MANUAL DE
FIRMA ELECTRÓNICA
DE LA CUENTA DE
AGENCIA
Versión 03-20071. Introducción:
A continuación, le explicamos la forma de acceder y de trabajar a través de este módulo de Firma Electrónica de la Cuenta de la Agencia que tiene a su disposición en el Portal Web del Agente. Esta aplicación viene a reemplazar al sistema tradicional de firma manual del extracto de la cuenta, por un nuevo entorno Web de firma digital.
Con este desarrollo informático, se mejora la seguridad, eficiencia y agilidad del proceso de firma de la cuenta, posibilitando un diálogo electrónico directo entre el mediador y la Cía.
El acceso a este entorno de trabajo se hace desde: "Listados Contables y Cuentas de Agencia" en el Portal Web del Agente y, para poder trabajar desde esta aplicación es imprescindible tener activada la firma electrónica, mediante la pestaña "Gestión de Claves" del Portal del Agente.
Al activar la firma electrónica, se da mayor seguridad a sus transacciones con la compañía, de forma que algunas actuaciones serán validadas por dicha firma, como las cuentas de agencia e incluso al pasar de proyecto a solicitud en las tarifas. Esta mejora en la seguridad de sus transacciones por Internet es semejante a la que puede emplear en sus comunicaciones bancarias, siendo muy recomendable el uso de dos contraseñas, con valores distintos, para el acceso y para su firma. Estas claves deben de ser de su uso exclusivo, por favor, modifíquelas periódicamente y no se las proporcione a ningún tercero. Como mediador de seguros, le recordamos la obligación contractual que tiene de firmar mensualmente la Cuenta de Agencia o manifestar, argumentadamente, la disconformidad en base a las posibles incidencias que se hubieran producido.
Por último, queremos señalarles que para cualquier asunto relacionado con esta aplicación o con la gestión de sus cuentas y recibos están habilitados los siguientes teléfonos y e-mail de contacto:
Centros de Servicios de Operaciones Recibos: 913 308 550 Cuentas - Saldos: 913 308 567 FAX 913 308 609 [email protected]
1.1 CONSULTA DE LAS CUENTAS FIRMADAS ELECTRÓNICAMENTE
Accedemos a la aplicación desde el menú principal del Portal del Agente, módulo “ LISTADOS CONTABLES Y CUENTAS DE AGENCIA”
Seleccionamos “ FIRMA CUENTAS AGENCIA”
Aparece una relación de los años con las Cuentas de Agencia cargadas en cada uno de ellos, donde elegimos el año pinchando sobre él.
Se nos muestra el listado de las Cuentas de ese ejercicio. Este aparece ordenado por meses, de más actual a menos.
Una cuenta puede estar en estado PENDIENTE, FIRMADA o NO CONFORME ( con sus correspondientes iconos). En el caso de que estuviera firmada, o no conforme aparece la fecha del movimiento:
1.2 PROCESO DE FIRMA DE LA CUENTA DE AGENCIA:
Pulsando el botón “DETALLE”, en la pantalla anterior, nos muestra el extracto de la cuenta del mes seleccionado:
Una vez repasada la Cuenta, y estando conforme con la misma, deberemos proceder a su firma, desplegando el COMBO y seleccionando la opción “Firmar”
En la siguiente pantalla nos solicita la “FIRMA ELECTRÓNICA” y una vez introducida pulsamos el botón “Enviar”.
¿ Qué es la Firma Electrónica?
Es una clave alfanumérica ( letras y/o números) de longitud máxima de 15 caracteres y distinta de la contraseña de acceso al Portal del Agente.
Aquellos agentes que aun no la tengan activada, deberán hacerlo de inmediato, mediante la pestaña “Gestión de Claves”
NOTA ACLARATORIA: Con esta acción no hemos modificado la Contraseña de Acceso, solo hemos creado la Firma Electrónica. Queremos reseñar que la Firma Electrónica debe ser de uso y conocimiento exclusivo del titular de la agencia, y por lo tanto Personal e Intransferible
Al activar la firma electrónica, se da mayor seguridad a sus transacciones con la compañía, de forma que algunas actuaciones serán validadas por dicha firma, como las cuentas de agencia e incluso al pasar de proyecto a solicitud en las tarifas. Esta mejora en la seguridad de sus transacciones por Internet es semejante a la que puede emplear en sus comunicaciones bancarias, siendo muy recomendable el uso de dos contraseñas, con valores distintos, para el acceso y para su firma. Estas claves deben de ser de su uso exclusivo, por favor, modifíquelas periódicamente y no se las proporcione a ningún tercero.
1.3 PROCESO DE DISCONFORMIDAD CON LA CUENTA DE AGENCIA:
Pulsando el botón “DETALLE”, en la relación de cuentas, nos muestra el extracto de la cuenta del mes seleccionado:
Una vez repasada la Cuenta, y NO estando conforme con la misma, deberemos ponerlo en conocimiento de GES , para ello, desplegando el COMBO , marcamos la opción “no conforme”
En la siguiente pantalla nos solicita las Causas de No Conformidad (según desplegable), comentarios sobre la incidencia y Firma Electrónica. Una vez introducidos los datos pulsamos el botón “Enviar”.
Esta disconformidad es recepcionada por el Servicio de Saldos y Cuentas de Agencias, que se encargará de su resolución, si procede, y dará cumplida respuesta por este mismo medio ( web ). El agente tendrá conocimiento de que se le ha respondido mediante una alerta en el Post-it del Portal del Agente, pinchando sobre el se accede al relato de la incidencia sobre la Cuenta.
En el momento que el agente esté de acuerdo con la respuesta y/o solución ofrecida, procederá a la firma definitiva de la Cuenta. , tal y como se ha descrito anteriormente.
En el momento que la Cuenta está firmada, no se puede modificar y si el estado es no conforme sólo se puede pasar a firmada.
AGENTE
Servicio de Saldos y cuentas de agencias
1.4 AVISOS O ALERTAS EN EL POST-IT DEL PORTAL DEL AGENTE
El agente tendrá conocimiento de las cuentas pendientes y/o comentarios del Servicio de Saldos y Cuentas de Agencias sobre alguna disconformidad previamente planteada por él, mediante el POST-IT de su portal.
Al pinchar sobre la alerta, nos enlaza con una pantalla informativa, donde se nos muestra con mayor detalle : las Cuentas Pendientes de Firma y la(s) que tienen algún comentario del Servicio de Saldos sin contestar por el agente.
Con esta información, y por el procedimiento expresado en los puntos 1.1, 1.2 y 1.3, podremos acceder a : Consulta, Firma o Disconformidad de las cuentas correspondientes.
