UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
“MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA EL CONTROL CONTABLE DE LA EMPRESA
PRIVADA DICASA”.
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.
AUTOR: MANUEL ENRIQUE MANYARI GARCÍA
DIRECTOR: ECO. CARLOS BARAHONA
Índice de contenido
Certificación ...2
Hoja de Responsabilidad ... 3
Dedicatoria ... 4
Agradecimiento ...5
INTRODUCIÓN... 6
ANTECEDENTES ... 8
CAPITULO I... 14
1.1 Planteamiento del Problema ... 14
1.2 Formulación del Problema ... 17
1.3 Sistematización del Problema ... 18
1.4 Objetivo General y Especifico... 19
1.5 Justificación del Tema... 21
1.6 Delimitación del Tema ... 24
1.7 Hipótesis ... 25
CAPITULO II... 27
MARCO TEÓRICO... 27
2.1 Concepto de Manual ... 27
2.2 Tipos de Manual ... 30
2.3 Manual de Organización... 32
2.4 Métodos y Procedimientos del Control Interno... 36
2.5 El Manual de Control Interno ... 38
2.6 Control de Gestión... 45
2.7 Tipos de Información... 48
2.8 Sistemas de Información Contable... 49
2.10 Evaluación Independiente... 52
2.11 Conceptos Básicos de Control ... 52
2.12 Evaluación del Control Interno Contable ... 53
2.13 Auditoría Interna ... 53
MARCO LEGAL... 56
2.14 Normas Ecuatorianas de Auditoría... 56
2.15 Presentación de Estados Financieros ... 63
2.16 Código de ética del Contador ... 65
2.17 Reglamento para la aplicación de la Ley de Equidad Tributaria... 67
2.18 Base Imponible del Impuesto a la Renta ... 71
2.19 Declaraciones Patrimoniales ... 71
CAPITULO III ... 73
MARCO METODOLOGICO... 73
3.1 Tipo y Diseño de Investigación ... 73
3.2 Métodos de la Investigación... 75
3.3 Población y Muestra... 77
3.4 Técnicas e Instrumentos para la Recolección de Datos ... 77
CAPITULO IV... 78
DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL... 78
4.1 Naturaleza del Negocio ... 78
4.2 Datos del Negocio... 78
4.3 Funciones de la Empresa... 79
4.5 Procedimientos Financieros ... 102
4.6 Análisis FODA de DICASA... 104
CAPÍTULO V... 114
SITUACIÓN PROPUESTA... 114
5.1 Estructura Orgánica... 114
5.2 Estructura Funcional... 115
5.3 Políticas y Estrategias Institucionales... 121
5.4 Procedimientos para la Asignación de Actividades... 125
5.5 Políticas de Dirección... 127
5.6 Políticas Financieras ... 128
5.7 Departamento Administrativo ... 134
5.8 Departamento Financiero ... 134
5.9 Mecanismos de Coordinación Empresarial ... 135
5.10 Control de Procedimientos de Cobranzas ... 136
PROPUESTA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN PARA EL CONTROL CONTABLE DE LA EMPRESA PRIVADA DICASA ... 137
5.11 Control de Cuentas Contables... 137
5.12 Departamento de Contabilidad... 139
5.13 Control Contable Interno... 141
CAPITULO VI... 148
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 148
6.1 Conclusiones... 148
6.2 Recomendaciones ... 150
CERTIFICACIÓN
Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido realizada en su
totalidad por el señor Manuel Enrique Manyari García
---Eco. Carlos Barahona Meneses
HOJA DE RESPONSABILIDAD
Esta tesis constituye un requisito previo para la obtención del título profesional de Licenciado en Contabilidad y Auditoría.
Yo, Manuel Enrique Manyari García, con cédula de ciudadanía No. 1707311880, declaro que soy el autor exclusivo de la presente investigación, que ésta es autentica y personal. Todos los efectos académicos y legales que se desprende de la investigación, serán de mi sola y exclusiva responsabilidad.
DEDICATORIA
Dedico mi tesis a mis padres porque ellos con su ejemplo me inculcaron el sentido de responsabilidad, dedicación y esfuerzo para alcanzar mis objetivos.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi familia por el apoyo moral que me brindaron a lo largo de mi carrera.
INTRODUCCIÓN
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
ANTECEDENTES
El suministro de electricidad requiere infraestructuras tipo red (líneas de alta tensión, estaciones conmutadoras, etc.) para ser transportada desde las centrales generadoras hasta las áreas de consumo, urbanas e industriales (transmisión). Y otras infraestructuras tipo red en cada una de esas áreas para llevar la electricidad desde los transformadores de alta a baja tensión hasta cada domicilio, sean de particulares o empresas (distribución)
Históricamente se asevera que el primer conductor o alambre que transportó un potencial eléctrico fue empleado por el científico estadounidense Benjamín Franklin, quien en 1774 condujo electricidad producida por un rayo, utilizando una cometa.
En 1821 Michel Faraday físico y químico británico, realizó experimentos basado en un potencial eléctrico que circulaba por medio de una espiral de cobre, generando campos electromagnéticos.
Con el paso de los años y con los adelantos tecnológicos, los cables eléctricos también se desarrollaron. Estos se adaptaron para las telecomunicaciones, para los vehículos, para los microcircuitos, además de utilizar largas extensiones de miles de kilómetros para transportar grandes cantidades de energía a diferentes lugares del planeta, e incluso, para comunicar continentes bajo las grandes profundidades del mar.
Los Tipos de Cables
En el amplio mercado que genera la industria de los conductores eléctricos se puede encontrar un sinnúmero de conductores eléctricos que van desde alambres de diversos calibres y materiales para la elaboración de bobinas, hasta complejos cables de diámetros enormes, con cintas metálicas, materiales termoplásticos para el aislamiento y el recubrimiento de los mismos, compuestos anti humedad para evitar distorsiones de señal causadas por el agua, apantallados de acero utilizados para blindar el cable, y en general diversas aplicaciones que permiten versatilidad funcional en los distintos campos de la industria y las telecomunicaciones.
Entre algunos de los cables más comunes y más comercializados que existen en el mercado actual, se encuentran los cables para baterías SGT, cables telefónicos cables para media tensión entre otros.
industria, de una evolución positiva, marcada por la irrupción de los conductores flexibles y los cables libres de halógeno en el mercado masivo.
La facilidad de instalación y la seguridad de sus conexiones han permitido que los conductores flexibles tengan una presencia innegable en la mayoría de las instalaciones eléctricas.
La evolución de la industria de conductores eléctricos de baja tensión también ha estado marcada por una nueva apuesta en la presentación de las soluciones, con formatos más adaptados a las necesidades de los clientes.
El experto de Top Cable de Chile, asegura que factores como la marca, las prestaciones y la calidad intrínseca del cable tienen mucho peso. "Si a esto se suma un apoyo decidido al canal de distribución y una apuesta clara por el servicio, entonces, se crea las diferencias entre una oferta y otra se vuelven relevantes", afirma. (Revista electro industria conductores eléctricos)
importación de insumos dada la recuperación de la construcción de vivienda y el pequeño auge en obras públicas de infraestructura.
En Ecuador existen cinco empresas productoras de cables, tanto para líneas telefónicas, como para electricidad pero solo una produce cable esmaltado esencial para motores, transformadores y todo rebobinaje.
Electrocables, desde 1982 abastece no solo al mercado ecuatoriano sino también a la Región Andina y fuera de él. Calabab Abisaab, Gerente de Electrocables señaló que la empresa exporta sus productos a Colombia, Perú y Costa Rica. Con una inversión 100% ecuatoriano y privado la sociedad anónima Electrocables inicia con la producción de conductores eléctricos para luego diversificar su producción hacia cables telefónicos y alambre esmaltado. (Sin dejar un cable suelto)
Fabricables mantiene una importante presencia en el mercado nacional, como productores de una amplia variedad de conductores eléctricos, tanto para la industria como para el hogar; y proyecta su ingreso al Mercado Andino en un futuro cercano.
Actualmente la empresa DICASA mantiene una importante presencia en el mercado nacional como distribuidores de una amplia variedad de conductores eléctricos tanto para la industria de la construcción como para el hogar.
DICASA es una empresa sólida en la comercialización de conductores eléctricos que busca incrementar y mantener clientes satisfechos en sus requerimientos estableciendo relaciones de calidad con los proveedores. La administración se encuentra comprometida con el desarrollo e implementación de la gestión de calidad. El constante avance tecnológico exige a la empresa desarrollar la comercialización de sus productos atendiendola demanda del mercado actual
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia es considerado como la herramienta más importante para el logro de los objetivos y la utilización eficiente de los recursos, lograr la efectividad y eficiencia de las operaciones y la confiabilidad en la información financiera.
CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El manual de organización es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, constituye una herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa para progresar, modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
El mundo en que vivimos hoy en día, exige de quienes dirigen las organizaciones los conocimientos o el uso de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de la información que les permitan una correcta toma de decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas en el tiempo.
En este sentido, se ve la administración, las empresas comerciales, y la contabilidad como medios para tomar decisiones de influencia en los estados financieros en las funciones administrativas en una empresa comercial, más aun cuando la contabilidad es un sistema de información fundamental para el crecimiento empresarial.
El actual marco en el que se desenvuelven las organizaciones económicas, teniendo en cuenta las tendencias que se vislumbran para el nuevo siglo, hacen indispensable la información como un elemento esencial para la conducción empresarial.
La organización es una función pre-ejecutiva en la cual se logran materialmente los objetivos de cualquier negocio o empresa, y se pone en orden los esfuerzos, se formula la estructura adecuada y la posición relativa de las actividades que se habrán de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y designa quien deberá desempeñarlas.
Aunque la empresa DICASA es de tamaño pequeño y poco formal, con el presente manual se pretende dar un orden sistemático para que la información contable fluya hacia los demás departamentos y cumpla su función de informar de forma óptima y oportuna.
Los procesos de información contable para esta empresa juegan un papel muy importante en la competitividad de la misma, desde su fundación ha tenido como meta mantenerse en una posición privilegiada y sostenible contra las fuerzas del entorno que lo rodea, lo cual solo será posible si cuenta con un sistema de información relevante, oportuno y confiable.
Actualmente la empresa se desenvuelve en un ambiente de negocios difícil signado por la aparición de nuevos competidores y el endurecimiento de las exigencias de los clientes. Los directivos aplican toda su experiencia para superar los problemas del mercado pero sin esquemas de planificación y soluciones.
Entre los errores de gestión de los administradores esta la tendencia a pensar que los clientes compran con poca frecuencia, lo que no les permite adaptarse al nuevo marco competitivo y conocer las nuevas tendencias del mercado.
Para superar las apreciaciones imprecisas, es fundamental revisar la información del mercado y ubicar el problema en su escenario y evaluar.
La empresa no cuenta con un modelo de planeación estratégica ni tiene políticas que permita determinar los objetivos y asignar los recursos necesarios para el cumplimiento de las metas.
de la información destinada a la elaboración de planes de acción, excesiva vaguedad de las metas de la organización, ineficaz realización de los planes estratégicos de negocios.
La empresa no tiene una estructura organizacional que divida, agrupe y coordine las actividades de la organización en cuanto a la relación entre gerente y los empleados.
Para la empresa DICASA, la planeación es importante para determinar los objetivos que van a seguirse y el control de las actividades para que se conformen los planes, para lo cual es importante estar identificado con las metas que se pretende alcanzar es decir, establecer las condiciones bajo las cuales se hará el trabajo, establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Cuenta la empresa con un manual de organización adecuado para el control de la información contable y consecución de resultados eficientes?
1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 1.3.1 Sub Preguntas
• ¿Cuenta la empresa con un diagnostico actualizado?
• ¿Cuenta la empresa con un manual para el control de la información contable?
• ¿Cuenta la empresa con la información financiera oportuna, confiable y suficiente para la gestión y el control?
• ¿Conviene desarrollar la propuesta de un manual de control contable?
• ¿Es necesario preparar un diagnostico institucional?
• ¿Se requiere conocer el análisis situacional del área financiera?
• ¿Es indispensable determinar el marco legal que rige a la empresa?
• ¿Es necesario establecer las funciones de cada una de las áreas administrativas?
• ¿Es necesario promover la obtención de la información financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y control?
• ¿Debe implementarse un documento orientativo de especificaciones de
autocontrol?
• ¿Es necesario establecer como política un sistema de presupuestos?
• ¿Cuenta la empresa con un sistema presupuestario que permita prever las fuentes de los recursos monetarios?
1.4 OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS 1.4.1 General.
Crear un manual de organización de control de la información contable que fluya en forma veraz y oportuna para elaborar los estados financieros y proporcione resultados confiables.
1.4.2 Específicos
• Desarrollar un diagnostico institucional que determine la naturaleza del negocio, los servicios que presta, para lo cual se utilizara el análisis FODA.
• Desarrollar la propuesta de manual de control contable en el que se analicen los registros contables, el plan de cuentas, el proceso contable los procedimientos para la aplicación de las principales cuentas, el Balance General y el Estado de Resultados.
• Preparar un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
• Desarrollar un modelo de los ciclos de actividades de la administración central haciendo el levantamiento y análisis de las operaciones y que sirva de marco referencial.
• Preparar un análisis situacional del área financiera en la que se conozca las políticas contables su estructura funcional y los aspectos tecnológicos.
• Determinar el marco legal que requiere el desarrollo empresarial, las NEC, los principios de contabilidad generalmente aceptados, el código de ética del contador, las leyes tributarias.
• Mantener una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
• Crear un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables, diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
• Proponer la creación de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
• Realizar un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
1.5 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA.
Es necesario determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.
El objetivo principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo a las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos.
En el proceso administrativo, podemos utilizar el control con los siguientes objetivos:
• Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones y procedimientos escritos.
• Proteger los bienes organizacionales contra robos mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades.
• Estandarizar la calidad de servicios ofrecidos por la empresa, mediante el entrenamiento del personal, inspecciones y sistemas de incentivos.
• Limitar la cantidad de autoridad ejercida por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.
• Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño y supervisión directa.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo.
1.5.1 Relación con lo planeado.
El manual existe para verificar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para cada departamento que maneja la información contable de acuerdo a lo planeado.
La finalidad es garantizar que los resultados de lo que se planeó y organizó se ajusten a los objetivos pre establecidos y si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados.
El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta. Los puntos necesarios en un sistema de control son:
• Un objetivo, un plan, una línea de acción, una norma, un criterio.
• Un medio para medir la actividad desarrollada.
1.5.2 Medición.
En términos generales, se puede decir que la medición es la herramienta básica del control, el cual sirve de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con los recursos disponibles.
La medición del control está vinculada con la planeación y el establecimiento de objetivos. Como un sistema de control debe medir decisiones correctas, es importante que los objetivos establecidos en el proceso de planeación sean relevantes. También se requiere que los controles sean sencillos para que puedan comprenderse, mostrar de una manera oportuna desviaciones en relación con los estándares para que puedan iniciarse acciones correctivas.
1.5.3 Detectar Desviaciones.
Una de las funciones inherentes del manual, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución de las actividades y la planeación de las mismas.
Establecer medidas correctivas.
El objeto del manual es prever y corregir los errores.
1.5.4 Importancia.
El manual es de vital importancia dado que:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente en los tiempos establecidos.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
1.6 DELIMITACION DEL TEMA 1.6.1 Tiempo.
El tiempo del análisis y elaboración de éste manual comprende el presente año 2011, y está diseñado para que sea utilizado a partir de su implementación o hasta cuando sea útil.
recursos y prevenir fraudes, errores, violación a principios y normas contables, fiscales y tributarias.
1.6.2 Espacio.
El manual de control de la información contable abarca el área financiera y está diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información financiera, cumplimiento de las leyes tributarias.
1.7 HIPOTESIS
1.7.1 Idea Central a Defender.
La implementación y aplicación del manual de procedimientos en la organización permitirá el control de la información contable, el cual pruebe la confiabilidad en la preparación de los estados financieros.
1.7.2 Ideas Secundarias.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 CONCEPTO DE MANUAL 2.1.1 Definición.
Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.
El manual incluye además las unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Contiene información y ejemplos de formularios, autorizaciones documentos necesarios, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno.
La utilidad del manual de organización consiste en lo siguiente:1
• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas.
• Describe en forma detallada las actividades de cada puesto.
• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
• Interviene en la consulta de todo el personal.
• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• Facilita las labores de auditoría y evaluación del control interno.
2.1.2 Objetivos.
El manual de organización para el control de la información contable tiene los siguientes objetivos:2
• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de la organización en conjunto.
• Un sistema de información para la dirección y para los niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables diseñados para presentar un
1
http://www.monografias.com/trabajos56/conceptos-organizacion/conceptos-organizacion.shtml
La Organización: Conceptos, Principios–Betzaida Guadalupe Reyes
2
http://www.monografias.com/trabajos22/necesidad-de-informacion/necesidad-de-informacion.shtml
cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad cada uno de los procedimientos.
• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa para la evaluación y auto control que asegure un análisis efectivo contra errores.
• La existencia de un sistema que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras asegurando, de éste modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
2.1.3 Sistematización
• Implementar el sistema de control interno para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contenga todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones que se realizan en la empresa.
• Elaborar un manual de procedimientos para la empresa.
2.1.4 Valuación
2.1.5 Procesamiento
• Establecer la correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados.
2.1.6 Evaluación
• Hacer el levantamiento los procedimientos actuales para llevar a cabo los cambios que se requieren para alcanzar la eficiencia en los procesos.
2.1.7 Información
• Comunicar los estados financieros.
2.2 TIPOS DE MANUAL.3
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, descripción de responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar las acciones integrales de procedimientos, las cuales son las que
3
http://dspace.espoch.edu.ec/handle/123456789/434
forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las tareas de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye en una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.
2.2.1 Manual de Políticas.
El Manual de Políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.4
2.2.2 Manual de Procedimientos y Normas.
El Manual de Procedimientos y Normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos, las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
4
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
Es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de las unidades administrativas.5
2.2.3 Manual del Especialista.
Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades. Con éste manual se busca orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
2.3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN 2.3.1Concepto de Manual de Organización6
El Manual de Organización describe la organización formal, mencionado para cada área de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
Es un documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.7
¨El manual de organización es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
5
http://html.rincondelvago.com/administracion-y-gerencia.html
Administración y Gerencia–Elton Mayo, Maslow
6
http://www.fodesep.gov.co/nuevo/admin/imagenesWeb/4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS.pdf
Manual de procesos y Procedimientos–Patricio Villarroel M.
7
http://html.rincondelvago.com/organizacion-empresarial_6.html
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas sistemas y procedimientos de las operaciones que se realizan en la empresa.
Es un documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y departamentales de una organización¨.
El manual de procedimientos de control financiero establece las normas y procedimientos de las operaciones con los siguientes propósitos:
1. Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema una vez finalizado el desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos. 2. Operar de conformidad con los objetivos fijados por las políticas de la empresa.
2.3.2 Estructura de un Manual de Control Financiero.
Está dado por una serie de políticas que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones determinadas secuencialmente en relación con los responsables de su ejecución y que deben cumplir con políticas y normas establecidas y que están orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado.
2.3.3 Elementos del control contable.
Los elementos del control contable son los siguientes:8
8
• El reconocimiento de que en la organización existen actividades por áreas de responsabilidad o unidades administrativas.
• La autoridad de operación delegada a cada unidad de organización, que permite la libertad de acción dentro de los límites establecidos.
• El proceso de contabilidad que proporciona medios administrativos de organización, con información rápida, completa y exacta, sobra la ejecución de las operaciones.
• Informes periódicos en concordancia con los registros relacionados y de contabilidad, dichos informes sirven de información de las operaciones.
• La comprobación interna como protección contra fraudes y equivocaciones.
• Los controles administrativos incluyen el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que facilitan la planeación y el control administrativo de las operaciones. Algunos ejemplos son los procedimientos para los presupuestos por departamentos, los reportes de desempeño y los procedimientos para el otorgamiento de crédito a los clientes.
• Los controles contables incluyen los métodos y procedimientos para autorizar las transacciones, salvaguardar los activos y asegurar la precisión de los registros financieros.
2.3.4 Condiciones de un Manual de Control Contable.
• Referirse a procedimientos documentados del sistema.
• Suministrar control adecuado de las actividades de la organización.
• Suministrar las bases documentales para las auditorías.
2.3.5 Requisitos de la Estructura del Sistema de Control.9 1. Explicación de los procedimientos.
2. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. 3. Descripción de los procedimientos.
3.1 Objetivos de los procedimientos.
3.2 Normas aplicables a los procedimientos. 3.3 Requisitos, documentos y archivo.
3.4 Descripción de las operaciones y sus participantes. 3.5 Gráfico y diagrama de los procedimientos.
4. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. 5. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables a los procedimientos. 6. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
7. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol. 8. Justificación del contenido del manual de procedimientos frente al control
interno.
9
http://www.cedus.cl/files/cmi_control_gestion.pdf
2.4 MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO. 2.4.1 Concepto de Control Interno.
´´El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno¨.10
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria.
El control interno debe establecerse previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa
El control interno según las Normas y Procedimientos de Auditoría en su glosario técnico lo define como:
"Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".
10
http://www.monografias.com/trabajos55/auditoria-control-interno/auditoria-control-interno.shtml
El control contable contiene: · Ambiente de control
· Evaluación de riesgos · Actividades de control · Información y comunicación
.
2.4.2 Fases del Control Contable.
• Medición de Resultados
• Corrección
• Retroalimentación
2.4.3 Medición de Resultados.
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil.
2.4.4 Corrección.
2.4.5 Retroalimentación.
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
2.5 EL MANUAL DE CONTROL 2.5.1 CONTROL ESTRATÉGICO
2.5.2 Ambiente de Control
El ambiente de control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.
El ambiente de control es de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos claves, tales como:11
• La filosofía y el estilo de dirección.
• La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de procedimientos.
• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
11
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF
• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
• El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicaciones de rendimiento.
• En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditoría Interna con suficiente grado de independencia y calificación profesional.
2.5.3 Normas para el ambiente de Control:12
• El sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por tanto, van más allá del mero cumplimiento de las Leyes, decretos, Regulaciones y otras disposiciones legales.
• Competencia Profesional. Los funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados , a estos efectos deben :
• Contar con el nivel de competencia profesional en relación con sus responsabilidades.
12
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcoint/material/control.PDF
• Comprender, suficientemente, la importancia, objetivos y procedimientos del control interno.
• Asegurar la calificación y competencia de todos los dirigentes y demás trabajadores.
2.5.4 Direccionamiento Estratégico
Una estrategia es el modelo o plan que integra los principales objetivos, políticas y sucesión de acciones de una organización en un todo coherente. Una estrategia a ordenar y asignar los recursos de una organización, de una forma viable; de la definición anterior podemos extraer los elementos básicos de toda estrategia:13
a) Las metas y objetivos que se persiguen. b) Las políticas y acciones que se emprendan.
c) La relación entre objetivos y acciones deben estar presididas por la coherencia entre ellas.
d) Los recursos y capacidades de la organización, que determinan sus fortalezas frente a sus competidores pero también sus debilidades.
e) El entorno en el que se ubica la organización.
f) La competencia, es decir, otras organizaciones que persiguen los mismos objetivos.
1. La estrategia como plan: curso de acción consciente proyectada, una directriz (o conjunto de directrices) para abordar una situación.
13
http://cmc.ihmc.us/cmc2006Papers/cmc2006-p69.pdf
3. La estrategia como pauta: una pauta o patrón en una corriente de decisiones o acciones que lleva a cabo la empresa.
4. La estrategia como posición: un medio de ubicar una organización en su entorno; la fuerza mediadora o el ajuste entre la organización y el entorno, entre el contexto interno y el externo.
2.5.5 Identificación del Riesgo
Riesgo es el potencial de resultados negativos14
La generalidad de las empresas puede verse expuestas a diversos tipos de riesgos que pueden resumirse en los siguientes:
· Contabilidad errónea o inapropiada.
· Pérdida o destrucción de activos fijos o recursos financieros.
· Costos excesivos/Ingresos deficientes.
· Sanciones legales.
· Fraude o robo.
· Decisiones erróneas de la gerencia.
· Interrupción del negocio. Deficiencias en el logro de objetivos y metas.
14
http://www.monografias.com/trabajos47/riesgos-auditoria-interna/riesgos-auditoria-interna.shtml
· Desventaja ante la competencia.
2.5.6 Administración del Riesgo.
Administración de riesgos es el término aplicado a un método lógico y sistemático para establecer el contexto, identificar, analizar, y comunicarlos, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades.15
La Administración de riesgos consiste en identificar oportunidades y evitar o mitigar pérdidas.
Es el proceso para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos.
2.5.7 Análisis de Riesgos
El análisis de riesgo, también conocido como evaluación de riesgo, es el estudio de las causas de las posibles amenazas, y los daños y consecuencias que éstas puedan producir.
15
http://www.monografias.com/trabajos47/riesgos-auditoria-interna/riesgos-auditoria-interna.shtml
El primer paso del análisis es identificar los activos a proteger o evaluar. La evaluación de riesgos involucra comparar el nivel de riesgo detectado durante el proceso de análisis con criterios de riesgo establecidos previamente.
2.5.8 Valoración de Riesgos.
"La evaluación de riesgos es utilizada para identificar, medir y priorizar riesgos con el fin de que el mayor esfuerzo sea realizado para identificar las áreas auditables de mayor relevancia¨.16
De igual manera, el SIAS.-"Valuación de riesgos", establece que como parte de los planes establecidos para llevar a cabo las responsabilidades del departamento de auditoría interna, se debe efectuar una evaluación de riesgos con relación a su organización, y señala como elementos del proceso de valuación:
· Identificación de las actividades auditables.
· Identificación de factores de riesgo que son relevantes a las actividades auditables. · Valuación de los factores de riesgo.
La generalidad de las empresas pueden verse expuestas a diversos tipos de riesgos que pueden resumirse en lo siguiente:
· Contabilidad errónea o inapropiada.
16
http://www.gestion-calidad.com/evaluacion-riesgo.html
· Pérdida o destrucción de activos fijos o recursos financieros. · Costos excesivos/Ingresos deficientes.
· Sanciones legales. · Fraude o robo.
· Decisiones erróneas de la gerencia.
· Interrupción del negocio. Deficiencias en el logro de objetivos y metas. · Desventaja ante la competencia. Desprestigio de imagen.
2.5.9 Políticas de Administración de Riesgos.
La administración de riesgos es el proceso mediante el cual la administración de una, empresa identifica, cuantifica y controla los riesgos a los cuales la exponen sus actividades.17
El objetivo de las políticas de administración de riesgos es asegurarse que las operaciones, que realiza la entidad no estén expuestas a pérdidas que puedan amenazar el patrimonio de la empresa.
17
http://www.monografias.com/trabajos47/riesgos-auditoria/riesgos-auditoria.shtml
2.6. CONTROL DE GESTIÓN
2.6.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.6.1 Políticas o Normas de Operación
Son los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.18
Contempla todas las normas de operación que se presentan en la operación de los procedimientos.
Algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento son:
• Definición de las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
• Los lineamientos deben elaborarse en forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento del mismo.
• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
18
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
2.6.2 Procedimientos Administrativos.
El procedimiento administrativo es el cauce formal de los actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. Su finalidad es la emisión de un acto administrativo.
De éste modo, el procedimiento administrativo se configura como una garantía de la actuación administrativa, que no puede ser arbitraria y discrecional ya que debe someterse a las pautas del procedimiento.19
2.6.3 Actividades de Control
Las actividades de control son las normas y procedimientos (actividades necesarias para implementar las políticas), cuyo fin es asegurar el cumplimiento de las directrices establecidas por la dirección para controlar los riesgos.20
Las actividades de control se dividen en tres categorías en función al objetivo relacionado:
• Operaciones.
• Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de la legislación.
19
http://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos- administrativos.shtml
Los Procedimientos Administrativos–Emilio Galindo Huamaní
20
http://www.defensoriapenal.cl/Documentos/concurso/20090227.06532143Textos%20para%20Evaluaci%F3n%20T% E9cnica_INFORME%20COSO
Los tipos de control afectan a diversas áreas. En función a las circunstancias, una actividad de control puede ayudar a alcanzar los objetivos correspondientes a diversas categorías, es decir que por ejemplo los controles operacionales pueden contribuir a la fiabilidad de la información financiera.
2.6.4 Tipos de actividades de control
Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles preventivos a manuales informáticos y controles de dirección. A continuación se ejemplifican la variedad de actividades de control:21
• Análisis efectuados por la dirección: Los resultados obtenidos se analizan con
los presupuestos, con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos. Las acciones de la dirección relacionadas con el análisis y el seguimiento representan actividades de control.
• Gestión directa de funciones por actividades: Los responsables de diversas
funciones o actividades revisan los informes sobre los resultados logrados.
• Proceso de información: Realización de control para comprobar la exactitud y
autorización de las transacciones.
• Controles físicos: Los más conocidos son los inventarios o recuentos físicos en
los cuales se comprueba su existencia física con los registros de la compañía.
21
http://www.monografias.com/trabajos12/coso/coso.shtml
2.6.5 Indicadores de Rendimiento:
• Los indicadores pueden actuar como control de las operaciones o puede ser relativo a la información financiera. Por ejemplo fluctuaciones de los precios de compra (operacional) o dicha información se utiliza para seguir los resultados financieros, el análisis de los indicadores contribuye al control relativo de la información financiera.
2.6.6 Segregación de Funciones:
• Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que exista un control por oposición, un ejemplo sencillo sería que un vendedor no pueda modificar y aprobar los precios de ventas o el porcentaje de las comisiones recibidas por las ventas.
Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: políticas y procedimientos. Las políticas determinan que es lo que se debería hacer, y los procedimientos determinan las acciones a llevar a cabo para cumplir las políticas.
2.7 TIPOS DE INFORMACIÓN 2.7.1 Información Primaria
2.7.2 Información Secundaria.
Son aquellas que presentan información ya elaborada, o existente, que fue generada anteriormente.
2.8 SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.22
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:
• La contabilidad financiera o la contabilidad externa.
• La contabilidad de costos o contabilidad interna.
La contabilidad financiera: muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.
22
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/516/MODULO_2/sistemas_de_informacion_estrategicos_y_te cnologias_de_la_inf.pdf
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
La contabilidad de costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
2.9 EVALUACIÓN DEL CONTROL 2.9.1 AUTOEVALUACIÓN
2.9.1.1 Autoevaluación del Control
Un aspecto fundamental en la evaluación de los riesgos estriba en que no solo es importante conocerlos sino administrarlos de manera eficiente, esto significa determinar cuáles eliminar, cuales transferir o reducir y cuales aceptar. Siempre hay que tener presente la relación de costo beneficio, ya que resulta incosteable tratar de obtener una seguridad total o absoluta, es decir cero riesgos.23
23
http://search.conduit.com/Results.aspx?q=el+modelo+de+control&hl
Las personas que procesan las operaciones y tienen la responsabilidad de cumplir las metas y objetivos, son las que mejor conocen los riesgos que pudieran dificultar el cumplimiento del objetivo correspondiente, por lo que también son los más capacitados para definir sus causas. Adicionalmente, son quienes pueden precisar las mejores acciones para administrar dichos riesgos, puesto que también conocen las condiciones del entorno, los recursos que se podrían asignar al efecto y desde luego, la oportunidad con que se deben aplicar las respectivas acciones de mejora.
Consecuentemente se puede acordar que los objetivos y riesgos inherentes sean el punto central en los talleres de la AEC, lo cual puede ser una estrategia extraordinaria para convencer a la administración de la utilidad de establecer la Autoevaluación de los procesos de Control.
La Autoevaluación de Control (AEC) debe realizarse de acuerdo con un método sistemático y estructurado, que asegure que se realice en un orden y secuencia apropiados al fin que se persigue.24
2.9.1.2 Autoevaluación de Gestión
Elemento de control que, basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre
24
http://www.ecoeediciones.com
las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización.25
2.10 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 2.10.1 OBJETIVO GENERAL
´´Definir un marco de Control Interno Contable que permita evaluar de manera uniforme e independiente el sistema de control interno contable´´.26
2.11. CONCEPTOS BÁSICOS DE CONTROL 2.11.1 Control Interno Contable
Proceso que se realiza con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, con el fin de lograr los objetivos de la contabilidad.27
2.11.2 Riesgo de Índole Contable
Probabilidad de que los hechos económicos, financieros y sociales no se incluyan en el proceso contable.28
25
http://www.sena.edu.co
MECI 1000:2004 "Modelo estándar de control interno"
26
http://www.monografias.com
Jairo Alberto Cano Pavón
27
http://www.monografias.com
2.12 Evaluación del Control Interno Contable.
Es la medición y evaluación al sistema de control interno en el proceso contable de una entidad con el propósito de determinar su calidad y confianza con el fin de prevenir los riesgos inherentes a la gestión contable.
2.13 Auditoría Interna
Actividad independiente y objetiva para mejorar la gestión y las operaciones derivadas del proceso contable. Es un apoyo para lograr los objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección, financiera y contable.29
¨La auditoría interna es un control de dirección que tienen por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. Surge con posterioridad a la auditoría externa, ante la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y la necesidad de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo¨. La auditoría interna clásica se ha venido ocupando del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera.
28
http://www.loteriademedellin.com.co/assets/Uploads/Descargas/informeControlInternoContable20071.pdf
Informe de Control Interno Contable–Felipe Vega González
29
http://pt.wikipedia.org/wiki/Auditoria_interna
Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen y se hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección.
El objetivo principal es apoyar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos:
- Averiguar el grado en que se están cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos emanados de la dirección.
- Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicación de los controles operativos, contables y financieros.
- Determinar que todos los bienes de la entidad estén registrados y protegidos.
- Verificar y evaluar la veracidad de la información contable y otros datos producidos en la organización.
- Realizar investigaciones especiales solicitadas por la dirección.
MARCO LEGAL
2.14 NORMAS ECUATORIANAS DE AUDITORÍA
Responsabilidad de la Administración sobre el Cumplimiento con Leyes y Reglamentos.
2.14.1 NEA 6 CONSIDERACIÓN DE LEYES Y REGLAMENTOS
.
El incumplimiento de la entidad con leyes y reglamentos puede afectar sustancialmente a los estados financieros.
La detección de incumplimiento, sin considerar la importancia relativa, requiere consideración de las implicaciones para la integridad de la administración o empleados y el posible efecto en otros aspectos de la auditoria.
Las leyes y reglamentos varían considerablemente en su relación con los estados financieros. Algunas leyes o reglamentos determinan la forma o contenido de los estados financieros de una entidad o los montos que se deben registrar o revelaciones que se deben hacer en los estados financieros.
1. Es responsabilidad de la administración asegurar que las operaciones de la entidad se conduzcan de acuerdo con las leyes y reglamentos. La responsabilidad por la prevención y detección de incumplimiento descansa en la administración.
2. Las siguientes políticas y procedimientos, entre otros, pueden ayudar a la administración para descargar sus responsabilidades por la prevención y detección de incumplimiento:
• Monitorear los requisitos legales y asegurar que los procedimientos de operación están diseñados para cumplir con esos requisitos.
• Instituir y operar sistemas apropiados de control interno.
• Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta.
• Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y comprenden el Código de Ética.
• Contratar asesores legales para ayudar en el monitoreo de los requisitos legales.
• Mantener un registro de leyes importantes con las que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular y un registro de quejas.
2.14.2 NEA 10 EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONTROL INTERNO
. "Sistema de contabilidad” significa la serie de tareas y registros de una entidad por medio de las cuales se procesan las transacciones como un medio de mantener registros financieros. Dichos sistemas identifican, reúnen, analizan, calculan, clasifican, registran, resumen, e informan transacciones y otros eventos.
El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos
“El ambiente de control” significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control específicos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestarios estrictos y una función de auditoría interna efectiva, pueden complementar en forma muy importante los procedimientos específicos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no asegura, por sí mismo, la efectividad del sistema de control interno. Los factores reflejados en el ambiente de control incluyen:
•
La función del consejo de directores y sus comités.•
Filosofía y estilo operativo de la administración•
Estructura organizacional de la entidad y métodos de asignación de autoridad y responsabilidad.•
Sistema de control de la administración incluyendo la función de auditoría interna, políticas de personal, y procedimientos de segregación de funciones.“Procedimientos de control" significa aquellas políticas y procedimientos además del ambiente de control que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la entidad.
Los procedimientos específicos de control incluyen:
•
Verificar la exactitud aritmética de los registros•
Controlar las aplicaciones y ambiente de los sistemas de información por computadora, por ejemplo, estableciendo controles sobre:- cambios a programas de computadora - acceso a archivos de datos
•
Mantener y revisar las cuentas de control y los balances de comprobación.•
Aprobar y controlar documentos.•
Comparar datos internos con fuentes externas de información.•
Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores e inventario con los registros contables.•
Limitar el acceso físico directo a los activos y registros.• Comparar y analizar los resultados financieros con las cantidades presupuestadas.
2.14.3 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD–NEC 1–
2.14.3.1 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
2.14.3.2 Objetivo
generales para la presentación de los estados financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos para el contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medición y revelación de transacciones y eventos específicos son tratados en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
2.14.3.3 Alcance
1. Esta Norma debe ser aplicada en la presentación de todos los estados financieros de propósito general preparados y presentados de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
2. Los estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las necesidades de los usuarios que no están en posición de requerir informes a la medida para cumplir sus necesidades de información específicas. Los estados financieros de propósito general incluyen aquellos que son presentados por separado o dentro de otro documento público tales como un informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a información financiera interina condensada. Esta Norma aplica igualmente a los estados financieros de una empresa individual y estados financieros consolidados para un grupo de empresas.
2.14.3.4 Propósito de los Estados Financieros
financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propósito general es proveer información sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones económicas. Los estados financieros también presentan los resultados de la administración de los recursos confiados a la gerencia. Para cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen información relacionada a la empresa sobre:
a) activos; b) pasivos; c) patrimonio;
d) ingresos y gastos, incluyendo ganancias y pérdidas; y e) flujos de efectivo.
2.14.3.5 Componentes de los Estados Financieros
Un juego completo de estados financieros expresados en sucres ecuatorianos incluye los siguientes componentes:
a) balance general; b) estado de resultados;
c) un estado que presente todos los cambios en el patrimonio; d) estado de flujos de efectivo; y
2.14.3.6 Presentación Razonable y Cumplimiento con las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad
Los estados financieros deben presentar razonablemente la posición financiera, los resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa. La aplicación apropiada de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, con revelación adicional cuando sea necesario, resulta, virtualmente en todas las circunstancias, en estados financieros que logran una presentación razonable.
Tratamientos contables inapropiados no son rectificados por la revelación de las políticas contables utilizadas o por notas o material explicativo.
2.15. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS–NEC 3
2.15.1 Objetivo
La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones económicas que toman los usuarios requieren una evaluación de la habilidad de una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, así como la oportunidad y certidumbre de su generación.
estado de flujo de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por las actividades operativas, de inversión y de financiamiento durante el período.
2.15.2 Beneficios de la Información de Flujos de Efectivo
1. Cuando se usa conjuntamente con los demás estados financieros, un estado de flujos de efectivo proporciona información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus equivalentes.
2. La información histórica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo. También es útil para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos de efectivo y examinar la relación entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y el impacto de los precios cambiantes.
2.15.3 Presentación de un Estado de Flujos de Efectivo
3. El estado de flujos de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el período clasificado por las actividades operativas, de inversión y de financiamiento.