Auditoría de gestión a los procesos administrativos de contratación pública de la dirección distrital 16do1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES del periodo de enero a junio del 2016

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.A

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A

TEMA:

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 16DO1 MERA, SANTA

CLARA Y PASTAZA – MIES DEL PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2016

AUTOR (A): NANGO ANDY GABRIELA VANESSA

TUTOR (A): LCDA. CHÁVEZ SILVA ALEJANDRA MARGARITA, Mg.

PUYO-ECUADOR

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APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de titulación realizado por la señorita Gabriela Vanessa Nango Andy, estudiante de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Sistemas Mercantiles con el tema “AUDITORÍA DE GESTIÓN A

LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 16DO1 MERA, SANTA CLARA Y PASTAZA – MIES DEL PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2016.”, ha sido prolijamente revisado y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes-UNIANDES, por lo que apruebe su presentación.

Puyo, noviembre del 2017

Lcda. Alejandra Margarita Chávez Silva, Mg.

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DECLARACION DE AUTENTICIDAD

Yo, Gabriela Vanessa Nango Andy, estudiante de la carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Sistemas Mercantiles declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título INGENIERIA EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.

Srta. Gabriela Vanessa Nango Andy

C.C. 160067617-3

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CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

YO, Msc. Peña Suárez Dailín. En calidad de lector del Proyecto de Titulación.

CERTIFICO:

Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Gabriela Vanessa Nango Andy sobre el tema “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 16DO1 MERA, SANTA CLARA Y PASTAZA – MIES DEL PERIODO DE ENERO A JUNIO DEL 2016”, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.

Msc. Peña Suárez Dailín

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DERECHOS DE AUTOR

Yo, Gabriela Vanessa Nango Andy, declaró que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del art.85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El patrimonio de la UNIANDES, está constituido por la propiedad intelectual sobre las investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.

Srta. Gabriela Vanessa Nango Andy C.I. 1600676173

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RESUMEN

El presente proyecto de investigación consistió en la aplicación de una Auditoría de Gestión a los procesos administrativos ejecutados en el área de Contratación Pública de la Dirección Distrital 16D01 Mera, Santa Clara y Pastaza - MIES, auditoría que permitió conocer la realidad de la institución en cuanto al cumplimiento de procedimientos acorde a la normativa establecida para cada uno de los procesos; así como, el cumplimiento de la planificación institucional.

Se determinó los objetivos, metas e indicadores de cada uno de los componentes sujetos a evaluación en términos de eficiencia, eficacia y economía a fin de medir la gestión de la institución y obtener resultados de los problemas que ocasionan el incumplimiento de lo planificado, determinándose de las recomendaciones necesarias que benefician a la institución auditada.

El diseño de las fases de la auditoría que se desarrolló fue acorde al modelo presentado en el Manual de Auditoría de Gestión elaborado por la Contraloría General del Estado, en el desarrollo del proyecto de investigación se aplicó: encuestas, programas de trabajo, matrices de ponderación del riesgo, y la evaluación del sistema de control interno, con la finalidad de reunir papeles de trabajo y evidencias suficientes para sustentar los hallazgos.

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ABSTRACT

Research project consisted on implementing a management auditing to administrative processes performed in the area of procurement from 16D01 Mera, Santa Clara and Pastaza - District, auditing that allowed to know reality of the institution in terms of compliance procedures according to the regulations established for each of the processes, as well as the fulfillment of the institutional planning.

It was determined objectives, targets and indicators for each of the components subject to evaluation in terms of efficiency, effectiveness and economy in order to measure the performance of the institution and obtain results from problems that cause failure of the planned, determining the necessary recommendations that benefit the institution being audited.

Phases design of auditing development was according to the model presented in Auditing Manual Performance prepared by Comptroller General State, in the development of the research project was implemented: surveys, work programs, risk weighting matrices, and the evaluation of the internal control system, ir order to bring working papers and enough evidence to support findings.

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INDICE GENERAL

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACION DE AUTENTICIDAD

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DERECHOS DE AUTOR

RESUMEN

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN ... 1

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 5

1.1. Origen y Evolución de los procesos administrativos... 5

1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos administrativos. . 6

1.2.1 Auditoría de gestión ... 7

1.2.2 Control Interno ... 13

1.2.3 Contratación Pública ... 15

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos administrativos. ... 16

1.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 17

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLATEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 18

2.1. Caracterización de La Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES ... 18

2.2. Descripción procedimiento metodológico. ... 19

2.3. Propuesta de la Auditoría de Gestión ... 34

Fase II: Planificación ... 34

Fase III: Ejecución ... 34

Fase IV: Comunicación de resultados ... 34

2.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 35

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3.1 Modelo de la Auditoría de Gestión ... 36

3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. ... 37

3.3 Conclusiones parciales del capítulo ... 144

CONCLUSIONES GENERALES ... 145

RECOMENDACIONES ... 146

BIBLIOGRAFÍA

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INDICE DE TABLA

Tabla 1 Auditoría financiera/Auditoría de gestión ...8

Tabla 2 Determinación de la confianza y el riesgo de control ...12

Tabla 3 Matriz de evaluación de Control ...14

Tabla 4 Distribución del personal del MIES ...21

Tabla 5 Encuesta aplicada a funcionarios administrativos de la Institución...22

Tabla 6 Organización estructural ...24

Tabla 7 Conocimiento de la misión y visión de la Institución ...25

Tabla 8 Existencia de Manual de Funciones ...26

Tabla 9 Cumplimiento al Manual de sus Funciones ...27

Tabla 10 Plan Anual de Contrataciones ...28

Tabla 11 Generación de expedientes individual de proveedores ...29

Tabla 12 Contrataciones a proveedores ...30

Tabla 13 Planificaciones de las adquisiciones de bienes o servicios ...31

Tabla 14 Verificación técnica de productos ...32

Tabla 15 Los logros de objetivos y metas ...33

Tabla 16 Procedimiento de Fases ...34

Tabla 17 Programa de Auditoría general - Conocimiento Preliminar ...37

Tabla 18 Orden de Trabajo ...38

Tabla 19 Entrevista ...39

Tabla 20 Solicitud de información ...40

Tabla 21 Recopilación de información general de la institución ...41

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Tabla 25 Visita preliminar ...47

Tabla 26 Componentes Auditar ...47

Tabla 27 Indicadores de gestión de economía y eficiencia ...48

Tabla 28 Nivel de ponderación matriz ...49

Tabla 29 Nomenclatura utilizada para identificar los papeles de trabajo ...49

Tabla 30 Calificación de los niveles de riesgo...50

Tabla 31 Hojas de Marcas de auditoría ...50

Tabla 32 Plan Anual de Contratación Pública PAC ...51

Tabla 39 Programa de trabajo ...58

Tabla 40 Programa de trabajo de adquisición ...59

Tabla 41 Programa de trabajo de adquisición catálogo electrónico ...60

Tabla 42 Programa de trabajo de adquisición régimen especial ...61

Tabla 43 Matriz preliminar de riesgo por Ínfima Cuantía ...62

Tabla 44 Matriz preliminar de riesgos por Subasta Inversa Electrónica ...63

Tabla 45 Matriz preliminar de riesgos Catálogo electrónico ...64

Tabla 46 Matriz preliminar de riesgos régimen especial ...65

Tabla 47 Matriz de ponderación de controles clave ...66

Tabla 48 Calificación de los niveles de riesgos ...67

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Tabla 50 Matriz de ponderación de controles clave Subasta inversa electrónica ...68

Tabla 51 Matriz de ponderación de controles clave Catálogo electrónico ...69

Tabla 52 Calificación de los niveles de riesgos:...70

Tabla 53 PONDERACIONES: ...70

Tabla 54 Matriz de ponderación de controles clave régimen especial ...71

Tabla 55 Calificación de los niveles de riesgos:...72

Tabla 56 PONDERACIONES: ...72

Tabla 57 Aplicación del programa de trabajo Ínfima cuantía ...73

Tabla 58 Matriz de Preparación de papeles de trabajo Ínfima Cuantía ...74

Tabla 59 Aplicación del programa de trabajo Subasta inversa electrónica ...76

Tabla 60 Aplicación del programa de trabajo catálogo electrónico ...77

Tabla 61 Matriz de Preparación de papeles de trabajo Catálogo electrónico...78

Tabla 62 Aplicación del programa de trabajo Régimen especial ...80

Tabla 63. Matriz de evaluación de preparación de papeles de trabajo régimen especial ...81

Tabla 64 Proceso de contratación pública ...83

Tabla 65 Proceso de ínfima Cuantía ...84

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Tabla 94 Proceso de catálogo electrónico ...113

Tabla 95 Proceso de Régimen Especial ...114

Tabla 96 Proceso de Ínfima cuantía ...115

Tabla 97 Contrato de la adquisición de bienes y servicios ...116

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Tabla 103 Hallazgos ...122

Tabla 104 Contrato de la adquisición de bienes y servicios ínfima cuantía ...123

Tabla 105 Contrato de la adquisición de bienes y servicios ínfima cuantía ...124

Tabla 106 Hallazgos ...125

Tabla 107 Resolución de publicidad régimen especial ...126

Tabla 110 Notificación de oferente régimen especial ...129

Tabla 111 Notificación de oferente régimen especial...130

Tabla 112 Notificación de oferente régimen especial...131

Tabla 113 Verificación de procesos de adquisiciones ...132

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INDICE DE FIGURAS

Figura 1 Estructura orgánica MIES ...19

Figura 2 Organigrama Estructural de la Institución ...24

Figura 3 Conocimiento de la misión y visión de la Institución ...25

Figura 4 Existencia de Manual de Funciones...26

Figura 5 Cumplimiento al Manual de funciones ...27

Figura 6 Plan Anual de Contrataciones ...28

Figura 7 Generación de expedientes individual de proveedores ...29

Figura 8 Contrataciones a proveedores ...30

Figura 9 Planificaciones de las adquisiciones de bienes o servicios ...31

Figura 10 Verificación técnica de productos ...32

Figura 11 Los logros de objetivos y metas ...33

Figura 12 Estructura orgánica de la Institución ...45

Figura 13 Estructura orgánica de Coordinaciones Zonales y Direcciones distritales ...45

Figura 14 Estructura Orgánica de las Direcciones Distritales ...46

Figura 15 Revisión a la estructura orgánica para conocer los procedimientos de contratación ...46

Figura 16 Nivel de cumplimiento ...75

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1 INTRODUCCIÓN

Antecedentes de la investigación

Para el desarrollo del presente trabajo de proyecto de investigación se ha sustentado en las diferentes investigaciones sobre los siguientes temas:

La autora LIMA TRUJILLO Andrea Tatiana, en su trabajo de fin de carrera previo a la titulación de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría C.P.A en el año 2014, en la Universidad Técnica del Norte presenta su trabajo de grado titulado “Manual de auditoria de gestión

para compras públicas del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra”, cuyo objetivo es realizar un diagnóstico situacional, de los diferentes tipos de

procesos que se llevan a cabo en la Unidad de Contratación Pública del GAD Municipal de San Miguel de Ibarra, con la finalidad de verificar que se estén efectuando de acuerdo a los procedimientos establecidos y la normativa legal vigente, quien concluye que detallan que el impacto generado por el manual de auditoría de gestión para compras públicas que dan a conocer y serán analizados por los servidores involucrados en los procesos de administración del portal de compras públicas, para poder establecer un plan de mejora para corregir las desviaciones y lograr a futuro resultados óptimos traducidos en la optimización de los tiempos y consecuente aprovechamiento de los recursos económicos en la ejecución de obras y contratación de bienes y servicios en beneficio de la sociedad dentro del ámbito de acción del GAD Municipal de San Miguel de Ibarra.

Bermeo y Quizhpi (2014) en su trabajo de grado previo la obtención del título de Contador Público Auditor C.P.A , con el tema “Auditoria de Gestión al Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Paccha, del Cantón Cuenca, para el año 2012" señalan como objetivo principal el de verificar la gestión del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Paccha en sus diferentes niveles, para establecer el grado de eficiencia ,eficacia y economía de los recursos, quienes analizaron los proyectos y obras establecidas en el POA, los procedimientos relacionados, los recursos asignados, personal y la entidad, las medidas de control y la coordinación .

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auditoría de gestión en el GAD de la parroquia rural Fátima, cantón y provincia de Pastaza, a fin de determinar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos administrativos.

De la misma forma Balseca y Caisaguano (2010) en su trabajo de fin de carrera previa a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría C.P.A, de la Universidad Técnica de Cotopaxi titulada “Auditoria de Gestión a la Corporación de Desarrollo Latacunga periodo 1 de enero al 31 de diciembre del 2008” cuyo objetivo fue el de ejecutar

la auditoría de gestión dentro de la Corporación de Desarrollo Social y Financiero “PAKARYMUY” Sucursal Latacunga, con el propósito de determinar el grado de

cumplimiento de las metas, objetivos y el nivel de eficiencia, eficacia, economía, equidad en la utilización de sus recursos.

A partir de estas investigaciones se puede establecer que las adecuadas gestiones de los recursos asignados a las instituciones públicas dependen de la eficiencia y eficacia de los responsables de ejecutar cada uno de los procesos a ellos asignados.

La contratación pública ha evolucionado debido al avance tecnológico por cuanto la Secretaría Nacional de Contratación Pública con el pasar del tiempo ha implementado procedimientos dinámicos para la adquisición de bienes y contratación de servicios posibilitando a las empresa públicas realicen sus compras en el portal, considerando las disposiciones legales establecidas para cada uno de los casos, con la finalidad de resguardar los recursos asignados así como garantizar la transparencia de los procesos.

Partiendo de lo antes expuesto se plantea el problema ¿Cómo incide la ausencia de control en la ejecución de los procesos administrativos y en la gestión de la contratación pública, para el cumplimiento de los objetivos institucionales de la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – Mies?

En la actualidad debido a los constantes cambios que existen por la crisis actual y la necesidad de tener una mejor situación financiera, ética y de confianza, hace que las empresas e instituciones deban poner mayor atención en el desempeño de los procesos administrativos de contratación pública y así analizar adecuadamente como se están realizando los mismos.

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administrativos que se realizan para ejecutar cada una de las adquisiciones que dependen de los procedimientos establecidos en la ley.

El establecer responsabilidades en las instituciones por la mala aplicación de la ley ha permitido frenar hasta cierto punto la corrupción además que se procura establecer como una herramienta básica la evaluación de todos los procesos administrativos para optimizar los recursos de las entidades públicas y privadas con el objetivo de analizar y verificar la eficiencia y eficacia del proceso administrativo para el logro de la metas y objetivos de acuerdo al uso y manejo de la norma establecida.

El objeto de investigación comprende los procesos administrativos, siendo el campo de acción la Auditoría de Gestión identificando como línea de investigación a la Auditoria.

Objetivo general

✓ Aplicar una Auditoria de Gestión en el área administrativa de contratación pública para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos administrativos utilizados en el uso de los recursos públicos para el fortalecimiento del control en la Dirección distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – Mies.

Objetivos específicos

✓ Fundamentar teórica y científicamente los procesos administrativos y la auditoría de gestión del presente trabajo investigativo.

✓ Realizar un diagnóstico de la situación actual de los procesos administrativos, desarrollados en el área de Contratación Pública del MIES Pastaza en el período enero – junio 2016.

✓ Elaborar el informe final de auditoría el mismo que contenga los hallazgos con sus respectivas conclusiones y recomendaciones, con la finalidad de contribuir a la mejora de los procesos administrativos de la Dirección distrital 16D01 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES.

Variable independiente: Auditoría de Gestión

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4 Idea a defender

Mediante la realización de una auditoria de gestión a los procesos administrativos de contratación pública de la Dirección distrital 16D01 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES se

puede establecer el grado de desempeño y cumplimiento de las metas, objetivos para determinar la ineficiencia e ineficacia en el desarrollo de los procesos administrativos a fin de tomar decisiones adecuadas en los procedimientos de las compras y adquisiciones para para mencionada institución.

Justificación

Por la necesidad de conocer los resultados de la gestión administrativa de la Dirección distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – Mies, donde se puede determinar el proceso

desarrollado para garantizar el cumplimiento y seguridad de la actividad económica de la institución que pueda cumplir con los objetivos de la investigación.

Mediante el trabajo investigativo se logrará determinar las gestiones realizas en el MIES al ser parte del sector público ya que percibe fondos del estado en los mismos que se controla la gestión de los recursos por lo cual ha motivado lo principal de la auditoría determinar si sus recursos de manera económica y eficiente para conocer el proceso administrativo a desarrollarse en las adquisiciones y servicios verificar el cumplimiento de normas y procedimientos y sistemas a efectuarse con el propósito de cumplir los objetivos propuestos y metas de la institución.

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5 CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO

1.1. Origen y Evolución de los procesos administrativos

La herramienta más importante del administrador, hasta la fecha, es el proceso administrativo que creó Enrique Fayol, el cual evolucionó durante el siglo xx y seguramente continuará cambiando en el xxi. Cada autor que ha escrito sobre este tema ha agregado, o modificado, las etapas del proceso administrativo; por tal motivo, se ha considerado que el PA es una escuela central que exige un estudio comparativo de los principales autores y tratadistas del tema. (Hernández & Palafox, 2012)

De la misma manera Fayol denominó operaciones a lo que hoy se conoce como procesos, es decir a la "secuencia de pasos o de actividades para alcanzar un objetivo", cuyas etapas son: previsión, organización, dirección, coordinación y control, como responsabilidades de la gerencia general de una empresa.

El Proceso administrativo no es una corriente administrativa porque no se contrapone a una manera o escuela de pensamiento, en todo caso, es una técnica incluyente que enriquece su aplicación con todos los enfoques providentes de aportaciones de otras disciplinas, como son ingeniería, psicología, sociología y matemáticas.

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1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos administrativos.

Los autores Sergio Hernández y Rodríguez Palafox de la Anda definen al proceso administrativo (Proceso Administrativo) como el instrumento teórico básico que le permite al administrador profesional comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla, la conceptualizarla, manejarla, mejorarla, etc. El Proceso administrativo da la metodología de trabajo consistente para organizar una empresa y facilitar su dirección y control.

El proceso administrativo está dentro de las organizaciones y sistematiza una serie de actividades importantes para el logro de objetivos: en primer lugar, estos se fijan, después se delimitan los recursos necesarios, se coordinan las actividades y por último se verifica el cumplimiento de los objetivos. (Blandez Ricalde, 2014)

Los Autores indican que el proceso administrativo, como su nombre indica, es un proceso o ciclo continuo, con distintas etapas, que están interrelacionadas y que se siguen para la consecución para una determinada actuación, de un grupo humano, que trabaja para conseguir las metas que requieren del enfoque global para alcanzar los objetivos. (Palacio, 2006)

Urwick: El proceso administrativo como las funciones del administrador, con 7 elementos, investigación, planeación, coordinación, control, previsión, organización, comando. (Guzmán Campos , 2013)

Koontz y O’ Donnell: El proceso administrativo con 5 elementos, planeación, designación

de personal, control, organización, dirección. (Guzmán Campos , 2013)

Miner: Define el proceso administrativo con 5 elementos, planeación, organización, dirección, coordinación, control. (Guzmán Campos , 2013)

Según los autores Harold, Koontz y Heinz Weihrick enfocan a las funciones del administrador son: planificación, organización, dirección y control que conforman el proceso administrativo cuando se les considera desde el punto de vista sistemático. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones, políticas, religiosas, filantrópicas y militares. (Guzmán Campos , 2013)

Componentes del Proceso administrativo

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7 Planeación

La planeación es la proyección impresa de la acción; toma en cuenta información del pasado de la empresa y de su entorno, lo cual permite organizarla, dirigirla y medir su desempeño total y el de sus miembros, por medio de controles que comparan lo planeado con o realizado. La planeación consiste en fijar objetivos, políticas, normas, procedimientos, programas y presupuestos, contesta a la pregunta ¿qué y cómo se va hacer? (Hernández & Palafox, 2012)

Organización

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. (Salas, 2014)

Control

El control o evaluación como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estás coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están estrechamente interrelacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos. (Bernal & Sierra, 2008)

Dirección

Es llevar a cabo actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y tono de su organización, valores, estilo, liderazgo, comunidad, motivación. (Hernández & Palafox, 2012)

1.2.1 Auditoría de gestión

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8 Auditoría de Gestión

La evaluación del trabajo estratégico que realiza la administración durante un periodo determinado, con la finalidad de alcanzar los objetivos, metas propuestas, que pueden ser a corto o largo plazo. Para el análisis de los resultados obtenidos se sugiere establecer indicadores de gestión que midan eficiencia, eficacia, calidad y satisfacción del cliente. (Vargas, 2015)

Mediante la auditoría permite a la institución conocer sus debilidades y mejorar sus actividades u organizaciones a través de un trabajo planificado que se efectuará internamente en la institución utilizando técnicas como la entrevista, encuesta en cual se recolectará información que se sustentada para culminar la auditoria emitir el informe final cual se dará a conocer sus respectivas recomendaciones que serán aplicadas a la dicha institución.

Similitudes y diferencias entre auditoría de gestión y auditoría financiera.

Tabla 1 Auditoría financiera/Auditoría de gestión

Característic a

Auditoría Financiera Auditoría de Gestión

Propósito Formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad.

Formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad.

Alcance Las operaciones financieras. Puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o actividad específica.

Las operaciones financieras. Puede alcanzar un sector de la economía, todas las operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación, programa, sistema o actividad específica.

Orientación Hacia la situación financiera y resultado de operaciones de la entidad.

Hacia las operaciones de la entidad en el presente con una proyección al pasado cercano.

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9 Objetivos de la Auditoría Gestión

El objetivo general de la auditoría administrativa es el evaluar la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organización a efecto de contrarrestar las deficiencias e irregularidades existentes o, en su caso, es apoyar las prácticas de trabajo que son llevadas a cabo en forma apropiada. Así, se realiza labores de prevención, supervisión, adecuación y corrección, según sea el caso, para impulsar la adhesión a los lineamientos normativos establecidos por la administración (e inclusive aquellos que son fijados externamente) y de esta manera lograr que las actividades se efectúen con eficiencia, eficacia, calidad y excelencia” (Amador Sotomayor, 2008)

Alcance de la Auditoría de Gestión

Como término de auditoría de gestión no tiene una definición precisa, tampoco la tiene al alcance de su trabajo. Este alcance abarca auditorías de resultado de programas, de economía y eficacia, y del cumplimiento de leyes y políticas administrativas. Estas auditorías se relacionan de forma directa con el logro efectivo, eficaz y económico del programa, de los objetivos y de las actividades. Las auditorías de resultado de programas se dirigen a evaluar la amplitud con que han alcanzado los resultados o beneficios deseados de programas y actividades. Revisan al aseguramiento, si es necesario, de si los puntos débiles de la dirección afectan de forma adversa el logro e los beneficios o si las disminuciones son el resultado de aspectos que no contemplaron al establecer el programa o actividad, también evalúan si se deben identificar aspectos que ya no sirven para un propósito útil y los que tienen meta que se probaron como inalcanzables. (Montes Salazar, 2008)

Indicadores de Gestión

Es la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómenos observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.”

“Los indicadores de gestión son, ante, todo, información, es decir, agregan valor, no son

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10 Indicadores de eficiencia

Son los que permiten determinar, cuantitativamente el grado de cumplimiento de una meta en un periodo determinado o el ejercicio de los resultados en relación al presupuesto asignado, a saber:

Eficacia Programática = Metas Alcanzadas

Metas Programadas

Eficacia Presupuestal = Presupuesto Ejercido

Presupuesto Asignado

La eficacia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles y en un tiempo determinado, “la eficiencia es el cumplimiento de los objetivos y

metas programado con el mínimo de los recursos disponibles, por ello que si la cifra es mayor a uno constituye un resultado positivo, cuando es menor a uno significa incumplimiento, en la eficiencia” (Maldonado, 2011)

Elementos de gestión

El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e indicadores de gestión cuyo diseño e implantación es de responsabilidad de los administradores de las instituciones públicas en razón de su responsabilidad social de rendición de cuentas y de demostrar su gestión y sus resultados, y la del auditor gubernamental evaluar la gestión, en cuanto a las cinco "E", esto es, ECONOMÍA, EFICIENCIA, EFICACIA, ECOLOGÍA Y ÉTICA, que a continuación se definen:

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La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y políticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de perfeccionamiento.

La eficacia es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

Ecología son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o actividad.

Ética es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad. (Contraloria General del Estado, 2002)

Hallazgos de la Auditoría

Esta fase más extensa de la auditoria de gestión en donde se integran los especialistas y se conforma el equipo multiciplinario para referirse a cualquier situación deficiente y relevante que implica que tenga los 4 atributos (condición, criterio, causa, efecto) y conviene transcribir un criterio de interés para la organización auditada. (Maldonado, 2014)

Atributos del Hallazgo

Condición. -Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.

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Causa. - Motivo, razón por el que se dio las desviaciones o se produjo el área critica. Por ejemplo

Efecto. - Daño, desperdicio, perdida, recuerde que estos cuatro atributos constituyen comentarios del informe. (Maldonado, 2014)

Riesgo de Auditoría

En este tipo de auditoría debemos tener en cuenta también los tres componentes de riesgo: Riesgo Inherente:

Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control.

Riesgo de control:

Es el riesgo de que el sistema de control interno del cliente no prevenga, detecte o corrija dichos errores. Este tipo de riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento, del sistema de control interno.

Riesgo de detección

Es el riesgo de que un error u omisión significativo existente no sea detectado, por último, por el propio proceso de auditoría. (De la Peña, 2011)

Tabla 2Determinación de la confianza y el riesgo de control

NIVEL DE CONFIANZA

BAJO MODERADO ALTO

15%-50% 51%-75% 76%-95%

85%-50% 49%-75% 24%-5%

ALTO MODERADO BAJO

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13 1.2.2 Control Interno

Las Normas Técnicas de Control Interno (Estado, 2009), señalan que:

El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.

Estudio del sistema de control interno

Para la evaluación de control interno se utiliza diversos métodos, entre los más conocidos los siguientes:

✓ Cuestionarios

✓ Flujogramas

✓ Descriptivo o narrativo

Método de cuestionarios. - Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas áreas de la empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto o muy confiable, algunas preguntas probamente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA “no aplica”. De ser necesario a más de poner

las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observación del cuestionario o en hojas adicionales.

Flujogramas. - Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la auditoría, así como, los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros métodos porque permite efectuar el revelamiento siguiendo una secuencia lógica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificación o ausencia de controles.

(29)

14 Evaluación del Sistema de Control Interno

“La contratación o evaluación del Sistema de Control Interno se lleva a cabo mediante la aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento”. (Mantilla, 2009)

✓ Pruebas Sustantivas. - Son aquellas que se aplican para determinar la consistencia y responsabilidad.

✓ Pruebas de cumplimiento. - Son aquellas que se aplican para verificar si cumplen o no con algo.

El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:

✓ Eficiencia. - El control existente.

✓ Efectividad. - El control está funcionando con eficiencia.

✓ Continuidad. - El control ha estado funcionando durante todo el periodo Tabla 3 Matriz de evaluación de Control

Matriz de Evaluación de Control Interno CONTROL CLAVE: Ambiente de control interno

N° COMPONENTE SI NO CT

1

2

3

4

5

Calificación Total = CT

Ponderación Total =PT

Nivel de Confianza=NC=CT/PT*100%

Nivel de Riesgo Inherente=RI=100%-NC%

Fuente: Libro de control interno y Fraudes

Componentes del Control Interno

(30)

15 ✓ Ambiente de control

✓ Actividades de control

✓ Evaluación de Riesgos

✓ Información y Comunicación

✓ Supervisión y monitoreo (Contraloria General del Estado, 2002)

1.2.3 Contratación Pública

Es un tipo de contrato que abarca de la administración pública, ya que es establecida por el régimen jurídico que coloca al parte contratante en una situación de subordinación jurídica frente a la administración.

Tipos de procedimientos de contratación ✓ Ínfima cuantía

✓ Catálogo Electrónico

✓ Licitación

✓ Cotización y Menor cuantía

✓ Subasta inversa

✓ Régimen especial

✓ Contratación Directa

✓ Contratación mediante lista corta

✓ Contratación mediante concurso público

✓ Contratación integral por precio fijo

✓ Contrataciones en situaciones de emergencias

✓ De la adquisición de bienes inmuebles

✓ Feria inclusiva

✓ Del arrendamiento de bienes inmuebles (Ley orgánica del sistema nacional de contratación pública, 2015)

Fases de los Procedimientos de Contratación Pública. -✓ Preparatoria

✓ Precontractual

✓ Contractual

(31)

16

1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos administrativos.

Para la sustentación de las bases teóricas del tema del proyecto de investigación se ha tomado como principales definiciones a la de autores como:

Ramírez quien se refiere de los procesos administrativos como el conjunto de fases que permiten que se lleve a cabo la práctica profesional de la administración, refiriéndose a la planeación, organización, dirección y control.

Se toma principalmente lo establecido en el MANUAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, ya que aquí se describe cada uno de los procedimientos a desarrollar para la aplicación de una Auditoría de Gestión a las entidades públicas o privadas que manejan fondos públicos.

De la Peña quien define a la Auditoría de Gestión como un examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; y, de medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socioeconómico derivado de sus actividades.

(32)

17 1.4. Conclusiones parciales del capítulo

Desde la perspectiva de la presente investigación se detallan las bases teóricas dentro del capítulo I, que nos permitirá ejecutar la Auditoría de Gestión a los procesos Administrativos de Contratación Pública de la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – Mies, con el objetivo de mejorar los procesos administrativos.

(33)

18

CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLATEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1. Caracterización de La Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES

La Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – Mies, mediante la disposición

general tercera del Decreto Ejecutivo N°. 357, se establece la organización administrativa y territorial de las entidades y organismos que conforman la administración pública central e institucional deberá observar la zonificación determina en el Artículo 6. La desconcentración institucional de estas entidades y organismos se realizará en las zonas que corresponda, según una matriz de competencias desconcentrados y descentralizados y el modelo de gestión institucional desarrolladas, bajo la coordinación de la secretaría nacional de planificación y desarrollo.

Según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Ministerio de Inclusión y Social del artículo 54 del estatuto jurídico y administrativo de la función ejecutiva establece la titularidad y ejerció de las competencias atribuidas a los órganos administrativos podrán ser desconcentradas en otros jerárquicamente dependientes de aquellos, cuyo efecto será el traslado de la competencia al órgano desconcentrado se hará por Decreto Ejecutivo o Acuerdo Ministerial.

La Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES, tiene como objetivo cumplir con la ley orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública que articule y armonice a todas las instancias, organismos e instituciones en los ámbitos de planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios adquiridos para mencionada entidad.

(34)

19

Figura 1 Estructura orgánica MIES

Está ubicado en el cantón Puyo provincia Pastaza se encuentran Av. Ceslao Marín y Rio

Curaray, se realizará con el apoyo de documentos administrativos, financieras y técnicas

mediante la utilización de normas y técnicas se obtendrá la información pertinente y suficiente para este proyecto de investigación.

2.2. Descripción procedimiento metodológico.

La presente investigación es cualitativa, debido a que requiere de la recolección de información necesaria la cual nos permite la aportación de los funcionarios de la institución con el objetivo de solucionar los problemas que encaminen su beneficio y a la obtención de las metas y objetivos en lo que respecta a contratación públicas de la Dirección Distrital 16D01 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES.

Se efectuará utilizando los siguientes tipos de investigación:

(35)

20

encontrar aspectos importantes para el objeto de estudio cual se establecerán de un marco teórico en cual determinara la aplicación del problema de referencia a lo planteado de gestión al MIES que afectan las actividades de la entidad.

Analítico: Este método será aplicado en la extracción de un todo con la finalidad de estructurarlos y analizarlos los contenidos por separados , en cual se analiza las opiniones y características a los miembros de la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES, ya que cada uno de los diferentes procesos de la Auditoria de Gestión

inciden al desarrollo de la entidad que admitirán la aplicación de cuestionarios y programas para así entender y explicar dicha documentación con la evidencia correspondiente .

Técnicas de investigación

Se utilizará las siguientes técnicas durante la investigación:

Entrevista: Mediante esta técnica nos permitirá conocer las opiniones y los criterios de las personas involucradas dentro de la institución tanto a nivel directivo como operativo con el objetivo de evaluar las diferentes operaciones y procesos que se manejan. Dentro de la investigación se realizó una entrevista con el personal administrativo en este caso el responsable del departamento administrativo para obtener datos necesarios de lo cual nos permitirá profundizar y verificar para la consolidación de conclusiones.

Encuesta: Se empleó y se aplicó a los funcionarios de la Institución para conocer cómo se maneja la entidad con el fin de evaluar la gestión de los procesos administrativos para obtener la suficiente información.

Población

(36)

21

Tabla 4 Distribución del personal del MIES

Muestra

Considerando que la población total del personal que labora en la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES, se constituirá pequeña al mismo tiempo con la muestra de 10 funcionarios.

Departamento N° de personal

Dirección 1

Departamento financiero Y Tesorería 4

Departamento de talento humano 2

Departamento Jurídico 1

Departamento compras públicas 1

Recepción 1

(37)

22 Interpretación de resultados

Tabla 5

Encuesta aplicada a funcionarios administrativos de la Institución

UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

ENCUESTA DIRIGIDA A FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL 16DO1 MERA, SANTA CLARA Y PASTAZA – MIES.

Objetivo: Obtener información para conocer como se viene desarrollado la consecución de los objetivos y metas operacionales en el área de Contratación Pública Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES.

Instrucciones: Proceda a la calificación según su criterio, marque el valor, utilizando un visto o una x.

1.- ¿Posee la institución un organigrama estructural? Sí No

2.- Al contar la institución con una visión y visión. ¿Qué tanto conoce Usted sobre ello?

Mucho

Poco

Nada

3.- ¿Existe un manual de funciones dentro de la institución? Sí No

4.- ¿Los funcionarios dan cumplimiento al manual de funciones? Mucho

Poco

(38)

23

5.- ¿La institución cuenta con un Plan Anual de Contrataciones en cada periodo Fiscal? Sí No

6.- ¿Para cada procedimiento de Contratación se genera un expediente individual de proveedores?

Sí No

7.- ¿En la institución se cuenta con los documentos necesarios que sustenten las contrataciones?

Sí No

8.- ¿Las planificaciones de actividades se realizan antes de las adquisiciones de bienes o servicios?

Sí No

9.- ¿Utilizan los procedimientos de estándar de calidad para verificar la calidad o especificaciones técnicas de los productos?

Sí No

10.- ¿Cómo califica usted, a la organización en la ejecución de proyectos y logro de los objetivos y metas operacionales?

Excelente

Buena

Regular

(39)

24

Análisis e interpretación de resultados de las encuestas.

Tabla 6 Organización estructural

PREGUNTAS ALTERNATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE

1.- ¿Posee la institución un

organigrama estructural? Si

No

10

0

100%

TOTAL 10 100%

Figura 2 Organigrama Estructural de la Institución

Análisis: el 100% de los funcionarios conocen que la institución cuenta con un organigrama estructural.

Interpretación: El MIES cuenta con un organigrama estructural, el cual según la encuesta los funcionarios se encuentran alejado de la realidad operativa de la institución.

100%

(40)

25

Tabla 7 Conocimiento de la misión y visión de la Institución

1. ¿Conoce usted la misión y visión de la Institución?

Mucho

Poco

Nada

3

6

0

33%

67%

0%

TOTAL 10 100%

Figura 3 Conocimiento de la misión y visión de la Institución

Análisis: El 33% de los funcionaros tienen bien establecido la misión y visión Institución en el 67% conocen muy poco.

Interpretación: Existe una misión y una visión Institucional, pero muchos de los funcionarios no los comprenden, la entidad debería difundir más cerca de la misión y visión Institucional.

10%

(41)

26

Tabla 8 Existencia de Manual de Funciones

2. ¿Existe un manual de funciones dentro de la Institución?

SI

NO

10

0

100%

0%

TOTAL 10 100%

Figura 4 Existencia de Manual de Funciones

Análisis: El 100% de los funcionaros consideran si conocen el Manual de Funciones.

Interpretación: La Institución cuenta con un Manual de Funciones y todos sus funcionarios y empleados conocen sobre su existencia y contenido.

(42)

27

Tabla 9 Cumplimiento al Manual de sus Funciones

3. ¿Los funcionarios dan cumplimiento al manual de funciones?

Mucho

Poco

Nada

3

7

0

30%

70%

TOTAL 10 100%

Figura 5 Cumplimiento al Manual de funciones

Análisis: El 70% de funcionarios muestran que se da poco cumplimiento al Manual de Funciones, el 30% de los funcionarios consideran que manifiestan que si se viene dando cumplimiento.

Interpretación: Es imperioso el control interno del personal a fin exigir el cumplimiento de toda la normativa legal pertinente.

10%

90%

(43)

28

Tabla 10 Plan Anual de Contrataciones

4. ¿La Institución cuenta con un Plan Anual de Contrataciones en cada Período fiscal?

SI

NO

6

3

67%

33%

TOTAL 10 100%

Figura 6 Plan Anual de Contrataciones

Análisis: El 67% de los funcionarios consideran que, si existe el Plan Anual de Contratación, mientras que el 33% respondieron que no.

Interpretación: La Institución si cuenta con un Plan anual de contratación, que es desconocido por un alto porcentaje de empleados y funcionarios.

10%

90%

(44)

29

Tabla 11 Generación de expedientes individual de proveedores

5. ¿Para cada

procedimiento de contratación, se genera un expediente individual de proveedores?

SI

NO

9

1

90%

10%

TOTAL 10 100%

Figura 7 Generación de expedientes individual de proveedores

Análisis: El 90% de los funcionarios consideran que si se generan expedientes individuales mientras tanto 10% dicen no consideran que existan expediente.

Interpretación: La Institución si cuenta con expedientes individuales por cada proveedor de bienes y servicios, pero los funcionarios también nos consideran que no hay expediente.

10%

(45)

30

Tabla 12 Contrataciones a proveedores

6. ¿En la institución se cuenta con los documentos necesarios que sustenten las contrataciones?

SI

NO

5

50%

TOTAL 10 100%

Figura 8 Contrataciones a proveedores

Análisis. - El 50% de los funcionarios muestran que no existen los documentos que verifiquen para una contratación sea de bienes o servicios, mientras que el 50% de funcionarios afirman que si existen los documentos necesarios que sustenten las contrataciones.

Interpretación. - La institución necesita exigir documentación para el cumplimiento para dar cumplimiento normas y reglas que sustentan la contratación de proveedores y adquisidores de bienes y servicios.

10%

90%

(46)

31

Tabla 13 Planificaciones de las adquisiciones de bienes o servicios

7. ¿Las planificaciones de actividades se realizan

antes de las

adquisiciones de bienes o servicios?

SI

NO

9

1

90%

10%

TOTAL 10 100%

Figura 9 Planificaciones de las adquisiciones de bienes o servicios

Análisis: El 90% de los funcionarios manifiestan que, si realizan su planificación para la adquisición de bienes y servicios, con anterioridad, mientras que el 10% manifiestan que no planifican sus actividades con anterioridad.

Interpretación: La mayoría de los funcionarios si realizan una planificación adecuada para adquisición de un bien o servicio.

10%

90%

(47)

32

Tabla 14 Verificación técnica de productos

8. ¿Utilizan los procedimientos de estándar de calidad para verificar las especificaciones

técnicas de los productos?

SI

NO

1

9

10%

90%

TOTAL 10 100%

Figura 10 Verificación técnica de productos

Análisis: El 90% de los funcionarios consideran que no se utiliza los estándares de calidad para la adquisición de los productos o bienes, mientras que el 10% manifiestan que si se utiliza los estándares de calidad.

Interpretación: Se debería aplicar los estándares de calidad de forma obligatoria, para garantizar la calidad de los productos o bienes adquiridos por la institución, garantizando un buen servicio.

10%

90%

(48)

33

Tabla 15 Los logros de objetivos y metas

9. ¿Cómo califica usted, la planificación de proyectos, su ejecución y logro de los objetivos?

Excelente

Buena

Regular

Mala

2

3

5

0

20%

30%

50%

0%

TOTAL 10 100%

Figura 11 Los logros de objetivos y metas

Análisis: El 50% de los funcionarios consideran regular la planificación de proyectos ejecución y logros, el 20% califica como una excelente, mientras que el 13% manifiestan que es buena.

Interpretación: la institución debe regirse mediante los reglamentos, normas y leyes para mejor la planificación para lograr dichos objetivos y metas.

20%

30% 50%

0%

(49)

34 2.3. Propuesta de la Auditoría de Gestión

Para el desarrollo de la propuesta se propone ejecutarla siguiendo las fases establecidas en el manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado, partiendo de que la institución auditada es una empresa pública.

Tabla 16 Procedimiento de Fases

PASOS PROCEDIMIENTO

Paso 1

Fase I: Conocimiento Preliminar

▪ Visita de observación a la entidad

▪ Revisión archivos papeles de trabajo.

▪ Determinar indicadores.

▪ Revisar el FODA institucional.

▪ Evaluación estructural control interno.

▪ Definición de objetivo y estrategias de auditoría

Paso 2

Fase II: Planificación

▪ Análisis e información y documentación

▪ Evaluación del control interno por componentes

▪ Elaboración Plan y Programas

Paso 3

Fase III: Ejecución

▪ Aplicación de programa

▪ Preparación de papeles de trabajo

▪ Hojas resumen hallazgos por componente

Paso 4

Fase IV: Comunicación de resultados ▪ Redacción Borrador de Informe

▪ Revisión de informe

▪ Obtención criterios entidad

(50)

35 2.4. Conclusiones parciales del capítulo

✓ Dentro de las características de la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES, nos han admitido conocer la situación de la institución con el fin de realizar sus actividades con transparencia encaminados a cumplir sus objetivos y determinar los métodos y fases a aplicar en la investigación.

(51)

36 CAPÍTULO III. VALIDACIÓN DE RESULTADOS 3.1 Modelo de la Auditoría de Gestión

“Auditoría de gestión a los procesos administrativos de contratación pública de la Dirección Distrital 16DO1 Mera, Santa Clara y Pastaza – MIES, al período de enero a junio del 2016”

Motivo de la auditoría

El motivo es la necesidad de poner en práctica los conocimientos adquiridos en el Universidad, a la vez detectar problemas administrativos y técnicos luego recomendar correcciones para evitar la sanción de la contralaría general del estado, el trabajo ejecutado se le remitirá una copia de los resultados, conclusiones y recomendaciones de la investigación.

Alcance de la auditoría

El alcance de la auditoria es la Dirección Distrital 16DO1 Pastaza, Mera, Santa Clara –

MIES, en el período comprendido de enero a junio del 2016.

Objetivos Auditoría Objetivo general

Realizar una Auditoria de Gestión a los procesos administrativos de contratación pública de la Dirección Distrital 16DO1 Pastaza, Mera, Santa Clara – MIES, período enero a junio del

2015, con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los procedimientos de la institución.

Objetivos específicos

✓ Conocer cómo se desarrollan los procesos de compras públicas y sus procedimientos de adquisición.

✓ Ejecutar un diagnóstico de la administración situacional en función de la auditoría y sus procedimientos vigentes.

(52)

37

3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. PASO 1.

FASE I: Conocimiento Preliminar

Tabla 17 Programa de Auditoría general - Conocimiento Preliminar

DIRECCIÓN DISTRITAL 16DO1 MERA, SANTA CLARA Y PASTAZA – MIES PROGRAMA DE AUDITORIA DEL 01 DE

ENERO AL 31 DE JUNIO DEL 2016

OBJETIVOS

➢ Recopilar información suficiente, componente y relevante para el estudio preliminar del MIES y efectuar la evaluación de su estructura organizacional con el propósito determinar los procedimientos de auditoría a ejecutarse.

Nº PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELAB. POR FECHA

1 Realizar un oficio a la directora del Mies, con el fin de dar a conocer el trabajo a realizarse y solicitar la información pertinente

P. T G. N 28/11/2016

2 Ejecutar la entrevista de la directora

del MIES para conocimiento P. T G. N

28/11/2016

3 Recopilar la información general de la Institución como. (Base Legal, Misión, Visión, Estructura Orgánica y Foda )

P. T G. N

28/11/2016

4 Formalizar una revisión a la estructura orgánica de la institución para conocer los procedimientos de contratación por dicho departamento financiero, Administrativo

P. T G. N

28/11/2016

5 Visita preliminar a la encargada de

contratación pública V. P G. N

28/11/2016

6 Determinar los componentes a ser

auditados P. T G. N 28/11/2016

REVISADO POR: Lcda. Alejandra Chávez FECHA: 28/01/2017

(53)

38

Tabla 18 Orden de Trabajo

ENERO AL 31 DE JUNIO DEL 2016 ORDEN DE TRABAJO

(54)

39

Tabla 19 Entrevista

Entrevista a la directora del MIES y los funcionarios

Fecha: 16/12/2016

Hora: 9:00 am

Siendo las 9:05 am se dio inicio a la entrevista con el personal administrativo del MIES. Mediante la entrevista se mantuvo un diálogo con los funcionarios encargados en la cual se les dio a conocer los motivos del trabajo por lo que se siente motivados ya que desean saber las falencias y problemas que se suscitan en la entidad, y así mejorar los procedimientos realizados y tomar decisiones en favor de la institución.

A las 10:30 am, se dio por terminado la entrevista con el personal administrativo, dando a conocer los puntos mencionados, sin inconvenientes y contando con la predisposición de todos quienes conforman el MIES.

EQUIPO DE TRABAJO

Estudiante: Gabriela Nango JEFE DE TRABAJO

Lcda. Alejandra Chávez SUPERVISORA

(55)

40

Tabla 20 Solicitud de información

SOLICITUD DE INFORMACIÓN OFICIO N°022

(56)

41

Tabla 21 Recopilación de información general de la institución

Base legal

Acuerdo Ministerial N°000165

Que el artículo 154, numeral 1 de la constitución de la república del ecuador, dispone que “a los ministras y ministros del estado, además de las atribuciones establecida en la ley,

les corresponde ejercer la rectoría de las políticas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión

Que, el Decreto ejecutivo N° 486-A de 7 de junio del 2000, constituye el programa de protección social , el cual tiene como finalidad “Administrar y transferir subsidios

focalizados para el desarrollo de proyectos de compensación social dirigidos a aquellos sectores y grupos poblacionales mayormente vulnerables, Entre ellos las madres jefes de la familia con hijos menores de edad, madres embarazadas, niños menores de síes años, niños escolares, personas de la tercera edad y personas discapacidad . Que mediante Decreto Ejecutivo N°1356 de fecha12 de noviembre de 2012, se incorpora el Instituto de la Niñez y la Familia-INFA y el Programa de Protección Social-PPS, en la estructura del Ministerio de Inclusión Económica y Social; Que, según la Disposición General Tercera Del Decreto Ejecutivo N°357, publicado en Registro Oficial N°205, del 2 de junio de 2010, se establece que “La organización administrativa y territorial de las

entidades y organismos que conforman la Administración Pública Central e Institucional deberá observar la zonificación determinada en el artículo 6. La desconcentración institucional de estas entidades y organismos se realizará en las zonas que corresponda, según una matriz de competencia desconcentradas y descentralizadas y el modelo de gestión institucional desarrollados, bajo la coordinación de la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, Excepcionalmente, y solo con autorización expresa del presidente de la Republica estas instituciones podrán adoptar una organización territorial que no sea zonal”