Sample General Letter-English
Dear Parent/Guardian:
We have been notified that someone in the school/facility has been diagnosed with the communicable disease listed on the attached fact sheet. The fact sheet explains the signs, symptoms and other concerns regarding this disease.
Many communicable diseases do not represent a significant risk to others, however for a few, medical evaluation is essential. It is necessary for you to watch your child for the signs and symptoms listed on the fact sheet. If indicated, please seek prompt medical attention. It may be necessary to keep him/her home until the symptoms resolve or until your child receives treatment.
By notifying you promptly of this possible exposure, we are providing the best care for your child. In any setting, it is common for some children to become ill. At times this is not preventable. When we notify you of an illness, we are trying to control the spread and prevent new cases of illness. We try to keep our children healthy and happy.
If you have any questions about this situation please contact us immediately. For further information about this illness, you may also call the Kane County Health Department’s Communicable Disease Program at 630-208-3801.
Sincerely, _____________________________ School Official ____________________________ Date
Sample General Letter-Spanish
Estimados Padres,
Nos han informado que alguien en su escuela/facilidad ha sido diagnosticado con alguna enfermedad transmisible anotado en la lista de información incluida. La lista de
información explica las señales, síntomas y otra información sobre la enfermedad. Muchas enfermedades transmisibles no representan riesgos significantes como quiera para algunos, una evaluación médica es esencial. Es necesario que usted este revisando su niño(a) para las señales y síntomas que están anotadas en la lista. Si tiene los
síntomas indicados en la lista por favor busque atención médica o tratamiento enseguida.
Con el hecho de avisarle puntualmente de la exposición posible estamos proveyendo el mejor cuidado para su niño(a). Es común que algunos niños se enfermen sin importar el ambiente. Hay veces que no se puede evitar. Cuando le informamos de alguna
enfermedad, estamos tratando de controlar la transmisión y prevenir nuevos casos de la enfermedad. Tratamos de mantener nuestros niños saludables y contentos.
Si tiene alguna pregunta sobre esta situación por favor comuníquese con nosotros inmediatamente. Para mas información sobre esta enfermedad también puede llamar le al Departamento de Salud del Condado de Kane al programa de enfermedades transmisibles al 630-208-3801.
Sinceramente,
Oficial de la Escuela Fecha
Sample Pertussis Letter-English
Dear Parent/Guardian,
Kane County Health Department has notified us that a student in our facility has been diagnosed with pertussis (whooping cough). The student will not return to school until he/she is no longer contagious. Pertussis is a highly infectious and usually mild illness that is easily transmitted through coughing and sneezing and may last for several months.
Please refer to the attached Pertussis Fact Sheet for more information. Although most people recover completely from pertussis, complications from the disease can be severe in high risk groups, especially infants under one year, and children who have not been fully immunized against the disease.
All close contacts to a person with a case of pertussis are recommended to receive antibiotic treatment even if they have been vaccinated against it.
If you are notified that your child has been a close contact of a case, please contact your child’s physician to advise them regarding your child’s exposure to pertussis and to arrange for antibiotic treatment.
If you are not notified that your child has been identified as a close contact of a
case, simply be alert for symptoms of pertussis and contact your health provider
if the symptoms appear.
Testing for pertussis is not indicated for individuals who are not symptomatic.
Frequent hand washing and respiratory hygiene (e.g. covering your cough, coughing into tissues, disposing of tissues promptly) are important practices that help to limit the spread of infection.
If you have any questions please feel free to contact us immediately or call the Kane County Health Department at 630-208-3801.
Thank You, _________________________________ School Official ________________________________ Date
Sample Pertussis Letter-Spanish
El Departamento de Salud del condado de Kane nos informo que algún alumno en su escuela/facilidad ha sido diagnosticado con pertussis (tosferin). El alumno no regresara a la escuela hasta que el/ella ya no sea contagioso. Pertussis es una enfermedad muy contagiosa y usualmente una enfermedad leve que es transmitida fácilmente por medio de la tos y estornudos y puede durar varios meses.
Por favor lea la lista de información para más información. Aunque la mayoría de las personas se recuperan completamente de pertussis las complicaciones de esta enfermedad pueden ser severas en grupos de alto riesgo, especialmente infantes menores de un año de edad y niños que no han sido completamente vacunados contra la enfermedad.
Todas las personas que han tenido contacto cercano con una persona con la enfermedad se les recomiende que reciban un tratamiento de antibióticos aunque hayan sido vacunados contra la enfermedad.
Si le informaron que su hijo(a) ha tenido contacto cercano de algún caso Por favor comuníquese con el doctor de su hijo(a) para informarle sobre la exposición de su hijo(a) a la enfermedad y para acordar un tratamiento antibiótico
Si no le avisaron que su hijo(a) ha tenido contacto cercano de alguien con la
enfermedad, simplemente este atento a los síntomas del pertussis y
comuníquese con su medico si aparecen los síntomas.
La prueba de pertussis no es indicada para los individuos que no muestran síntomas
Lavarse las manos y higiene respiratorio (ejemplo cubrirse la tos, toser en pañuelos de papel, y disponer de los pañuelos rápidamente) son importantes practicas que ayudan a limitar la transmisión de la infección. Si tiene alguna pregunta por favor comuníquese con nosotros inmediatamente o llame al Departamento de Salud al
630-208-3801. Gracias,
Oficial de la Escuela
Sample Pertussis Letter for Close Contacts - English
Dear Parent/Guardian,
Your child has been identified as a close contact of a child in our school/facility who has been diagnosed with pertussis (whooping cough). Kane County Health Department recommends that you contact your child’s physician to advise them regarding your child’s exposure to pertussis and to arrange for antibiotic treatment.
Pertussis is a highly infectious and usually mild illness that is easily transmitted through coughing and sneezing and may last for several months. Please refer to the attached Pertussis Fact Sheet for more information. Although most people recover completely from pertussis, complications from the disease can be severe in high risk groups, especially infants under one year, and children who have not been fully immunized against the disease.
All close contacts to a person with a case of pertussis are recommended to receive antibiotic treatment even if they have been vaccinated against it. In addition, frequent hand washing and respiratory hygiene (e.g. covering your cough, coughing into tissues, disposing of tissues promptly) are important practices that help to limit the spread of infection.
If you have any questions please feel free to contact us immediately or call the Kane County Health Department at 630-208-3801. Thank You, ______________________________________ School Official _______________ Date
Sample Pertussis Letter for Close Contacts - Spanish
Estimado Padre/Guardián,
Su hijo(a) ha sido identificado como un contacto cercano de algún niño(a) en nuestra escuela/facilidad que ha sido diagnosticado con pertussis (tos ferina). El Departamento de Salud del Condado de Kane recomiende que se comunique con el doctor de su hijo(a) para avisarle sobre la exposición de pertussis y para acordar un tratamiento antibiótico. Pertussis es una enfermedad muy contagiosa y usualmente leve que es transmitida fácilmente por medio de la tos o estornudo y puede durar varios meses. Por favor lea la Lista de Información de Pertussis incluida para más información. Aunque la mayoría de la gente se recupera completamente de pertussis las complicaciones de esta
enfermedad pueden ser severas en grupos de alto riesgo, especialmente infantes menores de un año y niños(a) que no han sido completamente vacunados contra la enfermedad.
A todas las personas que han tenido contacto cercano con una persona con la enfermedad se les recomiende que reciban un tratamiento de antibióticos aunque hayan sido vacunados contra la enfermedad También se les recomiende lavar las manos frecuentemente y higiene respiratorio (ejemplo, cubrirse la tos, toser en pañuelos de papel, disponer de los pañuelos rápidamente) son importantes practicas que ayudan a limitar la transmisión de la infección. Si tiene alguna pregunta por favor comuníquese con nosotros inmediatamente o llame al Departamento de Salud al 630-208-3801.
Gracias,
Oficial de la Escuela Fecha
Chickenpox Letter -English
Dear Parent/Guardian
This letter is to notify you that some children attending ___ center have contracted chickenpox. Chickenpox causes an acute illness with a rash that result in children missing days at school while they have a rash and parents missing work when they stay home to take care of their children. Most children now are vaccinated with at least one dose of chickenpox vaccine, but because one dose of the vaccine is 80-85% effective for preventing chickenpox, it is not unusual to see breakthrough disease. Two doses of chickenpox vaccine are now routinely
recommended for children.
Background
Chickenpox is a very contagious infection caused by a virus. It is spread from person- to- person by direct contact or through the air from an infected person’s coughing or sneezing. It causes a blister-like rash, itching, tiredness, and fever lasting an average of 4 to 6 days. Most children recover without any problems. Chickenpox can be spread for 1-2 days before the rash starts and until all blisters are crusted or no new lesions appear within a 24-hour period. It takes between 10-21 days after contact with an infected person for someone to develop chickenpox. Chickenpox in vaccinated persons is generally mild, with a shorter duration of illness and fewer than 50 lesions. The rash may be atypical with red bumps and few or no blisters.
Chicken Pox Vaccine Recommendations
If your child is older than12 months of age and has no documentation of receiving any
chickenpox vaccine and does not have a documented history of having had chickenpox, your child may be eligible to receive a first dose of chickenpox.
If your child has received one dose of the chickenpox vaccine and it has been longer than 3 months since that vaccine was administered, your child may be eligible to receive a second dose of chickenpox, which may provide added protection should exposures occur in the future.
If your child is less than12 months of age no action is indicated. Your child is not eligible for vaccine. Children less than 6 months may have some level of immunity to chickenpox which was passed from mother to child during pregnancy.
If your child has received two doses of the chickenpox vaccine, no action is required at this time.
If your child or anyone in your household currently has symptoms that look like chickenpox:
Contact your regular health care provider to discuss your child's symptoms and to see if anyone in the home needs to be vaccinated.
¾ Contact the daycare to report your child's symptoms such as fever, headache or other constitutional symptoms and atypical skin lesions. ¾ Anyone who report chickenpox, immediately should avoid contact with others who have not had chickenpox or who are not vaccinated against chickenpox. They should not attend school, day care, work, parties and/or other gatherings until the blisters become crusted (about 4‐6 days after rash appears), or no new lesions appear within a 24‐hours period. Keep all chickenpox spots and blisters and other wounds clean and watch for possible signs of infection; including increasing redness, swelling, drainage and pain at the wound site. ¾ If you or anyone else in your household has a weakened immune system or is pregnant and has never had chickenpox or the vaccine, talk with your doctor immediately. ¾ To make us aware of a case of chicken pox or if you have questions, please contact the school at the xxxx number.
Chickenpox Letter ‐Spanish
Esta carta es para notificarle a usted, sobre algunos niños que asisten al xxxx que han contraído varicela. La varicela es una enfermedad contagiosa, el cual resulta en una ampolla o un salpullido. Como resultado de esta enfermedad, los niños pierden días de escuela mientras tienen el salpullido, y que los padres pierdan días de trabajo mientras están en casa cuidando de sus niños. La mayoría de los niños, ahora mismo están vacunados, con por lo menos una dosis de la vacuna. Debido, a que esta vacuna es efectiva en un 80‐85% para prevenir varicela, no es nada raro que aparezca la enfermedad. Actualmente se recomiendan dos dosis de la vacuna de varicela. Historia La varicela es una infección contagiosa causada por un virus. Esta enfermedad se pasa de una persona a persona, cuando se tiene contacto directo o a través del aire cuando una persona infectada tose o estornuda. Esta causa una ampolla (vejiga), salpullido, piquiña (comezón), cansancio, y fiebre (calentura) que dura un promedio de 4 a 6 días. La mayoría de los niños se recuperan sin problemas. La varicela se puede propagar desde el primer o segundo día antes de que aparezca el salpullido y hasta que las ampollas (vejigas) estén duras o con costra o no aparezcan mas lesiones por un periodo de 24 horas. Toma entre 10 a 21 días después del contacto con una persona infectada para que alguien desarrolle varicela. La Varicela en personas vacunadas es generalmente leve, con un periodo de duración corto y con menos de 50 lesiones. El salpullido puede ser no típico de varicela con unas cuantas bolitas o ninguna. Recomendaciones para la vacuna de la varicela: • Si su niño/niña es mayor de 12 meses de edad, y no tiene documentación de haber recibido la vacuna de varicela, y no tiene ningún historial documentado de haber tiendo varicela, su niño/niña puede ser elegible para recibir la primera dosis de la vacuna de varicela. • Si su niño/ niña ha recibido una dosis de la vacuna para la varicela, y han pasado más de 3 meses desde que la vacuna se administro, su niño/ niña puede ser elegible para recibir la segunda dosis de la vacuna de varicela, la cual puede proveerle y añadir protección a su niño/niña en caso de exposiciones futuras. • Si su niño/niña es menor de 12 meses de edad ninguna acción es indicada. Su niño no es elegible para la vacuna. Niños menores de 6 meses pueden tener algún nivel de inmunidad a la varicela, la cual es pasada de la madre al niño durante el embarazo. • Si su niño/niña ya recibió 2 dosis de la vacuna de varicela, ninguna acción es requerida en este momento. Si su niño o alguien en su hogar tiene o presenta síntomas parecidos a los de varicela: • Comuníquese con su proveedor de salud, para discutir los síntomas de sus niños/niñas, y para ver si alguien más en el hogar necesita ser vacunado.• Comuníquese con la guardería de niños para reportar los síntomas de sus niños/niñas como la fiebre, dolor de cabeza u otros síntomas y salpullido. • Cualquiera que reporte varicela, inmediatamente debe evitar el contacto con otros que no han tenido varicela, o con aquellos que no han sido vacunados contra la varicela. Las personas que tengan síntomas de varicela, no deben asistir a la escuela, la guardería, al trabajo, o asistir a fiestas y otras reuniones, hasta que las ampollas estén con costra (ocurre 4‐6 días después que el salpullido aparece), o que no hayan aparecido nuevas lesiones en un periodo de 24 horas. Mantenga todas las lesiones de varicela o ampollas y otras heridas limpias. Observe por posibles síntomas de infección, incluyendo enrojecimiento, hinchazón, drenaje y dolor alrededor del área de la herida. • Si usted o alguien en su hogar tiene un sistema inmune débil, o si está embarazada y nunca ha tenido varicela o la vacuna de varicela, hable con su doctor inmediatamente. Para informarnos de algún caso de varicela o si usted tiene preguntas, por favor llame al xxxxxx.
Sample Norovirus Letter -English
Dear Parent/Guardian,
The purpose of this letter is to inform you of an increased number of children who attend _______ School reporting symptoms of gastrointestinal illness. The Kane County Health Department has been in contact with the School and has begun a collaborative investigation.
A common cause of gastrointestinal outbreaks is norovirus. Norovirus outbreaks increase in the colder months of the year. Norovirus infection can cause vomiting and diarrhea approximately 24-48 hours after exposure to the agent. Usually, over 40 percent of ill persons in a norovirus
outbreak will experience vomiting.
Symptoms typically resolve within a few days without treatment. Although norovirus generally does not cause a severe illness, it can result in dehydration particularly in children and the elderly. Norovirus outbreaks result from person to person spread or from consumption of contaminated food, ice or drinks. The virus is easily transmitted person to person.
The following are recommended to prevent and limit transmission:
Frequently wash your hands, especially after toileting and before eating or preparing food. Hands should be washed with warm water and soap for a minimum of 20 seconds. Good
Hygiene is the best way to prevent transmission of Norovirus.
Thoroughly clean and disinfect contaminated surface immediately after an episode of
diarrhea or vomiting by using a bleach-based household cleaner. If using liquid household bleach prepared daily, one part bleach to nine parts water (1:10 dilution) is recommended.
Immediately remove and wash clothing or linens that may be contaminated with feces or
vomitus (use hot water and soap).
Persons who are experiencing symptoms of gastrointestinal illness should stay home from
school until 24 hours after symptoms have stopped.
Sample Norovirus Letter -Spanish
Estimado Padre/Persona encargada del cuidado del niño(a),
El propósito de ésta carta, es para informarle de un aumento en el número de niños que han reportado síntomas gastrointestinales en la Escuela Wesfield Community School. La Escuela ha contactado al Departamento de Salud del Condado de Kane, y se hemos iniciando una investigación en conjunto.
Una causa común de de las enfermedades gastrointestinales es el Norovirus. Los brotes de Norovirus, aumentan durante los meses más fríos del año. La infección de Norovirus puede causar vomito y diarrea, aproximadamente entre 24 a 48 horas después de estar expuesto al agente infeccioso. Usualmente, más del 40 % de las personas enfermas de Norovirus presentan vomito.
Típicamente, los síntomas se resuelven entre pocos días sin tratamiento. Aunque el norovirus generalmente no causa una enfermedad severa, esta puede resultar en deshidratación, particularmente en los niños y ancianos. Los brotes de Norovirus se transmiten de persona a
persona, o por consumo de comida, bebidas o hielo contaminados. El virus es fácilmente transmitido de persona a persona.
Las siguientes, son algunas recomendaciones para prevenir y limitar la transmisión:
Lave sus manos frecuentemente, especialmente después de usar el baño, antes de comer o
preparar comida. Las manos deben ser lavadas con agua tibia y jabón por un mínimo de 20 segundos. Una buena higiene es la mejor manera de prevenir la transmisión del Norovirus.
Limpie y desinfecte completamente las areas contaminadas con liquidos o detergentes que
contengan cloro. Si va a preparar el liquido diariamente en su casa, se recomienda que ponga una parte de cloro por nueve partes de agua (1:10 dilución).
Inmediatamente remueva y lave la ropa, sabanas o toallas que puedan estar contaminadas
con materia fecal o vomito. Use agua caliente y jabón.
Las personas que están sintiendo síntomas gastrointestinales, deben estar en la casa 24 horas después de que los síntomas hayan terminado.
Sample Flu Letter- English
Dear Parents,
Now that school has started, the flu season is just around the corner. You can
help protect your family by following a few simple steps.
The best way to prevent the flu is to get a flu shot! And remember the three C’s:
Cover your cough, clean your hands, and contain the illness by staying home
when you are sick. And you should stay at home for 24 hours once your fever is
gone.
If when your child becomes ill with a fever of more than 100 degrees and has a
cough and/or sore throat, he or she has what is called an “influenza-like illness,”
or ILI. When you call to report that your child will be staying home, it is important
that you tell the school nurse this information. The nurse will be passing that
information along to the Health Department. For the purposes of this report,
personal information will not be sent to the Health Department. This, along with
information gathered from hospital emergency rooms and local testing
laboratories, provides a true picture of flu activity in your school and in the
community.
You can find more flu information including a weekly flu report starting October
14 by visiting the Kane County Health Department’s web site at
Sample Flu Letter- Spanish
Estimados Padres,
Ahora que el año escolar ha comenzado, la estación de gripe llegará pronto. Usted puede ayudar a proteger a su familia siguiendo estas precauciones.
La mejor manera de prevenir la gripe es la vacuna de gripe. Recuerde que debe cubrirse la boca cuando tose, lavarse las manos y quedarse en casa cuando esté enfermo. Además, debe quedarse en casa 24 horas después de que se le haya quitado la fiebre.
Si cuando su niño se enferme con fiebre más de 100 grados y tenga tos y/o le duela la garganta, él o ella se han enfermado con la gripe o como le dicen en el Departamento de Salud, ‘Influenza-Like-Illness.’ Cuando usted llame para reportar que su niño (a) va a tener que faltar a la escuela, es importante que usted le diga a la enfermera escolar el razón de la ausencia. Esta es una de las mejores maneras de conseguir información sobre la actividad de gripe en su escuela. La enfermera comunicará estos datos al Departamento de Salud del Condado de Kane. Este reporte no tendrá ninguna información personal. Este reporte y la información conseguida de las salas de emergencias de los hospitales y de los exámenes de laboratorios locales proveen una imagen de la actividad de gripe en su escuela y en la comunidad.
Usted puede encontrar más información sobre la gripe semanalmente al partir del 14 de Octubre visitando la red de información del Departamento de Salud;
