Manual de Procedimientos

(1)

(2)

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

(3)

K1-01

Nombre del Procedimiento

Contestar amparos presentados en contra de la secretaría de los

diferentes Juzgados.

Propósito

Dejar sin efecto o que sobresean los amparos a los solicitantes.

Alcance

Desde la recepción del oficio de demanda de amparo hasta el _{acuerdo de resolución del amparo.}

Área Responsable

Delegación Jurídica/Oficina del C. Secretario.

Descripción del Procedimiento

Número de

Actividad Actividad Observaciones

1

2

3

4

Recibe del Juzgado Federal, original del oficio de demanda de amparo, a través del titular de la secretaría, abre expediente y resguarda.

Analiza la demanda de amparo para saber el motivo del procedimiento legal.

Elabora informe previo de amparo, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y distribuye:

-Original de informe previo: Juzgado Federal -Copia del informe previo: Expediente

Recibe del Juzgado Federal, a través del titular de la secretaría, original de oficio de solicitud de informe justificado en relación al motivo que ocasionó dicha demanda de amparo, se entera y resguarda.

El juzgado concede un término de 24 o 72 horas para dicho informe, caso contrario el juzgado procede aplicar multa por incumplimiento.

(4)

Descripción del Procedimiento

Número de

5

6

7

Elabora informe justificado pormenorizado, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original de informe previo: Juzgado Federal -Copia del informe previo: Expediente

Recibe del Juzgado Federal, a través del titular de la secretaría, original de oficio de acuerdo de resolución, se entera y determina:

¿Es concedido el amparo?

No, da seguimiento a los recursos que el demandante interponga, hasta finalizar el juicio y continúa con la actividad No. 7

Sí, emite o interpone una apelación en contra de la resolución del Juez, y continúa con la actividad No. 7.

Elabora reporte de la situación jurídica, en original y copia, anexa copias de actas emitidas por el juzgado, firma y distribuye:

-Original de reporte de situación jurídica

-Copia actas del juzgado Titular de la secretaría -Copia de reporte de situación jurídica Expediente

TERMINA PROCEDIMIENTO

El juzgado concede un término hasta de 15 días para presentar dicho informé al juzgado, caso contrario el juzgado procede aplicar multa por incumplimiento.

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Nombre del Procedimiento

Contestar amparos presentados en contra de la Secretaría de los _{diferentes Juzgados.}

Diagrama de Flujo

(6)

Nombre del Procedimiento

Contestar amparos presentados en contra de la Secretaría de los

Lineamientos

 Este procedimiento estará determinado por la normatividad jurídica de la Ley de Amparo.

Nombre del Procedimiento

Contestar amparos presentados en contra de la Secretaría de los

Formatos

(7)

K1-02

Nombre del Procedimiento

Gestión de registro extemporáneo para mayores de 18 años.

Propósito

Dar identidad jurídica a las personas con nacionalidad mexicana que no cuenten con acta de nacimiento.

Alcance

Desde que recibe la solicitud para brindar el servicio de registro extemporáneo para mayores de 18 años, hasta elaborar informe del número de personas que fueron beneficiadas.

Área Responsable

Delegación Jurídica/Oficina del C. Secretario

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6

Recibe instrucción del titular de la secretaría para dar atención a los servicios de registro extemporáneo de actas de nacimiento para personas mayores de 18 años.

Recibe a los interesados y brinda los requisitos para el trámite de la primera etapa, de acuerdo a los lineamientos.

Recibe del interesado la documentación en original y dos copias, revisa y determina:

¿Están completos los documentos?

No, informa y solicita los documentos al interesado y regresa a la actividad N° 2.

Sí, abre expediente personal y continúa con la actividad No.4

Comunica de manera económica al interesado que deberá presentar los requisitos para la segunda etapa, de acuerdo a los lineamientos.

Recibe del interesado los documentos, revisa y determina.

¿La documentación está completa?

No, anota las observaciones correspondientes y regresa a la actividad N° 4.

Sí, anexa al expediente y continúa con la actividad N° 6.

Requisita formato de solicitud, anexa al menos tres documentos probatorios de la primera etapa y al menos cinco documentos de la segunda etapa e integra expediente para presentar ante la Dirección de Registro Civil del Estado.

En esta actividad informa al solicitante que se juntarán un mínimo de 25 expedientes para solicitar el trámite.

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Descripción del Procedimiento

Número de

7 8 9 10 11 12 13 14 15

Elabora oficio de solicitud para gestionar convenio de colaboración con Registro Civil, en original y copia, recaba firmas del titular de la secretaría, Presidente Municipal y envía a Dirección de Registró Civil del estado.

Recibe respuesta de la Dirección de Registro Civil del Estado para que el Presidente Municipal asista a la firma del convenio.

Recibe copia del convenio para el Presidente Municipal y reguarda en archivo.

Elabora listado de expedientes para registro de la documentación y envía:

-Lista de expedientes, y

-Paquete de expedientes Dirección de Registro Civil -Lista de expedientes Archivo

Recibe de la Dirección de Registró Civil del Estado la notificación para cubrir los pagos hacendarios.

Comunica de manera económica a los interesados que el trámite fue autorizado por la Dirección de Registro Civil del Estado para pasar a cubrir la cuota de acuerdo al lineamiento.

Recibe cuota por expedición de documentos de los interesados, de acuerdo a los lineamientos, expide un contra recibo y acude a la Dirección de Registro Civil del Estado a realizar el pago.

Recibe de la Dirección de Registro Civil del Estado el comprobante de pago, documentos originales de los solicitantes e información de la fecha, hora, lugar para realizar la entrega de actas de nacimiento.

Comunica de manera económica a los solicitantes fecha, hora y lugar de la brigada para entrega de actas extemporáneas.

(9)

Descripción del Procedimiento

Número de

16

17

18

19

20

Elabora oficio de solicitud de apoyo para difusión del evento, en original y copia, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original oficio de solicitud Secretaria de Comunicación Social -Copia oficio de solicitud Archivo

Solicita de manera económica al Área de Gestión de Proyectos la logística de la brigada para el evento de entrega de actas de nacimiento.

Acude al lugar del evento, supervisa que el Área de Gestión de Proyectos haya cumplido con el apoyo correspondiente.

Acude el día del evento; entrega al interesado, en coordinación con la Dirección de Registro Civil del Estado, el comprobante de pago, documentación original, acta de nacimiento; y toma evidencias fotográficas.

Elabora informe de evento realizado, en original y copia, anexa evidencias fotográficas y turna:

-Original de informe, y

-Evidencias fotográficas: Titular de la Secretaría -Copia de informe, y

-Evidencias fotográficas: Archivo

(10)

Nombre del Procedimiento

Diagrama de Flujo

(11)

Nombre del Procedimiento

Diagrama de Flujo

(12)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

Para la gestión de registro extemporáneo a interesados mayores de 18 años se deberá cubrir los pagos Hacendarios de acuerdo a la Ley de Ingresos del Estado de Chiapas, y presentará los siguientes documentos en original y dos copias:

En la primera etapa:

1.-Certificado o boleta de estudio con validez oficial 2.-Acta de nacimiento de hijos y nietos

3.-Acta de matrimonio o constancia de concubinato expedida por juzgado de lo familiar o civil o mixto de 1ª instancia o juez de paz y conciliación municipal.

4.-Boleta de bautizo cualquier religión siempre que este registrada por la secretaría de gobernación. 5.-Cartilla militar.

6.-Documento de PROCEDE, PROCAMPO, SEDESOL (CORETT), Oportunidades o cualquier programa de Gobierno. 7.-Cedula 4ª.

8.-Documentación Oficial del IMSS (hoja rosa) 9.-Registro Federal de Causantes.

10.-Credencial de INAPAM.

11.-Documento CDI. Y SEPI. (Zona indígena exclusivamente) 12.-Escritura Pública o Privada ratificada por juez Municipal.

13.-Visita domiciliaria, (el Departamento de brigadas elaborara el oficio dirigido al DIF.) Para la segunda etapa:

1.-Solicitud por escrito.

2.-Constancia de origen (expedida por una autoridad municipal) 3.-Constancia de vecindad (expedida por una autoridad municipal)

4.-Identificación del interesado: IFE o Constancia de Identidad con fotografía expedida por la autoridad municipal 5.-Constancia de inexistencia expedida por la oficialía del registro civil donde nació, sin alteraciones.

(con quince años de búsqueda, cinco años antes y diez años después de la fecha de nacimiento) 6.-Constancia de inexistencia del archivo estatal.

Nombre del Procedimiento

Formatos

(13)

K2-01

Nombre del Procedimiento

Servicio de soporte y respaldo al equipo de cómputo de la

dependencia.

Propósito

Dar mantenimiento, respaldo de la información, prevención y/o _{solución de problemas a los equipo de cómputo.}

Alcance

Desde la realización del mantenimiento preventivo y correctivo del equipo de cómputo hasta el resguardo del archivo digital de los mantenimientos efectuados.

Área Responsable

Área de Informática, Soporte y Comunicación/Oficina del _{Subsecretario}

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

De acuerdo al programa de trabajo del área, agenda el mantenimiento preventivo, correctivo y de resguardo de información en los equipos de cómputo de la dependencia.

Acude a cada dirección, solicita permiso para el acceso, revisa el equipo de cómputo, detecta las fallas en el hardware y determina:

¿Es necesario cambiar el hardware?

No, realiza mantenimiento preventivo, recaba firma del usuario en el formato de servicio y continúa con la actividad N° 6.

SÍ, firma diagnóstico definitivo, fotocopia, resguarda y continúa con la actividad N° 3.

Elabora oficio de solicitud del hardware, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, anexa original del diagnóstico y envía:

-Original del oficio de solicitud

-Original del diagnóstico definitivo Secretaría de la Presidencia -Copia del oficio de solicitud

-Copia del diagnóstico definitivo Archivo

Recibe oficio de respuesta de la Secretaría de la Presidencia, analiza y determina: ¿Autorizan la solicitud? Se envía a la Dirección de Sistemas e Informática de la Secretaría de la Presidencia.

(14)

Descripción del Procedimiento

Número de

5

6

, sugiere al titular de la secretaría iniciar proceso de baja del No

equipo y continúa con la actividad N° 6.

Sí, solicita fecha de recepción del hardware y continúa con la actividad N° 5.

Recibe de la Secretaría de Presidencia la pieza solicitada y reestablece el equipo de cómputo.

Elabora archivo digital con las observaciones del mantenimiento correctivo y preventivo realizado, resguarda y envía al titular de la secretaría.

(15)

Nombre del Procedimiento

Servicio de soporte y respaldo al equipo de cómputo de la _dependencia.

Diagrama de Flujo

(16)

Nombre del Procedimiento

Servicio de soporte y respaldo al equipo de cómputo de la _dependencia.

Lineamientos

 No existen lineamientos para este procedimiento

Nombre del Procedimiento

Servicio de soporte y respaldo al equipo de cómputo de la _dependencia.

Formatos

(17)

K2-02

Nombre del Procedimiento

Producción y difusión de las campañas de los programas de la

dependencia.

Propósito

Elaborar contenidos a campañas de los programas y actividades _{que la secretaria realiza en beneficio de la población.}

Alcance

Desde que recibe la instrucción del titular de la Subsecretaría hasta _{el resguardo de la producción en archivo digital.}

Área Responsable

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6 7

Recibe instrucción del titular de la Subsecretaría para realizar la producción de la campaña de difusión de los programas sociales de la dependencia.

Elabora diseño de la campaña al programa de la dependencia y envía por correo electrónico al titular de la Subsecretaría para revisión y aprobación.

Recibe la autorización vía correo electrónico.

Elabora oficio de solicitud de apoyo a la Secretaria de Comunicación Social para la difusión, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, obtiene fotocopia, anexa la producción de la campaña correspondiente en archivo digital y envía:

-Original de oficio solicitud de apoyo

-Archivo digital de la campaña Secretaría de Comunicación Social -Copia del oficio solicitud de apoyo Archivo

Verifica la transmisión de la campaña en los diferentes medios de comunicación solicitados.

Administra las campañas en redes sociales para dar a conocer los programas sociales.

Resguarda archivo digital de las campañas elaboradas y turna al titular de la secretaría para su conocimiento y control.

(18)

Nombre del Procedimiento

Producción y difusión de las campañas de los programas de la _dependencia.

Diagrama de Flujo

(19)

Nombre del Procedimiento

Producción y difusión de las campañas de los programas de la _dependencia.

Lineamientos

 No existen lineamientos para este procedimiento

Nombre del Procedimiento

Producción y difusión de las campañas de los programas de la _dependencia.

Formatos

(20)

K2-03

Nombre del Procedimiento

Trámite de impresión y corrección de CURP a la ciudadanía ante el

Registro Nacional de Población.

Propósito

Apoyar a la población en obtener la Clave Única de Registro de _{Población de manera ágil y sencilla.}

Alcance

Desde la información proporcionada a los solicitantes hasta su _{impresión y entrega.}

Área Responsable

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

Entrevista al ciudadano, informa los requisitos para el trámite de la CURP, de acuerdo a la normatividad del Registro Nacional de Población y registra datos personales en el libro de control.

Recibe la documentación del solicitante, captura datos personales en el Sistema Nacional para obtener la CURP y determina:

¿Es posible obtener la CURP?

Sí, imprime constancia, entrega al solicitante y continúa con la actividad N° 5.

No, explica al ciudadano el error en el sistema y continúa con la actividad N° 3.

Elabora oficio digital de solicitud al Registro Nacional de Población para la corrección en el sistema, adjunta acta de nacimiento escaneada y comunica al solicitante acudir en 24 Horas.

Recibe al ciudadano, ingresa al Sistema Nacional, imprime documentos y entrega al solicitante.

Elabora informe de actividades mensuales y turna al secretario para su conocimiento.

TERMINA PROCEDIMIENTO.

Requisitos para el trámite: Acta de nacimiento, identificación oficial, original y copia, y si es menor de edad presentarse con tutor e identificación del mismo

(21)

Nombre del Procedimiento

Trámite de impresión y corrección de CURP a la ciudadanía ante el _{Registro Nacional de Población.}

Diagrama de Flujo

(22)

Nombre del Procedimiento

Trámite de impresión y corrección de CURP a la ciudadanía ante el _{Registro Nacional de Población.}

Lineamientos

 Para realizar el trámite de impresión y corrección de la CURP a la ciudadanía ante el Registro Nacional de Población, se deberán observar la Ley General de Población y el Reglamento de la Ley General de Población.

Nombre del Procedimiento

Trámite de impresión y corrección de CURP a la ciudadanía ante el _{Registro Nacional de Población.}

Formatos

(23)

K3-01

Nombre del Procedimiento

Promover y brindar apoyos con los programas que ofrece la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal a las instituciones educativas.

Propósito

Dar a conocer los programas que ofrece la Secretaría ante las instituciones educativas y al mismo tiempo brindar apoyos solicitados de acuerdo a las necesidades expuestas por ellas.

Alcance

Desde la recepción del oficio de solicitud de apoyo de la institución educativa hasta la elaboración de un informe de actividades para dar a conocer los beneficios otorgados del programa.

Área Responsable

Departamento _{Seguimiento de Programas.}de Enlace Estatal/Dirección de Gestión y

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

Acude a la institución educativa de acuerdo al programa de visitas locales, da a conocer al representante los programas de la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal, y registra los datos para actualizar el directorio.

Recibe de la institución educativa, a través del titular de la subsecretaría, copia de oficio de solicitud de apoyo para ser considerada en un programa de la secretaría, abre expediente y resguarda.

Comunica de manera económica a la autoridad educativa para dar a conocer aceptación de la solicitud, agenda fecha y hora del evento de apoyo.

Elabora logística del evento, distribuye las actividades con el personal del equipo de trabajo y determina:

¿Requiere apoyo de otra instancia?

No, continúa con la actividad No. 6.

Sí, elabora oficio de solicitud de apoyo a la instancia correspondiente para el evento, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular del Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal, y envía:

-Original de oficio: Instancia correspondiente -Copia: Expediente . Si la institución educativa está solicitando el apoyo “Vialidad en tu Escuela” se elabora oficio de solitud a Tránsito Municipal para que atiendan a la misma.

(24)

Descripción del Procedimiento

Número de

5

6

7

8

Recibe de la instancia correspondiente, a través del titular de la subsecretaría, oficio de respuesta de aceptación de la solicitud.

Informa de manera económica al representante de la institución educativa la hora y fecha del evento.

Acude a la institución educativa para brindar el apoyo solicitado, toma nota de los asistentes y evidencias fotográficas del programa.

Elabora informe de actividades de la escuela beneficiada, clave, ubicación, nombre del representante y número de niños beneficiados, en original y copia, firma, y distribuye:

-Original de informe: Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas

-Copia de informe: Expediente

(25)

Nombre del Procedimiento

(26)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

 Para recibir el apoyo de un programa de la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal, la institución educativa deberá presentar oficio de solicitud con la firma del Representante y sello de la Institución.

 Al brindar el apoyo solicitado la institución educativa se hará responsable de solicitar autorización a los padres de familia.

Nombre del Procedimiento

Formatos

(27)

K3-02

Nombre del Procedimiento

Promover y tramitar becas derivado de los convenios de

colaboración con instituciones privadas.

Propósito

Brindar becas a la comunidad estudiantil aprovechando los convenios de colaboración con las instituciones educativas privadas.

Alcance

Desde la recepción de la propuesta de convenio de colaboración para otorgamiento de becas por la institución educativa hasta el registro de los beneficiarios en base de datos.

Área Responsable

Departamento _{Seguimiento de Programas.}de Enlace Estatal/Dirección de Gestión y

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6

Recibe del representante de la institución educativa privada propuesta de colaboración con el Ayuntamiento municipal para el otorgamiento de becas a la comunidad estudiantil interesada y abre expediente.

Analiza la propuesta con el personal de apoyo jurídico de la secretaría, anexan las observaciones y envía a la Secretaría de Gobierno para la aprobación en el Cabildo.

Recibe de la Secretaría de Gobierno, a través del Subsecretario de Educación y Bienestar Social, oficio de aceptación, anexo Convenio de Colaboración para otorgamiento de becas debidamente firmado con la institución educativa, en tres tantos originales y resguarda en expediente.

Elabora oficio de envío del Convenio de Colaboración a la institución educativa, en original y copia, rubrica y recaba firma del Titular de la Secretaría, anexa un tanto original del Convenio, y distribuye:

-Original de oficio, y

-Original del Convenio de Colaboración: Institución Educativa Privada -Copia de oficio de convenio: Minutario.

Recibe del representante de la institución educativa privada, los formatos correspondientes para el otorgamiento de becas a los estudiantes interesados.

Realiza campaña de promoción en medios masivos de comunicación, en coordinación con la Secretaría de Comunicación Social.

(28)

Descripción del Procedimiento

Número de

7

8

Atiende de manera personalizada a los estudiantes interesados en el otorgamiento de becas, solicita copia de la credencial de elector, requisita el formato de beca y envía de manera oficial a la institución educativa privada.

Registra diariamente en la base de datos a los estudiantes beneficiados y elabora de manera trimestral un reporte al titular de la secretaría.

(29)

Nombre del Procedimiento

Promover y tramitar becas derivados de los convenios de _{colaboración con instituciones privadas.}

Diagrama de Flujo

(30)

Nombre del Procedimiento

Promover y tramitar becas derivados de los convenios de

Lineamientos

 Para ser beneficiario de una beca el estudiante deberá presentar copia de la credencial de elector y formato de beca de la institución privada debidamente requisitado.

Nombre del Procedimiento

Promover y tramitar becas derivados de los convenios de

Formatos

(31)

K3-03

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes ante instancias estatales para inversiones en

infraestructura a las instituciones educativas del sistema federal

Propósito

Obtener recursos para inversión en infraestructura en las instituciones educativas del sistema federal, gestionadas ante las instancias estatales.

Alcance

Desde la recepción del oficio de petición de la institución educativa hasta la elaboración de un reporte al titular de la secretaría para dar a conocer la entrega del apoyo.

Área Responsable

Departamento de Enlace Federal/Dirección de Gestión y _{Seguimiento de Programas.}

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

Recibe de la institución educativa, a través de la Oficina de la Presidencia y el titular de la Subsecretaría, original de oficio de petición para atender necesidades de infraestructura, y resguarda.

Clasifica y registra las peticiones de acuerdo a las necesidades de las instituciones educativas.

Informa al representante de la institución educativa requisitos necesarios para la integración del expediente, de acuerdo a los lineamientos.

Recibe documentos en original y copia, revisa y abre expediente; y de acuerdo a la solicitud determina:

¿Es necesario realizar visita de campo?

No, continúa con la actividad No. 7

Sí, coordina y agenda la visita a la institución educativa, con la Secretaría de Obras Públicas, y continúa con la actividad No. 5

Acude a la institución educativa con un Técnico de la Secretaría de Obras Públicas, observa las necesidades y toma evidencias fotográficas.

Rehabilitación de aulas, techado plaza cívica, pintura y mobiliario.

(32)

Descripción del Procedimiento

Número de

6

7

8

9

10

11

12

Anexa evidencias de campo en expediente y agenda entrevista vía económica con el representante de la instancia correspondiente.

Elabora oficio de entrega de expediente técnico, en original y copia, rubrica, recaba firma y anexa expediente técnico en original;

Acude a la instancia correspondiente, con el titular de la secretaría, entrega oficio y expediente técnico en original, solicita firma y sello por acuse de recibo y resguarda.

Elabora tarjeta informativa en original y copia, firma, fotocopia acuse de entrega de expediente técnico, y distribuye:

-Original de tarjeta informativa,

-Copia acuse de entrega de expediente: Titular de la Secretaría -Original de acuse de expediente: Expediente

Recibe de la instancia correspondiente oficio de respuesta y autorización a la solicitud de otorgamiento de beneficios, montos y nombre de la institución beneficiaria.

Elabora oficio del resultado de la gestión a la institución educativa, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y entrega:

-Original del oficio de respuesta: Representante de la Institución educativa. -Copia de oficio de respuesta Expediente

Agenda evento de entrega de beneficios, programa la logística, elabora y entrega invitaciones a las instituciones educativas beneficiadas, autoridades municipales y medios de comunicación.

Instancias: INEFECH o

(33)

Descripción del Procedimiento

Número de

13

14

Acude al evento de entrega de beneficio, recaba firma del representante de la institución educativa, toma evidencias fotografías y resguarda.

Elabora reporte de evento, en original y copia, firma, anexa muestras fotográficas de la actividad realizada y envía:

-Origina de reporte, y

-Evidencias fotográficas: Secretario de Educación y Bienestar Social Municipal

-Copia de reporte: Expediente

(34)

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes ante instancias estatales para inversiones en _{infraestructura a las instituciones educativas del sistema federal}

Diagrama de Flujo

(35)

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes ante instancias estatales para inversiones en _{infraestructura a las instituciones educativas del sistema federal}

Diagrama de Flujo

(36)

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes ante instancias estatales para inversiones en infraestructura a las instituciones educativas del sistema federal

Lineamientos

-Para gestionar solicitudes ante las instancias estatales la institución educativa deberá presentar obligatoriamente los siguientes documentos:

 Reporte fotográfico  Dictamen  datos de la escuela  clave  título de donación  nombramiento de director

 planos de ubicación de la escuela en la localidad

 plantilla de personal y

 datos estadísticos.

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes ante instancias estatales para inversiones en infraestructura a las instituciones educativas del sistema federal

Formatos

(37)

K3-04

Nombre del Procedimiento

Promocionar y gestionar apoyos con programas locales a

instituciones educativas

Propósito

Brindar apoyos a las instituciones educativas tomando en cuenta los _{programas locales.}

Alcance

Desde la recepción del oficio de petición de la institución educativa hasta la elaboración del informe para dar a conocer la gestión realizada.

Área Responsable

Departamento de Enlace Federal/Dirección de Gestión y _{Seguimiento de Programas}

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

Recibe del representante de la institución educativa, a través del titular de la subsecretaría, original de oficio de solicitud para presentar los programas locales, abre expediente y resguarda.

Realiza la visita a la institución educativa, explica los programas locales, registra la petición para la escuela, nombre de director, lista de participantes y fecha probable del evento.

Analiza agenda de actividades de la secretaría y de acuerdo al programa registrado determina:

¿Requiere apoyo de otra instancia para el evento?

No, continúa con la actividad No. 5

Si, elabora oficio de solicitud de apoyo para el evento, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original de oficio de solicitud: Instancia correspondiente -Copia de oficio de solicitud : Expediente

Recibe respuesta de aceptación y apoyo de la instancia correspondiente.

Acude a la institución educativa, platica con el representante, planea la logística, comunica fecha, hora, lugar del evento e informa al director.

(38)

Descripción del Procedimiento

Número de

6

7

Asiste al lugar del evento, realiza el programa solicitado, toma evidencias fotográficas, elabora lista de participantes y resguarda.

Elabora informe en original y copia, anexa evidencias fotográficas, lista de participantes y distribuye:

-Original de informe: Titular de la Secretaría

-Copia de informe: Archivo

(39)

Nombre del Procedimiento

Promocionar y gestionar apoyos con programas locales a _{instituciones educativas}

Diagrama de Flujo

(40)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

 Para promocionar y gestionar apoyos con programas locales la institución educativa se hará responsable de solicitar permiso a los padres de familia y la seguridad de los alumnos.

Nombre del Procedimiento

Formatos

(41)

K3-05

Nombre del Procedimiento

Gestión de apoyos a escuelas con instituciones privadas para el

mejoramiento de la calidad educativa.

Propósito

Mejorar la calidad educativa en las escuelas mediante la entrega de _{material gestionado ante empresas patrocinadoras.}

Alcance

Desde de la recepción de la solicitud de apoyo de la institución educativa hasta la elaboración del informe para dar a conocer los beneficios entregados.

Área Responsable

Departamento de Enlace con Asociaciones e Instituciones _{Educativas/Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas}

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del representante de la institución educativa, a través del titular de la Subsecretaría, original de oficio de solicitud de apoyo para mejorar de la calidad educativa, abre expediente y resguarda.

Realiza visita a la institución educativa, verifica el tipo de apoyo solicitado y anota los datos de la escuela para la gestión ante la instancia patrocinadora.

Registra en la base de datos la información de la visita en la institución educativa.

Elige la empresa de acuerdo al registro de patrocinadores, elabora oficio de solicitud de apoyo, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original del oficio de solicitud de apoyo: Patrocinador -Copia del oficio de solicitud de apoyo: Expediente

Recibe respuesta de aceptación del patrocinador para el apoyo de los materiales y agenda evento de entrega.

Informa de manera económica al representante de la institución educativa, autoridad educativa y patrocinador la fecha, hora y lugar del evento.

Asiste al evento, da fe de la entrega de los apoyos por el patrocinador, elabora lista de beneficiados, toma evidencia fotográfica y resguarda.

Los tipos de apoyos son: útiles escolares y desayunos con excelencia educativa Nombre de la Institución educativa, Nombre del Director, Número de teléfono y domicilio. Lista de empresas patrocinadoras: Fundación Dondé, Fundación Azteca, Dominós Pizza, Pollo Campero, Restaurant Jordán, aeropuerto, planetario, Marcel, etc.

(42)

Descripción del Procedimiento

Número de

8

Elabora tarjeta informativa de las actividades realizadas, incluyendo el nombre de la institución educativa, representante, número de beneficiados, datos del patrocinador, fecha del evento, anexa lista de beneficiados y evidencias fotográficas; firma y envía:

-Original de informe de actividades: Dirección de Gestión y Seguimiento de Programas.

-Copia de informe de actividades: Expediente

TERMINA PROCEDIMIENTO Cuando la empresa patrocinadora realiza la entrega de apoyo de útiles escolares o apoyo en el programa desayunos con excelencia educativa, ellos se encargan de la logística y acuden a la institución.

(43)

Nombre del Procedimiento

Gestión de apoyos a escuelas con instituciones privadas para el _{mejoramiento de la calidad educativa.}

Diagrama de Flujo

(44)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

 Para la gestión de apoyos a escuelas con instituciones privadas para el mejoramiento de la calidad educativa la institución educativa deberá presentar la solitud de apoyo en hoja membretada, con nombre y firma del Representante Legal de la institución y sello.

 Todo oficio de solicitud deberá verificarse mediante una visita a la Institución educativa, para confirmar si se requiere el apoyo.

 Para ser beneficiario la institución educativa deberá cumplir con los lineamientos que exige la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal.

Nombre del Procedimiento

Formatos

(45)

K3-06

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes de apoyo a instituciones educativas de

diferentes niveles ante instancias gubernamentales.

Propósito

Tramitar ante instancias estatales la entrega de apoyos de _{instancias de gobierno.}

Alcance

Desde la recepción de la solicitud de apoyo de la institución educativa hasta la elaboración del reporte del evento de entrega de los apoyos.

Área Responsable

Departamento de Enlace de Generación de Programas/Dirección de _{Gestión y Seguimiento de Programas}

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6

Recibe de la institución educativa, a través del titular de la Subsecretaría, oficio original de solicitud de apoyo, obtiene fotocopia y abre expediente.

Agenda la visita a la institución educativa e informa de manera económica al representante.

Acude a la institución educativa, realiza un recorrido en las instalaciones, verifica las condiciones, toma evidencias fotográficas, solicita dictamen y resguarda.

Elabora reporte de la actividad realizada, firma, anexa copias de documentos soportes, y distribuye:

-Original del reporte, -Copia de oficio, -Copia de dictamen

-evidencias fotográficas: Titular de la Secretaría -Copia del reporte,

-original del dictamen,

-evidencias fotográficas: Expediente

De acuerdo a la petición investiga la instancia para gestionar el apoyo, agenda entrevista y fotocopia expediente existente.

Acude a la instancia correspondiente, da a conocer la solicitud de la institución educativa y documentación soporte; y solicita la normatividad para integrar el expediente para realizar la gestión.

(46)

Descripción del Procedimiento

Número de

7

8

9

10

11

Comunica al representante de la institución educativa el avance de la solicitud y da a conocer los requisitos para la integración del expediente de acuerdo a la normatividad.

Recibe los documentos, integra el expediente, elabora oficio de envío en original y copia, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original de oficio de envío, y

-Original del Expediente: Instancia correspondiente -Copia de oficio de envío, y

-Copia del Expediente: Expediente

Recibe respuesta de la gestión por la instancia correspondiente y determina:

¿Es autorizado el apoyo para la institución educativa?

No, comunica vía económica al representante que el trámite no procede.

FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, continúa con la actividad No. 10

Solicita a la instancia correspondiente la información de la fecha de entrega del apoyo a la institución educativa, programa la logística del evento en coordinación con el titular de la secretaría y las dependencias involucradas.

Elabora oficios de invitación para evento de entrega de apoyo, en original y copia, rubrica, recaba firma y envía:

-Original de oficio de invitación: Institución educativa -Original de oficio de invitación: Dependencias involucradas -Original de oficio de invitación: Autoridades educativas -Copia de oficio de invitación: Expediente

(47)

Descripción del Procedimiento

Número de

12

13

Acude al evento en compañía del titular de la secretaría, recaba firma de acuse de entrega de beneficiarios, toma fotografías para evidencias y resguarda.

Elabora reporte de actividades, en original y copia, rubrica, recaba firma del Director, anexa acuse de recibo del apoyo y evidencias fotográficas, y distribuye:

-Original de reporte de actividades -Reporte fotográfico

-Acuse de entrega de apoyos: Titular de la Secretaría -Copia de reporte de actividades,

-Reporte fotográfico,

-Acuse de entrega de apoyos: Expediente

(48)

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes de apoyo a instituciones educativas de _{diferentes niveles ante instancias gubernamentales.}

Diagrama de Flujo

(49)

Nombre del Procedimiento

Gestión de solicitudes de apoyo a instituciones educativas de _{diferentes niveles ante instancias gubernamentales.}

Diagrama de Flujo

(50)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

 Para la gestión de solicitud de apoyo la institución educativa deberá acreditar su personalidad jurídica a través de su representante legal o comisionado de la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal.

Nombre del Procedimiento

Formatos

(51)

K3-07

Nombre del Procedimiento

Atención en recorridos a la biblioteca con padres de familias, niños

e instituciones educativas.

Propósito

Mostrar a los niños el acervo cultural y fomentar la integración _familiar.

Alcance

Desde la recepción de oficio de solicitud de la institución educativa interesada hasta la elaboración de la tarjeta informativa para dar a conocer la actividad realizada.

Área Responsable

Coordinación de Bibliotecas/Dirección de Gestión y Seguimiento de _Programas

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe de la institución educativa, a través del titular de la subsecretaría, original de oficio de solicitud para una visita guiada a la biblioteca,abre expediente y resguarda.

Atiende la solicitud, verifica la agenda de trabajo, programa fecha y hora de la visita y comunica al solicitante.

Organiza la logística del evento con el equipo de trabajo y prepara material para las actividades (volantes, manualidades y dinámicas).

Recibe a los participantes del evento, realiza dinámica de bienvenida con los participantes, muestra las instalaciones y la organización del acervo cultural.

Proyecta un video de interés social, da un espacio para preguntas y respuestas e intercambio de ideas.

Distribuye a padres de familia y maestros en el área virtual de la biblioteca; y los niños en el área formal, para realizar actividades de fomento a la lectura.

Interactúa con los niños en la elaboración de trabajos manuales con el uso de herramientas escolares (tijeras, plastilina, crayolas, globos, etc.).

Realiza juegos lúdicos, después de un receso de 30 minutos, exponen sus manualidades para motivar a los niños.

(52)

Descripción del Procedimiento

Número de

9

10

Entrega los trabajos manuales a los niños, toma lista asistencia a los participantes y evidencias fotográficas; y cierra el evento.

Elabora tarjeta informativa, anexa copia de lista de asistencia y muestra fotográfica, firma y distribuye:

-Original de tarjeta informativa, -copia de lista de asistencia

-evidencias fotográficas: Titular de la Secretaría. -Copia de tarjeta informativa

-Original de lista de asistencia

-evidencias fotográficas: Expediente

(53)

Nombre del Procedimiento

Atención en recorridos a la biblioteca con padres de familias, niños _{e instituciones educativas.}

Diagrama de Flujo

(54)

Nombre del Procedimiento

Atención en recorridos a la biblioteca con padres de familias,

niños e instituciones educativas.

Lineamientos

 Para la atención en recorridos a la biblioteca con padres de familia y niños, las instituciones educativas deberán observar el Reglamento de Bibliotecas Públicas.

Nombre del Procedimiento

Atención en recorridos a la biblioteca con padres de familias,

niños e instituciones educativas.

Formatos

(55)

K3-08

Nombre del Procedimiento

Asesoría de matemáticas del nivel básico y bachillerato para

estudiantes interesados.

Propósito

Fortalecer los conocimientos de la asignatura de matemáticas a los _{estudiantes interesados.}

Alcance

Desde la recepción del oficio del interesado hasta la elaboración del _{reporte del evento de entrega de diplomas.}

Área Responsable

Coordinación de Bibliotecas/Dirección de Gestión y Seguimiento de _Programas.

Descripción del Procedimiento

Número de

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del estudiante interesado original de oficio de solicitud de asesoría de la asignatura de matemáticas, abre expediente y resguarda.

Registra datos personales del interesado (nombre, domicilio y teléfono), informa de los días, horarios de asesoría, y materiales requeridos (libro, lápiz y cuaderno).

Comunica de manera económica al asesor de matemáticas la lista de estudiantes interesados en el razonamiento matemático.

Realiza la supervisión al inicio, durante y al final del curso al asesor y los estudiantes participantes, y toma muestras fotográficas.

Elabora oficio de solicitud para elaboración de diplomas al responsable del área virtual, anexo lista de participantes, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, y distribuye de la siguiente manera:

-Original de Oficio de solicitud: Área virtual -Original de Oficio de solicitud: Expediente

Recibe diplomas debidamente firmados, resguarda, invita de manera económica al personal de biblioteca para el evento de clausura de la asesoría y resguarda.

Acude al evento de clausura con el titular de la secretaría y el director, entrega diplomas a los participantes, toma evidencias fotográficas y requisita lista de asistencia.

(56)

Descripción del Procedimiento

Número de

8 Elabora reporte de actividades, en original y copia rubrica; obtiene fotocopia y anexa listas de participantes y de asistencia, evidencias fotográficas y distribuye:

-Original de reporte, -Copia lista de participantes, -Copia lista de asistencia, y

-Evidencias fotográficas: Director de Gestión

y Seguimiento de Programas -Copia del reporte,

-Original lista de participantes -Original lista de asistencia, y

-Evidencias fotográficas: Expediente

(57)

Nombre del Procedimiento

Asesoría de matemáticas del nivel básico y bachillerato para _{estudiantes interesados.}

Diagrama de Flujo

(58)

Nombre del Procedimiento

Asesoría de matemáticas del nivel básico y bachillerato para estudiantes interesados.

Lineamientos

 El estudiante interesado en recibir asesoría de la asignatura de matemáticas deberá enviar un oficio dirigido al titular de la secretaría.

Nombre del Procedimiento

Asesoría de matemáticas del nivel básico y bachillerato para estudiantes interesados.

Formatos

(59)

K3-09

Nombre del Procedimiento

Presentación de obras de artistas locales a nivel municipal y

regional en las instalaciones de la biblioteca.

Propósito

Fomentar el arte y la cultura en la población y proyectar a los _{artistas locales.}

Alcance

Desde la recepción del oficio de solicitud de apoyo para la presentación del evento, hasta la elaboración y envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría.

Área Responsable

Coordinación de Bibliotecas/Dirección de Gestión y Seguimiento de _Programas

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

Recibe del artista, a través del titular de la subsecretaría, original de oficio de solicitud de apoyo para la presentación de la obra o arte, abre expediente y resguarda copia.

Verifica calendario de actividades, agenda el día, hora y lugar del evento.

Comunica de manera económica al artista la hora, fecha y lugar del evento.

Elabora oficios de invitación para personalidades, dependencias e instituciones correspondientes para que asistan al evento artístico y cultural, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original de oficio de invitación: Personalidades, dependencias e Instituciones correspondientes. -Copia de oficio de invitación: Expediente

Confirma de manera económica la asistencia de los invitados, recordando el día, lugar y fecha del evento.

Para presentación de libro, el escritor debe adjuntar 4 ejemplares de la obra.

Los eventos se hacen en la Biblioteca regional Fray Matías de Córdova. Invitados: Instituciones educativas y culturales; personalidades educativas, culturales y municipales; poetas, escritores y artistas, organizaciones sociales.

(60)

Descripción del Procedimiento

Número de

6

7

8

9

Organiza la logística del evento con equipo de trabajo y distribuye de manera económica las responsabilidades a los funcionarios de su equipo de trabajo.

Elabora oficios para solicitud de apoyo en insumos necesarios (coffe break, lonas, maestro de ceremonia) y la difusión del evento ante las dependencias correspondientes, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y distribuye:

-Oficio original de solicitud de apoyo: Dependencias correspondientes -Copia del oficio de solicitud: Expediente

Acude al evento, supervisa la ejecución del programa durante la presentación, requisita lista de asistencias, cierra el evento en un ambiente musical y toma evidencia fotográfica.

Elabora tarjeta informativa, en original y copia, rubrica, recaba firma del Director de Gestión y Seguimiento de Programas, obtiene copia de la lista de asistentes, adjunta evidencias fotográficas y turna:

-Original de tarjeta informativa, -Copia de lista de asistencia, y

-Evidencia fotográfica: Titular de la Secretaría. -Copia de tarjeta informativa,

-Original de lista de asistencia, y

-Evidencia fotográfica: Expediente

TERMINA PROCEDIMIENTO Dependencias de apoyo: Secretaría de Administración y Secretaría de Comunicación Social.

(61)

Nombre del Procedimiento

Presentación de obras de artistas locales a nivel municipal y _{regional en las instalaciones de la biblioteca.}

Diagrama de Flujo

(62)

Nombre del Procedimiento

regional en las instalaciones de la biblioteca.

Lineamientos

 Para la presentación de obras de artistas locales a nivel municipal y regional en las instalaciones de la biblioteca, se deberá observar la Ley General de Bibliotecas y el Reglamento General de Servicios Bibliotecarios.

Nombre del Procedimiento

regional en las instalaciones de la biblioteca

Formatos

(63)

K4-01

Nombre del Procedimiento

Gestión de beneficios a instituciones educativas con programas

estatales.

Propósito

Aprovechar los programas estatales de apoyos en insumos, económicos y de capacitación para entregar a las escuelas beneficiadas.

Alcance

Desde la recepción del oficio de notificación de los programas estatales hasta la entrega del informe del evento de entrega de apoyos.

Área Responsable

Departamento de Atención al Sistema Estatal/Dirección de Enlace _{Institucional}

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

Recibe de la Secretaría de Educación del Estado, a través del Titular de la Secretaría de Educación y Bienestar Social Municipal, oficio de notificación de los programas y base de datos de las escuelas beneficiadas, analiza y abre expediente de gestión.

Elabora oficio para comunicar los programas existentes, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, anexa copia de notificación de los beneficiarios, los requisitos para la integración del expediente y envía:

-Original de oficio de solicitud, -Copia de oficio de notificación, y

-Requisitos: Instituciones y Autoridades Educativas

-Copia de oficio de solicitud: Expediente

Recibe de manera económica del titular de la secretaría, fecha y hora del evento para entrega de apoyos a instituciones educativas beneficiadas.

Elabora oficios de invitación, en original y copia, dirigido a las instituciones beneficiadas, autoridades, funcionarios, representantes de sistema educativo estatal y federal, rubrica, recaba firma y distribuye:

-Original de oficio de invitación: Invitados -Copia de oficio de invitación: Expediente

Tipos de beneficio: Insumos, apoyos económicos y capacitación.

(64)

Descripción del Procedimiento

Número de

5

6

7

Acude al evento de entrega de apoyos, recaba firmas en la lista de asistencia, recibe los expedientes de los representantes de las escuelas beneficiadas, revisa y determina:

¿Es correcta la integración del expediente?

No, devuelve expediente al representante de la escuela, anota en la relación de escuelas pendientes, indica la fecha y hora para la entrega de su beneficio en la instancia estatal.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Sí, entrega el apoyo a los representantes de las escuelas beneficiadas, toma evidencias fotográficas y continúa con la actividad No. 6.

Elabora oficios de envío de expedientes y el informe de las escuelas pendientes en la entrega de beneficios, en original y copia, rubrica y recaba firma del titular de la secretaría, adjunta expedientes originales y envía:

-Original del Oficio, -Original del informe

-Expedientes originales: Secretaría de Educación del Estado. -Copia del Oficio,

-Copia del Informe: Expediente.

Elabora informe del evento de entrega de apoyos, en original y copia, recaba firma del Director, fotocopia oficio de informe de escuelas pendientes del apoyo, fotocopia lista de participantes, anexa evidencias fotográficas y turna:

-Original del informe,

-Copia de oficio de escuelas pendientes, -Copia de lista de participantes, y

-Evidencias fotográficas: Titular de la Secretaría -Copia de Informe: Expediente

(65)

Nombre del Procedimiento

Gestión de beneficios a instituciones educativas con programas _estatales.

Diagrama de Flujo

(66)

Nombre del Procedimiento

estatales.

Lineamientos

 Para la gestión de beneficios a instituciones educativas con programas estatales se observarán las reglas de operación vigente.

Nombre del Procedimiento

estatales.

Formatos

(67)

K4-02

Nombre del Procedimiento

Gestión de apoyos para inversión en infraestructura a las

instituciones educativas a través de programas de gobierno estatal.

Propósito

Aprovechar los programas gubernamentales para obtener apoyos en infraestructura educativa a las instituciones que cumplan con los requisitos de acuerdo a las reglas de operación.

Alcance

Desde la recepción del oficio de solicitud para la gestión hasta la elaboración y entrega del informe de las instituciones beneficiadas al titular de la Secretaría.

Área Responsable

Departamento de Atención al Sistema Federal/Dirección de Enlace _{Institucional}

Descripción del Procedimiento

Número de

1

2

3

4

5

Recibe del representante de la institución educativa, a través del titular de la subsecretaría, oficio de solicitud de apoyo para la gestión de inversión en infraestructura, analiza y abre expediente.

Investiga las reglas de operación del programa de inversión de infraestructura en escuelas, comunica al representante de la institución educativa los requisitos para la integración del expediente técnico y agenda la visita a las instalaciones.

Visita la escuela, registra en la base de datos la información de las principales necesidades, imprime y resguarda en el expediente.

Elabora oficio (RS), en original y copia, informando que la solicitud se encuentra registrada y en trámite, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, y envía:

-Original de oficio de contestación: Institución educativa -Copia de oficio de contestación: Expediente

Recibe del representante de la institución educativa oficio y anexo expediente técnico, en original y dos copias, revisa y determina: ¿Es correcta la integración?

No, solicita al representante los documentos para seguir con la gestión ante la instancia estatal y continúa con la actividad No. 6

(68)

Descripción del Procedimiento

Número de

6 7 8 9 10 11

Si, continúa con la actividad No. 6

Elabora oficio de envío de expediente técnico, en original y dos copias, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía:

-Original de oficio de expediente técnico

-Original de expediente técnico: INIFECH -1ª Copia de oficio de expediente técnico

-1ªCopia de expediente técnico: Subsecretaría de Planeación Educativa -2ª Copia de oficio de expediente técnico

-2ª Copia de expediente técnico: Expediente

Acompaña al personal técnico del INIFECH a realizar el recorrido de las instalaciones, dictamen técnico de la institución educativa y reporte fotográfico.

Recibe del INIFECH, lista de las instituciones educativas autorizadas para otorgar beneficio e informa al titular de la secretaría.

Agenda reunión con funcionarios del INIFECH, elabora oficio de invitación para los representantes de instituciones educativas beneficiadas, en original y copia, rubrica, recaba firma y envía:

Original de oficio de invitación: Representante de la institución educativa Copia de oficio de invitación: Expediente

Asiste a la reunión, pasa lista a los representantes, informa los montos y beneficios a las instituciones educativas, toma evidencias fotográficas y resguarda.

Elabora informe para dar a conocer los resultados de la gestión, recaba firma del Director y turna:

Original de informe Titular de la secretaría. Copia de informe Expediente

(69)

Nombre del Procedimiento

Gestión de apoyos para inversión en infraestructura a las _{instituciones educativas a través de programas de gobierno estatal.}

Diagrama de Flujo

(70)

Nombre del Procedimiento

Diagrama de Flujo

(71)

Nombre del Procedimiento

Lineamientos

 Para la gestión de apoyos para inversión en infraestructura a las instituciones educativas a través de programas de gobierno estatal se observará las reglas de operación vigentes.