MODELO DE CONSEJERÍA ACADÉMICA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA SEDE CENTRAL
Línea Temática 4: Prácticas de Integración universitaria para la reducción del abandono. Tipo de comunicación: experiencia/reporte de caso
JARRO SANABRIA, Sandra Patricia Pontificia Universidad Javeriana- Colombia e-mail: [email protected] Resumen. Este documento presenta una síntesis del proceso de diseño y la primera etapa de implementación del modelo de Consejería Académica de la Pontificia Universidad Javeriana-Sede Central, Institución de Educación Superior de carácter privado ubicada en Bogotá, Colombia. La consejería se considera un servicio a través del cual es posible orientar decisiones académicas de los estudiantes y remitirlos a unidades que les brinden oportunidades de fortalecer su vínculo con la Institución y así evitar un abandono innecesario. Durante el 2013, la Universidad realizó un diagnóstico de las prácticas existentes en temas de Consejería Académica en los 38 programas de pregrado existentes, con el fin de generar un modelo base de la Consejería que permitiera flexibilidad a los programas, enmarcado en una puesta en marcha común. El modelo de Consejería Académica inició su etapa de implementación en noviembre de 2013 y en la actualidad lleva ocho meses en funcionamiento. El siguiente documento presentará la metodología empleada para generar el diagnóstico de las prácticas y las oportunidades de mejora detectadas, al igual que la estructuración del nuevo modelo, los resultados encontrados tras los primeros ocho meses de implementación y los retos para las próximas etapas.
1. Introducción
La Consejería Académica existe en la Pontificia Universidad Javeriana desde la concepción del documento de Proyecto Educativo Javeriano (1992) en el cual se afirma que la “relación profesor-estudiante constituye un elemento esencial de la comunidad educativa y es factor fundamental del proceso de formación integral.”(p.12), enfatizando en que “El profesor deberá conocer a sus estudiantes, sus posibilidades y limitaciones; estimular la participación activa de ellos en el proceso de enseñanza-aprendizaje...”(p.13).
Por otro lado, Swail (2004) en su modelo geométrico de persistencia y logro de objetivos presenta diversos factores (institucionales, cognitivos y sociales) que se entrelazan con el fin de proveer una base sólida para el crecimiento, desarrollo y persistencia del estudiante. Uno de estos componentes del denominado factor institucional es, precisamente, el de Consejería Académica. Adicionalmente, Tinto (citado por Nutt, 2014) sostiene que todo programa efectivo de retención tiene como eje una consejería académica efectiva. Así, al buscar formalizar el espacio denominado Consejería Académica se espera tener una reducción del abandono impactando según Tinto (citado por Crissman L. & Upcraft M.L. 2005) “factores de integración intelectual y social, esenciales para la retención de estudiantes”.
Con este contexto, en el 2013 se realiza el diseño y primera fase de implementación de un modelo de Consejería Académica cuyo objetivo es brindar al estudiante un acompañamiento para sus decisiones académicas y así evitar la denominada deserción temprana Tinto (citado por Ministerio de Educación Nacional, 2009).
2. Metodología
Con el fin de identificar buenas prácticas y utilizar la información de los 38 programas de pregrado, se realizaron entrevistas semi-estructuradas que cubrieron la totalidad de los programas de pregrado. Esto permitió conocer el modelo que cada programa tenía implementado y tomarlo como base para la definición de un nuevo modelo enriquecido. De igual manera se realizaron dos grupos focales con estudiantes y egresados, con el fin de establecer la percepción que tenían sobre la Consejería Académica y si les parecía un espacio importante y pertinente para su vida universitaria. El hallazgo más importante fue que ellos sí apreciaban recibir Consejería Académica, lo cual distaban de la hipótesis que considera que el joven es independiente y no quiere ni acepta en buena forma una interferencia del adulto.
3. Diagnóstico
La Pontificia Universidad Javeriana, establece en el Reglamento de Unidades Académicas (2003) que “la Consejería Académica es un servicio que los programas académicos ofrecen a sus estudiantes para el logro de los propósitos señalados en la intencionalidad formativa de los currículos profesionales y/o disciplinarios” (p.38) Sin embargo, durante las entrevistas se encontró que la manera en la que se realizaba la Consejería tenía variaciones importantes, y oportunidades de mejora que pueden sintetizarse en las siguientes cinco áreas: Perfil del profesor, capacitación, estímulos y reconocimientos, sistema de información y seguimiento de los modelos.
Algunos de los resultados encontrados mostraron que el Consejero es modificado según el avance del estudiante, en otros es asignado por cohorte, en otros se asigna aleatoriamente y en otros no existía un modelo definido.
3.1Perfil del profesor
Este es quizás uno de los aspectos que mayor dificultad genera en un modelo de Consejería Académica debido a la heterogeneidad de prácticas. En algunas Facultades todos los profesores tenían funciones como consejeros, en otras sólo algunos seleccionados, en otras sólo algunos interesados, en otras sólo los directores de programa.
Si bien algunas corrientes manifestaban abier-tamente que es una parte intrínseca de la labor del profesor, otras consideran que debe ser una decisión basada en la vocación de los profesores lo cual hace que se presenten dife-rencias muy importantes en torno al perfil del profesor.
3.2 Capacitación
Se encontró que no existía una capacitación formal para Consejeros Académicos, y que usualmente la única instrucción que recibían era del Director de Programa, quien trataba de continuar prácticas heredadas lo cual genera entre otros problemas que exista un descono-cimiento parcial de los documentos institu-cionales, desactualización de la información, una continuación de malas prácticas, etc.
3.3 Estímulos y reconocimientos
En este tema específico debe realizarse una revisión de tal forma que el Consejero sienta que su labor es reconocida y que le genera algún tipo de estímulo. En la Consejería existente no existe un estímulo económico por considerarse una función básica del profesor universitario.
3.4 Sistema de información
Antes del presente modelo, existía un módulo en el Sistema de Información Universitario que usa la PUJ que permitía al Consejero Académico visualizar una parte de la información del estudiante de forma no integrada (desde diferentes ventanas),
generando confusión frente al sistema por lo cual era muy poco utilizado. Adicionalmente, el módulo requería una asignación individual de cada estudiante a su consejero, por lo cual para un universo de más de 18.000 estudiantes generaba una alta carga de trabajo operativo que condujo a que este proceso muy pocas veces se realizara y en consecuencia el módulo de consejería tuviera muy poca utilización.
3.5 Seguimiento y evaluación de los modelos
Si bien la Consejería funcionaba, en muy po-cos programas se hacía seguimiento sobre el impacto que podía tener en los estudiantes, y las sesiones de Consejería no eran cuantifica-das correctamente. La única información que registraban los profesores sobre la Consejería Académica se encontraba en su plan de traba-jo, que arrojaba datos como que en el 2013 se reportaron 18.554 horas de Consejería para un total de 18.232 estudiantes, un panorama ide-al, si fuera real.
4.Modelo de Consejería
Una vez identificadas las ventajas y oportunidades de mejora en las diversas acciones existentes, se diseñó el nuevo modelo de Consejería de tal forma que permitiera promover las buenas prácticas, suplir falencias detectadas y además que fuera flexible.
Las Orientaciones para la Consejería Académica (2013) definió el perfil del Consejero, sus funciones, responsabilidades, reconocimiento, el procedimiento para realizar las Consejerías, la evaluación que se realiza al proceso y define unos parámetros para estimar el número requerido de Consejeros por Programa Académico.
En primera instancia, se diseñó un formulario extenso de preguntas para los estudiantes, que permitiera obtener mayor información socioeconómica, incluyendo datos de contacto
y datos sensibles, cuidando el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre la protección de Datos personales -Habeas Data- en Colombia. El formulario se aplicó para todos los estudiantes regulares de pregrado antes de iniciar el segundo semestre del 2013.
Se considera que la Consejería Académica es un servicio de acompañamiento que ofrece un profesor de planta, a un estudiante, brindando orientación sobre la toma de diversas decisiones académicas. Por este motivo, la definición de horas de Consejería en cada periodo académico requirió una revisión del número de estudiantes en estado de prueba académica (alertas que tiene el estudiante por bajo rendimiento académico antes de quedar excluido), y el número de estudiantes en primero, segundo y tercer semestre. Este grupo de estudiantes se considera en riesgo académico y se definió que tuvieran dos citas al semestre: una para orientación sobre asignaturas a inscribir y promedio ponderado mínimo y otra para verificar la evolución del semestre. Adicionalmente, se espera que los estudiantes que no se encuentren en riesgo académico tengan una cita al semestre. La Consejería Académica no es una actividad obligatoria para los estudiantes.
Luego de definir el número de horas de consejería que requería cada uno de los programas de pregrado, se procedió a definir el número de Consejeros Académicos que requeriría cada programa, estimando 30 minutos como tiempo medio de atención para por cada estudiante. Es claro que, algunas citas requieren más tiempo y otras podrán evacuarse en menos de media hora. Se consideraron tres momentos críticos en la labor de Consejería Académica en el semestre: Antes de la inscripción de asignaturas, antes de cerrar período de retiros de asignaturas (el retiro es una figura que permite al estudiante eliminar de una o varias asignaturas del semestre en curso) y luego de tener las calificaciones definitivas.
Teniendo en cuenta la oportunidad de mejora encontrada en el aspecto de estímulos y reconocimientos para los profesores, la Vicerrectoría Académica favoreció a los profesores que presten servicio de Consejería Académica, con una descarga casi proporcional de horas dictadas de clase en su plan de trabajo. Y se establecieron tres escenarios de dedicación a la Consejería: 6, 10 y 14 horas semanales durante 18 semanas que no son las mismas semanas del período académico, porque durante el semestre hay períodos de baja demanda para la Consejería que compensarían los periodos intersemestrales, en donde hay momentos de muy alta demanda.
Paralelo a esto, se diseñó un Programa de Formación para Consejeros Académicos (PFCA) dividido en cuatro ejes principales: Identidad de la Universidad, herramientas y soportes para Acompañar, herramientas y soportes para prevenir y Acompañamiento para acompañantes. El objetivo del PFCA consiste en brindar herramientas que faciliten la orientación efectiva a los estudiantes y su proceso de acompañamiento, a través de temáticas que se consideren pertinentes para la correcta articulación del servicio que prestan los consejeros académicos a los estudiantes. Las diferentes sesiones que forman parte del PFCA se realizan en su 90% en módulos de dos horas, con el fin de facilitar la asistencia de los profesores durante los períodos semestrales. Los módulos se imparten permanentemente para buscar una cobertura del 100% de los Consejeros.
También se creó un Módulo de Consejería en el Sistema de Información Universitario que permitiera visualizar la información del estudiante en una sola consulta: información académica, socioeconómica y financiera. Adicionalmente el módulo cuenta con un espacio para consignación de información habilitada sólo para Consejeros Académicos. Este Módulo ha facilitado a los Consejeros
tener una visión 360° del estudiante en una sola consulta y así dar una orientación basada en información real y completa.
Finalmente, con el fin de realizar un seguimiento al Modelo de Consejería, se diseñó el proceso de evaluación de la sesión de Consejería Académica por parte de los estudiantes atendidos. Este proceso busca detectar posibilidades de mejoramiento continuo de la experiencia.
Como estrategias de comunicación, se ha trabajado hasta el momento en la página web, generando información básica sobre el espacio de Consejería Académica para los estudiantes, y para los Consejeros se diseñaron unas preguntas frecuentes sobre el Reglamento de Estudiantes y sobre Otros servicios de la Universidad. Además, se realizaron dos reuniones con grupos de estudiantes con el fin de divulgar el servicio, sus beneficios y definir una imagen permita fortalecer las campañas de Consejería Académica. En el segundo semestre del 2014 se lanzará la campaña para estudiantes, motivándolos hacia la Consejería Académica, resaltando los beneficios que les brinda el servicio.
5. Resultados de la primera fase de
implementación
Luego de 24 semanas en las cuales ha estado en funcionamiento el Modelo de Consejería se tienen las siguientes estadísticas:
5.1. Consejeros
En el primer semestre se tuvieron 107 consejeros para 18.429 estudiantes, además de los directores de programa, y para el segundo semestre del 2014 se tienen 111, número que debe cubrir el total de horas de atención esperadas en el diseño del modelo. Algunos Departamentos han visto la necesidad de incrementar el número de Consejeros, siguiendo los lineamientos diseñados.
5.2. Evaluación de Consejería Académica
Se ha presentado un bajo porcentaje de evaluación de las sesiones de Consejería; sólo cerca del 17% de las evaluaciones habían sido diligenciadas por los estudiantes luego de 24 semanas de implementación, luego de transcurridas 6 semanas del segundo semestre del 2014, sólo el 10% de las sesiones realizadas en dicho período han sido evaluadas.
5.3. Asistencia a Consejería
Se han generado cerca de 5000 registros producto de las sesiones de consejería. Algunos estudiantes tuvieron más de una cita con sus respectivos registros, por lo cual la cobertura del programa es inferior al 27% de los estudiantes en la actualidad. Para las seis semanas que ha transcurrido del segundo semestre de 2014, alrededor del 7% de todos los estudiantes de pregrado han asistido a Consejería Académica, de acuerdo a los registros generados.
5.4. Compromiso de los Profesores
Cerca del 7% de los Consejeros no realizó ningún tipo de registros y se confirmó que su no ingreso al sistema no se debió a problemas técnicos sino a una no realización de sesiones de Consejería Académica.
Aquellos profesores postulados como candidatos a consejeros académicos que no brindaron el servicio fueron sustituidos por las direcciones de sus departamentos y perdieron los beneficios obtenidos de reducción en la carga docente para el siguiente periodo.
5.5 Programa de formación para Consejeros Académicos
Cerca del 9% de los Consejeros no asistieron a ninguna sesión de formación, y el módulo que mayor cobertura logró obtuvo un 43% de asistencia. Los profesores que no asistieron a
ninguna sesión del PFCA están bajo un seguimiento durante el semestre en curso.
5.6 Rotación de Consejeros Académicos
Luego de finalizar el primer semestre del 2014, el 14% de los Consejeros fue modificado, debido a causas entre las que se encuentran: inicio de estudios de formación avanzada, bajo compromiso con la Consejería Académica, nombramiento en cargos directivos o redistribución de sus actividades docentes.
6 Conclusiones y trabajo futuro
Luego de las primeras 31 semanas de implementación del modelo de Consejería Académica en la PUJ Bogotá, se encontró que la actitud de la mayoría de los consejeros es favorable, se percibe en ellos preocupación por mejorar el servicio, por tener más herramientas para la atención de estudiantes, incluso en algunas facultades han diseñado campañas para motivar los estudiantes hacia la Consejería Académica.
Se considera que el modelo está funcionando satisfactoriamente, el sistema de información ha sido muy bien recibido, los consejeros consideran que contiene los datos básicos que requieren de los estudiantes.
Aunque la cobertura actual puede considerarse baja, el PFCA ha tenido buena aceptación, las evaluaciones de las sesiones han sido muy bien calificadas y los consejeros consideran útil la información para el servicio que prestan a los estudiantes.
La actualización permanente de profesores por el PFCA demanda un esfuerzo continuado con las implicaciones que tiene en costos, sin embargo, de acuerdo a lo estipulado por el artículo primero del Acuerdo 596 (2014) la Visión de la PUJ establece que “su oferta académica flexible, articulada, acreditada
formalmente, debe ser centrada en el acompañamiento personal del estudiante…”(p.2).
Por otra parte, se encontró que aún es necesario trabajar en dos de las oportunidades de mejora detectadas en el diagnóstico: estímulos y reconocimientos y seguimiento y evaluación del modelo, aspectos decisivos para un dimensionamiento real del impacto positivo que la Consejería Académica puede generar en los estudiantes.
Como parte de las próximas etapas del Modelo de Consejería en la PUJ Bogotá, se plantea realizar un análisis del impacto que la Consejería Académica tiene en los estudiantes, no sólo desde el punto de vista del acompañamiento y su acogida sino de la efectividad que puede ofrecer frente a situaciones académicas complejas y si realmente puede ayudar a mitigar el fenómeno de la deserción de los estudiantes atendidos. Para el primer semestre del 2014, la deserción institucional en la Javeriana sede Central fue del 32.2%, valor que se espera pueda disminuir luego de un período de implementación del Modelo de Consejería de al menos 1.5 años, debido a que la población de mayores tasas de deserción está en los primeros tres semestres y a que usualmente, la exclusión de estudiantes ocurre en tercer semestre, luego de dos períodos en prueba según lo establece el Reglamento de Estudiantes.
Se espera, en el mediano plazo, generar alertas oportunas a través del Sistema de Información, que ayuden a prevenir una deserción innecesaria teniendo en cuenta variables tales como: con quién viven, lugar de procedencia, edad de ingreso a la Universidad, resultados del Saber 11, categoría de rendimiento del colegio de procedencia, si trabaja, entre otros.
Resultados preliminares de la caracterización de los estudiantes de pregrado muestran que
para el segundo semestre del 2014, el 5% de los estudiantes de pregrado de la Javeriana viven solos, el 11% de la población trabaja, el 25% de los estudiantes tiene algún tipo de beca o financiación, factores que genera un riesgo mayor para la deserción. Por lo tanto, los Consejeros Académicos enfrentan el reto de ganar la confianza del estudiante para la toma de sus decisiones académicas y así evitar que sigan los consejos de personas no preparadas para hacerlo, de prevenir el abandono redireccionando los estudiantes hacia unidades que puedan apoyar sus debilidades: emocionales, sociales, académicas, metodologías de estudio, entre otros. Los Consejeros Académicos están en capacidad de potencializar las capacidades de los estudiantes excelentes y direccionar los estudiantes con dificultades que puedan subsanarse durante la vida universitaria. Evaluar este tema, requerirá de un análisis cualitativo.
En las 6 semanas transcurridas desde el inicio del tercer período académico del 2014 se han realizado 1.236 registros de consejería, es decir el 35.8% de lo registrado en las 18 semanas del primer semestre, lo que genera una curva ligeramente positiva.
Agradecimientos
Agradecimientos a la Vicerrectoría Académica de la Pontificia Universidad Javeriana, a la Vicerrectoría del Medio Universitario y sus Centros, a los decanos de facultad, a los directores de programas de pregrado, a la Dirección de Tecnologías de Información de la PUJ, y sobre todo a los profesores que han asumido responsablemente el reto de la Consejería Académica en la Pontificia Universidad Javeriana.
Referencias
Crissman L. & Upcraft M.L. (2005). The keys to first-year student persistence. En M..L Upcraft, J. Gardner, B. Barefoot & Associates. Challenging and supporting the first-year student: A handbook for improving the first year of college (pp.27-46). San Francisco: Jossey-Bass.
Ministerio de Educación Nacional (2009). Deserción estudiantil en la educación superior colombiana: Metodología de seguimiento, diagnóstico y elementos para su prevención. Bogotá.
Nutt, Ch. (2014). Advising and Retention. Recuperado de http://www.nacada.ksu.edu/Resources/Clearinghou se/Clearinghouse1/retention.aspx#Retention Pontificia Universidad Javeriana (1992) Misión y Proyecto
Educativo. Bogotá.
Pontificia Universidad Javeriana (2003) Reglamento de Unidades Académicas. Bogotá.
Pontificia Universidad Javeriana (2013) Orientaciones para la Consejería Académica. Bogotá.
Pontificia Universidad Javeriana (2014) Acuerdo No. 596 Visión de la Sede Central de la Pontificia Universidad Javeriana. Bogotá.
Swail, W. (2004) The art of student retention: A handbook for practitioners and administrators. En W. Swail (Presidencia) Conferencia llevada a cabo en el 20th Annual Recruitment and Retention Conference, Austin Texas E.E.U.U.
