FICHA TECNICA DE NEGOCIACION TIPO PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE
1.
OBJETO
Objeto de la Negociación: La prestación del servicio y ejecución del Programa de Alimentación Escolar con destino a los niños, niñas, adolescentes y jóvenes registrados y focalizados en el Sistema Integrado de Matricula (SIMAT) como estudiantes de las Instituciones Educativas Oficiales del municipio de San José de Cúcuta para la vigencia 2022 conforme a los lineamientos técnicos administrativos del PAE y las demás características técnicas que se encuentran detalladas en la Ficha Técnica de los Bienes, Productos o Servicios y demás anexos al presente documento y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas.
Modalidad de Adquisición: La negociación se realizará bajo la modalidad de puja por precio en conjunto de bienes, en una (1) operación como se detalla a continuación:
TIPO DE COMPLEMENTO**
MODALIDAD DE PREPARACIÓN
ESCOLARES ATENDIDOS
VALOR UNITARIO POR
TIPO DE COMPLEMENTO
TOTAL DIAS OPERACIÓN
TOTAL RACIONES SUMINISTRADAS
VALOR TOTAL DEL SERVICIO ALMUERZO** Preparado en
sitio 12.402* 3.980 180 2.232.360 8.884.792.800
RACION INDUSTRIALIZADA-
COMPLEMENTO ALIMENTARIO
Preparada en sitio / industrializada
65.618* 2.320 180 11.811.240 27.402.076.800
TOTALES 78.020 180 14.043.600 36.286.869.600
* La distribución de las cantidades asignadas para cada modalidad podrán variar de acuerdo con el regreso a la presencialidad de los estudiantes y al estado de los comedores escolares, por lo que dichos datos estarán sujetos a cambios conforme la necesidad del servicio.
** En caso de dar aplicación a la modalidad Comida Caliente Transportada CCT de conformidad con los lineamientos establecidos en el desarrollo de la operación, la Entidad Territorial informará previamente las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio y la cantidad de escolares a atender, el precio por ración será de $3.620 m/cte
*** En caso de dar aplicación a la modalidad Complemento alimentario jornada mañana/tarde CAJM/CAJT suministrado a través de las modalidades Ración Preparado en Sitio RPS - Comida Caliente Transportada CCT de conformidad con los lineamientos establecidos en el desarrollo de la operación, la Entidad Territorial informará previamente las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio y la cantidad de escolares a atender, el valor por ración será de $ 2.470 m/cte
Una vez cerrada la negociación, el Comisionista Vendedor y su Comitente Vendedor informarán a la Comisionista Compradora, los precios unitarios de cada una de las raciones, así como por complemento nutricional (incluidos los factores relacionados con personal, insumos y demás aspectos requeridos para la ejecución del servicio) que resultarán aplicables en la ejecución de la negociación y como resultado de la rueda de negociación, incluyendo el IVA correspondiente, en
todo caso, se precisa que el valor unitario informado por el Comitente Vendedor no podrá superar en ningún caso el valor unitario fijado por el Comitente Comprador.
El valor que resulte de la celebración de la rueda de negociación y reporte el Comitente Vendedor en los términos incluidos en precedencia y se reporte por tipo de complemento se mantendrá fijo y no podrá ser objeto de variación durante la vigencia de la negociación y la prestación del servicio.
Las cantidades aquí plasmadas son de referencia y pueden variar de acuerdo con la dinámica propia del programa, actualización del SIMAT y demás necesidades y requerimientos del Comitente Comprador, en todo caso, se precisa que el Comitente Vendedor deberá contar con la logística y capacidad para la atención de la totalidad de beneficiarios del programa.
Para el Programa de Alimentación Escolar PAE del municipio de San José de Cúcuta, se proyecta atender diariamente un total de 78.020 titulares de derecho, de los cuales en la medida que se supere el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable y de vuelta a la presencialidad, se entregaran 65.618 Raciones Industrializadas y 12.402 Ración Preparada en Sitio, de acuerdo a los comedores habilitados y de acuerdo a que se cumplan los presupuestos dictados por el Ministerio de Educación para la retorno a la presencialidad.
Los cupos a contratar, son el número máximo de servicios a entregar por día; precisando que éste pueda disminuir debido a la dinámica propia de ejecución del programa, y entre otras por situaciones como:
Cancelaciones extemporáneas.
Suspensión o cierre temporal de la modalidad en el establecimiento educativo.
Riesgos que condicionen la prestación del servicio (problemas de orden público, catástrofes antrópicas, fallas en el suministro de agua potable y/o cierre temporal o permanente de las vías de acceso al establecimiento atendido).
Riesgos ambientales: deslizamientos, desbordamientos de los ríos, efectos de cambios climáticos.
Riesgos biológicos: Pandemia, brotes epidemiológicos.
Jornada de protestas por los docentes y FECODE.
POBLACIÓN A ATENDER POR MODALIDAD DE RACIÓN
MODALIDAD No. DE ESCOLARES
Ración Preparada en Sitio PAE regular (incluyendo
Jornada única) Comida Caliente Transportada 12.402 Ración Industrializada (Complemento mañana /
tarde ) 65.618
Los cupos asignados a cada sede educativa están sujetos a cambios de acuerdo con la matrícula registrada en el SIMAT y el reporte de la Estrategia Alimentación Escolar.
La programación y distribución de las raciones se remite con base al SIMAT y la focalización realizada por las Instituciones Educativas Oficiales del municipio de San José de Cúcuta registradas en la Estrategia de Alimentación Escolar.
El Comitente Comprador enviará previamente a cada entrega al Comitente Vendedor, la información de las modalidades a ejecutar junto con las cantidades de raciones que deberá entregar en cada Institución Educativa Oficial, para lo cual, el Comitente Vendedor, estará obligado a suministrar las cantidades establecidas en los términos informados por el Comitente Comprador.
Para la ejecución del objeto de la negociación se deberá dar cumplimiento a la Resolución 00335 del 23 de diciembre de 2021 o a la normatividad vigente que la modifique o la sustituya, la cual establece los Lineamientos Técnicos, Administrativos , los Estándares y las Condiciones Mínimas del Programa de Alimentación Escolar – PAE, establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, el cual hace parte integral del presente documento y en el Marco de las Leyes 715 de 2001, 1098 de 2006, 1176 de 2007 y por el Servicio Público de Bienestar Familiar definido en el Decreto 2388 de 1979 el cual ofrece elementos técnicos para la ejecución de acciones alrededor de la alimentación escolar en Colombia de obligatorio cumplimiento para las entidades territoriales, los actores y operadores del PAE y el decreto 1852 de 2015, así como los lineamientos para la prestación del servicio en presencialidad y la implementación de prácticas de bioseguridad en la comunidad educativa, que sean expedidas por el Ministerio de Educación Nacional, las cuales hace parte integral de la presente negociación; y todos aquellas reglamentaciones que surjan para la correcta ejecución del Programa de Alimentación Escolar PAE.
El Comitente Comprador podrá solicitar en la ejecución de las negociaciones, la entrega de bienes por encima o por debajo de la cantidad de bienes pactados en la rueda de negocios hasta en un cincuenta por ciento (50%), previa aceptación del Comitente Vendedor.
La adición señalada, es posible siempre y cuando el Comitente Comprador la solicite con siete (07) días hábiles, de anticipación a la fecha establecida para la prestación del servicio adicional.
2.
DEFINICIÓN DE BIENES ADICIONALES
Teniendo en cuenta que la Entidad desea agotar la totalidad del presupuesto asignado para la contratación del servicio PAE, en los términos del parágrafo del artículo 3.6.2.1.3.2 del Reglamento de Funcionamiento y Operación de la BMC, se aclara que los bienes adicionales que deberán ser entregados de conformidad con las necesidades del Comitente Comprador en la ejecución de la negociación será:
TIPO DE COMPLEMENTO A SER SUMINISTRADO Complemento Alimentario Jornada de la Tarde y Mañana
(Ración Industrializada)
Almuerzo (RPS O Comida Caliente Transportada)
Conforme a lo anterior, la cantidad adicional de este bien corresponderá al valor de diferencia entre el presupuesto asignado para la adquisición del conjunto de bienes y el valor del cierre de la negociación, como resultado de la puja por precio. Para la entrega de los bienes adicionales se
cumplirán los términos y calidades definidos en el presente documento y en la Ficha Técnica de los Bienes, Productos o Servicios, que forman parte integral del presente documento.
Para estos efectos el mismo día del cierre de la negociación, la comisionista vendedora deberá entregar a la Comisionista Compradora y a la BMC al correo electrónico [email protected] los precios unitarios de cada uno de los bienes que componen el conjunto de bienes, para lo cual el Comitente Comprador informará las cantidades adicionales que deben ser objeto de entrega.
Se precisa que, si la diferencia que se presente entre el valor del presupuesto y el valor final de adjudicación del conjunto de bienes no logra cubrir de manera exacta el valor del bien acá definido el Comitente Comprador a través de la Sociedad Comisionista Compradora solicitará la cantidad de bienes que más se aproxime al valor más cercano sin sobrepasarla, previa la aceptación por parte del Comitente Vendedor de por lo menos una unidad de ajuste.
Del resultado de cierre, el porcentaje de ahorro obtenido en la puja deberá aplicarse en la misma proporción y porcentaje a cada uno de los precios unitarios de los bienes descritos en la tabla anterior.
Se aclara que la determinación de los precios unitarios, se realizará dando aplicación a las fórmulas establecidas en el artículo 3.6.2.5.3.- “Adquisición de Conjuntos de Bienes o Productos o Servicios” del Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa.
3.
VALOR MÁXIMO DE LA OPERACIÓN
El valor máximo de negociación para el presente proceso de selección abreviada por bolsa de productos, para la modalidad Ración para Preparar en Sitio (RPS), Comida Caliente Transportada (CCT) y Ración Industrializada (RI) asciende a la suma de TREINTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS OCHENTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($36.286.869.600), para un periodo de CIENTO OCHENTA (180) días del calendario escolar de la vigencia 2022, valor que no incluye impuestos ni costos propios de la operación incluyendo el servicio de compensación y liquidación.
Tabla 1: Valor General Estimado para el Proceso vigencia 2022 para las modalidades RI, RPS y CCT.
MUNICIPIO DE SAN JOSE DE CÚCUTA
PRESUPUESTO PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE 180 DÍAS CALENDARIO ESCOLAR VIGENCIA 2022
VALOR
UNITARIO ($)
CANTIDAD TIPO DE
COMPLEMENTO*
ESCOLARES ATENDIDOS
DÍAS MESES SUMINISTRO
RACIONES
SUMINISTRADAS TOTAL ($)
RACION INDUSTRIALIZADA-
COMPLEMENTO ALIMENTARIO JORNADA DE LA
TARDE Y MAÑANA**
2.320 65.618 180 11.811.240
27.402.076.800
ALMUERZO (RACION PREPARADA EN
3.980 12.402 180 2.232.360 8.884.792.800
SITIO – COMIDA CALIENTE TRANSPORTADA
CCT*)
TOTAL SUMINISTRO RI – RPS 78.020 14.043.600 36.286.869.600
*En caso de dar aplicación a la modalidad Comida Caliente Transportada CCT de conformidad con los lineamientos establecidos en el desarrollo de la operación, la Entidad Territorial informará previamente las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio y la cantidad de escolares a atender, el valor por ración será de $3.620 m/cte (ver anexo Estudio del Sector).
** En caso de dar aplicación a la modalidad Complemento alimentario jornada mañana/tarde CAJM/CAJT suministrado a través de las modalidades Ración Preparado en Sitio RPS - Comida Caliente Transportada CCT de conformidad con los lineamientos establecidos en el desarrollo de la operación, la Entidad Territorial informará previamente las condiciones bajo las cuales se prestará el servicio y la cantidad de escolares a atender, el valor por ración será de $ 2.470 m/cte
El valor de la negociación deberá incluir los costos inherentes a la obligación de mantener durante la ejecución y hasta la entrega total del objeto a satisfacción del Comitente Comprador, todo el personal idóneo y calificado que se requiera, al igual que la logística que se requiera para el correcto desarrollo de la operación. Los precios por ración deberán indicarse en pesos colombianos, deberán ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto y deberán cubrir todos los costos, directos e indirectos, que implique la ejecución de la negociación.
Impuesto al Valor Agregado (IVA): Se tendrá en cuenta lo establecido en el Art. 476 del Estatuto Tributario:
“Artículo. 476 - Servicios excluidos del impuesto sobre las ventas. Se exceptúan del impuesto los siguientes servicios (…) 19. Adicionado. L. 788/2002, art. 36. Los servicios de alimentación, contratados con recursos públicos y destinados al sistema penitenciario, de asistencia social y de escuelas de educación pública”.
Por lo anterior, los servicios de suministro de alimentos objeto de la contratación de Alimentos no son sujetos del gravamen del IVA; precisión que ha sido ratificada en varios conceptos de la DIAN, como el Concepto Unificado del Impuesto Sobre las Ventas del 19 junio de 2003 y el distinguido con el 91054 del 6 de noviembre de 2006. No obstante, es responsabilidad del Comitente Vendedor pagar y reportar a la DIAN el impuesto al valor agregado de los bienes y/o servicios que no estén exentos ni excluidos de dicho impuesto y que utilice para la prestación del servicio de suministro de alimentos contratado.
El Comitente Vendedor, deberá asumir los costos de los impuestos que resulten procedentes, a continuación, se relacionan de forma informativa:
TRIBUTOS - CONCEPTO / MOMENTO PORCENTAJE O CUANTIFICACIÓN DEL TRIBUTO
Estampilla Pro Ancianos 2,00%
Estampilla Pro Cultura 1,00%
Retención en la fuente impuesto de Industria y Comercio (ICA) 0,60%
Estampilla Pro Hospital 2,00%
Estampilla IMRD 2,00%
Estampilla Pro Desarrollo Científico 1,00%
Total, Impuestos Locales 8,60%
4.
PLAZOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El plazo para la prestación del servicio objeto de la presente negociación será de CIENTO OCHENTA (180) DÍAS CALENDARIO ESCOLAR PARA LA VIGENCIA 2022 en los días hábiles de clase, según Resolución 00205 del 11 de enero de 2022 mediante la cual se expide el calendario académico para el año 2022 y los actos administrativos que la modifiquen, contados a partir de la suscripción del acta de inicio por parte del Comitente Comprador y Comitente Vendedor, luego de su respectiva legalización y perfeccionamiento de la negociación y finalización de la fase de alistamiento, tiempo durante el cual el Comitente Vendedor se compromete a entregar a entera satisfacción al Comitente Comprador la totalidad del objeto de la presente negociación.
La etapa de alistamiento corresponde a siete (07) días calendario contados a partir del cierre de la operación.
FASE DE ALISTAMIENTO.
Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en las disposiciones propias del Programa de Alimentación Escolar, el periodo de alistamiento para la vigencia 2022 corresponde a siete (07) días calendario.
El Comitente Vendedor será el encargado de suministrar los insumos e implementos de aseo necesarios para las entregas cumpliendo con la regulación de la Ley 9 de 1979 de la Protección del Medio Ambiente, suministrando agentes biodegradables para las actividades de limpieza y desinfección requeridas en las Instituciones Educativas Oficiales del municipio de Cúcuta. Para estos efectos el Comitente Vendedor debe remitirse al Anexo Técnico de calidad e inocuidad, que hace parte de la Resolución 00335 de 2021 expedida por el Ministerio de Educación Nacional o de la normatividad vigente que la modifique o la sustituya.
Para demostrar el cumplimiento del análisis nutricional el Comitente Vendedor allegará en la fase de alistamiento, las fichas técnicas nutricionales que contengan el análisis químico y nutricional para cada alimento que compone el menú expedido por el proveedor fabricante, para efectos de verificación se requiere que el Comitente Vendedor allegue los etiquetados nutricionales de los diferentes componentes de la Ración.
NOTA: El comitente vendedor deberá relacionar en la fase de alistamiento, mínimo dos (2) opciones de marcas comerciales por cada producto, que serán suministradas durante la ejecución del contrato con las respectivas fichas técnicas de cada producto relacionado.
Si durante la ejecución del programa se realiza un cambio de los productos para la Ración Preparada en Sitio, Comida Caliente Transportada y Ración Industrializada, se deberá allegar por parte del Comitente Vendedor nuevamente la ficha técnica, para aprobación de la supervisión
5. SITIOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La prestación del servicio se deberá efectuar de acuerdo con las condiciones y obligaciones contenidas en la presente Ficha Técnica de Negociación (FTN), Ficha Técnica de Bienes, Productos o Servicios (FTP) y los lineamientos dados por el Decreto 1852 de 2015 y a la Resolución 00335 de 2021 expedida por el Ministerio de Educación Nacional “Por la cual se expiden los lineamientos técnicos – administrativos, los estándares y las condiciones mínimas del Programa de Alimentación Escolar (PAE)” o a la normatividad vigente que la modifique o la sustituya, en cada uno de los comedores escolares de las sedes educativas oficiales ubicadas del municipio de San José de Cúcuta del departamento Norte de Santander. (Anexo Instituciones Educativas - IE).
Los horarios de entrega de los complementos alimentarios y almuerzos son los siguientes:
Tipo de complemento Jornada Escolar Horario
Complemento Alimentario jornada mañana Mañana 7:00 A.M. a 9:00 A.M.
Complemento Alimentario jornada tarde Tarde 3:00 P.M. a 4:30 P.M.
Complemento Almuerzo Jornada Única 11:30 A.M. a 1:00 P.M.
NOTA: Cada Institución Educativa mediante el Comité de Alimentación Escolar (CAE) puede establecer un horario de acuerdo con su capacidad institucional para la entrega de acuerdo con la modalidad que se esté implementando, sin incumplir los lineamientos técnicos administrativos de la Resolución 00335 de 2021 o la normatividad vigente que la modifique o la sustituya.
La entrega de los alimentos debe realizarse de forma higiénica y en el menor tiempo posible, con el fin de garantizar el mantenimiento de las temperaturas de los productos que lo requieran, hasta el momento del consumo. La preparación de los alimentos en la modalidad preparada en sitio se debe efectuar en cada uno de los comedores escolares de los establecimientos educativos adecuados para estos efectos, con el objetivo de que los beneficiarios los consuman de inmediato, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 00335 de 2021.
El complemento alimentario ofrecido bajo alguna de las modalidades es suministrado de lunes a viernes en los días hábiles escolares, el cual complementa la alimentación que el escolar debe recibir diariamente en su hogar.
El Comitente Vendedor, deberá cumplir con las exigencias técnicas por etapa y las condiciones necesarias estipuladas en el Anexo 1 Aspectos Alimentarios y Nutricionales de la Resolución 00335 de 2021 o de la normatividad vigente que la modifique o la sustituya, entre esas, las relacionadas con el ensamble de alimentos (servido en caliente) y almacenamiento del producto ensamblado en caliente.
Adicionalmente, es obligación del Comitente Vendedor tomar las medidas necesarias junto al personal dispuesto para la preparación y prestación del servicio mediante la implementación adecuada de las BPM y se adelante con el estricto cumplimiento de las normas de higiene contenidas en la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.
La programación de suministro de alimentos por sede educativa la elabora el Comitente Vendedor de acuerdo con el reporte de la focalización del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT
remitida por la Secretaría de Educación del municipio de San José de Cúcuta1 y puesta en conocimiento al Comitente Vendedor, por parte del equipo PAE de la Secretaría de Educación Municipal.
El Comitente Vendedor no está autorizado para suministrar alimentos a personas diferentes a las autorizadas por el Comitente Comprador. Razón por la cual, el Comitente Comprador reconocerá exclusivamente el pago de los alimentos efectivamente suministrados a las personas autorizadas (estudiantes de Instituciones Oficiales del Municipio San José de Cúcuta matriculados en el Sistema Integrado de Matricula SIMAT) en los términos de la presente Ficha técnica de Negociación (FTN), con previa firma de los rectores de las Instituciones Educativas o los designados debidamente autorizados por el rector, de cada uno de los establecimientos educativos oficiales del municipio de San José de Cúcuta en donde se presta el servicio debidamente reportados en los formatos autorizados para estos efectos.
6. FORMA DE PAGO
El Comitente Comprador pagará a través del Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., así:
Actas parciales mensuales, para lo cual, el pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación de la totalidad de documentos requeridos para el pago de acuerdo con el número de raciones efectivamente suministradas a las Instituciones Educativas con corte al último día calendario escolar del periodo de cobertura, previa aprobación de la supervisión para lo cual deberá tener en cuenta:
El valor unitario tanto para la modalidad de complemento alimentario: Industrializada y Preparada en Sitio y Comida Caliente Transportada, llevan incluidos los costos directos e indirectos que ocasione la ejecución de la negociación.
Para el primer pago:
1. Informe que contenga lo relacionado con la fase de alistamiento.
2. Copia del acta de inicio de la operación, según formato requerido por la ETC.
3. Copia del comprobante de negociación de la operación celebrada.
4. Copia del Registro Presupuestal.
5. Copia de las pólizas y garantías adicionales en los términos establecidos en la presente Ficha Técnica de Negociación y copia del acta de aprobación de garantías.
6. Contratos del personal de manipulación de alimentos y certificados de manipulación de alimentos.
7. Acta de Entrega y Recibo de Inventario de Equipos y Menaje suscrito por el rector, docente encargado del Restaurante escolar o almacenista de la Institución Educativa.
8. Aprobación por parte del área técnica de la oficina PAE, del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos, Plan de Rutas, cronograma de capacitación y Plan de Saneamiento Básico con sus respectivos anexos.
1La Entidad Estatal deberá definir el departamento, municipio, en caso de resultar procedente.
9. Certificación del titular y número de cuenta bancaria de compensación y liquidación de BMC donde se deben girar los recursos.
10. Copia de la designación de supervisor.
Para los demás desembolsos (aplican para el primer y último pago):
1. Informe realizado por el Comitente Vendedor sobre el cumplimiento de obligaciones establecidas en la presente Ficha Técnica de Negociación y en las disposiciones que resulten procedentes y los soportes respectivos.
2. Certificación de paz y salvo emitida por el Representante Legal y el Revisor Fiscal (si aplica) o contador, junto con los soportes de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y aportes parafiscales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 de todo el personal vinculado al programa. En caso de Revisor Fiscal, copia de cédula, TP y certificación vigente sobre ausencia de antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores.
3. Contratos del personal de manipulación de alimentos, en caso de que se hayan suscrito nuevos contratos para el período de cobertura correspondiente.
4. Planilla y soportes de pago al personal manipulador de alimentos y personal vinculado para la ejecución del Programa de Alimentación Escolar.
5. Formato diligenciado de remisión de entrega de víveres en instituciones educativas (Ración Preparada en Sitio).
6. Formato diligenciado de remisión entrega de complementos alimentarios en Instituciones Educativas (Ración Industrializada)
7. Formato diligenciado de registro y control diario de asistencia. Adicionalmente, deberá aportar Original de las planillas de control diario de asistencia de los titulares de derechos firmada por el rector de la institución educativa y el profesor encargado del restaurante en cada una de las Instituciones Educativas, las cuales deberán suscribirse dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del último día hábil del respectivo mes en que se prestó el servicio de alimentación (sistematizadas en formato Excel, físico y escaneado).
8. Formato original del Ministerio de Educación Nacional, de certificación de rectores debidamente diligenciado y firmado.
9. Planillas de entrega de raciones por estudiante (sistematizadas y en físico).
10. Consolidado del conteo de raciones ejecutadas mensualmente por sedes educativas, Instituciones Educativas.
11. Informe de los descuentos aplicados en el mes correspondiente, y a ser descontados del valor de pago mensual, el cual, será validado por el supervisor designado por el
Comitente Comprador.
12. Informes de ejecución de recursos conforme al formato establecido por el Ministerio de Educación Nacional.
13. Relación de soportes contables de compras efectuadas durante el período junto con las copias de las facturas.
14. Relación de compras locales efectuadas durante el período y copia de las facturas que la soportan, conforme a la Ley 2046 de 2020, capítulo 2, articulo 7, literal a.
15. Copia del RUT actualizado.
16. Copia de las estampillas: Pro-Ancianos, Pro-Cultura, Pro Hospital, IMRD, Pro Desarrollo Científico, las cuales deben ser compradas y presentadas en cada pago parcial y pago final.
17. Foliación de todos los documentos a lápiz, según consecutivo de la Secretaría de Educación municipal.
18. Factura o cuenta de cobro con el cumplimiento de los requisitos de ley, correspondiente con el servicio solicitado por el municipio en cabeza de la supervisión y/o coordinación PAE.
Para el último pago:
1. Paz y salvo del personal manipulador.
2. Paz y salvo de proveedores.
3. Acta de entrega y recibo de inventario de Equipos y Menaje suscrito por el rector, docente encargado del restaurante escolar o almacenista de la Institución Educativa.
4. Informe que contenga el reporte de las experiencias vividas durante la ejecución del PAE para replicar las buenas acciones y evitar la ocurrencia de situaciones que alteren la operación del programa.
Para la validación y aprobación de la documentación previo al pago como soporte para elaboración del informe de supervisión, el supervisor designado por el Comitente Comprador contará con treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la totalidad de los documentos requeridos; período dentro del cual en caso de presentarse observaciones a la documentación, el Comitente Vendedor contará con tres (3) días hábiles para corregir las observaciones formuladas y una vez radicada nuevamente la documentación requerida para subsanar las observaciones formuladas, el supervisor designado contará con tres (3) días hábiles para proceder a una nueva validación de la información, con miras a su aprobación.
En caso de que, el supervisor designado por el Comitente Comprador formule nuevamente observaciones a los documentos de pago requeridos, se concederán nuevamente los términos acá incluidos.
La no presentación de las cuentas de cobro y sus anexos de la manera debida exonera al Comitente Comprador del pago de intereses moratorios.
Teniendo en cuenta que, el Comitente Comprador ha fijado la imposición de descuentos en los términos de la Ficha Técnica de Negociación los pagos mensuales estarán precedidos de la validación de los descuentos de cada mes.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los pagos se efectuarán dentro del plazo establecido, efecto para el cual el Comitente Comprador adelantará los trámites pertinentes para realizar el pago dentro de dicho término
El pago al Comitente Vendedor depende de la oportunidad y calidad en la entrega de los complementos alimentarios y en la presentación de los documentos e información señalados que en todos los casos deben ser allegados dentro del término establecido en la presente Ficha Técnica de Negociación, para lo cual, las demoras en la entrega de la información que retrase el pago mensual, es responsabilidad exclusiva del Comitente Vendedor.
El Comitente Comprador procederá al recibo de los bienes, -y servicios-una vez se emita por parte del supervisor el acta de recibo a satisfacción, previa revisión del cumplimiento de las obligaciones del Comitente Vendedor, incluido la entrega de los documentos requeridos para el pago dentro del término establecido en la presente Ficha Técnica de Negociación; el término concedido al supervisor será máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir del recibo de los bienes y servicios, de no hacerlo en dicho término el Comisionista Vendedor informará a la Bolsa Mercantil de Colombia para que -actúe conforme a su reglamento en la declaratoria del incumplimiento por la no acreditación del recibo.
NOTA 1: En todo caso, se aclara que no será posible la acreditación de la entrega y recibido de los bienes y/o servicios, hasta que no se dé la presentación y aprobación de los documentos requeridos para pago, en los términos establecidos en la presente Ficha Técnica de Negociación y en los términos del artículo 6.2.3.1 de la Circular Única de la BMC.
Una vez finalizadas las entregas de los bienes y servicios contratados, a la finalización de la operación, el Comitente Vendedor, la supervisión de la ETC, harán revisión conjunta en una reunión convenida por las partes; de la reunión se levantará un acta, la cual contendrá además las cantidades efectivamente entregadas y el valor de las penalizaciones (entiéndase como descuentos por incumplimiento en calidad y oportunidad, más no de raciones no reconocidas) una vez surtido el procedimiento descrito en la sección 10 de la presente FTN.
NOTA 2: Se informa que, para realizar el pago, el Comitente Vendedor deberá firmar los formatos internos establecidos por la ETC.
NOTA 3: Los pagos a los cuales está obligado el Comitente Comprador se realizarán previa radicación de la orden de pago en la Tesorería General previo agotamiento de los requisitos a que haya lugar. Los pagos están sujetos a la disponibilidad de los recursos en el Programa Mensualizado de Caja del Comitente Comprador, y previa suscripción del acta de pago de la Secretaria de Educación Municipal.
7. CONDICIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA CORRESPONDIENTES AL COMITENTE VENDEDOR PREVIAS A LA
CELEBRACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN
A efectos de participar en la Rueda de Negociación por cuenta del Comitente Vendedor, la Sociedad Comisionista Vendedora deberá entregar a la Bolsa, debidamente diligenciados, los Anexos No. 40 (Manifestación de Interés para participar en Rueda de Negociación) y No. 41 (Certificación del cliente), sobre la no conformación de Beneficiario Real - Autorización para el levantamiento de la reserva para la validación de la conformación de Beneficiario Real) de la Circular Única de la BMC, los cuales se adjuntan a la presente Ficha Técnica de Negociación.
La certificación con todos los documentos señalados debe ser entregada a más tardar al quinto (5) día hábil anterior a la fecha prevista para la rueda de negociación, antes de las 2:00 p.m., adjuntando cada uno de los documentos soportes de las condiciones exigidas en la presente Ficha Técnica de Negociación que contendrá los documentos de carácter jurídico, técnico, financiero y de experiencia.
El tercer (3) día hábil anterior a la fecha prevista para la rueda de negociación antes de las 12: 00 m, la Dirección de Estructuración de Negocios remitirá a las Sociedades Comisionistas que hayan radicado documentos, remitirá antes de las 12:00 M el resultado de la verificación documental, para lo cual, las Sociedades Comisionistas Vendedoras, al segundo (2) día hábil anterior a la fecha prevista para la celebración de la rueda de negociación, a más tardar a las 02:00 p.m. deberán entregar los documentos objeto de revisión sujetos a subsanación.
NOTA: En cumplimiento del artículo 3.1.2.5.6.1 de la Circular Única de la BMC, el término pactado anteriormente para la subsanación será único, por lo que los documentos allegados con posterioridad no serán admitidos, ni serán objeto de verificación documental.
CONDICIONES JURÍDICAS DE PARTICIPACIÓN 1. Compromiso Anticorrupción
El Comitente Vendedor deberá allegar debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal el Anexo: Compromiso Anticorrupción.
2. Certificado de Existencia y de Representación Legal
Tratándose de persona jurídica, encontrarse inscrita en la Cámara de Comercio y tener vigente y renovada la matrícula mercantil, para lo cual, deberá allegar el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio o por la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el cual, de conformidad con la normatividad vigente se certifique su existencia y representación legal, donde conste:
• El objeto social de la persona jurídica, el cual debe estar relacionado con el objeto de la negociación específicamente en programas de Alimentación Escolar.
• Las facultades del Representante Legal para obligar a la persona jurídica y presentar los documentos de condiciones previas a la negociación y participar en la rueda de negociación, en caso de requerirlo aportar la respectiva autorización del órgano social competente,
• La vigencia de la persona jurídica, la cual no podrá ser inferior al plazo de la negociación y tres años más. Así mismo en tal documento deberá constar la antigüedad de la persona jurídica en el mercado superior a cinco (5) años entre la fecha de inscripción en el registro y la fecha de entrega de la documentación-
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar adjudicatario de la operación, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano.
Cuando el monto de la negociación fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el Comitente Vendedor deberá anexar la correspondiente autorización impartida por la Junta de Socios o el estamento de la Sociedad que tenga esa función, donde lo faculte específicamente para presentar los documentos, comprometer la sociedad por el monto del valor de la negociación y atender las obligaciones en caso de adjudicación. Se precisa que dicha autorización debe concederse en forma previa a la presentación de los documentos.
En el caso de las uniones temporales o consorcio cada uno de los integrantes deberá acreditar tal situación, en consecuencia, deberá tener autorización para celebrar contratos en suma igual al valor resultante de aplicar el porcentaje de participación al presupuesto oficial.
Si la participación se presenta a nombre de una sucursal, se deberán anexar los Certificados tanto de la Sucursal como de la Casa Principal.
Atendiendo a lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 23 de la ley 222 de 1995, sobre deberes de los administradores de la sociedad, los representantes legales de las personas jurídicas que integran los consorcios o las uniones temporales, deben contar con autorización de sus órganos competentes, para poder asociarse o unirse temporalmente, con otras empresas, para participar en este proceso, para suscribir contratos y ejecutar la negociación.
3. Certificado de Matrícula de Persona Natural y del Establecimiento de Comercio Tratándose de personas naturales, deberá acreditar su inscripción vigente en el Registro Mercantil, para lo cual, deberá allegar el certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a (30) días calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el que conste que la actividad económica que ejerce le permita celebrar y ejecutar la negociación.
4. Certificado de Existencia y Representación Legal de Persona Jurídica Extranjera
Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de documentos, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración, nombre del representante legal o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente y sus facultades, señalando expresamente que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre
de la misma, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano directo que lo faculta.
Las personas jurídicas extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la ejecución de la negociación y un (1) año más.
En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes que sea persona jurídica extranjera deberá cumplir individualmente con esta regla.
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el País o de personas privadas extranjeras, que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán, además, acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar los documentos, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 221 del Decreto 019 de 2012.
De igual manera acreditará su existencia y representación legal, con documentos debidamente consularizados o apostillados, expedidos dentro de los tres (3) meses anteriores a la entrega de la documentación
La omisión del (de los) documento(s) que acredite(n) la existencia y representación legal, o el defecto en la fecha de expedición de dicho(s) documento(s) serán subsanables.
La falta de acreditación de que se tiene apoderado será subsanable. La acreditación de apoderado no eximirá de la obligación de constituir sucursal en Colombia para efectos de la ejecución del Contrato, si ello es necesario de conformidad con la normatividad vigente.
5. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del Comitente Vendedor
Deberá allegar fotocopia de la cédula de ciudadanía del Comitente Vendedor (persona natural) y del representante legal (persona jurídica), correspondiente a la persona que suscribe los documentos requeridos por el Comitente Comprador como condiciones de participación.
6. Documento privado de constitución de la figura asociativa; Consorcio o Unión Temporal
Deberá allegar documento privado de constitución de la figura asociativa bajo los términos establecidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan, el cual, como mínimo deberá contener:
Acreditar la existencia del consorcio o de la unión temporal, para lo cual deberá aportar el documento de constitución suscrito por el/los representantes(s) legal(es) de todos los integrantes, que contenga la siguiente información:
La identificación de la forma de asociación (consorcio o unión temporal). La declaración por parte de sus integrantes en el sentido de que actúan y responden de manera solidaria por la presentación de los documentos y por la celebración y ejecución de la negociación, así como de las obligaciones propias de la negociación en caso de adjudicación, y las reglas básicas que regulen las relaciones entre sus integrantes.
El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes en la unión temporal o consorcio. La omisión de esta información no será subsanable en el evento en que la misma fuere necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes en este documento.
Los objetos sociales de cada uno de sus integrantes deben ajustarse al objeto del presente proceso y la duración de las personas jurídicas que lo conforman no puede ser inferior al plazo de ejecución de la negociación y un (1) año más.
Se podrá indicar, además, las actividades a ejecutar por parte de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal.
Las reglas básicas que regulen las relaciones entre sus integrantes. Si se trata de unión temporal deberán indicarse además los términos y extensión (actividades y porcentaje) de la participación y en la ejecución de la negociación en caso de adjudicación, lo cual no podrá ser modificado sin el consentimiento previo del Comitente Comprador.
La persona que para todos los efectos legales representará al consorcio o unión temporal y su suplente, quien contará con las facultades amplias y suficientes para obligar y responsabilizar a todos los integrantes del consorcio o la unión temporal, el cual no podrá ser reemplazado sin la autorización expresa y escrita de cada uno de los integrantes que lo/la conforman.
Facultades del Representante Legal y suplente de la unión temporal o consorcio, como mínimo para:
Presentar los documentos.
Atender todos los posibles requerimientos formulados por el Comitente Comprador en la ejecución de la negociación.
Suscribir cualquier otro documento y ejecutar cualquier otro acto que se requiera para la elaboración y presentación de los documentos de condiciones de participación dentro de los términos y condiciones del proceso.
Emitir las instrucciones a la sociedad comisionista que actúa por su cuenta en los términos del contrato de comisión que llegará a suscribir.
Ejecutar todos los actos y suscribir todos los documentos necesarios para la ejecución de la negociación dentro de los términos y condiciones del presente proceso.
Presentar para cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal los documentos requeridos en el presente proceso y presentar fotocopia del documento de identidad de la persona que representará al consorcio o unión temporal.
El tiempo mínimo de duración del consorcio o de la unión temporal debe ser igual al tiempo de ejecución de la negociación y un (1) año más. Sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes de la unión temporal o consorcios puedan ser llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución de la negociación.
En todo caso, los miembros de la Unión Temporal o Consorcio deberán acreditar individualmente las condiciones jurídicas solicitadas.
Una vez constituida la unión temporal o el consorcio, sus integrantes no podrán ceder o transferir su participación en el mismo, ni modificar sus integrantes o su participación en aquél, salvo en el evento en que el Comitente Comprador lo autorice previamente y por escrito.
La NO presentación de este documento o su diligenciamiento incorrecto, aún a pesar del requerimiento para subsanar, traerá como consecuencia el Rechazo de la propuesta.
7. Certificado de pagos a la Seguridad Social y aportes parafiscales
El Comitente Vendedor deberá haber pagado los aportes a Seguridad Social (salud, pensión, ARL), aportes Parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación), cuando aplique, para lo cual allegará certificación expedida por el revisor fiscal cuando cuente con esta figura según el tipo societario, o por el representante legal, en el cual se señale que la sociedad ha cumplido en los últimos seis (6) meses con las obligaciones sobre el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensiones, Riesgos laborales), aportes parafiscales (ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar), conforme a lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
En caso de que sea el revisor fiscal quien firme esta certificación, deberá aportar una fotocopia de la tarjeta profesional y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con una vigencia no superior a noventa (90) días anteriores a la fecha de entrega de la documentación.
Si el Comitente Vendedor es persona natural, deberá acreditar que se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y en caso de ser adjudicatario de la operación, deberá acreditar, durante la ejecución, el pago de dichos aportes sobre el 40% del valor de la negociación.
8. Registro Único Tributario (RUT)
Documento de inscripción en el Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN –.
NOTA 1: Para el caso de Consorcios o Uniones temporales, si es adjudicada la negociación, deberá presentar el Registro Único Tributario, el cual deberá ser entregado al comisionista comprador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la negociación.
NOTA 2: Los requisitos incluidos en los numerales 7, 8, 9 y 10 deberán corresponder a la persona natural o el representante legal (persona jurídica) que, para todos los efectos, suscribe los documentos de condiciones previas a la negociación.
9. Certificación de antecedentes fiscales
No podrán aparecer reportados en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, para lo cual, deberá allegar el certificado que en tal sentido expida la Contraloría General de la República,
correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
10. Certificado o consulta de antecedentes disciplinarios
No podrán registrar antecedentes disciplinarios o inhabilidades vigentes, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Procuraduría General de la Nación, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural) o el representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
11. Antecedentes Judiciales
No podrán registrar antecedentes judiciales, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Policía Nacional, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural y/o representante legal).
12. Certificación de no encontrarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales.
Certificación con fecha de expedición no superior a (30) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que ni él ni la persona jurídica que representa se encuentran incursos en causal alguna de Inhabilidad e Incompatibilidad de las contenidas en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, el Estatuto Anticorrupción o establecida en cualquier otra disposición de carácter legal.
13. Registro Único de Proponentes - RUP
Allegar Registro Único de Proponentes RUP expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de entrega de la documentación, bajo los términos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. La inscripción en el Registro Único de Proponentes, o su renovación o actualización, deberá encontrarse vigente y en firme a la fecha prevista para la rueda de negociación.
14. Certificación de no estar registrado en listas OFAC
Certificación bajo la gravedad del juramento de no encontrarse relacionado en ninguna lista restrictiva de lavado de activos de ningún país, como las denominadas Listas OFAC, Lista Clinton o en listas nacionales o internacionales de organismos policiales, judiciales o de inteligencia por posibles vínculos con organizaciones delictivas.
15. Certificación del Comitente Vendedor de no haber participado en operaciones declaradas incumplidas en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia (BMC).
Certificación con fecha de expedición no superior a (5) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la documentación, suscrita por el Representante Legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde manifieste que no ha participado en operaciones declaradas incumplidas ni de forma individual, ni como integrante de consorcio o de unión temporal, en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia, durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2015 a la fecha de presentación de documentos de participación.
Esto indica que no podrá participar en la negociación el Comitente Vendedor que haya sido declarado incumplido en negociaciones en el escenario de la BMC, cualquiera fuese su objeto y con cualquier entidad.
Tratándose de uniones temporales o consorcios cada representante legal deberá presentar la certificación.
16. Libreta militar.
El Comitente Vendedor deberá aportar libreta militar correspondiente a representante legal hombre menor de 50 años que sean representante Legal de Persona Jurídica o consorcios o uniones temporales proponentes o Persona Natural.
17. Poder para actuar en el Proceso de Negociación, cuando corresponda.
Si el representante legal o apoderado no tiene facultades amplias y suficientes para presentar los documentos, comprometer a la sociedad y participar en la rueda de negociación deberá adjuntar el acta de la junta o asamblea de socios (o documento soporte) donde se le otorguen tales atribuciones con anterioridad a la fecha de radicación de documentos. En el evento que el Comitente Vendedor participe por medio de apoderado el poder debe contener de manera expresa y clara la facultad especial otorgada para participar en procesos de contratación de la naturaleza que se trate.
18. Paz y salvo con el Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas de la Policía Nacional.
No podrán registrar multas en el sistema de registro nacional de medidas correctivas de la Policía Nacional, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Policía Nacional, correspondiente al Comitente Vendedor (persona natural y/o representante legal). Articulo 183 ley 1801 de 2016.
19. Consulta certificada de inhabilidades por delitos sexuales contra niñas, niños y adolescentes.
El Comitente Vendedor deberá aportar el soporte de consulta en línea donde conste que no registra inhabilidades por delitos sexuales contra menores de 18 años, en cumplimiento de la Ley 1918 del 12/07/2018 “por medio de la cual se establece el régimen de inhabilidades a quienes hayan sido condenados por delitos sexuales cometidos contra menores, se crea el registro de inhabilidades y se dictan otras disposiciones” y su Decreto Reglamentario 753 del 30/04/2019
“por medio del cual se reglamenta la Ley 1918 de 2018”, con observancia de las Leyes 1581 del 17/10/2012, 1712 del 06/03/2014 y demás normatividad rectora frente al tratamiento de datos.
20. Certificación conocimiento y aceptación condiciones
El Comitente Vendedor deberá aportar certificación suscrita por su representante legal, en la que manifieste bajo la gravedad de juramento que acepta y conoce la totalidad de las obligaciones establecidas en la presente ficha técnica de negociación, documentos de condiciones especiales, anexos y disposiciones aplicables a la prestación del Programa de Alimentación Escolar.
CONDICIONES FINANCIERAS DE PARTICIPACIÓN
Con el objeto de lograr determinar la capacidad del Comitente Vendedor para ejecutar las obligaciones propias de la negociación, se verificará la capacidad financiera de los comitentes vendedores, a partir de la fijación de indicadores financieros, información que se verificará en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – RUP, correspondiente a los estados financieros de los últimos tres (3) años fiscales anteriores a la vigencia 2021 (2018 – 2019 – 2020).
Para la validación del corte financiero la sociedad comisionista vendedora, deberá informar el corte en el que se deberá validar la información de su cliente comitente vendedor.
INDICADOR CONDICIÓN VALOR
LIQUIDEZ (AC/PC) Mayor o Igual a 1,02
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (PT/AT) Menor o Igual a 0,81 RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES (UTO /GI) Mayor o Igual a 1,12
CAPITAL DE TRABAJO Mayor o Igual a 60%
NOTA: En caso que, una persona jurídica fuese creada en 2020 y desee participar a través de alguna de la figura asociativas (Consorcio – Unión Temporal), los indicadores financieros se calcularán con base en la información financiera que aparezca relacionada en el RUP sobre el año 2020 y se aplicarán las fórmulas establecidas en la presente ficha técnica de negociación.
En aquellos eventos en que el comitente vendedor no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos en el inciso anterior, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal, por tanto, la evaluación financiera y organizacional de las propuestas, se efectuará a partir de la información contenida en el RUP vigente y en firme.
Las condiciones de participación establecidos se verificarán y serán evaluados a partir de la información en el Registro Único de Proponentes (RUP) de los últimos tres (3) años fiscales anteriores a la vigencia 2021 y no mayor a un mes de vigencia, el RUP debe estar vigente de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 y modificado mediante el Decreto 579 de 2021.
LIQUIDEZ: Utilizando la fórmula: Activo Corriente / Pasivo Corriente, el mínimo será: 1,02 = ADMISIBLE
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (NE): Utilizando la fórmula: Total de Pasivos / Total de Activos. El máximo ADMISIBLE será: 0,81
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERÉS: Utilizando la fórmula: Utilidad operacional / los gastos de intereses, el mínimo será = 1,12
CAPITAL DE TRABAJO: Conforme al historial de proceso anteriores del PAE en el municipio y otras ciudades del país en las vigencias 2018, 2019 y 2020, se estableció un promedio que como mínimo el Comitente Vendedor debe poseer como capital de trabajo; por tanto, el mínimo de porcentaje del presupuesto oficial que el Comitente Vendedor debe poseer como capital de trabajo es del 60%.
Es necesario tener presente que Colombia Compra Eficiente en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación” señala en el primer párrafo de la página 17 que: “Debido a que hay indicadores que resultan de realizar divisiones entre valores, la Entidad Estatal debe establecer explícitamente en los Documentos del Proceso una regla para determinar cómo evaluará el indicador cuando el denominador es cero, pues en este caso no es posible realizar esta operación matemática. Por ejemplo, en el caso del indicador de cobertura de intereses, puede haber empresas que no presentan obligaciones financieras y por ende no incurren en gastos financieros, es decir, el denominador es cero (0) y no sería posible calcular el indicador.”
Y finaliza estableciendo que: “EN ESTE CASO, LA REGLA PUEDE SER QUE EL COMITENTE VENDEDOR QUE NO TIENE OBLIGACIONES FINANCIERAS RESULTA HABILITADO.” De manera definitiva se comprende de acuerdo con lo anterior, que todo aquel Comitente Vendedor cuyas obligaciones financieras seas iguales a cero, cumplirá satisfactoriamente los requisitos financieros establecidos.
En ese orden de ideas, el Comitente Vendedor que no tenga pasivos corrientes queda habilitado respecto al índice de liquidez; de igual forma, el Comitente Vendedor que no tenga gastos financieros queda habilitado respecto de la razón de cobertura de interés, salvo que su utilidad operacional sea negativa o pérdida, caso en el cual no cumpliría con dicho indicador.
Si el Comitente Vendedor es un Consorcio o Unión Temporal, estos indicadores de capacidad financiera se calcularán teniendo en cuenta las partidas contables registradas en el RUP de cada integrante, en proporción del porcentaje de participación que cada uno tenga en la respectiva forma asociativa, aplicando las fórmulas (OPCIÓN 1) del Manual de Contratación vigente de Colombia Compra Eficiente.
Los anteriores indicadores financieros serán los que se evalúen como condición de participación.
Es de aclarar que solo para efectos del cálculo del capital de trabajo en caso de que el Comitente Vendedor sean Consorcios y Uniones Temporales, se calculará sin consideración del porcentaje de participación que tenga cada integrante.
En consecuencia, se tomará la diferencia entre la sumatoria de la totalidad de los activos corrientes de los integrantes menos la sumatoria de la totalidad de los pasivos corrientes.
CAPACIDAD ORGANIZACIONAL.
Al igual que en la sección del análisis financiero, los indicadores y el cálculo de los requisitos habilitantes de la capacidad organizacional se hace conforme a lo sugerido por los manuales de Colombia Compra Eficiente; en ello, se considera que además de atender las características del proceso como el presupuesto, el plazo y el lugar de ejecución y la calidad del servicio a suministrar, la empresa que llegara a resultar seleccionada como Comitente Vendedor, deberá además cumplir con las condiciones de participación de capacidad organizacional, que le permita garantizar el cumplimiento del contrato con la Secretaria de Educación del municipio de San José de Cúcuta.
Se incluye la Capacidad Organizacional y su respectiva manera de medir la rentabilidad de los activos y del patrimonio.
Se considera que el Comitente Vendedor cumple con la capacidad financiera solicitada y que está en condiciones de participar en la negociación, si obtiene en cada indicador los valores anteriormente establecidos
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA COMITENTES VENDEDORES EXTRANJEROS
Cuando se trate de proponentes extranjeros y que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán, además, adjuntar , los documentos con los cuales acreditan un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente.
Igualmente, deberán presentar la información financiera que permita evaluar los diversos requisitos habilitantes presentados en el estudio de sector, y de conformidad con la legislación propia del país de origen, y conforme a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente, con los valores convertidos a la moneda legal colombiana a la tasa de cambio de la fecha de corte de los mismos, avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo con la normatividad vigente del país de origen.
El Balance General y Estado de Resultados, acompañados de la traducción simple al idioma castellano, presentados de acuerdo con el Plan Único de Cuentas (PUC). Decreto 2650 de 1993, expresados en pesos colombianos, a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de la fecha de corte de los mismos, indicando la tasa de conversión, firmados por el Contador Público Colombiano que los hubiere convertido.
Se aclara que la información que no repose en el RUP y que sea necesaria para calcular los índices de la capacidad financiera o capacidad organizacional se extractan de los estados financieros de la sociedad y los estados financieros consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos, suscritos por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el Representante Legal y el auditor o contador, si la persona jurídica no está obligada a tener Revisor Fiscal:
i. Principales cuentas detalladas del balance general.
ii. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
iii. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
CONDICIONES TÉCNICAS DE PARTICIPACIÓN 1. REQUISITO DE EXPERIENCIA
MODALIDAD EXPERIENCIA EN RUP:
El Comitente Vendedor acreditará su experiencia mediante la información contenida en su Registro Único de Proponentes. Por lo cual deberá allegar certificación suscrita por su Representante Legal donde relacione el número del consecutivo de los contratos registrados en el RUP con los cuales acreditará el requisito.
Los contratos deberán estar clasificados en al menos dos (2) códigos UNSPSC dentro de los cuales será obligatorio estar clasificado en el código 93131600 hasta el tercer nivel y cuya sumatoria deberá acreditar un valor mayor o igual al presupuesto oficial expresado en -SMMLV.
CODIGO DESCRIPCIÓN
93131600 PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE POLÍTICAS DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN
85151600 ASUNTOS NUTRICIONALES
85151700 PLANEACIÓN Y AYUDA DE POLITICA DE ALIMENTOS
80141700 DISTRIBUCIÓN
901017 Servicios de Cafetería
901018 Servicios de Comida para llevar y a domicilio
Adicionalmente, el Comitente Vendedor deberá acreditar la experiencia anteriormente señalada con la presentación de máximo ocho (8) certificaciones de contratos debidamente ejecutados con entidades públicas y/o privadas, o negociaciones en el escenario de Bolsa registrada en el RUP con los que pretende acreditar la experiencia, cuyo objeto haya sido el Programa de Alimentación Escolar, y que su sumatoria sea mayor o igual al (100%) por ciento del presupuesto del total de la negociación.
Si en el(los) contrato(s) con el(los) que se pretende(n) acreditar experiencia, se encuentran también relacionados bienes y servicios de características disímiles a las del objeto del proceso contractual, se tendrán en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el Programa de Alimentación Escolar.
Si el Comitente Vendedor es plural, su experiencia corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de sus integrantes, no obstante, si la experiencia es acreditada sólo por un miembro del comitente vendedor plural (Consorcio – Unión Temporal) este miembro quien acredita la experiencia deberá tener una participación mínima del sesenta por ciento (60%) dentro de la estructura plural.
Si un Comitente Vendedor adquiere experiencia en un contrato como integrante de un comitente vendedor plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.
NOTA 1: Las certificaciones deberán estar suscritas por el Representante Legal de la Entidad, delegado o coordinador del proyecto o programa debidamente facultado para tal efecto o por la persona del área encargada ya sea el departamento jurídico o el que haga las veces para la expedición de estas. En ningún caso serán válidas las auto certificaciones.
Para el caso de experiencia con entidades públicas y/o privadas, las certificaciones de contratos deberán contener mínimo la siguiente información:
-Nombre entidad contratante y contratista -Fecha de Expedición de la certificación -Objeto
-Cantidad de raciones suministradas.
-Fecha de inicio y terminación -Valor del contrato en pesos.
-Nombre, firma y cargo de quien expide la certificación
-Calificación (Mínimo Buena o A entera Satisfacción)-Dirección y teléfono de la entidad o persona contratante, donde se pueda verificar la información suministrada.
Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si se trata de adiciones, prórrogas u otrosí al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos y valor.
NOTA 2: En el caso donde la información contenida en las certificaciones no sea suficiente para validar el objeto y el valor solicitado para acreditar experiencia, se deberá allegar copias de facturas y/o contratos-
EXPERIENCIA ACREDITADA EN LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA (BMC)
Para el caso de experiencia en negociaciones en el escenario de la BMC, la Sociedad Comisionista Vendedora, deberá allegar comunicación suscrita por su Representante Legal, en el que indique las operaciones celebradas en este escenario por su comitente, que pretende sean aportadas al presente proceso de contratación.
Así, para la validación de la experiencia, la Dirección de Estructuración de Negocios solicitará las certificaciones de las operaciones indicadas por la Sociedad Comisionista Vendedora a través del aplicativo tecnológico dispuesto para estos efectos, y procederá a su validación adjuntándolas a la carpeta correspondiente.
Para la validación de que la experiencia adelantada en el Mercado de Compras Públicas cuenta con la inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP), adicionalmente en la certificación la Sociedad Comisionista Vendedora, deberá incluir el consecutivo del RUP en el que se podrá validar el cumplimiento de los requisitos en los términos establecidos en la ficha técnica de negociación.
2. CARTA DE COMPROMISO DE EXISTENCIA DE LA BODEGA:
