DONATIVOS EN EFECTIVO Y ESPECIE

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CONTROLA ELABORA Y REVISA APRUEBA EXPIDE

Aida María Flores Moya Directora de Planeación y Evaluación del Desempeño

Luis Felipe Bernal Rodríguez Director de Contabilidad y

Cuenta Pública

Carlos Alberto Téllez Zolezzi Director de Ingresos

Ramiro Ayala Maldonado

Director de Patrimonio Antonio Fernando Martínez Beltrán

Tesorero Municipal

Julieta Hernández Pachuca Contralora Municipal

DOCUMENTO IMPRESO NO CONTROLADO CMU-PLC-01 18/04/18

I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la recepción, resguardo y registro de los donativos en efectivo y en especie que formarán parte del patrimonio municipal, o bien, para su consumo o entrega como apoyo social a fin de llevar el control de los mismos.

II. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable para las Dependencias del municipio que reciben los donativos, la Dirección de Ingresos, la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y la Dirección de Patrimonio, en su caso.

III. DEFINICIONES

Acta de entrega-recepción. Documento en el que se hace constar mediante firma de donador, del donatario, del Director facultado de la Dependencia, así como de testigos de asistencia, el valor del bien o servicio donado, las características y notificación del destino que se le dará al donativo.

Bien capitalizable. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior al valor diario de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) señalado en el acuerdo de Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio publicado por CONAC, que se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en

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el control administrativo para efectos de conciliación contable. Excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del período.

CFDI. Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Donador. Persona física o moral que realiza uno o varios donativos en efectivo o especie al municipio de Monterrey.

Donativo. Transferencia gratuita en efectivo o especie que realiza un donador al municipio, por el cual se proporciona, en caso de solicitarlo un recibo de donación deducible de impuestos.

Donativo en efectivo. Transferencia gratuita en moneda nacional que se recibe en el municipio.

Donativo en especie. Transferencia gratuita de un bien mueble, inmueble, materiales, suministros y prestación o arrendamiento de un servicio que recibe el municipio de Monterrey.

REGER. Sistema de contabilidad, gestión y administración del municipio de Monterrey.

Valor de realización. Es el monto que se recibe, en efectivo o equivalentes de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un activo.

Valor de reposición. Es el costo que sería incurrido para adquirir un activo idéntico a uno que está actualmente en uso.

Valor de reemplazo. Representa el costo de un activo idéntico.

UMA. La Unidad de Medida y Actualización es la referencia económica en pesos para determinar la cuantía del pago de las obligaciones y supuestos previstos en las leyes federales, de las entidades federativas y la Cd. de México, así como en las disposiciones jurídicas que emanen de todas las anteriores. Su valor se puede obtener de la página del SAT.

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IV. COMPETENCIAS

 Dirección de Patrimonio.

- Integrar los expedientes relativos a los contratos de comodato, donación, compraventa, concesión o cualquier otro acto jurídico de los bienes mueves e inmuebles del patrimonio del municipio o mediante los cuales se adquiere u otorgue el domino, posesión o uso temporal de estos a favor del municipio.

 Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública.

- Revisar, validar y afectar contablemente el registro de los activos muebles, inmuebles e intangibles, así como su valuación de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contabilidad Gubernamental y demás normativa aplicable.

V. MARCO JURÍDICO NORMATIVO

A. TRATADOS INTERNACIONALES N/A

B. NIVEL FEDERAL

 Ley General de Contabilidad Gubernamental y acuerdo de CONAC.

C. NIVEL ESTATAL

 Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León.

D. NIVEL MUNICIPAL

 Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Monterrey.

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VI. DIAGRAMA DE FLUJO A) Donativo en efectivo

Despacho del C.

Tesorero Caja General Caja Módulo AFIRME

A) Recibe carta de donación en efectivo a favor de la Dependencia del Ayuntamiento del municipio de Monterrey que recibe el donativo.

Recibe oficio de donativo, con soporte, para ingresar recurso; verifica y turna a Caja Módulo AFIRME.

Responsable de la Dependencia

Director(a) Contabilidad y Cuenta Pública

Director(a) de Planeación y Presupuestos

Proporciona a el(la) donador(a) el número de cuenta donde debe realizar la transferencia o depósito bancario.

Recibe comprobante del depósito, verifica que el donativo esté etiquetado para un fin o adquisición específica.

Elabora oficio de solicitud de recibo deducible especificando el monto y fin del donativo.

Adjunta al oficio soporte documental de la donación e incluye ficha de depósito.

Recibe notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, y Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

Recibe oficio y soporte de donativo para ingresar recurso en el sistema.

FIN

Emite recibo y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y en automático el sistema aplica contablemente el recurso generando la póliza diaria de ingresos; el(la) contribuyente recibe de forma automática documentos digitales del CFDI en el coreo electrónico proporcionado en oficio.

Adjunta impresión de recibo sellado y firmado, y oficio correspondiente en el corte de caja como soporte de póliza de ingresos.

Remite oficio a la Dependencia y/o a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, con recibo y CFDI impreso sellado y firmado.

Revisa en la conciliación las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por la donaciones en efectivo recibidas.

P-TMU-CCP-16 Conciliación Contable de los Ingresos

INFOFIN-REGER.

Está al pendiente que se realice la contabilización del ingreso del donativo para iniciar con las gestiones ante el Ayuntamiento de la ampliación al presupuesto de egresos.

Realiza los trámites de acuerdo a procedimiento para ejercer el recurso recibido del donativo (consumo o apoyo social).

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B) Donativo en Especie para Consumo o Ayuda Social.

Despacho del C.

Tesorero Caja General

B) Recibe factura y/o comprobante de acreditación de la propiedad y

del costo del bien.

Recibe oficio de donativo, con soporte, para ingresar recurso.

Responsable de la

Dependencia Director(a) Contabilidad y

Cuenta Pública Director(a) de Planeación

y Presupuestos

Verifica las especificaciones físicas y técnicas de la donación contra factura y el fin para el que está destinada la donación.

Elabora acta de entrega-recepción y recaba las firmas de el(la) Director(a) de la Dependencia, de donador(a) y de testigos de asistencia (Contraloría).

Elabora oficio de solicitud de recibo deducible especificando el monto y fin del donativo, dirigido a la Tesorería Municipal.

Adjunta al oficio soporte documental de la donación.

Recibe notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, y Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

FIN

Da instrucciones a el(la) Coordinador(a) Contable de revisar en la conciliación INFOFIN-REGER las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por las donaciones en especie recibidas.

Adjunta impresión de recibo y CFDI del donativo, oficio y soporte correspondiente en el corte de caja como soporte de póliza de ingresos.

Emite recibo y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y en automático el sistema efectúa aplicación contable del recurso, generando póliza de ingresos diarios; el(la) contribuyente recibe en automático documentos digitales del CFDI en el correo electrónico proporcionado en el oficio.

Envía oficio a la DCYCP con recibo impreso, soporte de póliza de ingresos.

Está al pendiente que se realice la contabilización del ingreso del donativo para iniciar con las gestiones ante el Ayuntamiento de la ampliación al presupuesto de egresos.

Gestiona ante las Dependencias correspondientes la entrega del donativo en especie a través del procedimiento de solicitud de materiales y suministros o apoyo social.

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C) Donativo en Especie Capitalizable

Despacho del C.

Tesorero Coordinador(a)

Jurídico(a) de Patrimonio

Coordinador(a) de Contabilidad

C) Recibe comprobante de acreditación de la propiedad a favor del municipio y del costo del

bien.

Se devuelve constancia de certificación de los números de patrimonio asignados a los bienes descritos a el(la) responsable de la Dependencia remisora, así como a la DCYCP conforme a las reglas que señale para cada caso en particular, de acuerdo a la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Responsable de la

Dependencia Coordinador(a) Caja

General

Director(a) de Patrimonio

Verifica especificaciones físicas y técnicas de la donación contra comprobante de acreditación de la propiedad y el fin par el que está destinada la donación.

Elabora el acta de entrega- recepción y recaba las firmas de el(la) Director(a) de la Dependencia, de donador(a) y de los testigos de asistencia (Contraloría).

Entrega comprobante de acreditación de la propiedad del bien, remitiéndolo por oficio a Director(a) de Patrimonio conjuntamente con fotografía de los bienes, describiendo las características técnicas para codificarlo e integrarlo al módulo de Patrimonio.

Recibe oficio con comprobante de acreditación de la propiedad del bien, conjuntamente con fotografía de los bienes, describiendo las características técnicas para codificarlo e integrarlo al módulo de Patrimonio.

FIN Elabora oficio de solicitud de

recibo de deducible especificando el monto y fin del donativo.

Adjunta al oficio la documentación de soporte.

Recibe notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, y a la Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

Recibe instrucción de el(la) Director(a) de Ingresos de elaborar recibo o factura, atendiendo a la información fiscal adjunta al oficio.

Elabora el recibo o factura, enviando el CFDI al correo electrónico solicitando en el oficio recibido, entrega copia de factura a responsable de la Dependencia y afecta las cuentas contables correspondientes a la recepción de un aprovechamiento por concepto de donativo en especie en el corte del día.

Recibe acta de entrega-recepción de donador(a), identificación y oficio de solicitud de recibo de deducible de la Dependencia que recibió el donativo.

Procede a realizar la factura; el importe de la factura será determinado conforme al valor documento que acredite la propiedad del bien, el valor de reposición o reemplazo, el valor realización, o bien, conforme al avalúo o dictamen de autoridad competente.

Afecta las cuentas

correspondientes en el sistema atendiendo al tipo de donativo y a la guía contabilizadora del procedimiento de donativos que se tiene en el manual de contabilidad.

Envía el CFDI al correo electrónico solicitado en el oficio recibido y entrega copia de factura a el(la) responsable de la Dependencia.

Está al pendiente del registro para dar de alta el bien patrimonial, etiquetarlo y coordinarse con la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública para conciliarlo con la cuenta especifica de activo que le corresponda.

Concilia los bienes recibidos en donación y revisa las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por las donaciones en especie.

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VII. DESCRIPCIÓN

A) Donativo en Efectivo.

7.1 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) recibe carta de donación en efectivo a favor de la Dependencia del Ayuntamiento del municipio de Monterrey que recibo el donativo.

7.2 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) proporciona a el(la) donador(a) el número de cuenta bancaria institucional donde debe realizar la trasferencia o depósito bancario.

7.3 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) recibe comprobante del depósito a nombre del municipio y verifica que el donativo esté etiquetado para un fin o adquisición especifica.

7.4 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) elabora oficio de solicitud de “recibo deducible” especificando el monto y fin del donativo, dirigido a el(la) Tesorero(a) Municipal y con copia para la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y la Dirección de Ingresos.

7.5 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) adjunta al oficio los datos de el(la) donador(a) e incluye la ficha de depósito.

- Carta de donación.

- Comprobante de depósito bancario.

- Identificación oficial de el(la) donador(a) si es persona física, o del representante legal si es persona moral.

- Cédula de Identificación Fiscal.

- Dirección de correo electrónico a donde debe enviarse el CFDI.

7.6 El Despacho del C. Tesorero recibe notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y a la Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

7.7 La Caja General recibe oficio de donativo, con soporte (convenio o programa del donativo, constancia de situación fiscal, comprobante interbancario de pago, correo electrónico, entre otros datos), para ingresar recurso; verifica y turna a Caja Módulo AFIRME.

7.8 La Caja Módulo Banco Afirme recibe oficio y soporte de donativo para ingresar recurso en el sistema.

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7.9 La Caja Módulo Banco Afirme emite recibo y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y en automático el sistema aplica contablemente el recurso generando la póliza diaria de ingresos;

el(la) contribuyente recibe en forma automática documentos digitales del CFDI en el correo electrónico proporcionado.

7.10 La Caja Módulo Banco Afirme adjunta impresión de recibo sellado y firmado, y oficio correspondiente en el corte de caja como soporte de póliza de ingresos.

7.11 La Caja General remite oficio a la Dependencia y/o a la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública (DCYCP), con recibo y CFDI impreso sellado y firmado.

7.12 Por último, el(la) Coordinador(a) de Contabilidad y Cuenta Pública revisa las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por las donaciones en efectivo recibidas.

7.13 Se realiza el procedimiento P-TMU-CCP-16 Conciliación Contable de los Ingresos INFOFIN-REGER.

7.14 El(la) Director(a) de Planeación y Presupuestos está al pendiente que se realice la contabilización del ingreso del donativo para iniciar con las gestiones ante el Ayuntamiento de la ampliación de presupuesto de egresos.

7.15 Finalmente, el(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) realiza los tramites de acuerdo a procedimiento para ejercer el recurso recibido del donativo (consumos o apoyo social).

El proceso finaliza.

B) Donativo en Especie para Consumo o Ayuda Social.

7.16 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) recibe factura y/o comprobante de acreditación de la propiedad y del costo del bien.

7.17 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) verifica contra factura las especificaciones físicas y técnicas de la donación. Así como, el fin para el que está destinada la donación.

7.18 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) elabora acta de entrega-recepción y recaba las firmas de el(la) Director(a) de la Dependencia, de el(la) donador(a) y de los testigos de asistencia (Contraloría).

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7.19 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) elabora oficio de solicitud de “recibo deducible” especificando el monto y fin del donativo, dirigido a el(la) Tesorero(a) Municipal y con copia para la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y la Dirección de Ingresos.

7.20 E(la) responsable de caja adjunta al oficio:

- La carta de donación.

- La carta de entrega-recepción.

- La cédula de identificación fiscal.

- Identificación oficial de el(la) donador(a) si es persona isica, o de el(la) representante legal si es persona moral.

- Dirección de correo electrónico a donde debe enviarse el CFDI.

7.21 El Despacho del C. Tesorero recibe la notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y a la Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

7.22 La Caja General recibe oficio de donativo y soporte (convenio o programa del donativo, acta de entrega recepción con la valorización del donativo en especie recibido; en su caso, comprobante que ampare el valor y propiedad del bien, constancia de situación fiscal, correo electrónico, entre otros), para ingresar recurso.

7.23 La Caja General emite recibo y Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y en automático el sistema efectúa aplicación contable del recurso, generando póliza de ingresos diarios; el(la) contribuyente recibe en automático documentos digitales del CFDI en el correo electrónico proporcionado en oficio.

7.24 La Caja General adjunta impresión de recibo y CFDI del donativo, oficio y soporte correspondiente en el corte de caja como soporte de póliza de ingresos.

7.25 La Caja General envía oficio a la DCYCP con recibo impreso, soporte de póliza de ingresos.

7.26 El(la) Director(a) de Planeación y Presupuesto está al pendiente que se realice la contabilización del donativo para iniciar con las gestiones de solicitud de ampliación al presupuesto de egresos al Ayuntamiento.

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7.27 El(la) responsable de la Dependencia gestiona ante las Dependencias correspondientes la entrega del donativo en especie a través del procedimiento de solicitud de materiales y suministros o apoyo social.

7.28 Finalmente, el(la) Director(a) de Contabilidad y Cuenta Pública da instrucciones a el(la) Coordinador(a) Contable de revisar en la conciliación las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por las donaciones en especie recibidas.

Finaliza el proceso.

C) Donativo en Especie Capitalizable.

7.29 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) recibe comprobante de acreditación de la propiedad a favor del municipio y del costo del bien.

7.30 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) verifica especificaciones físicas y técnicas de la donación contra comprobante de acreditación de la propiedad y el fin para el que está destinada la donación.

7.31 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) elabora acta de entrega-recepción y recaba las firmas de el(la) Director(a) de la Dependencia, de donador(a) y de los Testigos de Asistencia (Contraloría).

7.32 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) entrega comprobante de acreditación de la propiedad del bien, remitiéndolo por oficio a Director(a) de Patrimonio conjuntamente con fotografía de los bienes, describiendo las características técnicas para codificarlo e integrarlo al módulo de Patrimonio.

7.33 El(la) Coordinador(a) Jurídico de Patrimonio recibe oficio con comprobante de acreditación de la propiedad del bien, conjuntamente con fotografía de los bienes, describiendo las características técnicas para codificarlo e integrarlo al módulo de Patrimonio.

7.34 El(la) Coordinador(a) Jurídico de Patrimonio devuelve constancia de certificación de los números de patrimonio asignados a los bienes descritos a el(la) responsable de la Dependencia remisora, así como a la DCYCP conforme a las reglas que señale para cada caso en particular, de acuerdo a la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

7.35 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) elabora oficio de solicitud de “Recibo Deducible” especificando el monto y fin del donativo, dirigido a Tesorería

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Municipal y con copia para: Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública y Dirección de Ingresos.

7.36 El(la) responsable de Dependencia (DIF o Secretaría de Desarrollo Social) adjunta al oficio:

- Acta de donación.

- Acta de entrega-recepción.

- Cédula de identificación fiscal.

- Identificación oficial de el(la) donador(a) si es persona física, o de el(la) representante legal si es persona moral.

7.37 El Despacho del C. Tesorero recibe notificación de donativo y elabora oficio dirigido a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública, y Dirección de Ingresos para que realicen los trámites conducentes.

7.38 El(la) Coordinador(a) de Caja General recibe instrucción de el(la) Director(a) de Ingresos de elaborar recibo o factura, atendiendo a la información fiscal adjunta al oficio.

7.39 El(la) Coordinador(a) de Caja General elabora el recibo o factura, enviando el CFDI al correo electrónico solicitado en el oficio recibido, entrega copia de factura a el(la) responsable de la Dependencia y afecta las cuentas contables correspondientes a la recepción de un aprovechamiento por concepto de donativo en especie en el corte del día.

7.40 El(la) Coordinador(a) de Caja General recibe acta de entrega-recepción de donador(a), identificación y oficio de solicitud de “Recibo Deducible” de la Dependencia que recibió el donativo, y procede a realizar la factura; el importe de la factura será determinado conforme al valor documento que acredite la propiedad del bien, el valor de reposición o reemplazo, el valor de realización, o bien, conforme al avalúo o dictamen de autoridad competente.

7.41 El(la) Coordinador(a) de Caja General afecta las cuentas correspondientes en el sistema atendiendo al tipo de donativo y a la guía contabilizadora del procedimiento de donativos que se tiene en el manual de contabilidad.

7.42 El(la) Coordinador(a) de Caja General envía el CFDI al correo electrónico solicitado en el oficio recibido y entrega copia de factura al Responsable de la Dependencia.

7.43 El(la) Director(a) de Patrimonio está al pendiente del registro para dar de alta el bien patrimonial, etiquetarlo y coordinarse con la Dirección de Contabilidad y Cuenta Pública para conciliarlo con la cuenta específica de activo que le corresponda.

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7.44 Finalmente, el(la) Coordinador(a) de Contabilidad concilia los bienes recibidos en donación y revisa las afectaciones contables y presupuestales de los registros correspondientes por las donaciones en especie.

Finaliza el proceso.

VIII. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA

 P-TMU-CCP-16 Conciliación Contable de los Ingresos INFOFIN-REGER.

 CONAC: Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio.

 CONAC: Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio.

IX. ANEXOS N/A

X. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA MOTIVO

01 22/10/18 Creación del procedimiento