UNIVERSIDAD DE CAMAGÜEY “IGNACIO AGRAMONTE LOYNAZ” FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
MAESTRÍA EN CONTABILIDAD GERENCIAL
Tesis en opción al título académico de Masters en Contabilidad Gerencial
Perfeccionamiento del Manual de Procedimientos Contables de la
Universidad de Camagüey
Autora: Lic. Yuneima Pérez Giraldo.
Tutor: Prof. Titular, Lic. Héctor Rodríguez Pérez, Dr. C.
PENSAMIENTO
“Hay que trabajar para enriquecer los conocimientos adquiridos durante los estudios, para saberlos aplicar en la práctica de manera creadora y recordar que la realidad es siempre mucho más rica que la teoría, pero que la teoría es imprescindible para desarrollar el trabajo profesional de un modo científico”
AGRADECIMIENTOS
Deseo expresar mi agradecimiento a todos aquellos que de una forma u otra han facilitado la realización de este trabajo. En especial a mi tutor por su empeño y dedicación al sentir como suya la tarea de realizar este proyecto y me brindó día a día su colaboración.
Mi agradecimiento profundo a mis padres, esposo, hijos, familiares y amigos que me dieron el apoyo que necesite para lograr mis metas.
DEDICATORIA
A mis padres
RESUMEN
La Resolución No. 54/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios establece la obligatoriedad para toda entidad que opere en Cuba de elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable como parte del sistema de Control Interno y puso en vigor las Normas para la elaboración de los manuales de Contabilidad y Costos en las organizaciones cubanas.
El Sistema de Contabilización se materializa en las unidades presupuestadas del MES en los Manuales de Procedimientos Contables que elabora cada entidad sobre la base de la regulación vigente.
Para cumplir lo anterior en el año 2006 se elaboró la primera versión del Manual de Procedimientos Contables de la Universidad de Camagüey (UC), siendo perfeccionado en los años 2010 y 2014, sin embargo, han ocurrido cambios significativos en la gestión económica financiera, fundamentalmente: legislativos, nuevas formas y sistemas de registros, así como en las proformas de los Estados Financieros, que han conllevado a reiterados cambios en el clasificador de gastos presupuestarios y en el nomenclador de cuentas contables de la actividad presupuestada; y como colofón de estos cambios la integración de las tres universidades: UC, Universidad Pedagógica y Facultad de Cultura Física, a partir del año 2015 que trajo consigo relevantes cambios para la organización del proceso y registro contable.
Lo expresado fundamenta la necesidad de revisar y actualizar el Manual al existir limitaciones en la información que brinda para realizar el registro y exposición de los hechos económicos, lo que constituye el objetivo de la presente investigación.
ABSTRACT
Resolution No. 54/2005 of the Ministry of Finance and Prices establishes the obligation for any entity operating in Cuba to prepare, based on the Cuban Accounting and Government Accounting Standards, a document containing the accounting standard as part of the System of Internal Control and put in force the Norms for the elaboration of the manuals of Accounting and Costs in the Cuban organizations.
The Accounting System is materialized in the budgeted units of the MES in the Manuals of Accounting Procedures elaborated by each entity on the basis of the
current regulation.
In order to comply with the above in 2006, the first version of the Manual of Accounting Procedures of the University of Camagüey (UC) was elaborated, being perfected in the years 2010 and 2014, however, there have been significant changes in financial economic management, fundamentally : Legislative, new forms and systems of records, as well as in the Proformas of the Financial Statements, which have led to repeated changes in the classifier of budgetary expenses and in the nomenclature of accounting accounts of the budgeted activity; And as a corollary of these changes the integration of the three universities: UC, Pedagogical University and Faculty of Physical Culture, from the year 2015 that brought with it relevant changes for the organization of the process and accounting record.
This statement justifies the need to revise and update the Manual as there are limitations on the information it provides to register and present economic facts, which is the purpose of the present investigation.
ÍNDICE Pág.
INTRODUCCIÓN………. 1
CAPÍTULO I. CONSIDERACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD Y LA ELABORACIÓN DE MANUALES………..………... 4
1.1. La Contabilidad, Contabilidad Financiera y sus características en Cuba………... 4
1.2. La calidad de la información contable….………. 17
1.3. Diseño y elaboración de Manuales……... ……… 20
CAPÍTULO II. CARACTERIZACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE CAMAGUEY Y SU ÁREA ECONÓMICA……….. 30
2.1. Caracterización presupuestaria de la Universidad de Camagüey………..………….. 30
2.2. Caracterización del área económica de la Universidad de Camagüey……...……….… 40
CAPÍTULO III. PERFECCIONAMIENTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE LA UNIVERSIDAD DE CAMAGUEY……… 53
3.1. Diseño del procedimiento para perfeccionar el Manual de Procedimientos Contables ……… 53
3.2. Propuesta de perfeccionamiento del Manual………...…….. 60
CONCLUSIONES……….……….….……. 74
RECOMENDACIONES………..………….… 75
INTRODUCCIÒN
En el dinámico mundo actual de las organizaciones juega un papel importante la calidad de la información financiera, la que garantiza la correcta utilización de los recursos en las entidades y la generación de beneficios, a través de la toma de decisiones, por lo que identificar y analizar aquellos factores que inciden sobre esta necesidad exige un alto nivel de competitividad que permita detectar con suficiente antelación situaciones específicas de peligro, siendo objetivos básicos en la estrategia de las mismas.
Para alcanzar una adecuada calidad en la información financiera es preciso garantizar un adecuado y oportuno registro contable de las operaciones en cada entidad, como base esencial para poder clasificar, resumir y emitir la información financiera.
El Modelo de Gestión Económico – Financiera de las Universidades (MGEF) presupone una forma perfeccionada del desempeño en la actividad económica -financiera, en permanente evolución y transformación.
Dentro de los sistemas del MGEF al Sistema de Contabilización, en las entidades adscritas al Ministerio de Educación Superior (MES), le ocupa “lograr la excelencia en los procesos de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que se desarrolló en cada una de ellas. El propósito fundamental es proporcionar información para la toma de decisiones, contribuyendo a desarrollar y comunicar la información contable y financiera de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad, perfeccionando los métodos y procedimientos necesarios para resumir la información financiera en forma útil para la gestión económica y financiera”.
En el año 2006 se elaboró la primera versión del MGEF de la UC, dentro del cual se encontraba el Manual de Procedimientos Contables, siendo este último perfeccionado en los años 2010 y 2014, sin embargo, han ocurrido cambios significativos en la gestión económica financiera del Centro de Educación Superior (CES), materializados fundamentalmente en:
Cambios en el sistema de tesorería para la asignación de financiamiento en CUP, acorde a las nuevas legislaciones emitidas por el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP).
Cambios en las formas y sistemas de registros, así como en las proformas de los Estados Financieros.
Reiterados cambios en el clasificador de gastos presupuestarios y en el nomenclador de cuentas contables ambos para la actividad presupuestada. Necesidad de registrar las partidas del Plan de la Economía en la contabilidad
patrimonial para un mejor control y análisis contable.
La integración de las tres universidades: UC, Universidad Pedagógica y Facultad de Cultura Física, a partir del año 2015 trajo consigo relevantes cambios para la organización del proceso y registró contable.
Todo lo anterior fundamenta la necesidad de revisar y actualizar el Manual de Procedimientos Contables existente en la UC, por lo cual en esta investigación a partir de lo expuesto anteriormente se definió como problema científico:
Limitaciones en la información que brinda el Manual de Procedimientos Contables para realizar el registro y exposición de los hechos económicos como soporte de la información económico-financiera en la UC.
Planteándose como objetivo del trabajo:
Definiéndose como hipótesis:
Sí se perfecciona el Manual de Procedimientos Contables de la UC se contribuye a incrementar la calidad de la información financiera.
Para dar respuesta al objetivo e hipótesis planteada se acometieron las siguientes Tareas de investigación:
1. Sistematización teórica sobre contabilidad, calidad de la información contable y elaboración de manuales.
2. Caracterización presupuestaria de la UC y su área económica. 3. Diseño del procedimiento de perfeccionamiento.
4. Perfeccionamiento del Manual de Procedimientos Contables. 5. Validación por criterios de expertos.
Los fundamentales métodos científicos utilizados fueron:
Revisión documental. Analíticos.
Estadísticos. Expertos.
El objeto de la investigación es la Contabilidad Financiera y su campo los Manuales de Procedimientos Contables.
La novedad científica se manifiesta en el diseño de un procedimiento para el perfeccionamiento de Manuales de Procedimientos Contables contextualizado a las unidades presupuestadas de la educación superior.
La tesis se estructura en tres capítulos:
Capítulo I: Muestra las consideraciones sobre la contabilidad, contabilidad financiera, características en Cuba, calidad de la información contable y la elaboración de manuales.
Capitulo III: Refleja la propuesta de procedimiento para perfeccionar el Manual de Procedimientos Contables de la entidad objeto de estudio y el perfeccionamiento realizado al mismo.
CAPITULO 1 CONSIDERACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD Y LA ELABORACIÓN DE MANUALES
1.1 La Contabilidad, Contabilidad Financiera y sus características en Cuba
La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad, de tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
La contabilidad de una organización utiliza un sistema de doble entrada, cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Por otra parte, la necesidad de la evolución de la contabilidad cubana se encuentra condicionada en gran medida por la conveniencia de homogenización con la práctica contable más difundida y aplicada en el mundo globalizado de hoy, elemento imprescindible para la integración económica de Cuba al universo de la comunidad internacional.
A través de más de cinco siglos, la contabilidad se ha ido perfeccionando en sus procedimientos y medios de registro, pero su fundamento matemático, tal como lo expuso Pacciolo, (1494), ha permanecido inalterable. El método de la contabilidad, la partida doble, sigue siendo el mecanismo de comprobación interna del trabajo de la contabilidad.
…la contabilidad es una ciencia, ella se basa en principios (…). Esos principios guían los procedimientos para la anotación, clasificación y resumen de los hechos económicos: para la determinación, exposición e interpretación de los resultados de la gestión de una empresa y de su situación financiera en una fecha. Como arte, fija las reglas para llevar los libros, cuentas y anotaciones de los hechos económicos. [...]
En resumen, la contabilidad puede ser considerada como la recolección y registro sistemático de las operaciones económicas de una entidad, en términos monetarios y no monetarios, la preparación de los informes financieros, el análisis o interpretación de estos informes y servir de guía para la acción, a la dirección de la organización.
En esta definición se destaca que la contabilidad se analiza como ciencia, a la vez que se considera arte, constituye una guía para la acción, fija normas de actuación y desempeño que hacen valedero el papel de los contadores en función de la dirección.
Entre las diferentes concepciones, se destaca la definición ofrecida por la especialista Araceli Sito Cabo, quien plantea:
… La contabilidad es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una Entidad.” Esta definición se asume en la investigación, por considerar que la misma, es más cercana, en su sentido práctico, se identifica más con la actividad humana que implica.
procedimientos necesarios para resumir la información financiera en forma útil para quienes toman las decisiones.
El propósito básico de hacer contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y gobierno). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios, se origina diversas ramas o subsistema. Ahora bien, tomando en cuenta las diferentes necesidades de información de los diversos segmentos de usuarios, la información total que se genera en una entidad económica para diferentes usuarios se ha estructurado en tres subsistemas.
Es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa, los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los estados contables o estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.
A continuación, se muestran algunas de las definiciones que a través del tiempo se ha determinado sobre la contabilidad.
Para el Instituto Americano de Contadores Públicos, la contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa, y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son, cuando menos, de carácter financiero, y el de interpretar sus resultados.
Reafirma Ramírez Padilla en su publicación del 2004:
... la contabilidad es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza la entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los interesados la toma de decisiones.
permite evaluar situaciones pasadas y además contribuye a la preparación de planes futuros mediante el análisis de la información que muestran los Estados Financieros”.
Horngren & Harrison, en 1991, definen la contabilidad como “... el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones...”
El académico Fernández Cepero, plantea “la contabilidad, como ciencia, comprende el estudio de las leyes a que debe ajustarse la determinación, exposición e interpretación del estado y desarrollo de las economías particulares, y establece las reglas del arte de llevar las cuentas necesarias para ello...”
El Comité de Normas Cubanas de Contabilidad (CNCC) en el 2005 define que: “La contabilidad registra, clasifica y resume, en términos monetarios, las operaciones económicas que acontecen en una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados obtenidos, representando un medio efectivo para la dirección de esta”.
En todos los casos lo más destacable de la contabilidad es el suministro de la información para uso del ente que la elabora, así como para los terceros que se pueden valer de ella para distintos fines y relaciones como pueden ser las de los entes que apoyan al que la produce; o por el contrario, puede ser usada por la competencia para tratar de emplearla en beneficio de sus realidades y necesidades más imperiosas e importantes.
La comisión de terminología del A.I.A. (Accounting Research Bulletin No. 7 (Special)) (2010) la define como “el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones…”
La contabilidad es la ciencia que registra, procesa, sintetiza las operaciones financieras reales de una entidad, convirtiéndola en informes exactos, claros y precisos en un período de tiempo dado, con el fin de analizarlos e interpretarlos. “El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización”. (Smith and Lambell, 1997)
Las dos principales áreas de la contabilidad son contabilidad financiera y la contabilidad de costos o contabilidad gerencial. La contabilidad financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externos de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de las firmas. Entre los proveedores de fondo se incluyen a los accionistas (los propietarios de la empresa) y los acreedores (aquellos que proporcionan prestamos).
Los inversionistas y aquellos que les ayudan a asimilar la información, los analistas financieros, también se interesan en los informes financieros son los “principios contables generalmente aceptados” (PCGA), según lo estipulado el Financial Accounting Standards Board y su predecesor, él Accounting Principles Board. Aunque exista algún grado de flexibilidad en la contabilidad financiera sobre la decisión del tratamiento de ciertas transacciones, cualquier desviación de los PCGA expone al contador a un pleito potencial. Bajo los PCGA, la elaboración de los informes financieros se basa en datos históricos. La información financiera se limita a las operaciones de la firma como una totalidad con pequeñas referencias a las operaciones de cada una de las líneas de productos y divisiones.
Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda organización. “Para lograr los objetivos anteriormente mencionados, los contadores gerenciales deben asumir las siguientes responsabilidades: planeación, evaluación, control y aseguramiento de la contabilización de recursos y de la presentación de informes para uso externo”. (Álvarez, J. y Ripoll Feliu, V. 1996)
La contabilidad en Cuba ha estado marcada por las propias características del país, en cuanto al desarrollo económico y social alcanzado.
En las condiciones económicas cubanas posteriores al triunfo de la Revolución, la práctica contable ha expresado también los diferentes niveles de desarrollo alcanzado en los procesos de control y dirección de la economía, manifestándose diferentes etapas influenciadas por los procesos y decisiones que prevalecían en el campo socialista.
En 1962 entra en vigor el Sistema Uniforme de Contabilidad como respuesta al tratamiento informativo del sistema presupuestal.
En 1967 se eliminaron las relaciones de cobros y pagos entre las empresas del Estado y con ello el Sistema Uniforme de Contabilidad.
Como acuerdo del 1er Congreso del Partido Comunista de Cuba en 1975 inicia la implantación del Sistema de Dirección y Planificación de las Economía, el que debía producirse de manera gradual, pero en un periodo de tiempo relativamente largo, debido a la necesidad de crear una serie de condiciones. Que en aquel momento no existían.
El Sistema Nacional de Contabilidad se puso en vigor por la Resolución No. 71 del Ministro Presidente del Comité Estatal de Finanzas y Precios a partir del primero de enero de 1977 y estuvo constituido por un clasificador Único de Cuentas, no obstante, fueron confeccionados dos manuales separados, Empresas y Unidades Presupuestadas. (Picó, M.2010)
El ejercicio contable del 2006 se inicia con una nueva base normativa, las Normas cubanas de Información Financiera (NCIF) las que pretenden.
Evaluar el comportamiento y la actuación de las direcciones de las entidades. Evaluar la capacidad de las entidades para satisfacer sus pagos.
Preparar y utilizar los datos estadísticos y perfeccionar la regulación de las actividades de las entidades.
La decisión de emitir las NCIF fue la respuesta encontrada a las particularidades de la economía cubana, las mismas se definen como un conjunto de Normas Cubanas de Contabilidad (NCC), interpretaciones, procedimientos y otros instrumentos que faciliten el registro contable. (Tomado de Herramientas del Contador, segunda edición, colectivo de autores, 2008)
En los umbrales del tercer milenio Cuba se encuentra en pleno proceso de perfeccionamiento de su regulación contable, con el objetivo de aportarle una mayor flexibilidad en su diseño, tratando de lograr un fortalecimiento en el rol de la información contable como herramienta real para la transformación sistemática de la información en acción por parte de la gerencia en las entidades, cubriendo simultáneamente las exigencias crecientes de los usuarios externos. Por otra parte, la necesidad de la evolución de la contabilidad cubana se encuentra condicionada en gran medida por la conveniencia de homogenización con la práctica contable más difundida y aplicada en el mundo globalizado de hoy, elemento imprescindible para la integración económica de Cuba al universo de la comunidad internacional (Lizarbe J, .2010), el propósito fundamental es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de su organización para ayudarse en la planeación y el control de las actividades dentro de la misma.
de las empresas, unidades presupuestadas y dependencias subordinadas o patrocinadas; disposiciones complementarias de la Banca Cubana; etc.
Evidencia de lo expuesto anteriormente lo constituye la creación del CNCC, como órgano asesor del MFP, este último está facultado para elaborar y en su caso proponer la legislación y los sistemas que aseguren la integridad y el control financiero de los intereses del Estado cubano en entidades públicas, privadas y asociaciones de capital extranjero, incluyendo los principios, normas y procedimientos de Contabilidad, Costos y Control Interno, mientras que el Comité tendrá a su cargo el asesoramiento para la normación, armonización, implementación y evaluación de la práctica contable en el país.
El CNCC se creó el 19 de abril del 2002 según Resolución No. 148 del MFP y se constituyó el 2 de mayo del 2002, dentro de sus funciones están:
Analizar los proyectos que se sometan a su consideración y proponer el marco legal necesario para el ejercicio de la práctica contable cubana.
Examinar y proponer el marco conceptual, y las normas de información financiera para la preparación, presentación y publicación de los Estados Financieros en el país.
Emitir interpretaciones contables para abordar temas en discusión y fijar una posición a tenor del Marco Conceptual para la preparación, presentación y publicación de los Estados Financieros.
Recomendar los temas que deben ser objeto de capacitación para el correcto ejercicio de la práctica contable en la República de Cuba.
Analizar y recomendar soluciones técnicas a los problemas derivados de las interpretaciones de las normas contables por prácticas no satisfactorias dentro del alcance de las normas vigentes.
Investigar y proponer mejorías como resultado del proceso de armonización de las regulaciones, normas contables y procedimientos relacionados con la preparación, presentación y publicación de los Estados Financieros.
Estudiar y recomendar la posición que debe adoptar nuestro país ante los proyectos de normas internacionales que sean sometidos a su consideración por organismos internacionales o nacionales.
A continuación, se muestra la principal plataforma legal actual de la contabilidad en el contexto cubano emitido por el MFP:
Resolución No. 49/2004 que establece la obligación para las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano, las unidades básicas de producción cooperativa, las cooperativas de producción agropecuaria, las cooperativas de crédito y servicios fortalecidos, de construir y mantener una Reserva para Pérdidas y Contingencias, a partir de sus Utilidades.
Resolución No. 50/2004 que norma la distribución de las utilidades después del pago del Impuesto sobre Utilidades y el financiamiento descentralizado de las inversiones.
Resolución No. 54/2005 que establece la obligatoriedad de que toda entidad que opere en Cuba debe elaborar, a partir de la NCC y de Contabilidad Gubernamental, un documento (Manual) que contenga la base normativa contable de cada entidad como parte del sistema de Control Interno. Aquí se sustenta el basamento legal para esta investigación, asumiendo que en esta Resolución dictada por la Ministra de Finanzas y Precios se puso en vigor las Normas para la elaboración de los manuales de Contabilidad y Costos en las organizaciones cubanas.
Resolución No. 235/2005 donde el CNCC consideró necesario proponer las NCIF la cual contempla como objetivos los siguientes:
1. Disponer que el registro contable de los hechos económicos se realice sobre la base de las NCIF.
sector cooperativo y campesino y las asociaciones económicas internacionales, cumplan con las siguientes exigencias:
a. se lleven en el territorio nacional, b. en idioma español;
c. se utilice el Peso Cubano como moneda de presentación de los Estados Financieros. Este se valorará a su valor nominal y la moneda extranjera al tipo o tasa de cambio vigente y según lo que establezca la norma contable correspondiente. La moneda para el registro contable quedará definida en la Norma de Operaciones con Moneda Extranjera o Pesos Convertibles.
o Considerar Norma General, la que se emite como resultado de la armonización con una Norma Internacional. Los temas que no son abordados por las normas internacionales, forman parte de las Normas Específicas de Contabilidad (NEC).
o Disponer que las interpretaciones y procedimientos contables adquieran carácter de documentos técnicos, emitidos por el Presidente del CNCC, para abordar temas en discusión y fijar una posición a tenor del marco conceptual para la preparación y presentación de los Estados Financieros.
Resolución No. 62/2006 pone en vigor la Norma Específica de Contabilidad No. 2 Reservas Materiales, integrándose al Manual de NCIF y los datos de uso obligatorio del modelo SC-2-17 Movimiento de Reservas Movilizativas.
Resolución No. 9/2007 propuso el procedimiento a seguir en los casos de faltantes, pérdidas y sobrantes, estableció la Norma Específica de Contabilidad No. 3 Registro de las Pérdidas, Faltantes y Sobrantes de Bienes Materiales y Recursos Monetarios, además de establecer el Procedimiento de Control Interno No. 2 Sobre Faltantes, Pérdidas y Sobrantes de Bienes.
Resolución No. 14/2007 refleja los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al momento de diseñar los modelos del subsistema de Registros, Submayores y Otros Modelos.
Resolución No. 91/2007 pone en vigor el Modelo SC-2-20: Factura - Recepción de Operaciones Comerciales con Productores Individuales Agropecuarios.
Resolución No. 144/2007 aprueba el procedimiento financiero para las entidades que apliquen el programa de baja de los vehículos automotores ineficientes. Resolución No. 290/2007 establece las entidades que están autorizadas a crear
provisión para cuentas Incobrables, el método de cálculo, y su tratamiento.
Resolución No. 106/2008 define los procedimientos para determinar la cuantía de Indemnización a los efectos de la exigencia de la Responsabilidad Material, en cuanto a los Precios a Utilizar.
Resolución No. 259/2008 establece los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta por todas las entidades comercializadoras de bienes y servicios del país, al momento de diseñar el Modelo SC-2-21 Pre factura.
Resolución No. 12/2009 establece los datos de uso obligatorio para los Modelos SC-4-10 Autorización de Cobro.
Resolución No. 358/2013 sobre Cuentas de la Contabilidad Gubernamental. Resolución No. 369/2013 que instrumenta la Norma especifica de Contabilidad
No. 5 sobre “Proformas de Estados Financieros para la actividad empresarial, unidades presupuestadas de tratamiento especial y el sector cooperativo agropecuario y no agropecuario”
Resolución No. 45/2016 modifica Res. No. 358/2013, en los anexos No. 1 “Cuentas de Contabilidad Gubernamental para unidades presupuestadas y de registro de los sistemas de la Administración Financiera del Estado” y No. 2 “Cuentas de Contabilidad Gubernamental autorizadas a unidades presupuestadas”, en las siguientes cuentas: (como el objeto de estudio de esta tesis es la Unidad Presupuestada se referirán únicamente los cambios que afectan a esta organización)
Se eliminan las cuentas 172 Reparaciones Generales en Proceso y 173 Reparaciones Generales en Proceso – Plan Turquino.
Se incorporan las cuentas: 366-Desgaste de Base Material de Estudio, 367-Desgaste de Vestuario y Lencería y 373-367-Desgaste de Útiles y Herramientas. Modificar Res. No. 358/2013 (Anexo No. 3 Uso y Contenido Gubernamental)
las siguientes cuentas: 290-Adquisición de activos fijos tangibles nuevos, 291-Compra de activos fijos tangibles de uso, 292-291-Compra de activos fijos intangibles, 366-Desgaste de base material de estudio, 367-Desgaste de vestuario y lencería, 373-Desgaste de útiles y herramientas, 480-Gastos acumulados por pagar y 568-Cuentas por pagar – instrumentos de deuda (el uso y contenido de cada cuenta aparece en la Resolución, omitiéndose a los efectos de restringir páginas).
Eliminar del Clasificador por Objeto del Gasto, aprobado por Res. No. 354/2013, de la partida 80 Otros Gastos monetarios el elemento 05 Servicios Recibidos de Personas Naturales, así como su explicación, las entidades habilitaran subelementos de gastos en cada uno de los elementos del gasto vinculados a relaciones con personas naturales o imputarán a las cuentas del proceso inversionista el gasto que se ejecute con personas naturales autorizadas con el propósito de preservar el origen del gasto. Se deroga el resuelvo octavo de la Res. No. 354/2013.
Resolución No.499/2016 que aprueba la Norma Específica de Contabilidad de la Actividad Presupuestada No. 2 “Proformas de Estados Financieros para la actividad presupuestada”, Modificación No. 5, que constituyen una representación estructurada de la situación y del rendimiento financiero de la entidad, muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado, de obligada entrega según se establece, considerados registros oficiales a todos los fines y su contenido constituye información relevante para el proceso de toma de decisiones del gobierno. Definiéndose proformas de uso obligatorio para los siguientes Estados Financieros:
Proforma EFUP 5910 – 05 Estado de Situación.
Proforma EFUP 5911 – 05 Estado de Rendimiento Financiero. Proforma EFUP 5912 – 05 Estado de Inversiones.
Proforma EFUP 5914 – 05 Estado de Gastos por Partidas – Actividad Presupuestada.
Proforma EFUP 5915 – 05 Estado de Gastos por Partidas –Actividad Autofinanciada.
Proforma EFUP 5916 – 05 Estado de Funciones de Gobierno por Gastos Seleccionados.
Norma Cubana de Contabilidad No.3 sobre información financiera intermedia: establece el contenido mínimo de la información financiera intermedia, así como los criterios para el reconocimiento y la valoración que deben seguirse en la elaboración de los Estados Financieros Intermedios, ya se presenten de forma completa o condensada.
Norma Cubana de Contabilidad No.4 sobre políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores: define los criterios para seleccionar y modificar las políticas contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios en dichas políticas, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de errores. Enfatiza en la relevancia y fiabilidad de los Estados Financieros de una entidad.
Norma Cubana de Contabilidad No.5 relacionada con hechos posteriores a la fecha del balance: normando que los hechos posteriores a la fecha del balance son todos aquellos eventos, ya sean favorables o desfavorables, que se hayan producido entre la fecha del balance y la fecha de formulación o de autorización de los Estados Financieros para su divulgación. Pueden identificarse dos tipos de eventos:
aquellos que muestran las condiciones que ya existían en la fecha del balance (hechos posteriores a la fecha del balance que implican ajuste).
aquellos que son indicativos de condiciones que han aparecido después de la fecha del balance (hechos posteriores a la fecha del balance que no implican ajuste).
transacciones en moneda extranjera y como convertir los Estados Financieros a la moneda de presentación elegida. Además, dentro de los principales problemas que se presentan son el o los tipos de cambio a utilizar, así como la manera de informar sobre los efectos de las variaciones en los tipos de cambio dentro de los Estados Financieros.
Además, por la gran importancia y relación directa con esta temática es también de obligada referencia como basamento legal mencionar la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República de Cuba (CGR), que establece las definiciones de Control Interno, contenido de sus componentes y sus normas.
1.2 La calidad de la información contable
Muchas definiciones de calidad se han producido en los últimos años. Según la norma cubana ISO 9000/2005 calidad es:
La satisfacción de las expectativas del Cliente.
Un conjunto de propiedades o características de un producto o servicio, con habilidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas.
Cumplir con las expectativas del cliente y algunas más. Despertar nuevas necesidades del cliente.
Hacer bien las cosas desde la primera vez.
Diseñar, producir y entregar un producto de satisfacción total.
Producir un artículo o un servicio de acuerdo con las normas establecidas. Dar respuesta inmediata a las solicitudes de los clientes.
En términos generales puede definirse como:
“La satisfacción de las necesidades del cliente y sus expectativas razonables”.
En ese sentido es posible definir la satisfacción del cliente como: Calidad recibida – Calidad esperada.
Mayor retención de clientes.
Menos quejas y reclamos por parte del cliente. Reducción de costos.
Mayor participación en el mercado.
Mayor satisfacción y compromiso de los empleados.
P. Crosby, (1996). La define como el cumplimiento de normas y requerimientos precisos, la calidad es ajustarse a las especificaciones. Su lema es "hacerlo bien, a la primera vez y conseguir cero defectos”, confirmando que la calidad está basada en cuatro principios absolutos: cumplimiento de requisitos, sistema de prevención, su estándar de realización es cero defectos y su medida es el precio del incumplimiento.
Para J. M. Juran, (1993). Calidad es el conjunto de características que satisfacen las necesidades de los clientes, además calidad consiste en no tener deficiencias. La calidad es "la adecuación para el uso, satisfaciendo las necesidades del cliente".
E.W. Deming, (1989). Calidad es el grado predecible de uniformidad y fiabilidad a un bajo costo y que se ajuste a las necesidades del mercado. La calidad no es otra cosa más que "una serie de cuestionamiento hacia una mejora continua".
Todos estos conceptos se refieren a elementos comunes y fundamentales muy relacionados a la mejora de la eficacia. La diversidad de los mismos se explica por el sobre dimensionamiento del significado de la categoría calidad.
La Norma Internacional ISO 9000, relacionada con los fundamentos y vocabulario de los Sistemas de Gestión de Calidad, identifica ocho principios de gestión de calidad muy relacionados con los elementos del Sistema de Control Interno que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia la mejora en el desempeño:
b) Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
c) Participación del Personal: el personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
d) Enfoque basado en procesos: un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
e) Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
f) Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la organización deberá ser un objetivo permanente de ésta.
g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos e información.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
Estos ocho principios de gestión de calidad constituyen la base del Sistema de Gestión de la Calidad de las Normas ISO.
La información contable, para cumplir con sus objetivos y resultar útil para la toma de decisiones, lo que constituye de cierta forma sus patrones de calidad, debe cumplir los requisitos siguientes:
Utilidad: debe ser eficaz y eficiente para poder utilizarla por la dirección de la entidad.
Identificación: atendiendo a que los estados financieros se refieren a una persona jurídica determinada (entidad), deben identificarse con el nombre de la misma, referirse a un período determinado y a transacciones económicas y financieras específicas.
Oportunidad: se ofrece a los usuarios en el tiempo oportuno que determine la normativa establecida al efecto, por lo que la contabilización de las transacciones es una actividad diaria.
Representatividad: se expone de forma adecuada y abarca todos los hechos económico-financieros que ocurrieron en la entidad en el período de cuestión, hasta que finalice el mismo.
Credibilidad: debe ser fidedigna, incorporando a los registros contables exclusivamente las transacciones que realmente ocurrieron, no puede dejar lugar a dudas, pero, además, debe hacerlo con una terminología precisa, comprensible, que pueda ser entendida por los dirigentes encargados de tomar decisiones. Confiabilidad: debe ser creíble y válida basándose para ello en la captación de
datos primarios debidamente clasificados, evaluados y registrados. Una entidad es confiable cuando su contabilidad es veraz y oportuna.
Homogeneidad: debe basarse en criterios similares, es decir trabajar con los mismos términos y conceptos contables a través de un período considerable. Comprensibilidad: debe ser fácilmente comprensible para los usuarios.
Pertinencia: debe responder a las necesidades de adopción de los usuarios. Fiabilidad: debe estar libre de errores o prejuicios a fin de que los usuarios
puedan confiar en la misma.
Comparabilidad: debe posibilitar la comparación de los Estados Financieros de la actividad a lo largo del tiempo.
1.3. Diseño y elaboración de Manuales
El procedimiento de los Manuales es un documento que describe clara e inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances, las limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, etc. Debe incluir datos precisos sobre las personas que se responsabilizan con los resultados a obtener y su posible delegación.
La índole de un proceso puede requerir la intervención de elementos variados cuya operatoria requiera, a su vez, de indicaciones para su utilización. Se trata de las instrucciones, las mismas, aunque semejantes en su forma a los procedimientos, se diferencian de estos en su fondo, mientras aquellos indican también responsabilidades; las instrucciones son interpersonales y se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
El manual de procedimientos es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa.
Al igual que en los manuales de organización no existe un patrón, ni una forma única para la elaboración de un manual de procedimientos, así como tampoco existe una uniformidad en su contenido, ya que estos se diseñan considerando como objetivo esencial cumplir con las necesidades y formas de trabajo específicas de las instituciones.
Sin embargo; hay secciones o apartados del manual que casi siempre son comunes en todos ellos, tales como:
Introducción.
Objetivos del manual y de cada uno de los procedimientos. Políticas de operación.
Descripciones narrativas de los procedimientos.
Formas generalmente rediseñadas y planeadas e instructivos de las mismas. Los manuales de procedimientos pueden asociarse a diferentes variantes que van desde manuales que abarca todos los procedimientos de la organización, hasta aquellos que describen un área, proceso o procedimiento específico, esto en dependencia de las características de cada organización y su equipo de dirección.
El manual de procedimientos agrupa en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, las instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones.
La organización puede desarrollar y utilizar los manuales de procedimientos para los siguientes fines, aunque sin limitarse a los mismos:
Precisar las actividades a cada una de las unidades organizativas que intervienen en un procedimiento.
Proporcionar información para el desarrollo de las acciones administrativa. Al manual de procedimientos se incorporan aquellos reglamentos que por sus características así lo requieran, esta inclusión debe ser coordinada con la dirección o departamento de sistemas de la entidad.
Las instrucciones y procedimientos incluidos nunca tendrán como característica responder a situaciones cíclicas o actividades que se realizan en un determinado momento y cuya repetición no se prevé de forma sistemática.
Las instrucciones se deben enumerar consecutivamente, partiendo del número uno en cada unidad organizativa emisora.
En la creación de instrucciones se deben tener en cuenta los aspectos siguientes:
Deben ser redactadas en forma sencilla, concreta y fácil de interpretar, haciendo resaltar los aspectos de mayor importancia y evitar el uso de frases innecesarias.
Es necesario destacar por medio de títulos y subtítulos, aquellos epígrafes que constituyen los aspectos más significativos dentro de una norma o tarea.
Las instrucciones se elaboran por áreas de trabajo, describiendo paso a paso la ejecución de una tarea, desde su inicio hasta su terminación.
Las fases de una tarea se enumeran consecutivamente siempre que esto contribuya a facilitar su descripción.
Al describir una función o tarea, debe especificarse el nombre del cargo o de la unidad organizativa que interviene en su ejecución.
Cuando hay que hacer referencias a tareas ya explicadas en otras instrucciones se debe sintetizar, sin entrar en explicaciones detalladas.
Como regla general el texto de la introducción se escribe en tiempo presente, salvo en determinados casos en que el sentido de lo que se desea expresar o su mejor compresión aconsejen redactar en tiempo distinto.
Se debe mencionar el nombre completo, sigla y número de cada modelo que se cite en la instrucción al enunciarlo por primera vez.
Cuando se emiten instrucciones relativas a modelos, se debe observar:
Emitir una instrucción por cada modelo.
Señalar el objetivo y la finalidad del mismo al inicio de la instrucción.
Detallar claramente el modo de efectuar las anotaciones y demás requisitos a cumplimentar.
Especificar la frecuencia de emisión el número de copias y su distribución. Las disposiciones incluidas en el Manual son de estricto cumplimiento en toda la organización por los encargados de dirigir, ejecutar y controlar las actividades que regulan las mismas por lo que cada dirigente, funcionario o trabajador está en la obligación de estudiar las disposiciones contenidas en el manual, relacionadas con las funciones inherentes a su puesto de trabajo y de solicitar a sus jefes inmediatos superiores las aclaraciones que necesite para su mejor interpretación y ejecución.
El Manual de Procedimientos se estructura internamente en secciones y en los casos en que la materia lo requiera pueden subdividirse en capítulos.
Las secciones abarcan un conjunto de disposiciones normativas, tales como: reglamentos, instrucciones y procedimientos relacionados con un tema en general determinado o con una actividad específica dentro de la organización.
Los capítulos contienen las disposiciones normativas relacionadas con aspectos específicos de una actividad.
La oportunidad de elaborar procedimientos permite educar en la sistematización, el análisis de las relaciones entre funciones, procesos, actividades y personas y la verificación de una visualización previa que facilita evitar errores.
Estas secuencias serán acordes y compatibles con la realidad de la entidad y sus propósitos enunciados. No puede el procedimiento ser una isla aislada del resto de los integrantes humanos y técnicos de aquella.
La elaboración, emisión y mantenimiento al día del manual es responsabilidad de la unidad organizativa que lo crea, esta debe coordinar con la dirección o departamento de sistemas lo referente a la estructura del manual, el diseño de las hojas y demás aspectos formales.
A pesar que no existe una estructura o formato uniforme para un Manual de Procedimientos, este deberá reflejar de forma precisa, completa y concisa, la política para el desarrollo de cada proceso o actividad, los objetivos y los procedimientos vigentes de la organización.
El Manual de Procedimientos puede:
Ser una compilación directa de los procedimientos documentados de gestión de procesos.
Ser un conjunto o una sección de los procedimientos documentados del sistema de gestión de la calidad.
Ser una serie de procedimientos documentados para instalaciones con usos específicos.
Tener más de un documento o nivel.
Tener una estructura común con apéndices o ajustados. Existir por sí solo o en combinación con otros documentos.
Presentar otras posibles y numerosas derivaciones basadas en necesidades organizativas.
En los casos apropiados y con el fin de evitar un innecesario volumen de documentos, se deben incorporar referencias a las normas o a los documentos existentes reconocidos de que pueda disponer el usuario del Manual de Procedimientos.
Portada principal: debe incluir el logotipo de la unidad organizativa, nombre del organismo o unidades administrativas correspondientes, el nombre completo del manual y la fecha de entrada en vigor.
Hoja de identificación de firmas: contiene el nombre, cargo y firma de las personas responsables de elaborar, revisar la información contenida en cada hoja del manual, generalmente tiene información sobre los niveles de elaboración, revisión y aprobación del manual.
Tabla de contenido o índice: debe mostrar los títulos de las secciones incorporadas y la forma de encontrarlas. Deberá existir claridad y lógica en el sistema de numeración y codificación de secciones, subsecciones, páginas, figuras, documentos presentados, diagramas, tablas, etc. Un elemento importante a tener en cuenta es el orden en que deben aparecer los procedimientos dentro del manual.
En el caso de Manuales de Procedimientos de un área, dirección o departamento; se presentarán de acuerdo a la importancia que tienen en el área, privilegiando las funciones sustantivas ante los administrativos.
Una tabla de contenido o índice debe:
Proporcionar detalles no solo de los encabezados de las secciones, sino incorporar los conceptos o temas que se incluyen en cada sección.
Dar referencia adecuada a cada unidad o capítulo de acuerdo al orden jerárquico descendente del tipo de manual que se trate, a partir de una codificación numérica o alfanumérica.
Se puede usar grupos de contenidos al principio de cada capítulo, aunque el orden estructural del Manual de Procedimientos es opcional de acuerdo con las necesidades del usuario.
Introducción: las páginas introductorias ofrecerán información general sobre la organización en cuestión y del propio manual, esta última información deberá incluir:
Breve descripción de la forma en que se debe revisar y conservar el manual; quién revisa su contenido, con qué frecuencia y quién está autorizado a aprobarlo.
Breve descripción de los procedimientos documentales empleados para identificar el estado del manual y controlar su distribución, si contiene o no información confidencial, si se usa solo internamente en la organización o si puede tener fines externos.
Evidencias de aprobación por parte de las personas autorizadas responsables de la puesta en práctica del contenido de gestión
Contenido: presentará una descripción de los procedimientos de la organización, donde cada uno debe contener:
Una portada que identifique el procedimiento. Descripción del procedimiento que incluye:
Políticas de operación: se describen de ser necesarias las políticas que están vinculadas con el procedimiento.
Alcance: se define el alcance del procedimiento.
Siglas y/o definiciones: se describe el significado de las siglas que se utilizan en el procedimiento y la definición de los principales términos.
Referencias: se detallan los datos generales de los principales documentos que son referencia del procedimiento.
Anexos: se relacionan los anexos y las tablas necesarias.
Responsabilidad: se definen las responsabilidades.
Desarrollo: se describe el procedimiento en cuestión.
Registros: se detalla dónde queda registrado el procedimiento y el tiempo de conservación de los documentos que se generan
Metodología para la elaboración de los manuales de procedimientos
En la confección de estos deben tenerse en cuenta aspectos tales como:
Construirlo utilizando el sistema de hojas intercambiables, con presillas al margen izquierdo, en forma de libro.
Dividir las normas y procedimientos por materias, de manera que a cada una le corresponda un capítulo, subdividiendo estos a su vez en instrucciones.
Numerar de manera consecutiva cada capítulo y dentro de este, las instrucciones que lo componen; igualmente en forma consecutiva las hojas.
Habilitar separadores por capítulos, a fin de delimitar fácilmente el material que corresponda a cada uno.
Formar tomos del manual cuando alcance un grosor determinado.
Relacionar en índices los números y títulos de los capítulos e instrucciones en la forma siguiente: confeccionar un índice general de capítulos y un índice de instrucciones dentro de cada capítulo, mantener actualizados estos índices. Un proceso común en la elaboración de manuales implica realizar las siguientes actividades:
Recopilación de la información ya sea a través de la investigación documental o la investigación de campo.
Análisis de la información.
Desarrollo y estructuración del manual. Validación y presentación final.
Lo primero que se recomienda antes de iniciar cualquier proceso, es cerciorarse de que se ha considerado la participación del personal responsable de las áreas a las cuales se describirán sus procedimientos, esto facilitará el acceso a la información necesaria, además que se podrá informar a niveles superiores de los posibles problemas existentes en la elaboración de los mismos.
las actividades que forman parte de la metodología del manual y es necesario que de manera general se consideren todos los pasos a seguir, estableciendo un calendario de actividades.
Recopilación de la información
La recopilación de toda la información acerca de los procedimientos puede obtenerse por medio de la investigación de campo. La investigación documental, como su nombre lo indica, depende de la información que se recopila o consulta en documentos, entendiéndose este término, en sentido amplio, como todo material de índole permanente, es decir, al que se puede recurrir como fuente o referencia en cualquier momento o lugar.
Estas fuentes pueden ser documentos oficiales con que cuenta la unidad organizativa, por ejemplo:
Manual de organización.
Manuales de procedimientos anteriores. Documentos legales.
Políticas de la unidad organizativa. Objetivos de trabajo de la organización.
Para el desarrollo del manual es necesario contar con documentación base, previamente localizada en la misma área o en su caso solicitarla a las áreas correspondientes. Cada área debe conocer que los más interesados en el Manual de Procedimientos son precisamente ellos, para un mejor conocimiento y comprensión por parte de dirigentes y trabajadores de sus funciones y atribuciones.
Los tipos de información requeridos para el desarrollo del manual serían, entre otros:
Datos generales de las áreas de las cuales se definirán sus procedimientos. Estructura orgánica: es necesario en forma general todas las áreas que integran
Normativa actual anterior: se requieren conocer el conjunto de normas y políticas aplicables a cada una de las actividades que se realizan en el área. La información de procedimientos generales, específicos, o en su caso, detectar
cuáles se van a desarrollar.
Formas y anexos de uso durante el proceso “originales”, que básicamente son documentos o papeles de trabajo de apoyo a las actividades.
Análisis de la información
Concluida la recopilación se sigue con la fase de análisis, prácticamente lo que se hace es concentrar, revisar y depurar la información obtenida, clasificándola de una manera ordenada y completa, permitiendo identificar todos los procedimientos que ya existan y a la vez recabando datos para el diseño de otros.
Para efectuar el análisis se deben considerar los siguientes aspectos:
Identificación del puesto y situación del mismo en la estructura organizativa. Estudio de funciones y actividades principales del puesto y la relación con otros. Análisis de trabajos similares e iguales en actividades y funciones básicas. Análisis de relaciones que tiene el puesto con elementos (materiales, equipos). Análisis de los flujos de trámites con el que el puesto esta relacionado, como
documentos, formas, registros y destino de los mismos. Desarrollo y estructura del manual
Con la clasificación hecha anteriormente se organizan y estructuran los procedimientos, dando como resultado el primer borrador del Manual. Es por ello que se debe buscar apoyo en un Manual ya existente, con la finalidad de identificar la estructura orgánica del mismo, para basarse en ella, para ir integrando cada uno de los procedimientos en el orden correcto.
El paso final en la estructura es elaborar la Portada del Manual, que como de presentación debe tener un buen diseño, con esta concluye el manual, quedando completamente integrado para proceder a su validación y presentación final.
En esta etapa se presentará la propuesta al área o persona autorizada para determinar si la información contenida es correcta y considerada válida, decidiendo si se validan los contenidos o manuales.
Cuando el borrador sale de la revisión y validación técnica, pasa a la etapa de realizar necesariamente las modificaciones y correcciones señaladas.
CAPITULO II: CARACTERIZACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE CAMAGUEY Y SU ÁREA ECONÓMICA
2.1 Caracterización presupuestaria de la Universidad de Camagüey
El MES en su organización y atendiendo a la complejidad y alcance en el orden estructural y académico que tienen los centros de educación superior en el país, ha establecido dos niveles de orden que muestran una noción, en sentido general, de la jerarquía e importancia que tiene un grupo sobre otro, y en su conjunto.
Los niveles se ordenan como universidades grandes o de mayor complejidad que ocupan la agrupación primaria, en la que se incluye la institución universitaria de Camagüey, y otro grupo conformado por el resto de centros medianos y pequeños, en correspondencia con una menor complejidad. Este último agrupa a las instituciones de menor nivel de actividad, con una menor representación en facultades y carreras y aquí se incluyen centros especializados en una ciencia o especialidad con un reducido monto presupuestario al compararlo con el universo, pero para nada es despreciable la actividad que desarrollan en cuanto a la formación de profesionales o investigaciones científicas que realizan.
Este centro universitario agramontino es representativo dentro de la educación superior cubana atendiendo a los siguientes elementos:
Esta universidad fue la primera creada después del triunfo de la revolución, constituida en el año 1967.
Clasifica en el primer grupo de organizaciones de mayor complejidad, ubicándose a nivel nacional en el quinto escalón por su nivel de actividad académica y operaciones, dentro de ellas las económico-financieras, que sustentan el desarrollo de sus procesos y actividades.
dentro de la actividad presupuestada del organismo y representa el 6,2 % del monto total, lo que indica solidez en las operaciones económico-financieras que realiza en su gestión para lograr el mantenimiento y sostenimiento de todos los procesos sustantivos y de apoyo con el objetivo de cumplir su objeto social.
El trabajo sostenido en la gestión económico-financiera, sustentado en la calificación de razonable con salvedad obtenido en la auditoría financiera de la CGR en el 2014 y al perfeccionamiento constante de su sistema de control interno.
Se realiza de manera sistemática y con creciente calidad el análisis económico-financiero en el segundo Consejo de Dirección de cada mes, previo análisis en la Dirección General de Economía que atiende el proceso de gestión económico-financiera con la participación del resto de las direcciones del CES.
Las siguientes estadísticas correspondientes al cierre de diciembre 2016 del MES, aseveran lo anteriormente planteado y exponen en forma numérica algunos elementos de su nivel de actividad.
Al concluir el año 2016 y el primer semestre del curso 2016-2017 la UC tenía una matrícula total de 12 486 estudiantes en todas las modalidades de estudios y considerando el universo de carreras, lo que representó en esa fecha el 9 % del total de matriculados en el país en la educación superior, y ubica al CES, en escala descendente, en el tercer lugar por la cantidad de matriculados dentro de todos los centros de la nación.
Al revisar las estadísticas en cuanto a estudiantes becados en el curso 2016/17 se tienen 1 973 que representan el 6,2 % a nivel de país en esta enseñanza y se ubica en el séptimo lugar de forma descendente con relación al resto de las instituciones.
Al cierre del 2016 esta institución contaba con 1 237 profesores a tiempo completo considerando los que realizan actividades de asesores y/o metodólogos, lo que representa una participación del 7 %, de ellos 182 están nombrados como cuadros de dirección cuya cifra representa el 6,6 % y ocupa el quinto lugar, todo esto con respecto al total ministerial. En relación con las categorías docentes, 508 profesores ostentan categorías principales, de ellos 133 titulares y 375 auxiliares, y 490 son profesores asistentes, además se cuenta con 214 asistentes y 25 ATD para la impartición de la docencia y otras actividades académicas.
Al analizar y establecer comparaciones se evidencia que la UC se ubica en el cuarto lugar dentro del organismo en cuanto a profesores con categorías docentes de titular y auxiliar representando el 7 y 8 % respectivamente, sin embargo, en profesores asistentes ocupa el quinto lugar representando el 7,5 %.
El promedio mensual de trabajadores tuvo un comportamiento de 2 784 trabajadores para una plantilla de 2 406.
En relación con la esfera económica y con el objetivo de evidenciar la relevancia de esta universidad dentro del sistema de educación superior, se señala que el presupuesto notificado o plan presupuestario al cierre del año 2016 fue de $ 48 375,5 desglosado en gastos de la fuerza de trabajo con $ 28 000,4 mp y gastos de bienes y servicios por $ 20 375,1 mp representando estas tres cifras el 6,2; el 6,4 y el 5,8 % del total de la organización.
En el plan de ingresos y aportes al presupuesto del estado se planificó como cifra mínima a aportar por el CES en el 2016 un monto de $ 8 736,5 mp que participa con el 6,2 % del total notificado al sistema presupuestado de la Educación Superior, se realizó un ingreso total de $ 10 671,7 mp, lo que representa que contribuimos con el 7 % de aportes dentro del mismo sistema, y muestra un resultado de sobrecumplimiento del 122,2 % del plan de ingresos del centro.
favorable pues el mismo era de $ 10,3 mp ejecutándose solo $ 4,4 mp para el 42,6 %, ambos comportamientos ocasionan que el plan para el resultado de esta actividad que era de $ 2,4 mp alcanzara una ejecución real de $ 4,4 mp para un cumplimiento del 183,3 %, ubicando a este objeto de estudio en el noveno lugar de los 14 centros que tenían planificada esta actividad y participando con el 2 % del resultado total a nivel de ministerio, donde compiten centros especializados de ciencia e innovación tecnológica con mayores posibilidades y estructura para esta actividad.
La planificación presupuestaria de la universidad en los últimos cinco años se muestra en la siguiente tabla.
Plan presupuestario de la UC en el último quinquenio: Año Gasto de
personal Gasto de bienes y servicios Total gastos corrientes Gasto de capital Total de gastos
2012 22 000
000.00
10 000 000.00 32 000 000.00
578 700.00 32 578
700.00
2013 19 321
517.33
12 678 482.67 32 000 000.00
180 100.00 32 180
100.00
2014 16 382
569.37
11 842 249.60 28 224 818.97
748 466.00 28 973
284.97
2015 27 719
900.00
21 796 200.00 49 516 100.00
1 034 200.00
50 550 300.00
2016 28 000
400.00
20 375 100.00 48 375 500.00
946 600.00 49 322
100.00 Fuente: Análisis Económicos UC 2012-2016
perfeccionamiento, en proceso de mejora continua, de la gestión económico-financiera del centro, que tiene su reflejo en el control del presupuesto, su precisión y calidad de realización.
Lo anterior tributa directamente a su economía con independencia del efecto que sobre el mismo tiene la disminución de los niveles de actividad y las limitaciones para adquirir recursos y servicios que han marcado las realizaciones anuales presupuestarias en los últimos años. A partir del 2015 se incrementa considerablemente por la integración de los tres centros universitarios.
El ejercicio presupuestario 2016 se puede evaluar de complejo en cuanto a su ejecución real, pues continúa impactando desfavorablemente el monto de los inventarios en la asignación del presupuesto de caja, así como otros factores que actúan directamente sobre la disponibilidad financiera provocando cuantiosas afectaciones a la liquidez a corto plazo de la entidad.
Los cambios introducidos a partir de las regulaciones para el presupuesto de caja influyeron en retiros presupuestarios que conllevaron a varias modificativas en el período fiscal objeto de análisis y consecuentemente la actualización del presupuesto de gastos notificados a la entidad (programación y desagregación).
Bajo estas condiciones los gastos totales devengados se ejecutaron al 100.5 %, con partidas y elementos inejecutados y sobrejecutados internamente, compensándose a nivel total, dando como resultado una variación prácticamente despreciable (0,5 %) si se toma en consideración lo legislado por el MFP de que las variaciones a considerar siempre serán las que sobrepasen en más o menos el 5 % de lo planificado. El Consejo de Dirección del CES valoró muy positivamente el esfuerzo realizado por la comunidad universitaria para alcanzar esta ejecución presupuestaria, con la atinada intervención y gestión presupuestaria de sus decisores, además de la pertinencia en el logro de los objetivos y metas propuestos con su realización presupuestaria.
