I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador de Gestión Documental
Superior Inmediato: Subdirector Administrativo y Financiero
Personal a Cargo: Analista de Gestión Documental, Auxiliar Administración de Documentos, Auxiliar de Oficina, Mensajero
Dependencia: Coordinación de Gestión Documental
II. NATURALEZA DEL CARGO
Adoptar programas para administrar adecuadamente el Sistema de Gestión Documental, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación.
III. FUNCIONES
1. Dirigir y controlar las actividades del personal a su cargo y dar instrucciones al personal sobre la producción, radicación, trámite, organización, transferencia, consulta, conservación y eliminación de documentos, según los procedimientos establecidos en la Caja.
2. Elaborar y divulgar la programación de las transferencias documentales de cada dependencia y remitirlo a la Subdirección Administrativa y Financiera para su aprobación. 3. Controlar el envió de la correspondencia interna y externa despachada, coordinando la
entrega a su destino final.
4. Recibir las unidades documentales físicas y verificar su contenido con lo registrado en el formato destinado para tal fin.
5. Asignar número único de inventario a cada unidad de conservación e incluirlo en el formato de inventario y transferencia documental para su impresión y firma, coordinar su respectiva actualización.
6. Administrar la gestión de comunicación escrita de los documentos internos y externos de la Corporación.
7. Coordinar y asesorar a las diferentes dependencias de la Corporación en la organización, administración de los archivos de gestión que son la fuente primaria de información para alimentar el archivo central.
8. Asesorar al personal encargado de cada dependencia sobre la organización, manejo y reglamentación del archivo.
9. Reunir todo el conjunto documental de las dependencias y oficinas de la Corporación de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
10. Certificar que los documentos que serán digitalizados cuentan con los atributos de integridad, contenido, confidencialidad, fecha y la hora y no repudio (sin enmendaduras), conservados para su posterior consulta y trazabilidad; y disponibilidad y continuidad.
11. Autenticar el proceso de conversión de imágenes con respecto a la metadata.
12. Firmar las certificaciones requeridas de los documentos digitalizados cuando sea necesarios. 13. Validar por medio de la firma las actas que se generen durante el proceso de digitalización de
14. Vigilar que todo el proceso de conversión de documentos se haga bajo la normatividad técnica concordante.
15. Asegurar que a partir de los de los documentos originales de archivo y sus imágenes digitalizadas se puedan reproducir unas imágenes idénticas en forma, presentación, tamaño y características visuales a los originales.
16. Controlar e identificar que el volumen de documentos físicos a digitalizar sea igual al digitalizado.
17. Velar por el cumplimiento del protocolo de digitalización de documentos.
18. Coordinar y supervisar la organización y conservación de todos los documentos de la Corporación de acuerdo a las normas técnicas establecidas para tal fin.
19. Velar por que el archivo disponga de los medios técnicos y tecnológicos que faciliten su labor. 20. Extender certificaciones o constancias con base en los fondos documentales en el archivo
central.
21. Supervisar el préstamo de documentos a las diferentes dependencias de la Caja.
22. Coordinar la programación del traslado de documentos de las dependencias al archivo central.
23. Cumplir con las funciones de secretariado de acuerdo a lo establecido en el comité de archivo y dar curso a las decisiones aprobadas.
24. Presentar al comité de Archivo el listado de los documentos para depurar.
25. Elaborar y tramitar los proyectos o documentos que deban someterse a la aprobación del comité de archivo.
26. Implementar el Programa de Gestión Documental en la Corporación.
27. Velar por la aplicación e implementación de las tablas de retención documental en cada una de las dependencias de la Corporación.
28. Implementar las tablas de valoración documental en el Fondo Acumulado.
29. Elaborar el plan operativo y presupuesto de inversiones y gastos de la Coordinación de Gestión Documental.
30. Realizar Informes de gestión y auditoría, dirigidos a su Jefe inmediato o a quien lo requiera. 31. Velar por la supervisión e interventoría de los contratos que celebre Cofrem, referentes a las
áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignados por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes.
32. Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación.
33. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición.
34. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 35. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las
especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos.
36. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias.
37. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos.
38. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones.
39. Utilizar correctamente los EPP y cumplir con las normas e instrucciones del Programa de salud ocupacional y Reglamento de higiene y seguridad industrial.
40. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora.
41. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia.
42. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado.
43. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia.
44. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 45. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su
dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo.
46. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la División de Gestión Humana y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 47. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de
mejora continua.
48. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato.
IV AUTONOMIA
- Ejercer control sobre las estrategias implementadas para el cuidado, producción, organización y protección de los documentos del archivo de la Corporación.
- Recibir o rechazar la correspondencia que no cumpla con los requisitos establecidos en los procedimientos de la Corporación.
V. RESPONSABILIDAD
Compras internas - Envía requerimientos para la adquisición de
bienes y/o servicios. Respuesta a las Sugerencias, Quejas,
Reclamos y Derechos de Petición
- Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica.
Seguridad y Salud en el Trabajo
-Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo.
-Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
-Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
1. Responsabilidades por proceso
Proceso Responsabilidad
Gestión Documental
- Lidera todas las actividades administrativas y técnicas en la planeación del manejo, organización, consulta, trámite, transferencia y disposición final de la documentación producida y recibida de la Caja. Elaboración de Contratos
- Revisa las propuestas para la contratación de mensajería y remite a jurídica para la legalización del contrato.
Gestión de Calidad
- Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad
- Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad.
Gestión por Competencias
- Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de sus colaboradores cuando así se requiera.
- Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia.
- Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo.
- Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas.
Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo
2. Comités en los que participa
Comité Objetivo Frecuencia
Comité de Archivo
Aprobar y depurar archivos de la entidad y definir políticas de Gestión documental.
3. Informes que reporta
Informes Dirigido a: Frecuencia
Informes de Gestión Jefe Planeación
Corporativa Trimestral
Informes Indicadores de procesos Jefe Área de Calidad Mensual
Planes de acción de auditoria Auditoria Interna y
Gestión Interna
Cuando sea requerido
4. Relaciones con el entorno
Internas Todas las dependencias
Externas Proveedores
Afiliados
5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o
equipos: - Equipo de cómputo.
b. Dinero, títulos o documentos - Archivo Central c. Nivel de Confidencialidad - Alto
VI. REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACION Título profesional en Administración de Empresas y
áreas afines.
FORMACION
- Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo
- Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia
- Archivística y Conservación de documentos - Tabla de retención documental
EXPERIENCIA Dos (2) años en cargos similares.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES - Indicadores de gestión - Archivística - Elaboración de informes - Office e Internet
Nota: Por disposición del Consejo Directivo, a partir de la fecha de aprobación y vigencia del presente manual, los trabajadores tendrán un plazo de dos (2) años para entregar a la División de Gestión Humana las evidencias de educación y formación relacionadas en el presente documento.
COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO
D C B A
Calidad del servicio 10 X
Liderazgo para el cambio 15 X
Pensamiento estratégico 10 X
Trabajo en equipo 10 X
Orientación a resultados 10 X
Comunicación Efectiva 10 X
Gestión documental 35 X
ELABORO REVISO APROBÓ
Director Administrativo
AUTORIZÓ Consejo Directivo
DOCUMENTO CONTROLADO
Jefe de División del Gestión Humana
Cargo: Subdirector
Administrativo y Financiero
Nombre:
Héctor Orlando Solano Novoa
Presidente: Gregory
Enrique Martínez Solís
Acta: Nombre:
Jorge Arturo Leyva Pedraza
Nombre: Sandra Milena
Carrillo Pulido
