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ADMINISTRAR TABULACIÓN Y TABLAS
Tabulaciones
La herramienta de tabulación en Word nos admite calcular, marginar, cuadrar el desplazamiento de información en base a las unidades centímetros que está configurada en la página de Word; genera un traslado al cual vamos a digitar en forma de columnas o tablas, en un determinado párrafo, previa configuración en base a alineación izquierda, derecha, etc.
La administración de la tabulación en el programa es mediante: 1. La ficha Párrafo / Tabulaciones.
2. Desde la regla horizontal que contiene botones que nos permiten insertar los símbolos de tabulación, para así alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o a un carácter decimal o de barra; todo este proceso es con la ayuda de los símbolos de tabulación y los arrastres de mouse.
También podemos indicar que un tabulador es un punto de parada en una línea de texto, en un renglón, al que se puede “saltar” pulsando la tecla de tabulación TAB. Por defecto Word establece las paradas de tabulación a 1.25 cm una de otra, que aparecen reflejadas en la regla como unas marcas grises en su perfil inferior.
Pasos para la aplicación de la herramienta Tabulación
1. Ubicar el cursor del mouse en el lugar a generar la tabulación. 2. Acceso a tabulación
1era forma: Ficha INICIO / PÁRRAFO / TABULACIONES…
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Posición: digitar un número a generar el salto.
Alineación: se utiliza para escoger la ubicación donde
se digitará nuestra información.
Fijar: para confirmar los números digitados con su
respectiva alineación.
Eliminar o eliminar todas: se utiliza para eliminar,
hacer correcciones de tabulaciones realizadas
anteriormente.
2da forma: es mediante la regla Horizontal.
Para este proceso es necesario activar la herramienta REGLA --- ficha VISTA / REGLA, tal como en la imagen; su administración será desde la regleta izquierda.
Al seleccionar estos símbolos de tabulador se genera el desplazamiento entre la distancia asignada.
Ejemplo Nº1: Tabular la digitación de las provincias de Lima.
1. Configurar la página A4: 2.5 cm. c/margen. 2. Generar la tabulación en base a:
1 cm a la izquierda // 6.5 cm barra // 7 cm a la izquierda // 12.5 cm barra // 13 cm a la izquierda. En base a la ventana TABULACION, tal como se muestra en la siguiente imagen:
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3. Digitar la siguiente información; para el avance de nuestra digitación pulsar la tecla TAB generando el salto entre cada tabulación previamente definida en los pasos anteriores.
4. Procederemos a hacer las correcciones para el texto digitado en la herramienta de tabulación, tal como se muestra:
Para realizarlo en bloque pulsar la tecla CTRL para cada valor. Luego borrar la alineación desde la opción ELMINAR para escoger otra nueva alineación, es decir 14 cm. Escoger la ALINEACION CENTRO y FIJAR para confirmar, tal como se visualiza en las siguientes imágenes.
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Ejemplo Nº2:
El objetivo del siguiente ejemplo es realizar un diseño de presentación con la herramienta Tabulación, con opción de relleno como una hilera de puntos, de raya o de línea continua; por lo general, el relleno de hilera está desactivado, es decir está en ninguno.
Paso 1: Eliminar la tabulación generada en el ejemplo anterior.
Seleccionar el texto ficha INICIO // PARRAFO // TABULACIONES // escoger la opción ELIMINAR TODAS, tal como se observa en la imagen:
Paso 2: después que se eliminó la tabulación, asignar una nueva.
Seleccionar el texto // ficha INICIO // PARRAFO // TABULACIONES. Escoger la posición izquierda: 1cm // izquierda: 7cm // centrada: 14cm.
Por cada posición seleccionada anteriormente, escoger la opción Relleno el diseño 3 que equivale una línea de raya // al final ACEPTAR.
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Se obtiene el siguiente resultado:
Tablas
Esta herramienta de Word permite el acceso de información organizada en columnas y filas, al cual podemos personalizar el entorno de diseño de los documentos.
La conformación de una tabla es por celdas o casillas, agrupadas por columnas y filas; en cada casilla podremos insertar textos, números o gráficos. Al crear o diseñar la estructura de la tabla, comprobaremos además que es una forma de organizar la información más práctica y funcional que el uso de tabulaciones.
Las nuevas opciones de tablas facilitan la distribución de los textos, gráficos, formas poligonales, etc., orientados al entorno de Impresión, Exposición. Podemos tener acceso a modelos preestablecidos o plantillas desde la opción Tablas rápidas. Además, las aplicaciones que se realizan para la construcción y diseño de páginas web para el entorno de Internet.
Después de creada una tabla procederemos a la asignación de las propiedades de tabla. A este proceso se denomina personalización, y según el criterio del usuario, se pueden modificar Bordes y Sombreado, Espacios de márgenes, Combinar celdas, Alineación de datos en forma vertical u horizontal, Ajuste del texto, etc.
Pasos para crear Tablas
1era forma: Haciendo ARRASTRES DE MOUSE
Ficha INSERTAR / TABLA
Se activa la siguiente ventana; escoger las columnas y filas haciendo arrastres de mouse generándose la tabla, tal como se visualiza en la siguiente imagen:
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Al dejar de hacer el arrastre de mouse se habrá creado la tabla en Word, para el siguiente ejemplo la tabla será de 5 columnas x 6 filas.
2da forma: Opción INSERTAR TABLA
La siguiente forma de crear una tabla en el programa es la forma clásica de Word Fichas INSERTAR / TABLA
Activándose la siguiente ventana, donde se escogerá o digitará el número de columnas y filas, no
modificar las demás opciones.
3ra forma: Opción DIBUJAR TABLA
1. Ficha INSERTAR / TABLA / DIBUJAR TABLA
2.2. Se hacen los trazos internos de la tabla, definiendo las columnas y filas.
2. Al escoger esta opción se activa como puntero de mouse un lápiz; la creación nuestra tabla está basada al hacer arrastres de mouse para la creación y diseño de la tabla.
2.1. Se genera el contorno o borde de toda la tabla, tal como se aprecia en la siguiente imagen:
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3. En consecuencia, nuestro resultado es la siguiente tabla de 4 columnas x 6 filas
4. Para modificar el tamaño de la tabla respecto al ancho de cada columna o alto de cada fila, utilizaremos como referencia la regla horizontal y vertical. Cuando se activa el icono de la flecha sobre la división o intersección de la columna, hacer arrastres de mouse, como se aprecia en las siguientes imágenes:
4ta forma: Opción HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL
1. Ficha INSERTAR / TABLA / HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL
Activándose el entorno del “Editor de Excel”
Administrar el ancho de las columnas haciendo arrastres de mouse, desde el botón Mover columna de la tabla.
Administrar el alto de las filas haciendo arrastres de mouse.
Página 8 2. Se activa la siguiente ventana cuyo contenido es el entorno del Programa Excel, es decir nos permite realizar las operaciones: Ingreso y administración de información, Fórmulas o funciones, Filtros, Gráficos Estadísticos, etc.
En la siguiente tabla se realizará el ingreso de datos de una agenda en el entorno Excel; mientras se utiliza este recuadro podemos utilizar todas las herramientas para una digitación, asignación de bordes, relleno, acceso a fórmulas.
5ta forma: Opción INSERTAR TABLAS RÁPIDAS
Es una forma de crear una tabla con un determinado estilo de la biblioteca de Word. Las tablas rápidas son tablas que se almacenan en galerías como bloques de creación. Puede tener acceso y reutilizar las tablas rápidas en cualquier momento.
1. Ubicar el puntero del mouse en el lugar donde se desee insertar una tabla.
Página 9 3. Seleccionar, escoger el modelo de la tabla.
4. Si es necesario procederemos a su personalización, para lo cual deberá reemplazar los datos del marcador de posición en la tabla por lo datos que desee.
Ejemplos de Tablas Rápidas Ejemplo N°1: Calendario 2 MAYO L M M J V S D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ejemplo N°2: matriz
Pueblo o ciudad Punto A Punto B Punto C Punto D Punto E
Punto A —
Punto B 87 —
Punto C 64 56 —
Punto D 37 32 91 —
Punto E 93 35 54 43 —
Ejemplo N°3: lista de Tabla
ELEMENTO NECESARIO Libros 1 Revistas 3 Blocs de notas 1 Carpetas de papel 1 Plumas 3 Lápices 2
Marcador de resaltado 2 colores
Tijeras 1 par
PERSONALIZACIÓN DE TABLAS
Para la personalización, individualización o caracterización según nuestro criterio de la herramienta Tabla, es decir este proceso de modificar la estructura original de la tabla es posible utilizando las fichas PRESENTACIÓN, DISEÑO; estas fichas se activan o generan recién cuando creamos las tablas y seleccionamos una celda, fila, o columna a realizar cambios.
Página 10 Personalizar la Tabla mediante la ficha PRESENTACIÓN
1. ÁREA TABLA:
Seleccionar: Permite seleccionar celda, columna, fila, tabla.
Ver cuadrículas: Muestra u oculta las líneas de cuadrícula en la tabla.
Propiedades: Activa las herramientas, propiedades de tabla para cambiar las propiedades avanzadas de tablas como sangría, ajuste de texto, borde y sombreado, administrar el tamaño de las columnas, alto de las filas.
2. ÁREAS FILAS Y COLUMNAS:
Eliminar: Eliminar celdas, filas, columnas, tabla. Las acciones de eliminación serán previa selección, haciendo arrastres de mouse del área a eliminar.
Insertar arriba: Esta opción permite la inserción en bloque de celdas hacia la parte superior de la tabla. La inserción en bloque dependerá del área seleccionada previamente. Agrega una fila directamente por encima de la fila seleccionada.
Insertar debajo: Esta opción es lo inverso que la opción anterior, es decir agrega una fila directamente por debajo de la fila seleccionada. Además permite la inserción en bloque de celdas, hacia la parte inferior del área seleccionada de la tabla.
Insertar a la izquierda: Opción que agrega una nueva columna directamente a la izquierda de la columna seleccionada.
Insertar a la derecha: Esta opción permite agregar una nueva columna directamente a la izquierda de la columna seleccionada.
3. ÁREA COMBINAR:
Combinar celdas: Permite combinar, unir las celdas seleccionadas en una sola celda.
Dividir celdas: Divide las celdas seleccionadas en varias celdas nuevas. De acuerdo a la asignación de un número de columnas y filas.
Dividir tabla: Divide la tabla en dos, si es que seleccionamos la tabla. La fila seleccionada será la primera fila de la nueva tabla.
1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1
Página 11 4. ÁREA TAMAÑO DE CELDA:
Con esta opción podremos establecer según criterio, el ancho de las columnas y alto de las filas de la tabla. La opción Autoajustar: cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto.
5. ÁREA ALINEACIÓN DE CELDAS, DIRECCIÓN DEL TEXTO Y MÁRGENES DE CELDA:
Permite la alineación de datos del contenido de la tabla hacia la parte de arriba, abajo, derecha, izquierda y centro.
Dirección del texto: Permite cambiar la dirección del texto de las celdas seleccionadas. Al hacer varias veces selección de mouse (clic) en este botón, se activan las direcciones disponibles en 90o. Márgenes de Celda: permite el acceso a modificar el margen entre las celdas y el espacio entre las celdas previamente seleccionadas.
6. ÁREA DATOS:
Ordenar: Ordena los datos seleccionados de tipo texto alfabetizándolos (en forma ascendente, también ordena los datos numéricos).
Repetir filas de título: Repite las filas de encabezado en todas las páginas. Este proceso afecta únicamente a las páginas que tienen más de una página.
Convertir tabla en texto: Convierte el contenido de la tabla en texto normal. Puede seleccionar que carácter desea utilizar para separar las columnas.
Fórmula: Agrega una fórmula a una celda para realizar operaciones de cálculo con funciones básicas como suma, recuento, etc.
Ejercicio No1:
1. Crear la siguiente tabla de 4 columnas x 6 filas.
Página 12 3. Asignación de Bordes y Sombreado
Opción VALOR / TODOS. Estilo de línea: Doble línea. Color: Azul oscuro.
Ancho: 1 ½ pto.
4. Asignamos sombreado a la tabla
Asignación de Sombreado / Relleno: Color anaranjado / Énfasis 6 / Claro 80% Asignación de Sombreado / Tramas: Estilo Horizontal Claro
Ejercicio No2:
Crear una tabla de 3 columnas y 5 filas, asignar margen de celda superior e inferior de 0.25 cm, personalizar los bordes, tal como se aprecia:
Ejercicio No3:
Crear una tabla de 3 columnas y 6 filas, asignar margen de celda superior e inferior de 0.20 cm, personalizar los bordes, tal como se aprecia:
Página 13 Ejercicio N 4: Crear una tabla de 4 columnas y 5 filas, asignar margen de celda superior e inferior de 0.30 cm, asignar personalizado de estilo de tabla desde la ficha Diseño, escoger el modelo Cuadrícula clara – Énfasis 4 y reforzar la personalización de los bordes.
Ejercicio No5: Crear una tabla de 5 columnas y 6 filas, asignar los bordes y espacios desde la opción margen según su criterio. Digitar el siguiente contenido tal como se aprecia en la imagen:
ORDENAR EL CONTENIDO DE UNA TABLA 1. Seleccione la columna que desee ordenar.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Presentación, en el área Datos, selección de mouse (clic) en Ordenar.
3. En la lista será, selección de mouse (clic) en Con encabezado o en Sin encabezado. 4. Selección de mouse (clic) en Opciones.
5. Bajo opciones, active la casilla de verificación Ordenar sólo columnas. 6. Selección de mouse (clic) en Aceptar.
