identificación y construcción de oportunidades. 4.

(11) 1. LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES EN LAS EMPRESAS 1.1.Introducción al Capítulo En el presente capítulo se expone el desarrollo de las tecnologías de información y comunicaciones y la forma como su evolución ha aportado valor y capacidades a las empresas para alinearse, comunicarse, controlar sus procesos y crecer de forma vertiginosa. Primero se presenta desarrollo y evolución de la infraestructura de tecnologías de información, desde su definición, utilización, los principales componentes, los actores más importantes y las perspectivas de evolución. Posteriormente, se estudia el origen e incorporación de los sistemas de información en la empresa y el valor que estos le han reportado a través del tiempo, desde un simple colector de datos operativo hasta el recurso crítico de diferenciación que es hoy en día. Así mismo se evalúan diferentes criterios de clasificación de los actuales sistemas de información (desde la perspectiva empresarial). Se presentan también las nuevas tendencias en las soluciones de tecnología de información, apoyados en los desarrollos de su infraestructura y capacidad de comunicación, y finalmente se discuten algunos de los criterios con los que las empresas evalúan la inversión que realizan en tecnología. En resumen, se construye un marco de referencia para entender cómo las empresas a nivel mundial han aprovechado la tecnología para su crecimiento, cómo la utilizan actualmente y cómo podrán hacerlo a futuro, para así tener un parámetro de comparación y un patrón a seguir con las pequeñas y medianas empresas colombianas.. 1.2.Infraestructura de Tecnologías de Información: Desarrollo, Componentes, Principales Actores y Perspectivas 1.2.1. Definición de la infraestructura de T.I. La infraestructura de tecnologías de información es el conjunto de dispositivos físicos y aplicaciones de software, así como servicios humanos y técnicos requeridos para operar y administrar la plataforma4 (Laudon & Laudon, 2010). Entre estos se encuentran:. 4. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm. New Jersey:. Pearson Education Inc. Pg.163-164. 5.

(12) •. Plataformas. computacionales:. Mainframes,. computadores. de. escritorio,. computadores portátiles, dispositivos personales (PDAs), etc. •. Servicios de telecomunicación de voz, datos y conectividad de video.. •. Servicios de almacenamiento de información.. •. Sistemas y servicios de aplicaciones de software.. •. Instalaciones físicas.. •. Servicios de administración de la infraestructura.. •. Servicios de educación.. •. Servicios de investigación y desarrollo.. 1.2.2. Evolución de la infraestructura de T.I. La evolución de las plataformas computacionales en los últimos 50 años se puede clasificar de la forma presentada por Laudon & Laudon5 (Laudon & Laudon, 2010).. •. Era de los Mainframes de propósito general y minicomputadores (1959 hasta hoy) Con los primeros mainframes comerciales, a finales de la década de 1950 se inició la computación empresarial, primero a nivel corporativo, y posteriormente con el surgimiento de los minicomputadores a mediados de los 60s, a nivel departamental.. •. Era de los computadores personales (1981 hasta hoy) Se inició con el desarrollo de los primeros computadores personales (Apple, Altair, etc.), sin embargo se toma como referencia la fecha de lanzamiento del IBM PC, primer computador utilizado masivamente. Con estos se masificó la utilización de herramientas de productividad personal como procesadores de palabra y hojas electrónicas, entre otros.. •. Era Cliente Servidor (1983 hasta hoy) Bajo este modelo, los equipos personales (computadores de escritorio y portátiles), llamados clientes, comparten a través de una red, funciones con potentes computadores, llamados servidores, que les proveen información, capacidad de procesamiento y funciones centralizadas.. •. 5. Computación Corporativa (1992 hasta hoy). Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm. New Jersey:. Pearson Education Inc. Pg. 164-168. 6.

(13) Corresponde a la integración de los diferentes componentes de infraestructura de T.I. de una empresa (computadores personales, portátiles, servidores, mainframes y otros dispositivos), para que puedan compartir información y funcionalidad. •. Computación en la Nube (2000 hasta hoy) Con el crecimiento de la capacidad de transmisión de información (ancho de banda) a través de Internet, el modelo cliente servidor se llevó a un nuevo nivel, donde los computadores que proveen servicios e información no necesitan estar en el mismo sitio físico, ni en la misma organización, sino que pueden estar ubicados en cualquier punto de Internet. Posteriormente se estudiarán algunos modelos de servicio bajo este esquema, así como las implicaciones particulares que pueden tener para la presente investigación.. 1.2.3. Componentes de la infraestructura de T.I. Los componentes de la infraestructura de T.I. se pueden clasificar en siete grandes grupos. 6. (Laudon & Laudon, 2010): Algunos. Categoría. Ejemplos Dell. Hardware de Computación (Computadores):. IBM HP SUN (Oracle) Apple Windows Unix. Sistemas Operativos:. Linux Mac OX Solaris Apache. Plataformas de Internet:. MS IIS Cisco Java. 6. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm. New Jersey:. Pearson Education Inc. Pg. 175. 7.

(14) DB2 Administración y Almacenamiento de. Oracle. Información:. SQL EMC Linux Cisco. Redes y Telecomunicaciones:. Nortel Telefónica AT&T. Aplicaciones Corporativas:. SAP Oracle IBM. Consultores e Integradores:. EDS (adquirida por HP) Accenture. Tabla 1 - Componentes de Infraestructura de T.I.. 1.2.4. Nuevas tendencias en la infraestructura de T.I. El desarrollo tecnológico, así como las crecientes necesidades de los negocios (generadas por la cada vez mayor dependencia de la información) han impulsado nuevas tendencias. Algunas de las expuestas por Laudon & Laudon7 (Laudon & Laudon, 2010) son:. •. Plataforma digital móvil: Con el desarrollo de la comunicación celular se han popularizado dispositivos que permiten acceso a información y aplicaciones en cualquier lugar; principalmente los Smartphones (Blackberries & Iphones), así como los Netbooks, que son computadores portátiles muy pequeños, con capacidad de procesamiento y comunicación.. •. Computación en la grilla (Grid Computing): Integración de varios computadores (incluso dispersos geográficamente) para crear un supercomputador para procesamientos complejos, como cálculos geológicos o modelos matemáticos.. 7. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm. New Jersey:. Pearson Education Inc. Pg. 179-184. 8.

(15) •. Computación en la nube (Cloud Computing): Aunque el concepto no es del todo nuevo (ya hace algunos años se habían propuesto modelos de aplicaciones remotas como servicio), con el desarrollo de las comunicaciones, se abren las puertas para una implementación real y práctica. En este sentido, no sólo se trata de ofrecer las aplicaciones, sino también, de requerirse, la capacidad computacional y de almacenamiento, de forma tal que los usuarios pueden acceder a esta infraestructura como propia, cuando esta se encuentra dispersa en uno o varios centros de cómputo cuya ubicación se vuelve irrelevante.. •. Computación autónoma: Consiste en el desarrollo de sistemas que se puedan configurar, optimizar y administrar autónomamente, con base en reglas y definiciones.. •. Virtualización: La virtualización de servidores o de PCs consiste en la creación de máquinas “virtuales”, soportadas en infraestructura física, pero de forma optimizada, de manera que se pueden ofrecer varias máquinas virtuales sobre una sola máquina física, lo que no sólo optimiza su uso sino que también tiene ventajas administrativas.. 1.3.Las Tecnologías de Información en las Empresas De la misma forma que la tecnología de información y la computación han evolucionado vertiginosamente, en particular desde la década de los 50, así ha cambiado la aplicación de éstas en el mundo empresarial, dirigida no sólo por los desarrollos tecnológicos, sino también por la madurez de las compañías para adoptarlo y encontrar su aplicación práctica. O’Brien y Marakas8 (O'Brien & Marakas, 2006) presentan la siguiente categorización de los pasos dados en esta evolución:. 1.3.1. Evolución de las Tecnologías de Información en las Empresas La siguiente gráfica resume los pasos en la evolución de las tecnologías de información de las empresas:. 8. O'Brien, J., & Marakas, G. (2006). Sistemas de Información Gerencial. McGraw Hill.Pg. 9-10. 9.

(16) Procesamiento Reportes Apoyo a la toma Apoyo de datos administrativos de decisiones estratégico y al usuario final. Negocio y comercio electrónico. Gráfica 2 - Evolución de las Tecnologías de Información en las Empresas.. 1.3.1.1. Procesamiento de datos La primera utilización de negocios de los sistemas de información fue el procesamiento electrónico de datos (Electronic Data Process Processing), ing), que consistía en el procesamiento de transacciones, mantenimiento de registros y contabilidad, entre otros.. 1.3.1.2. Reportes administrativos Con base en la información que se procesaba, se desarrolló un nivel de análisis superior, con el concepto de sistema sistemass de información gerencial (Management Information Systems).. El objetivo era ofrecer a los usuarios finales reportes administrativos. predefinidos, que proveían la información necesaria para la toma de decisiones.. 1.3.1.3. Apoyo a la toma de decisiones Los sistemass de apoyo a la toma de decisiones (Decision Support Systems), surgen en la década de los 70, ofreciendo un análisis interactivo de la información (a diferencia del modelo estático de los rreportes administrativos) para apoyar oyar el proceso de decisión gerencial.. 10.

(17) 1.3.1.4. Apoyo estratégico y al usuario final En la década de los 80 se dieron varios avances tecnológicos y surgieron necesidades empresariales que desarrollaron las siguientes soluciones. •. Computación de usuario final: El desarrollo de los microcomputadores, las aplicaciones para estos y las redes de telecomunicaciones permitieron el surgimiento de la computación de usuario final.. •. Sistemas de información ejecutiva: Sistemas con información crítica de negocio, más concisa y adecuada que la generada por las herramientas de apoyo a las decisiones.. •. Sistemas expertos: Sistemas basados en técnicas de inteligencia artificial que permiten, eventualmente, reemplazar tareas complejas sin la necesidad de intervención humana.. •. Sistemas de información estratégica: Es la aplicación estratégica de los sistemas de información, que permiten obtener una ventaja competitiva en el mercado global.. 1.3.1.5. Negocio y comercio electrónico Desde mediados de los 90 surgieron los sistemas de planeación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), los cuales serán discutidos posteriormente en este capítulo. También, con el crecimiento de la conectividad a través de redes globales (principalmente internet), se desarrollaron herramientas y modelos de negocio y comercio electrónico globales, que han abierto un horizonte inmenso de oportunidades, sobre lo cual se profundizará a lo largo del capítulo.. 1.3.2. Clasificación de las Aplicaciones Informáticas Las aplicaciones informáticas se pueden clasificar de acuerdo a diferentes criterios, dependiendo del tipo de análisis que se quiera realizar, o de la perspectiva que se utilice. O’Brien y Marakas9 (O'Brien & Marakas, 2006), desde una perspectiva de la funcionalidad que los sistemas de información tienen en las empresas, proponen la siguiente clasificación: Sistemas de apoyo a las operaciones. 9. Sistemas de procesamiento de transacciones Sistemas de control de procesos. O'Brien, J., & Marakas, G. (2006). Sistemas de Información Gerencial. McGraw Hill. Pg. 12-14. 11.

(18) Sistemas de colaboración empresarial. Sistemas de información administrativa Sistemas de apoyo administrativo gerencial. Sistemas de apoyo a toma de decisiones Sistemas de información ejecutiva. Sistemas expertos Sistemas de administración del conocimiento. Otras categorías. Sistemas de información estratégica Sistemas funcionales de negocios Tabla 2 - Clasificación de Sistemas de Información por Funcionalidad. Laudon & Laudon10 (Laudon & Laudon, 2004) plantean dos clasificaciones diferentes, una con una perspectiva netamente funcional: •. Sistemas de ventas y marketing. •. Sistemas de manufactura y producción. •. Sistemas de finanzas y contabilidad. •. Sistemas de recursos humanos. •. Otros sistemas especializados. Y otra clasificación que da una mayor perspectiva, pues está definida por el nivel organizacional que apoyan:. Nivel. Sistemas a nivel operativo. Tipo de Sistemas Sistemas de procesamiento de transacciones. Sistemas a nivel de. Sistemas de trabajo del. conocimiento. conocimiento. 10. Ejemplos Seguimiento de pedidos, control de máquinas, Nómina, Compensaciones, etc. Estaciones de trabajo para ingeniería, para gráficos o para gerentes. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm (Décima Edición. ed.). New Jersey: Pearson Education Inc. Pg. 37-42. 12.

(19) Procesamiento de texto, Sistemas de oficina. Digitalización de documentos, Calendarios electrónicos Administración de ventas,. Sistemas a nivel Sistemas de información. Control de inventarios,. administrativo. Elaboración de presupuesto. gerencial. Análisis de ventas,. Sistemas de apoyo a la toma. Programación de producción,. de decisiones. Análisis de costos Pronostico de tendencia de. Sistemas a nivel estratégico. Sistemas de apoyo a. ventas, Planeación de. ejecutivos. utilidades, Pronóstico de presupuesto. Tabla 3 - Sistemas de Información por Nivel Organizacional que Apoyan. Finalmente, Weill y Broadbent11 (Weill & Broadbent) proponen una clasificación para las tecnologías de información orientada a los objetivos gerenciales que estas atienden:. Nivel de Tecnología De infraestructura. Transaccionales. Objetivos Buscan reducir los costos de las tecnologías de información y estandarizar la plataforma. Reducen los costos operativos del negocio y aumentan la capacidad de procesamiento. Aumentan. Informacionales. el. control,. proveen. mejor. información y mayor integración. Mejoran la calidad de la información y procesos. Incrementan las ventas; representan una ventaja. Estratégicas. competitiva por posicionamiento en el mercado y/o innovación. Tabla 4 Clasificación de Sistemas de Información por Objetivos Gerenciales. 11. Weill, P., & Broadbent, M. Leveraging the new infrastructure. HBS Press. Pg. 25-30. 13.

(20) Se concluye, entonces, que hay diferentes interpretaciones sobre la clasificación que se puede hacer de las aplicaciones y soluciones tecnológicas en las empresas, pero en general encontramos coherencia en agruparlas por el nivel de complejidad y de aporte que hacen al negocio, desde las básicas operativas o transaccionales hasta las que apoyan o incluso definen la estrategia de negocio.. En este sentido, sólo Weill y Broadbent las ponen en un nivel de definición y. diferenciación estratégica, cuando las demás clasificaciones las muestran como apoyo de información y análisis, pero no con el rol activo que se ve en el último cuadro.. 1.3.3. Aplicaciones Informáticas Empresariales Las aplicaciones informáticas empresariales están construidas alrededor de miles de procesos predefinidos que reflejan las mejores prácticas de la industria. Las empresas que quieren adoptarlas identifican los procesos que desean incorporar y ajustan sus modelos de operación a los definidos en la aplicación. Aunque se pueden hacer ajustes y adaptaciones, estás pueden degradar el funcionamiento de la aplicación o limitar su funcionalidad. Entre los principales proveedores de aplicaciones informáticas empresariales están SAP y Oracle.. 1.3.3.1. Administración de la Cadena de Suministro (Supply Chain Management, SCM) Las aplicaciones de SCM ayudan a planear las cadenas de suministro y/o ejecutar los pasos de las cadenas de suministro. En el primer caso, le permite a las empresas modelar su cadena de suministro actual, desarrollar pronósticos de demanda de productos y con base en esto desarrollar los planes para suministro y manufactura óptimos. En la ejecución, los sistemas administran el flujo de productos a través de los centros de distribución y bodegas para asegurar que estos son entregados en los lugares correctos en la forma más eficiente posible.. 1.3.3.2. Administración. de. la. Relación. con. el. Cliente. (Customer Relationship Management, CRM) Las aplicaciones de CRM capturan e integran la información del cliente a través de toda la organización, consolidando y analizando los datos y después distribuyendo los resultados a varios sistemas y puntos de contacto a través de la empresa. Un sistema de CRM bien diseñado provee. 14.

(21) un punto de vista único de los clientes que ayuda a mejorar las ventas y el servicio12. (Laudon & Laudon, 2010). 1.4.Nuevas Tendencias en las Soluciones de Tecnología de Información En este capítulo se ha expuesto la forma como la tecnología se ha incorporado al mundo empresarial, principalmente como un apoyo a la operación, la táctica y la estrategia.. Sin. embargo, en los últimos veinte años, el desarrollo tecnológico y la actividad empresarial se han unido en una dinámica diferente, vertiginosa y radical, evolucionando y reinventándose. Esto ha sido motivado principalmente por los adelantos tecnológicos y la conciencia que las empresas desarrollaron del valor que la información les puede dar (y que pueden dar a través de esta), pero también por cambios políticos y sociales que transformaron el mundo.. 1.4.1. La globalización y su relación con los negocios y la tecnología. En su libro La Tierra es Plana13 (Friedman, 2006), Thomas Friedman expone el impacto que ha tenido en toda la sociedad la globalización, apoyada por fenómenos tecnológicos, políticos y sociales. El expone lo que llama “Las Diez Fuerzas que Aplanaron la Tierra”, descritas a continuación:. Fuerza Aplanadora. Descripción e Impacto. La caída del Muro. Con este título, Friedman resalta el impacto que tuvo el ingreso de. de Berlín y el. Europa del Este en el mercado mundial, como un gran acelerador,. surgimiento de. y la masificación de la computación personal con el conjunto de. Windows. sistemas operativos MS Windows.. Netscape sale a la. Con este hito, el autor resalta el impacto que tendría en el uso de. bolsa. internet el desarrollo de un navegador común de fácil uso. A pesar de que Netscape fue después desplazado completamente por. 12. Laudon, K., & Laudon, J. (2010). Management Information Systems - Managing the Digital Firm (Décima Edición. ed.). New Jersey: Pearson Education Inc. Pg. 352-360 13. Friedman, T. (2006). La Tierra es Plana. Ediciones Martínez Roca. Pg. 57-184. 15.

(22) MS Internet Explorer, fue la primera plataforma estándar masificada. Adicionalmente, expone la forma como la “burbuja de las empresas punto com” promovió el desarrollo de la infraestructura de comunicaciones, y como al desinflarse esta burbuja los costos de comunicación se redujeron drásticamente, promoviendo su uso. Aplicaciones informáticas para el flujo del trabajo. El desarrollo de estas aplicaciones permitió la división y distribución del trabajo de forma estándar, posibilidad. de. tener. equipos. distribuidos,. abriendo la geográfica. y. organizacionalmente.. La generación de grupos independientes de trabajo, unidos de El acceso libre a los. forma espontánea para desarrollar herramientas y aplicaciones. códigos fuente. cambió el balance de poder y la dinámica en que se venían utilizando las aplicaciones tecnológicas. A pesar de que la subcontratación (outsourcing), se había venido. Subcontratación. utilizando desde hacía ya bastante tiempo, su intensificación se dio debido, en parte, al surgimiento y desarrollo de las demás fuerzas aplanadoras.. Traslado de fábricas para abaratar costes. El traslado de actividades de bajo valor (offshoring), también es una práctica que ya llevaba algún tiempo, pero que se utiliza con más frecuencia apoyada en herramientas tecnológicas. También como parte del desarrollo tecnológico y herramientas de. Cadena de suministros. administración de cadenas de abastecimiento (Supply Chain Management), se pueden integrar proveedores y clientes en un flujo continuo y ligero que permite optimizar procesos y reducir costos.. Intromisión de los subcontratistas en las empresas contratantes Acceso libre a la. El insourcing, o incorporación de proveedores en funciones críticas del negocio se da como una forma de construir valor a través de las fortalezas de clientes y proveedores (de forma similar a la subcontratación), apoyado en la estandarización y la integración operativa. A través de internet, ahora se cuenta con acceso relativamente. 16.

(23) información. homogéneo (desde que se cuente con acceso a esta red) a una inmensa cantidad de información. Esto representa un cambio en las oportunidades y en el balance de poder. Digital, móvil, personal y virtual. El desarrollo tecnológico de. Los esteroides. herramientas de comunicación y computación personal permiten hacer uso de todos los avances antes descritos en nuevas formas que sólo hasta ahora empezamos a identificar. Tabla 5 Fuerzas Aplanadoras - La Tierra es Plana. El análisis hecho por Friedman es completamente relevante para este estudio, pues, cómo parte misma del objetivo de este trabajo, se sostiene que las herramientas tecnológicas no se limitan a un apoyo computacional para procesar información, sino que redefinen el ámbito de los negocios, y que en el entorno actual se presentan nuevas oportunidades para que no sólo las grandes empresas puedan aprovechar este nuevo mercado, sino que en realidad y por definición, las oportunidades están allí para todos.. 1.4.2. La computación en la nube (cloud computing) De acuerdo con la definición de Gartner14 (Gartner Inc., July 2010), la computación en la nube es “un estilo de computación, donde capacidades de tecnología de información escalables y elásticas son provistas como un servicio, utilizando tecnologías de internet”. Es un hecho que esto abarca muchas tendencias nuevas y otras existentes, sin embargo, se pueden resaltar las siguientes características: •. Basada en Servicio: Los proveedores presentan las soluciones a los clientes a través de servicios.. •. Escalable y elástica: Al servicio se le pueden agregar o disminuir recursos por demanda.. •. Compartida: Los servicios comparten un conjunto de recursos para lograr economías de escala.. •. Medida por su uso: Los servicios se miden por su utilización para permitir diferentes tipos de modelos de cobro.. •. Uso de tecnologías de internet: Los servicios se entregan a través de herramientas, formatos y protocolos de internet.. 14. Gartner Inc. (July 2010). How Web and Cloud Computing Will Drive Your IT Strategies - Webinar.. 17.

(24) A pesar de la diversidad y falta de definición que se encuentra en el concepto de computación en la nube, también se puede realizar la siguiente clasificación de acuerdo con los servicios prestados: •. Servicios de Infraestructura de Sistema: Estos primeros son generalmente conocidos como “Infrastructure as a Service, IaaS” (Infraestructura como servicio); aquí se encuentran proveedores como Microsoft, IBM, Dell, Terremark, Amazon Web Services, entre otros.. •. Servicios de Infraestructura de Aplicación: Este tipo de servicios, conocidos como “Platform as a Service, PaaS” (Plataforma como servicio), provee una base para el desarrollo de aplicaciones de negocio. Entre los principales proveedores están Google, Force.com, Appian, Archer, etc.. •. Servicios de Aplicación: Ya a este nivel se entrega la aplicación funcional como un servicio, “Software as a Service, SaaS” (Software como servicio). Los principales jugadores a este nivel son Oracle, Google Docs, Salesforce.com, Microsoft Dynamics, etc.. Entre los principales beneficios que trae el modelo de computación en la nube se encuentran: •. Beneficios Financieros: Reducción en costos y traslado de inversión en capital a gastos operativos.. •. Velocidad, Flexibilidad y Agilidad: Capacidad de realizar implementaciones rápidamente, así como de reaccionar frente a cambios imprevistos en la demanda del servicio.. •. Simplicidad y Conveniencia: Se promueve la estandarización y simplificación; así mismo se facilitan los procesos de compras.. •. Capacidad: Se da acceso a servicios de clase mundial a empresas pequeñas y medianas, además se cuenta con la posibilidad de implementación de soluciones no previstas aún.. Sin embargo, también tiene implicaciones que se deben considerar: •. Ubicación y seguridad de la información.. •. Políticas y regulaciones gubernamentales.. •. Portabilidad entre proveedores.. •. Latencia y ancho de banda.. 18.

(25) •. Confiabilidad en los proveedores.. •. Integración de procesos en la nube.. •. Modelos incipientes de licenciamiento.. Finalmente, hay algo importante que resaltar de la computación en la nube: su origen en el mercado de consumo. El modelo de negocio y la forma como se proponen los servicios a los clientes empresariales surge de modelos de consumo masivo por internet; esto da una visión sobre su tendencia (ubicua, desintermediada) y sobre su evolución hacia un acceso universal a servicios y tecnologías que hasta hace unos años eran exclusivas de empresas de tamaño considerable, con gran capacidad de inversión y departamentos de tecnología numerosos. Cómo se verá más adelante, esto es la base que permite plantear la masificación de los servicios de tecnología en el modelo de negocio propuesto.. 1.4.3. Expectativas de la Empresa Sobre el Aporte de la Tecnología En la Agenda del CIO (Chief Information Officer) del 201015 (Gartner, Inc., 2010), Gartner hace una exhaustiva investigación sobre los objetivos que los vicepresidentes y encargados de las áreas de tecnología de más de 1.500 organizaciones en 41 países tienen y la forma como se proponen cumplirlos.. Los resultados están expuestos en la siguiente tabla: Expectativas. 2010. 2009. 2008. 2007. 2013. Mejorar procesos de negocios. 1. 1. 1. 1. 2. Reducir costos corporativos. 2. 2. 5. 2. 8. Incrementar el uso y análisis de información. 3. 5. 8. 7. 5. Mejorar la efectividad de la fuerza de trabajo. 4. 3. 6. 4. 7. Atraer y retener nuevos clientes. 5. 4. 2. 3. 3. Manejar las iniciativas de cambio. 6. 8. 3. 10. 1. Crear nuevos productos o servicios. 7. 6. 12. *. 12. Enfocarse más efectivamente en clientes y mercados. 8. 7. 9. *. 9. Consolidar operaciones de negocios. 9. 11. 13. *. 16. 15. Gartner, Inc. (2010). Leading in Times of Transition:The 2010 CIO Agenda., Pg.5.. 19.

(26) Expandir las actuales relaciones con los clientes. 10. 9. 7. *. 10. Soportar regulaciones y generación de reportes. 11. 12. 14. 13. 15. Crear nuevas fuentes de ventaja competitiva. 12. 13. 11. 8. 4. Expandirse en nuevos mercados y geografías. 13. 10. 4. *. 6. Tabla 6 - Objetivos de Negocio de los CIO. Es interesante ver cómo las tres principales prioridades para el año 2010 son el mejoramiento de procesos de negocios, la reducción de costos y el incremento en el uso y análisis de información, sin embargo, de acuerdo con las condiciones de la economía, se ve un cambio de un objetivo orientado a la eficiencia (hacer más con menos) hacia uno orientado a la productividad (trabajar mejor, no más duro)16 (Gartner, Inc., 2010). Esto se puede confirmar al analizar las expectativas que se tienen para el año 2010, orientadas a manejar las iniciativas de cambio y a atraer y retener nuevos clientes, es decir, encaminadas más a tener capacidad que a reducir costo.. En cuanto a las prioridades de inversión en tecnología, se puede ver su evolución en el siguiente cuadro: Tecnologías. 2010. 2009. 2008. 2007. Virtualización. 1. 3. 3. 5. Computación en la nube. 2. 16. *. *. Web 2.0. 3. 15. 15. *. Redes, voz y comunicaciones. 4. 6. 7. 4. Inteligencia de negocio. 5. 1. 1. 1. Tecnologías Móviles. 6. 12. 12. 11. Administración de Documentos e Información. 7. 10. 9. 9. Aplicaciones orientadas a servicios. 8. 9. 10. 7. Tecnologías de Seguridad. 9. 8. 5. 6. Administración de Infraestructura Tecnológica. 10. *. *. *. Aplicaciones empresariales. 11. 2. 2. 2. Tabla 7 - Prioridades de Inversión en Tecnología. 16. Gartner, Inc. (2010). Leading in Times of Transition:The 2010 CIO Agenda. Pg. 6-8.. 20.

(27) Es evidente la preponderancia que toman las soluciones “livianas” como virtualización y computación en la nube, que permiten aumentar capacidad y adaptabilidad sin un impacto dramático en el presupuesto o la organización.. 1.5.El Aporte de Valor a las Empresas de la Inversión en Tecnologías de Información Identificar el valor que la inversión en tecnologías de información brinda a las empresas es un proceso complejo por la naturaleza de este tipo de inversión, por el impacto (potencial y real) que tiene en las organizaciones y por la alineación (o falta de esta) entre los objetivos estratégicos y los proyectos de tecnología que se abordan. Para entender parte de esta complejidad y la miopía con la que se pueden evaluar las inversiones tecnológicas, se deben contemplar algunas premisas, claramente expuestas por Henry Lucas17 (Lucas Jr., 2000):. •. El valor de la inversión en tecnología se define en función de su aporte a la estrategia de la compañía: El verdadero valor de una inversión tecnológica no se define en sí mismo, ni en la documentación y modelos que muchas veces presentan los proveedores, sino en el aporte que da a los objetivos estratégicos y de negocio; es en estos donde se puede evaluar su verdadero beneficio.. •. Muchas veces el valor aportado es indirecto y no evidente: Cuando se invierte en soluciones que mejoran la productividad, o permiten tener un mejor control de los clientes, sus beneficios son el resultado del éxito de estas estrategias; sólo a través de su gestión y seguimiento integral se podrá evaluar en el futuro el resultado de la inversión.. •. La inversión en tecnología es un habilitador de otras capacidades: En el momento en que se evalúa una inversión tecnológica se puede tener presente una serie de beneficios; no obstante, posteriormente, las capacidades tecnológicas adquiridas pueden convertirse en oportunidades de desarrollo de nuevos negocios o modelos, no considerados originalmente.. •. La probabilidad de retorno de la inversión: A pesar de considerar las premisas expuestas, al desarrollar un modelo de inversión y calcular el retorno esperado, se debe considerar un factor de corrección con respecto a la verdadera probabilidad de que se. 17. Lucas Jr., H. (2000). La Tecnología de la Información y la Paradoja de la Productividad. Ciudad de México: Oxford. University Press.. 21.

(28) logre este beneficio (se puede utilizar un modelo de valor esperado, calculando los diferentes valores por su posibilidad de ocurrencia); esto permite contar con supuestos realistas sobre los resultados de la inversión. •. Se debe medir la eficacia de la conversión: Adicional a la probabilidad de retorno, hay otra variable a considerar: la eficacia con la que se abordará el proyecto tecnológico y por ende sus resultados. Nuevamente, es un factor de corrección que permite contar con cálculos más ajustados a la realidad de la organización.. Con base en las anteriores premisas, Lucas presenta un sencillo proceso para evaluar las inversiones en tecnología de información: •. Determinar el tipo de inversión (infraestructura, necesidad competitiva, etc.). •. Calcular el rendimiento probable de la inversión (calcular el valor presente). •. Estimar la probabilidad de que se dé este rendimiento. •. Estimar la probabilidad de convertir exitosamente la inversión en una aplicación para la organización. •. Calcular la probabilidad de obtener un rendimiento satisfactorio (tomando las dos probabilidades anteriores). •. Evaluar el valor esperado de la inversión, ajustado con las probabilidades antes expuestas.. En el cálculo del valor y retorno de las inversiones tecnológicas hay mucho más detalle que se puede desarrollar a partir del proceso y premisas expuestas, pero que no son del alcance de esta investigación. Lo que es muy importante identificar (y cuyas implicaciones se presentarán más adelante) es que la inversión en tecnología debe estar definida a partir de la estrategia, que el cálculo de su valor va más allá del valor presente de la inversión puntual y que en su implementación hay factores de corrección que ajustarán el retorno y que no deben ser obviados.. 1.6.Conclusiones del Capítulo En el presente capítulo se vio el vertiginoso avance tecnológico que ha tenido la infraestructura informática y de comunicaciones en los últimos sesenta años y la forma como las organizaciones han hecho uso de estas capacidades, primero como un eficiente sustituto de proceso operativos y administrativos propios de estas, y después como un habilitador de nuevas capacidades, no consideradas antes, e incluso cómo un definidor, en sí mismo, de la estrategia empresarial.. 22.

(29) También se presentaron los cambios a nivel mundial que ha tenido la sociedad (algunos causa y otros consecuencia de los avances tecnológicos) y la forma como, gracias a estos (cambios y avances), se plantean nuevos modelos de acceso a tecnología y conocimiento que ofrecen más oportunidades a una base mayor de empresas y que están redefiniendo las reglas de juego en la competencia empresarial. Finalmente, al discutir el valor de las inversiones tecnológicas en las empresas, se amplía el número de variables y consideraciones que se tienen en el cálculo del retorno de éstas. Se concluye que el valor debe estar calculado en función de los objetivos estratégicos y que hay unas correcciones que se deben estimar sobre las probabilidades de alcanzar los rendimientos y de éxito en la implementación del proyecto, las cuales ajustan los estimativos y permiten tener mayor claridad sobre el valor de la inversión.. 23.

(30) 2. PYMES EN COLOMBIA 2.1. Introducción al Capítulo En el presente capítulo se enmarca la importancia de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en la economía colombiana, la relevancia que le está dando el gobierno colombiano al desarrollo de las TIC por medio del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la identificación de las necesidades de las PYMES en estas áreas. Es importante aclarar que aunque las diferentes iniciativas del Ministerio de TIC han estado enfocadas a las MiPymes, incluyendo las microempresas, el enfoque del presente documento es hacia las PYMES, motivo por el cual se aclarará oportunamente cuando se esté haciendo referencia a información general relevante al conjunto de empresa MiPymes que aplique a los objetivos que se están desarrollando en la tesis.. 2.2. PYMES en Colombia De acuerdo a la Ley 905 de 2004, en Colombia se clasifican a las empresas según el número de empleados o por el total de activos, resumidos en el siguiente cuadro:. ENTRE MiPymes. Micro. Y 1. 10. -. 500. Pequeña. 11. 50. 500. 5.000. Mediana. 51. 200. 5.000. 3.000. Grande. 201. > 201. 30.000. > 30.000. PYMES. TAMAÑO. ACTIVOS (en salarios mínimos) ENTRE Y. EMPLEADO. Tabla 8 - Clasificación MiPymes - Ley 905 de 2004. De acuerdo a la información del censo efectuado por el DANE en el año 2005, usado por el Ministerio de TIC para la elaboración del Plan TIC para MiPymes18 (Comunicaciones, 2009), en Colombia, el 3.5% de las empresas son PYMES y el 99.9% entran en la clasificación MiPyme.. 18. Comunicaciones, M. d. (2009). MyPime digital, Plan TIC. Bogotá, D.C. pág 11. 24.

(31) Pqueña 3.00% Micro 96.40% Mediana 0.50%. Grande 0.10%. Gráfica 3 - Participación de las empresas en la economía Colombiana. Fuente Plan TIC 2009 para MiPymes del Ministerio de TIC. Teniendo en cuenta la alta participación de las MiPymes en la economía nacional, el bajo nivel de formalidad en la microempresa y la alta competencia que este sector económico está enfrentando con la globalización de la economía, el Gobierno, por medio del Ministerio de TIC, ha desarrollado un Plan para mejorar la competitividad de las empresas por medio de la implementación de las tecnologías de información y comunicación. Adicionalmente, el Plan TIC del Ministerio19 (Comunicaciones, 2009) indica que el sector de MiPymes es un gran generador de empleo en Colombia (80,80%), tanto a nivel formal como informal, motivo por el cual se hace necesario fortalecer estos segmentos mediante la implementación de políticas de fomento coordinadas a nivel gubernamental, que permitan un desarrollo competitivo del sector, reduciendo los índices de desempleo y buscando condiciones más formales en la empresas.. 19. Comunicaciones, M. d. (2009). MyPime digital, Plan TIC. Bogotá, D.C.. 25.

(32) Grande 19%. Micro 50%. Mediana 13%. Pqueña 18%. Gráfica 4 - Aporte en la generación de empleo formal e informal, Fuente Plan TIC 2009 para MiPymes del Ministerio de TIC. En contraste a estos indicadores, donde se aprecia el gran aporte en la generación de empleo y participación en la economía del país, las Pymes en Colombia se han caracterizado por realizar bajas inversiones en TIC, con menos del 30% de las Pyme realizando inversiones en esta área, según un reportaje publicado por la revista Dinero en el 2007, basado en un estudio de Fundes Colombia20 (Semana, 2007).. 2.3. IT Alineado con el negocio De acuerdo al Plan estratégico TIC del Ministerio, el uso adecuado de las Tecnologías de Información y Comunicación ayuda a mejorar la productividad de las empresas porque:. 20. •. Permiten un aumento de las ventas.. •. Disminuyen los costos operativos y administrativos.. •. Impactan la satisfacción de clientes y proveedores.. •. Hacen más eficientes las estructuras organizacionales.. •. Facilitan el entrenamiento del personal.. Dinero, R. (2007). DINERO. Recuperado el 1 de Mayo de 2010, de Empresas Pymes: ausentes de tecnología:. http://www.dinero.com/on-line/pymes-ausentes-tecnologia_35670.aspx. 26.

(33) •. Mejoran la comunicación al interior de la empresa.. •. Mejoran la comunicación con clientes, proveedores, gobierno y otros aliados.. A nivel internacional, Gartner21 establece que en el año 2010 las tres principales expectativas de los negocios sobre TIC para mejorar la productividad y reducir costos son: •. Mejorar los procesos del negocio.. •. Reducir los costos de la empresa.. •. Incrementar el uso de información y análisis.. Mientras que el mismo estudio para el 2013 establece que estas expectativas serán en su orden: •. Administrar las iniciativas de cambio del negocio.. •. Mejorar los procesos del negocio.. •. Atraer y retener nuevos clientes.. En cuanto al uso de las TIC en Colombia, el ministerio ha realizado una compilación de encuestas del DANE del año 200722 (Comunicaciones, 2009), el cual refleja un interesante comportamiento de las Pymes a nivel de uso de computadores e internet (mayores al 79%), dejando un amplio espacio en temas relacionados con la presencia Web (menores al 60%, siendo 22,95% en las pequeñas empresas). En contraste, las microempresas están muy por debajo en estos factores (menos del 14% en el uso de computadores y del 1.9% en la presencia web).. 21. Gartner, Inc. (2010). Leading in Times of Transition:The 2010 CIO Agenda., pág. 9.. 22. Comunicaciones, M. d. (2009). MyPime digital, Plan TIC. Bogotá, D.C.. 27.

(34) 59.55%. 80.00%. 79.36%. 96.15%. 99.10%. 99.80% 76.70%. 99.70%. 100.00% 100.00%. 1.90%. 20.00%. 7.20%. 40.00%. 13.20%. 22.95%. 60.00%. 0.00% Grandes. Medianas. Uso de computadores. Pequeñas. Uso de internet. Microempresas. Presencia Web. Gráfica 5 -Uso Uso de TIC en MiPymes Colombianas. Fuente Plan TIC 2009 par para MiPymes del Ministerio de TIC. Según el reportaje publicado por Delta Asesores en el 200723 (T., 2007),, donde se extractan datos relevantes de un estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia, la Pyme invierte en TIC con los siguientes enfoques: Mejoramiento de su productividad 9% de Desarrollo nuevos productos 10% Gerenciamiento de su negocio 10%. Mejoramiento de sus productos 12%. Tecnologías de la información 31%. Equipamiento 28%. Gráfica 6 - Distribución de la inversión de las PYMES en TIC. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia. 23. Pymes en Colombia: http://www.deltaasesores.com/estadisticas/tecnologia/2142 http://www.deltaasesores.com/estadisticas/tecnologia/2142-inversion-en en-tic-de-pymes-en-. colombia. 28.

(35) El mismo estudio determina que los factores que se consideran para la compra de tecnología son: 60% 48%. 50% 40%. 30% 30% 20% 20% 10% 0% Costos de la tecnología. Adaptación al negocio. Costos de consultoría. Gráfica 7 - Factores considerados para la compra de tecnología. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia. Y establece que las prioridades de las Pymes para sus gastos en TI están ordenadas de la siguiente forma: 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% Mejorar finanzas. Mejorar herramientas para la fuerza de ventas. Automatización de cadena de valor. Mejorar la capacidad de almacenamiento. Expandir o actualizar la red. Fortalecer el servicio al cliente. Mejorar la seguridad de la red. Adquirir o actualizar PC´s. 0%. Gráfica 8 - Prioridades de las Pymes para sus gastos en TI. Fuente estudio sectorial realizado por FUNDES Colombia. 29.

(36) De otra parte el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones,, basado en un informe de las Nacioness Unidas24 (Kotelnikov, 2007),, utiliza un modelo de evaluación del nivel de maduración en la implementación de las TIC que explica en forma general el estado en niveles, los cuales no son excluyentes entre sí.. Comunicaciones Básicas. Tecnología Informática Básica. Comunicaciones avanzadas. Tecnología Informática avanzada. •Teléfonos fijos •Teléfonos móviles •Fax. •Computadores Computadores •Impresoras Impresoras •Software Software básico (licenciado o libre). •Navegación Internet •E-mail •Paginas web •E-commerce •Video Conferencia •Intranet •Voz sobre IP. •Computadores Computadores con software para aplicaciones empresariales de escritorio o sobre internet. •Administrativa Administrativa •Financiera Financiera •Comercial Comercial •Producción Producción •Capacitación Capacitación. Gráfica 9 - Nivel de madurez en el uso de TIC en las MiPymes. Fuente Análisis de precios para soluciones tecnológicas para MyPymes, Ministerio de TIC, 2009. Este modelo simplifica la evaluación del estado de implementación de las TIC, permitiendo permit orientar los esfuerzos de las PYMES al facilitar el proceso de diagnóstico, el establecimiento de prioridades y la planeación de la implementación. A fin de complementar, corroborar, ampliar esta realidad y determinar en forma concluyente cuales son las problemáticas y oportunidades de las PYMES en el uso de las TIC, se realizó una encuesta entre 25 PYMES de diferentes sectores y tamaños con presenc presencia ia en Bogotá.. 2.3.1. Encuesta: Servicios de tecnologías de Información en las PYMES 2.3.2. Marco de referencia Se realizaron dos ciclos de encuestas a empresas formales en Bogotá, en el primero se recibieron respuestas de cinco empresas, de las diez invitadas a contestar, usando la herramienta www.e-. 24. Kotelniko, V. (2007). Small and Medium Enterprises and ICT. United Nations Development Programme – Asia-. Pacific Development. Pág 6.. 30.

(37) encuesta.com;; en el segundo se aplicó la misma encuesta en forma escrita a veinte empresas del programa PYMES gacelas de la Universidad de los Andes.. 2.3.3. Resultados sultados de las encuestas En la siguiente gráfica se aprecia que el mayor uso de las TIC se da en aplicaciones administrativas (contabilidad, ilidad, nómina, facturación), correo electrónico, Word, Excel, ventas a clientes e internet, con un uso medio en aplicaciones gerenciales, del negocio y proveedores. 100% 80% 60% 40% 20% Comunicaciones (telefonía IP, Mensajería Instantánea, otros -). Aplicaciones de proveedores o clientes. Aplicaciones gerenciales (Tableros de control, Sistemas de Información Gerencial). Aplicaciones de negocio (Diseño, Edición, Producción). Aplicaciones administrativas (Contabilidad, Nómina, Facturación). Ventas a clientes. Internet. Correo electrónico. Cálculos con hojas electrónicas (ej. Excel). Procesamiento de documentos (ej. Word). 0%. Gráfica 10 - Uso que le dan las PYMES a los computadores. El cuanto al uso de computadores por empleado se tienen resultados variados, con un promedio general del 44% (44 computadores por cada 100 empleados), pero con un máximo de 100% y un mínimo del 5%.. 31.

(38) 100% 80% 60% Maximo 40%. Minimo. 20%. Promedio. 0% Servicios. Manufactura / producción. Comercial. Promedio General. Gráfica 11 - Relación de uso de computadores por empleado. La opinión respecto a los equipos de cómputo y software es variada, en términos generales entre el 35% y 42% de las empresas consideran que son herramientas que permiten poner en práctica proyectos estratégicos, que son parte de la estrategia del negocio o que facilitan el trabajo; y menos del 20% considera que es necesario tenerlos. Para resaltar, el 88% de los encuestados consideran que puede identificar claramente que el hardware y Software que usan en su empresas SI les aportan valor a su organización y en el 77% considera que SI les aportan valor a sus clientes.. 100% 80% 60% 40% 20% Son parte de la estrategia de negocio y les permite diferenciarse. Son una herramienta que permite poner en práctica de forma eficiente sus proyectos estratégicos. Son una herramienta que facilita el trabajo. Es necesario tenerlos. 0%. Gráfica 12 - Qué piensan las empresas con respecto a los equipos de cómputo y software. 32.