Apoyo integral en la división de recaudo y cobranzas (DIAN) seccional Barrancabermeja

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(1)APOYO INTEGRAL EN LA DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS (DIAN) SECCIONAL BARRANCABERMEJA. LETICIA SANABRIA MACIAS. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BARRANCABERMEJA 2019.

(2) APOYO INTEGRAL EN LA DIVISION DE RECAUDO Y COBRANZAS (DIAN) SECCIONAL BARRANCABERMEJA. LETICIA SANABRIA MACIAS. Informe presentado como requisito para optar al título profesional de Administración de Empresas. Asesor: Yaneska Mendoza Lameda. Docente: Administración de Empresas. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BARRANCABERMEJA 2019.

(3) Contenido. Glosario ....................................................................................................................................... 1 Resumen........................................................................................................................ 4 Abstract……………………………………………………………………………… 5 Descripción y naturaleza de la organización……………………….............................................................................. 6 1.1. Misión ........................................................................................................................ 6. 1.2. Visión ........................................................................................................................ 6. 1.3. ¿Cuál es el objeto de la entidad? ........................................................................................................................ 7. 2.. Requerimientos de la organización ............................................................................................................................... 8. 3.. Plan de acción ............................................................................................................................... 9. 4.. Actividades realizadas …………............................................................................................................... 10.

(4) 4.1. Conformación de expedientes para normalización de cartera……………………………………………………………………… 10. 4.2. Depósitos judiciales al fondo de gestión……………………………………………………………………… 10. 4.3. Revisión programa retenciones ineficaces…………………………………………………………………… 12. 4.4. Apoyo en el área de Archivo…………........................................................................................... 12. 5.. Logros y lecciones aprendidas…………….......................................................................................... 13. 6.. Limitaciones, conclusiones y recomendaciones………………………………………………………………… 14. Bibliografía................................................................................................................... 16 7.. Anexos................................................................................................................... 17.

(5) Lista de anexos. Anexo A. Conformación de expedientes para la normalización de cartera………………………………………………………………………………… 17 Anexo B. Depósitos judiciales al fondo de gestión…………………………………………………………………….…………. 17 Anexo C. Revisión programa retenciones ineficaces……………………………………………………………………….……. 18 Anexo C. Apoyo en el área de archivo……………………………………………………………………………… 18.

(6) 1. Glosario Contribuyentes. Es el responsable directo del pago del tributo, respecto de quienes se realiza el hecho generador de la obligación tributaria.. UVT. Medida de valor que permite ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El valor de la Unidad de Valor Tributario se reajustará anualmente en la variación del índice de precios al consumidor para ingresos medios, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, en el período comprendido entre el primero (1) de octubre del año anterior al gravable y la misma fecha del año inmediatamente anterior a este.. Devolución Acción por medio de la cual la DIAN reintegra al contribuyente los saldos a favor, pagos en exceso o pagos de lo no debido determinados en una liquidación privada de las declaraciones tributarias y/o aduaneras, o en una actuación oficial, siguiendo los procedimientos y cumpliendo los requisitos establecidos para tal fin..

(7) 2. Obligación. Vínculo jurídico por el cual una persona queda sujeta a realizar a favor de otra una prestación lícita, posible y determinable.. IVA. La sigla IVA hace referencia a un tributo o impuesto que deben pagar los consumidores al Estado por el uso de un determinado servicio o la adquisición de un bien.. Impuesto al consumo. El impuesto nacional al consumo es generado por la prestación del servicio, la venta al consumidor final o la importancia por parte del usuario final.. Depósito judicial. documento que incorpora una suma de derecho representado en un valor.. Obligación financiera. El servicio de la obligación financiera se basa en principios contables, económicos y financieros, en donde cada uno de los documentos presentados por los obligados que tienen afectación en los saldos, se registran en forma cronológica aplicando los lineamientos legales para la generación de cuotas, modificación de saldos por correcciones privadas o liquidaciones oficiales, la.

(8) 3. imputación de los pagos, el cálculo de intereses moratorios, la determinación de saldos a favor y excedentes, actualización de sanción y para obligaciones aduaneras adicionalmente ajustes por diferencia en tasa de cambio, legalizaciones y modificaciones a la declaración inicial.. Cruce de cuentas. Operación que consiste en extinguir derechos y obligaciones expresas y exigibles a la fecha de cruce, entre entidades contables públicas que son recíprocamente deudoras y acreedoras, de conformidad con las disposiciones normativas que las autoricen.. Retención en la fuente. la retención en la fuente no es ningún impuesto, sino que es el simple cobro anticipado de un determinado impuesto que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.. Retenciones ineficaces. Las declaraciones de retención en la fuente tendrán efectos legales siempre que su pago total sea realizado dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo para que sean presentadas. Si el agente retenedor no paga en el término señalado, la declaración se dará como ineficaz..

(9) 4. Resumen. En el presente informe se verán reflejadas las actividades realizadas en el tiempo de la práctica profesional que se llevaron a cabo desde el 1 de agosto al 15 de noviembre del 2019 por la estudiante del programa de Administración de Empresas Leticia Sanabria Macías, quien desarrolló dicha actividad en la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN),. En mis prácticas profesionales, la función principal fue ser el apoyo del jefe de recaudo y cobranzas SONIA PATRICIA GONZALEZ, las cuales eran retroalimentar las diversas bases de datos que se manejan en dicha división, conformar expedientes de contribuyentes morosos, revisar los diferentes documentos que se manejan o envían a los contribuyentes, confirmar que los datos correspondan de acuerdo a cada contribuyente.. En la práctica profesional se realizaron distintas actividades y fue cumplido lo realizado satisfactoriamente el plan de acción establecido por la Entidad, los funcionarios fueron un acompañamiento importante en todo el transcurso de las practicas ya que son personas con una excelente disponibilidad al momento de resolver una duda o inquietud y esto me ayudó a tener una excelente disposición al momento de realizar alguna actividad específica y así obteniendo los mejores resultados. Para dar por terminada la práctica profesional la estudiante da unas observaciones y recomendaciones con el fin de ayudar a mejorar las situaciones que se reflejaran en el presente informe..

(10) 5. Abstract. This report will reflect the activities carried out in the time of professional practice that were carried out from 1 August to 15 November 2019 by the student of the Program of Business Administration Leticia Sanabria Macías, who developed this activity in the Directorate of Tax and National Customs (DIAN).. In my professional practices, the main function was to be the support of the head of collection and collections SONIA PATRICIA GONZALEZ, which were to feed back the various databases that are managed in that division, to form files of delinquent taxpayers, review the different documents that are handled or sent to taxpayers, confirm that the data corresponds according to each taxpayer.. In professional practice, different activities were carried out and the action plan established by the Entity was successfully implemented, the officials were an important accompaniment throughout the course of the practices as they are persons with excellent availability when resolving a question or concern and this helped me to have an excellent willingness when performing some specific activity and thus obtaining the best results. To terminate the professional practice, the student gives a few observations and recommendations in order to help improve the situations reflected in this report..

(11) 6. 1. Descripción y naturaleza de la organización. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (conocida como DIAN son sus siglas) es una unidad administrativa especial (UAE) del estado colombiano. “La DIAN está organizada como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público”. (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales , 2019). 1.1 Misión. “Facilitar y garantizar el entendimiento y cumplimiento de los deberes tributarios, aduaneros y cambiaros, para contribuir a la seguridad fiscal del estado y la competitividad del país”. (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales , 2019). 1.2 Vision. “Ser reconocida como una organización innovadora y referente del Estado y de otras Administraciones del mundo, generando una confianza y orgullo en nuestros grupos de interés”. (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales , 2019).

(12) 7. 1.3 ¿Cuál es el objeto de la entidad?. “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad”. (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales , 2019).

(13) 8. 2. Requerimientos de la organización. La división de recaudo y cobranzas de la dirección de impuesto y aduanas nacionales DIAN, solicita el acompañamiento de pasantes ya que no cuenta con el suficiente personal para la cantidad de procesos y labores que se realizan allí, ya que con el paso del tiempo la lista de contribuyentes morosos ha ido incrementando por lo tanto se necesita de más personal para tener el control y seguimiento de acuerdo a los objetivos de la división..

(14) 9. 3. Plan de acción. OBJETIVO GENERAL Apoyar el proceso de Administración de Cartera. OBJETIVOS ESPECIFICOS . Elaborar lista de chequeo para la conformación de expedientes de redimibles para la normalización de saldos.. . Realizar actividades de revisión y verificación para dar cumplimiento a los programas (como por ejemplo listado de contribuyentes con inconsistencias, con obligaciones penalizables, etc.).

(15) 10. 4. Actividades realizadas. 4.1 Conformación de Expedientes para Normalización de Cartera Para conformar un expediente se desarrollan los siguientes pasos . Consultar la obligación financiera de cada contribuyente.. . La obligación debe tener una cuantía menor o igual a 40 UVT (1.370.800). . Descargar el reporte por año de cada contribuyente.. . Consultar si tenía firma electrónica.. . Descargar la declaración que está en mora. . Descargar el RUT.. . Verificar en el aplicativo SIPAC que el estado de la obligación estuviera cerrado.. . Que el proceso tenga más de seis meses en estado cerrado.. . Lista de chequeo. . Elaboración de caratula en la cual va registrado los datos de los contribuyentes como (nombre, NIT y dirección). 4.2 Depósitos Judiciales al Fondo de Gestión El proceso que se lleva a cabo para realizar los cruces para aplicar los depósitos judiciales al fondo de gestión son . Se verifica en el SIPAC que no tenga procesos abiertos.. . Que en la obligación financiera no mostrara deuda nueva..

(16) 11. . Verificar si los contribuyentes tenían vinculación a terceros que significa si los contribuyentes son socios de alguna empresa y si la empresa a la cual está vinculado no tenga deuda con la entidad.. . El saldo a favor debía estar disponible desde el 30 de agosto de 2018. Todo este proceso se realizó ya que cada contribuyente que se encontraba en la base de datos que me en algún momento tuvieron un proceso de deuda con la entidad lo cual produjo que se le realizara un embargo y después de realizar dicho embargo y la entidad cobrar el dinero que le correspondía le quedó un saldo a favor. Después de esto se seleccionaron los contribuyentes que cumplían los requisitos necesarios se le realizaron llamadas a cada contribuyente en la cual se le informaba que tenían un saldo a favor y que debía ser retirado. La información que s ele suministraba a cada contribuyente fue la siguiente . Debía acercarse al banco agrario y solicitar la devolución del dinero que se encuentra en los depósitos judiciales.. Persona natural . presentar la fotocopia de la cedula ampliada al 150%. Persona jurídica . presentar fotocopia de la cámara de comercio no mayor a un mes,. . fotocopia de la cedula del representante legal al 150%. . fotocopia del RUT de la empresa.. En total se realizaron se realizaron 159 cruces y 12 llamadas a contribuyentes..

(17) 12. 4.3 Revision programa retenciones ineficaces Se realizó la verificación de 1.421 contribuyentes los cuales se encontraban en una base de datos, esta verificación consistía en buscar en su obligación financiera y las declaraciones que se encontraban presentar pero sin ser canceladas estos documentos tenían que estar impresos, luego se hacía revisión de dicha obligación financiera y se constataba con las declaraciones, esta se dividieron en tres grupos que fueron, declaraciones presentadas pero sin recibo de pago, declaraciones presentadas pero solo se pagó una parte y declaraciones canceladas en su totalidad o que se acogieron a unos beneficios que ofreció la Dian en los años 2012, 2015,2017. Después de haber separado todas están declaraciones y verificar el valor y las fechas de cada una se le entregaron a la doctora Sonia González para que ella realizara el informe que le solicitaban. 4.4 Apoyo en el área de Archivo En el área de archivo se pudo detectar un desorden, ya que las cajas no estaban identificadas y esto dificultaba la búsqueda de expedientes, también se pudo evidenciar que las cajas tenían un número de expedientes diferente debido a que habían sido organizadas por orden alfabético, es decir en una caja encontré 5 expediente mientras que en otra encontré hasta 25 expedientes. mi tarea consistió en organizarlos por la cantidad, realice el rotulo de las cajas indicando que numero de caja era y pegándole un listado en la parte interior de la caja donde se encontraron los nombres de cada expediente para que así la búsqueda no fuera larga y molesta. Archive un total de 303 expedientes que correspondían a los años 2015 y 2016..

(18) 13. 5. Logros y lecciones aprendidas En el tiempo de mis practicas aprendí muchas cosas que le han aportado tanto a mi vida profesional como personal; las diferentes actividades y procesos realizados contienen información que no puede ser divulgada ya que es información confidencial, el ambiente laboral de la división es excelente alrededor mío hay grandes personas con una actitud dispuesta a colaborarme y enseñarme cada uno de los procesos que desarrollé. Pude conocer una parte importante de las labores que desempeñan cada funcionario en esta área, ya que cada uno tiene unas actividades específicas para realizar, en ellos me apoyé en el momento de despejar cualquier duda o inquietud que se me presentaron en ocasiones específicas. Pude poner a un lado los miedos que tenía al momento de ingresar a la entidad, ya que mis conocimientos en el área tributaria y contable eran muy pocos y era mi primera experiencia laboral en esta área. Pero el miedo también me ayudó a sacar las fuerzas necesarias para poder cumplir con mis tareas diarias, a entender que equivocarse es de humanos y que estos errores me llevaron a realizar las tareas con los mejores resultados. Este proceso me ayudó a ingresar a un mundo el cual era desconocido y me ha llamado mucho la atención me ha entusiasmado a realizar una especialización en esta área la cual fue de mi mayor interés, ya que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN nos brindó un tipo de especialización en la cual aprendí temas como factura electrónica, Rut, declaraciones virtuales y litográfica, procedimientos tributarios, facultades de fiscalización, IVA, impuesto al consumo..

(19) 14. 6. Limitaciones, Conclusiones y Recomendaciones • Es una entidad que otorga confianza y seguridad en sus funcionarios, ya que ellos tienen. las garantías necesarias al momento de realizar cualquier tarea. • Se evidencia el alto número de contribuyentes de la ciudad de Barrancabermeja que. tienen algún saldo con la entidad, debido a la situación económica que viene afrentando la ciudad desde hace algunos años. • Se pudo evidenciar que muchos de los contribuyentes se desentienden de todos los. temas relacionados con la entidad y estos se los dejan a sus contadores y si algún funcionario se comunica para brindar algún tipo de información la respuesta más común es comuníquese con mi contador y él sabrá que hacer y esto muchas veces ocasiona que los procesos se demoren. • La elaboración de expedientes en un proceso muy largo, ya que se deben revisar mucha. información y toda esta debe ir impresa. • La DIAN le da la oportunidad a cada funcionario de creer laboralmente. • En esta entidad es muy importante la salud emocional de sus funcionarios, su principal. objetivo es eliminar el estrés laboral y por esta razón realizan pausas actividad o diferentes actividades de la mano de la ARL con el fin de que el funcionario este en sus óptimas condiciones. • La excelente relación que tienen los funcionarios entre si es admirable ya que se. apoyan, se integran y se ayudan en el momento en que cada persona lo necesite. • La entidad es un excelente campo para realizar las prácticas profesionales de cualquier. estudiante ya que da las garantías necesarias para poder culminarlas de excelentes maneras y brinda los elementos necesarios..

(20) 15. • Al finalizar las practicas se pudo constatar que se cumplió con el plan de acción. diseñado. • Es necesario que la entidad amplié el número de funcionarios ya que se evidencia mucho trabajo represado y esto conlleva a que los funcionarios tengas una carga laboral alta. • La entidad debería buscar ampliar el espacio físico ya que en su infraestructura actual tiene poco espacio y esto hace que los puestos de trabajo sean pequeños y que los funcionarios tengan poco espacio para archivar la documentación que cada uno maneja. • Se evidencia una mala organización en el archivo, sin una base de datos que agilice la búsqueda de estos en el momento en que algún funcionario necesite un expediente especifico..

(21) 16. Bibliografía. Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales . (08 de 11 de 2019). La Entidad. Obtenido de https://www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/Presentacion.aspx Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales . (08 de 11 de 2019). Plan Estrategico Dian 2019-2022. Obtenido de https://www.dian.gov.co/dian/entidad/MisionVision/PresentacionPE_2019-2022.pdf.

(22) 17. 7. Anexos. Anexo A. Conformación de expedientes para la normalización de cartera. Anexo B. Depósitos judiciales al fondo de gestión.

(23) 18. Anexo C. Revisión programa retenciones ineficaces. Anexo D. Organización expedientes 2015- 2016.

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