Manual de Organización y Funciones

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Secretaría General

Manual de Organización y Funciones

“Esta información se publica en cumplimiento del Artículo 15 de la Directiva N° 001-2010-PCM/SGP, aprobada por Resolución Ministerial N° 200-2010-PCM y modificada mediante Resolución Ministerial N°

252-2013-PCM”

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CÓDIGO NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

GENERAL

Nº SBS-ROF-ADM- 010 -01 I. SECRETARÍA GENERAL

1.1 Función Básica

La Secretaría General es el órgano encargado de brindar apoyo a la Alta Dirección en la coordinación de comunicaciones oficiales y flujo documentario, que se generen como parte de las relaciones de la Superintendencia con los Poderes Públicos, organismos gubernamentales, organizaciones públicas y privadas, supervisados y público en general.

También presta servicios de apoyo a los demás órganos de la Superintendencia, en las actividades vinculadas con los registros de los sistemas supervisados que son de su competencia y con los procesos de administración documental, archivo y centro de documentación especializada.

1.2 Organización

La Secretaría General organiza el desarrollo de sus actividades a través de las siguientes unidades organizativas:

 Departamento de Registros

 Departamento de Gestión Documental

1.3 Organigrama Estructural Secretaría General Departamento de Registros Departamento de Gestión Documental

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1.4 Organigrama de Puestos de Trabajo

Para el óptimo desarrollo de sus actividades, la Secretaría General cuenta con los siguientes puestos de trabajo: Secretario General Analista Principal de Secretaría General Analista de Secretaría General Asistente de Secretaría General Auxiliar de Secretaría General Secretaria Ejecutiva

Jefe del Departamento de Registros

Jefe del Departamento de Gestión Documental

1.5 Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 1.5.1 SECRETARIO GENERAL

1. Ubicación del Puesto de Trabajo Secretaría General

2. Relaciones Jerárquicas

Reporta a: Superintendente de Banca, Seguros y AFP Supervisa a: - Jefe del Departamento de Registros

- Jefe del Departamento de Gestión Documental - Analista Principal de Secretaria General - Analista de Secretaria General

- Asistente de Secretaría General - Auxiliar de Secretaría General - Secretaria Ejecutiva

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3. Función Básica

Dirigir los procesos de inscripción en los Registros, de administración documental, archivo, centro de información y documentación especializada; producción y conversión de microformas; y brindar el apoyo necesario a la Alta Dirección en la coordinación de comunicaciones oficiales y flujo documentario, así como a los diferentes órganos de la Superintendencia. 4. Funciones Específicas

a. Aprobar las propuestas presentadas con respecto a las actualizaciones de las normas aplicables a los registros relacionados con las empresas supervisadas.

b. Aprobar las propuestas de nuevas normas o actualización de las existentes con respecto a trámite documentario, servicios archivísticos y de la biblioteca.

c. Administrar los diferentes registros de la Superintendencia bajo su competencia, teniendo en consideración los lineamientos que proporcione la Alta Dirección.

d. Poner en conocimiento del órgano competente aquellos casos, que en el marco de sus funciones, se haya identificado hechos o incumplimientos de las empresas supervisadas que merezcan su atención.

e. Conducir las solicitudes de levantamiento de secreto bancario formulados por las autoridades facultadas por Ley.

f. Coordinar el trámite de las solicitudes de acceso a la información que posee la Superintendencia.

g. Coordinar el trámite de publicación de normas emitidas por la Superintendencia y otras publicaciones dispuestas por ley, en el Diario Oficial El Peruano, cuando le sean entregadas para tal fin. h. Establecer lineamientos orientados a la eficiencia del proceso de

gestión documental llevado a cabo en la Superintendencia.

i. Dirigir el sistema de archivo central de la Superintendencia, orientándolo a la búsqueda de la eficiencia del tratamiento de documentos.

j. Establecer directrices para la administración del Centro de Información y Documentación Especializada (CIDE) y aprobar los convenios de intercambio de material bibliográfico especializado con bibliotecas y centros de información nacionales o internacionales.

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k. Revisar los documentos remitidos a Secretaría General para la firma del Superintendente y brindar asistencia a la Alta Dirección en las actividades relacionadas con la tramitación de documentos.

l. Transcribir las Resoluciones SBS emitidas por esta Superintendencia, en los casos que aplique.

m. Certificar los documentos expedidos o recibidos por la Superintendencia, que en original obren en los correspondientes expedientes administrativos.

n. Coordinar o desarrollar labores de su competencia que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo o conducir, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

o. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por el Superintendente.

1.5.2 ANALISTA PRINCIPAL DE SECRETARIA GENERAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Secretaría General

Reporta a: Secretario General

Supervisa a: No ejerce supervisión

Mantener informado al Secretario General sobre el desarrollo y cumplimiento de las diferentes tareas que se le encomienden en relación a las actividades de la Secretaría General.

4. Funciones Específicas

a. Identificar e informar, dentro del marco de sus funciones, los casos de empresas supervisadas que hayan cometido hechos o incumplimientos que merezcan su atención.

b. Atender los requerimientos de información de los servicios a su cargo que le sea requerida por otras áreas de la Superintendencia o

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de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, Ministerio de Economía y Finanzas, Banco Central de Reserva del Perú, Unidad de Inteligencia Financiera, Policía Nacional, etc.).

c. Absolver las consultas que le formulen los supervisados, el público de manera directa, así como las que le sean derivadas por la Plataforma de Atención al Usuario de esta Superintendencia.

d. Proyectar y aprobar comunicaciones para la firma del Secretario General.

e. Proponer las acciones de mejora continua en los procesos de Gestión Documental y Registros.

f. Atender solicitudes de acceso a la información consultadas por órganos externos y público en general.

g. Informar mensualmente al Secretario General sobre el estado situacional de las atenciones a las solicitudes de acceso a la información y sobre propuestas de mejora para la recepción de las solicitudes en las Unidades de Recepción Documentaria de la entidad; así como, la tramitación con carácter de urgente cuando el caso lo amerite.

h. Mantener actualizado el Registro de Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública de los pedidos presentados por escrito o por correo electrónico.

i. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

j. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

1.5.3 ANALISTA DE SECRETARÍA GENERAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Secretaría General

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Supervisa a: No ejerce supervisión

Apoyar al Secretario General en las actividades relacionadas con el trámite y registro documentario a cargo de la Superintendencia; así como, apoyar en las demás labores de la Secretaría General.

a. Proyectar y redactar comunicaciones para la firma del Secretario General.

b. Distribuir y hacer seguimiento a las tareas encargadas al personal auxiliar de Secretaría General.

c. Absolver las consultas relacionadas con las actividades de su puesto, vinculadas con Secretaría General.

d. Elaborar los correspondientes oficios, a fin de canalizar los pedidos formulados por las autoridades facultadas por Ley y cargar la información respectiva en el Sistema de Gestión Documental. e. Revisar los documentos para la firma, o certificación por parte del

Secretario General.

f. Proponer al Secretario General, la modificación de la normativa interna relacionada a los procedimientos de las diferentes unidades que integran Secretaría General.

g. Proponer mejoras en los procedimientos internos o en los sistemas informáticos que sirven de apoyo a las labores de Secretaría General.

h. Efectuar el seguimiento y coordinaciones necesarias hasta que se efectúe la entrega de información solicitada por los ciudadanos en aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

i. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

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1.5.4 ASISTENTE DE SECRETARÍA GENERAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Secretaría General

Reporta a: Secretario General Supervisa a: No ejerce supervisión

Apoyar en las actividades relacionadas con el trámite, registro y distribución de la documentación de la Secretaría General.

a. Realizar la distribución interna de los documentos ingresados a la Superintendencia.

b. Realizar la distribución interna de los documentos generados por la Secretaría General, el Departamento de Registros y el Departamento de Gestión Documental, recabando los cargos respectivos.

c. Mantener ordenados y actualizados los registros de los documentos ingresados y despachados internamente por la Secretaría General, así como los cargos de recepción correspondientes.

d. Preparar las etiquetas y sobres con los datos de los destinatarios, para la remisión de la documentación que procesa la Secretaría General.

e. Entregar al Departamento de Gestión Documental la correspondencia que genere la Secretaría General, archivando los cargos correspondientes.

f. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

g. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

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1.5.5 AUXILIAR DE SECRETARÍA GENERAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Secretaría General

Apoyar en las actividades relacionadas con la distribución y archivo de la documentación de la Secretaría General.

a. Llevar los archivos correlativos de los documentos generados en la Superintendencia (Resoluciones SBS, Circulares, Oficios).

b. Llevar una base de datos de los documentos archivados del Despacho de la Secretaría General.

c. Efectuar la actualización del archivo de los documentos pertenecientes a Secretaría General.

d. Revisar los cargos de oficios de la Secretaría General entregados por la mensajería.

e. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

f. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

1.5.6 SECRETARIA EJECUTIVA

1. Ubicación del Puesto de Trabajo Secretaría General

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Dar apoyo administrativo al personal de Secretaría General en actividades de elaboración de textos de correspondencia; atención de llamadas; registro y seguimiento de tareas encomendadas; registro y archivo de la documentación y correspondencia de la Secretaría General, velando por la confidencialidad y seguridad de los mismos.

a. Recibir, registrar, clasificar y derivar según corresponda, la documentación de la Secretaría General.

b. Operar los sistemas informáticos que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional.

c. Organizar y coordinar con el Auxiliar de Secretaría General para mantener actualizado el archivo de documentos de la Secretaría General.

d. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos.

e. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros, de la Secretaría General.

f. Solicitar y distribuir el material de trabajo para el personal de la Secretaría General.

g. Concertar citas, efectuar y atender, llamadas telefónicas y mantener actualizado el directorio de teléfonos de las personas, entidades y organismos nacionales e internacionales, con los que se realiza coordinaciones.

h. Llevar un registro de los trabajos pendientes de la Secretaría General, y de los documentos que ingresan, para la firma del Superintendente, actualizando constantemente su grado de ejecución.

i. Redactar correspondencia y otros documentos para la firma del Secretario General.

j. Actualizar el Sistema de Gestión Documental, con la información que corresponda a la Secretaría General.

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k. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

l. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

II. DEPARTAMENTO DE REGISTROS 2.1 Función Básica

Es una unidad organizativa dependiente de la Secretaría General, encargada de administrar y supervisar los registros de los sistemas supervisados bajo su competencia, verificando el cumplimiento de las normas reglamentarias aplicables.

El Departamento de Registros cuenta con los siguientes puestos de trabajo:

Jefe del Departamento de Registros Analista de Registros Auxiliar de Registros Analista Principal de Registros Secretaria

2.3 Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 2.3.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS

1. Ubicación del Puesto de Trabajo Departamento de Registros

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Supervisa a: - Analista Principal de Registros - Analista de Registros - Auxiliar de Registros - Secretaria

Programar, dirigir, coordinar y supervisar el proceso de inscripción y renovación de las personas inscritas en los Registros bajo su competencia; así como, velar por la correcta administración de los Registros a cargo del Departamento.

a. Revisar y proponer actualizaciones a las normas aplicables a los registros relacionados con las empresas supervisadas.

b. Asegurar que la información de los registros de la Superintendencia bajo su competencia se mantengan actualizados, precisando para cada caso la información específica que establece la normatividad vigente aplicable.

c. Supervisar el proceso de evaluación de postulantes, admisión e inscripción de nuevos supervisados en los Registros a cargo del Departamento.

d. Supervisar y evaluar los proyectos de minuta de constitución social y estatutos sociales de los intermediarios y auxiliares de seguros jurídicos en formación, que solicitan ser registrados, así como los proyectos de modificación de estatutos de aquellos inscritos en el Registro, realizando las observaciones que correspondan.

e. Velar que la información sobre los diferentes registros a su cargo, consignada en la página Web de la Superintendencia y/o en el SISCOR, se mantenga permanentemente actualizada.

f. Orientar al personal a su cargo hacia la explotación de los sistemas implementados para la administración y uso de la información de los registros que controla y supervisa.

g. Evaluar y emitir opinión respecto a las quejas o denuncias que le sean remitidas por la Plataforma de Atención al Usuario-PAU en consulta y formular una recomendación para su solución.

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h. Identificar, dentro del marco de sus funciones, e informar al órgano competente los casos de empresas supervisadas que hayan cometido incumplimientos que merezcan su atención.

i. Coordinar la atención de los requerimientos de información de los registros a su cargo que le sea requerida por otras áreas de la Superintendencia o de órganos externos (Congreso de la República, Fiscalía, Poder Judicial, Ministerio de Economía y Finanzas, Banco Central de Reserva del Perú, Unidad de Inteligencia Financiera, Policía Nacional, etc.).

j. Absolver las consultas que le formulen los supervisados, el público de manera directa, así como las que le sean derivadas por la Plataforma de Atención al Usuario de esta Superintendencia. k. Organizar y custodiar la información y documentación de acuerdo a

la normativa interna vigente.

l. Coordinar o desarrollar labores de su competencia que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo o conducir, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

m. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

2.3.2 ANALISTA PRINCIPAL DE REGISTROS 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Departamento de Registros

Reporta a: Jefe del Departamento de Registros Supervisa a: No ejerce supervisión

Desarrollar, controlar y mantener actualizados los Registros bajo la competencia del Departamento; asimismo, es responsable de llevar a cabo los procesos de evaluación de las personas que solicitan su inscripción en alguno de los Registros, de acuerdo a la normatividad de la Superintendencia y la legislación vigente.

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a. Desarrollar, de conformidad con lo establecido en la normatividad interna de la Superintendencia, el proceso de inscripción de los postulantes, persona natural y jurídica, a alguno de los Registros bajo la competencia del Departamento, brindando orientación sobre los procedimientos correspondientes y demás asuntos administrativos.

b. Ingresar al SISCOR o al sistema informático que lo sustituya, los datos correspondientes a cada postulante y elaborar los reportes de información que le sean requeridos.

c. Llevar el control de postulantes, persona natural y jurídica, a los Registros bajo su competencia; verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento TUPA correspondiente y sometiéndose a los procedimientos internos aplicables.

d. Recibir dentro de los plazos establecidos, las tachas presentadas contra los postulantes, y de ser el caso, evaluar las pruebas con el fin de informar si ameritan suspender el proceso de inscripción en el Registro.

e. Mantener actualizada en el aplicativo SISCOR o en el sistema informático que lo sustituya, la información brindada por las personas al momento de su inscripción en los Registros bajo competencia del Departamento.

f. Evaluar y controlar el cumplimiento de las condiciones de habilitación establecidas normativamente, para el ejercicio de la actividad autorizada de las personas inscritas en los Registros bajo la competencia del Departamento y, proceder a su inhabilitación o cancelación en caso de incumplimiento.

g. Mantener actualizada la información de las personas inscritas en los registros a su cargo, que se publica en la página Web de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.

h. Elaborar proyectos de oficio, informes, resoluciones y otros documentos relativos a los Registros bajo competencia del Departamento, que le sean requeridos.

i. Preparar los proyectos de Resolución de Autorización de Inscripción de las personas en los Registros bajo la competencia del Departamento para la firma del Secretario General; y, en el caso de las renovaciones de inscripción de los peritos valuadores, los diplomas correspondientes.

j. Atender los requerimientos efectuados por las entidades supervisadas de acuerdo con los procedimientos establecidos.

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k. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

2.3.3 ANALISTA DE REGISTROS

Reporta a: Jefe del Departamento de Registros

Supervisa a: No ejerce supervisión 3. Función Básica

Apoyar en la revisión de las solicitudes de inscripción o renovación en los Registros a cargo del Departamento, observando las normas legales y reglamentarias que correspondan. Asimismo, debe administrar el archivo físico de los Registros, teniendo bajo su responsabilidad la documentación debidamente ordenada y foliada que sustente cada expediente.

a. Coadyuvar en la actualización de la información de las personas naturales y jurídicas inscritas en alguno de los Registros a cargo del Departamento.

b. Brindar apoyo en los procedimientos de evaluación de postulantes, admisión y registro de las personas en los Registros correspondientes.

c. Colaborar en la elaboración de proyectos de oficios, emitidos en respuesta a las solicitudes y requerimientos de las personas naturales y jurídicas inscritas en los Registros a cargo del Departamento, cuando ello le sea encomendado.

d. Participar en la atención de las personas naturales o jurídicas interesadas en inscribirse en los Registros bajo competencia del Departamento, orientándolas y absolviendo sus consultas sobre el trámite de inscripción.

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e. Apoyar en la preparación de los proyectos de Resolución de Autorización de Inscripción de las personas en los Registros a cargo del Departamento, y cuando sea el caso, de los diplomas correspondientes.

f. Mantener actualizado el archivo físico de los Registros, así como la información correspondiente en el SISCOR o en el sistema informático que lo sustituya, como en la Web de la Superintendencia.

g. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

h. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

2.3.4 AUXILIAR DE REGISTROS

Apoyar en las actividades relacionadas con la distribución de la documentación del Departamento de Registros.

a. Asistir al Departamento de Registros con las labores administrativas. b. Llevar los archivos correlativos de los documentos generados en el

Departamento de Registros.

c. Apoyar en el registro y actualización de la base de datos de los registros a cargo del Departamento.

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d. Asistir al Departamento para el desarrollo de eventos y reuniones de acuerdo a las instrucciones del Jefe.

e. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

f. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

2.3.5 SECRETARIA

Dar apoyo administrativo al personal del Departamento de Registros en actividades de elaboración de textos de correspondencia, resoluciones, informes, memorandos; atención de llamadas; registro y seguimiento de tareas encomendadas; registro y archivo de la documentación y correspondencia, velando por la confidencialidad y seguridad de los mismos.

a. Recibir, registrar, clasificar y derivar según corresponda, la documentación del Departamento.

b. Depurar semestralmente el archivo y remitir los documentos de mayor antigüedad al archivo central de la SBS debidamente identificados y ordenados para su fácil ubicación en caso se requieran posteriormente. Llevar un registro de la documentación remitida a dicho archivo.

c. En coordinación con el Jefe del Departamento de Registros, asignar por el SISGED y efectuar la entrega a los analistas de los documentos ingresados a este Departamento.

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d. Operar los sistemas informáticos que se apliquen en la Superintendencia, de acuerdo al ámbito de su competencia funcional.

e. Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos del Departamento.

f. Efectuar coordinaciones y gestiones relacionadas con reuniones de trabajo u otros eventos.

g. Preparar la información y/o documentación necesaria para las reuniones de trabajo u otros del Departamento.

h. Solicitar y distribuir el material de trabajo para el personal del Departamento.

i. Redactar correspondencia interna o externa y otros documentos para la firma del Jefe.

j. Actualizar el Sistema de Gestión Documental, con la información que corresponda al Departamento.

l. Ejecutar las demás actividades que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de Registros y del Departamento de Gestión Documental.

III. DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 3.1 Función Básica

Es una unidad organizativa dependiente de la Secretaría General, encargada de programar, conducir y evaluar las actividades de administración documental; así como, garantizar el mantenimiento, organización, conservación y el uso adecuado del patrimonio documental y de los libros, bases de datos, publicaciones y demás material bibliográfico que mantiene el centro de información y documentación especializada (CIDE) de la Superintendencia.

El Departamento de Gestión Documental cuenta con los siguientes puestos de trabajo para el cumplimiento de sus funciones:

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Jefe del Departamento de Gestión Documental Bibliotecario Analista de Archivo Central Asistente de Trámite

Documentario _{Auxiliar de Trámite} Documentario Coordinador de Trámite

Documentario

Analista Principal de

Trámite Documentario Archivero

Asistente de Archivo Central

3.3 Descripción y Especificaciones de los Puestos de Trabajo 3.3.1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Ubicación del Puesto de Trabajo Departamento de Gestión Documental 2. Relaciones Jerárquicas

Supervisa a: - Coordinador de Trámite Documentario - Analista Principal de Trámite Documentario - Asistente de Trámite Documentario - Auxiliar de Trámite Documentario - Bibliotecario

- Archivero

- Analista de Archivo Central - Asistente de Archivo Central 3. Función Básica

Conducir el proceso de gestión documental de la Superintendencia; así como asegurar la adecuada organización, mantenimiento y buen uso del patrimonio documental y del material bibliográfico que mantiene el Centro de Información y Documentación Especializada (CIDE) de la Superintendencia.

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a. Generar propuestas de nuevas normas o actualizaciones a las ya existentes relacionadas a los procesos de trámite documentario, gestión de archivos institucionales y del servicio de biblioteca.

b. Proponer, coordinar y supervisar la implementación de los proyectos institucionales a cargo de la Secretaría General, informando los avances alcanzados al Secretario General.

c. Proponer e implementar las directivas y metodologías que serán utilizadas para la gestión de los proyectos a cargo de la Secretaría General.

d. Mantener comunicación con otras instituciones que desarrollan actividades similares o afines a la Superintendencia y promover convenios interinstitucionales para el intercambio de documentos y recursos de información.

e. Administrar el proceso de gestión documental de acuerdo con la normatividad vigente y proponer y desarrollar las mejoras al sistema que permitan su adecuada operación.

f. Supervisar que se mantengan actualizados los registros de la correspondencia que ingresa o egresa de la Superintendencia a través del Departamento de Gestión Documental.

g. Participar en la elaboración del Programa de Control de Documentos de la Superintendencia; así como promover, evaluar y supervisar su cumplimiento, y el de las normas del Sistema Nacional de Archivos y de la Institución.

h. Absolver consultas formuladas respecto de las actividades de gestión documental en coordinación con las unidades organizativas involucradas, si este fuera el caso; así como atender los pedidos al centro de información y documentación especializada.

i. Supervisar los servicios de recepción, clasificación, registro y distribución de la correspondencia de la Superintendencia, evaluando la implementación de mejoras.

j. Velar por el adecuado mantenimiento y continuidad de los servicios necesarios para la tramitación de documentos, asegurando su eficiencia, seguridad y confidencialidad.

k. Efectuar las coordinaciones, que conforme a ley, debe realizar con el Archivo General de la Nación.

l. Administrar y optimizar los procesos archivísticos de la Superintendencia, promoviendo a las distintas unidades

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organizativas su correcta aplicación con el objetivo de alcanzar su estandarización, racionalidad y eficiencia en los mismos.

m. Plantear medidas de seguridad de la documentación que se encuentra bajo custodia del Archivo, que aseguren su protección, conservación e incremento del patrimonio documental de la Superintendencia.

n. Coordinar el servicio de atención de pedidos de documentos de las diversas áreas de la Superintendencia incluyendo su devolución al Archivo Central.

o. Administrar la línea de producción de microformas y el microarchivo (SPM), propendiendo a la digitalización de documentos con valor legal.

p. Dirigir el servicio de entrega de la información documentaria y reproducciones de documentos a las diferentes unidades organizativas de la Superintendencia.

q. Dirigir el Centro de Información y Documentación Especializada (CIDE) para brindar los servicios de préstamo y uso de los materiales de lectura a favor de los trabajadores de la Superintendencia y del público en general.

r. Proponer y coordinar con las distintas unidades orgánicas la adquisición de material bibliográfico técnico y actualizado, que coadyuve al fortalecimiento de los conocimientos de los trabajadores y al óptimo desempeño de sus funciones.

s. Velar por el cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con el sistema de gestión documental; así como, proponer las mejoras al sistema que permitan su adecuada operación.

t. Supervisar la correcta aplicación de las normas y procedimientos en el SPM.

u. Elaborar los reportes de seguimiento y control del avance de los proyectos a nivel de Plan de Acción.

v. Proponer mejoras que propicien la reducción del uso de papel en los procesos administrativos de la SBS.

w. Coordinar o desarrollar labores de su competencia que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo o conducir, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso

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de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

x. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3.3.2 COORDINADOR DE TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Departamento de Gestión Documental 2. Relaciones Jerárquicas

Reporta a: Jefe del Departamento de Gestión Documental Supervisa a: No ejerce supervisión

Recibir y verificar los documentos que se presenten a esta Superintendencia, así como efectuar el despacho de documentos a través de los servicios de mensajería, ejerciendo la labor de coordinación en el área de Trámite Documentario.

a. Registrar en el Sistema de Gestión Documental (SISGED), los documentos que ingresan a la Institución.

b. Disponer la distribución interna de los documentos ingresados a la Superintendencia, según corresponda.

c. Disponer el envío de la documentación a las empresas supervisadas y demás destinatarios, según lo solicitado por las personas autorizadas.

d. Proponer cambios en el SISGED de la Superintendencia, que contribuyan a una mayor eficiencia del proceso de trámite documentario.

e. Asegurar el mantenimiento y continuidad de los servicios necesarios para la tramitación de documentos y velar por su eficiencia, seguridad y confidencialidad.

f. Realizar las coordinaciones necesarias a fin de que se mantengan actualizados los registros de documentos ingresados, despachados y los cargos de recepción correspondientes.

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g. Coordinar con las instancias correspondientes, la debida aplicación y uso del SISGED en todas las áreas de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.

h. Atender llamadas telefónicas de usuarios externos e internos, con relación a la gestión de documentos ingresados y despachados. i. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas

referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

3.3.3 ANALISTA PRINCIPAL DE TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Colaborar en la organización y administración del Sistema de Gestión Documental, que permita un eficiente tratamiento de los documentos recibidos y despachados por la Institución, a fin de agilizar su canalización, según corresponda. Asimismo, verificar que las solicitudes presentadas cumplan con los requisitos establecidos en el TUPA de la Superintendencia. 4. Funciones Específicas

a. Recibir y verificar que los documentos que ingresan por trámite documentario cumplan con los requisitos del TUPA de la Superintendencia.

b. Apoyar en el registro y/o descargo de los documentos que ingresan y los que se despachan por Trámite Documentario.

c. Efectuar conjuntamente con el coordinador del área de Trámite Documentario la distribución interna de los documentos ingresados a la Superintendencia, según corresponda.

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d. Apoyar en el envío de la documentación a las empresas supervisadas y demás destinatarios, según lo solicitado por las personas autorizadas.

e. Proponer cambios en el Sistema de Gestión Documental o sistemas similares que utilice esta Superintendencia, que contribuyan a una mayor eficiencia.

f. Mantener actualizados los registros de documentos ingresados, despachados y los cargos de recepción correspondientes.

g. Colabora en la atención de las llamadas telefónicas de usuarios externos e internos, con relación a la gestión de documentos ingresados y despachados.

h. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

i. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3.3.4 ASISTENTE DE TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Escanear la documentación que ingresa por la Mesa de Partes de Trámite Documentario. Además, recibir, clasificar y distribuir según corresponda los documentos que ingresan a la Superintendencia.

a. Apoyar en el trámite interno de entrega de documentos ingresados, a las áreas correspondientes.

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b. Recibir la documentación que ingresa a la Superintendencia a través de la Mesa de Partes, verificando que cumplan con los requisitos de admisibilidad.

c. Escanear la documentación que ingresa por la Mesa de Partes de Trámite Documentario.

d. Verificar que la documentación se encuentre en orden y completa luego del escaneo.

e. Derivar la documentación para el ingreso en el Sistema de Gestión Documental.

f. Llevar el control de cargos de los expedientes entregados.

g. Apoyar en el registro de los documentos que ingresan a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP por Trámite Documentario.

h. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

i. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3.3.5 AUXILIAR DE TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Recibir, clasificar y distribuir según corresponda los documentos que egresan de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Coordinar con las empresas de mensajería el envío de los documentos oficiales de la Superintendencia, que se despachan a través de Trámite Documentario.

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a. Clasificar los documentos registrados, para su despacho a través de las empresas contratadas de mensajería local, nacional e internacional.

b. Efectuar el trámite interno de entrega de documentos ingresados, a las áreas correspondientes.

c. Apoyar en la verificación y registro de la documentación que ingresa a la Superintendencia a través de la Mesa de Partes.

d. Apoyar en el registro y actualización de la base de datos sobre documentos despachados. Llevar el control de cargos de los expedientes entregados.

e. Apoyar en el registro de los documentos que ingresan a la Superintendencia por Trámite Documentario.

f. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

3.3.6 BIBLIOTECARIO

Organizar y administrar el CIDE para proveer material bibliográfico y hemerográfico especializado a los trabajadores de la Superintendencia y al público en general.

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a. Atender al público usuario y absolver sus consultas.

b. Proporcionar la información documentaria y reproducciones de documentos a las diferentes unidades organizativas de la Superintendencia.

c. Gestionar el patrimonio bibliográfico, catalogando, clasificando e inventariando el material bibliográfico, electrónico y bases de datos a cargo del CIDE en el sistema de gestión de información.

d. Organizar y ejecutar el servicio de atención a los lectores, orientándolos en el uso del material del CIDE.

e. Ingresar las publicaciones adquiridas por el CIDE, en fichas especiales, preparando tarjetas de registro de libros y controlar el stock bibliográfico y hemerográfico, a cargo del CIDE.

f. Entregar y recibir material de lectura, registrando a los lectores para poder efectuar la identificación correspondiente.

g. Ordenar en anaqueles y estantes, libros, revistas, catálogos y/o ficheros, separando libros y otras publicaciones deterioradas. h. Elaborar selecciones de libros, revistas, periódicos y otras

publicaciones que ingresen al CIDE, así como administrar y actualizar el catálogo electrónico del CIDE.

i. Llevar estadísticas de lecturas.

j. Coordinar con bibliotecas o hemerotecas de instituciones nacionales y extranjeras que desarrollen funciones similares a la Superintendencia y/o pertenezcan al sistema financiero, de seguros y administradoras privadas de fondos de pensiones, a fin de intercambiar información y material bibliográfico, e informar al Jefe del Departamento de Gestión Documental.

k. Realizar seguimiento a la información que obra en el Módulo de Sanciones de la Superintendencia.

l. Efectuar el procesamiento técnico y automatizado del material bibliográfico y audiovisual del CIDE en el Sistema Integrado de Biblioteca denominado Alephino.

m. Actualizar y administrar la información publicada en el Portal del CIDE. n. Atender las solicitudes de préstamo por parte de los trabajadores de la

Superintendencia y de otras bibliotecas especializadas con las que se tiene convenio de préstamo inter-bibliotecario.

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o. Búsqueda y recuperación de información en bases de datos para la atención de los colaboradores de la Superintendencia.

p. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

q. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

3.3.7 ARCHIVERO

Reporta a: Jefe de Departamento de Gestión Documental Supervisa a: No ejerce supervisión

Coordinar y planear las actividades correspondientes al Archivo Central de la Superintendencia, así como organizar y administrar el sistema de archivos, a fin de permitir la rápida identificación y consulta de los documentos por parte de usuarios autorizados, en coordinación con las áreas involucradas.

a. Desarrollar en el Archivo Central los procesos archivísticos, con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los procedimientos de transferencia, organización, eliminación y servicios, e impartir a las diferentes unidades organizativas instrucciones sobre la aplicación de dichos procedimientos, a efectos de lograr unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Superintendencia.

b. Verificar periódicamente y en forma selectiva la existencia y buen estado de conservación de los documentos y expedientes del Archivo Central.

c. Proponer las medidas de seguridad de la documentación que se encuentre en custodia del Archivo Central, que permita la defensa,

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conservación e incremento del patrimonio documental de la Superintendencia.

d. Aplicar el procedimiento que corresponda a los documentos y expedientes que por ley deben ser dados de baja.

e. Proponer mejoras al proceso archivístico para hacer más eficiente la gestión de los archivos institucionales.

f. Efectuar las coordinaciones que, conforme a ley, debe realizarse con el Archivo General de la Nación.

g. Atender pedidos de documentos de las diversas áreas de la Superintendencia y hacer seguimiento para su devolución al Archivo Central.

h. Mantener informado al Jefe del Departamento de Gestión Documental, sobre el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.

i. Evaluar e identificar los requerimientos para la incorporación de nuevas series documentales a la línea de producción, conjuntamente con los responsables de los órganos de la Superintendencia a los que correspondan dichas series.

j. Dirigir las labores del personal operativo que se le asigne para la debida administración de la línea de producción de microformas y el microarchivo.

k. Programar y supervisar el desarrollo de pruebas preliminares antes de autorizar la incorporación de las nuevas series documentales a la línea de producción.

l. Suscribir las actas de apertura, cierre y conformidad de los procesos de micrograbación que se realizan en la modalidad de papel a digital.

m. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo, en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.

n. Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

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3.3.8 ANALISTA DE ARCHIVO CENTRAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Reporta a: Jefe de Departamento de Gestión Documental Supervisa a: No ejerce supervisión

Archivar los documentos de la Institución, que le son remitidos por las diferentes áreas de la Superintendencia, en base a los principios archivísticos de procedencia administrativa y de orden original.

a. Atender pedidos de documentos de las diversas áreas de la Superintendencia y hacer el seguimiento respectivo para su devolución al Archivo Central.

b. Realizar el inventario de los documentos que se encuentran en el Archivo Central e ingresarlos a la base de datos correspondiente, manteniéndola permanentemente actualizada.

c. Seleccionar la documentación que ingresa al Archivo Central y clasificarla por temas en un Archivo Histórico.

d. Dirigir el funcionamiento del sistema de producción de microformas mediante el uso de la tecnología de digitalización (escáner). e. Evaluar, definir y disponer la aplicación de la técnica de indización

adecuada a la serie documental a procesar.

f. Supervisar el control de calidad de los procesos y la operatividad de los equipos de producción de la tecnología de digitalización.

g. Conservar y garantizar el acceso a todos los documentos y registros referidos a la producción de microformas en la modalidad de papel a digital.

h. Proponer las mejores prácticas para la conservación de los medios portadores definitivos de las microformas resultantes del proceso de micrograbación.

i. Disponer la revisión y adecuación de los procesos bajo su responsabilidad, en conformidad con los cambios de las normas técnicas aplicables para la digitalización de documentos.

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j. Ejecutar las funciones de uno o más responsables operativos (operadores), dependiendo de las necesidades de cada línea de producción.

3.3.9 ASISTENTE DE ARCHIVO CENTRAL 1. Ubicación del Puesto de Trabajo

Apoyar en la realización de actividades de organización y administración del Archivo Central de la Institución.

a. Apoyar en la recepción de los documentos que ingresan al Archivo Central de la Superintendencia.

b. Registrar en la base de datos del Archivo Central, los documentos ingresados de las diversas áreas de la institución, ordenándolos y constatando su integridad física.

c. Trasladar los documentos que serán archivados.

d. Colaborar en la atención de pedidos de documentos de las diversas áreas de la Superintendencia, y realizar el seguimiento para su oportuna devolución.

e. Verificar periódicamente y en forma selectiva la existencia y buen estado de conservación de los documentos y expedientes del Archivo Central.

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f. Participar en labores que contribuyan al cumplimiento de las normas referidas al Sistema de Control Interno, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información, Continuidad de Negocio y de la Gestión de Riesgos de la Superintendencia. Asimismo, brindar apoyo en los procesos de Planificación y Presupuesto, Gestión de Recursos Humanos, el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, el Proceso de Formulación de Documentos Normativos Internos, y el proceso de Gestión Documental.