Sistema Integrado para el Control de Presupuesto en Obra Edición Única

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(2) INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY CAMPUS MONTERREY DIVISIÓN DE GRADUADOS E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA. SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRESUPUESTO EN OBRA TESIS. PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO DE: MAESTRO EN INGENIERÍA CIVIL CON ESPECIALIDAD EN INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN. ARQ. ADRIANA DE ALVA LEVY. MONTERREY, N. L.. DICIEMBRE DEL 2000.

(3) INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY CAMPUS MONTERREY DIVISIÓN DE GRADUADOS E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA. SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRESUPUESTO EN OBRA TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN INGENIERÍA CIVIL CON ESPECIALIDAD EN: INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN. ARQ. ADRIANA DE ALVA LEW. MONTERREY, N.L. DICIEMBRE 2000.

(4) DEDICATORIA. A mis papas Miguel Ángel y María, por su sabiduría y su constante motivación.. A mi hermana María, mi conciencia.. A mi esposo Luisen, por tu apoyo y comprensión que siempre me hacen encontrar la manera de salir adelante.. Con todo mi amor.. iii.

(5) AGRADECIMIENTOS. Al Ing. Luis Enrique Félix Ángulo por su ayuda en descifrar y resolver muchos problemas surgidos en la realización de este trabajo.. A mi asesor el Dr. Gabriel Barraza E. por su apoyo brindado.. A mis sinodales.. A toda mi familia y a quienes me ayudaron en esta tesis en especial a Bárbara, gracias!. iv.

(6) ABSTRACT Actualmente en el área de la construcción, para ser más competitivos en precio sin sacrificar calidad se debe buscar la manera de reducir los costos siendo más efectivos. Esto se puede lograr con un mejor control de los procesos. La presente tesis pretende desarrollar un sistema de control de obra para el proceso de construcción, enfocado a las pequeñas y medianas empresas. El sistema abarca los principales puntos de una construcción y se adapta a las necesidades distintas de cada usuario. El sistema de control denominado SISCO pretende ayudar al control de los tres recursos principales de una construcción que son los materiales, la mano de obra y el equipo. El sistema se hizo utilizando el programa Access, el cuál maneja bases de datos para el manejo de información. La información obtenida da apoyo en la retro-alimentación del proyecto y en la toma de decisiones en proyectos futuros. En el contenido de la presente tesis, se presenta el marco teórico para el desarrollo del sistema de control de obra y luego el sistema mismo. El sistema maneja dos tipos de datos, los de inicio que no cambian a lo largo del proyecto, y los de proceso que cambian e incrementan durante el proyecto. Los datos de inicio, necesarios para el uso del sistema, son obtenidos del catalogo de conceptos y presupuesto base del proyecto en cuestión. Este presupuesto se hizo en base a la integración de los costos de los tres recursos ya mencionados. En el transcurso de la construcción se registran las entradas y salidas de insumos así como los avances de trabajos realizados. Mediante la relación de datos en el sistema, esté arrojará la información a través de informes. Los informes pueden presentar la información de diferentes maneras: por concepto, por fecha o incluso, proporciona datos nuevos como serían el valor de inventario o los totales de trabajos realizados. El sistema desarrollado tiene un alcance definido, sin embargo tiene la versatilidad que da el programa Access para ser modificado según las necesidades del usuario y crecer acorde a lo que se presente.. v.

(7) CONTENIDO DEDICATORIA. i¡¡. ABSTRACT. v. LISTA DE FIGURAS CAP. I. viii. INTRODUCCIÓN o Antecedentes. . .. .. .. .. .. o Sistemas Integrados d e Control d e Obra. .. 1 .. 1. .... 4. o Problema. .. .. .. .. .. .. .. 5. o Objetivo .. .. .. .. .. .. .. .. 6. .. .. o Descripción d e l a presente tesis CAP. II. .. .. .. 6. UBICACIÓN DEL SISTEMA EN UN PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN. 9. o E l sistema y l o s procesos d e l proyecto. .... 9. o Relación del sistema de control de los procesos . o Esquema Organizacional. .. .. .. .. 11. .. .16. o WBS y CBS CAP. III. 17. PASOS PARA LA PLANEACION E IMPLEMENTACIÓN D E U N SISTEMA D E INFORMACIÓN . o Consideraciones Previas. .. .... 21. .. 21. o Desarrollo del sistema de información mediante el uso d e bases d e datos. .. o Programas de bases de datos CAP. IV. .. .. .. .. .. 22. .. .. .. .25. ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA .. .. .. .27. o Descripción general del programa Access.. ... .. 27. vi.

(8) CAP. V. o Estructura general del sistema SISCO. 30. o Proceso de datos en el sistema SISCO. 33. o Manejo de claves en el sistema SISCO. 35. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL. o Formularios e Informes de SISCO (pantallas). 37 37 39. EVALUACIÓN Y ALCANCE DEL SISTEMA. 60. o Análisis del funcionamiento. 60. DE OBRA o Diagrama de flujo del sistema SISCO. CAP. VI. o Alcance del sistema o Limitaciones. .. 60. . .. .. .. .. 62. CAP. VIl. CONCLUSIÓN. 63. APÉNDICE A. INFORMES DEL SISTEMA SISCO. 64. APÉNDICE B. TABLAS DEL SISTEMA SISCO. 73. APÉNDICE C. CONSULTAS DEL SISTEMA SISCO. 78. REFERENCIAS. 84. vii.

(9) LISTA DE FIGURAS Figura 1 -. Flujo d e l manejo d e materiales... Figura 2-. Traslape de los procesos de un proyecto de construcción. .. Figura 3 -. Flujos entre procesos.. Figura 4-. Relación del sistema en los procesos de inicio y planeación.. .. 12. Figura 5-. Relación del sistema en el proceso de ejecución.. .. .. .. 13. Figura. Relación del sistema en el proceso de terminación. .. .. .. 14. Figura 7 -. Manejo de costos.. .. .. .. .. .. .. .15. Figura. Relación organizacional. .. .. .. .. .. .. .16. .. .. .18. .. .. .18. 68-. Figura 9-. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. L a integración d e recursos e n e l sistema.. .. .. . .. .. .. .. .11. .. 20 .. 24. .. .. .. .. .. Figura 18 -. Forma d e inicio o bienvenida a SISCO .. .. Forma Datos de la Obra .. .. .. .. 34. .. Figura 1 9 - Forma d e datos d e Proyecto Actual. .. .. .. .. .. .. Figura 2 1 - Forma d e datos d e Registro d e Clientes. .. .. .. Figura 22 - Forma de datos de Registro de Proyectos. .. Figura 2 4 - Forma d e registros d e conceptos.. .. 40 .41. .. .. .. .. .. .. .. 42 .. 42. .. 43. .. .. .. .. .. .. 38 40. .. Figura 2 0 - Vista previa d e datos d e Proyecto Actual. Figura 2 3 - Forma d e catálogo d e conceptos .. .. . .. .. 31. .. Figura 16 - Pantalla general de ACCESS en la sección de formularios. Figura 1 7 -. 10. .. . .. 2 .. . .. .. Figura 1 4 - Consultas q u e relacionan tablas . Figura 1 5 - Diagrama d e flujo.. .. .. . .. .. Figura 1 2 - Principales bases d e datos d e l sistema. Figura 1 3 - Tablas y relaciones.. .. .. Uso de la WBS y la CBS en el sistema de control.. Figúra 10- WBS de casa habitación. Figura 1 1 -. .. . .. 44 .. .. 45 46. Figura 2 5 - Forma d e reportes d e catálogo .. .. .. .. .. .. 46. Figura 2 6 - Forma general d e Material. .. .. .. .. .. .. 47. Figura 2 7 - Forma d e registro d e insumos. .. .. .. .. .. .. 48. Figura 2 8 - Forma d e registro d e proveedores. .. Figura 2 9 - Forma d e registro d e entradas. .. .. .. . .. . .. . .. 48 .. 49 viii.

(10) Figura 3 0 - Forma d e registro d e salidas. .. .. .. Figura 3 1 - Forma d e importes d e salida p o r insumo. .. Figura 3 2 - Forma d e reportes d e material. .. .. .. Figura 33 - Reporte de entradas de material por fecha. .. . .. . .. .. . .. .. 50 51. .. .. .. 52 .52. Figura 34 - Comparativa de importes de presupuesto contra importes de entrada. 53. Figura 3 5 - Reporte d e cantidades e n inventario. .. .. .. .. 54. Figura 3 6 - Reporte d e valor d e inventario. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 57. Figura 40 - Forma de reportes de trabajo r e a l i z a d o . . . . .. 58. .. Figura 3 7 - Forma d e mano d e obra .. .. Figura 3 8 - Forma d e registro d e empleados.. .. Figura 39 - Forma de registro de mano de obra; trabajo realizado Figura 41 - Reportes generales.. .. .. .. .. .. .. .. 54 55 56. .58. ix.

(11) CAPITULO I INTRODUCCIÓN A pesar de la creciente innovación tecnológica del mundo en que vivimos, de las nuevas tendencias en materia de organización y administración, de la importancia de la calidad y los servicios especializados, el ramo de la construcción sigue un paso atrás. Debido al amplio escenario en que se puede desempeñar la construcción, ésta varía mucho con respecto a los sistemas de manufactura y de su industria donde los procesos son más metódicos y controlables.. Debemos de estar conscientes que el. ramo de la construcción es uno que afecta a todos los que habitamos este mundo de alguna u otra manera y que hay mucho por hacer para mejorar la calidad del servicio y de los productos que esta industria realiza.. "El manejo de proyectos de construcción. es importante por dos razones: (1) uno es que la construcción da forma al medio ambiente en que vivimos y por consiguiente, (2) tiene la capacidad de influir en la economía, la salud y la felicidad de las personas.. Enfrentando los incrementos de. población global, debemos pensar que las construcciones deben de ser eficientemente manejadas para que éstas representen un beneficio para la humanidad y que los recursos sean utilizados correctamente.. Desgraciadamente, la industria de la. construcción no ha llegado a los niveles de productividad que otras industrias han logrado y esto es algo que debe cambiar." (Bennet, 1991). 1.1. Antecedentes Vivimos en la era de la globalización, donde la competencia es cada vez más feroz. El mercado es cada vez más exigente y no se conforma con la mediocridad. En México, los precios deben de mantenerse bajos pues la situación económica que vivimos es difícil y nadie quiere pagar por los extras o imprevistos. Para ser más competitivos en precio sin sacrificar calidad debemos buscar la manera de reducir los costos teniendo menos deficiencias y siendo más efectivos. Esto se puede lograr con un mejor control de los procesos llevándolo desde su planeación hasta su ejecución como se muestra en la Figura 1 (Stukhart, 1995). En la etapa de ejecución de un proyecto esta comprobado. 1.

(12) que los costos de los materiales y el equipo requeridos en una construcción representan mas del 50% del costo de la mano de obra y que su manejo tiene una relación directa en el rendimiento de la mano de obra y con los desperdicios de material. Pensando en esto, los constructores toman gran conciencia en la preparación de presupuestos y programación de la obra previo a su comienzo. Sin embargo una de las áreas poco exploradas en este proceso es el control en obra, más aún, en las obras chicas y medianas en donde el control se limita a la supervisión de campo y levantamientos de avances de obra. / I N G E N I E R Í A S Y^N 1 DISEÑO ). ^^r^^. PROGRAMA REPORTES DE STATUS OFICINA CENTFWL_jlL_ ^ —•—» CONTROL DE MATERIAL -". <. ^T^ C. ^STATUS J. STATUS J. NECESIDAD DE MATERIALES. "~--^ INTERCAMBK DE INFO. ^/ CONTROL DE N^ "• " " " "' " "^( MA 1 ERIAL CN ) \^^ CAMPO ^/. f >. A. (. INVESTIGAR PROVFFDORFS. *. ^ I. ORDEN DE COMPRA. t. / \ .-. FABRICACIÓN EXPEDIR >. \. /. — i. í. FACTURAS J^. t. ^. /. v. r. / COMPRAS \ X\ 1EN OBRA f / -M wuru-v \. ^. ). REPORTES Á. 4. i. 1. ORDEN DE SALIDA. t. ^\. RECIBIR. V. /. 1. STATI IR. MATERIAL AI lutAr-miAD ALMACENAR. INSPECCIÓN. ^(INSTALACIÓN ) ~^V J. t. FLETE /. Figura 1. 1. QHRDAMTPC. \. Flujo del manejo de materiales (Stukhart, 1995). 2.

(13) Sobre este tema Boyd Paulson nos dice en su libro "Computer Applications in Construction" que "los profesionales de la construcción a veces se quejan de la gran cantidad de documentación y reportes que son requeridos cada vez con mayor intensidad. Los programas de base de datos no reducirán estos requerimientos, pero harán el trabajo de manejar estos requisitos más fácil".. Existen diversos sistemas. computacionales que sirven para la administración de los procesos de una obra. Para la etapa de construcción algunos se limitan principalmente al control de inventarios y otros al control del programa. Estos sistemas computacionales son bastante caros de implementar y solo las empresas grandes pueden solventar un sistema integrado de control con beneficios a su favor. En el caso de las empresas chicas y medianas, los dueños se muestran más renuentes a invertir en estos sistemas, ya que el beneficio no será a corto plazo.. Aún así algún método de control es igualmente necesario y. probablemente un sistema que no requiera de un programa especial y que cumpla con ciertos puntos importantes en el control de obra sea una buena solución. "La necesidad de un sistema integrado de materiales es obvio cuando uno considera la gran cantidad de retrasos que hay en suministros y la significante cantidad de desperdicio, siendo éste un 1.8% del total del costo de materiales de un proyecto" (Wong y Norman, 1997).. "Según los estudios patrocinados por el Instituto de la. Industria de la Construcción (C.l.l.) en E.U.A. entre los años 1986 y 1987, se demostró que los beneficios de utilizar un sistema de manejo de materiales son de un 6% de ahorro en la mano de obra y de un 3% de ahorro en sobrantes y desperdicios. Ahora bien, estos porcentajes serían proporcional mente de igual magnitud en una obra chica como en una grande" (Back, 1996). Cuando se implementa un control sofisticado por computadora se puede incrementar la cifra del 6% hasta un 10% de beneficio en mano de obra" (C.l.l. 1986). En esta tesis se pretende desarrollar una herramienta computacional que ayude a controlar los recursos directos de una obra de construcción incluyendo los materiales, mano de obra y equipo. Esta herramienta servirá para llevar un control del costo real de la obra con respecto al presupuesto proporcionando un parámetro real que ayudará 3.

(14) en la planeación de obras futuras.. Se decidió enfocar dicha herramienta a las. empresas chicas y medianas que tienen menos recursos para invertir en sistemas sofisticados de manejo de inventarios y control de obra. Se pretende hacer un sistema sencillo, útil y con la versatilidad necesaria para diferentes tipos de proyectos de construcción.. 1.2. Sistemas Integrados de Control de Obra Un sistema es entendido como una "combinación de varias partes reunidas para conseguir cierto resultado; es un conjunto de cosas ordenadas de algún modo; una combinación de procedimientos destinados a producir cierto resultado" (García-Pelayo, 1998). Existen diversos sistemas en los proyectos de construcción. distinguen dos categorías:. Entre ellos se. "Aquellos que forman parte directa del producto final y. aquellos que forman parte de la organización del proyecto y por ende están interrelacionadas con los procesos por el cual el producto final es producido" (Bennet, 1991). Por estas definiciones podemos decir que una construcción es un sistema en donde las tres partes principales o sub-sistemas (material, mano de obra y equipo) deben coordinarse para dar un resultado satisfactorio para el cliente y el constructor. Aunado a esto se encuentra el cuarto elemento del sistema que sería la supervisión, administración y control de obra. "Un sistema integrado de manejo de materiales es una manera organizada de tratar con los problemas que involucran a la combinación de procesos que complementan una disciplina, en este caso la de un proyecto de construcción, y que requiera que estos procesos sean manejados en forma unida" (Amos y Magad, 1989).. Un sistema. computacional para el control de obra debe de manejar eficientemente toda la información relevante relacionada con los recursos directos en una construcción determinada y debe ser al mismo tiempo lo suficientemente versátil para adaptarse a las necesidades de cada usuario. "No hay formula específica para determinar el grado. 4.

(15) de computarización, sin embargo debe responder a la información necesaria de cada proyecto" (C.l.l. 1988). Una manera de poder mantener los precios bajos sin sacrificar calidad es optimizando el uso de los recursos en todas las etapas del proyecto, desde la planeación y procuración, hasta la ejecución en obra. Siendo esta última la más crucial y la más difícil de controlar. "En la etapa de construcción los requerimientos de equipamiento del proyecto son los que dan la pauta en la planeación del proyecto. Sin embargo los materiales a granel son más difíciles de controlar debido a que son numerosos y sus cantidades no son conocidas con exactitud hasta que se hace el trabajo. El diseño de un sistema de control dará una actualización de estos requerimientos" (C.l.l. 1988). Un control adecuado significa también una mejor comunicación entre las partes involucradas.. "Los sistemas de. administración de. materiales propiamente. implementados producirán beneficios tangibles en las áreas de productividad de mano de obra, reducción de desperdicio, reducción en el gasto de personal de la empresa y ahorro en el flujo de dinero" (C.l.l. 1986). Los sistema para control de obra pueden ser utilizados para hacer una evaluación de la planeación que se tuvo antes de comenzar la obra, permitiendo tener una visión realista y detallada del costo y tiempo real contra el presupuesto y programa original. 1.3. Problema "Debido a que la construcción es muy compleja y muy variable, cualquier intento de estructurarlo completamente desde el inicio sería imposible" (Amos y Magad, 1989). Entonces, pudiéramos pensar que la manera de estructurar un proyecto de construcción es dándole flexibilidad al inicio y darle seguimiento con los ajustes correspondientes durante el proceso.. Es en este proceso donde los proyectos de. construcción presentan pérdidas de material por desperdicio y por falta de control de obra. El recurso humano también se ve afectado por los retrasos de suministros de material, por la mala ubicación del material en obra y sobre todo por cambios en su programa de trabajo que se deben a los puntos anteriores así como a las 5.

(16) modificaciones que sufren los proyectos y que no se manejan adecuadamente.. En. otras palabras, hay fallas en la obra y perdidas no identificadas por falta de un control a detalle de los recursos. Por otro lado, actualmente no se aprovecha al 100% la experiencia adquirida de otras obras anteriores ya que por lo general la información es bastante ambigua basada en la memoria de supervisores o en el manejo de números muy generales.. Esto aplica. también a comparación de costos reales contra los de presupuesto, ya que la información no está recopilada en un mismo sistema y normalmente se usa información generalizada. Un sistema que nos arroje información al día de lo que sucede en la obra nos dará una base real para justificar cambios en la planeación de futuras obras.. 1.4. Objetivo Considerando el problema anterior, el objetivo de esta tesis es crear una herramienta de control de los costos reales aplicados a la obra día con día para lograr una mayor eficiencia en el uso de los recursos (materiales, mano de obra y equipo) con el propósito de proporcionar a las empresas chicas y medianas un sistema que les permita tener un mejor control de la obra y por consiguiente una mayor eficiencia al servicio y calidad del producto terminado.. Esta herramienta será un sistema. computacional de fácil manejo e implementación y suficientemente versátil para adaptarse a las necesidades de control de cada constructor según sean los tipos de construcciones que maneja.. 1.5. Descripción de la presente tesis Esta tesis esta compuesta de 7 capítulos, siendo el primero de ellos la presente introducción.. El capítulo II tiene como objetivo el de ubicar el sistema de control de. obra dentro de los procesos de un proyecto de construcción. Primero se explican los. 6.

(17) procesos de un proyecto basado en los procesos promovidos por el "Project Management Institute". Además se propone un sistema organizacional y la integración de recursos en el sistema de control de obra. Como parte importante en este capítulo es la descripción de la WBS ("Work Breakdown Structure"), parte fundamental de cualquier construcción. El capítulo III describe los pasos para la planeación y desarrollo de un sistema de información aplicados al sistema de control de obra que se realizó en la presente tesis. Se describen las bases de datos en los sistemas computacionales y se hace referencia a las bases utilizadas en el sistema de control para el control de obra (SISCO) desarrollado en la presente tesis.. Así mismo describe los diferentes programas. actuales de información que manejan bases de datos. El capítulo IV y V forman la parte esencial de esta tesis ya que es el desarrollo mismo del sistema de información de control de obra (SISCO).. El capítulo IV describe de. manera general el programa computacional ACCESS utilizado en el sistema de control de obra. Se plantea la estructura general de la base de datos y sus divisiones.. Las. divisiones del sistema se explican gráficamente. Por último se describe el proceso de datos en el sistema de información desde la entrada de datos hasta la salida de información. En el capítulo V se presenta el diagrama de flujo del sistema y se muestran las pantallas mismas del programa y su descripción. En el capítulo VI se hace la evaluación del sistema y se describe su alcance. Finalmente, en el capítulo Vil se presentan las conclusiones obtenidas en el desarrollo del sistema de información para control de obra propuesto en SISCO. En la presente tesis se incluye un diskette con el sistema SISCO desarrollado en el programa ACCESS. En la programación como en el diseño arquitectónico siempre va haber algo más que se pueda hacer, sin embargo hay que poder establecer un limite en que se cumpla nuestro objetivo dentro del tiempo establecido para lograrlo.. Para el desarrollo del. sistema SISCO se tuvieron varias limitaciones por parte del programador, sin embargo 7.

(18) una importante razón por la cuál se escogió el programa ACCESS fue debido a que éste es un programa sumamente versátil y muy fácil de usar. Además, aun cuando se dejaron fuera del sistema algunas de las variables que se presentan en el marco teórico se dan dentro de la organización general para su fácil ubicación en el sistema. Estos dos factores hacen que el sistema SISCO y la presente tesis tengan un potencial enorme para crecer y mejorar. Algunas de las variables que se dejaron fuera en el sistema son el área de maquinaria y equipo y los subcontratos. En él área de mano de obra en lo referente a los empleados por nómina hay un área abierta para su posible desarrollo, ya que no se desglosan los sueldos reales.. 8.

(19) CAPITULO II UBICACIÓN DEL SISTEMA EN UN PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN El presente capitulo tiene como objetivo el de ubicar el sistema de control de obra dentro de los procesos de un proyecto de construcción. Se hace un repaso general de las características principales de un proyecto y se explican los procesos de un proyecto basados en el "Project Management Institute". Se hace una relación de estos procesos con el sistema de control propuesto, es decir se ubica el sistema dentro de este marco teórico. Además se propone un sistema organizacional y la integración de recursos en el sistema de control de obra. Como parte importante en este capítulo es la descripción de la WBS ("Work Breakdown Structure"), parte fundamental de cualquier construcción. 2.1 Todos. El sistema y los procesos de un proyecto de construcción los proyecto. de. construcción. tienen. como característica. 5 factores. fundamentales que son: o Es realizado por personas. o Tienen recursos limitados. o Es planeado, ejecutado y controlado. o Es temporal. o Es único. Con estos cinco factores en mente se pueden obtener los elementos principales en los que debe soportarse el sistema de control que se desarrolla en esta tesis: o Es para facilitarle el trabajo a las personas, es decir, debe tener facilidad de manejo e implementación. o Debe interrelacionar correctamente los tres recursos directos principales en obra como lo son el material, la mano de obra y el equipo. o Debe permitir el registro de todo lo ejecutado y soportar directamente el control mismo de la construcción.. 9.

(20) o Debe proporcionar reportes para la evaluación y planeación de futuros proyectos. o Debe llevar registros en base a un lapso de tiempo determinado según el según el periodo establecido de construcción y la magnitud del proyecto. o Debe ser versátil para que se adapte a todo tipo de proyectos de construcción. De acuerdo al "Project Management Institute" (PMI) en cada proyecto de construcción se tienen cinco procesos fundamentales: ejecución y (5) cierre.. (1) inicio, (2) planeación, (3) control, (4). Estos procesos se relacionan entre si y llevan un orden. establecido de inicio a terminación, sin embargo sus actividades se traslapan. Como se aprecia en la Figura 2, el proceso de control se traslapa con cada uno de los demás procesos y lleva una relación muy directa con ellos, especialmente en el proceso de construcción. Es dentro de este proceso de control donde se ubica la herramienta que se desarrolla en la presente tesis. proceso de ejecución. Nivel de Actividad. proceso de inicio. Fase de Inicio. proceso de planeación. proceso de cierre. Tiempo. Fase de Término. Figura 2 Traslape de procesos en un proyecto de construcción (Duncan, 1996). 10.

(21) Para llevar un estricto control durante los procesos debe de haber un buen flujo de la información entre ellos a través de la documentación adecuada.. En la Figura 3 se. muestra como es el flujo de documentos e información dentro de los procesos. El flujo principal de información dentro del sistema de control qué se desarrolla en esta tesis esta representado en la Figura 3 por las flechas bidireccionadas, entre los procesos de planeación y de control y entre los procesos de control y de ejecución (construcción).. PROCESO DE INICIO. PROCESO DE PLANEACIÓN. PROCESO DE CONTROL. LAS FLECHAS INDICAN EL FLUJO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN.. PROCESO DE EJECUCIÓN. PROCESO DE CIERRE. Figura 3 Flujos entre procesos (Duncan, 1996). 2.2. Relación del sistema de control en los procesos.. En los procesos de inicio y planeación se analiza y se prepara el proyecto a realizar. Dentro de estos procesos se revisa el catalogo de conceptos (o WBS) al que se le estiman los costos obteniéndose el presupuesto base de la obra. Cuando los costos se estiman utilizando paquetes computacionales tales como el SAICIC o el CAMPEÓN PLUS, entre otros, el presupuesto incluye una explosión de insumos que sirve para la. 11.

(22) planeación de recursos y suministros. El presupuesto base y en su caso, la explosión de insumos, conforman las primeras dos bases de datos del sistema de información que se propone en la presente tesis como se muestra en la Figura 4.. INICIO Y PLANEACIÓN. CATALOGO DE CONCEPTOS. EXPLOSIÓN DE INSUMOS. ALIMENTAR DATOS AL SISTEMA. Figura 4 Relación del sistema en los procesos de inicio y planeación.. En el proceso de ejecución se lleva a cabo físicamente la construcción del proyecto. En esta fase es donde se concentra el sistema de control propuesto. Los factores más relevantes y que influyen directamente al sistema son el programa de obra, la supervisión y la elaboración de estimaciones de avances, esto se muestra en la Figura 5.. El programa de obra a seguir dará la pauta para escoger los lapsos de tiempo que. se manejarán para la generación de reportes y alimentación de datos. La supervisen en obra marcará los acontecimientos que suceden día con día y las estimaciones de obra serán fuente de información para alimentar el sistema. Aunado a esto estarán los datos anexos como lo son, los datos de empleados, proveedores y contratistas.. 12.

(23) EJECUCIÓN (CONSTRUCCIÓN). PROGRAMA DE OBRA SUPERVISIÓN. I. ESTIMACIONES. RETROALIMENTACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA REPORTES / COMPARATIVAS / CAMBIOS (POR LAPSO DE TIEMPO DETERMINADO). Figura 5 Relación del sistema en el proceso de ejecución. En el proceso de terminación se llevan a cabo actividades como los cierres de contratos y liquidaciones finales como se muestra en la Figura 6. El sistema de control dentro de este ultimo proceso lleva acabo el análisis del resumen de obra que recopila toda la información obtenida del proyecto y genera los reportes necesarios que ayuden a la retroalimentación y cambios en futuros proyectos. Como se ha visto en los párrafos anteriores, el sistema de control de obra forma parte del proceso de control y por consiguiente es parte integral de los demás procesos. Según el PMI, dentro del proceso de control se ubican cinco partes importantes que son: o Control de cambios en el alcance del proyecto. o Control del programa de actividades. o Control de costos. o Control de calidad. o Control de respuestas al riesgo.. 13.

(24) TERMINACIÓN LIQUIDACIÓN CIERRE DE CONTRATOS ASUNTOS PENDIENTES. DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO BASE Y Et REAL REPORTES / CONTROL DE CAMBIOS / RETROALIMENTACIÓN. Figura 6 Relación del sistema en el proceso de terminación. Las cinco partes mencionadas son las que darán la pauta para ejercer las actividades principales del control que son la de reportar el desempeño y la de ejercer los cambios globales al proyecto. En base a lo anterior reiteramos que el sistema propuesto se ubica en el área de control de costos. El PMI también maneja las 9 áreas de conocimiento de un proyecto y cada una de estas áreas pasa por las cinco fases desde inicio hasta terminación. Como se puede apreciar en la Figura 7, dentro de el área de conocimiento denominada "Manejo de los Costos de un Proyecto", el sistema se ubica dentro del control de costos. Sin embargo, depende de las actividades anteriores para su funcionamiento. El PMI maneja tres partes importantes en cada proceso que son las entradas que se refiere a la información necesaria para llevar a cabo ese proceso, las herramientas y técnicas que son la manera en que se puede llevar a cabo ese proceso y las salidas que es la información que surge de este proceso.. 14.

(25) Project Cost Management J. 1. ^. 1. Resource Planning 1.1 Inputs 1.1.1. 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5. t. 2. Cost Estimating 2.1 Inputs. WBS. Historical Information Scope Statement Resource description Organizational policies. 1.2 Tools and Techiniques 1 .2. 1 Expert Judgement' 1.2.2 Altemative identification 1.3 Outputs 1.3.1 Resource Requirements. 2.1.1. 2.1.2 2.1.3 2. 1 .4 2.1.5 2.1.6. WBS. Resource Requirements Resource Rates Activity Duration estimates Historical information Chart of acounts. 2.2 Tools and Techniques 2.2.1 Analogous Estimating 2.2.2 Parametric modeling 2.2.3 Bottom-up estimating 2.2.4 Computerized tools 2.3 Outputs 2.3.1 Cost Estimates 2.3.2 Supporting Detail 2.3.3 Cost management plan. 3. Cost Estimatíng. 4. Cost Control. 3.1 Inputs 3.1.1 Cost estimates 3.1.2 WBS 3.1.3 Project Schedule. 4.1 Inputs 4.1.1 Cost Baseline 4.1.2 Performance reports 4.1.3 Change requests 4.1.4 Cost Management Plan. 3.2 Tools and Techniques 3.2.1 Cost estimating tools and techniques 3.3 Outputs 3.3.1 Cost Baseline. 4.2 Tools and Techniques 4.2.1 Cost Change control system 4.2.2 Performance Measurement 4.2.3 Additional planning 4.2.4. Computerized tools 4.3 Outputs 4.3.1 Revised cost estimates 4.3.2 Budget updates 4.3.3 Corrective action 4.3.4 Estímate at completion 4.3.5 Lessons leamed. Figura 7 Manejo de Costos (Duncan, 1996). En la figura 7 se observan los primeros cuatro puntos del control de costos (Cost Control) que son los datos de entrada y son los mismos que se han mencionando 15.

(26) anteriormente: el catalogo de conceptos con su presupuesto (cost baseline), las estimaciones de avance durante la ejecución (performance reports), los cambios y aditivas (change requests), y la planeación de cambio en costo (cost management plan). La herramienta para llevar acabo este proceso de control será el sistema mismo que se propone en la presente tesis y dará como resultado la serie de reportes necesarios para aplicar las acciones correspondientes. 2.3.. Esquema organizacional.. En la sección anterior se habló de los procesos en el desarrollo de proyectos de construcción.. En el esquema organizacional de la mayoría de las empresas las. actividades de cada proceso se realizan por departamentos independientes.. Esto. incrementa la necesidad de una buena comunicación entre las partes para poder manejar. eficientemente. los proyectos.. Este flujo. de información. y. relación. organizacional se muestra en la Figura 8. En empresas chicas el administrador pudiera hacer el trabajo de planeación y éste en conjunto con el constructor, llevar el control de obra.. Sin embargo, conforme crece la empresa, crece la necesidad de crear. departamentos independientes y asignar la reglamentación y formas pertinentes para el flujo de información. ADMINISTRACIÓN. í. PROYECTOS. CONSTRUCCIÓN. PLANEACIÓN. COMPRAS. CONTROL DE OBRA *LAS FLECHAS INDICAN EL FLUJO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN. *SE SEÑALA EL ÁREA DE INTERÉS DEL SISTEMA.. Figura 8 Relación Organizacional. 16.

(27) Como se ha visto en las figuras anteriores, el flujo de información en cada uno de los procesos de un proyecto es indispensable para el buen funcionamiento del sistema. Esta información formará la base de datos del sistema y de su veracidad depende la utilidad del sistema. 2.4.. WBS y CBS. La WBS o "Work Breakdown Structure" es una herramienta que establecerá el esquema de análisis de costos y presupuestos en determinado proyecto. Como su nombre lo dice, el desglose estructurado de trabajo, es una manera ordenada de dividir todas las actividades que se realizarán en un proyecto.. El grado de detalle lo determina el. proyecto y puede abarcar todos los procesos desde la planeación hasta el cierre. Sin embargo, para efectos de la presente tesis la WBS se enfocará al análisis de costo de las actividades en la construcción.. Al utilizar un WBS bien estructurado, todas las. actividades a realizarse y sus recursos son más identificables, así mismo, los costos directos se pueden identificar por cada actividad.. Aunque un WBS puede ser. estandarizado y reutilizado en diversos proyectos se deben de hacer ajustes dependiendo del tipo de proyecto y sus necesidades.. Por ejemplo, la mayoría de los. presupuestos se manejan por partidas que se agrupan por tipos de actividades como cimentación, instalaciones, acabados, etc sin embargo, en determinado momento el cliente pudiera necesitar un agrupamiento por áreas del proyecto y habría que adaptar. el WBS. El "Cost Breakdown Structure" (CBS) esta estrechamente ligado al WBS ya que son los costos que integran las actividades de el WBS. Además puede abarcar otros costos, como los indirectos, el manejo de oficina, nominas, etc.. Sin embargo, para efectos de la presente tesis y del sistema de información que se propone, el CBS se refiere al desglose de costos de cada actividad específicamente a los costos de cada recurso que integran dicha actividad. En la Figura 9 se muestra de una manera gráfica como se ubica el WBS y el CBS en el sistema de una manera generalizada. En el capitulo III se verán los pasos para la integración de este sistema de una manera más detallada.. 17.

(28) INFORMACIÓN DEL SISTEMA. I. WBS. (PARTIDAS DEL PROYECTO). CBS. I. (COSTOS DEL PROYECTO). REPORTES POR RECURSO, POR ACTIVIDAD, PARTIDA, GENERALES, ETC... Figura 9 Uso de la WBS y la CBS en el sistema de control. En la Figura 10 se presenta un ejemplo de la WBS de una casa habitación. Este WBS es muy detallado, pues abarca el inicio, diseño, contratación, construcción y cierre. El sistema que se propone en la presente tesis abarca solo el control de obra durante la construcción.. Si se toma el siguiente ejemplo como proyecto base, el sistema de. control se utilizaría solo en los puntos 5 y 6. 1.0.. Administración de Proyectos / Diseño 1.1. Inicio de Proyecto 1.2. Plan de proyecto 1.3. Recepción y autorización de proyecto arquitectónico 1.4. Topografía y mecánica de suelos 1.5. Planos constructivos e ingenierías 1.6. Perspectivas y maqueta 1.7. Estrategias de contratación 1.8. Permisos de construcción, demoliciones, roturas, movimientos de postes o mobiliario urbano. 2.0.. Preliminares / Movilización 2.1. Asignación de personal a obra 2.2. Instalación de oficina en obra 2.3. Conexión e instalación de servicios temporales. Figura 10 WBS de casa habitación. (Depto. Const. Casa del Tec. ITESM, 1999). 18.

(29) 2.4. 2.5.. Bodega de materiales y equipos Cercado y protección. 3.0.. Concursos y contratos 3.1. Concursos / Cotizaciones 3.2. Obra Civil 3.3. Eléctrico 3.4. Aire Acondicionado 3.5. Plomería 3.6. Acabados 3.7. Paisajismo y jardinería. 4.0.. Compras del cliente 4.1. Muebles 4.2. Decoración interior 4.3. Equipos electrónicos 4.4. Sistema de Seguridad. 5.0.. Construcción 5.1. Preliminares 5.2. Cimentación 5.3. Instalaciones bajo Firme 5.4. Firmes 5.5. Muros 5.6. Losas 5.7. Escaleras 5.8. Albañilería general 5.9. Aire Acondicionado 5.10. Instalaciones Eléctricas 5.11. Instalaciones Hidrosanitarias 5.12. Acabados 5.13. Obras Exteriores. 6.0.. Instalaciones Especiales 6.1. Alarmas 6.2. Sistema contra incendio 6.3. Sonido ambiental 6.4. Audio y video 6.5. Control de energía. 7.0.. Cierre de proyecto 7.1. "Punchlist" y recorrido de obra 7.2. Aceptación de paquetes de obra 7.3. Movilización y limpieza general de obra 7.4. Cierre de contratos y finiquitos 7.5. Entrega a cliente 7.6. Cierre de contrato administrativo con cliente. Figura 10. ..continuación.. 19.

(30) El desglose de actividades para una construcción se hace en un listado llamado catalogo de conceptos. Los conceptos y partidas que lo conforman y que forman parte de nuestra base de datos se integran de tres recursos principales que son: los materiales, la mano de obra y el equipo. Esto se debe a que cada actividad a realizar en una obra se comprende de alguno o varios de estos recursos. La suma de estos recursos en cada actividad da como resultado el costo directo de esa actividad. Los precios unitarios de cada actividad se obtiene integrando los costos de estos tres recursos y se le pudiera sumar a esto otros costos indirectos conformando así el presupuesto base del proyecto. Sin embargo, para efectos del presente sistema de control, solo se manejaran los precios unitarios obtenidos de costos directos. Existen diversas maneras de integrar y dividir estos recursos, sin embargo para el sistema de control de obra que se pretende desarrollar en la presente tesis se propone la integración de recursos que aparece gráficamente en la Figura 11. Por otro lado existe en la construcción la posibilidad subcontratos para la realización de una parte del proyecto. Los subcontratos pueden incluir la realización de los conceptos completos ó solo la mano de obra, es por esto que se consideran como una variable aparte. Esta área no se desarrollo en el sistema. PARTIDAS DEL PROYECTO. MATERIALES SUBCONTRATOS. EQUIPO. MANO DE OBRA. 1r DESTAJO. 1r. NOMINA. •A GRANEL. >MAYOR ( CEMENTO, VARILLA, TUBERÍA, ETC..) >MENOR< LLAVES, CHAFAS, MANERALES, ETC..). MAYOR RETRO, GRÚA, ETC... MENOR BAILARINA, MOTO,£TC.. •EQUIPAMIENTO ( COCINAS, ALARMAS, AUDIO, ETC..) •PREFABRICADO >EN PARTES { CONCRETO, ESTRUCTURA METÁLICA, ETC..) ^PRODUCTO FINAL{ MUEBLES FIJOS, CARPINTERÍA, CANCELERÍA, ETC..). •REUSABLE ( CIMBRAS, PLÁSTICOS, HERRAMIENTA MENOR, ETC..). Figura 11 La integración de recursos en el sistema.. 20.

(31) CAPITULO III PASOS PARA LA PLANEACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN. El capítulo III describe los pasos para la planeación y desarrollo de un sistema de información aplicados al sistema de control de obra que se realizó en la presente tesis. Se definen las necesidades del programa y se establecen los principales tipos de datos que se manejan. Así mismo se define la diferencia entre dato e información, términos utilizados a lo largo del desarrollo del sistema. Se describen las bases de datos en los sistemas computacionales y se hace referencia a las bases de datos utilizadas en el sistema de control para el control de obra desarrollado, denominado SISCO. Así mismo describe los diferentes programas actuales de información que se manejan a través de bases de datos. Se establece el programa a utilizar en el sistema SISCO. 3.1. Consideraciones previas "El diseño y desarrollo para un nuevo sistema computarizado es análogo al diseño y construcción de un nuevo edificio. El diseño se basa en la información y criterio que se hace disponible en el estudio y análisis, utilizando el conocimiento y la experiencia de profesionales para lanzar los planes detallados y las especificaciones del producto final" (Paulson, 1995).. Como se menciono en el Capitulo I, el objetivo es crear un sistema. de control de los costos directos de una obra para elevar la eficiencia en su administración.. Uno de los factores muy importantes para desarrollar un sistema de. este tipo es el factor humano.. Como dice Boyd Paulson "además de entender las. diferentes habilidades de las personas en el manejo de las computadoras,. es muy. importante entender que el sistema se debe adaptar a las necesidades y limitaciones humanas" (Paulson, 1995). Durante la planeación del presente sistema se debe tener presente que está dirigido a empresas chicas y medianas que manejan diversas obras pequeñas en muy variadas situaciones.. En base a lo anterior se piensa en un. programa general que abarque los principales recursos de una obra y proponga el manejo de información de los mismos pero además que tenga la opción de modificarse y ajustarse a diferentes necesidades.. 21.

(32) El autor Richard E. Westley de la compañía Spectrum de Consultoría Internacional presenta 5 áreas. que mejorarán con el uso de un sistema computarizado de. información (Westley, 1992): o Análisis del programa o Análisis de los recursos o Estimación de costos y pronósticos o Reportes de manejo o Toma de decisiones Cada una de estas actividades se harán con los reportes de información que genere el sistema. Es importante en este momento definir dos conceptos que se manejarán durante la presente tesis y que es necesario entender su diferencia. Estos conceptos son los datos vs. la información.. Según el diccionario un dato es un antecedente necesario. para el conocimiento de una cosa, en otras palabras, los datos son aquellas palabras y números que representan algún aspecto del proyecto. Por si solos, los datos no tienen sentido, sin embargo si se relacionan estos datos entre si, obtenemos como resultado la "información" que nos dará el conocimiento para poder ejercer un juicio al respecto. En otras palabras, es el análisis de esta información la que nos dará la pauta para tomar decisiones. Un sistema de información como el que se está proponiendo maneja datos de una obra determinada, relacionándolos y procesándolos para arrojar información relevante de esa obra con el fin de llevar un mejor control de la misma.. En resumen,. los datos son el "input" del sistema y la información es el "outpuf del sistema. La programación es el conjunto de instrucciones que seguirá el sistema que define el procesamiento que van a tener los datos de entrada y la forma en que se va a arrojar la información de las salidas. 3.2. Desarrollo del sistema de información mediante el uso de bases de datos Como se dijo anteriormente, los datos son los principales componentes de un sistema de información. Una "base de datos" contiene los datos que por alguna determinada 22.

(33) característica o área se han unido para formar un conjunto distintivo de los demás. Las bases de datos son listados que se pueden escribir en un formato de tabla para su mejor visualización. Existen tres tecnologías alternativas para el manejo de base de datos y estas son: (a) de jerarquía, (b) "network", en red y (c) relacional.. La relacional. es aquella que une datos de varias tablas vía atributos comunes en ellos. Y es ésta la que más se adapta a las necesidades del sistema de control de obra, ya que se manejaran recursos que se relacionan entre si por su ubicación en el proyecto, no por jerarquía. Además no se pretende hacer un sistema integrado para una red, aunque se manejará un programa suficientemente versátil para que el sistema de información pueda en un futuro adaptarse a este medio. Los principales componentes en el diseño de un sistema computacional en los cuáles se enfocará este capítulo son los siguientes: o Método de programación o Tipos de bases de datos o Tipos de entradas. o Tipos de salidas y reportes El método de programación que se utilizará se basa en la propuesta de Boyd C. Paulson en su libro "Computer Aplications in Construction" (1995) en donde se empieza la programación pensando y diseñando de atrás hacia delante.. Empezando con el. diseño de los reportes es decir, con los resultados que se quieren obtener y trabajar la información de ahí hacia delante. Aunque se hará un diagrama de flujo de información del sistema en orden cronológico, el análisis de los resultados que se quieren es de gran utilidad para mantener en foco el objetivo y la dirección que lleva esta información. Los datos que se manejarán en el sistema se dividen en 2 áreas principales. Los datos de inicio de obra (D.l.) que serán fijos y los datos durante el proceso (D.P.) que podrán variar y cambiar durante el transcurso del proyecto en cuestión.. Como se vio en el. Capítulo II cuando se habló de los procesos de un proyecto, los primeros datos se obtienen en el proceso de planeación y los segundos en el proceso de ejecución o 23.

(34) construcción.. Específicamente ios D.l. son los datos del catálogo de conceptos. preparado para un determinado proyecto desglosado por conceptos y agrupado por partidas y la explosión de recursos de cada concepto. La explosión se refiere al listado de recursos que se requieren según el catálogo planeado y los precios de presupuesto. Los D.P. se dividen en los tres recursos principales en que se compone cada concepto y son los materiales, la mano de obra y el equipo, además los subcontratos. Cada uno de éstos se relaciona con alguno de los conceptos dados de alta como D.l. Adicionalmente existe otro D.P. que es aquel que se refiere a actividades de la obra adicionales a lo planeado. En este caso se considerarán conceptos extras a los que se les denomina como aditivas. Estas aditivas pudieran generar nuevos recursos que no forman parte del listado original. La relación de los D.l. y los D.P. se muestra en la Figura 12.. DATOS DE INICIO EXPLOSIÓN DE RECURSOS CONCEPTOS (ACTIVIDADES). ^ ^-. DATOS DE PROCESO MATERIALES MANO DE OBRA EQUIPO. *. ADITIVAS. SUBCONTRATOS. Figura 12 - Principales bases de datos del sistema.. La forma de entrada de cada uno de estos tipos de datos es particular, pues tienen distinto contenido. En el Capítulo IV se verán las formas de entrada para las bases de datos. Las consideraciones a seguir en el diseño de entradas son: el tipo de dato, el 24.

(35) procedimiento requerido, la verificación de datos y sus correcciones. Existen diversas maneras de restringir los datos que se dan de alta para que éstos se puedan ubicar bien en el sistema. Para este fin se manejan cuadros combinados y validación de datos. Los reportes de salida que se necesitan para que el sistema cumpla con su objetivo son básicamente de dos tipos: de cantidad y de costo. Aunque pudiera haber otros reportes adicionales como un listado de empleados o uno de materiales en general, los de más relevancia son los reportes de dinero gastado y/o trabajo realizado en comparación con el costo estimado en el catalogo original. Los reportes pueden manejarse en diferentes formatos, ya sea en tablas, gráficas u otros, dependiendo del uso que se le vaya dar a esta información y las necesidades específicas del usuario. Además al mismo reporte se le pueden hacer variaciones en su formato y orden para darle otro uso, como por ejemplo por fecha o por proveedor.. 3.3. Programas de base de datos "Los. programas de base de datos relaciónales tienen la capacidad de crear aplicaciones integradas equivalentes a múltiples archivos.. Las tablas de estos. programas pueden enfocarse en la información principal requerida e incluso relacionarla y proyectarla en nuevos formatos para su análisis" (Paulson, 1995).. Existen diversos. programas de manejo de base de datos tan sencillos como el Excel y QuattroPro o más elaborados como el dBase, Paradox y Access. En el manejo de estos programas se utilizan cuatro pasos principales y están intrínsicamente relacionados con el método de programación. Los cuatro pasos son: (1) diseño y formato,(2) entrada de datos, (3) procesamiento de los datos, y (4) reportes.. Para el diseño del sistema se requiere. establecer el tipo de datos, el "layout" de las tablas estableciendo sus relaciones, el diseño de paginas, su secuencia y formatos de entrada, y por último el diseño de reportes. En el libro de Access 2000 se afirma que "Access se diferenció con los otros dos programas de su especie (dBase y Paradox) por dos importantes razones; (1) su más estrecha adhesión al modelo relacional en comparación con la de sus 25.

(36) competidores y (2) el uso del lenguaje VISUAL BASIC en sustitución del lenguaje OPAL de Paradox. Éste último resulta excelente desde el punto de vista técnico sin embargo la impenetrabilidad. de sus palabras clave lo condenan al uso exclusivo de. desarrolladores consumados. En cambio VISUAL BASIC de Access resulta accesible para todos los usuarios" (Cassel y Palmer, 2000). Como se menciona en el Capítulo I, el sistema que se propone esta dirigido a empresas chicas y medianas que no puedan invertir grandes cantidades en la implementación de un sistema. Además se requiere que éste se pueda adaptar a cada situación. Con este objetivo se encontró que Access de Microsoft Office es un programa bastante viable en cuestión de economía ya que en la mayoría de los casos el Microsoft Office es el software base de las computadoras y aunque no lo sea, es bastante fácil de adquirir. Por otro lado Access es un programa muy amigable en su diseño y con un formato fácil de manejar e interpretar.. El procesamiento de datos y la generación de reportes es. sencilla y se pueden generar nuevos informes según las nuevas necesidades y requerimientos de información.. "El requerimiento de hardware para la operación de. Access es bastante sencillo. Aunque un procesador rápido y mayor cantidad de RAM favorece la velocidad de Access, éste opera con los requisitos mínimos especificados por Microsoft (Cassel y Palmer, 2000).". 26.

(37) CAPITULO IV ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA El presente capitulo describe de manera general el programa computacional ACCESS utilizado en el sistema de control de obra. Se describen sus componentes y la manera en que se relacionan entre si. Se plantea la estructura general de las base de datos y se explican las bases de datos utilizadas en el sistema desarrollado, con sus divisiones. Las divisiones del sistema se explican verbal y gráficamente. Se definen las bases de datos del sistema SISCO, así como sus relaciones. Por último se describe el proceso de éstos datos en el sistema de información, desde la entrada de datos hasta la salida de información. 4.1. Descripción general del programa ACCESS "El propósito de un sistema de base de datos como Microsoft Access es la conversión de datos en información. El medio para la transformación de datos en información consiste en organizar esos datos de tal manera que sea posible verlos bajo una nueva, más útil modalidad". (Cassel y Palmer, 2000).. Es aquí donde cabe recalcar que. ACCESS no lo hará todo por el programador de la base de datos. Es su trabajo el estructurar los datos de tal manera que sea posible esa transformación a información. Durante el proceso de programación es importante siempre tener en mente la forma en que se extraerá la información. Access es una base de datos relacional y aunque no cumple por completo las reglas del modelo relacional de E.F. Codd, si se basa en su espíritu. Las tres ideas principales en que se basa este modelo son (Cassel y Palmer, 2000): 1. Todos los datos se almacenan en tablas o cuadrículas bidimensionales. Las columnas de esta cuadrícula se llaman campos. Las filas se llaman registros, pues contienen los datos correspondientes a esos campos.. 27.

(38) 2. Cada uno de los registros de una tabla posee una clave principal para su inequívoca identificación.. La clave principal de un registro es un dato. exclusivo de esa tabla. 3. Los datos alojados en una base de datos se dividen en partes pequeñas pero lógicamente coherentes.. Cada una de esas partes cuenta con su propia. tabla. La división de los datos en partes se le llama normalización. 4. Para poder congregar datos procedentes de varias tablas, es preciso vincular éstas entre sí por medio de campos que contengan datos idénticos.. 4.1.1. Componentes de una Base de Datos en Access Básicamente, los principales componentes de una base de datos programada en ACCESS son las tablas, las consultas, los formularios y los informes. Las tablas de la base de datos representan a grupos de objetos reales, ya sean concretos o abstractos, los campos de la tabla determinan el tipo de dato que se aloja en la tabla, mientras que las filas son los valores correspondientes.. Para lograr relacionar datos primero se. diseña una consulta usando dos o más tablas vinculando datos entre si. Las consultas además de relacionar datos tiene la característica de poder manejar criterios o filtros en la información que resulta. Los datos vinculados entre si pueden presentarse en varias modalidades en un formulario.. Los formularios son una manera más amigable de. presentar los datos e incluso sirven para alimentar nuevos datos a la base. Por último, el informe es un tipo de formulario que se utiliza para la salida de información ya sea en pantalla, impresa o por internet.. Básicamente los informes son los reportes que. contienen la información obtenida de la base de datos.. Además de las tablas, las. consultas, los formularios y los informes, ACCESS puede incluir otros componentes programables llamados macros que sirven para llevar a cabo instrucciones y dirigir al usuario en el programa. Aunque en el sistema desarrollado no se utilizan las macros, éstas se pueden desarrollar mas adelante e integrarse al sistema en base a las necesidades del usuario.. 28.

(39) 4.1.2. Estructura teórica de la base de datos La meta de la estructuración de datos es (Cassel y Palmer, 2000): o Crear un conjunto de datos optimizado para la selección y recuperación de datos en calidad de información o Facilitar y economizar la introducción de datos. Esto significa cerciorarse de que todos los datos aparezcan una sola vez en la base de datos o Dotar a los datos de una estructura lógica, a fin de que la base de datos se documente por sí sola mediante su estructura misma. La mejor manera de mantener los datos de las tablas únicos es manejando una clave principal.. Access cuenta con un generador integrado de clave principal denominado. "auto-numérico".. Este generador produce números únicos para su uso como clave.. También se pudiera manejar como clave principal un campo existente que contenga datos únicos. En conclusión, la clave principal debe ser única y simple. "La estructura de los datos de las tablas puede describirse de acuerdo a varias formas normales, y aunque en teoría las tablas responden a la primera, segunda o tercera forma normal, en la práctica se pueden infringir" (Cassel y Palmer, 2000). Las formas normales son las siguientes: 1.. La forma denominada atómica, puesto que es aquella que no puede ser dividida en más partes.. 2.. La segunda forma normal es igual a la anterior, pero maneja además el criterio de que todos los campos que no sean clave principal deben de depender por completo del valor de ésta.. 3.. La tercera forma normal es aquella en donde todos los campos que no sean clave principal deben de ser mutuamente independientes.. En ACCESS existen tres tipos de relaciones que puede haber entre datos de tablas y estos son: o Uno a varios: Por ejemplo, material con actividades. Un material puede corresponder a distintas actividades o conceptos. 29.

(40) o Varios a varios: Por ejemplo, materiales con proveedores. Un material puede ser comprado con diferentes proveedores; un proveedor puede manejar también muchos materiales. o Uno a uno: Por ejemplo, material con clave de insumo.. Cada material. corresponde a una sola clave.. 4.2. Estructura general del sistema SISCO El sistema SISCO se estructuró como se vio en el Capítulo III con siete secciones principales las cuales se muestran en la Figura 13, donde se pueden también apreciar las relaciones que pueden existir entre las tablas de cada sección que son: 1. Catalogo de conceptos y Presupuesto 2. Explosión de recursos 3. Materiales 4. Mano de Obra 5. Equipo 6. Subcontratos 7. Aditivas En la Figura 13 el color verde indica las secciones que contienen a los datos de inicio (catalogo de conceptos y explosión de recursos), el color amarillo muestra las secciones con datos básicos del sistema (material, mano de obra y equipo) y el lila indica las sección de aditivas con datos que pudiera o no haber, adicionales al proyecto original.. Dentro de los recuadros de color aparecen en cuadros con fondo blanco las. tablas básicas que comprenden cada división. A continuación se describe a detalle cada una de las seis secciones del sistema. 1. - Catálogo de conceptos v presupuesto.. El catálogo de conceptos se refiere a la. lista de actividades que se determinaron para el proyecto en la etapa de planeación y presupuesto. Esta lista se dará de alta en el sistema al inicio del proyecto dentro de 30.

(41) una tabla. La tabla contendrá los conceptos con sus respectivas unidades, cantidades y precios unitarios. Como se vio en el capítulo II, el precio unitario de estos conceptos se obtuvo en un análisis previo en donde se integró el material, la mano de obra y el equipo de esa actividad. El análisis previo al que se hace referencia por lo general se hace con el apoyo de algún programa de software destinado a esto, como lo son el "Campeón" o el "Saicic" que nos da como resultado el presupuesto base del proyecto. Estos programas arrojan también otros datos importantes como lo es la "explosión de ¡nsumos (recursos)". Los precios que se manejaran serán sin los indirectos. 2. - Explosión de recursos.. Esto se refiere a la lista completa de recursos, es decir. materiales, mano de obra y equipo, que se necesitarán en el proyecto y sus cantidades requeridas.. Estos datos serán dados de alta en el sistema como otra tabla.. El. presupuesto base y la explosión de recursos son los datos de inicio del sistema y se darán de alta al empezar la obra. En el área de mano de obra, la explosión de recursos también nos puede arrojar el factor de prestaciones (FSR), asignado a los empleados por nómina.. MATERIAL ENTRADAS. CATALOGO DE CONCEPTOS Y PRESUPUESTO. SALIDAS PROVEEDORES LISTA DE PRECIOS. MAQ. Y EQUIPO LISTA DE MAQ. Y EQ.. EXPLOSIÓN DE RECURSOS C/PRECIO. RENTA O PROPIO. PROVEEDORES. MATERIAL. MANO DE OBRA. MAQ. Y EQUIPO. LISTA DE PRECIOS. LISTA EMPLEADOS. MANO DE OBRA. LISTA DE PRECIOS TRABAJO REALIZADO. SUBCONTRATOS Figura13. Tablas y relaciones.. 31.

(42) 3. - Materiales.. Para la sección de materiales existen dos tablas básicas de datos: la. de entradas de material y la de salidas de material. La información básica requerida para cualquier material es: la clasificación del material (la cual se puede ver en la Figura 11), el proveedor, la fecha, la cantidad, y el precio. De esta lista básica resultan varias tablas que se requieren adicionales como la lista de proveedores y la lista de precios. Además en el registro de las salidas de material se ubicará a que concepto o actividad se asigna dicho material, lo cual implica una relación con el catálogo de conceptos.. Por otro lado esta la relación con la tabla de explosión de recursos. necesaria para comparar los materiales presupuestados contra los comprados realmente. 4.- Mano de obra. La mano de obra se refiere al ejecutor físico de la obra y se divide principalmente en dos tipos: por nómina y por destajo. Como resultado se obtiene la primer tabla de esta sección que es la de empleados y contratistas con sus datos personales y su especialidad. Además, existe la tabla de actividades realizadas, donde se manejan datos como: fecha, actividad, unidad, cantidad y precio.. En este caso. también resulta una relación directa con el catalogo de conceptos y con la explosión de recursos. Para efectos del sistema desarrollado en la presente tesis el trabajo realizado se toma en unidades de concepto, es decir como si fuera a destajo siempre. Como se menciono anteriormente el área de empleados por nomina pudiera desarrollarse aún más con el estudio de rendimientos y comparaciones con los empleados a destajo. 5.-. Equipo.. Para la maquinaria y equipo se tiene una clasificación definida, pero. además existe un diferencia importante en los equipos, éstos pueden ser comprados o rentados. El caso de equipo rentado se maneja como sub-contrato y solo requiere de datos básicos como tipo de equipo, cantidad y precio. Para el caso de maquinaria o equipo propio se requieren más datos como los de consumibles,. mantenimiento,. reparaciones y depreciación. Cabe mencionar que para efectos de la presente tesis, esta área no se desarrollo en el sistema, sin embargo se propone su ubicación dentro del marco teórico para su desarrollo en un futuro. 32.

(43) 6.-. Subcontratos.. Los subcontratos pueden aplicarse a toda una partida o solo. algunos conceptos, e incluso pueden abarcar solo la mano de obra para alguna partida o concepto y los materiales van por cuenta del constructor. Es por esta razón que se manejan como un área independiente que se relaciona con todas las demás variables. Para efectos de esta tesis, el área de subcontratos quedó sin explorarse. 7.- Aditivas.. Estas se refieren a aquellas actividades que surgen como adicionales. al proyecto durante la obra. Los conceptos adicionales se ubicarán en el catálogo original pero con la aclaración de que son aditivas. Además, las aditivas podrán causar modificaciones en las tablas de entradas de material, lista de empleados y/o maquinaria y equipo.. 4.3. Proceso de datos en el sistema SISCO Al tener en claro los datos básicos del sistema se pasa al procesamiento de datos el cual se lleva a cabo por medio de las consultas, los formularios y los informes. Las consultas de Access tienen como objetivo el vincular los datos de diferentes tablas. También sirven para relacionar datos de la misma tabla como sería obtener un importe multiplicando la cantidad por el precio unitario como en el caso del presupuesto base. Las consultas re-ordenan los datos originales de una manera mas útil para que se puedan convertir en la información que se quiere obtener. Para el sistema de control de costos de obra, se necesita una serie de consultas que será la base de la información que resulte. Por ejemplo, para la tabla de "catálogo de conceptos" la cuál contiene los campos de clave, concepto, unidad, cantidad, y precio unitario, se hará una consulta que contenga también el campo "importe". El importe es una función que multiplica dos campos de la tabla, cantidad y precio unitario.. Otro. ejemplo de una consulta es la que se obtiene con la tabla de "entradas de material" la cuál maneja entre otras cosas el campo de cantidad de material, esta tabla vinculada. 33.

(44) con la tabla de "lista de precios" permite obtener con el campo de precios unitarios un "importe" para el material que ha entrado. En la Figura 14 se explican gráficamente las consultas que se proponen para vincular las tablas en cada división. Cabe mencionar que la vinculación de datos entre tablas solo se puede lograr entre tablas que contengan al menos un campo de datos similares. Es por esto que siempre es recomendable manejar claves en los registros. Esta es una manera de facilitar las relaciones y además tener un mejor control e identificación de datos dentro del sistema. CONSULTAS DEL SISTEMA (RELACIONADAS) CATALOGO + IMPORTES. TABLAS DEL SISTEMA. PRECIO PROMEDIO (EXPLOSIÓN + PRECIO ENTRADA). CATALOGO DE CONCEPTOS EXP. MATERIAL C/PRECIO EXP. MANO DE OBRA C/ PRECIO EXP. MAQUINARIA C/PRECIO. ENTRADAS -PRECIO P. + IMPORTE. ENTRADAS DE MATERIAL. SALIDAS + PRECIO P. + IMPORTE • CONCEPTO DE CATALOGO. SALIDAS DE MATERIAL PRECIOS MATERIAL ENTRADA PROVEEDORES DE MATERIAL LISTA EMPLEADOS ÍM.0.1 LISTA DE PRECIOS ÍM.0.1 TRBAJO REALIZADO LISTA DE MAQUINARIA RENTA O PROPIA. i. MATERIALES + PROVEEDORES ENTRADAS + SALIDAS + PRECIO P, + IMPORTE. 1. TRABAJO REALIZADO + PRECIOS • IMPORTES + EMPLEADO TRABAJO REALIZADO + CATALOGO. LISTA DE PRECIOS ÍMAQ.l PROVEEDOES ÍMAQ.). MAQUINARIA + CATALOGO. ADITIVAS. MAQUINARIA + PRECIO + IMPORTE. SUB-CONTRATOS. MAQUINARIA + PROVEEDORES CATALOGO + ADITIVAS. Figura 14 Consultas que relacionan tablas.. 34.

(45) Los formularios de Access sirven para facilitar la alimentación de datos al sistema. Es decir, son medio por el cuál los datos entran a las tablas y automáticamente a todo el sistema. Los formularios pueden tener formatos muy vanados y amigables ya que su función es poder alimentar los datos fácilmente siguiendo una estructura formal.. Por. ejemplo para el nuevo usuario del sistema, la pantalla de inicio a el sistema SISCO es mediante un formulario. Este formulario será el primero de una serie de formularios que dirija al usuario por el sistema hasta donde él quiera ir, siguiendo siempre una secuencia lógica. Los informes de Access sirven para presentar la información que se ha generado con el sistema. En otras palabras son los reportes que se quieren obtener en un lapso de tiempo determinado durante la obra y al final de la misma, para tomar las decisiones pertinentes. Los informes pueden tener diseños variados para acomodar la información como se desea.. La información de cada informe viene directamente de una consulta.. Es decir, los informes solo pueden incluir información de una consulta, nunca de varias. Para lograr esto se tendría que relacionar primero esas consultas en otra consulta y luego hacer un informe de esta última.. De esta manera los informes traducen la. información de una consulta para ser vista de determinada manera. Además se puede ordenar la información por diferentes campos, como partidas o por fechas, e incluso se puede agrupar por lapsos de tiempos determinados como semanas o meses. Otra característica es que en esos agrupamientos se pueden hacer ciertas operaciones como obtener cantidades sub-totales y totales de los agrupamientos que se hicieron. En el sistema SISCO se sacan informes de varios tipos. Los principales son el del catalogo de conceptos agrupado por partidas con sus importes parciales y totales, así como el catalogo actualizado que incluye las aditivas. Otro informe es el de entradas o salidas de material que da las cantidades, precios e importes organizados por semanas. 4.4. Manejo de claves en el sistema SISCO. 35.

(46) Como se ha mencionado, el manejo de claves para cada dato del sistema es muy importante ya que a través de éstas se relacionan entre si. En los datos de entrada del catalogo de conceptos se manejan dos claves en el registro de datos, una de la partida y otra de cada concepto de esa partida. En la consulta que se crea para el catalogo de conceptos se crea lo que se llama una clave calculada para cada concepto en donde se integra la clave de partida y la clave de concepto. Por ejemplo la clave de la partida "albañilería" es el 5 y la clave del concepto "suministro e instalación de muro de block" es el 1; la clave calculada para este concepto es 5.01. Para visualizar mejor este sistema ver la Tabla B-11 y la Tabla C-12 donde se aprecian los datos mencionados. Las aditivas entran dentro del registro de catálogo de conceptos y siguen el mismo esquema de claves. La única diferencia es que se marca como aditivas. Los datos de proceso como los de registro de proveedores, materiales, empleados, trabajo realizado, etc., se manejan con claves propias del sistema con el comando de auto-numérico.. De esta manera, ningún registro puede tener la misma clave y se. pueden relacionar fácilmente.. Por ejemplo, cada proveedor tiene una clave de. identidad (Id) y en la forma de registro de entrada de materiales se introduce la clave del proveedor donde se compró al igual qua la clave misma de ese material, obtenida del registro de materiales en la tabla de explosión de insumos. En el caso que el material no esté dado de alta porque es parte de una aditiva, desde la misma forma de registro se puede pasar a darlo de alta primero para luego registrar la entrada.. 1 2. Todas las tablas cuya numeración empieza con la letra B son presentadas en el Apéndice B. Todas las tablas cuya numeración empieza con la letra C son presentadas en el Apéndice C.. 36.

(47) CAPITULO V SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE OBRA (SISCO) En este Capítulo se presenta el sistema de control de obra desarrollado en esta tesis. Se muestra el diagrama de flujo general del sistema donde se aprecian los pasos del programa que seguirá el usuario al entrar al sistema. Se presentan todas las pantallas del sistema y se hace referencia a los informes obtenidos que son presentados en el Apéndice A. Además se da una explicación para cada pantalla para seguir el sistema paso a paso utilizando el disquete con el programa. 5.1. Diagrama de flujo del sistema SISCO. En la Figura 15 se muestra el diagrama de flujo utilizado en el sistema SISCO. Se empieza con el recuadro de inicio, donde podemos apreciar en los recuadros verdes, las opciones que hay en la forma de inicio como lo son los datos de inicio y los datos de proceso. De cada uno de estos recuadros sale una flecha que nos dirige a el área de alimentación de datos de esa sección. Por ejemplo del cuadro denominado "datos de la obra" vamos al área de cuadros amarillos del lado izquierdo de la figura, donde encontramos tres opciones, la de imprimir los datos del proyecto actual, dar de alta nuevos clientes o tan solo ver la lista de los clientes y dar de alta nuevos proyectos, después de regístralos se puede pasar a imprimir esas listas o regresar a la forma de inicio. Si seguimos adelante y pasamos a los datos de proceso, por ejemplo los datos de mano de obra, llegamos a los recuadros amarillos al centro de la figura del lado izquierdo. Aquí vuelve a haber varias opciones, se puede pasar directamente a los reportes, o a los registros de empleados y de trabajo realizado. Si el registro es nuevo y es parte de una aditiva, pasamos a darla de alta al registro de conceptos de catalogo como se aprecia en la figura para luego regresar a la forma de mano de obra. De esta misma manera se pasa de una forma a otra en SISCO como se verá en la siguiente sección.. 37.

(48) CATALOGO DE CONCEPTOS. REGRESAR. REGISTRO DE CONCEPTOS EN CATALOGO. Figura 15 Diagrama de flujo SISCO 38.