Página 1 de 18 .
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Página 2 de 18
APROBACIÓN
DEL
DOCUMENTO
ELABORA:
REVISA:
APRUEBA:
CONTROL
DE
CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
FECHA
6
Se reemplaza la Guía para la elaboración y control de documentos de código AP-GI-GDI-DI-GU-602 v.5, por el documento actual
Página 3 de 18
7
Inclusión de polìtica de operación que hace referencia a la organización y preservación de los registros producidos por el proceso de Acciones Extramurales, soporte de auditorías externas, articulación con el Programa de Gestión Documental para el control de los registros institucionales y la identificación de los requisitos legales aplicables a la E.S.E desde la elaboración del documento y su alineación con el Normograma Institucional.
Página 4 de 18
TABLA DE CONTENIDO
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO ... 2
CONTROL DE CAMBIOS ... 2
1. INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ... 5
1.1 OBJETIVOS ... 5
1.2 ALCANCE ... 5
1.3 RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO ... 5
1.4 A QUIÉN VA DIRIGIDO ... 5
1.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ... 5
1.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO ... 7
1.7 GLOSARIO ... 8
1.8 SIGLAS ... 9
1.9 NORMATIVIDAD RELACIONADA ... 9
1.10 PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO ... 11
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ... 12
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS ... 18
3.1 DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS ... 18
Página 5 de 18
1.
INFORMACION
GENERAL
DEL
PROCEDIMIENTO
1.1 OBJETIVOS
Establecer las directrices para controlar los documentos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de la ESE San Cristóbal Primer nivel durante su elaboración, actualización o adopción, revisión, aprobación, distribución y eliminación; con el fin de que se encuentren disponibles, legibles, fácilmente identificables, en versiones vigentes y que mantengan la integralidad para los y las servidoras públicas de la Entidad.
1.2 ALCANCE
El presente documento aplica para todos los documentos internos y externos generados en el Sistema Integrado de Gestión. Inicia desde la solicitud de creación/modificación/ eliminación de documentos y finaliza con la referencia a la disposición del documento acorde a lineamientos del Programa de Gestión Documental Código GC-MA-9 y las Tablas de Retención Documental.
1.3 RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Jefe(a) Oficina Asesora de Planeación
1.4 A QUIÉN VA DIRIGIDO
A todos los servidores públicos involucrados en las actividades de producción, clasificación, uso y trazabilidad, definición de la disposición, almacenamiento, revisión y actualización y disposición final, de los documentos y registros de la E.S.E. San Cristóbal.
1.5 POLÍTICAS
DE
OPERACIÓN
1. Codificación de Documentos: La codificación de documentos está directamente relacionada con los
procesos de la Entidad; por lo tanto todos los documentos se consideran específicos por proceso y deben identificarse de acuerdo con los parámetros del Protocolo de elaboración de documentos DE-PT-1, para el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión”
2. Documentos controlados: La Entidad controla los documentos del Sistema Integrado de Gestión en el
sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel, Que es
el SIG?, mediante el Listado Maestro de Documentos.
El control de los documentos que la Entidad determine de carácter confidencial, está bajo la autorización
y responsabilidad del líder del proceso. Estos documentos no serán publicados en la intranet, en su lugar aparecerá un documento en los siguientes términos:
Página 6 de 18
“DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO”.
RESTRICCIÓN POR “Breve descripción de la justificación para su no disposición a la consulta general”, LA CONSULTA DE ESTE DOCUMENTO SE DEBE REALIZAR EN “Dependencia donde
reposa el original del documento”, PREVIA AUTORIZACIÓN DEL LÍDER DEL PROCESO O RESPONSABLE DE DOCUMENTO”.
3. Documentos No Controlados: Las versiones impresas de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión son “Documentos No Controlados”, y se encuentra como pie de página la siguiente:
Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel
En consecuencia es responsabilidad de quien imprima, garantizar que la copia del documento del SIG esté vigente y para tal fin debe verificar dicha impresión con el documento ubicado en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet del la ESE San Cristóbal I Nivel.
4. Documentos de Origen Externo: Los documentos de origen externo adoptados por la ESE San
Cristóbal I Nivel se identifican y controlan en el “Listado Maestro de Documentos Externos” y en el caso de las normas, mediante el “Normograma”. La actualización del Normograma se realizará de acuerdo con el procedimiento GJ-PR-1 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN REQUISITOS LEGALES y se debe asegurar que la normatividad asociada en cualquier documento elaborado y aprobado se encuentre en la matriz GJ-FO-4 NORMOGRAMA INSTITUCIONAL publicada en la Intranet.
5. Documentos de Archivo o Registros Controlados: La Entidad controla los documentos de archivo o registros del Sistema Integrado de Gestión en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel, ¿Que es el SIG?, mediante el Listado Maestro de Registros o Cuadro de Caracterización Documental código DE-FO-16.
Los datos y la información que reposa en los aplicativos, bases de datos o programas (software) de la ESE San Cristóbal I Nivel u otro medio electrónico, se controlan mediante su identificación como registros en la descripción de actividades dentro de los procedimientos o documentos de nivel III, descritos en el “Protocolo de Elaboración de Documentos del S.I.G”, código DE-PT-1. Así mismo se garantiza su almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención, disponibilidad, integridad y confidencialidad, de acuerdo con los lineamientos del “Manual de Seguridad de la Información, código CG-MA-7”.
Los registros producidos en las líneas de servicio del proceso “Acciones Extramurales”, que son sujeto de auditoría por parte de la Secretaria Distrital de Salud, serán conservados en Az, atendiendo los lineamientos de la Entidad auditora. Una vez se termine dicha auditoría deberán cumplir con el Programa de Gestión Documental Código GC-MA-9 y sus documentos conexos.
6. Corrección de Registros: Para corregir de forma apropiada los errores que se puedan cometer al
registrar la información de forma escrita en cualquiera de los formatos del Sistema Integrado de Gestión, se deben aplicar los parámetros del Protocolo de elaboración de documentos DE-PT-1.
7. Archivo de Documentos Vigentes: La administración de los documentos del Sistema Integrado de
Página 7 de 18
Grupo SIG. Los documentos vigentes deberán ser consultados en el sitio del Sistema Integrado de Gestión dispuesto en la Intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel.
8. Control de Cambios: Para los documentos vigentes, los cambios realizados a los mismos, se registran
al inicio del documento en la tabla “CONTROL DE CAMBIOS”, que de manera breve describe el(los) cambio(s) realizado(s), permitiendo identificarlos fácilmente.
9. Control de documentos obsoletos: El uso no intencionado de los documentos obsoletos se controla y
previene al momento de publicar en la intranet de la ESE San Cristóbal I Nivel, una nueva versión de un documento, eliminando la versión anterior del dicho documento en el mismo sitio de la Intranet. En el caso de que se requiera mantener por cualquier razón el documento original de versiones anteriores en copia física almacenada o en medio digital, se identifican con sello de “DOCUMENTO OBSOLETO”, y se conserva según lo definido en la Tabla de Retención Documental – TRD.
10. Cuando en el desarrollo de lo establecido en algún documento del SIG intervienen entidades externas, se debe enviar por correspondencia copia física con el sello “COPIA CONTROLADA” del documento publicado en la Intranet de la ESE San Cristóbal, a la Oficina de Planeación de Calidad de las Entidades participantes o quien haga sus veces, así como a las dependencias o áreas directamente relacionadas con la ejecución de lo establecido en el Documento. Tal envío deberá quedar registrado en el Listado Maestro de Documentos Internos.
11. Los riesgos y fallos identificados durante la elaboración o actualización de los procedimientos estarán articulados con el mapa de riesgo del proceso correspondiente, siendo éste un insumo para la fase de identificación de riesgos descrita en el documento DE-MA-3 MANUAL DE GESTION INTEGRAL DE RIESGOS
1.6 RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO
R1: Inadecuada implementación de la estructura documental del SIG
F1: Identificación y/ o construcción de documentación no pertinente en los procesos de la ESE
F2: Lineamientos metodológicos implementados incorrectamente en la construcción de documentación F3: Retrasos en la construcción, revisión, aprobación y/o de documentación
F4: Inadecuado despliegue o socialización de la documentación del SIG
Página 8 de 18
.1
GLOSARIO
Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una organización
Aprobar: Calificar o dar por bueno o suficiente algo.
Control: La palabra control proviene del término francés Contrôle y significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando o preponderancia o a la regulación sobre un sistema
Control de Documentos: Es el procedimiento por el cual se establece la metodología para identificar, distribuir y controlar los documentos (internos y externos) que componen la gestión documental de la ESE San Cristóbal.
Control de Registros1: Es el procedimiento por el cual se definen los controles necesarios
para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Documento Controlado: Documento vigente ubicado en el sitio del SIG dispuesto en la intranet del de la ESE San Cristóbal, respaldado con un original físico debidamente firmado, bajo la administración de la OAP – Grupo SIG.
Documento2: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
Documento de archivo (records): “Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, para efectos del presente manual, el Documento de Archivo será denominado como “Documento” y corresponden a los documentos de Nivel IV, descritos en la Estructura Documental del “PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, código DE-PT-1”
Documento electrónico de archivo: “Registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesosarchivísticos.
Divulgar: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del Sistema Integrado de Gestión al servidor público de la entidad, que lo debe aplicar.
Estandarizar3: Tipificar (Ajustar a un tipo o norma).
Guía de Gestión Normalizada de Documento: Son herramientas propias del Sistema de Gestión Documental y Archivo de la entidad en donde se establece el modo de organización y control de los documentos y expedientes producto de la ejecución de las diferentes actividades desarrolladas en cumplimiento de los procesos y procedimientos inscritos en el sistema Integrado de Gestión de la ESE San Cristóbal, (Registros para el Sistema Integrado de Gestión).
Normalización del SIG: Corresponde a la actividad de revisar la concordancia entre los diferentes documentos que conforman el manual de proceso o manual de operaciones de la Entidad. A fin de evitar duplicidad en la documentación o actividades.
1NTCGP 1000:2009, capitulo 3
2Ibíd
Página 9 de 18
Líder de Proceso: Funcionario que dirige el cumplimiento del objetivo de un Proceso y responde por el desarrollo del mismo.
Plantilla: Es un instrumento que permite guiar y/o construir un registro siguiendo parámetros o lineamientos preestablecidos por la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Responsable del Control del Documento: Cargo del servidor público que tiene bajo su responsabilidad la revisión o aprobación del documento del SIG, de acuerdo con los parámetros estipulados en el presente protocolo.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Igual que para definición de “Documento de Archivo”, para efectos del presente
manual, el Registro es el mismo “Documento de Archivo”, el cual será denominado como “Documento” y corresponden a los documentos de Nivel IV, descritos en la Estructura Documental del “PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, código DE-PT-1”
Trazabilidad4: Capacidad para seguir la historia, la aplicación, la localización de todo aquello
que está bajo consideración.
Verificación: Conformación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1. El término “verificado” se utiliza para designar el estado correspondiente.
.Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento
1.7 SIGLAS
ESE: Empresa Social del Estado OAP: Oficina Asesora de Planeación SDS: Secretaria Distrital de Salud SIG: Sistema Integrado de Gestión
SIGLAS POR PROCESO Y TIPO DOCUMENTAL: Consulte tabla número 7 y 8 del Protocolo de
elaboración de documentos DE-PT-1
TRD: Tablas de Retención Documental
1.8 NORMATIVIDAD RELACIONADA
1. Ley 594 de Julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Página 10 de 18
2. Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
3. Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”
4. Decreto 4110 de 2004. “Por medio del cual se adopta la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004”.
5. Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de 2003.
6. Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
7. Decreto 387 de 2004 Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003
8. Implementación Del Sistema De Gestión De La Calidad En Las Entidades Del Estado Obligadas Por La Ley 872 De 2003, Su Decreto 4110 De 2004 Y La Norma Técnica De Calidad Para La Gestión Pública NTCGP 1000:2004
9. Circular conjunta 018 de 2006 Compatibilidad del sistema de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno en las entidades u organismos distritales
10. Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 11. NTCGP 1000:2009 “Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública”
12. Acuerdo 122 de 2004 Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003
13. MECI 1000:2005 “Modelo Estándar de Control Interno”
14. GTC –ISO/TR 10013:1995 Lineamientos para el Desarrollo y Documentación en el Sistema de Calidad.
15. Decreto 651 de 2011 “Por el cual Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones”
16. Decreto 652 de 2011 “Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales”
17. NTD-SIG 001:2011 – “Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales”
18. RESOLUCIÓN NUMERO 083 DEL 10 DE ABRIL DE 2013: “Por La Cual Se Adopta El Sistema
Integrado De Gestión De La Empresa Social Del Estado San Cristóbal I Nivel Y Se Conforma El Equipo De Trabajo Del Equipo Integrado De Gestión”
19. RESOLUCIÓN NUMERO 84 DEL 10 DE ABRIL DE 2013: “Por Medio Del Cual Se Conforma El
Página 11 de 18
1.9 PRODUCTOS DEL PROCEDIMIENTO
SALIDA DESCRIPCIÓN USUARIO/
BENEFICIARIO
1. Documentos del
Sistema Integrado de Gestión Actualizados y publicados en la Intranet 2. Listado Maestro de Documentos Actualizado 3. Listado Maestro de Registros o Cuadro de Caracterización Documental actualizado
1. Son los documentos
incluidos formalmente dentro
del SIG y pueden ser
implementados a partir de la fechad e vigencia indicada.
2. Es la base de datos
de documentos del sistema actualizada de acuerdo a las modificaciones de documentos por procesos. Su código es:
DE-FO-1.
3. Es la base de datos
del registros del sistema actualizada de acuerdo con las disposiciones dadas por el
Programa de Gestión
Documental PGD
Todos los procesos de la ESE San Cristóbal I Nivel.
Página 12 de 18
2.
DESCRIPCIÓN
DEL
PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS Líder/ Responsable de proceso o Responsable del control del Documento
Envía Solicitud de Creación, Modificación o Eliminación de Documentos Internos o Inclusión o
eliminación de Documentos
Externos al correo electrónico
anexando el “DE-FO-2 Formato de
Elaboración, modificación o
eliminación de documentos”. Nota: Cuando la solicitud provenga del la OAP como resultado del ejercicio de implementación, no se requerirá la presentación del Formato mencionado. En el momento que se identifiqu e la necesida d R1: F1 Profesional de revisión de normalización del SIG
Asigna la solicitud vía correo
electrónico al Analista SIG
correspondiente
Nota: Cuando la solicitud
corresponda a una eliminación de un documento interno o la inclusión o eliminación de un documento externo, se continúa en la actividad No. Diez (10) del procedimiento. Cuando la solicitud sea remitida junto con el documento preliminar aprobado se continúa con la actividad No. (6) del procedimiento
Dos(2) días hábiles posterior a la recepción de la solicitud Analista SIG/Gestor SIG
Elabora o realiza ajustes al documento en conjunto con el Gestor SIG del proceso y las
personas involucradas en el
levantamiento o modificación del
documento, siguiendo los
parámetros del “Protocolo de
En el tiempo requerido para ejecución de la actividad R1: F2, F3 INICIO 1 SOLICITAR CREACIÓN / MODIFICACIÓN/ ELIMINACIÒN DEL DOCUMENTO A 3 ELABORAR O REALIZAR AJUSTES 2 ASIGNAR LA SOLICITUD Solicitud de Elaboración, modificación o eliminación de documentos Actas de Reunión Referentes por proceso -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma Correo electrónico: Notificación de las fuentes de las no conformidades Correo electrónico: Notificación de las fuentes de las no conformidades Correo electrónico con la solicitud Correo electrónico con la asignación de la solicitud
Página 13 de 18 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS
elaboración de documentos del Sistema Integrado de Gestión DE-PT-1” y envía para revisión del
responsable del control del
documento.
Nota: Si dentro de los siguientes 30 días calendario (contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud) no se realizan las jornadas de trabajos requeridas, se devuelve la solicitud al líder del proceso por correo electrónico, informando la situación. NO SI Líder/Responsa ble de proceso o Responsable del control del Documento
PC: Revisa el documento
y determina si este requiere nuevos ajustes.
¿Se debe ajustar el documento?
SI: Si se requiere efectuar una
modificación al documento, debe ejecutarse lo establecido en la actividad tres (3) del presente procedimiento.
NO: En caso que no se requiera se
debe continuar con la actividad
cinco (5) del presente
procedimiento. En el tiempo requerido para ejecución de la actividad Líder de proceso o Responsable del control del Documento
Envía copia física o copia
magnética por correo electrónico al
“Profesional de revisión de
normalización del SIG”, el
documento preliminar revisado para continuar su trámite.
Nota: El Profesional de revisión de normalización del SIG recibe el
En el tiempo requerido para ejecución de la actividad R1: F3 A 4. ¿EL DOCUMENTO REQUIERE NUEVOS AJUSTES? 3 B 5 ENVIAR EL DOCUMENTO PRELIMINAR APROBADO -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma Correo electrónico documento preliminar aprobado
Página 14 de 18 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS
documento, y lo envía al Analista SIG.
Analista SIG
Solicita por correo electrónico código y versión del documento al profesional del SIG, responsable de Listado Maestro de documentos Internos.
Nota:
Analista SIG/ Gestor del SIG y el responsable del control del documento deben acordar que la fecha de vigencia del documento siempre posterior a aprobación por el líder del proceso. Para efectos de revisión de forma, (normalización), e integridad con los demás documentos del SIG, el/la analista envía por correo electrónico a el/la responsable de normalización del grupo SIG el documento para su revisión. Igualmente debe informar, en caso de que aplique, los cambios presentados en el Listado Maestro de Documentos Externos, Normograma y en el Glosario. Tres (3) días hábiles posterior es al recibo del docume nto por parte del referent e SIG R1: F2, F3 Profesional del SIG, responsable de Listado Maestro de documentos Internos
Asigna código y versión al
documento siguiendo la secuencia según el Listado Maestro de Documentos Internos y envía la información al Analista SIG vía correo electrónico Dos (2) días hábiles posterior a la recepció n de la solicitud B 6 REALIZAR AJUSTES AL DOCUMENTO 7 ASIGNAR CÓDIGO Y VERSIÓN C -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma Correo electrónico solicitud asignación código aprobado Correo electrónico asignación código aprobado
Página 15 de 18 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS Profesio nal de revisión de normalización del SIG PC: Revisa contenido de
forma e integralidad del documento con el SIG y determina si este requiere nuevos ajustes.
¿Se debe ajustar el documento?
SI: En caso de requerirse ajustes al
documento regresa a la actividad tres (3)
NO: En caso de no requerir
ajustes, firma el documento y lo envía al analista SIG.
Nota: Cuando se creen o
modifiquen formatos, no aplica la firma en el documento. En el tiempo requerid o para ejecució n de la actividad Intervinientes en la construcción o modificación del documento
Todas las personas intervinientes firman el documento de acuerdo con la tabla de responsables dispuesta en el “DE-PT-1 Protocolo para la Elaboración y Codificación
de documentos del Sistema
Integrado de Gestión.
Posteriormente se entrega al Analista del SIG.
Nota: La firma de aprobación del
documento debe registrarse en tinta negra en la versión en medio físico que reposará en el Archivo de documentos vigentes del SIG en la Oficina Asesora de Planeación.
Mínimo 2 días antes de la entrada en vigencia del docume nto R1: F3 8 ¿ DEBE AJUSTARSE EL DOCUMENTO? NO SI 3 C 9 FIRMAR DOCUMENTO Y ENVIARLO D Documento SIG Firmado Por Normalización Documento SIG con Firmas correspondientes -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
CÓDIGO DE-PR-1 VERSIÓN 7 FECHA 16/03/2015
Página 16 de 18 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS Analista SIG/ Profesional de revisión de normalización del SIG
Envía la hoja de firmas del documento escaneada en pdf junto
con el archivo del mismo
documento en Word, al profesional
del SIG responsable de la
publicación de documentos en la intranet, para su respectiva publicación.
Notas:
1) Cuando se modifican o eliminan documentos, el Profesional de revisión de normalización del SIG retira el documento existente en el archivo físico del proceso, le coloca el sello de “Documento Obsoleto”. De igual manera, archiva el documento digital en la carpeta de documentos obsoletos con la marca de agua de "Obsoleto” y reemplaza en la carpeta del proceso el documento modificado. 2) En caso de que se requiera entregar copias controladas a
Entidades externas, de
conformidad con lo establecido en las políticas de operación del
presente procedimiento, debe
informar por correo electrónico al profesional del SIG responsable de la publicación de documentos en la intranet, cuántas y a quiénes serán entregadas, para que las incluya en el listado maestro de documentos.
Un día hábil posterior al recibo del docume nto final firmado Profesional Responsable de la publicación en la intranet Publica el documento en la intranet, en el mapa de procesos, en el proceso correspondiente al cual aplique e informa mediante correo electrónico al Referente (s) de dicho documento y al Líder de proceso. Dos (2) días hábiles posterior al recibo del docume nto final R1: F4 D 10 ENVIAR DOCUMENTO ESCANEADO 11 PUBLICAR DOCUMENTO EN LA INTRANET E Documento con firmas escaneadas -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma Documento publicado intranet Correo electrónico informando de la publicación
Página 17 de 18 ACTIVIDAD (Qué) RESPONSABLE (Quién) DESCRIPCIÓN (Cómo) TI EM PO RIESG O REGISTROS Profesional Responsable de la publicación en la intranet
Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos y el Listado Maestro de Registros o Cuadro de caracterización Documental, y si es necesario el Normograma, el Listado Maestro de Documentos Externos. Posteriormente publica estos listados actualizados en la intranet. Líder de Proceso, Referente del documento Gestores SIG El documento publicado en la intranet debe ser socializado mediante diversos mecanismos como mesas de trabajo, comités o espacios que definan los líderes de proceso con sus gestores SIG y referentes técnicos. R1: F4 Profesional Responsable de la publicación en la intranet
Informa por correo electrónico al
Responsable del Gestión
Documental de la Entidad, sobre la
creación, modificación o
eliminación del documento para su revisión e inclusión en tablas de retención documental acorde a los procedimientos de archivo de la ESE y la aprobación según lineamientos del Archivo General de la Nación o Archivo Distrital
Un día hábil posterior a la publicaci ón del docume nto en la Intranet R1: F5 Profesional Responsable de la publicación en la intranet
Publica la Tabla de Retención Documental actualizada en la intranet, en el mapa de procesos. Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos y lo publica en la intranet. Dos (2) días hábiles posterior al recibo de la solicitud R1: F5 FIN E 12 ACTUALIZAR LMD Y LMR 14 INFORMAR AL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 15 ACTUALIZAR Y PUBLICAR TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 13 SOCIALIZAR Y DESPLEGAR LA DOCUMENTACIÓN ACTUALIZADA -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma -Listado maestro de documentos - Glosario - Normograma -TRD actualizada GC-FO-3 -Listado maestro de documentos Correo electrónico Aviso para ajuste de TRD
Página 18 de 18
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
3.2 DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
DOCUMENTO AUTOR O PROPIETARIO DEL DOCUMENTO FECHA DEL DOCUMENTO NA NA NA CÓDIGO DOCUMENTO
DE-MA-2 MANUAL DE CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE
TRABAJO SIG
DE-PT-1 PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN Y
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIG
GC-MA-7 MANUAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
CG-MA-9 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE-FO-2 FORMATO “ELABORACIÓN , MODIFICACIÓN / O
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
DE-FO-1 FORMATO “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
INTERNOS”
DE-FO-3 FORMATO “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
EXTERNOS”
GC-FO-3 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GC-FO-16 FORMATO “LISTADO MAESTRO DE REGISTROS O
