FICHAS TÉCNICAS
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS
ARRENDAMIENTO DE COMPUTADORES
ENTIDAD EPS´S CONVIDA DEPENDENCIA QUE PROYECTA OFICINA ASESORA DE INFORMATICA
DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE GERENCIA GENERAL
FECHA AGOSTO 17 DE 2018
OBJETO ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO
1. CARACTERISTICAS Y CONDICIONES TECNICAS ESPECIFICAS DE LOS ELEMENTOS 1.1. EspecificacionesTécnicas.
El proponente deberá cumplir con las siguientes especificaciones técnicas
CARACTERISTICAS TECNICAS MINIMAS UNIDAD CANTIDAD TOTAL COMPUTADOR DE ESCRITORIO,procesador Intel CORE i5 de Sexta Generación,
Monitor LCD mínimo de 19 pulgadas, Memoria RAM mínimo de 4GB, Disco Duro 1 Tera, Unidad de DVD-RW/CD/ Tarjeta de Red 10/100/100 Rj 45, WiFi: Genérica (802.11 b/g/n), cámara frontal, con mínimo 4 puertos USB (2 Puertos USB 2.0 y 2 puertos USB 3.0), teclado USB español y mouse óptico USB 2 botones scroll. Cada equipo deberá contar con una UPS mínimo de 650 KVA.
Software requerido: Sistema Operativo Windows 10, Microsoft Office 2013 y antivirusinstalados, configurados y licenciados para cada equipo.
Debe incluir mantenimiento correctivo y preventivo.
Debe cumplir con las normas reguladoras de equipos de cómputo ENERGY STAR en su última versión.
Unidad 308
COMPUTADOR PORTÁTIL, procesador Intel CORE i5 de Sexta Generación, Pantalla HD mínimo de 15" pulgadas, Memoria RAM Mínimo de 4GB, Disco Duro 1 Tera, Unidad de DVD-RW/CD/ Tarjeta de Red 10/100/100 Rj 45, WiFi: Genérica (802.11 b/g/n), cámara frontal integrada, con al menos 2 puertos USB.
Cada equipo deberá contar con una UPS mínimo de 650 KVA.
Software requerido: Sistema Operativo Windows 10, Microsoft Office 2013 y antivirusinstalados, configurados y licenciados para cada equipo.
Debe incluir mantenimiento correctivo y preventivo.
Debe cumplir con las normas reguladoras de equipos de cómputo ENERGY STAR en su última versión.
Impresora Multifuncional Laser Monocromática. Copiadora, Escáner, Impresora. Capacidad de impresión de 20 ppm. Ciclo de impresión de hasta 2.500 hojas mensuales. Con cama plana para escaneo de documentos tamaño oficio. Escaneo en formato JPG, PDF, TIFF, PNG. Compatible con Windows 7,8, 8.1. Incluye el mantenimiento correctivo y preventivo.
Unidad 126 Tóner para impresoras arrendadas. 1 tóner por mes y por impresora. Unidad 126 Tóner para impresora SL-2070W, de propiedad de CONVIDA EPS ubicadas en los
municipios de Sasaima, Une, Choachí, Gutiérrez, Gacheta, Nimaima y Funza. 1 tóner por mes y por impresora.
Unidad 14
- Es importante que el modelo de las maquinas sea de tecnología de punta, para tal efecto el proponente deberá hacer la manifestación expresa en la carta de presentación de la propuesta (entiéndase como modelo, capacidad, eficiencia marca de fabricación del equipos).
- El contratista debe prestar el servicios integral de atención y soporte y el mantenimiento preventivo y correctivo, debe suministrar repuestos nuevos y originales necesarios para garantizar el buen funcionamiento de las máquinas y la calidad de las copias y del escaneo.
NOTA: El proponente puede presentar en su oferta maquinas que mejoren la capacidad de trabajo establecidas sin que esto represente costos adicionales o variación en el presupuesto oficial. La entidad podrá aumentar o disminuir la cantidad de las maquinas arrendadas, así también podrá cambian la ubicación de las mismas de acuerdo a la necesidad requerida, sin exceder el 30% del total de lo solicitado.
1.2. Condiciones Técnicas de Entrega
Los equipos e impresoras deben ser entregados por el oferente en los municipios y cantidades descritos en el siguiente cuadro
1.3. SITIOS DE INSTALACION
Los equipos, impresoras y toners deben ser entregados por el oferente en las sedes ubicados en los 116 municipios de Cundinamarca en las cantidades descritas en el siguiente cuadro:
ITEM SEDE CONVIDA EPS EN EL COMPUTADORES DE NUMERO ESCRITORIO
NUMERO IMPRESORAS
1 MUNICIPIO DE AGUA DE DIOS 2 1
2 MUNICIPIO DE ALBAN 1 1 3 MUNICIPIO DE ANAPOIMA 1 1 4 MUNICIPIO DE ANOLAIMA 2 1 5 MUNICIPIO DE APULO 2 1 6 MUNICIPIO DE ARBELAEZ 2 1 7 MUNICIPIO DE BELTRAN 1 1 8 MUNICIPIO DE BITUIMA 1 1
9 MUNICIPIO DE BOJACA 1 1 10 MUNICIPIO DE CABRERA 1 1 11 MUNICIPIO DE CACHIPAY 1 1 12 MUNICIPIO DE CAJICA 2 1 13 MUNICIPIO DE CAPARRAPI 1 1 14 OFICINA DE CAPELLANIA 1 1 15 MUNICIPIO DE CAQUEZA 3 1
16 MUNICIPIO DE CARMEN DE CARUPA 2 1
17 MUNICIPIO DE CHAGUANI 1 1 18 MUNICIPIO DE CHIA 2 1 19 MUNICIPIO DE CHIPAQUE 2 1 20 MUNICIPIO DE CHOACHI 1 1 21 MUNICIPIO DE CHOCONTA 3 1 22 MUNICIPIO DE COGUA 2 1 23 MUNICIPIO DE COTA 1 1 24 MUNICIPIO DE CUCUNUBA 1 1 25 MUNICIPIO DE EL COLEGIO 2 1 26 MUNICIPIO DE EL PENON 1 1 27 MUNICIPIO DE EL ROSAL 2 1 28 MUNICIPIO DE FACATATIVA 5 2 29 MUNICIPIO DE FOMEQUE 2 1 30 MUNICIPIO DE FOSCA 2 1 31 MUNICIPIO DE FUNZA 4 1 32 MUNICIPIO DE FUQUENE 1 1 33 MUNICIPIO DE FUSAGASUGA 9 0 34 MUNICIPIO DE GACHALA 1 1 35 MUNICIPIO DE GACHANCIPA 1 1 36 MUNICIPIO DE GACHETA 1 1 37 MUNICIPIO DE GAMA 1 1 38 MUNICIPIO DE GIRARDOT 6 0 39 MUNICIPIO DE GRANADA 1 1 40 MUNICIPIO DE GUACHETA 2 1 41 MUNICIPIO DE GUADUAS 2 1
42 GUADUAS PTO BOGOTA 1 1
44 MUNICIPIO DE GUATAQUI 1 1
45 MUNICIPIO DE GUATAVITA 1 1
46 MUNICIPIO DE GUAYABAL DE SIQUIMA 1 1
47 MUNICIPIO DE GUAYABETAL 1 1 48 MUNICIPIO DE GUTIERREZ 1 1 49 MUNICIPIO DE JERUSALEN 1 1 50 MUNICIPIO DE JUNIN 1 1 51 MUNICIPIO DE LA CALERA 1 1 52 MUNICIPIO DE LA MESA 2 1 53 MUNICIPIO DE LA PALMA 2 1 54 MUNICIPIO DE LA PENA 2 1 55 MUNICIPIO DE LA VEGA 1 1 56 MUNICIPIO DE LENGUAZAQUE 2 1 57 MUNICIPIO DE MACHETA 1 1 58 MUNICIPIO DE MADRID 4 1 59 MUNICIPIO DE MANTA 1 1 60 MUNICIPIO DE MEDINA 2 1 61 MEDINA CUMARAL 1 1 62 MUNICIPIO DE MOSQUERA 5 2 63 MUNICIPIO DE NARINO 1 1 64 MUNICIPIO DE NEMOCON 1 1 65 MUNICIPIO DE NILO 1 1 66 MUNICIPIO DE NIMAIMA 1 0 67 MUNICIPIO DE NOCAIMA 1 1 68 MUNICIPIO DE PACHO 3 1 69 MUNICIPIO DE PAIME 1 1 70 MUNICIPIO DE PANDI 1 1 71 MUNICIPIO DE PARATEBUENO 1 1 72 MUNICIPIO DE PASCA 2 1
73 MUNICIPIO DE PUERTO SALGAR 2 1
74 MUNICIPIO DE PULI 1 1
75 MUNICIPIO DE QUEBRADANEGRA 1 1
76 MUNICIPIO DE QUETAME 1 1
77 MUNICIPIO DE QUIPILE 2 1
79 MUNICIPIO DE SAN ANTONIO DEL TEQUENDAMA 2 1
80 MUNICIPIO DE SAN BERNARDO 2 1
81 MUNICIPIO DE SAN CAYETANO 2 1
82 MUNICIPIO DE SAN FRANCISCO 1 1
83 MUNICIPIO DE SAN JUAN DE RIOSECO 2 1
84 SAN JUAN CAMBAO 1 1
85 MUNICIPIO DE SASAIMA 2 0 86 MUNICIPIO DE SESQUILE 1 1 87 MUNICIPIO DE SIBATE 2 1 88 MUNICIPIO DE SILVANIA 2 1 89 MUNICIPIO DE SIMIJACA 2 1 90 MUNICIPIO DE SOACHA 12 0 91 MUNICIPIO DE SOPO 1 1 92 MUNICIPIO DE SUBACHOQUE 2 1 93 MUNICIPIO DE SUESCA 1 1 94 MUNICIPIO DE SUPATA 1 1 95 MUNICIPIO DE SUSA 1 1 96 MUNICIPIO DE SUTATAUSA 2 1 97 MUNICIPIO DE TABIO 1 1 98 MUNICIPIO DE TAUSA 1 1 99 MUNICIPIO DE TENA 2 1 100 MUNICIPIO DE TENJO 2 1 101 MUNICIPIO DE TIBACUY 1 1 102 MUNICIPIO DE TIBIRITA 1 1 103 MUNICIPIO DE TOCAIMA 3 1 104 MUNICIPIO DE TOCANCIPA 2 1 105 MUNICIPIO DE TOPAIPI 1 1
106 MUNICIPIO DE UBALA CENTRO 1 1
107 UBALA SAN PEDRO DE JAGUA 1 1
108 MUNICIPIO DE UBAQUE 1 1
109 MUNICIPIO DE UBATE 4 2
110 MUNICIPIO DE UNE 2 0
111 MUNICIPIO DE UTICA 1 1
113 MUNICIPIO DE VERGARA 1 1 114 MUNICIPIO DE VIANI 1 1 115 MUNICIPIO DE VILLAGOMEZ 1 1 116 MUNICIPIO DE VILLAPINZON 2 1 117 MUNICIPIO DE VILLETA 4 1 118 MUNICIPIO DE VIOTA 1 1 119 MUNICIPIO DE YACOPI 2 1 120 MUNICIPIO DE ZIPACON 1 1 121 MUNICIPIO DE ZIPAQUIRA 5 2
Para el caso de las oficinas centrales en la ciudad de Bogotá se deben entregar:
73 portátiles(descritos en el cuadro de características técnicas mínimas)
31 equipos de escritorio (descritos en el cuadro de características técnicas mínimas)
3 impresoras multifuncionales laser monocromáticas (descritos en el cuadro de características
técnicas mínimas).
Los equipos se deberán de entregar a la EPS´S Convida (Área Administrativa) y en las sedes Municipales de acuerdo a la distribución hecha por la Ofician Asesora de Informática, de igual manera se deberá garantizar la configuración, instalación y validación del correcto funcionamiento de las impresoras y equipos de cómputo suministrados a la Entidad la cual será avalada por la Oficina Asesora de Informática de la EPS´S CONVIDA. El costo del transporte necesario para la instalación será por cuenta del contrista.
Los equipos que presenten daños irreparables se deberán cambiar por uno de iguales o superiores especificaciones técnicas en un tiempo no superior a 24 horas hábiles garantizando la operación normal para el usuario.
2. Servicios Conexos 2.1.Mantenimiento Preventivo
Este tipo de mantenimiento se requiere durante la ejecución del contrato para los equipos de cómputo de (escritorio y portátiles) y Multifuncionales, en los cuales se detecten fallas en su fase inicial las cuales deben ser corregidas en el momento oportuno de acuerdo a los niveles de servicio establecidos por la Oficina Asesora de Informática y el Cronograma acordado, cuyo propósito es prever los daños manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos. El contratista deberá presentar al supervisor del contrato dentro de los primeros quince días de iniciada la ejecución del mismo la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deban llevarse a cabo en forma periódica con base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario.
En todo caso, este mantenimiento deberá efectuarse como mínimo una vez cada mes a cada uno de los equipos arrendados, durante el tiempo de ejecución del contrato, garantizando el correcto funcionamiento y la
operación continua del servicio. De acuerdo a lo anterior, de requerirse el retiro temporal o definitivo del equipo el contratista deberá remplazar el equipo existente por otro similar en el mismo instante garantizando la prestación del servicio.
2.2.Mantenimiento y Correctivo
El mantenimiento correctivo se efectuará a más tardar, para los puntos de la sede principal dentro de la jornada siguiente al reporte de la falla o avería, vale decir, si la falla se presenta en el horario de la mañana, deberá ser corregido en las horas de la tarde, o si se reporta en la tarde, o si se reporta en la tarde deberá efectuarse a la mañana siguiente, según la indicación del supervisor o del usuario.
Para las oficinas de atención al usuario ubicadas en los municipios, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al reporte de la falla o avería, vale decir, si la falla se presenta hoy, deberá ser corregido a más tardar pasado mañana, teniendo en cuenta que se trate de días hábiles, según la indicación del supervisor o usuario.
Para este servicio, que equivale a un servicio inmediato, el contratista debe especificar los parámetros a seguir y la logística disponible para efectuar el mantenimiento, así como disponer del personal, repuestos y documentos técnicos necesarios para efectuarlo.
El mantenimiento correctivo incluirá el suministro e instalación de repuestos y demás elementos que se requieran en el sitio donde estén ubicados los equipos, sin que conlleve costo adicional para la Entidad. Si se requiere el cambio de un repuesto en cualquiera de las máquinas y este no se encuentra en existencia, la firma contratante deberá remplazar la máquina con una de iguales o mejores especificaciones técnicas a la requerida, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
Para la salida de los equipos que se van a cambiar se debe coordinar con el supervisor del contrato el día anterior del retiro, con el propósito de realizar los trámites necesarios para la identificación y autorización respectiva.
2.3.Suministro Tóner
Cada máquina impresora multifuncional debe entregarse con suministro necesarios para adelantar el fotocopiado e impresión de documentos con su respectivo cartucho de tóner y uno de reserva (Ambos Originales). Durante la ejecución del contrato el contratista deberá suministrar dicho elemento y como máximo en un tiempo de respuesta no superior a (4) cuatro horas, después de haber sido reportada la necesidad por el usuario o el supervisor del contrato.
De igual forma, el contratista debe garantizar como mínimo la disponibilidad permanente para casos de urgencias dentro de las instalaciones de la EPS de Bogotá los toners (de acuerdo con las especificaciones de las fotocopiadoras) como soporte para no interrumpir el servicio mientras es suministrado por el contratista.
El contratista deberá asumir los gastos de custodia, seguros, almacenaje y transporte de los bienes objeto de este proceso de selección, hasta el lugar del destinatario final de acuerdo a la solicitud del supervisor del contrato.
Los equipos serán distribuidos en el orden que le indique el supervisor del contrato por parte del CONTRATISTA y teniendo en cuenta las necesidades específicas en las 121 sedes descritas anteriormente y la sede Administrativa de la Entidad.
2.5.Lugar de Entrega e Instalación de los Equipos
Los equipos de Cómputo y Multifuncionales deben entregarse e instalarse, en las diferentes sedes de la EPS´S Convida teniendo en cuenta la distribución descrita en el cuadro anterior. Una vez se firme el acta de inicio el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles para ubicar y poner en funcionamiento todas los Equipos de cómputo, y Multifuncionales a nivel departamental y para la ciudad de Bogotá D.C. en el momento que así lo indique el supervisor del contrato.
El contratista debe correr con todos los costos directos e indirectos en que incurra para la instalación, puesta en funcionamiento y mantenimiento de los equipos en arrendamiento objeto del contrato a nivel nacional.
2.6.Servicio de Migración y configuración
El contratista deberá de garantizar y realizar el proceso de migración de la información de los equipos actuales a los equipos nuevos garantizando la configuración, consistencia, fidelidad y confidencialidad de la información existente, este proceso se tendrá que coordinar con el usuario final y el ingeniero asignado por la Ofician Asesora de Informática de la EPS`S Convida .
2.7. Servicio de atención y soporte
El proponente deberá garantizar que durante la ejecución del contrato prestara el servicio de atención y soporte a la EPS´S Convida durante seis (6) días a la semana, de lunes a sábado, ocho (8) horas al día, en jornada de 8:00 a.m. a 5 p.m.
El contratista deberá adjuntar relación de los establecimientos propios y/o de terceros que ofrece para prestar el servicio de mantenimiento integral preventivo y correctivo con suministro de repuestos en las ciudades donde se prestará el servicio, indicando razón social, ciudad, dirección, teléfono, contacto y propio o de tercero, acompañada de los siguientes documentos:
Para los propios:
• Certificado de Cámara de Comercio o matricula mercantil del establecimiento de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días de la fecha de cierre del proceso de contratación.
• Si no es fabricante de los equipos ofrecidos o filial de este en Colombia, certificación del fabricante con fecha de expedición no mayor a seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación, de que está autorizado para la prestación de soporte técnico, mantenimiento y suministro de repuestos e insumos.
3. Documentación Técnica
Certificación del fabricante y/o comprador: Adjuntar a la propuesta la certificación del fabricante o distribuidor el documento que acredite la propiedad de los equipos, facturas de compra.
Certificación del licenciamiento del software utilizado en cada una de los equipos de cómputo.
3.1 Capacitación
En el momento de la instalación de los Equipos de cómputo y multifuncionales, el contratista deberá realizar una capacitación a los funcionarios y en especial a las personas que serán encargadas de la máquina, sobre los conceptos básicos de funcionamiento, configuraciones, reparaciones menores, sustitución de tóner, eliminación de atascos, cuidados, etc., con el fin que las personas que manipulen las máquinas le den el uso adecuado. El proponente deberá tener en cuenta que requiere capacitar a mínima un funcionario de la Entidad por máquina. De común acuerdo a lo requerido y aprobado por el supervisor de contrato.
Se deberá de entregar los manuales y guías de utilización y uso de los equipos de cómputo y las impresoras suministradas. (Manuales del Usuario), estos deberán ser en un formato pdf los cuales permita la fácil distribución a los usuarios internos de la EPS`s Convida.
3.2 Plan de contingencia
El contratista debe entregar un plan de contingencia para satisfacer oportunamente los requerimientos de la ENTIDAD, y cuando un equipo de cómputo o multifuncional por alguna razón queda fuera de funcionamiento debe de garantizar la prestación del servicio en un lugar cercano a las sedes de la entidad donde se presente la contingencia del servicio o el remplazo de la máquina por una temporal en tanto se cumple con el remplazo definitivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud realizada por la Entidad de acuerdo con el numeral mantenimiento correctivo.
3.3 Call Center o Línea de atención
El proponente deberá acreditar la existencia de una línea de atención del servicio al cliente objeto del proceso de selección. Para esto debe relacionar la ciudad, dirección, teléfono, disponibilidad del CALL CENTER en el horario de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los medios para utilizarlo.
La EPS´S se reserva el derecho de verificar toda información suministrada por el oferente.
3.4 Experiencia del proponente
El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima con de 3 contratos ejecutados y terminados cuyos objetos sean o estén relacionados con la prestación de servicios Arrendamiento de equipos de cómputo, impresoras y suministro de tóner, con el correspondiente mantenimiento preventivo y correctivo, ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatorio de sus valores sea como mínimo el 80% del presupuesto asignado para el presente proceso. Las condiciones para su verificación se fijarán en los términos de condiciones.
Para la ejecución del contrato se requerirá del siguiente equipo mínimo de trabajo:
Administrador y personal de soporte que deberán contar con certificación en Mantenimiento de Equipos de Cómputo.
Administrador del Proyecto
Rol Administrador
Profesión u oficio Profesional especializado, ingeniero de Sistemas con especialización en áreas afines.
Experiencia Mínimo 2 años de experiencia en labores relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo e impresoras.
cantidad 1
horario Disponibilidad de servicio durante el horario habitual de la entidad.
Nota: Se debe anexar hoja de vida al momento de la entrega de la oferta.
Ingeniero de Soporte Rol Ingeniero de Soporte
Profesión u oficio Profesional ingeniero de Sistemas
Experiencia Específica Mínimo 2 años de experiencia en labores específicas, en el mantenimiento preventivo y correctivo que va a desempeñar durante la ejecución del contrato en entidades públicas y/o privadas.
cantidad 1
horario Disponibilidad de servicio durante el horario habitual de la entidad.
Nota: Se debe anexar hoja de vida al momento de la entrega de la oferta.
Personal de Soporte Rol Personal de Soporte
Profesión u oficio Tecnólogo en mantenimiento de computadores o área afín a informática.
Experiencia Específica Mínimo 2 años de experiencia en labores específicas, en el mantenimiento preventivo y correctivo que va a desempeñar durante la ejecución del contrato en entidades públicas y/o privadas.
cantidad 2
horario Disponibilidad de servicio durante el horario habitual de la entidad.
Nota: Se debe anexar hoja de vida al momento de la entrega de la oferta. Las condiciones para su verificación se fijarán en los términos de condiciones.
