Características particulares del Sistema de Información de Recursos Humanos de la CCSS.
«Oportunidad de diseño y desarrollo» nace con una
reforma en la estructura organizacional y el nombramiento de un nuevo equipo de trabajo.
Los objetivos iniciales estaban dirigidos a lograr que los procesos sustantivos de la administración del recurso humano, se llevaran a cabo de una forma más eficiente, transparente y oportuna.
Hasta el momento, no ha implicado ninguna contratación externa ni recursos económicos extraordinarios: elemento básico en un contexto de crisis financiera institucional.
Ha sido desarrollada en menos de tres años, con constantes avances y productos concretos: algunos de ellos pensados en amplios grupos de usuarios y otros, concebidos para usos exclusivos de autoridades superiores.
Características particulares del Sistema de Información de Recursos Humanos de la CCSS.
Diagnóstico de situación y formulación de estrategia de
desarrollo, consumieron relativamente poco tiempo, y en consecuencia, los esfuerzos se concentraron de manera casi inmediata, en la producción de productos concretos.
No hubo mayores formalismos ni necesidad de avales de
otras dependencias o autoridades superiores; no hubo planes rígidos, sino más bien, una amplia flexibilidad, pero con clara orientación.
El énfasis en las fases iniciales estuvo enfocado en el Sistema Informático, en los meses más recientes, ha estado en el
Sistema de Información: transformación de información y
datos en insumos para la toma de decisiones.
Cuenta con el potencial suficiente para convertirse en la
plataforma que albergue el «Observatorio de Recursos Humanos de la Salud» de Costa Rica, aunque para ello, es indispensable una participación activa del Ministerio de Salud y de otras instituciones claves.
Costa Rica
Seguridad social, sistema de salud y Perfil de la CCSS
CCSS, Distribución de trabajadores centro y por grupo ocupacional. SECTOR SALUD SECTOR SALUD RECTORIA PRESTACION EN SALUD Y PENSIONES RESGOS TRABAJO Y ACCID. TRANSITO AGUAS Ministerio de Salud Ministerio de Salud Caja Costarricense de Seguro Social Caja Costarricense de Seguro Social Instituto Nacional de Seguros (Salud) Instituto Nacional de Seguros (Salud) Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillado Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillado
Sistema de seguridad social costarricense:
prestaciones económicas y no económicas otorgadas.
CCSS. Perfil de la institución, servicios y
recursos humanos.
50,000
funcionarios4.6
Millones de costarricenses360
tipos de puestos62
Organizaciones Gremiales29
hospitales 107 áreas de salud 995 EbaisCCSS, Distribución de trabajadores centro y por grupo ocupacional.
49,374 trabajadores. 43% son hombres y 57% mujeres. El 43% tiene menos de 34 años.
360 tipos de puestos. Administrativos: 9,326, Enfermería y Servicios de Apoyo: 20,784, Profesionales en Ciencias Médicas: 10,688 y Servicios Generales: 8,576.00
$110 millones - salarios mensual. ($110 Mill.) Esquema de Pago (Base + Pluses).
Los trabajadores de la CCSS y sus familias representan el 4.3% de la población del país, es decir 199,124 personas. La población actual es de 4,615,646 personas.
Reestructuración
organizacional marca inicio de una nueva etapa en
Reorganización aprobada 18 de setiembre 2008, separa estructura única en dos instancias.
Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Dirección de Administración y Gestión de Personal Dirección de Administración y Gestión de Personal Dirección de Bienestar Laboral Dirección de Bienestar Laboral Reorganización aprobada por Junta
Directiva
Estructura y dependencias asociadas con la gestión de recursos humanos: compleja y desarticulada.
Consejo Institucional de Gestión de Recursos Humanos
DAGP DBL CEND. Dirección de Administración y Gestión de Personal Agenda de Desarrollo en Recursos Humanos Programa Equidad e Igualdad de Género Contraloría de Servicios Organizaciones
Sindicales organizaciones Otras de trabajadores Organizaciones externas MSP Organismos Internacionales Undeca Siprocimeca Unión Médica Otros
Fase I: Diagnóstico inicial de la situación en el tema de información –octubre
2008-Desde un inicio se incluía conceptos ligados con
Sistemas de información -Diseño sistema
estadístico-Fortalecimiento y articulación de la Red Sistema Administración de Personal Innovación tecnológica Construcción de normativa Diseño sistema estadístico Desarrollo de la Rectoría Estudio Integral de Puestos
Diseño y puesta en marcha
de un Portal de Servicios de Recursos Humanos
Fase II: Diseño de un portal con énfasis en la información y servicios a usuarios.
Portal de Servicios forma parte de una estrategia más amplia en materia tecnológica y de comunicaciones
Portal de Recursos
Humanos Implementación del
SOGERH Planilla Digital Estandarización de procesos Uso de las videocomunicaciones Centro de Atención Virtual Resultados concentrados a nivel central Red de contactos punto a punto
Resultados iniciales logrados a través del Portal de Servicios de Recursos Humanos.
Fortalece comunicación y divulgación interna. Facilita el acceso de servicios a usuarios externos Permite generar identidad institucional Integra a más de 130 oficinas de Recursos Humanos Entorno que facilita
ejecución de procesos de forma sana y eficiente Dispone servicios para el trabajador interno
Profundización del uso del
Portal de Recursos Humanos para lograr mayor eficiencia,
Dirección de Administración y Gestión de Personal Dirección de Administración y Gestión de Personal
Fase III: Uso más intensivo del Portal para
Módulo de Información Estadística en Recursos
CCSS, Tasa de número de trabajadores de la CCSS por cada 10 mil habitantes 2002-2010.
83.6 84.0 84.6 85.3 88.7 91.8 97.0 103.7 108.2 60 70 80 90 100 110 120 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 T a s a p o r 1 0 m il h a b . Número de trabajadores 2006: 36,389 2010: 49,374
CCSS, Población de trabajadores - Distribución por grupo de edad y sexo.
Total Porcentaje Total Porcentaje
18-24 5.302 2.178 10,2 3.124 11,1 25-29 8.496 3.386 15,9 5.110 18,2 30-34 7.572 3.178 14,9 4.394 15,7 35-39 5.329 2.369 11,1 2.960 10,6 40-44 5.404 2.465 11,5 2.939 10,5 45-49 5.470 2.407 11,3 3.063 10,9 50-54 5.588 2.369 11,1 3.219 11,5 55-59 4.703 2.078 9,7 2.625 9,4 60-64 1.373 816 3,8 557 2,0 65 y más 137 103 0,5 34 0,1 Total general 49.374 21.349 100,0 28.025 100,0 Fuente: Archivo Maestro Planilla Salarial Diciem bre 2010 y Padrón Electoral Marzo 2009. Elaborado por la Subárea Estadística de Recursos Hum anos.
CCSS. Población de trabajadores - Distribución por años de servicio y sexo.
Total Porcentaje Total Porcentaje
0-1 7.467 2.871 13,4 4.596 16,4 2-4 8.897 3.550 16,6 5.347 19,1 5-9 7.937 3.348 15,7 4.589 16,4 10-14 5.590 2.421 11,3 3.169 11,3 15-19 5.459 2.334 10,9 3.125 11,2 20-24 4.394 2.148 10,1 2.246 8,0 25-29 2.771 1.434 6,7 1.337 4,8 30-34 4.373 1.950 9,1 2.423 8,6 35-39 2.152 1.055 4,9 1.097 3,9 40-49 331 236 1,1 95 0,3 50 y más 3 2 0,01 1 0,004 Total general 49.374 21.349 100,0 28.025 100,0
Fuente: Archivo Maestro Planilla Salarial diciem bre 2010 y Padrón Electoral Marzo 2009.
Elaborado por la Subárea Estadística de Recursos Humanos.
CCSS. Distribución por subgrupo ocupacional con menos de 4 años de laborar o con más de 35 años de servicio.
SUBGRUPO Total % Total %
Auxiliar de Enfermería 2315 14.7 335 14.5 Enfermera Licenciada 214 1.4 211 9.1 Farmacéuticos 331 2.1 14 0.6
Jefaturas 52 0.3 139 6.0
Mantenimiento 272 1.7 43 1.9 Médicos en Funciones Administrativas 31 0.2 66 2.8 Médicos en Funciones Sanitarias 1734 11.0 79 3.4 Microbiólogos Químicos Clínicos 150 1.0 41 1.8
Nutrición 42 0.3 8 0.3
Odontólogos 211 1.3 5 0.2
Profesionales 815 5.2 170 7.3 Profesionales en Enfermería (Dipl o Bach) 4 0.0 7 0.3 Psicólogos Clinicos 17 0.1 3 0.1 Puestos Superiores 9 0.1 3 0.1 Químicos 0 0.0 1 0.0 Secretarias y Oficinistas 916 5.8 88 3.8 Servicios Varios 2151 13.7 171 7.4 Supervisores 29 0.2 37 1.6 Tareas de Apoyo 1869 11.9 152 6.6 Técnicos 887 5.6 144 6.2 Tecnologías en Salud 2964 18.9 523 22.6 Transportes 177 1.1 23 1.0 Vigilancia y Limpieza 516 3.3 55 2.4 Total 15706 100 2318 100
Edad promedio (años) 28.1 58.1
Desv. Estándar (edad) 6.8 3.3
CCSS. Distribución de trabajadores por grupo y subgrupo ocupacional Propiedad Interinos Total general 49,374 32,947 16,427 100.0 ADMINISTRATIVOS 9,326 6,224 3,102 18.9 Jefaturas 813 722 91 1.6 Profesionales 3,000 1,886 1,114 6.1 Secretarias y Oficinistas 2,499 1,571 928 5.1 Técnicos 2,762 1,827 935 5.6
ENFERMERIA Y SERVICIOS DE APOYO 20,784 14,402 6,382 42.1
Auxiliar de Enfermería 6,729 4,586 2,143 13.6
Tareas de Apoyo 5,156 3,521 1,635 10.4
Tecnologías en Salud 8,841 6,245 2,596 17.9
PROFESIONALES EN CIENCIAS MÉDICAS 10,688 6,317 4,371 21.6
Enfermera Licenciada 2,826 2,533 293 5.7
Farmacéuticos 776 315 461 1.6
Médicos en Funciones Administrativas 544 475 69 1.1 Médicos en Funciones Sanitarias 5,099 2,156 2,943 10.3
Microbiólogos Químicos Clínicos 615 426 189 1.2
Nutrición 135 73 62 0.3 Odontólogos 610 294 316 1.2 Psicólogos Clinicos 81 43 38 0.2 SERVICIOS GENERALES 8,576 6,004 2,572 17.4 Mantenimiento 999 795 204 2.0 Servicios Varios 5,664 3,782 1,882 11.5 Vigilancia y Limpieza 1,183 856 327 2.4 % del total Grupo y Subgrupo Ocupacional Total Trabajadores
CCSS. Distribución de médicos por cada 10,000 habitantes según región.
CCSS. Distribución de pediatras por cada 10,000 niños según región.
CCSS. Distribución de geriatras por cada 10,000 adultos mayores (+ 65 años) según región.
CCSS. Distribución de ginecólogos por cada 10,000 mujeres (14-49 años) según región.
CCSS. Distribución de médicos por cada 10,000 habitantes por áreas de salud.
% de los pagos por tiempo extraordinario respecto los pagos totales por servicios personales, 2000-2010
15.5% 16.2% 16.5% 15.9% 16.2% 16.7% 16.5% 15.9% 16.0% 16.0% 14.9% 14.0% 14.5% 15.0% 15.5% 16.0% 16.5% 17.0% 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Distribución porcentual del tiempo extraordinario según componentes del gasto acumulado, 2000-2010
Gasto en tiempo extraordinario y distribución porcentual por partidas, según tipo de centro, 2010. (millones de colones)
Partida H.Nacionales y especializados H.Periféricos y regionales Areas de salud Unidades especiales y otros Total Tiempo Extraordinario 27.7 25.1 49.9 51.6 29.3
Guardias Médicos Residentes 20.4 0.2 0.0 2.5 8.6
Recargo Nocturno 19.3 19.4 8.3 19.7 18.1
Guardias Médicos 16.2 35.1 19.6 3.6 25.0
Disponibilidades Médicos 8.4 13.8 1.4 12.4 10.1
Días Feriados 3.8 3.2 3.9 2.4 3.5
Extras Corrientes Médicos 2.1 2.8 16.8 2.5 4.1
Programa Cirugía Vespertina 1.4 0.3 0.1 5.3 0.8
Pago Atención Pacientes En
Jornada No Ordinaria 0.8 0.2 0.0 0.0 0.4
Total 43,820 48,040 12,045 1,326 105,230
Relación entre el gasto en tiempo extraordinario y el gasto en servicios personales desglosado por Hospitales. 2010.
7.7 8.6 11.1 13.4 16.4 17.3 18.5 18.5 18.6 19.1 19.2 19.9 19.9 20.5 20.7 21.4 21.6 21.8 22.4 22.4 22.5 23.1 23.2 23.4 23.6 23.8 24.4 26.9 29.2 0.0 5.0 10.0 15.0 20.0 25.0 30.0 35.0 Dr. Raúl Blanco Cervantes Dr. Roberto Chacon Paut Centro Nacional De Rehabilitación Nacional Psiquiátrico Dr Carlos Sáenz Herrera Dr. Carlos Luis Valverde Vega Dr.Tomas Casas Casajus William Allen Dr. Max Peralta Jiménez De Upala De Las Mujeres Dr Adolfo Carit San Rafael De Alajuela De La Anexión San Juan De Dios San Vicente De Paúl De San Vito De Coto Brus Monseñor Sanabria San Francisco De Asís De San Carlos México Dr. Tony Facio Castro De Golfito Dr Rafael A Calderón Guardia Dr. Max Terán Vals De Ciudad Neily Dr. Enrique Baltodano Briceño Dr. Fernando Escalante Pradilla De Guápiles De Los Chiles Razón T.Extraordinario/Servicios Personales*100
Puestos que registran el mayor porcentaje de salarios extraordinarios respecto a los salarios totales, 2010.
11.9 12.0 12.7 13.8 15.2 15.5 16.0 16.3 20.0 21.1 24.8 30.8 0 5 10 15 20 25 30 35 Servicios Varios Supervisores Tecnologías en Salud Tareas de Apoyo Enfermera Licenciada Farmacéuticos Auxiliar de Enfermería Microbiólogos Químicos Clínicos Transportes Médicos en funciones administrativas Vigilancia y Limpieza Médicos en funciones asistenciales
% de trabajadores de la CCSS que devengaron salarios extraordinarios según puestos, 2010.
Puestos Número de trabajadores % de trabajadores que devengaron salarios extraordinarios Profesional en Enfermería 2,826 78.3 Vigilancia y Limpieza 1,183 76.8 Transportes 730 64.0 Auxiliar de Enfermería 6,729 59.6 Farmacéuticos 776 59.3 Servicios Varios 5,664 58.3
Microbiólogos Químicos Clínicos 615 57.9
Tareas de Apoyo 5,156 53.9
Supervisores 233 53.6
Médicos en Funciones Sanitarias 5,099 50.9
Médicos en Funciones Administrativas 544 45.0
Tecnologías en Salud 8,841 42.7
Mantenimiento 999 38.4
5.0 4.5 3.5 0.7 Servicios generales Prof. En ciencias mèdicas Enfermería y servicios de apoyo Administrativos
CCSS, Proporción de personas con salarios (sin extras) menores o iguales a 0, según grupo ocupacional.
Concepto 2008 2009 2010
Total de Trabajadores 44,344 47,671 47,857
Total Días Incapacidad 947,796 1,035,230 1,149,709
Total Boletas de Incapacidad 152,083 173,872 197,389
Días Promedio por Boleta 6.2 6.0 5.8
Total de Trabajadores Incapacitados 32,183 35,766 38,266
% Incapacitados Anual 72.6% 75.0% 80.0%
Días promedio de incap. por trabajador
por año 29.5 28.9 30.0
Número equivalente de trabajadores por
días de incapacidad 4,308 4,706 5,226
CCSS, Cifras e indicadores de los días de incapacidad otorgados a trabajadores en periodo 2008-2010.
0.3 9.4 15.6 16.2 9.4 10.3 11.7 14.1 11.1 2.0 0.3 7.8 11.4 12.4 11.0 11.9 13.0 15.0 12.4 4.9 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 18‐24 25‐29 30‐34 35‐39 40‐44 45‐49 50‐54 55‐59 60‐64 65y más Dias Incap. Func. CCSS Masculino Femenino
CCSS, Trabajadores más jóvenes acumulan porcentaje superior a su peso relativo de la estructura ocupacional.
1 2 3 4 5 6 7 Lunes 18.8 20.1 28.5 15.1 71.6 19.7 31.3 Martes 14.0 15.1 15.1 57.8 5.3 31.1 16.8 Miercoles 13.6 12.9 29.4 6.4 8.0 15.4 16.6 Jueves 13.6 35.7 7.3 10.8 6.4 13.9 16.9 Viernes 27.9 6.7 9.3 7.0 6.2 13.0 10.7 Sábado 5.9 5.3 4.7 1.5 1.4 1.8 5.8 Domingo 6.3 4.1 5.6 1.4 1.1 5.0 1.9 Total 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 No. de Días Día de la semana
CCSS, Número de días de incapacidad correlacionado con día de la semana en que se entiende la boleta. 2010.
CCSS, Distribución del personal incapacitado por áreas de Salud. Color más oscuro denota más incapacidades.
Metas regionales de recursos
humanos para la salud 2007-2015
Están organizadas según los cinco desafíos críticos mencionados en la Agenda de Salud para las Américas y el Llamado a la Acción de Toronto
Con sistemas informáticos en funcionamiento se busca consolidar información y crear banco de datos común.
Acceso a Usuarios: Según perfiles Persona Grupo Unidad específica Puestos de trabajo Planilla SPL Incapacidades (RCPI) SICERE Producción Información Estadística en Recursos Humanos Generados en los procesos
• Se determinó qué datos son esenciales para la organización. • Se identificaron las fuentes relevantes, construyendo un
mapa de datos que permitiera reunir los elementos sustanciales.
• Se diseñó un Data Warehouse que se alimenta de forma automática de todas estas fuentes de datos.
• Se combinó la información procesada y depurada para que sea capaz de dar respuesta a preguntas concretas según los requerimientos mas comunes a nivel de la organización.
• La información es presentada de manera ordenada y fácilmente navegable, mediante informes, cuadros de mando operativos y estratégicos que permitirán conocer el comportamiento de la empresa en aspectos claves y de un solo vistazo.
Proceso de identificación de fuentes relevantes y
Inicios de un Sistemas de Información. Generación de informes para la toma de decisiones.
Información Estadística en Recursos Humanos Perfil Público Perfil Privado
Información global relacionada con el Recurso Humano Institucional:
estadísticas de trabajadores, plazas, salarios, incapacidades y más.
Acceso por perfiles según nivel: Junta Directiva y Gerentes; Directores de Sede, Regionales, de Hospitales y Áreas de salud; otros usuarios seleccionados.
Consulta detalle del trabajador
Consulta masiva por conceptos salariales (salarios + altos, Salarios + bajos), a nivel institucional o por unidades específicas o por puestos.
Permite especificar periodos y cantidad de registros.
CCSS, Distribución de trabajadores centro y por grupo ocupacional. Área Información en Recursos Humanos Subárea de Estadísticas en RHUS Subárea Tecnologías de Información en RHUS • Data Warehouse • Estudios especiales • Informes estadísticos • Análisis RHUS • Otros • Portal de RHUS • Aplicaciones • Servicios • Información • Otros Productos en Info
Resultados, lecciones
aprendidas y factores
Elementos fundamentales asociados con el desarrollo logrado hasta el momento.
Cambios en la estructura organizativa permitieron
redimensionar el tema de la gestión del RHUS: una visión renovada.
Fortalecimiento de las capacidades de gestión interna en materia de información.
Creación y consolidación de una unidad para la creación y el desarrollo de software exclusivo de Recursos Humanos.
Creación y consolidación de una unidad de análisis estadístico, específica para el tema de Recursos Humanos.
Integración en el mapeo, diseño y construcción de modelos, de
personal especializado en ingeniería industrial y otras ramas afines.
Elementos fundamentales asociados con el desarrollo logrado hasta el momento.
Decisiones iniciales marcaron diferencia en:
Selección del personal.
Capacidades de autosuficiencia e independencia funcional.
Avanzar paso a paso.
Estrategia basada en el aprovechamiento de información existente y generación de nuevo, a través de los procesos ordinarios de la administración y gestión de recursos humanos.
Los avances no estuvieron condicionados a aprobaciones de políticas o planes por parte de las autoridades superiores. Las necesidades de información fueron son satisfechas y simultáneamente son generadas nuevas y más complejas.
Hacia un Observatorio de Recursos Humanos en la CCSS.
