CAPACITACIÓN PARA PERSONAL

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PROCEDIMIENTO No.

TH-001

EFECTIVO DESDE:

110322

ARCHIVO MAGNETICO

C/TH/PROCEDIMIENTOS/TH-001

ELABORADO POR:

CARGO:Dir Tecnica FECHA: 20-05-22

REVISADO POR:

CARGO:Dir Tecnica FECHA: 20-05-22

APROBADO POR:

GARGO:Gerente Suplente FECHA: 20-05-22

CAPACITACIÓN PARA PERSONAL

Lista de distribución

Copia Cargo Fecha

1 Talento Humano

2 Jefes y/o Directores de Área

Registro de Cambios

Fecha Descripción

17-10-23 Actualización del procedimiento haciendo énfasis en las actividades a desarrollar por el área encargada de la capacitación.

19-07-02 Se modifica el numeral 6.3 donde indica que la persona responsable de la capacitación citara a los asistentes.

Se ingresa el ítem, indicando donde deben ser entregados los documentos de la capacitación.

Se ingresa el ítem 6.8 referente a capacitación virtual

20-05-22 Se reestructura el procedimiento y se aclara cada una de las etapas de la capacitación, se incluye lo concerniente a la utilización de los registros de asistencia y evaluaciones realizadas en capacitaciones dictadas por terceros, el control de ausentismos, documentos soporte de la capacitación, reprogramaciones y archivo de las mismas.

1. PROPÓSITO: Establecer un procedimiento a seguir cuando se realicen capacitaciones para el personal, mediante exposición o socialización del tema tanto virtual como presencial; desarrollando actividades de inducción, entrenamiento/capacitación identificadas y reportadas por los diferentes procesos de LABORATORIOS ZOO S.A.S.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para las capacitaciones realizadas a los empleados de Laboratorios ZOO y es vigente a partir de la divulgación del mismo.

3. RESPONSABLES: Área responsable de dictar la capacitación.

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4. FRECUENCIA: De acuerdo a cronograma anual de capacitación CR-004 y cada vez que se identifique la necesidad de brindar entrenamiento/capacitación acerca de un tema específico que aporte al desarrollo de las competencias del personal, adicionalmente en actividades de inducción, reinducción, etc.

5. DEFINICIONES:

INDUCCION: Información inicial que se da a un individuo acerca de una acción u objeto.

CAPACITACION o desarrollo de personal, es toda actividad realizada en una organización, respondiendo a sus necesidades, estableciendo un proceso de adquisición de conocimientos que prepara la aplicación efectiva de habilidades operativas, técnicas o administrativas, y en la actualización de conocimientos en la solución de problemas de cada cargo. Busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

ENTRENAMIENTO: Proceso de aprendizaje de operaciones que se realizan para la correcta ejecución de una función o actividad particular (habilidades, destrezas). Se relaciona con la acción, es decir con la aplicación del conocimiento aprendido

6. DESARROLLO:

CONDICIONES GENERALES

• La persona responsable de hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma de capacitación en BPM es el Director de Garantía de Calidad.

• Todo el personal que ingrese a la compañía debe asistir a una capacitación de inducción y conocimiento de la empresa.

• En Laboratorios ZOO S.A.S, la Divulgación de Procedimientos está definida como capacitación.

• La persona que realice la capacitación debe ser conocedora del tema y de los lineamientos de la documentación que se maneja en la compañía.

• La capacitación se realizará en las siguientes oportunidades:

a. Cumpliendo el cronograma establecido CR-004

b. Cuando se presente alguna duda o mala interpretación de algún documento c. Cuando se crea un nuevo procedimiento, documento o formato

d. Cuando entra en vigencia una nueva normatividad o alguna existente sufra algún cambio.

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e. Cuando haya modificaciones de cargos o funciones.

6.1 Programación de capacitaciones:

Anualmente Garantía de Calidad realiza un cronograma de capacitación al personal CR-004, con base en los temas requeridos por las labores desempeñadas bajo ambiente de Buenas Prácticas de Manufactura y con los requerimientos de capacitación de las diferentes áreas expresados por los responsables de las áreas. Para ello cada inicio de año los responsables de las áreas deben informar mediante un correo electrónico dirigido a Talento Humano sus necesidades de capacitación y una vez sean coordinadas por esa área, informar a Garantía de Calidad la persona o empresa que va a realizar la capacitación y la fecha probable de realización.

La Divulgación de procedimientos no se programa en el cronograma CR-004, se realiza cada vez que se requiera.

En el caso de que situaciones especiales amerite una capacitación no programada en el cronograma, se informa a Garantía de Calidad para que la registre en el cronograma en el aparte de Otras capacitaciones.

6.2 Citación a la capacitación:

De acuerdo con el cronograma cada inicio de mes el departamento responsable del área en la que se va a realizar capacitación debe informar la fecha de la capacitación y debe realizar la citación respectiva, la persona encargada de la capacitación deberá citar a los asistentes por los distintos medios de comunicación (Correo electrónico, carta, comunicado, publicación en la cartelera, entre otros) donde quede el soporte de la invitación, con copia a Garantía de calidad, debe citar tema, fecha hora, lugar, si es presencial o virtual (para lo cual se fija una fecha límite de ejecución) de y a quien va dirigida. En el caso de que la capacitación sea en otra entidad, se imprime la citación a dicha actividad como soporte.

6.3 Desarrollo de la capacitación

El día programando, la persona responsable de la capacitación debe realizarla y diligenciar la lista de asistencia formato F69PG-006 para que los asistentes se registren en ella. Si la capacitación la realiza un tercero y maneja un formato propio este sirve de soporte para la capacitación realizada.

Si la capacitación se realiza de manera virtual, se imprime el soporte de asistencia a la misma.

Si la capacitación es en otra entidad, se entrega copia de la certificación de asistencia.

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Para el caso de la Divulgación de Procedimientos el registro de asistencia es convalidado por el formato F4GC-001.

6.4 Evaluación de la capacitación

Una vez se termine la capacitación, se debe realizar una evaluación para evidenciar el entendimiento en los participantes de la información suministrada, para ello se utiliza el formato F7PG-001, en caso de que el capacitador sea un tercero y manejen un formato propio este sirve de soporte para la evaluación realizada. Si la evaluación es virtual se imprime las preguntas realizadas y el soporte de los resultados obtenidos por los participantes.

El capacitador debe calificar la evaluación, debe tener en cuenta que el asistente aprueba la evaluación, obteniendo una calificación mínima de 70 puntos/100; llegado el caso que el resultado de la calificación sea inferior al 70%, el capacitador notifica al área encargada, quien deberá programar la recapacitación, las veces que sea necesario para que la información suministrada sea complemente entendida.

En caso de que la evaluación sea verbal se registra el porcentaje de entendimiento frente al nombre del evaluado en el registro de asistencia.

6.5 Verificación de cumplimiento de asistencia a capacitación.

Una vez terminada la capacitación, el área responsable de la misma debe verificar el cumplimiento de asistencia de las personas citadas, una vez definidos los ausentes se debe reprogramar la capacitación para aquellas personas que no pudieron asistir.

6.7 Reprogramación de Capacitaciones

• Las capacitaciones se reprograman en las siguientes situaciones:

• Caso fortuito que impida realizar la capacitación

• No asistencia a la capacitación programada de alguna de las personas citadas.

• Calificación inferior a 70/100 en la evaluación de entendimiento. Para este caso la nueva capacitación se debe dar en un lapso no superior a 15 días posteriores a la capacitación.

6.8 Archivo Soportes de la Capacitación

El responsable de la capacitación debe entregar a Garantía de Calidad o a Talento Humano los siguientes soportes de capacitación:

• Reporte de verificación de capacitaciones F 23TH-001

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• Citación

• Memorias de la Capacitación

• Registro de Asistencia

• Evaluaciones calificadas. Si se asiste a una capacitación en otra empresa este documento no se adjunta.

• En el caso de reprogramaciones, listado de personas para las cuales se reprograma la capacitación y fecha de realización de la misma. Una vez realizada la nueva capacitación, se deben adjuntar a este paquete los soportes de la misma.

El archivo de estos soportes son responsabilidad de Garantía de Calidad para temas relacionados con BPM y de Talento Humano para otros temas de capacitación del personal.

6.9 Evidencia de la capacitación en el cronograma

Una vez realizad la capacitación Garantía de Calidad debe marcar con resaltador en el cronograma CR-004 la fecha de ejecución de la misma, con el fin de dar seguimiento al cumplimiento de la programación. En el caso de las reprogramaciones se registra como otras capacitaciones.

7. NORMAS COMPLEMENTARIAS

GC-001 Procedimiento de hacer procedimientos.

8. FORMATOS ANEXOS:

Código Nombre Responsable

del Archivo Localización Tiempo de

Archivo

CR-004 Cronograma de Capacitación

Garantía de Calidad

Mssitiosderes/Calidad/Formatos aprobados

Vigente hasta cuando existan modificaciones F7PG-001 Evaluación de

entendimiento

Talento Humano

Vigente hasta cuando existan modificaciones F69PG-006 Registro de

Asistencia

Talento Humano

Vigente hasta cuando existan modificaciones F4PG-001 Divulgación de

Procedimientos

Vigente hasta cuando existan modificaciones

F23 TH-001

Reporte de verificación de Capacitaciones

Vigente hasta cuando existan modificaciones