SIIGO
Versión 5.1
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESO DE COMPRAS
4
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ...2
1. PROCESO DE COMPRAS ...3
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS ...3
1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ...4
2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ...5
2.1. PRIMER CASO DE CRUCE ...6
2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE ...6
2.3 TERCER CASO DE CRUCE ...7
2.4. CUARTO CASO DE CRUCE...7
3. ORDEN DE COMPRA ...10
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS... 18
4. NOTA DE ENTRADA...21
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ... 21
5. REGISTRO DE COMPRAS...33
5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA ... 33
5.1.1. Registro De Compras De Inventarios ...33
5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras ...49
5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) ... 49
5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) ...58
6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE ...59
6.1. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO... 60
6.2. IMPRESIÓN DE CHEQUES ... 64
6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES... 67
6.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ... 71
7. NOTA DEBITO...76
INTRODUCCION
En la presente cartilla queremos mostrar como la gestión en las empresas es hoy en día el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestión de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectación, entre otros.
Además veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras.
Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitirá conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.
1. PROCESO DE COMPRAS
A partir de dos parametros como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar y analizar informes de verificación y gestión.
Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.
1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS
¾ Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercancía hasta la contabilización de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con dicha transacción comercial.
¾ Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento de compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y así utilizar el más adecuado para las necesidades de la compañía.
Definición de Catálogos Definición de Documentos Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
Definición de Catálogos Definición de Documentos Elaboración de Documentos Casos Cruces Documentos Transformación Materia Prim a Informes de Verificación y Gestión
¾ Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas.
¾ Determinar el procedimiento a seguir después de la compra para su respectivo pago.
¾ Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.
BENEFICIOS
Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se puede controlar el movimiento de las mismas así:
¾ Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) ¾ Movimiento por documento
¾ Unidades compradas y unidades pendientes por recibir ¾ Análisis de existencias
¾ Estadísticas de producto por proveedor ¾ Auxiliar de compras
¾ Estado de cuenta del proveedor ¾ Proyección de vencimientos
¾ Análisis de las compras a proveedores
1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO
Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:
Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Formas de Pago
Proveedores
Proceso
de Compras
Definición
De
Documentos
Cuentas
Contables
Productos
Formas de Pago
Proveedores
Proceso
de Compras
compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que se identifique que documentos se utilizarán dentro de este proceso.
Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces.
Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:
¾ Inventarios
¾ Compras y servicios ¾ Descuentos
¾ Descuentos comerciales en compras ¾ Retencion en la fuente ¾ Cargos ¾ Fletes ¾ Seguros ¾ Iva ¾ Impuestos ¾ Retención de Iva ¾ Retención de Ica
¾ Proveedores y cuentas por pagar ¾ Formas de pago
¾ Proveedores nacionales ¾ Proveedores del exterior ¾ Anticipo a proveedores
Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los
productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado.
Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor,
aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros.
Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del
documento. Las más importantes son: ¾ Proveedores nacionales
¾ Proveedores del exterior ¾ Anticipo a proveedores ¾ Bancos
Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite enlazar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el cruce de dichos documentos desde la Definición de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras: Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos.
En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:
2.1. PRIMER CASO DE CRUCE
CRUCE ORDEN DE COMPRA - NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En
primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra ( Y ) que se enviará al proveedor; recordemos que este es un documento de tipo extracontable. La Nota de Entada ( E ) da la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las
cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Factura de Compra
(P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).
CRUCE NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a
elaborar la Nota de Entada ( E ) para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Compra (P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).
2.3 TERCER CASO DE CRUCE
CRUCE ORDEN DE COMPRA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a
elaborar la Orden de Compra ( Y ) que se enviará al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. Luego se digita el Registro de Compra, donde al utilizar dicho documento, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de
inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar
– proveedores), entre otros.
2.4. CUARTO CASO DE CRUCE
En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Registro de Compra, no teniendo un carácter de cruce propiamente dicho. Al elaborar dicho documento, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de
inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar
RECUERDE…
Estos cruces se definen en la creación del documento por la ruta:
Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos
Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos – Parámetros de documentos
Para que la Orden de Compra cruce con la Nota de Entrada se marca el cuadro de chequeo Cruce ord.Compra/Nocruza:
Para que la Nota de Entrada cruce directamente con la Registro de Compra se marca (C) dentro de la definición del documento Nota de Entrada.
Y se debe marcar (E) dentro de la definición del documento Registro de Compra, para realizar el cruce Nota entrada – registro de compra.
Para que el registro de compra No Cruce (con ningún documento) se debe marcar N dentro de la definición de documentos.
RECUERDE…
La pregunta OBLIGA CRUCE se activará siempre y cuando el documento esté cruzando con otro. Si la respuesta es afirmativa cada vez que se elabore un registro de compra deberá existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o un registro de compra)
3. ORDEN DE COMPRA
Ruta Menú Nuevo: Orden de Compra – Procesos – Orden de Compra – Elaboración de Ordenes de Compras
Ruta Menú Tipo Explorador: Orden de Compra – Elaboración de Ordenes de Compra
Las órdenes de Compra son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable y su efecto es a nivel administrativo, para controlar los diferentes pedidos realizados a cada uno de los proveedores.
RECUERDE
En la siguiente opción se debe elegir la Orden de Compra, que debe estar previamente parametrizada por:
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de documentos
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos.
Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono
o la tecla de función F2 permite consultarlos.
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se elabora Orden de Compra. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono o las teclas de función F2 (alfabéticamente) y/o F3 (numéricamente).
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado
al Nit antes digitado.
Dirección-Pais-Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: se debe colocar el producto que se desea registrar, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con el ícono , y al activar esta opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla:
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo productos terminados
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto.
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto
Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario de compra del producto.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el
momento de la creación del documento.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el
momento de la creación del documento.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento
de la creación del documento.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento
de la creación del documento.
Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya
parametrizado en el catalogo del producto.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono .
El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con
El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar.
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.
3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS
Ruta Menú Nuevo: Orden de Compra – Procesos – Orden de compra - Mantenimiento de Ordenes de Compras
Ruta Menú Tipo Explorador: Órdenes de Compra – Mantenimiento de Ordenes de Compra.
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de Compra que este grabado en el sistema.
Se debe ingresar él número del documento que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en la Orden de Compra, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.
IMPORTANTE….
La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que la Orden de Compra, no este siendo cruzada con otro documento (Nota de Entrada – Registro de Compras).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.
4. NOTA DE ENTRADA
Después de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercancía y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a través de la nota de entrada.
IMPORTANTE
Si la empresa define dentro del procedimiento de compras la utilización de los documentos nota de entrada y registro de compra SIEMPRE deberá hacerse de esta forma.
4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA
Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de:
Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Notas – Documentos notas.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre la Orden de Compra y la Nota de Entrada y, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Compra que se cruzará con el presente documento:
En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono o con la tecla de función F3.
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono
o con las teclas de función F2 ó F3, permite consultar los previamente creados.
Nit: El sistema trae el Nit del tercero de la Orden de compra ( Y ) de quien se recibe el
producto o mercancía; en caso de no haber cruce de documentos se tiene que digitar o utilizar los iconos de busqueda
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que este asociado
a este Nit
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Vendedor: Se digita el código de uno de los vendedores de la compañía. El presente
campo es de carácter informativo.
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite
consultar los productos que están creados con el ícono y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Mostrar Productos Terminados
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Búsqueda, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se ingresaran los
Descripcion: El
sistema trae automáticamente el nombre del producto.
Debito / Credito:Se debe indicar la naturaleza del movimiento
OPCION DE INVENTARIOProducto: El sistema traerá el producto anteriormente digitado.
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas
cantidades de producto.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a dar entrada.
IMPORTANTE….
La Nota de Entrada no se debe valorizar, es decir no se debe colocar ningún valor en la casilla del mismo nombre, ya que el documento que alimenta en valor de compra de los inventarios es el Registro de Compra.
Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
5. REGISTRO DE COMPRAS
Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc.
El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya registrado en su creación.
5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios
La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos.
Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra
` Ruta Menú tipo Explorador: Documentos – Registro de compra.
IMPORTANTE
Al realizar el cruce entre Nota de Entrada y Registro de Compra el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Entrada que se cruzará con el presente documento:
El sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono o con la tecla de función F3.
Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.
Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
RECUERDE…
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.
Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del
respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.
Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté asociado al
Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectará, con el ícono o con la tecla de función F2, permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva
factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.
Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite
consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo Productos Terminados
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Búsqueda, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se
Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se quiere ingresar
el valor de la transacción de el producto seleccionado.
Bodega: Se debe incluir el código de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo
producto, con consulta.
Nit: El sistema traerá automáticamente el numero y nombre del proveedor el cual
ingresamos en el encabezado.
Descripción: El sistema presenta automáticamente el nombre del producto o de la cuenta
contable según sea el caso.
Cuadro informativo: Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa el
costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de inventario a ingresar.
Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue
parametrizado en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametrizó en el
momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó
en el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el
momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento
de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o
servicio que se haya adquirido.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el
El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
En la parte inferior de la pantalla se incluirán los descuentos y cargos en donde la base de cálculo será Subtotal o Valor Bruto.
RECUERDE…
Esta opción aplica cuando todos los productos o servicios
que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retención y el mismo porcentaje de descuento.
Tipo de documento: Presenta la letra (P) automáticamente, ya que estamos trabajando
la factura o Registro de Compras.
Número de Comprobante: Presenta automáticamente el número del tipo de
comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras.
Numero de documento: Presenta automáticamente el número de la factura del
Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota a pagar la obligación, en
caso de trabajar crédito proveedores.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el ícono
es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.
Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto
Se presenta el número de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número del consecutivo.
El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.
Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.
Cuando se desea ignorar la impresión.
Cuando se desea imprimir directamente.
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento. Cuando se desea enviar aun formato de Template
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o
5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de:
Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes.
Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes
Indicando el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.
5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS)
Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción:
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra
Ruta Menú Tipo Explorador: Elaboración de documentos – Registro de compra.
Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de
compras.
RECUERDE
Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales.
Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al
Nit antes digitado.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra
del proveedor.
CAMPOS DE TRANSACCIONES
Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código,
referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.
Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el
encabezado del documento.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.
Valor total: Se debe colocar el valor total que se esta ingresando.
Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se
parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra.
Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en
el momento de la creación de el registro de compra.
Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en
el momento de la creación de el registro de compras.
Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el
momento de la creación de el registro de compras.
Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya
adquirido.
RECUERDE: El sistema mostrará los valores totales de los
descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del Descuento – Cargo se deben borrar con F9 o el ícono los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el ícono .
RECUERDE:
Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.
Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando
una factura o registro de compras.
Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de
documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso.
Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del
proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.
Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la
apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta las existentes.
Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura.
Valor: Se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se
Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template
5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios)
Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de:
Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes.
Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes
6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE
El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc.
Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.
RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe
haber parametrizado previamente por la opción:
Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros- Parámetros de Documentos
Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de Documentos.
RECUERDE…
SIIGO permite imprimir los documentos bajo un
formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta
Pag.com./Minerva? <S/N/M>:
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema
imprimira el comprobante de egreso y el cheque en pagina completa
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (N) El sistema
unicamente imprimira el comprobante de egreso en media pagina.
Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El sistema
Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dira que (N).
6.1. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO
Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion:
Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de
egreso.
Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por
concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con
permite consultarlos.
Cheque: El sistema mostrara automáticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a la
parametrización realizada en la cuenta contable en la opción de Bancos.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite
crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al
Además me aparecerá informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso.
SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que
son:
¾ Contabilización Tipo P ¾ Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga
automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla Enter. La contabilización Tipo
P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.
RECUERDE…
Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del
comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas cuando no se tiene el modulo de Cuentas por Pagar, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.
Para grabar el documento con el ícono .
El sistema presenta por defecto el número de comprobante de egreso si la numeración se encuentra parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número consecutivo.
Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso.
6.2. IMPRESIÓN DE CHEQUES
Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template
Al seleccionar el recuadro, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:
Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:
Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:
Si se imprimirá en formas continuas:
Posteriormente, se confirma a quien se pagará:
El sistema presenta líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono
Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.
6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES
Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor.
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.
Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.
En el momento de realizar el anticipo se hace a través de un Comprobante de egreso con la siguiente contabilización:
Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por
concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el ícono
permite consultar los existentes.
Cheque: Se El sistema mostrara automáticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a
la parametrización realizada en la cuenta contable en la opción de Bancos. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso.
Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla
o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al
Nit antes digitado.
Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), creada previamente en las formas de pago colocándole el valor correspondiente al anticipo.
Para grabar el documento se debe dar clic al icono
El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario solicita el número de consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono .
Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra
` Menú Tipo Explorador: Documentos – Registro de compras.
Después de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opción de
Con la tecla de función F9 o el sistema abrirá una ventana con la lista de los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicándose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se está elaborando:
Y se termina el proceso de digitación del Registro de Compra. Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a:
Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes.
7. NOTA DEBITO
Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Débito, un documento contable utilizado para registrar las causaciones de las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas.
Para la elaboración de la Nota Débito se debe ingresar a la opción:
Menú Nuevo: Documentos – Documentos - Notas – Documentos Notas – Nota Débito.
¾ CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o
permite consultarlos
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit
antes digitado
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite
¾ CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite
consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.
Búsqueda por descripción Búsqueda por producto
Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca
Mostrar todos los productos activos e inactivos
Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar Productos Terminados
Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta
. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta
contable
Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se está utilizando en
su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.
En esta opción se debe colocar el número de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), número del tipo (001), número de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares .
NOTA: Los campos de bodega y cantidad únicamente solicita siempre y cuando no se
esta afectando una cuenta contable, si no un producto
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el
caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o con el ícono .
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se afecten en la Nota Débito
siempre y cuando se este utilizando un producto.
RECUERDE…
Al terminar de ingresar la información de cada una de las cuentas o de los productos de la nota débito se debe grabar con la tecla de función f1 o con el ícono .
El sistema traerá automáticamente el número de la nota debito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si prefiere ignorarla.
Cuando se desea ignorar la impresión
Cuando se desea imprimir directamente
Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono
7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO
Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción:
Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes
Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.
